Функциональное моделирование бизнес-процесса "Учет сотрудников коммерческой организации"

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

ВВЕДЕНИЕ

Задача управления людскими ресурсами имеет первоочередное значение для любой организации. В настоящее время многими исследователями отмечается лавинообразное возрастание интереса к внедрению управленческих технологий, позволяющих повысить эффективность как системы управления в целом, так и отдельных процессов организации. Данная ситуация типична для современного рынка, где возможность успешно конкурировать определяется, в первую очередь, высокой эффективностью внутренних процессов, позволяющих достигать стабильно высокого качества при минимальных издержках. Во вторую очередь, конкурентоспособность связана с наличием доказательств гарантии качества продукции или услуг для всех заинтересованных в деятельности организации сторон. Наиболее эффективным решением этих задач может стать проект внедрения системы менеджмента качества с последующей ее сертификацией на соответствие комплексу стандартов ISO 9001:2000.

Для внедрения систем менеджмента качества одним из ключевых аспектов является обеспечение наглядности ("прозрачности") бизнес-процессов посредством их точного, достаточного, лаконичного, удобного для восприятия и анализа описания (моделирования). Выявление и моделирование процессов позволяет четко понимать, управлять и совершенствовать эти процессы. Наличие актуализированного описания процессов является объективным доказательством того, что они находятся под контролем, то есть в управляемых условиях.

Целью курсового проекта является разработка функциональной модели бизнес процесса «Учет сотрудников коммерческой организации» для разработки документированных процедур в рамках внедрения системы менеджмента качества с последующей ее сертификацией на соответствие комплексу стандартов ISO 9001:2000.

Задачи проекта:

исследовать особенности процессов учета сотрудников коммерческой организации;

выявить структуру и содержание процесса «Учета сотрудников коммерческой организации»;

охарактеризовать методологии моделирования бизнес-процессов и средства их реализации;

построить модель бизнес-процесса «AS-IS» с использованием методологии IDEF0 и средства функционального моделирования AllFusion Process Modeler 7.1 (BPwin);

проанализировать модель бизнес-процесса «AS-IS» и выработать рекомендации по совершенствованию процесса.

Методы и средства используемые в работе: системный анализ, структурный анализ, сравнительный анализ, методология функционального моделирования IDEF0; CASE-средство функционального моделирования AllFusion Process Modeler 7.1 (BPwin).

Методические и информационные материалы. В процессе реализации задач проекта использовались внутренние нормативные документы организации, а также труды Смирнова Г.Н. , С.В. Черемных, А.М. Вендрова, Г.Н. Калянова, Г.Г. Куликова, Д. Марка и других авторов занимающихся вопросами моделирования и анализа бизнес процессов.

Структура работы. Первая глава содержит описание предметной области. В ней раскрыты основные понятия и сущность учета сотрудников коммерческой организации, а также аспекты применения автоматизированных систем.

Во второй главе рассмотрены методы и средства, применяемые в процессе моделирования бизнес процессов и проектирования информационных систем.

В третьей главе представлена модель бизнес процесса «Учет сотрудников коммерческой организации» «AS-IS», проведен ее анализ.

учет сотрудник бизнес моделирование

1. АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ. ХАРАКТЕРИСТИКА ПРОЦЕССА

1.1 Организация кадрового учета в коммерческих фирмах

Основным структурным подразделением по управлению персоналом в организациях в настоящее время является отдел кадров, являющийся одним специализированных подразделений фирмы Андреев, С.В. Кадровое делопроизводство (с учетом нового Трудового кодекса)/ С.В. Андреев. - М.: Альфа-Пресс, 2002. - с. 255 . На отдел кадров возложены функции по приему и увольнению работников, а также по организации их обучения, повышения квалификации и переподготовки.

В своей работе отдел кадров руководствуется действующим законодательством, директивными документами правительственных органов Российской Федерации, нормами трудового права. Его источники - акты компетентных государственных и других правомочных органов, содержащие нормы трудового права. Басаков, М. И. Документы по персоналу предприятия/ М. И. Басаков. - Ростов н/Д: издательский центр «МарТ», 2001. - с. 50-51 Основными из них являются:

Конституция РФ;

Трудовой Кодекс Российской Федерации (ТК РФ);

Комментарии к Трудовому кодексу.

В кадровом делопроизводстве можно выделить виды документации:

организационная документация: структура и штатная численность предприятия, штатное расписание, положения о службах и отделах, должностные инструкции;

документация по личному составу: приказы по приему и увольнению, предоставление отпусков, взыскания и поощрения, личные дела, трудовые книжки;

информационно-справочная документация: акты, письма, докладные записки.

Отдельную группу составляют заключаемые с работниками трудовые договоры, коллективные договоры, договоры о коллективной и материальной ответственности. Перечень документов, разрешенных к применению в деятельности любой организации, закреплен в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД) ОК-011-93, утвержденном постановлением Госстандарта РФ № 299 от 30 декабря 1993г.

В состав документации по кадровому учету входят следующие унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 06.04.01:

приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1, форма № Т-1а);

личная карточка работника (форма № Т-2, форма № Т-2ГС);

приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5, форма № Т-5а);

приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6, форма № Т-6а);

график отпусков (форма № Т-7);

приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8, форма № Т-8а);

приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9, форма № Т-9а);

командировочное удостоверение (форма № Т-10);

служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а);

приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11, форма № Т-11а). Басаков, М. И. Документы по персоналу предприятия / М. И. Басаков. - Ростов н/Д: издательский центр «МарТ», 2001. - с.45

Документирование движения кадров - неотъемлемая обязанность любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы. Андреев, С.В. Кадровое делопроизводство (с учетом нового Трудового кодекса)/ С.В. Андреев. - М.: Альфа-Пресс, 2002. - с. 10-14 Под движением кадров специалисты понимают:

прием на работу новых сотрудников;

увольнение работника;

предоставление отпусков;

командирование;

кадровое перемещение;

Также к основным функциям отдела учета кадров относятся:

ведение отчетности;

учет личных карточек персонала;

оформление приказов о поощрениях;

учет трудовых книжек.

