Возможности и перспективы автоматизации деятельности при оптимизации запасов на складе

Размещено на http://www.allbest.ru/

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ»

ИНСТИТУТ ЗАОЧНОГО ОБУЧЕНИЯ

Кафедра Информационных систем

Реферат по дисциплине: «Информатика»

На тему: «Возможности и перспективы автоматизации деятельности при оптимизации запасов на складе»

Выполнил:

Студент заочной формы обучения

3 Курса группы УБС-6-10/1

Четвериков Н.И.



Оглавление

Введение

1. Предметная область

2. Склад как самостоятельное подразделение

3. Параметры системы управления складом

4. Специфика WMS

5. Инструмент системы

6. Особенности некоторых бизнес-процессов

7. Экономический эффект применения системы

Заключение

Список литературы



Введение

Занять лидирующее положение на рынке, повысить эффективность работы персонала, создать оптимальную структуру управления - вот первоочередные задачи руководителя предприятия. В управлении складом данного предприятия это первоочередные задачи. Современный крупный склад -- это сложное техническое сооружение, которое состоит из многочисленных взаимосвязанных элементов, имеет определенную структуру и выполняет ряд функций по преобразованию материальных потоков, а также накапливанию, переработке и распределению грузов между потребителями. Такое определение дается современным складским помещениям. И это соответствует действительности.

Конечно, можно возразить, что склады существуют с незапамятных времен. Однако в качестве объекта самостоятельного бизнеса они удостоились пристального внимания совсем недавно -- лишь в последнее десятилетие (речь, разумеется, идет о нашей стране). И если в развитии фундаментальных наук вышеупомянутые критерии формировались многие годы, то в стремительном современном мире (да еще и в условиях нашей экономики, старающейся догнать мировое сообщество) бизнесу на развитие новых направлений отводятся гораздо более сжатые сроки. Так происходило и в складском деле: буквально за пять-семь последних лет мы узнали о том, что услуги складов весьма востребованы и этот бизнес может быть прибыльным; освоили новые термины -- логистика, ячеистый склад, паллетное хранение, зона подбора, 3PL-оператор; были свидетелями возникновения национальной и региональных логистических ассоциаций, рейтинга “Логистический оператор России” (существует с 2003 г., несколько его номинаций посвящено складским операторам); наконец, именно в этот период родилось немало новых журналов -- от “Логистики” до “Складского дела”. Иными словами, к настоящему моменту можно констатировать, что данная область деятельности вполне сложилась как самостоятельный бизнес, и сегодня интересно посмотреть, как здесь обстоят дела с инструментарием, помогающим обеспечить учет и управление складским хозяйством, куда направлены основные тенденции его развития.



1. Предметная область

Рассмотрим предприятие на конкретном примере. Торговая компания «Безант» была основана в 1999 году в Москве. Направление - оптовая торговля товарами народного потребления. Структуру компании можно изобразить как схему линейно - функциональной организации.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Основными партнерами компании являются сетевые гипермаркеты, такие как «Ашан», «Метро», «OBI». Ассортимент товаров, собственные торговые бренды, гибкая система ценообразования, доставка по всей России позволяет говорить об определенной занимаемой нише на российском рынке. Утвердиться компании, быть конкурентно-способной позволила грамотная организация работы всех подразделений. Все полномочия - прямые (линейные) - идут от высшего звена управления к низшему и подкрепляются специальными вспомогательными службами.

Служба персонала - функциональное подразделение организации, подчиняющееся, основными задачами которого являются:

- организация работы по выработке кадровой политики;

- подбор, отбор, расстановка, изучение и использование рабочих кадров, руководителей и специалистов;

- участие в формировании стабильного коллектива;

- создание кадрового резерва и работа с ним;

- организация учета кадров;

- определение потребности в работниках различных специальностей;

- осуществление маркетинга персонала;

- составление банка данных по должностям и профессиям;

- контроль рационального использования персонала;

- составление необходимых документов по приему, перемещению и увольнению работников и др.

Финансовая служба - функциональное подразделение организации, направленность и святая обязанность которой - это:

- контроль и управление финансовыми потоками;

- определение очередности платежей;

- определение порядка взаиморасчетов;

- произведение валютообменных операций.

Далее, финслужба обязана не только считать и учитывать денежные потоки, но ещё и подсчитывать эффективность деятельности, анализировать, управлять показателями. Причём показателями как натуральными, так и стоимостными.

