Создание стандартного заказа в системе SAP

Размещено на http://www.allbest.ru

Содержание

1. Возможности использования

2. Создание заказа на поставку

2.1 Обработка заказов на поставку

2.2 Выбор источника поставки

3.Обработка и структура производственного заказа

3.1 Обработка поступления материала

4. Создание стандартного заказа

Список используемой литературы

1. Возможности использования

Заказ на поставку может использоваться для различных процессов заготовки. Материалы можно заготавливать для непосредственного расхода или для складирования. Вы можете также заготавливать работы/услуги. Кроме этого доступны специальные виды заготовки, такие, как "обработка давальческого материала", "поставка третьему лицу" (включающая в себя трехсторонние операции и прямые поставки) и "консигнация".

Для покрытия потребностей можно применять заказы на поставку с использованием внешних источников поставки (т.е. поставщик предоставляет материал или выполняет работы/услуги). Заказы на поставку можно также использовать для заготовки материала у внутренних источников поставки (т.е. один завод заказывает материал у другого завода внутри одной и той же компании). Такие операции ведут к перемещению запасов на большие расстояния. Все операции, выполняемые во время обработки заказов на поставку (такие, как поступление материала или счета), регистрируются (записываются в журналы), что позволяет контролировать весь процесс заготовки.

Заказы на поставку могут использоваться для однократных операций заготовки. Если, например, необходимо заказать материал у поставщика только один раз, то нужно создать заказ на поставку. Если же предполагается установить с этим поставщиком долгосрочные отношения, то целесообразно заключить так называемый долгосрочный договор, который предоставляет более благоприятные условия для закупок.

В рамках оптимизированных закупок объем заказа на поставку во время обработки может быть округлен, чтобы использовать выгодные условия или более оптимально использовать имеющиеся транспортные мощности.

В связи с тем, что стоимость заготавливаемых материалов или работ/услуг не всегда оправдывает те усилия, которые затрачиваются на отслеживание отдельных операций закупки, можно создать заказ на поставку с длительным, заранее определенным сроком действия и лимитом стоимости. (Потребность в этом может возникнуть, например, при заготовке канцелярских товаров.) По существу такой заказ на поставку очень близок к понятию "контракт".

Иными словами, нет необходимости специфицировать отдельные материалы или затрачивать какие-либо усилия и время на обработку операций, связанных с поступлением материалов. Применение автоматической обработки для операций закупки также позволяет до минимума сократить объем работ, связанный с контролем счетов.

2. Создание заказа на поставку

Для создания заказа на поставку в системе имеются следующие процедуры:

? поставщик известен

Используйте эту процедуру в том случае, если известен поставщик, который должен получить заказ;

? поставщик неизвестен

Используйте эту процедуру в том случае, если необходимо чтобы в системе осуществлялся автоматический выбор и предложение возможных поставщиков. Эти предложения осуществляются на основании источников поставки, которые уже были определены в системе. (Примечание: термин "источник" охватывает долгосрочные договоры, инфозаписи и книги источников поставок.);

? из присвоенных заявок

Используйте эту процедуру для просмотра списка заявок соответствующей группы закупок, которые уже были присвоены поставщику (т.е. тех заявок, в которых в качестве источника поставки указан поставщик, долгосрочный договор или инфозапись закупки). Заказы на поставку могут создаваться из таких заявок автоматически;

? перемещение запаса

Выберите эту процедуру, если необходимо заказать материал не у поставщика, а у одного из заводов, входящих в состав компании;

? управляемый поставщиком запас

Используйте эту процедуру, если необходимо создать заказ на поставку из подтверждения, переданного поставщиком посредством EDI (электронного обмена данными).

2.1 Обработка заказов на поставку

Использование: Как закупщик, Вы можете создавать и обрабатывать заказы на поставку в SAP Enterprise Buyer. Заказ на поставку используется либо для локальной заготовки, либо в расширенном классическом сценарии. Можно дополнить информацией неполные потребности и изменить уже заказанные полные документы. После этого их можно повторно отправить поставщикам.

