Информационная система складского учета

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Колледж Алтайского государственного университета

информационная система складского учета

(курсовая работа)

Выполнил студент 4 курса группы 202-сп П.А. Дорогой

Преподаватель

К.Г. Гуляева

Барнаул 2013

ВВЕДЕНИЕ

Успешное функционирование предприятия напрямую зависит от того, насколько хорошо и ритмично оно снабжается сырьем или комплектующими, насколько рационально используются складские площади, и, наконец, насколько тесно объемы выпуска связаны с заказами клиентов или потребностью рынка.

Изменение оптимального соотношения любой из этих составляющих приводит к тем или иным проблемам: перебои с поставками сырья ведут к простоям оборудования и снижению выпуска продукции; поступление излишнего количества материалов может повлечь необоснованные потери в виде избыточных запасов на складах.

Поэтому в настоящие время, в связи с развитием компьютерной техники, стало актуальным автоматизировать многие процессы на предприятии, не исключая и складской учет. Это позволяет существенно упростить и ускорить работу по учету материалов, сделать этот процесс более наглядным , точным и удобным.

Цель данной работы - изучить методику учета материалов, разработать ИС «Учет материалов», которая позволила бы автоматизировать контроль над материалами, увеличить эффективность и безошибочность учета остатков, расходов и приходов материалов, облегчить работу менеджерам по закупке и снабженцам. Для достижения данной цели будут использованы такие инструменты, как СУБД Microsoft Access и AllFusion ERwin Data Modeler.

Достижение цели работы осуществляется посредствам следующих задач:

- изучение учета материалов в бухгалтерском учете

- формирование общего представления о информационной системе складского учета

- анализ экономического объекта автоматизации

- анализ организации документооборота в складском учете

- выявление проблем и необходимости автоматизации системы складского учета

- разработка СУБД учета материалов организации

Объектом исследования является информационная система складского учета

Предметом исследования стала разработка автоматизация учета материалов на предприятии.

1. ОПИСАНИЕ СИСТЕМЫ

Склады - это здания или сооружения, предназначенные для приемки, размещения и хранения поступивших на них товаров, подготовки их к потреблению и отпуску потребителю.

Информационная система складского учета предназначена для учета и контроля движения материалов на складе, их приёмки и отпуска. Основными пользователями этой системы могут стать представители малого бизнеса, которым необходим электронный учет материалов. Он позволит существенно упростить и ускорить работу по учету, сделать этот процесс более наглядным , точным и удобным.

Объектами автоматизации информационной системы являются материалы, хранящиеся на складе, учет операций по их движению, а также штат сотрудников склада. Все это будет храниться в электронной базе данных, сформированной на основе документации.

Информационная система складского учета позволит посмотреть и внести все операции по приёмке и отпуску материалов, посмотреть или назначить материально ответственное лицо по каждой операции, посмотреть все материалы, которые хранятся на складе, количество и подробную информацию о них.

Эта система должна быть защищённой и надежной, поэтому все данные должны автоматически сохраняться, что бы избежать утерю наработанных несохраненных данных при возникновении сбоя в работе аппаратуры.

Для разработки данной информационной системы потребуются следующие программные инструментарии: СУБД Microsoft Access и AllFusion ERwin Data Modeler.

2. АНАЛИЗ ЭКОНОМИЧЕСКОГО ОБЪЕКТА АВТОМАТИЗАЦИИ

2.1 Информационные процессы складского учета

Для того, чтобы графически отобразить процессы складского учета используем BPыwin - ведущий инструмент визуального моделирования бизнес-процессов. Он дает возможность наглядно представить любую деятельность или структуру в виде модели, что позволит оптимизировать работу организации, проверить ее на соответствие стандартам ISO9000, спроектировать оргструктуру, снизить издержки, исключить ненужные операции, повысить гибкость и эффективность. BPwin поддерживает сразу три нотации моделирования: IDEF0 (федеральный стандарт США), IDEF3 и DFD.