Рассмотрим эти функции более подробно.

Прием на работу нового сотрудника. Ст. 68 Трудового кодекса гласит: «Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора».

Приказ о приеме на работу издается по формам, утвержденным постановлением Госкомстата РФ № 26 от 06.04.2001 г. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», типовой форме № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» и № Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».

При оформлении на работу кроме письменного заявления администрация обязана потребовать от поступающего следующих документов: трудовой книжки, паспорта, военного билета (для военнообязанных). При приеме на работу, требующую специальных знаний, администрация вправе потребовать от работника предъявление диплома или иного документа о получении образования или профессиональной подготовки. Кроме того, администрация может потребовать характеристику с последнего места работы, учебы, а также уточнить эту характеристику в организации, ее выдавшей. Действующее законодательство предусматривает в отдельных случаях предоставление дополнительных документов при приеме на работу.

Кадровое перемещение. Переводом на другую постоянную работу в той же организации по инициативе работодателя считается изменение трудовой функции работника или изменение существенных условий трудового договора. Даже переименование должности в штатном расписании будет являться для работника переводом, несмотря на то, что трудовая функция и другие условия трудового договора останутся прежними.

Осуществление перевода возможно только при соблюдении определенных Трудовым Кодексом процедур. Басаков, М. И. Документы по персоналу предприятия/ М. И. Басаков. - Ростов н/Д: издательский центр «МарТ», 2001. - с.44 Перевод работника допускается только с письменного согласия работника. О введении указанных изменений работник должен быть уведомлен работодателем в письменной форме не позднее, чем за два месяца до их введения, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом или иным федеральным законом (ст. 73 ТК). После осуществления необходимых действий и получения письменного согласия работника, работодатель издает приказ о переводе. Форма приказа унифицирована: «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» (форма № Т-5), «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу» (форма № Т-5а).

Увольнение работника. Сотрудники отдела кадров на основании заявления работника об увольнении или письменного предупреждения о его сокращении в связи с сокращением численности персонала или штата заполняет бланк приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (форма № Т-8). В соответствии с резолюцией руководителя или письменного предупреждения о сокращении составляется проект приказа об увольнении, в котором указываются фамилия, имя, должность, дата и причина увольнения. На основании оформленного приказа производится запись в личной карточке работника (форма Т-2) даты, причины увольнения и номера приказа об увольнении, затем делается соответствующая запись в трудовой книжке: дата, причина увольнения, номер приказа об увольнении. Выдача трудовой книжки производится под расписку увольняемому. Делается запись о выдаче трудовой книжки в книге учета движения трудовых книжек. Если нужно, корректируется штатное расписание. Затем изымается личная карточка (форма Т-2), производится запись об увольнении. Такая же запись выполняется в журнале уволенных. Личная карточка перемещается в картотеку уволенных.

Приказы составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку.

Учет личных карточек персонала. Унифицированные формы «Личная карточка работника» (форма Т-2) и «Личная карточка государственного служащего» (форма Т-2ГС) утверждены и введены в действие постановлением Госкомстата РФ №26 от 06.04.2001 г.

Личные карточки заполняются на лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Учет трудовых книжек. Трудовая книжка оформляется кадровой службой предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. В трудовую книжку вносятся сведения о работе (прием, перевод, увольнение), сведения о награждениях и поощрениях, сведения об открытиях, на которые выданы дипломы. Взыскания в трудовую книжку не записываются. На основании приказов руководства могут составляться внутренние для предприятия справочники: Категории, Разряды/Тарифы, Объекты и т.п.

1.2 Характеристика коммерческой организации. Учет сотрудников организации: данные и функции

Структура ООО «Царицынская объединённая мануфактура» включает в себя ряд организаций, сотрудники которых решают узкоспециальные задачи по тому или иному виду деятельности. Эти подразделения активно контактируют между собой, что подкреплено соответствующими договорами, обмениваясь информацией, за счет чего становится возможным совместное решение поставленных задач. В настоящее время численность персонала всего холдинга более 300. (приложение 1).

ООО «ЦОМ» создано в марте 2007 года на базе двух старейших предприятий отрасли. Закрытое акционерное общество "АОРА" - известная фирма по производству чулочно-носочных изделий - более 90 лет представляет свою продукцию на Российском рынке. Использование оборудования ведущих отечественных и зарубежных фирм, передовые европейские технологии позволяют выпускать широкий ассортимент изделий. На сегодняшний день ООО «ЦОМ» выпускает мужские костюмы, пиджаки, брюки и другие швейные изделия из различных видов ткани для всех: социальных слоев населения. Выпускаемые мужские костюмы пользуются устойчивым спросом у населения. Качество швейных изделий неоднократно отмечалось на региональных выставках и награждено знаком «100 лучших товаров России», а также производит чулочно-носочную продукцию.