Учетное подразделение или попросту ПЭО (планово-экономический отдел) является самостоятельным структурным подразделением предприятия и решает поставленные перед ним задачи:

- формирование единой экономической политики предприятия на основе анализа состояния и тенденций развития отрасли;

- экономическое планирование, направленное на эффективное использование всех видов ресурсов в процессе производства и реализации продукции (работ, услуг);

- анализ экономического состояния предприятия;

- формирование ценовой политики предприятия;

- организация и методическое обеспечение разработок программ, перспективных и краткосрочных прогнозов экономического развития предприятия;

- совершенствование концепции планирования расходов на осуществление деятельности предприятия, инвестиционные программы;

- контроль за выполнением подразделениями предприятия законодательства в области экономики.

Отдел маркетинга - все подразделения обязаны предоставлять отделу любую информацию о результате своей деятельности. В свою очередь, отдел маркетинга, обязан предоставлять информацию подразделениям, которая необходима им для рыночной ориентации. В компании присутствует два вида маркетинга стратегический и тактический. Это два различных по своим задачам направления. Если стратегический маркетинг находится в компетенции первого или второго лица компании, то отделу маркетинга в данном случае отводится роль исполнителя. Ключевые задачи -- это анализ рынка, разработка промежуточных планов, различных моделей развития предприятия, освоения сегментов рынка, определение ключевых позиций на рынке, оценка конкурентов и потребителей. Все это -- задачи стратегического анализа, на базе которого рождается стратегическое планирование, и именно первые лица компании принимают в этой работе самое непосредственное участие. Отдел маркетинга в данном случае предоставляет руководству полноценную информацию о реалиях рынка, о том, насколько предприятие успешно, какие сложности могут возникнуть, если своевременно не предпринять меры. Что касается тактического планирования, то в этом случае отдел маркетинга выступает в качестве службы, координирующей работу подразделений с тем, чтобы разработанные планы были претворены в жизнь.

В данном случае отдел маркетинга осуществляет функцию контролинга и отвечает на вопросы: каким образом подразделения движутся к цели, как предприятие работает на рынке, как меняются те или иные предпочтения клиентов, насколько хорошо «чувствуют себя» различные продукты на рынке, насколько они прибыльны сегодня, в какой фазе жизненного цикла находится тот или иной продукт.

Главными задачами отдела маркетинга являются:

- оценка состояния рынка и постоянный анализ результатов коммерческой деятельности предприятия, а также факторов, влияющих на работу предприятия;

- разработка прогнозов продаж и рыночной доли предприятия;

- проведение ситуационного рыночного анализа;

- разработка совместно с другими подразделениями и руководством предприятия цели и стратегии рыночной деятельности как на внутреннем, так и на внешнем рынках;

- выработка товарной и ценовой политики;

- выбор рациональных каналов товародвижения и методов продвижения продуктов;

- разработка для предприятия в целом и для отдельных товарных групп долгосрочных и текущих планов маркетинга и координация деятельности подразделения предприятия в данной области;

- обеспечение предприятия и всех его подразделений маркетинговой информацией (информацией о рынке);

- разработка рекомендаций по совершенствованию организационной структуры управления предприятием, сбытовой деятельности предприятия.

Транспортный отдел является линейным подразделением предприятия и служит средством доставки продукции потребителю.

2. Склад как самостоятельное подразделение

Склад требует более глубокого и детального рассмотрения специфики его работы, поэтому изучим его деятельность подробно.

Склады - это здания, сооружения и разнообразные устройства, предназначенные для приемки, размещения и хранения, поступивших на них товаров, подготовки их к потреблению и отпуску потребителю. Отходя от сухих определений можно нарисовать такую картину. Компания работает с сетевыми гипермаркетами, обладающими немалыми полезными торговыми площадями. Проходимость и покупная способность населения очень высокая. Соответственно, чтобы поддерживать ассортимент продукции требуются постоянные бесперебойные поставки. Для того чтобы они осуществлялись, для склада должны, четко определены функциональные задачи и анализ переработки груза:

- первая задача принять продукцию;

- второе: разместить в зоне хранения;

- третье: маркировка и сортировка;

- четвертое: отбор и отгрузка.

На первый взгляд с легкостью разрешимые задачи при небольшой складской площади, таком же людском ресурсе, низкой периодичности и малом объеме поставок. Но что делать, если складская площадь составляет тысячи квадратных метров, объем поставок измеряется десятками сотен кубометров ежедневно?