Для отображения нашей декомпозиции используем стандарт IDEF0. Отличительной особенностью IDEF0 является её акцент на соподчинённость объектов. В IDEF0 рассматриваются логические отношения между работами. Стандарт IDEF0 представляет организацию как набор модулей, здесь существует правило -- наиболее важная функция находится в верхнем левом углу. Кроме того есть правило стороны : стрелка входа приходит всегда в левую кромку активности, стрелка управления в верхнюю кромку, стрелка механизма в нижнюю кромку и стрелка выхода в правую кромку.

Стрелка входа - это различные материал или информация, используемые или преобразующиеся во время работы для получения какого-либо результата. Допускается, что работа может не иметь ни одной стрелки входа.

Стрелка управления - правила, процедуры, стандарты, которыми руководствуется работа. Каждая работа должна иметь хотя бы одну стрелку управления.

Стрелка механизма - ресурсы, с помощью которых выполняется работа, например персонал предприятия, станки, устройства и т. д. Стрелка механизма может отсутствовать, если определено, что это не важно для работы блока

Стрелка выхода - материал или информация, которые производятся работой. Каждая работа должна иметь хотя бы одну стрелку выхода. Работа без результата бессмысленна, поэтому её нет смысла моделировать.

Рисунок 1 - Контекстная диаграмма процесса учета материалов на складе

складской учет информационный процесс

Основные информационные потоки:

Входящие потоки:

- Информация о принимаемых товарах

- Информация о заказах на отгрузку

Управляющие потоки:

- Законодательство РФ

Ресурсные потоки:

- Сотрудники

- База данных склада

Выходящие потоки:

- Информация о отгруженных товарах

После описания системы в целом составляется функциональная декомпозиция контекстной диаграммы (разбиение её на более мелкие фрагменты). После разбиения её на фрагменты образуются диаграммы декомпозиции, взаимосвязанные между собой. Они позволяют более подробно рассмотреть процесс работы, понять взаимосвязь между всеми элементами диаграммы.

Рисунок 2 - декомпозиция контекстной диаграммы процесса учета материалов на складе

После декомпозиции контекстной диаграммы процесса разработки учета материалов на складе возникло пять диаграмм декомпозиции:

- Приём товаров

- Ведение документации

- Внесение изменений в БД

- Ревизия

- Отпуск товаров

Более подробно рассмотрим эти диаграммы:

1) Приёмка товаров - на этом этапе товар проверяется на наличие дефектов, если дефектов не обнаружено, то товар отправляется на склад. Оформляется акт приемки материалов. Он, вместе с товарно-транспортная накладной, передается бухгалтеру склада.

2) Ведение документации - на этом этапе происходит сбор всех документов по приёмке материалов, их отпуску и списанию, а также по приёмке и увольнению сотрудников. Вся документация собирается в архив, ведётся статистика по всем операциям.

3) Внесение изменений в базу данных - на этом этапе вся информация о материалах, операциях по их перемещению, контрагентах, полученная из собранных документов заносится в электронную базу данных. В самой базе можно наглядно увидеть, какие операции были проведены, сколько материалов на складе на данный момент и т.д.

4) Ревизия - проводится для контроля наличия всех материалов на складе. При выявлении недостач находится материально ответственное лицо на момент недостачи. Если не будет восстановлен недостающий материал, происходит его списание. При этом оформляется акт о списании материалов и направляется на этап ведения документации.

5) Отпуск материалов - на этом этапе на основании заказа на отгрузку материалов производится их отпуск, составляется акт о отпуске материалов со склада, устанавливается, кому они будут отправлены и т.д. Вся эта документация направляется на этап ведения документации.

2.2 описание информационных потоков объекта автоматизации

складской учет информационный процесс

Для отображения информационных потоков используем стандарт DFD, также поддерживаемый в BPwin. В DFD диаграмме информационная система принимает извне потоки данных. Для обозначения элементов среды функционирования системы используется понятие внешней сущности. Внутри системы существуют процессы преобразования информации, порождающие новые потоки данных. Потоки данных могут поступать на вход к другим процессам, помещаться (и извлекаться) в накопители данных, передаваться к внешним сущностям.

Размещено на Allbest.ru