Отдел по кадровой и правовой работе является структурным подразделением ООО «ЦОМ». Отдел по кадровой и правовой работе возглавляется начальником отдела по кадровой и правовой работе. Начальник отдела по кадровой и правовой работе относится к категории руководителей. На должность начальника отдела по кадровой и правовой работе принимается лицо, имеющее высшее образование и стаж работы по организации управления кадрами на инженерно-технических и руководящих должностях не менее 5 лет. Прием на работу и увольнение начальника отдела по кадровой и правовой работе производится приказом генерального директора предприятия.

Структуру и штатную численность отдела утверждает генеральный директор ООО «ЦОМ» по представлению начальника отдела по кадровой и правовой работе. Начальник отдела по кадровой работе подчиняется непосредственно генеральному директору. Распределение обязанностей между работниками подразделения осуществляется начальником отдела по кадровой работе.

Задачи и функции:

Разработка и реализация стратегии управления персоналом.

Осуществление эффективного подбора, расстановки и реализации трудового потенциала кадров в соответствии с их профессиональными, деловыми и нравственными качествами.

Участие в формировании и развитии стабильного трудового коллектива, создании благоприятного социально-психологического климата.

Постоянное совершенствование управления кадрами на основе реализации целевых программ, современных персонал - технологий и оказание систематической методической помощи руководителям подразделений по проблемам управления персоналом.

Участие в разработке единой кадровой политики и осуществление ее через повседневную кадровую работу.

Прогнозирование перспективной и определение текущей потребности в кадрах, источники ее удовлетворения.

Содействие успешной адаптации новых работников в коллективе.

Анализ имеющегося кадрового состава, планирование профессионально-должностного продвижения работников.

Организация изучения профессиональных, деловых и моральных качеств работников на основе объективной оценки при широком использовании различных методов, а также проведение аттестации руководителей и специалистов.

Формирование кадрового резерва для выдвижения на руководящие должности, составление планов работы с ним, разработка схемы замещения.

Осуществление непрерывного образования руководителей и специалистов, организация подготовки, переподготовки, повышения квалификации рабочих.

Участие в разработке мотивационной системы эффективного стимулирования работников в соответствии с их трудовым вкладом.

Принятие мер по укреплению трудовой дисциплины, обеспечению социального равновесия, предупреждению трудовых конфликтов.

Содействие проведению мероприятий воспитательного характера, поддержке лучших традиций коллектива.

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим Положением, отдел по кадровой работе взаимодействует:

С бухгалтерией:предоставляет: табели учета рабочего времени; больничные листы; копии приказов о приеме, переводе, увольнении, отпусках; получает: справки о заработной плате для оформления пенсий работникам; другие документы, необходимые для выполнения возложенных на начальника отдела по кадровой и правовой работе функций.

С планово-экономическим, производственным отделом: предоставляет: сведения о численности работников; сведения о приеме-увольнении-переводе.

С ведущим юрисконсультом: предоставляет: договоры, приказы, распоряжения, инструкции для проверки их соответствия действующему законодательству для визирования; получает: консультации по вопросам применения действующего законодательства.

Номенклатура дел Отдела кадров

Локальные нормативные акты:

Правила внутреннего трудового распорядка;

Положение об оплате труда и премировании;

Положение о защите персональных данных работника;

Положение о персонале предприятия;

Документы по управлению персоналом:

Трудовой договор;

Положение об отделах и структурных подразделениях;

Должностные инструкции;

Документы по учету кадров:

Заявление работника;

Приказ (распоряжение) о приеме работника (работников) на работу;

Личная карточка работника;

Штатное расписание;

Приказ (распоряжение) о переводе работника (работников) на другую работу;

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

График отпусков;

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнение);

Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку;

Командировочное удостоверение;

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

Приказ распоряжение о поощрении работника (работников);

Учетная документация:

Трудовая книжка работника;

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

Анкета работника;

Журнал ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка;

Журнал регистрации трудовых договоров;

Журнал регистрации кадровой документации;

Личное дело;

Журнал учета личных дел.

В ООО «ЦОМ» отдел кадров состоит из двух человек: Начальник отдела кадров и менеджер по кадрам.

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Рис 2. Организационная структура отдела кадров

Менеджер по кадрам:

создает эффективную систему управления кадрами и социальными процессами на предприятии;

определяет потребность предприятия в персонале; разрабатывает систему замещения должностей и рабочих мест; изучает рынок труда с целью определения возможных источников обеспечения необходимыми кадрами; организует поиск кандидатов с использованием различных источников (средств массовой информации, интернета, кадровых агентств и центров по трудоустройству и пр.);

проводит отбор из числа кандидатов, отвечающих требованиям разработанных программ или наиболее приемлемых с точки зрения руководства предприятия; проводит собеседования с нанимающимися на работу;

принимает участие в разработке организационной структуры предприятия (составление штатных расписаний, положений о структурных подразделениях, должностных инструкций, проектов трудовых договоров (контрактов), пр.);

подготавливает трудовые договоры (контракты), заключаемые с руководителями и специалистами высшего уровня; обеспечивает выполнение условий договоров;

составляет отчеты по зарплатам, премированию работников, показателям численности персонала, структуре и текучести кадров, конъюнктуре на рынке труда за отчетный период;

осуществляет контроль за правильным применением трудового законодательства на предприятии -- в части приема, перемещения, увольнения работников; поощрения отличившихся работников; наложения взысканий на работников, нарушающих требования должностных инструкций, трудовую дисциплину; продвижения по службе, понижения в должности;

подготавливает методические указания по развитию и совершенствованию форм работы с персоналом подразделений, управлению персоналом и доводит их до сведения руководителей структурных подразделений предприятия.

доводит информацию по кадровым вопросам и важнейшим кадровым решениям до всех работников.

