Средства носителей информации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Эволюция типов носителей информации

2. Цели и объекты классификации документов

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Человечество создает документы для хранения и передачи социальной информации во времени и пространстве. Именно документ организовывает, систематизирует информацию, подает ее в зафиксированном виде. Развитие технологий и науки дало возможность накапливать и хранить информацию на разных носителях.

В деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается множество разнообразных по видам и назначению документов. Одни документы предназначены для реализации внешних связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных аспектах. В процессе развития документационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы - системы документации: например, система распорядительной документации, система документации по бухгалтерскому учету и отчетности, система документации по личному составу, система отчетной документации и др.

При работе с документами очень важно знать, к какой системе документации относится тот или иной документ - это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.

В любой классификации важно основание - признак или признаки, в соответствии с которыми объекты классификации разбиваются на классы.

Итак, цель данной работы - исследовать характерные особенности эволюции носителей информации разных типов; рассмотреть цель и объекты классификации документации. носитель информация эволюция

1. Эволюция типов носителей информации

С давних времен наши предки использовали различные носители, на которых можно было бы оставить отпечаток: пальмовые листья, бамбук, папирус, кости животных, черепаховые щитки, кора, камень.

Греки на камне высекали эпитафии и торжественные надписи. Аристотель и Плутарх сообщали, что законы Драконта в Афинах были записаны на деревянных и каменных глыбах.

Итальянцы для записи информации широко использовали металл, в частности бронзовые таблички. Вместе с тем, первым основным материалом для письма древним народностям - шумерам, а впоследствии вавилонянам и ассирийцам, служила глина.

Применялся еще один вид материала для письма, получивший затем широкое распространение - это были дубовые, липовые или берестяные дощечки, покрытые слоем воска.

До нас дошли как сами таблички, так и свидетельства писателей об их применении. Этот способ письма получил большое распространение в Риме и оттуда проник в страны средневековой Европы. В Париже еще до XIII в. существовали мастерские по изготовлению восковых дощечек.

Сохранились также сведения о том, что некоторые документы оформляли на деревянных дощечках (дубовых, липовых), отбеленных гипсом.

Примером собрание деревянных табличек - книг является «Велесова книга», содержащая рассказ о событиях из жизни людей, которые проживали на территории восточных славян, их быт, верования и отношения с другими народами.

Первые книги из бересты, нижнего слоя коры березы, найденные на территории Древней Руси в Новгороде, датированы XI-XV веками. Писали буквы на бересте, процарапывая их костяной или металлической палочкой (древнерусское письмо). Это были грамоты, поздравительные письма, письма с протестами крестьян против феодальной зависимости, а также финансовые документы, завещания, долговые расписки.

Более удобным материалом для письма в Египте была кожа. Упоминания о документах на коже относятся ко времени 4-й династии (около 2900-2750 г. до н.э.). Однако качество обработки этого материала было недостаточно высоким, кроме того, он был слишком дорогой, а потому не мог удовлетворить потребности египетского общества в качестве массового носителя хозяйственной и административной информации.

В Европе также изготавливали пергамент. Сначала его делали монахи в монастырях. С развитием городов в XII в. производство пергамента перешло к цеховых ремесленникам. С появлением университетов в Европе - в Болонье (1154), Париже (1200 г.), Оксфорде (1214), Неаполе (1224) - монополия на этот прочный материал перешла у университетам Киселева Л. И. Письмо и книга в Западной Европе в средние века. - СПб., 2003 - с.44.

Древнейшие восточнославянские рукописные документы также были написаны на пергаменте. Пергамент называли «хартия», впоследствии «паргамент», «паркомен». Сначала обработанная телячья кожа завозилась к нам из греческих земель. Качество первых древнерусских письмен напоминает пергамент именно греческих манускриптов - белый, тонкий, ровный.

