Осуществление расчета начисления сдельной заработной платы по табельным номерам с помощью MS Access

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

1. Постановка задачи

1.1 Организационно-экономическая сущность задачи

1. Наименование задачи: расчет начисления сдельной заработной платы по табельным номерам.

2. Место решения задачи: бухгалтерия ООО «Омега».

3. Цель решения задачи: осуществление начисления сдельной зарплаты

4. Периодичность решения задачи: ежемесячно до 1-го числа следующего месяца.

5. Для кого предназначено решение задачи: бухгалтерия.

6. Источники и способы получения исходных документов:

· Цех №11;

· Цех №12;

7. Информационная модель задачи.

Рисунок 1

8. Экономическая сущность задачи. Учет выполненных заказов необходим для контроля начисления сдельной зарплаты в зависимости от объема заказов. На основании ведомости, получаемой в результате решения данной задачи, принимаются управленческие решения.

1.2 Описание входной информации и методов её контроля

В данном разделе приводится перечень всех первичных документов, используемых для решения задачи.

В качестве входной информации используется документ «Табель учета». На основании этого документа создается следующий машинный документ:

Таблица 1 - Табель учета

Код цеха	Наим. цеха	Табельный номер	ФИО сотрудн.	Код профессии	Наименование профессии	Код заказа	Наим заказа

Таблица 2

Код операции	Наименование операции	Код детали	Наименование детали	Вид оплаты	Количество принятых деталей	Расценка на одну деталь
					i	j

1.3 Описание результирующей информации

В результате решения задачи следует получить две ведомости:

Таблица 3 - Ведомость заработной платы

Код цеха	Наименование цеха	Табельный номер	ФИО сотрудников	Код профессии	Наименование профессии	Сумма сдельной заработной платы
						Sij

Приводится описание структуры результирующего документа.

Таблица 4 - Описание структуры результирующего документа

Имя реквизита	Идентификатор	Тип данных	Длина	Ключ сортировки
			целые	дробные
Код цеха	KZ	C	2		1
Наименование цеха	NZ	C	21
Табельный номер	TN	C	4
ФИО сотрудников	FIO	C	10
Код профессии	KP	C	2
Наименование профессии	NP	C	10
Сумма сдельной заработной платы	SZ	Ч	6	2

Количество документов за период: ежемесячно 2 шт.

Количество строк в документе (в среднем): 8 шт.

Контроль правильности документа: логический контроль полученных сумм.

1.4 Описание алгоритма решения задачи

Для получения ведомостей заработной платы необходимо рассчитать следующий показатель:

- Сумма сдельной заработной платы.

Расчет выполняется по следующим формулам:

,

где Sij - сумма сдельной заработной платы; i- количество принятых деталей; j - расценка на одну деталь.

2. Решение задачи средствами MS Access

Создание базы данных.

Вызовем Microsoft Access.

· нажмем кнопку «Пуск»;

· выделим команду «Программы»;

· выберем Microsoft Access;

· нажмем клавишу Enter.

Сформируем файл новой базы данных:

· раскроем вкладку «Новая база данных» в разделе «Создание» диалогового окна «Создание файла»: появляется диалоговое окно «Файл новой базы данных»;

· выберем имя текущей папки «Мои документы» в поле «Папки» диалогового окна «Файл новой базы данных»;

· присвоим файлу имя «Начисление сдельной заработной платы по табельным номерам» в поле «Имя файла».

Нажмем кнопку «Создать»: появляется диалоговое окно с именем файла «Сведения о начислении заработной платы работникам предприятия» (рис. 2)

Рисунок 2. Диалоговое окно с именем файла «Начисление сдельной заработной платы по табельным номерам»

Создадим формы таблиц «Справочник цехов», «Справочник профессии», «Справочник операции», «Справочник начислений», «Справочник начислений».

