СУБД MS Access

Размещено на http://www.allbest.ru

АЛМАТИНСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ЭНЕРГЕТИКИ И СВЯЗИ

Кафедра «Информационных систем»

Лабораторная работа №4

Тема: СУБД MS Access

Выполнил: Алтынбекова Н.Б.

Гр. ИСу 13-1

Проверил: Сыдыков Р.А.

Алматы 2014 г

Цель работы: изучение основных принципов работы и способов создания баз данных в среде MS Access.

Краткие сведения о MS Access

База данных (БД) - это организованная структура, предназначенная для хранения информации. Система управления базой данных (СУБД) - это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации.

Объекты MS Access:

Таблицы - основной объект любой БД; в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в БД; таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства ).

Запросы - объект, служащий для отбора и анализа данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде.

Формы - объект, служащий для ввода новых данных, а также отображения их с помощью специальных средств оформления.

Отчеты - объект, предназначенный только для вывода данных на печатное устройство.

Страницы - специальный объект БД (MS Access 2000) выполненный в коде HTML и размещаемый на Web - странице, осуществляющий интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенной на сервере.

Макросы и модули - это категории объектов, предназначенные для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД.

Загрузка программы: Пуск - Программы - Microsoft office - Microsoft Access (ярлык - «золотой ключик»).

СУБД MS Access предоставляет несколько средств создания каждого из основных объектов БД. Эти средства можно классифицировать как:

ручные (разработка объектов в режиме Конструктора) ;

автоматизированные (разработка с помощью программ - мастеров);

автоматические (средства ускоренной разработки простейших объектов).

При разработке таблиц и запросов рекомендуется использовать ручные средства - работать в режиме Конструктора. При разработке форм, отчетов, наоборот, лучше пользоваться автоматизированными средствами, предоставляемыми мастерами. Это связано с тем, что для данных объектов большую роль играет внешний вид (дизайн этих объектов). Разработка Страниц, Макросов и Модулей в рамках общетехнического курса «Информатика» не рассматривается, так, как эти средства ориентированы на профессиональных разработчиков баз данных.

Работа с любыми объектами Access начинается с окна базы данных. Окно БД содержит перечень всех объектов БД на закладках. Окно БД открыто первоначально на закладке «Таблицы». Справа на панели окна БД сосредоточены три кнопки управления: «Открыть», «Конструктор», «Создать».

Создание таблицы «Стипендия»:

1. Запустить программу MS Access.

2. В окне MS Access включить переключатель Новая база данных и ОК.

3. В окне Файл новой базы данных выбрать папку Мои документы и дать файлу имя Деканат. В качестве типа файла выбрано Базы данных MS ACCESS и щелкнуть на кнопке Создать. Откроется окно новой базы - Стипендия: база данных.

4. Открыта вкладка "Таблицы". Щелкнуть на кнопке - Создать.

5. В окне Новая таблица выбрать режим Конструктор, щелкнуть ОК. Откроется бланк создания структуры таблицы.

6. Для первой таблицы ввести следующие поля:

7. Задаем Ключевое поле. Уникальным полем в таблице является поле ФИО. Выделить его щелчком правой кнопки мыши, открыть контекстное меню и выбрать в нем пункт Ключевое поле.

8. Закрыть окно Конструктора. При закрытии окна дайте первой таблице имя сведения о студентах.

9. На вкладке Таблицы создать вторую таблицу Льготы. Для этого нажмите на кнопку Создать.

10. Повторив действия пунктов 6-9, создать таблицу Льготы, в которую входят следующие поля:

Создание базовых таблиц

1. Находясь в основном окне БД Стипендия, найти на панели инструментов кнопку Схема данных или выполнить команду строки меню Сервис - Схема данных.

2. Одновременно с открытием окна Схема данных, открывается диалоговое окно Добавление таблицы, на вкладке Таблицы выбрать Льготы, нажать кнопку Добавить. Затем выбрать Стипендия, нажать кнопку Добавить. Щелкнуть на кнопку Закрыть.

3. В окне Схема данных откроются списки полей таблиц Стипендия и Льготы. При нажатой левой кнопке мыши выделить в таблице Льготы ключевое поле ФИО, мышью перетащить это поле в таблицу Стипендия. При отпускании кнопки мыши автоматически откроется диалоговое окно Изменение связей.