До наших времен дошли пергаментные книги, созданные в эпоху Киевской Руси: переводная литература, изборники, религиозные книги, среди них древнейшими являются «Остомировское Евангелие», «Киевские глаголические листья» (IX -X вв.), «Пересопницкое Евангелие», «Русская правда».

Только в XII -XIV вв. на Руси начал применяться пергамент собственного местного производства. Технология обработки пергамента в Древней Руси отличалась простотой и не была связана со значительными затратами.

Поскольку пергамент от сухости и влажности мог изменить свою форму к рукописным книгам прикрепляли застежки или завязки, с помощью которых прижимались пергаментные листы. Составлены один на другой и скрепленные, как восковые таблички, они возродили форму документа - «кодекс».

Для защиты листов с внешней стороны их прикрывали соответствующего размера дощечками. Позже, для удобства, доски начали обтягивать кожей. Именно с этого появилось выражение «прочитать книгу от корки до корки».

Бумага, как основной современный материал для печати, был изобретен Цай Лунем во II в. до н.э. на Дальнем Востоке в Китае.

Местные народы в древние времена писали на листьях бамбука или на кусках шелка. Но, поскольку шелк дорого стоил, а бамбук был тяжелым, пользоваться ими было неудобно. Тогда и было предложено использовать древесную кору и тряпье как сырье для изготовления нового волокнистого материала - бумаги, более дешевого и удобного. В 105 г. Цай Лунь усовершенствовал технологию изготовления бумаги, добавив в смесь новые компоненты.

Только в III в. н.э. бумага проникла в Корею, Японию и соседние восточные страны. В 751 г., когда арабы завоевали Самарканд, наместник багдадского халифа построил там первую бумажную фабрику. Вскоре «самаркандская бумага» получила популярность во всех странах Востока.

Вслед за Самаркандом бумагу начали делать в других городах арабского халифата в Сирии и Египте. Главным центром вывоза бумаги в Европу стал Дамаск (в средние века бумагу называли «Дамасское письмо»). Из Египта, по северному берегу Африки, через Марокко, производство бумаги в XII в. начали страны Западной Европы: Испания и Сицилия, которые находились под властью арабов Палеха Ю. И. Общее документоведение: учеб. пособие / Ю. И. Палеха, Н. А. Лемех. - К.: Лира-К, 2008. -с.61.

В XIII в. бумага попала в Италию, которая вела обширную торговлю с другими странами Европы. С Италии готовую бумагу начали вывозить в Южную Францию, в Германию, и далее в Польшу и Чехию. С Испании бумагу вывозили на север Франции, в Англии и Скандинавские страны.

В конце XIV в. бумага уже стал широко использоваться для документов и кодексов, а в XV в. она успешно конкурировала с пергаментом и в конце концов его вытеснила. Тем более, что, несмотря на использование пергамента как материальной основы рукописных документов, до появления бумаги в Европе существовала острая потребность в материале для письма. На Руси использование этого материала началось с XIV в. Сначала бумага завозилась из стран западной Европы и лишь в XVII в. в царствование Ивана Грозного «бумажная мельница» была построена около Москвы.

Итак, сначала носители были природного происхождения, но впоследствии, по мере возникновения необходимости сохранения информации и передачи ее следующим поколениям, люди начали технически их переделывать, в результате чего они получали первые материалы, которые применялись как документы. Конечно материальная основа этих документов была естественного происхождения - глина, папирус, дерево, пергамент, шелк, бумага. Эти материалы несли социально полезную информацию, поскольку, как только стебли льна, например, превращались в нити, а затем - в ткань, они теряли биологическую информацию и становились носителями другой.

Но и этого человечеству было мало для сохранения информации, поскольку данные носители были недолговечными, а также на них невозможно было зафиксировать информацию полностью и компактно, кроме того материи для их изготовления становилось все меньше. А информации в обществе становилось все больше и больше.