Создадим форму таблицы «Справочник цехов»:

· нажмем кнопку объекта «Таблицы». Появляется команда «Создание таблицы в режиме конструктора», «Создание таблицы с помощью мастера», «Создание таблицы путем ввода данных»;

· выделим в объекте «Таблицы» команду «Создание таблицы в режиме конструктора»;

· нажмем клавишу Enter или «Открыть» в меню диалогового окна: в результате появляется макет для описания полей таблицы;

· осуществим описание полей таблицы в соответствии с рекомендациями, указанными ниже.

Таблица 5

Имя поля	Тип данных	Размер поля	Формат поля	Число десятичных знаков	Значение по умолчанию	Обязательное поле	Пустые строки
Код цеха	Числовой	Длинное целое	-	-	0	Да	Нет
Наименование цеха	Текстовый	20	-	-	-	Да	Да

Содержимое поля «Имя поля» введем с клавиатуры; содержимое остальных полей заполним по указателю .

Зададим ключевое поле для поля Код цеха. Для этого нажмем на этом поле правой кнопкой мыши и выберем значение Ключевое поле.

Сохраним таблицу:

· нажмем кнопку «Да» на вопрос «Сохранить изменения макета или структуры объекта «таблицы «Таблица1»?: появляется диалоговое окно «Сохранение»;

· введем в поле «Имя таблицы» диалогового окна «Сохранение» имя таблицы «Справочник цехов» (рис. 3):

Рисунок 3. Сохранение имени таблицы «Справочник цехов»

· нажмем кнопку OK: появляется диалоговое окно с именем файла «Начисление сдельной заработной платы по табельным номерам» и указанием в объекте «таблицы» имени сформированной таблицы «Справочник цехов»;

· выделим имя таблицы «Справочник цехов»; нажмем «Открыть» в меню диалогового окна: появляется форма таблицы «Справочник цехов

Создадим форму «Справочник профессий».

· выделим в объекте «Таблицы» команду «Создание таблицы в режиме конструктора» диалогового окна с именем файла «Начисление сдельной заработной платы по табельным номерам»;

· нажмем клавишу Enter или «Открыть» в меню диалогового окна: в результате появляется макет для описания полей таблицы;

· осуществим описание полей таблицы в соответствии с рекомендациями, указанными ниже.

Таблица 6

Имя поля	Тип данных	Размер поля	Формат поля	Число десятичных знаков	Значение по умолчанию	Обязательное поле	Пустые строки
Табельный номер	Числовой	Длинное целое	-	-	0	Да	Нет
ФИО	Текстовый	30	-	-	-	Да	Да
Наименование профессии	Текстовый	15	-	-	-	Да	Да

· повторим далее действия, аналогичные указанным в 3.1. В результате появляется форма таблицы «Справочник профессий».

Создадим форму «Справочник операций».

· выделим в объекте «Таблицы» команду «Создание таблицы в режиме конструктора» диалогового окна с именем файла «Начисление сдельной заработной платы по табельным номерам»;

· нажмем клавишу Enter или «Открыть» в меню диалогового окна: в результате появляется макет для описания полей таблицы;

· осуществим описание полей таблицы в соответствии с рекомендациями, указанными ниже.

Таблица 7

Имя поля	Тип данных	Размер поля	Формат поля	Число десятичных знаков	Значение по умолчанию	Обязательное поле	Пустые строки
Код заказа	Числовой	Длинное целое	-	-	0	Да	Нет
Код операции	Числовой	Длинное целое	-	-	0	Да	Нет
Код детали	Числовой	Длинное целое	-	-	0	Да	Нет

· повторим далее действия, аналогичные указанным. В результате появляется форма таблицы «Справочник операций

Создадим форму «Справочник начислений», куда будут помещены исходные данные о начислениях заработной платы.

· выделим в объекте «Таблицы» команду «Создание таблицы в режиме конструктора» диалогового окна с именем файла «Начисление сдельной заработной платы по табельным номерам»;

· нажмем клавишу Enter или «Открыть» в меню диалогового окна: в результате появляется макет для описания полей таблицы;

· осуществим описание полей таблицы в соответствии с рекомендациями, указанными ниже.