Если приложение Выбор источника поставки не было активировано, в рабочий список поступает каждый неполный заказ на поставку из утвержденной корзины покупок, относящейся к сотруднику, за которого несет ответственность группа закупок. Например, заказ на поставку является неполным при отсутствии введенного поставщика.

Интеграция:

В SAP Enterprise Buyer локальные заказы на поставку создаются следующими способами:

· Из позиций корзины покупок;

Если они неполные, результатом являются отдельные заказы на поставку. При использовании Business Add-In можно объединить неполные позиции в одном заказе на поставку.

Для получения дополнительной информации см. руководство по внедрению (IMG) Управления отношениями с поставщиками: SRM-сервер ® Business add-in (BAdIs) ® Определение критериев группировки для локальных заказов на поставку.

· С использованием конкурсов;

· С использованием потребностей внешних систем, например, систем планирования;

· С использованием создания вручную в заказе на поставку.

При активации в пользовательской настройке расширенного классического сценария в системе создается дополнительный бэкэнд-заказ на поставку путем копирования заказа на поставку Enterprise Buyer в бэкэнд-системе. При поступлении материала предоставление услуг и счет-фактура вводятся со ссылкой на этот заказ на поставку.

2.2 Выбор источника поставки

По умолчанию в системе SAP Enterprise Buyer не выполняется перенос позиций транспортной заявки в приложение закупщика Выбор источника поставки. Активация приложения Выбор источника поставки для категорий продуктов в SAP Enterprise Buyer не приводит к немедленному созданию локальных заказов на поставку из позиций корзины покупок. С помощью функций приложения закупщика выбор источника поставки можно обработать позиции других корзин покупок и объединить их в контракте на закупку, заказах на поставку или конкурсах.

Данные в бэкэнд-системе:

При создании заказа на поставку в SAP Enterprise Buyer в бэкэнд-системе FI устанавливается соответствующее облиго (с использованием IDoc BBPCO01). Исключением являются заказы на поставку основного материала.

Проводка счета-фактуры для заказа на поставку в SAP Enterprise Buyer имеет следующие последствия в бэкэнд-системе:

· создание бухгалтерского документа в финансах;

· сокращение облиго в компоненте Контроллинг (при активированном Управлении облиго).

Для изменения данных, переносимых в бэкэнд логистики, можно использовать Business Add-In SRM-сервера.

Данные в системе Enterprise Buyer

SAP Enterprise Buyer получает данные из ответа на заказ на поставку в заказ на поставку.

Предпосылки:

Установка требуемых для бизнес-сценария параметров настройки согласно руководству по конфигурации для сценария Заготовка по плану. Для получения дополнительной информации см. руководство по конфигурации бизнес-сценариев на SAP Service Marketplace по адресу <service.sap.com/ibc-srm>.

Требуется активировать расширенный классический сценарий, если по умолчанию необходимо создать заказы на поставку из всех локальных заказов на поставку.

Функциональные возможности: Описанные здесь функции относятся только к заказам на поставку. Список общих функций mySAP SRM находится в документации введение в SRM-сервер.

Рабочий список: С помощью столбца Ответ на заказ на поставку можно на уровне заголовка просмотреть номер ответа на заказ на поставку. Для получения подробной информации по ответу на заказ на поставку см. подробные данные позиции на закладке Ответ на заказ на поставку.

Создание вручную:

Имеется возможность создания заказов на поставку вручную без ссылки на предыдущий документ (например, корзину покупок). Здесь с заказом на поставку переносятся подробные данные, например, организационные данные закупщика из атрибутов пользователя.

Заказ (перенос документов поставщикам)

Можно перемещать только полные заказы на поставку.

· Для выдачи полных заказов на поставку, не находящихся в рабочем списке, запускается приложение Размещение заказа на поставку. Для получения дополнительной информации.

· Для выдачи текущего документа имеются следующие опции:

Выберите Заказать.