Поэтому человечество начало изготавливать материалы, которых не существовало в природе. Так началась эра документов на искусственной основе. Сначала природную бумагу заменили искусственной, которая имела меньшую себестоимость и больший срок хранения, и имела к тому же лучшее качество.

Однако впоследствии появилась потребность в закреплении не только текстовой, но и звуковой, графической информации. Это стало возможным с изобретением специальных полимеров - составляли основу пленок, на которой закреплялась визуальная информация, а впоследствии и звуковая. Пластические массы были положены в основу носителей звуковой, графической, текстовой и визуальной информации. Металлические сплавы сохраняли звуковую, цифровую, текстовую и др. информацию. То есть появились носители, которые несли информацию любого вида, а самое главное они стали недорогими, могли компактно разместить информацию, а также максимально ее уплотнить.

Уже начиная с XIX в. бумага перестает быть основным материальным носителем информации. Учитывая возрастающие объемы информации, которые тесно связаны с индустриальным развитием передовых стран мира, возникает потребность в компактных и нетрудоемких носителях. Постепенно появляются микроносители информации (микро-карты, микрофиши и т.п.), магнитные носители информации (магнитные ленты - пленки, магнитные и цифровые карты, диски и т.д.), перфоносители, перфокарты, перфоленты), электронные носители (дискеты, оптические диски, флэш- карты).

2. Цели и объекты классификации документов

Разработка общей классификации документов представляет собой одно из ведущих, но недостаточно разработанных теоретических направлений документоведения.

Понятие «классификация» используется чаще всего одновременно и в значении процесса, и в значении результата, т.е. понимается как группировка и как полученная в ее результате схема.

Для разграничения процесса классификации и его результата предлагается употреблять два термина: «классифицирование» и «классификация».

Классифицирование документов -- процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы Паневчик В.В. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления. - Минск, 2003 - с.29.

Классификация (лат. classik -- разряд, группа) документов -- это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы.

Целью классификации документов является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. Первичная классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.

Классификация документов - необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления. Унификация документов заключается в установлении единого комплекса видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, в разработке единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов Кушнаренко Н.М. Документоведение. - Киев, 2005 - с.69.

Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Правильно составленная комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности.

Классифицировать документы -- значит проводить многоступенчатое, иерархическое и дихотомическое деление их на роды, виды, подвиды, разновидности. Род (класс) -- это совокупность (множество) документов, имеющих определенный общий признак, отличающий эту совокупность от других объектов. В качестве классификационного деления можно принять различные признаки, зависящие от цели классификации. Если хотим разделить документы по форме, это будет одна классификация, если по их содержанию -- другая и т.д. В основу класса всегда кладут наиболее важный признак документа, отвечающий цели классификации.

Класс, включающий в себя другие, будет по отношению к ним родом, а классы, входящие в него, по отношению к нему -- видами. Один и тот же класс может быть родом по отношению к низшему классу и видом по отношению к высшему. Так, класс «кинофотофонодокументы» является видом по отношению к классу «документы» и родом по отношению к классу «кинодокументы», «фотодокументы» и «фонодокументы».

Род (класс) -- это первый уровень деления, который раскрывается с помощью видовых делений документа.

Вид -- второй уровень деления. При этом родовое понятие «документ» делится на видовые понятия, т.е. на виды документов. Каждое звено видовой классификации можно назвать видом документа по тому или иному признаку (по характеру знаковых средств, предназначенности для восприятия человеком, способу документирования, материальному носителю и т.п.).

Третий уровень деления -- подвид. За ним следует разновидность и т.п., пока не определится окончательное место конкретного документа (индивида) в этой классификации.

Иерархия -- расположение документов в порядке от высшего к низшему. Соответственно иерархическое расположение документов выглядит следующим образом: документ --> издание --> непериодическое издание --> книга.

Дихотомия -- последовательное деление документов одного класса на два противоположных вида, подвида, разновидности и т.д. Например: опубликованный и неопубликованный документ, периодический и непериодический документ и т.п.