Таблица 8

Имя поля	Тип данных	Размер поля	Формат поля	Число десятичных знаков	Значение по умолчанию	Обязательное поле	Пустые строки
Вид оплаты	Мастера подстановок	Длинное целое	-	-	0	Да	Нет
Количество принятых деталей	Числовой	Длинное целое	-	-	-	Да	Да
Расценка на одну деталь	Денежный	Длинное целое	-	2	-	Да	Нет

· повторим далее действия, аналогичные указанным.

Создадим форму «Ведомость начислений», куда будут помещены результаты о начислениях заработной платы.

· выделим в объекте «Таблицы» команду «Создание таблицы в режиме конструктора» диалогового окна с именем файла «Сведения о начислении заработной платы работникам предприятия»;

· нажмем клавишу Enter или «Открыть» в меню диалогового окна: в результате появляется макет для описания полей таблицы;

· осуществим описание полей таблицы в соответствии с рекомендациями, указанными ниже.

Таблица 9

Имя поля	Тип данных	Размер поля	Формат поля	Число десятичных знаков	Значение по умолчанию	Обязательное поле	Пустые строки
Код цеха	Числовой	Длинное целое	-	-	0	Да	Нет
Табельный номер	Числовой	Длинное целое	-	-	0	Да	Нет
Вид оплаты	Мастер подстановок	Длинное целое	-	-	0	Да	Нет
Количество принятых деталей	Числовой	Длинное целое	-	-	0	Да	-
Расценка на одну деталь	Денежный	Авто	-	2	0	Да	Нет
Сумма сдельной заработной платы	Денежный	Авто	-	2	0	Да	Нет

· Для столбца «Вид оплаты» введем фиксированный набор значений «Наличный» и «Безналичный», это упростит задачу заполнения таблицы. В результате появляется форма таблицы «Справочник начислений».

Введем входные данные в таблицы «Справочник цехов», «Справочник профессий», «Справочник операций», «Справочник начислений».

Организуем взаимосвязи между таблицами «Справочник цехов», «Справочник профессий», «Справочник операций», «Справочник начислений»:

· нажмем «Сервис» и в его контекстном меню - «Схема данных»: появляется диалоговое окно «Схема данных»;

· нажмем «Связи» и в его контактном меню - «Добавить таблицу»: появляется диалоговое окно «Добавление таблицы»

· выберем по очереди каждое наименование таблицы и нажмем кнопку «Добавить»; после набора названия последней таблицы нажмем кнопку «Закрыть» : появляются таблицы;

· перетащим левой кнопкой мыши поле «Код цеха» из таблицы «Справочник цехов» в таблицу «Справочник начислений» и совместим его с полем «Код цеха»: появляется диалоговое окно «Изменение связей»; установим флажок «Обеспечение целостности данных».

Рисунок 4. Организация связей

Сконструируем запрос «Расчет сдельной заработной платы по табельным номерам»:

· нажмем кнопку объекта «Запросы» в диалоговом окне с именем файла «Начисление сдельной заработной платы по табельным номерам»: появляются команды «Создание запроса в режиме конструктора», «Создание запроса с помощью мастера»;

· выделим в объекте «Запросы» команду «Создание запроса в режиме конструктора»;

· нажмем клавишу Enter или «Открыть» в меню диалогового окна: в результате появляется макет для формирования запроса «Запрос1: запрос на выборку» и диалоговое окно «Добавление таблицы»;

· выберем по очереди каждое наименование таблицы в диалоговом окне «Добавление таблицы» и нажмем кнопку «Добавить». После набора последней таблицы нажмем кнопку «Закрыть» : появляются таблицы (рис. 5).