3. Параметры системы управления складом

Система управления складом, комплексом (WMS) - это программно-аппаратная структура, которая позволяет в режиме реального времени управлять ресурсами склада. На схеме представлены основные компоненты системы, благодаря которым возможно получение необходимых отчетов, создание заявок на обработку грузов с помощью любого компьютера, подключенного к сети «Интернет» из любой точки мира.

СУБД:

трехуровневая архитектура Сервер MS SQL + Сервер приложений + Клиент

Управление базами данных производится на основе Microsoft SQL: создание резервных копий без остановки работы пользователей, работа с большими объемами данных (более 100 Гб), поддерживается одновременная работа сотен пользователей

Поддерживается протокол TCP/IP

Адаптивность:

Программный код системы открыт для доработок. Доступны встроенные в систему стандартные языки программирования (Microsoft VBScript, Object Pascal, Transact-SQL)

Доступные встроенные средства разработки: редактор SQL-запросов, который позволяет Администратору системы строить прямые SQL-запросы к базе данных, средства по упаковке данных и шифрованию, многофункциональный генератор отчетов, механизм конфигураций (экспорт / импорт конфигураций для тиражирования нового функционала), набор готовых конфигураций, дизайнер пользовательских форм, добавление полей и таблиц в базу данных

Двусторонний обмен информацией с другими системами. Поддержка стандартных форматов (XML) и возможность кастомизации (написания обработчика данных нестандартного формата)

Поддерживаются алфавитно-цифровые обозначения товаров

Эргономика:

Поддерживается русская кодировка, возможно создавать таблицы и поля как на английском, так и на русском языках

Каждый пользователь системы (группа пользователей) имеет индивидуально настроенный рабочий стол программы для быстрого доступа к наиболее востребованным функциям программы (система автоматических рабочих мест)

В системе применяются универсальные формы для просмотра списков (таблиц, запросов) с возможностями поиска, сортировки, фильтрации и печати

Существует мастер автоматического создания и редактирования пользовательских форм

Существует возможность отката с любого шага операции на шаг назад, вплоть до её начала.

склад груз wms управление

4. Специфика WMS

Если компания работает на протяжении нескольких лет на рынке ритейла, то перед ней раньше или позже встает вопрос о расширении деятельности как в сторону предоставления более широкого ассортимента товаров, так и в сторону увеличения числа магазинов в сети. Расширение деятельности неизменно ведет к возрастанию роли логистики и складского хозяйства в стратегии развития компании и, как следствие, строительству распределительного центра, обеспечивающего высокоэффективную обработку товаров, повышение скорости и качества операционной деятельности. Обеспечить бесперебойную работу подобного складского комплекса в круглосуточном режиме с минимальными потерями и максимальным качеством могут только склады классов «А», оборудованные системой управления складским хозяйством WMS - (Warehouse Management System). В общем смысле под WMS понимается аппаратно-программный комплекс, позволяющий эффективно управлять размещением и перемещениями товаров на складе.

Кроме того, за этой аббревиатурой зачастую скрывается также и технология выполнения складских операций, включая работу со штрих-кодами и радиочастотными идентификаторами (RFID). И если поддержка штрих-кодов для подобных систем давно рассматривается как естественная и необходимая их функция, то работа со стандартами RFID на сегодняшний день также перестает восприниматься как экзотика.

Следует различать функционирующие на многих складских комплексах складские учетные системы и WMS. Кардинальное различие между ними в том, что WMS помимо чисто учетной функции выполняет и активную роль, анализируя все задачи, стоящие в очереди на выполнение, и выдавая сигнал складскому персоналу о необходимости выполнить наиболее приоритетную задачу. В частности, WMS-система должна обеспечивать оптимизацию маршрутов движения погрузочно-транспортного оборудования, а также формировать задания для персонала с учетом его оптимальной загрузки.

Иными словами, правильно настроенная WMS сама должна давать складскому персоналу задания - кому, что и когда нужно сделать, где и какой товар разместить, в какой последовательности производить сбор и отгрузку заказов. При этом должны учитываться и ограничения по весу, по совместимости отдельных товарных позиций и т. п.

Еще одной важной функцией WMS является биллинг, т. е. автоматизированный расчет стоимости (себестоимости) хранения, основанный на текущем учете загрузки ячеек. Эта функция особенно актуальна для компаний, предоставляющих услуги временного хранения товаров сторонним грузовладельцам.

Кроме того, с помощью этой функции можно подсчитать стоимость оказанных грузовладельцам услуг по обработке товаров (механизированная и ручная погрузка-разгрузка, обмотка стретч-пленкой и т. п.).