1.3 Варианты моделирования бизнес процессов

Моделирование бизнес-процессов - это метод исследования функций и процессов, происходящих в организации, основанный на построении и изучении моделей бизнес-процессов с целью улучшения и совершенствования деятельности предприятия и в соответствии с намеченной стратегией развития. См.: Маклаков, С.В. Моделирование бизнес-процессов с BPwin / С.В. Маклаков. - М.: Диалог-МИФИ, 2002.- с.25

Цели моделирования бизнес-процессов:

создать реальную картину функционирования организации и происходящих в ней процессов;

выявить текущие проблемы организации и возможности их решения;

создать базу для обеспечения устойчивого функционирования и развития организации.

Моделирование бизнес-процессов: обеспечивает «прозрачность» всех хозяйственных операций, позволяет увидеть реальную картину того, как функционирует предприятие, за счет представления существующих в организации бизнес-процессов в виде графических, табличных и текстовых документов; дает возможность анализировать вероятные последствия сбоев на том или ином этапе выполнения работ, вовремя найти и исправить обнаруженные ошибки; создает предпосылки к постоянному совершенствованию и улучшению управления предприятием.

Задачи, решаемые с помощью разработанных моделей бизнес-процессов:

Представление деятельности предприятия и принятых в нем технологий в виде иерархических схем бизнес-процессов, обеспечивающих наглядное представление о функционировании предприятия

Построение рациональной и эффективной организационно-управленческой структуры

Упорядочивание информационных потоков (в том числе документооборота) внутри предприятия.

Разработка и построение рациональных технологий работы подразделений предприятия

Повышение управляемости бизнеса

Анализ требований и проектирование спецификаций Корпоративной Информационной Системы

Регламентация служебных функций, разработка положений об отделах и должностных инструкций

Внедрение системы менеджмента качества (TQM) и т.д. См.: Тищенко, Г. Моделирование бизнес-процессов. Режим доступа: http://www.iteam.ru/ publications/ it/section_51/ article_1335/

Создать модель бизнес-процесса означает:

определить владельца бизнес-процесса;

определить границы бизнес-процесса (границы ответственности и полномочий владельца бизнес-процесса по управлению процессом);

определить выходы и клиентов бизнес-процесса;

определить входы и поставщиков бизнес-процесса;

определить ресурсы, необходимые для выполнения бизнес-процесса (находятся в распоряжении владельца процесса);

описать технологию выполнения бизнес-процесса (например, с использованием графических схем в выбранных нотациях);

разработать показатели, по которым оценивается бизнес-процесс, его результаты и удовлетворенность клиентов бизнес-процесса;

описать работу владельца бизнес-процесса по анализу и улучшению бизнес-процесса, а так же его отчетность перед вышестоящим руководителем.

Для каждой такой задачи существует определенные параметры, определяющие набор критических знаний по бизнес-процессу. От задачи к задаче требования к описанию бизнес-процессов могут меняться. В общем случае, модель бизнес-процесса должна давать ответы на следующие вопросы:

1. Какие процедуры (функции, работы) необходимо выполнить для получения заданного конечного результата?

2. В какой последовательности выполняются эти процедуры?

3. Какие механизмы контроля и управления существуют в рамках рассматриваемого бизнес-процесса?

4. Кто выполняет процедуры процесса?

5. Какие входящие документы/информацию использует каждая процедура процесса?

6. Какие исходящие документы/информацию генерирует процедура процесса?

7. Какие ресурсы необходимы для выполнения каждой процедуры процесса?

8. Какая документация/условия регламентирует выполнение процедуры?

9. Какие параметры характеризуют выполнение процедур и процесса в целом? См.: Шеер, А.В. Моделирование бизнес-процессов / А.В. Шеер. - М.: Весть-Метатехнология, 2004. - с.37

Описание бизнес-процесса формируется при помощи нотации и инструментальной среды. Методология (нотация) создания модели бизнес-процесса - совокупность способов отражения объектов реального мира (предметной области) и связей между ними при помощи объектов модели. Любая методология (методика) включает три основные составляющие:

- теоретическая база;

- описание шагов, необходимых для получения заданного результата;

- рекомендации по использованию как отдельно, так и в составе группы методик См.: Репин, В.В. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов / В.В. Репин, В. Г. Елиферов. - М.: РИА «Стандарты и качество», 2006.- С.57..

Важнейшими понятиями любого метода моделирования бизнес-процессов являются понятия объекта и связи. Каждый объект модели отражает некоторый реальный объект так называемой предметной области (организации), люди, документы, машины и оборудование, программное обеспечение и так далее. Как правило, в рамках одного метода объекты модели, отражающие различные сущности реального мира, также являются разными. Связи предназначены для описания взаимоотношений объектов друг с другом. К числу таких взаимоотношений могут относиться: последовательность выполнения во времени, связь при помощи потока информации, использование другим объектом и так далее См.: Репин, В.В. Выбор методологии моделирования бизнес процессов - Режим доступа: http://www.finexpert.ru/bpr-technology.

Существенную помощь функциональная модель бизнес-процессов может оказать при реализации проекта автоматизации, так как она позволяет зафиксировать все основные информационные объекты и способы их использования. Существенным является то обстоятельство, что автоматизируются не отдельные рабочие места, а бизнес-процессы в целом. Автоматизировав свои процессы и создав приложения, которые сотрудники могут использовать для выполнения текущих задач, организация упорядочит свои операции и увеличит их производительность. Моделирование бизнес-процессов может играть ключевую роль в обеспечении реализации подобных инициатив См.: Черемных, С.В. Структурный анализ систем: IDEF-технологии / С.В. Черемных, И.О. Семенов, В.С. Ручкин. - М.: Финансы и статистика, 2001. - С. 188-190..