Рисунок 5. Макет для формирования запроса «Запрос1: запрос на выборку» с указанием связей между таблицами

· осуществим последовательно выбор в каждом столбце нижней части запроса: 1) имени таблицы и 2) имени поля;

· в первом столбце запроса выберем имя поля «Код цеха» из таблицы «Справочник начислений», во втором - Табельный номер из таблицы «Справочник начислений», в третьем столбце в имени поля введем формулу: Всего начислено: [Сумма], а в имени таблицы «Справочник начислений»;

· на панели инструментов нажмем на кнопку : появляется поле «Групповая операция»;

· в этом поле для столбцов с именем поля «Код цеха» и «Табельный номер» выберем «Группировка», а для поля «Всего начислено» функцию Sum;

· нажмем кнопку «Закрыть» : в результате появляется диалоговое окно с вопросом;

· нажмем кнопку «Да» на вопрос «Сохранить изменения макета или структуры объекта запроса?: появляется диалоговое окно «Сохранение»;

· введем в поле «Имя запроса» диалогового окна «Сохранение» имя таблицы «Расчет сдельной заработной платы по табельным номерам»;

· нажмем кнопку ОК: появляется диалоговое окно с именем файла «Начисление сдельной заработной платы по табельным номерам». В объекте «Запросы» отражается наименование запроса «Расчет сдельной заработной платы по табельным номерам».

· выделим наименование запроса «Расчет сдельной заработной платы по табельным номерам»;

Выдача отчета «Расчет начислений заработной платы по табельным номерам».

· нажмем кнопку «Закрыть» в таблице «Расчет сдельной заработной платы по табельным номерам»;

· нажмем кнопку объекты «Отчеты» в диалоговом окне с именем файла «Начисление сдельной заработной платы по табельным номерам»: появляется команды «Создание отчета в режиме конструктора», «Создание отчета с помощью мастера»;

· выделим в объекте «Отчеты» команду «Создание отчета с помощью мастера»;

· нажмем в меню диалогового окна «Создать»: в результате появляется диалоговое окно «Новый отчет»;

· выделим команду «Мастер отчетов» в диалоговом окне «Новый отчет»;

· выберем в качестве источника данных в диалоговом окне «Новый отчет» запрос «Расчет сдельной заработной платы по табельным номерам»

· нажмем кнопку OK: появляется диалоговое окно «Создание отчетов»

· подтвердим с использованием контекстного меню в окне «Таблицы и запросы» выбранный ранее запрос «Расчет сдельной заработной платы по табельным номерам»;

· выделим последовательно в окне «Доступные поля» и каждое выбранное нами поле перенесем также последовательно в окно «Выбранные поля» с помощью кнопки или для переноса всех полей сразу;

· нажмем кнопку «Далее»: появляется диалоговое окно «Создание отчетов» для выбора вида представления данных;

· нажмем кнопку «Далее»: появляется диалоговое окно «Создание отчетов» для выбора порядка сортировки и вычисления;

· нажмем кнопку «Итоги»: появляется диалоговое окно «Итоги», в котором поставим флажки: 1) «Sum - Сумма, начисленная по данному виду начислений»; 2) «данные и итоги»;

· нажмем кнопку ОК: происходит возврат к диалоговому окну «Создание отчетов» для выбора порядка сортировки и вычисления, выполняемых для записей;

· нажмем кнопку «Далее»: появляется диалоговое окно «Создание отчетов» для выбора вида макета для отчета;

· выберем ступенчатый вид макета и книжную ориентацию, поставив соответствующие флажки;

· нажмем кнопку «Далее»: появляется диалоговое окно «Создание отчетов» для выбора требуемого стиля отчета;

· выберем обычный стиль;

· нажмем кнопку «Далее»: появляется диалоговое окно «Создание отчетов» для присвоения имени отчета;

· введем название формы. Флажок должен указать действие «Просмотреть отчет»;

· нажмем кнопку «Готово»: появляется диалоговое с отражением отчета;

входной результирующий алгоритм

Литература

1. Дайитбегов Д.М. Информационные системы в экономике: Методические указания по выполнению контрольной работы для самостоятельной работы студентов III курса. - М.: Вузовский учебник, 2007.

2. Одинцов Б.Е. Обратные вычисления в формировании экономических решений. - М.: Финансы и статистика, 2004.

3. Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Информационные системы в экономике. - М.: Вузовский учебник, 2006.

4. Методические указания по выполнению контрольной работы для самостоятельной работы студентов III курса. - М.: Вузовский учебник, 2007.

5. Робинсон С. Microsoft Access 2000; учебный курс. СПб: Питер, 2000.

Размещено на Allbest.ru