5. Инструмент системы

Штат склада насчитывает немного больше ста человек. Это бригады комплектовщиков, маркировщиков, кладовщиков, водители механических средств, рабочие. Управляет всем менеджер склада.

Каждый сотрудник, кроме рабочих, обеспечивается носимым терминалом сбора данных. Для эффективной работы в пределах крупных помещений становится очевидным, что устройства ввода, "привязанного" к компьютеру кабелем, уже недостаточно. Появляется необходимость в наличии мобильных, переносных устройств, имеющих информационную сеансовую или постоянную (on-line) связь с остальными элементами системы. Одними из устройств, созданных для организации полнофункциональной работы, является беспроводной сканер. Кроме того, существует отдельный класс устройств, представляющих собой специальные портативные компьютеры, обычно оснащенные встроенным сканером штриховых кодов. Эти устройства получили общее название терминалы сбора данных.

Подобно обычным компьютерам, терминалы сбора данных имеют центральный процессор, клавиатуру и дисплей, а также операционную систему. Они могут работать с приложениями DOS или Windows. Автономный или сеансовый режим работы подразумевает сбор и накопление данных в терминале в течение некоторого промежутка времени с последующим сеансом их выгрузки для обновления информации в компьютерной системе.

Обязательными требованиями к подобным устройствам являются работа в стандартных операционных системах (DOS или Windows CE, Windows Pocket PC), большой объем памяти, способность долго работать без замены батареи. Большую роль играют эргономика, устойчивость к неблагоприятному воздействию внешней среды (пыли, влаги, температур и т.д.), а также к ударам и падениям. Ведь в некоторых случаях приходится накапливать данные в терминал в течение длительного времени, поэтому их ценность возрастает буквально с каждым считанным кодом.

Использование штрихового кода является наиболее широко известной и широко используемой технологией автоматической идентификации. Штриховые коды недороги в производстве и поэтому вполне доступны, точно отображают информацию, и достаточно прочны в отношении механических повреждений. Они могут оптически считываться широким рядом сканирующих устройств, и производится с помощью разнообразных технологий печати и маркировки.

Доказано, что скорость ввода информации при считывании штриховых кодов в 100 раз быстрее и точнее традиционного ручного ввода, что приводит к значительному увеличению эффективности и продуктивности любых операций.

Преимущества использования штрихового кода:

Точность в идентификации объектов

Резкое сокращение ошибок при автоматической идентификации товаров по сравнению с ручной

Сокращение персонала для проведения идентификационных операций, т.к. сбор данных проводится намного быстрее и проще

Более экономичное использование рабочего времени

Сокращение времени обслуживания приводит к увеличению числа обслуживаемых покупателей

Точный учёт складируемых или проданных товаров

Сокращение времени при пополнении складских запасов за счёт улучшения информированности.

Для того чтобы внедрить технологию штрихкодирования, предприятию необходимо собрать и проанализировать базу штрихкодов товаров, хранящихся на складе, организовать новые процессы, связанные со штрихкодированием, закупить оборудование и расходные материалы, подготовить персонал, выбрать и внедрить систему автоматизации. Товар уже может быть промаркирован поставщиком или производителем. В этом случае есть возможность запросить информацию со стороны. Если такой возможности нет, придется потратиться на самостоятельное формирование базы данных штрихкодов: сканированием товара либо в процессе хранения, либо в процессе приемки. Упрощенного сбора существующих данных может оказаться недостаточно, потребуется их анализ и выверка.

Обычно менеджеры предприятия могут оценить число маркированных товарных позиций. Но экспертная оценка не всегда соответствует реальности. Может оказаться, что на самом деле штрихкод есть у меньшего количества товаров. Например, на индивидуальной упаковке товаров штрихкод есть, а на групповой упаковке он отсутствует. Кроме того, не все штрихкоды считываются, между ними есть совпадения, да еще путаницу вносят «декоративные» штрихкоды на упаковке, не несущие информационной нагрузки, и т.п.