Автоматизация организации подразумевает автоматизацию ее бизнес-процессов. Бизнес-процессы, в свою очередь, имеют свои показатели эффективности. Эти показатели могут характеризовать как результат всего процесса целиком, так и результат отдельной составляющей (функции) процесса. В результате, автоматизация бизнес-процессов ведет к улучшению (оптимизации) показателей эффективности бизнес-процессов. Улучшение показателей эффективности ведет к выполнению критических факторов успеха, которые в свою очередь обеспечивают достижение поставленных целей.

С помощью функциональных моделей деятельности можно идентифицировать подлежащие автоматизации операции и определить правила, управляющие этими операциями. Технология проектирования информационных систем подразумевает сначала создание модели AS-IS (как есть), ее анализ и улучшение бизнес-процессов, то есть создание модели ТО-ВЕ (как должно быть), и только на основе модели ТО-ВЕ строится модель данных, прототип и затем окончательный вариант информационных систем. Построение системы на основе модели AS-IS приводит к автоматизации предприятия по принципу "все оставить как есть, только чтобы компьютеры стояли", то есть информационная система автоматизирует несовершенные бизнес-процессы и дублирует, а не заменяет существующий документооборот. В результате внедрение и эксплуатация такой системы приводит лишь к дополнительным издержкам на закупку оборудования, создание программного обеспечения и сопровождение того и другого. Иногда текущая AS-IS и будущая ТО-ВЕ модели различаются очень сильно, так что переход от начального к конечному состоянию становится неочевидным. В этом случае необходима третья модель, описывающая процесс перехода от начального к конечному состоянию системы, поскольку такой переход - это тоже бизнес-процесс См.: Куликов, Г.Г. Моделирование экономических и производственных процессов предприятий с использованием BPWin / Г.Г. Куликов, [и др.]. - Уфимский гос. авиац. техн. ун-т. - Уфа, 2001.- С.145-150..

В дополнение к алгоритмизации процесса построения предлагаемой системы модели ТО-ВЕ используются для планирования загрузки частей системы; калькуляции бюджета и распределения ресурсов; при построении плана реорганизации системы, определяющего действия по переводу системы из состояния AS-IS в состояние ТО-ВЕ. Часто разработка моделей применяется для документирования ситуации, сложившейся к определенному моменту (модели AS-IS). Преимущества, получаемые от разработки таких моделей, должны быть сопоставлены с затратами средств и времени, которые для этого необходимы. В литературе без труда можно найти многочисленные примеры систем, изначально построенных для решения несоответствующих их истинному назначению задач. AS-IS-моделирование позволяет обойти подобные трудности. С другой стороны, если имеется уровень понимания задачи в целом (как это случается при разработке информационных систем), затраты средств на разработку AS-IS-моделей могут быть неоправданными См.: Черемных, С.В. Указ. Соч. С.23..

1.4 Вывод по главе

Анализируя вышесказанное, можно сделать вывод о том, что современная организация должена иметь отлаженную, эффективную систему управления персоналом. Одним из направлений повышения качества управления персоналом является внедрения системы менеджмента качества с последующей ее сертификацией на соответствие комплексу стандартов ISO 9001:2000.

Внедрения систем менеджмента качества зависит от грамотно составленной и описанной модели бизнес - процессов объекта исследования, которая позволяет четко понимать и управлять этими процессами, является основой для их дальнейшего анализа, совершенствования и автоматизации. Выявление и моделирование процессов позволяет четко понимать, управлять и совершенствовать эти процессы. Наличие актуализированного описания процессов является объективным доказательством того, что они находятся под контролем, то есть в управляемых условиях.

2. ТЕХНОЛОГИЯ МОДЕЛИРОВАНИЯ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ

2.1 Современные методологии и программные решения бизнес-моделирования. Этапы моделирования бизнес-процессов

Одним из ключевых аспектов менеджмента является обеспечение наглядности ("прозрачности") объекта управления (организации или системы) удобного для восприятия и анализа описания. Объект управления может быть представлен в виде сети процессов, определяющих его миссию, в этом проявляется процессный подход к управлению. Выявление и описание процессов объекта управления позволяет четко понимать, управлять и улучшать эти процессы. Адекватное описание процессов возможно с помощью процедуры, называемой моделированием. Под термином "моделирование" следует понимать процесс создания точного, достаточного, лаконичного, удобного для восприятия и анализа описания системы, как совокупности взаимодействующих компонентов и взаимосвязей между ними.

Этапы моделирования бизнес-процессов.

Этап 1. Диагностика системы управления организации.

Проведение диагностики существующей системы управления организации обусловлено необходимостью решения следующих задач:

определение проблемных зон во взаимодействии должностных лиц и подразделений при решении задач;

выделение основных и вспомогательных направлений деятельности с последующей их декомпозицией на бизнес-процессы;

формирование предпосылок для создания прозрачной и упорядоченной системы внутренних регламентирующих документов.

На данном этапе проводятся интервью с руководителями подразделений, анализируется организационная структура компании, составляется предварительный перечень регламентируемой документации для последующей разработки, определяется формат моделирования процессов.

Этап 2. Моделирование существующих бизнес-процессов.

Основной задачей данного этапа является создание моделей бизнес-процессов, отображающих последовательность действий, разграничение ответственности среди исполнителей, сроки, результаты работ. Данные модели являются графическим отображением выполнения бизнес-процессов в организации на момент реализации данного этапа проекта.