В системе создается операция вывода, содержащая все релевантные данные заказа на поставку. На закладке Вывод можно выполнить операцию вывода с помощью Журнала . В обзоре выходного документа можно контролировать статус и запустить вывод операций.

Заказ на поставку отправляется поставщику с использованием коммуникационных данных, указанных в основной записи поставщика (или данных, измененных на экране вывода).На закладке Вывод выберите Заказать и вывести немедленно.

В системе создается операция вывода (при необходимости после шага утверждения), выполняется ее автоматическая обработка, и заказ на поставку переносится поставщику.

3. Обработка и структура производственного заказа

Рисунок 1: Обработка производственного заказа

Производственный заказ проходит через множество отдельных операций. Многие из этих операций могут выполняться автоматически или в фоновом режиме, что позволяет минимизировать обработку заказов вручную.

Параметры пользовательской настройки позволяют успешно выполнять каждый шаг при обработке заказа.

(1) Эти функции могут быть автоматизированы с помощью пользовательской настройки.

(2) Эти функции могут выполняться в фоновом режиме.

Определение незавершенного производства, вычисление отклонений и расчет являются в целом периодическими операциями учета по носителям затрат (СОС) и обычно выполняются в фоновом режиме.

В производственном процессе и для поступления материалов можно использовать инструменты управления качеством (QM).

Для выгрузки заказов и загрузки сообщений процессов доступны различные интерфейсы интеграции процессов.



Рисунок 2: Элементы производственного заказа

Производственный заказ в SAP ERP имеет отображаемую структуру заказа.

Помимо основной последовательности операций могут существовать другие (параллельные или альтернативные) последовательности.

Существует возможность выбора из нескольких альтернативных последовательностей.

Основная последовательность должна содержать по крайней мере одну операцию. При необходимости требуемая операция создается системой автоматически.

Можно определить необходимость присвоения операции компонентов материалов, вспомогательных производственных средств или моментов события. В пределах операции могут существовать подоперации.

На уровне операции определяются затраты, вводимые на уровне заголовка заказа. Для заказов создается также правило расчета.

Рисунок 3: Функции деблокирования заказа

Деблокирование заказа является основой для дальнейшей обработки производственного заказа (печати документов заказа, отпуска материалов и т.д.). Управление производственными заказами осуществляется с использованием статусов.

При деблокировании заказа устанавливается соответствующий статус.

Автоматически может быть выполнена проверка доступности.

Возможно деблокирование отдельных операций, целых заказов или нескольких заказов одновременно.

Производственный заказ: проводка отпуска материала

Следующим этапом обработки производственного заказа является проводка отпуска материала для необходимых компонентов:

Рисунок 5: Производственный заказ: проводка отпуска материала

При проводке отпуска материала для компонентов производственного заказа выполняются следующие функции:

1) Обновление полей запаса и расхода для соответствующего склада

2) Сокращение резервирований (для запланированного отпуска материала) Для незапланированного отпуска материалов обновляются только затраты

3) Определение фактических затрат (оценка) и обновление заказа

В пользовательской настройке для определения оценки расхода материала используется вариант оценки для завода или для балансовой единицы

4) Создание документов материалов и бухгалтерских документов

(документов учета и отчетности и контроллинга)

* Документ материала описывает движение материала с точки зрения управления материальными потоками (склада)

* Бухгалтерский документ описывает движение материала с точки зрения финансов. Бухгалтерский документ всегда относится к балансовой единице. Для движения материала может существовать один, несколько или ни одного бухгалтерского документа.

* Контроллинговый документ отражает фактические затраты, проведенные для производственного заказа

* Можно переходить от просмотра документа материала к просмотру других документов

* Можно напечатать документ отпуска материала

Управление проводкой отпуска материала осуществляется с использованием вида движения (261), который указывается в качестве ссылки при каждой проводке.

Это может осуществляться вручную или автоматически.