Если штрихкода нет или он не позволяет контролировать, например, сроки годности, тогда есть смысл организовать маркировку прямо на складе. Обычно она производится в момент его поступления, после выгрузки товара из транспортного средства и первичного ручного пересчета. Маркировка так же, как и любая другая складская процедура, требует выделения необходимых площадей, времени, персонала и оборудования для своего выполнения. При наклейке этикеток должен быть обеспечен доступ к каждой маркируемой единице. Это означает, что в зоне приемки должно быть достаточно места или на складе должна быть отдельная зона маркировки. До начала процедуры следует подготовить этикетки с учетом тех единиц товара, в которых он поступил (единицы, короба, палеты и пр.). Эта функция должна быть включена в обязанности операторов склада или возложена на отдельного сотрудника. Для выполнения же самой операции необходимо наличие либо маркировщиков, либо дополнительных кладовщиков, работающих на приемке.

6. Особенности некоторых бизнес-процессов

Организация приемки товаров на склад

Структура и количество операций по приемке товаров зависят от места приемки и вида груза, а также от типа транспортного средства, которым товары доставлены на склад.

Обобщенный перечень процедур по приемке товаров на склад, например, компании-дистрибьютора выглядит следующим образом:

- въезд транспортного средства на территорию склада;

- контроль наличия товаросопроводительной документации;

- определение ворот разгрузки;

- подача транспортного средства к рампе под разгрузку;

- подъезд транспортного средства к месту разгрузки;

- внешний осмотр транспортного средства и фиксирование неисправностей, при необходимости фотосъемка;

- открывание дверей транспортного средства;

- подача необходимого подъемно-транспортного средства;

- визуальный осмотр поступившего товара (каждой грузовой единицы);

- подача необходимой тары и укладка в тару (при необходимости);

- взятие грузовой единицы транспортным средством и вывоз его на рампу;

- приемка поступившего груза по числу грузовых мест в соответствии с сопроводительными документами;

- сверка и оформление сопроводительных документов;

- оформление актов приемки с указанием порчи или недостачи груза, если таковые имеются;

- передача необходимых документов поставщику и подтверждение - получения груза в базе данных;

- транспортировка груза в зону приемки для осуществления

- окончательной приемки и подготовки товаров к размещению на хранение.

Перед непосредственной разгрузкой транспортного средства кладовщик ответственный за приемку, проверяет наличие на транспортных средствах или на контейнерах пломб отправителя или пункта отправления, исправность пломб, оттиски на них, состояние самого транспортного средства, исправность тары. В случае обнаружения нарушений, а также отсутствия или неисправности пломб, составляется акт об осмотре состояния транспортных средств, либо делается отметка в товаротранспортной накладной.

В некоторых компаниях практикуется фото- или видеосъемка транспортных средств и груза. Такая наглядная информация может существенно облегчить процесс согласования результатов приемки с поставщиком или транспортной компанией.

Разгрузка товара, как правило, производится с применением различных технических средств. Однако практика показывает, что зачастую товары на склад поступают коробами, или, как говорят работники склада, «навалом». Погрузочно-разгрузочные работы при таком способе транспортировки занимают значительное время, однако поскольку вместимость транспортных средств используется максимально эффективно, предприятия часто отказываются от паллетных отправок.

Для того чтобы произвести разгрузку товаров, к примеру, вилочным погрузчиком, короба (упаковки) укладывают на поддоны. Уже на этом этапе можно сформировать грузовые единицы согласно определенным нормам укладки. На этапе регистрации нового товара в базе данных склада, помимо прочих характеристик, определяется, какое количество упаковок может быть уложено на поддон таким образом, чтобы вместимость ячеек склада использовалась оптимально. При разгрузке этого товара коробами (упаковками) производится укладка на поддоны в соответствии с установленными нормами.

Данная информация может быть включена в задание на приемку товара или передаваться кладовщику в виде отдельного документа. Использование такого подхода позволяет снизить время на пересчет товара, исключить ошибки при определении количества принимаемого товара, а также упростить работу с грузом на всех последующих складских операциях.

Комплектация заказов

С процессом комплектации связаны многие показатели эффективности работы склада, коммерческого отдела, процесса обслуживания клиентов в целом. Качество выполнения заказов создает определенный имидж компании на рынке и обеспечивает ей тот или иной уровень конкурентоспособности. Заказы клиентов принимают и обрабатывают сотрудники коммерческого отдела, передавая их далее на склад, где заказы трансформируются в задание на отбор товара и подготовку заказа к отгрузке. В процессе регистрации заказа менеджер по работе с клиентами пользуется информацией об остатках товара на складе, номенклатуре, партиях, сериях, сроках годности. После регистрации заказа клиента в Корпоративной информационной системе (КИС) заказ поступает в Автоматизированную систему управления складом (АСУ склада). Оператор склада формирует задание на отбор товара, передает задание комплектовщикам.