Классификация документов осуществляется по разным основаниям деления, отвечающим определенным аспектам анализа документов. Каждый аспект анализа указывает определенный фасет (фр. facette -- грань) классификации, т.е. перечень видов документов по необходимому признаку. Таких фасетов может быть множество, поэтому классификация документов называется многоаспектной фасетной.

Важное теоретическое и практическое значение для изучения сущности документов имеет их общая классификация. В основу общей классификации документы положены блоки признаков, строящихся по различным характеристикам документа.

Каждый из блоков является критерием для построения классификационного ряда. Внутри ряда предполагается наличие одного преобладающего признака, на основе которого происходит разделение документов на подвиды и разновидности. Все эти ряды создают многоуровневую структуру классификационной схемы, состоящей из подсистем.

Между типами и видами документных существуют сложные отношения взаимозависимости, поэтому в их разграничении существуют определенные трудности.

Однако только этими признаками классификации не исчерпываются. В наше время насчитывается около 300 классификаций. Рассмотрим основные из них Палеха Ю. И. Общее документоведение: учеб. пособие / Ю. И. Палеха, Н. А. Лемех. - К.: Лира-К, 2008. -с.215:

1. Классификация документов по характеру знаковых средств фиксации информации

Информация, содержащаяся в документе, фиксируется путем различных знаков. Знаковость - обязательное свойство документа, потому что только в закодированной знаками форме возможно передать информацию от реципиента к коммуниканту.

По этому признаку различают текстовые, иконические, идеографические, звуковые, матричные, цифровые и комплексные документы.

2. Классификация документов по измерению записи информации

По этому признаку различают одно -, двух - и трехмерные документы (перфолента, служебное письмо, глобус).

3. Классификация документов по назначению для восприятия информации

По этому признаку различают документы, читаемые человеком, и те, которые читаются с помощью технических средств (с помощью магнитофона, телевизора, электронно-вычислительной техники, сотового телефона и т.п.).

4. Классификация документов по каналу восприятия информации

Информация, содержащаяся в документе, может восприниматься с помощью различных органов чувств. По этому признаку различают следующие виды документов: визуальные, тактильные, аудиальные, аудиовизуальные.

5. Классификация документов по степени распространенности информации

По степени распространенности информации документы делятся на: опубликованные, неопубликованные и электронные.

6. Классификация документов по уровню обработки время

В данной классификации выделяют первичные и вторичные документы по времени появления в мире.

7 . Классификация документов по содержанию

К содержательной классификации документов относятся:

А. Десятичная классификация Мелвилла Дьюи

(ДКД, Dewey Decimal Classification, DDC).

Универсальная классификационная система, разработанная в 1876 г. американским библиотекарем М. Дьюи (1851 - 1931гг.). Предназначалась для систематического размещения книг в публичных библиотеках США. В первых изданиях имела целью лишь перечисление документов, однако с самого начала содержала элементы скрытой типизации. Впоследствии типичные распределения выделились в самостоятельные вспомогательные таблицы и система приобрела комбинационный характер.

Состоит система из основных таблиц (Schedule) и вспомогательных таблиц (Tables). Составными частями полного издания также Relative Index (дословно: «указатель семейных отношений») - АПУ и Manual (Руководство), в котором представлен полный методический комментарий к таблицам (частная методика систематизации).

ДКД - распространенная в мире классификационная система, применяется в 135 странах. На своей родине, в США ДКД используют 95 % публичных и школьных библиотек, 25% от общего числа библиотек колледжей и университетов, 20 % специальных библиотек. ДКД переведена на 30 языков мира.

Б. Универсальная десятичная классификация

(УДК представляет собой иерархическую комбинированную систему на основе «Десятичной классификации» и состоит из трех частей - основных таблиц, определяющих таблиц и буквенно-предметного указателя. Разработанная в 1895-1905 гг. в Международном библиографическом институте в Брюсселе под руководством бельгийских ученых П. Отле и А.Лафонтена.