Создание функциональных моделей и диаграмм происходит в следующей последовательности:

Сбор информации может включать любую комбинацию следующих видов деятельности: чтение документов, наблюдение за существующими операциями, анкетирование группы экспертов, опрос одного или нескольких экспертов, использование собственных знаний и придуманного описания работы системы, которое впоследствии может быть откорректировано.

Декомпозиция объекта исследования. Декомпозируя объект, необходимо, прежде всего, обратить внимание на входные и выходные данные всей системы. Декомпозиция всей системы начинается с составления списка основных типов данных и основных функций системы. Делая это, мысленно просматриваются основные функции системы, учитывая все нормальные и аномальные ситуации, обратные связи и случаи возможных ошибок.

3. Моделирование в SADT означает создание диаграмм А0 и А-0. Эти две диаграммы полностью рассказывают все об изучаемой системе с минимальной степенью детализации. Прежде чем начать моделирование необходимо подготовиться к нему, собрать информацию, декомпозировать объект исследования (декомпозиция - диаграмма А0 освещает наиболее важные функции и объекты системы), затем обобщить эту декомпозицию (диаграмма А-0 трактует систему как черный ящик, дает ей название и определяет наиболее важные входы, управления, выходы и механизмы):

3.1. Выбор цели и точки зрения.

3.2. Составление списка данных. При этом лучше, если данных больше, чем меньше. Данные можно сразу группировать по типам.

3.3. Составление списка функций. Функции системы тоже лучше объединить по типу используемых данных. Затем функции объединяются в группы (от трех до шести). Желательно, чтобы эти группы имели один и тот же уровень сложности, содержали примерно одинаковый объем действий и функции в каждой из них имели сходные операции и цели.

3.4. Построение и обобщение диаграммы А0 (А0 - А-0). Для любой SADT-диаграммы есть родительская диаграмма, содержащая ее контекст. Контекстом для А0 служит А-0, представляющая обобщение всей модели. Эта диаграмма имеет несколько назначений: она объявляет общую функцию всей системы, дает множество основных типов или наборов данных, которые использует или производит система, указывает взаимоотношения между основными типами данных, производя их разграничение.

3.5. Декомпозиция ограниченного объекта. Начало процесса декомпозиции заключается в выборе блока рассматриваемой диаграммы и рассмотрении объекта, определяемого этим блоком и его дугами. При этом надо учесть, что рассматривать следует в первую очередь такой блок, декомпозиция которого выявит многие аспекты диаграммы А0 и будет оказывать большее влияние на будущие декомпозиции других блоков этой системы. При выборе самого содержательного блока нужно учесть и доминирование, и функциональную сложность и понятность. Лучшим блоком для первой декомпозиции будет тот, который позволит наиболее глубоко проникнуть в суть рассматриваемой системы.

3.6. Итерационный процесс рецензирования.

3.7. Завершение моделирования. Декомпозиция модели или ее части прекращается, если модель достигла уровня детализации, достаточного для достижения цели. Декомпозиция блока может быть прекращена, если окажется, что функции блока очень сходны с другой частью модели, которая уже декомпозирована. Таким образом, достаточность деталей, изменение уровня абстракции, изменение точки зрения и сходная функциональность являются основными критериями для прекращения декомпозиции.

3.8. Документирование См.: Калянов, Г. Н. CASE-технологии. Структурный системный анализ (автоматизация и применение) / Г.Н. Калянов. - М:, Лори, 2002. - С.76-80..

Анализ функциональной модели позволяет понять, где находятся наиболее слабые места, в чем будут состоять преимущества новых бизнес-процессов и насколько глубоким изменениям подвергнется существующая структура организации бизнеса. Детализация бизнес-процессов позволяет выявить недостатки организации даже там, где функциональность на первый взгляд кажется очевидной. Результатом выполнения работ по данному этапу проекта будет являться комплект моделей бизнес-процессов, описывающий текущее состояние деятельности организации (или отдельного направления ее деятельности). Разработанный комплект моделей является основой для проведения оценки оптимальности и оптимизации соответствующих бизнес-процессов См.: Вендров, А.М. Современные методы и средства проектирования информационных систем / А.М. Вендров. - М.: Финансы и статистика, 2005. - С.176. .

Этап 3. Оценка оптимальности и оптимизация бизнес-процессов.

Данный этап является ключевым в ходе всего проекта, так как от качества его выполнения зависит оптимальность будущей деятельности организации. При проведении оценки оптимальности, анализу подвергаются следующие параметры бизнес-процесса: обоснованность и достоверность исходных данных ("входы"); полнота и своевременность управляющих воздействий, их наличие; оптимальность действий в рамках выполнения процедур бизнес-процесса; оптимальность сроков выполнения работ; достаточность ресурсов; качество, обоснованность и достоверность конечных результатов ("выходы") и их достаточность для реализации последующих бизнес-процессов.

Проведение оценки оптимальности по перечисленным параметрам приводит к достижению следующих результатов:

- выявление неоправданного дублирования функций между сотрудниками (подразделениями) и "зон безответственности".

- выявление зон не оптимальности, снижающих эффективность выполнения бизнес-процессов.

- выявление резервов для снижения издержек по бизнес-процессам.

Результатом выполнения работ данного этапа является отчет о проведенном анализе бизнес-процессов по заданным параметрам оценки, включающее предложения по усовершенствованию бизнес-процессов организации. Данный отчет является основанием для разработки оптимальных моделей бизнес-процессов ("как должно быть").

Этап 4. Организация внедрения изменений.