КИС - комплекс программ или программная система, обеспечивающая основные бизнес-процессы в компании.

Происходит отбор товара, передача его в зону контроля и упаковки. Затем скомплектованный и готовый к отправке клиентам заказ размещают в зоне отгрузки.

При формировании задания на отбор целесообразно сортировать строки в соответствии с очередностью обхода мест хранения комплектовщиком. Маршруты движения техники и персонала по складу определяются на этапе разработки планировки складского комплекса. В АСУ склада маршрут задается с помощью назначения рейтинга ячеек. Маршруты комплектовщиков строятся согласно приведенным ниже правилам.

Общие правила формирования маршрута комплектовщика:

- Маршрут комплектовщика должен проходить по наикратчайшему пути обхода мест отбора товара и исключать лишние перемещения сотрудника, в том числе, и для использования подручных средств (стремянки, штабелера).

- Желательно организовать движение таким образом, чтобы комплектовщикам не приходилось дважды проходить по одному проходу.

- Начало и окончание маршрута комплектовщиков должны быть также оптимально сориентированы относительно месторасположения зоны экспедиции отгрузки.

- Информационная система управления складом должна позволять строить маршрут комплектовщика вне зависимости от обозначения мест хранения на складе.

В случае если часть позиций заказа подлежит отбору из всех ярусов зоны отбора, в том числе, и труднодоступных, необходимо отбор с труднодоступных ярусов выделить в отдельное задание. Под труднодоступными ярусами подразумеваются верхние ярусы стеллажей, товар с которых комплектовщик может отобрать только с помощью вспомогательных средств или механизмов.

Таким образом, комплектовщик дважды проходит по маршруту, сначала отбирая товары из нижних ярусов, а затем второй раз отбирает товары из верхних ярусов, пользуясь стремянкой или штабелером. Общее время на отбор товара по заказу сокращается.

Для того чтобы снизить риск недостачи или пересортицы в заказах клиентов, на складе используют функцию выходного контроля. После завершения отбора заказы передают бригадам контролеров и упаковщиков, которые проверяют соответствие отобранного товара данным в заказе, упаковывают заказы, формируя грузовые места, при необходимости маркируют товар и/или заказы. Как правило, зона проверки и упаковки заказов располагается в непосредственной близости к зоне отгрузки.

Если в ходе проверки отобранного товара контролер выявляет несоответствие с заказанным количеством (недостача, излишки, пересортица), оператору склада следует сформировать задание на инвентаризацию ячеек, в которых размещен товар данного наименования, а затем сформировать задание на размещение излишка на складе и отбор недостающего количества по заказу.

Инвентаризация

При автоматизации склада, в системе WMS данные об остатках заносятся в систему шаг за шагом, по мере поступления товаров: учитывается привезенный товар, далее происходит его автоматическое распределение по местам хранения с последующей фиксацией адресов в WMS. И при проведении ручного размещения сотрудники склада имеют достаточно времени для того, чтобы по факту зафиксировать в системе данные о каждой партии товара. Всю информацию по товарным остаткам на складе, работающем в нормальном режиме, можно получить путем проведения его инвентаризации.

Полная инвентаризация очень часто означает остановку работ, за исключением случаев, в которых персонал готов проводить инвентаризацию в то время, когда склад не работает: ночью, во время выходных и праздничных дней. В большинстве ситуаций ни первый вариант с остановкой работ, ни второй с проведением инвентаризации в нерабочее время (учитывая, что некоторые склады функционируют круглосуточно и без выходных) не представляется предприятию-владельцу склада удачным решением задачи по сбору информации об остатках. Оптимальным выходом из ситуации, является проведение частичных инвентаризаций, которые заключаются в инвентаризации небольшой части склада с последующей постепенной плановой инвентаризацией остального товара.

Существует два вида частичных инвентаризаций: с применением территориального или товарного деления. Чаще всего для проведения частичных инвентаризаций используется именно территориальное деление. Этот метод эффективен при запуске системы WMS. В этих случаях складские площади делятся на зоны, размер которых позволяет без особого ущерба для текущей работы произвести инвентаризацию находящихся на них товаров. Например, каждая зона может представлять собой один проезд склада, обращение к которому и на отбор, и на размещение в течение некоторого времени прекращается. После инвентаризации каждой зоны склада переучтенный товар проходит в системе процедуру размещения в ячейки, адреса которых созданы в результате этого этапа инвентаризации.