4. Установить флажки Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление полей и Каскадное удаление связанных записей.

5. Закройть окно Изменение связей и в окне Схема данных рассмотреть образовавшуюся связь. Тип связи один - ко - многим (1 - ), что означает в одной группе учатся много студентов.

6. Закрыть окно Схема данных.

Создание запроса на выборку

Задание: Из общего списка студентов выбрать студентов только грантников; студентов, фамилии которых по алфавиту.

1. Находясь в основном окне БД Стипендия, открыть вкладку Запросы и щелкнуть на кнопку Создать.

2. В окне Новый запрос выбрать режим Конструктор и ОК. Откроется бланк запроса по образцу. Одновременно с ним откроется диалоговое окно Добавление таблицы выберите таблицу Льготы и щелкните на кнопке Добавить.

3. Выберите таблицу Стипендия и щелкните на кнопке Добавить. Закройте окно Добавление таблицы.

4. Поместите в нижнюю область бланка следующие поля из таблицы Льготы: Проживание, Льготы; из таблицы Стипендия - поле ФИО, Средний балл, наличие стипендии.

5. Задайте сортировку по возрастанию по полю ФИО (по алфавиту от А до Я).

6. Для поиска (или отбора) студентов грантников из общего списка студентов задайте условие отбора для поля Наличие стипендии: в соответствующую строку введите есть.

Создание итогового запроса

В итоговом запросе может рассчитываться сумма значений или величина среднего значения по всем ячейкам поля, может выбираться максимальное или минимальное значение данных в поле. Может также исполняться иная итоговая функция.

Задание: подготовить итоговый запрос, с помощью которого можно определить суммарный размер стипендии студентов разных курсов.

1. В окне Стипендия: база данных откройте вкладку Таблицы, выберите таблицу Стипендия.

2. Щелчком на значке Конструктор открыть таблицу в режиме проектирования: необходимо создать дополнительное поле Размер стипендии, в котором будут храниться сведения о размере стипендии каждого студента.

3. Выделить поле Средний балл и нажать на клавишу INSERT, перед полем Средний балл будет вставлено новое поле. Ввести имя нового поля Размер стипендии и определить его тип - Денежный.

4. Закрыть окно конструктора. При закрытии подтвердить необходимость изменить структуру таблицы.

5. Открыть таблицу Стипендия и заполнить содержанием поле Размер стипендии.

6. Закрыть таблицу Стипендия.

7. Открыть закладку Запросы и щелкнуть на кнопку Создать.

8. В окне Новый запрос щелкнуть на кнопке Конструктор.

9. В открывшемся окне Добавление таблицы выбрать таблицы Стипендия и Льготы. Закрыть окно Добавление таблицы.

10. В нижнюю область бланка запроса по образцу ввести следующие поля: из таблицы Стипендия - Размер стипендия, из таблицы Льготы - ФИО.

11. Для поля ФИО ввести сортировку по возрастанию.

12. На Панели инструментов щелкнуть на кнопку - групповые операции (или меню Вид/групповые операции). В нижней части бланка появится строка Групповые операции. Все поля, отобранные для запроса, получат в этой строке значение группировка.

13. Для поля, по которому производится группировка записей (в нашем случае - Курс), оставить в строке Групповые операции значение Группировка. Для остальных полей щелкнуть в этой строке, появится кнопка раскрывающегося списка, из которого можно выбрать итоговую функцию для расчета значений в данном поле.

14. Для поля Размер стипендии выбрать итоговую функцию Sum для определения суммарного размера стипендии.

15. Закрыть бланк запроса и дать ему имя Суммарная стипендия по курсам. Запустить запрос и убедиться, что он правильно работает.

16. Проверить на вкладке Запросы наличие шести запросов: «Грантники», "Суммарная стипендия по курсам".

Создание автоформы

Задание: создайте три простые формы с помощью автоформ: "в столбец", ленточную и табличную.

1. В основном окне Деканат: база данных открыть вкладку Формы и щелкните на кнопку Создать.