Основной целью реализации данного этапа является обеспечение понимания и использование сотрудниками в повседневной деятельности новых моделей реализации бизнес-процессов. Таким образом, обеспечивается снижение сопротивления изменениям со стороны сотрудников.

При внедрении изменений в деятельность организации реализуется следующий комплекс работ:

- проведение инструктажа сотрудников, ответственных за проведение изменений с целью разъяснения целей и мероприятий, порядка и форм внедрения новых моделей.

- мониторинг проведения опытной эксплуатации новых стандартов функционирования Компании с целью выявления отклонений разработанных моделей бизнес-процессов от реальной возможности выполнения работ.

- корректировка моделей бизнес-процессов на основании результатов опытной эксплуатации См.: Техническое задание проекта реорганизации бизнес-процессов предприятия. Режим доступа: http://www.finexpert.ru/content.asp?mID=60&ID=128&mode=w .

Этап 5. Разработка регламентирующих документов

Регламентация бизнес-процессов - разработка и согласование инструкций по бизнес-процессам в составе, зафиксированном на этапе диагностики системы управления. Создание комплекта регламентирующих документов, безусловно, является основным результатом всего проекта, но, не смотря на это, он нуждается во внедрении.

Этап 6. Внедрение регламентирующих документов.

Основной целью реализации данного этапа является обеспечение понимания и использование сотрудниками в повседневной деятельности новых моделей реализации бизнес-процессов. Таким образом, обеспечивается снижение сопротивления изменениям со стороны сотрудников предприятия.

Выполнение работ по внедрению разработанной регламентирующей документации является логическим завершением всего проекта регламентации деятельности тех бизнес-процессов, которые были определены как перспективные на этапе диагностики.

2.2 Методологии обследования организаций. Стандарт IDEF0

Описание бизнес-процесса формируется при помощи нотации и инструментальной среды. Только в этом случае модель бизнес-процесса окажется полезной для предприятия, так как ее можно будет подвергнуть анализу и реорганизации. Методология (нотация) создания модели бизнес-процесса - совокупность способов отражения объектов реального мира (предметной области) и связей между ними при помощи объектов модели. Любая методология (методика) включает три основные составляющие:

- теоретическая база;

- описание шагов, необходимых для получения заданного результата;

- рекомендации по использованию как отдельно, так и в составе группы методик См.: Репин, В.В. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов / В.В. Репин, В. Г. Елиферов. - М.: РИА «Стандарты и качество», 2006.- С.57..

Одним из средств описания и анализа бизнес-процессов является методология функционального моделирования IDEF0. В пользу применения методологии IDEF0 для описания процессов говорит тот факт, что данная методология является стандартом для функционального моделирования в ряде стран. IDEF0 модель представляет информацию о процессе в структурированном, компактном формате. Это позволяет осуществлять эффективную обработку описаний процессов с помощью информационных систем.

Методология IDEF0 предоставляет аналитику прекрасные возможности для описания бизнеса организации на верхнем уровне с акцентом на управление процессами. Нотация позволяет отражать в модели процесса обратные связи различного типа: по информации, по управлению, движение материальных ресурсов. Продуманные механизмы декомпозиции модели процесса в IDEF0 существенно упрощают работу аналитика. Следует отметить, что модели в нотации IDEF0 предназначены для описания бизнеса на верхнем уровне. Их основное преимущество, на наш взгляд, состоит в возможности описывать управление процессами организации См.: Черемных, С.В. Структурный анализ систем: IDEF-технологии / С.В. Черемных, И.О. Семенов, В.С. Ручкин. - М.: Финансы и статистика, 2001. - С.27-38..

Методология IDEF0 имеет ряд преимуществ, среди которых:

методология является стандартом для функционального моделирования в ряде стран (включая США и Россию), что позволяет использовать ее в качестве единого языка для обмена информацией между организациями, аудиторами, экспертами методологии;

простая и наглядная графическая интерпретация деятельности организации, обеспечивающая прозрачность информационных потоков;

процессное описание бизнеса, включающее надежное определение точек контроля и критических точек в процессе, а также создает основу для построения системы учета, связывая затраты с действиями;

поддержка программными продуктами, которые на стадии управления процессами интегрируют разработанные модели в корпоративную информационную систему.

Под моделью в IDEF0 понимают описание системы (текстовое и графическое), которое должно дать ответ на некоторые заранее определенные вопросы, а под субъектом - сама система, при этом необходимо точно установить, что входит в систему, а что лежит за ее пределами. IDEF0 сочетает в себе небольшую по объему графическую нотацию (она содержит только два обозначения: блоки и стрелки) со строгими и четко определенными рекомендациями, предназначенными для построения качественной и понятной модели системы.

Процесс моделирования какой-либо системы в IDEF0 начинается с определения контекста, то есть наиболее абстрактного уровня описания системы в целом. В контекст входит определение субъекта моделирования, цели и точки зрения на модель См.: Орлов, С.А. Указ. Соч. С.80-81..