Товар, находящийся в той части склада, инвентаризация которой еще не проведена, без указания адресов сохраняется в ячейке "Общее хранение", ожидая своей очереди на пересчет. Для безошибочного функционирования по указанной схеме в системе следует произвести настройку работы с товаром таким образом, чтобы при каждой операции размещения или отбора она сначала обращалась к товару в адресной части склада и только при невозможности выполнения операции там переходила бы к ячейке "Общее хранение".

Соответствующие инструкции должны быть даны и кладовщикам: при указании в задании на размещение/отбор конкретного адреса требуется выполнять операцию согласно указаниям системы, а при наличии в задании адреса "Общее хранение" следует переходить к зоне склада, где еще не проходила инвентаризация, и работать там с товаром согласно своему опыту.

Для удобства работы кладовщиков следует визуально отделить зоны склада с адресным хранением от тех зон, где адресное хранение пока не введено - например, использовать ограничительные ленты. Также достаточно явным визуальным отличием адресного хранения от общей зоны складирования является наличие маркировки на стеллажах и ячейках той части склада, в которой введено адресное хранение. Места хранения в части склада, не прошедшей инвентаризацию, такой маркировки не имеют.

Таким образом, схема частичной инвентаризации склада с применением территориального деления выглядит так: во всех зонах склада, согласно предварительно составленному графику, поочередно приостанавливаются работы, производится инвентаризация товара, результаты которой вносятся в систему, инвентаризированные ячейки обклеиваются этикетками и включаются в зону адресного хранения. Данные действия будут повторяться до тех пор, пока весь склад не превратится в адресное пространство.

В случае, когда производится частичная инвентаризация с использованием товарного деления, по отдельности пересчитываются группы товаров. На некоторых складах различные группы товаров хранятся в разных зонах - в такой ситуации инвентаризация ничем не будет отличаться от инвентаризации с использованием территориального деления и проводить ее следует по описанной выше схеме.

Если же хранение товаров одной группы не привязано к определенному месту на складе, то здесь при проведении частичной инвентаризации возникает ряд особенностей, связанных с использованием товарного деления. Для системы те места, где не хранится товар из группы, прошедшей через инвентаризацию, должны оставаться пустыми, хотя фактически они заполнены товарами других групп.

Несоответствие между реальным расположением товара на складе и его отображением в системе позволяет проводить только ручное размещение и создает необходимость в выделении специального персонала, который занимался бы исключительно товаром рабочей группы. Усложняется и работа подразделений продаж и закупок: на товар рабочей группы необходимо создавать отдельные документы поставок и отгрузок.

Несмотря на перечисленные сложности, у частичной инвентаризации с использованием товарного деления есть и преимущества.

Во-первых, значительно проще спрогнозировать спрос на конкретную группу товара, чем пытаться определить, к какому из проездов склада в тот или иной промежуток времени может произойти минимальное число обращений.

Во-вторых, в случае, если предприятие готово выполнить все условия, способствующие нормальному проведению переучета товарных групп (в частности, выделение специального персонала), то инвентаризация произойдет без излишней спешки, а значит, и с минимумом ошибок.

7. Экономический эффект применения системы

В период кризиса обостряется борьба за каждого клиента. На перегретом кредитами рынке клиенты могли выстраиваться в очередь к поставщикам. Теперь же, когда практически каждое предприятие тщательнейшим образом анализирует, за что стоит платить, а за что нет, внимательность к деталям и качество обслуживания превращаются из маркетинговых лозунгов в повседневные реалии. Кладовщик неоправданно долго искал товар на складе? Завтра этот товар тому же клиенту отгрузит другой поставщик. Все же нашел товар, но ошибочно отгрузил похожий? В лучшем случае в тот же день этот товар могут вежливо попросить забрать и больше никогда не привозить.

Если посчитать совокупную годовую недополученную прибыль от ушедших навсегда клиентов и, как следствие, практически не возобновляемую потерю доли на рынке, ситуация очень быстро перестает быть для предприятия оптимистичной. Пока потери предприятия не превысят все мыслимые пределы, решение логистических проблем с использованием современных систем автоматизации, как правило, может откладываться "на потом" в силу объективного приоритета маркетинга и продаж, находящихся на передних рубежах бизнеса.

Следует отметить, что своевременное наведение порядка в соответствующих тыловых подразделениях является столь же важной управленческой и учетной задачей, особенно в кризисный период.