Границы применения УДК были расширены за счет медицинских и сельскохозяйственных библиотек и всей сети органов информации без ограничений по отраслевому признаку.

В. Библиотечно-библиографическая классификация (ББК)

В основу ББК положена иерархическая комбинированная система библиотечно-библиографической классификации, состоящей из основных таблиц, таблиц типовых делений и алфавитно-предметного указателя ББК (общие типовые деления, территориальные типовые деления в двух таблицах - для естественных наук и для социально - экономических и гуманитарных наук, специальные типовые деления и т.д.).

Г. Единая классификация литературы

Состоит из основных таблиц и алфавитно-предметного указателя и предназначена для систематизации произведений печати в изданиях библиографии и для комплектования каталожных картотек по подписными сериями. На ее основе составляются специальные таблицы, используемые отделами статистики печати книжных палат при систематизации книг по содержанию.

Существуют также классификации для отдельных видов документов, например, классификатор государственных стандартов, Международная классификация изобретений и т.д.

В любом случае в содержательных классификациях деление на виды происходит по семантическому показателю, т.е. по содержанию (отраслям знаний, темам, предметам изложения, освещенным проблемам, родам, жанрам произведений и т.д.).

8. Классификация документов по характеру социальной информации

По характеру социальной информации, содержащейся в документе, различают следующие их виды: массовые, специальные и личные.

При этом одна часть документов относится к сфере регулирования жизнедеятельности личности, общества и государства (документация официального происхождения).

Вторая - отражает духовную жизнь общества (документы, возникающие в личной жизни и творчества - литературные произведения, мемуары, письма, дневники, записные книжки и т.п.).

9. Классификация документов по материальной составляющей документа

Основными признаками данной классификации является материал носителя и форма носителя.

В соответствии с этими признаками различают следующие виды классификаций:

- По материалу носителя информации;

- По материальной конструкции или форме носителя информации.

А. Классификация документов по материалу носителя информации

Различают группы документов на искусственной и естественной основе.

Среди наиболее разновидностей искусственных носителей различают бумажные, полимерные (полимерно - пленочные, полимерно - пластиночные), металлические и полупроводниковые.

Естественной основой документа могут быть такие первичные носители информации: глина, дерево, тростник, кожа и другие носители, созданные природой.

Б. Классификация по материальной конструкции или форме носителя информации

Каждый документ имеет соответствующую внешнюю форму материального носителя. Именно по форме (конструкции) документа отличают книгу от газеты, грампластинку от дискеты и т.п.

Итак, за материальной конструкцией носителя информации различают: листовой, кодексовый, карточный, ленточный, дисковый, флэш- карточный и комбинированный вид документов.

11. Классификация документов по способу документирования

Основными признаками данной классификации является способ создания документа (документирование).

По способу создания различают следующие виды документов: рукописный, графический, механический печатный, электромагнитный, цифровой и химический.

12. Классификация документов по обстоятельствам существования во внешней среде. Основными признаками данной классификации являются:

- Регулярность издания;

- Время выхода в свет;

- Место возникновения документа в окружающей среде и т.д.

A. Классификация документов по регулярности издания

Различают по данной классификации такие виды документов: периодические и непериодические.

Б. Классификация документов по времени выхода в свет. По времени появления документа в свет различают оригинал и копию.

B. Классификация документов по месту возникновения. По месту возникновения различают местный, региональный, национальный (общегосударственный), заграничный (иностранный) и международный документ.

13. Типологическая классификация документов

Типология документа - это отнесение его по совокупности признаков к соответствующему типу. По типам документы классифицируются:

А. По целевому назначению. Документы, которые обусловлены их использованием в определенной сфере общественной деятельности (науке, образовании, производстве, управлении и т.д.): официальные, научные, научно-популярные, производственные, учебные, справочные, информационно литературно - художественные.