Построение модели IDEF0:

Ни одна модель не должна строиться без ясного осознания цели объекта моделирования. Выбранное определение цели должно отвечать на несколько вопросов: почему моделируются данный процесс? Что выявит данная модель? Как эту модель можно будет применить?;

Определение точки зрения. Точку зрения можно представить как взгляд человека, который видит систему в нужном для моделирования аспекте. Точка зрения должна соответствовать цели моделирования. Четкое определение точки зрения необходимо для обеспечения внутренней целостности модели и предотвращения постоянного изменения ее структуры;

Прояснение границ моделирования (широта охвата предметной области и глубина детализации). Ширина охвата обозначает внешние границы моделируемой системы. Глубина детализации определяет степень подробности, с которой нужно проводить декомпозицию функциональных блоков. Наименование контекстного блока обобщает определение границ моделирования. Существенные затраты на разработку контекстной диаграммы вполне оправданы, поскольку она является «точкой отсчета» для остальных диаграмм модели, и вносимые в нее изменения каскадом отражаются на все лежащие ниже уровни. Когда границы понятны, также становится ясным, какие объекты системы по тем или иным причинам не вошли в модель;

Правильный подбор имени для контекстного блока. Правила подбора имени для контекстного блока в целом не отличаются от общих правил именования функциональных блоков, поэтому для них обычно подбирают обобщающие названия;

Стрелки IDEF0 диаграмм обычно проще проектировать в следующем порядке: выход, вход, механизм исполнения, управление. Каждый функциональный блок обозначает отдельную функцию, а эта функция часто имеет четко описываемые результаты работы. Наличие неясностей при анализе выходов того или иного функционального блока - возможный сигнал необходимости проведения реинжиниринга рассматриваемого бизнес-процесса;

Все функциональные блоки IDEF0 номеруются. В подавляющем большинстве моделей используется префикс А. Номер блока проставляется за префиксом. Контекстный блок всегда имеет номер А0. Префикс повторяется для каждого блока модели. Номера используются для каждого отражения уровня декомпозиции, на котором находится блок. Блок А0 декомпозируется в блоки А1, А2, А3 и так далее; блок А1 - в А11, А12, А13 и так далее; блок А11 - А111, А112 и так далее. Для каждого уровня декомпозиции в конце номера добавляется одна цифра;

На концах граничных стрелок (начинающихся или заканчивающихся за пределами диаграммы) детских диаграмм помещаются коды ICOM, чтобы показать, где находится стрелка на родительской диаграмме. Они нужны для проверки целостности модели и могут быть полезны, когда порядок расположения стрелок на детской диаграмме отличается от порядка их размещения на родительской диаграмме См.: Вендров, А.М. CASE-технологии: Современные методы и средства проектирования информационных систем / А.М. Вендров. - М.: Финансы и статистика, 2003. - С.45-47..

Модель IDEF0 начинается с представления системы как единого целого - прямоугольника с взаимодействиями, простирающимися за пределы системы. Поскольку этот прямоугольник обозначает систему или предметную область в целом, его описательное имя носит общий характер. То же относится и стрелкам-взаимодействиям, поскольку они также обозначают полный набор взаимодействий системы с внешним миром. Диаграмма с одним прямоугольником называется "контекстной диаграммой"; в ее пояснительном тексте определяются точка зрения и цель создания модели.

Детализация прямоугольника производится путем построения диаграммы-потомка, состоящей не менее чем из трех, но не более чем из шести прямоугольников. Верхний предел (шесть) заставляет использовать иерархии при описании сложных предметов. Нижний предел (три) гарантирует, что на диаграмме достаточно деталей, чтобы оправдать проведение декомпозиции (детализации) См.: Козленко, Л. А. Проектирование информационных систем / Л.А. Козленко. - КомпьютерПресс, 2001. - С.162-163..

Каждая диаграмма модели показывается вместе с ее отношением к другим диаграммам путем нанесения связывающих их стрелок. При разложении функции на подфункции взаимодействия между подфункциями показываются связывающими их стрелками. Название каждой подфункции и ее поименованные взаимодействия составляют ограниченный контекст этой подфункции. Содержание любой подфункции ограничено только элементами, находящимися в пределах ее функции-предка. Подфункции дискретны и не перекрываются одна другой. Кроме того, набор подфункций должен включать в себя все элементы функции-предка.

Для отображения категории и информации, которые присутствуют на IDEF0 диаграммах существует аббревиатура ICOM, отображающая 4 возможных типа стрелок (см. рис. 9):

INPUT (I) вход

Это нечто, что потребляется в ходе выполнения процесса. Стрелки всегда направлены в левую сторону блока. Наличие входных стрелок необязательно, так как возможно, что некоторые блоки ничего не преобразуют и не потребляют. При описании технологических процессов (для этого и был придуман IDEF0) не возникает проблем определения входов. При моделировании информационной системы, когда стрелками являются не физические объекты, а данные, не все так очевидно. Очень часто сложно определять, являются ли данные входом или управлением. В этом случае подсказкой может служить то, перерабатываются (изменяются) ли данные в работе или нет. Если изменяются, то, скорее всего, это вход, если нет - управление.

CONTROL (C) управление

Управление - дуги, представляющие ограничение и инструкции, влияющие на ход выполнения процесса. Дуги входят в функциональный блок сверху. Они показывают как и когда выполняется функциональный блок и какой выход получается его выполнения. Так как управление контролирует поведение функционального блока для обеспечения создания желаемого выхода, то каждый функциональный блок должен иметь как минимум одну стрелку управления. Управление часто существует в виде правил, инструкций, законов, политики, набора необходимых процедур или стандартов. Влияя на работу блока, оно само остается неизменным. Управление можно рассматривать как специфический вид входа. В случаях, когда неясно, относить ли стрелку к входу или к управлению, предпочтительно относить ее к управлению до момента, пока неясность не будет разрешена.

OUTPUT (O) выход

Выход - это продукция или информация, являющаяся результатом выполнения процесса. Каждый блок как минимум одну стрелку выхода. Действие, которое не имеет никакого четко определяемого выхода, желательно не моделировать вообще.

4. MECHANISM (M) исполняющий механизм