В первую очередь имеет смысл организовать на складе, по меньшей мере, адресное пространство, повысив тем самым точность учета. Штрафные санкции крупных торговых сетей за ошибочно доставленный товар - не лучший способ поддержания морального духа персонала предприятия, особенно в период участившихся неплатежей. Именно в это непростое время имеет смысл задействовать информационную систему, позволяющую обеспечить автоматический отбор товара с мест хранения на складе.

Именно этот процесс занимает до 60% общего времени выполнения всех складских операций. Когда на рынке в целом становится меньше денег, их тут же начинают усердно считать на каждом предприятии - практически на всех участках работы начинается борьба за минимизацию издержек. На российских складских комплексах фонд заработной платы может достигать 30% - 60% (или даже больше) от общих издержек на эксплуатацию склада. Но как только на объекте начинает работать автоматизированная система управления складом, от 30% до 50% складского персонала становятся избыточными. Это персонал можно смело переориентировать на другие вакантные участки работ, соответствующие по требованиям к квалификации. Зато оставшимся кладовщикам не придется лихорадочно носиться по складу в поисках куда-то запропастившегося товара.

Экономию от высвобождения складского персонала за год несложно подсчитать, и она в очень многих случаях превышает совокупную стоимость проекта автоматизации складской логистики, включая стоимость услуг, программного обеспечения и необходимого радиооборудования для поддержки технологии штрихкодирования. Еще большую ценность в период кризиса приобретает время - один из ключевых логистических параметров. Если склад недостаточно быстро отгружает из-за плохой логистики, это приводит к неудовлетворенному спросу. То, что вчера клиент предприятия был готов купить немедленно, сегодня может превратиться в залежалый товар на достаточно долгий период. И за этот товар нужно будет заплатить поставщику, увеличив тем самым без особой надобности товарный запас. В итоге вместо увеличения оборота и прибыли - замораживание складских запасов и рост затрат. Эти индивидуальные для каждого предприятия издержки также можно посчитать за период и рано или поздно прийти к выводу, что правильней было изначально не доводить до потерь. Эксплуатация любого складского комплекса стоит денег. Эти затраты несложно пересчитать на единицу площади и в единицу времени, то есть во сколько обходится предприятию час работы склада или хранение товара на площади 1 кв. м. В очень многих случаях складские площади используются недостаточно эффективно. Но даже если это не так, в кризисные периоды ощутимо падает спрос на те или иные товарные группы. При этом дефицит складских площадей в крупных городах по-прежнему сохраняется. Как только система автоматизации склада "выжмет" из мест хранения по максимуму, тут же возникает возможность диверсифицировать бизнес использовать высвободившийся объем склада для оказания услуг ответственного хранения (куда интересней финансово, чем обычная аренда) другим предприятиям. Задействуется тот же персонал на той же территории, а вместо затрат - доход. В этом случае основные функции системы автоматизации склада дополняются так называемым биллингом для расчета оказанных услуг. Это означает, что практически каждая складская операция может быть системно тарифицирована, и это предоставляет возможность прозрачно и обоснованно оказывать на коммерческой основе услуги поклажедателям.



Заключение

Использование информационных систем делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры.

Подобная автоматизация позволяет:

- повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных;

- снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации.

- изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях;

- повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями и центральным аппаратом;

Автоматизация -- не самоцель, а целенаправленная перманентная деятельность по рационализации и оптимизации организационно-штатной структуры предприятия и его бизнес-процессов, информационная поддержка связанных с этим мероприятий.

Система автоматизации не должна навязывать свои правила выполнения работ. Она призвана обеспечивать поддержку принятой на предприятии и отвечающей его нуждам технологии.

Автоматизация дает значительно больший эффект при комплексном подходе. Частичная автоматизация отдельных рабочих мест или функций способна решить лишь очередную "горящую" проблему.

Однако при этом возникают и отрицательные эффекты:

- не снижаются, а порой даже увеличиваются трудоемкость и затраты на содержание персонала;

- не устраняется несогласованность работы подразделений.



Список литературы

1. http://quality.eup.ru/DOCUM3/osp.ht

2. http://www.hr-portal.ru/pages/poloj/popeo.php

3. http://www.apteka.ua/online/18603/

4. http://www.axelot.ru/publ/

5. http://www.ant-tech.ru/company/pc/press/detail.php?ID=380

6. http://www.axelot.ru/publ/anticrisis/

7. http://ru.wikipedia.org/wiki/WMS_%D0%91%D0%A3%D0%A5%D1%82%D0%B0

Размещено на Allbest.ru