Подтверждения производственных заказов

Следующим этапом является подтверждение заказа, используемое для перерасчета внутренних операций:

Рисунок 6: Подтверждение заказа: цепочка процессов

Подтверждения являются важной основой для ввода внутренних операций, выполняемых для заказа, для проверки динамики выполнения и для последующего планирования мощностей.

Поэтому точные подтверждения в реальном времени особенно важны.

Подтверждение инициирует выполнение различных дополнительных функций.

Подтверждения из систем сбора производственных данных (СПД) могут осуществляться с помощью интерфейса PP-PDC.

Рисунок 7: Результаты подтверждения

После подтверждения заказа выполняются последующие функции. В производственный заказ записываются подтвержденное количество, статус ПДТВ (полностью подтверждено) и фактические затраты.

При подтверждении операции на основе количества, присвоенного компонентам материала, проводится автоматический отпуск материала (отпуск материала задним числом). Эти компоненты материала должны быть подготовлены к проводке отпуска материала задним числом и предназначены для использования на рабочем месте.

При подтверждении последней операции, требующей подтверждения (или для операции, где эта проводка определена как управляющий ключ), выполняется проводка автоматического поступления материала.

В зависимости от запроса проводка поступления материала для произведенных материалов может либо присоединяться к подтверждению заказа, либо выполняться отдельно.

Сокращение мощности выполняется пропорционально количеству или операциям.

При подтверждении объема брака или дополнительных работ автоматически может быть создано сообщение по качеству (начиная с ЕСС 6.0, пакета расширения 3).

3.1 Обработка поступления материала

Рисунок 8: Производственный заказ: проводка поступления материала

Проводка поступления материала (ПМ) представляет собой поступление в запас продукта, изготовленного с использованием производственного заказа. При проводке поступления материала выполняются следующие функции:

1) Создание документов материала, бухгалтерских документов и контроллинговых документов. Документ материала описывает движение материала с точки зрения управления материальными потоками (склада);

* Бухгалтерский документ описывает движение материала с точки зрения финансов;

* Контроллинговые документы используются для различных целей при анализе затрат;

* Можно переходить от просмотра документа материала к просмотру других документов;

* Можно напечатать документ поступления материала;

2) Обновление поставленного количества в заказе Оценка поступления;

3) Кредитование заказа;

4) Обновление заводских работ. Управление проводкой поступления материала осуществляется с использованием вида движения (101), который указывается в качестве ссылки при каждой проводке. Это может осуществляться вручную или автоматически.

4. Создание стандартного заказа

В этом случае фактический процесс продаж начинается со (стандартного) заказа клиента. Опять же используйте данные, введенные для этого учебного примера. Один из ваших клиентов заказывает горные велосипеды по телефону. Выполните следующие задачи, связанные с заказом клиента: Введите в систему стандартный заказ, используя данные из таблицы. заказ поставка материал производственный

Вид заказа (Order Туре)	ТА
Заказчик (Sold-To-Party)	ZD-A-10
Номер заказа на поставку (Purchase Order Number)	Любой
Требуемая дата поставки (Requested Delivery Date)	2 недели с сегодняшнего дня
Материал (Material)	ZM-BIKE-10
Объем заказа (Order Quantity)	1 ШТ
Инкотермс (Incoterms)	с завода
Условия платежа (Terms of Payment)	Наличные без скидки



Список используемой литературы

1. SAP HCM. Вид сбоку; Под ред.Виталий Поцелуев, 2008.-134 с.

2. Учет и Отчетность в SAP ERP. Конфигурация и проектирование; Под ред. Наэм Ариф и Шейх Мухаммед Таусееф, 2010.-70 с.

3. Автоматизация процессов в SAP BusinessObjects Planning and Consolidation. Функциональные возможности; Под ред.Михаил Савкин, 2008.-56с.

4. Контроллинг затрат на продукт с помощью решений SAP; Под ред. Джон Джордан, 2012.-101с.

5. Управление организационными изменениями при внедрении SAP; Под ред. Люк Галоппен, Зигфрид Кемс, 2010.-76с.

Размещено на Allbest.ru