Б. По читательской аудитории. Документы, которые предназначены читателю соответствующего возраста, уровня общей или профессиональной подготовки. Так, например, научный документ рассчитан на аспирантов и научных работников, учебный - на учеников и студентов.

В. По характеру информации. Документы, отражающие уровень разработки проблемы, предмет информирования, стиль изложения материала, степень научности, нормативности и т.п.

Таким образом, на основе комплекса признаков образуются типы документов, по которым строится общая, отвлеченная от отраслевой специфики, основная классификация документов. Между типами и видами документов существует тесная взаимосвязь, поэтому существуют трудности в их четком разграничении. Однако только этими признаками классификации не исчерпываются. Уже сейчас их насчитывается около 300. Среди них: классификация документа по степени плотности информации в единице объема документа, по объему, составу основного текста, структуре, языку, хронологии, социально-культурной ценности документа и т.д. Кроме того, каждый вид документа, выделенный в самостоятельный классификационный ряд, имеет собственную внутреннюю дифференциацию, учитывающую специфику того или иного документа, а также задачи соответствующей сферы документно-коммуникационной деятельности.

Заключение

Итак, можно сделать следующие выводы:

1. С давних времен наши предки использовали различные носители, на которых можно было бы оставить отпечаток: пальмовые листья, бамбук, папирус, кости животных, черепаховые щитки, кора, камень. С усовершенствованием материальной основы и носителей информации, появилось значительное количество и новых документов, которые не занимали много места, были информационно емкими и не были дорогими, как раньше. Сначала природную бумагу заменили искусственной, которая имела меньшую себестоимость и больший срок хранения, и имела к тому же лучшее качество. Впоследствии появилась потребность в закреплении не только текстовой, но и звуковой, графической информации. Это стало возможным с изобретением специальных полимеров - составляли основу пленок, на которой закреплялась визуальная информация, а впоследствии и звуковая. Пластические массы были положены в основу носителей звуковой, графической, текстовой и визуальной информации. Металлические сплавы сохраняли звуковую, цифровую, текстовую и др. информацию. Постепенно появляются микроносители информации (микрокарты, микрофиши и т.п.), магнитные носители информации (магнитные ленты - пленки, магнитные и цифровые карты, диски и т.д.), перфоносители, перфокарты, перфоленты), электронные носители (дискеты, оптические диски, флэш- карты).

Итак, с возникновением определенных потребностей, человечество пытается их максимально удовлетворить, поскольку это касается не только нас, но и будущих поколений, которые должны еще лучше ориентироваться во всем информационном пространстве.

2. На основе комплекса признаков образуются типы документов, по которым строится общая, отвлеченная от отраслевой специфики, основная классификация документов. Целью классификации документов является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. Первичная классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль. Классификация документов - необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления. Унификация документов заключается в установлении единого комплекса видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, в разработке единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов. Между типами и видами документов существует тесная взаимосвязь, поэтому существуют трудности в их четком разграничении. Однако только этими признаками классификации не исчерпываются. Уже сейчас их насчитывается около 300. Среди них: классификация документа по степени плотности информации в единице объема документа, по объему, составу основного текста, структуре, языку, хронологии, социально-культурной ценности документа и т.д. Кроме того, каждый вид документа, выделенный в самостоятельный классификационный ряд, имеет собственную внутреннюю дифференциацию, учитывающую специфику того или иного документа, а также задачи соответствующей сферы документно-коммуникационной деятельности.

Список использованной литературы

Киселева Л. И. Письмо и книга в Западной Европе в средние века. - СПб., 2003.

Палеха Ю. И. Общее документоведение: учеб. пособие / Ю. И. Палеха, Н. А. Лемех. - К.: Лира-К, 2008. - 394 с.

Паневчик В.В. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления. - Минск, 2003.

Кушнаренко Н.М. Документоведение. - Киев, 2005

Размещено на Allbest.ru