2. В окне Новая форма выбрать тип автоформы - "в столбец" и в правом нижнем углу окна из раскрывающегося списка выбрать таблицу Сведения о студентах. Нажать ОК. Автоформа формируется автоматически. Дать ей имя Форма сведения о студентах.

3. Повторите пункты 1-3 для создания ленточной автоформы на базе таблицы Сведения о группах, дайте ей имя Форма сведения о группах.

4. Повторите пункты 1-3 для создания табличной формы на базе запроса Студенты 1 курса. Дайте ей имя Форма студенты 1 курса.

Задание: Создайте сложную форму на базе двух таблиц.

1. В основном окне Деканат: база данных откройте вкладку Формы и щелкните на кнопку Создать.

2. В окне Новая форма выберите Мастер форм. Описание мастера появляется в левой части диалогового окна. ОК.

Примечание. При использовании Мастера форм источник данных для формы следует указывать в следующем диалоговом окне Создание форм.

3. В окне Создание форм выберите имя таблицы Сведения о студентах. С помощью кнопки перенесите в правый пустой столбец Выбранные поля все поля из левого столбца Доступные поля, содержащего поля таблицы Сведения о студентах.

4. Выберите имя таблицы Сведения о группах. Из столбца Доступные поля перенесите в правый столбец Выбранные поля поле Курс. Нажмите кнопку Далее.

5. В появившемся следующем окне Создание форм выберите внешний вид формы - в один столбец. Нажмите Далее.

6. В следующем окне Мастер предлагает несколько различных стилей оформления формы. Просмотрите их (слева появляются изображения этих стилей и виды подписей на них). Выберите стиль "Сумерки" и нажмите Далее.

7. Задайте имя формы Ввод данных о студентах. Нажмите кнопку Готово.

8. Просмотрите готовую форму. Введите данные для нового студента.

9. Закройте окно формы Ввод данных о студентах.

10. Откройте вкладку Таблицы. Выберите таблицу Сведения о студентах. Нажмите кнопку Открыть. Просмотрите, появились ли в ней сведения о новом студенте.

11. Закройте таблицу Сведения о студентах.

Создание автоотчета

1. В основном окне Деканат: база данных откройте вкладку Отчеты и нажмите на кнопку Создать.

2 В окне Новый отчет выбрать тип автоотчета - "в столбец" и в правом нижнем углу окна из раскрывающегося списка выбрать запрос Родившиеся в одном месяце. Нажать ОК.

3. Автоотчет формируется автоматически. Дать ему имя Отчет о родившиеся в одном месяце.

Создание отчета с помощью Мастера отчетов

Задание: Создать итоговый отчет на базе двух таблиц.

1. В основном окне Деканат: база данных открыть вкладку Отчеты и нажать на кнопку Создать.

2 В окне Новый отчет выбрать Мастер отчетов. Описание мастера появляется в левой части диалогового окна. Нажать кнопку ОК.

3. В окне Создание отчета выбрать имя таблицы Стипендия. С помощью кнопки перенесите в правый пустой столбец Выбранные поля все поля из левого столбца Доступные поля, содержащего поля таблицы Грантники. Выберите имя таблицы Стипендия. Из столбца Доступные поля перенесите в правый столбец Выбранные поля поле Грант. Нажмите кнопку Далее.

4. В следующем окне Мастера отчетов выбираются уровни группировки. Выбрать группировку по полю Курс. Нажать Далее.

5. В следующем окне задается порядок сортировки записей по полям (не более четырех), если это необходимо. Выбрать сортировку по возрастанию по полю ФИО. В этом же окне формируется итоговый отчет. Для этого нажать кнопку Итоги. В появившемся окне задать по полю Размер стипендии вычисление функции Sum, для этого поставить флажок под этой функцией. Нажать Далее.

6. В появившемся окне Создание отчета выберите вид макета для отчета - ступенчатый, ориентация - книжная. Нажмите Далее.

7. В следующем окне Мастер предлагает несколько различных стилей оформления отчетов. Просмотрите их (слева появляются изображения этих стилей и виды подписей на них). Выберите стиль "Строгий" и нажмите Далее.

8. Задайте имя отчета Отчет о студентах по курсам. Нажмите кнопку Готово.

9. Просмотрите готовый отчет и закройте окно отчета.

access база запрос таблица

Размещено на Allbest.ru