Автоматизація аналітичної роботи на підприємстві

Размещено на http://www.allbest.ru/

Організація аналітичної роботи на підприємстві включає:

розробку загальних засад і порядку проведення аналізу;

планування роботи в цілому, окремих її робіт та етапів;

матеріальне, науково-методичне та кадрове забезпечення;

загальне керівництво;

прийом виконаних аналітичних робіт, порядок їх оформлення;

контроль за реалізацією на практиці розроблених заходів із метою поліпшення діяльності підприємства.

Організаційні форми

В практиці організації аналітичної роботи розрізняють централізовану та децентралізовану форми. При централізованій формі організації вся робота з аналізу господарської діяльності концентрується у спеціальному структурному підрозділі в системі управління виробництвом відповідної назви. Децентралізована форма організації передбачає, що аналізом господарської діяльності займаються всі структурні підрозділи з питань, які входять до їх компетенції, виходячи з розмежування прав та обов'язків між ними, передбачених відповідними нормативними документами -- внутрішніми чи галузевими.Незалежно від організаційних форм методичне та методологічне керівництво, як правило, здійснюється головними спеціалістами-економістами. Необхідно розглянути переваги та недоліки цих організаційних форм та можливу сферу їх застосування.

Вищестоящі органи господарчого управління здійснюють аналіз на основі консолідованих звітних форм. Це зумовлює необхідність організації збору додаткової інформації та розрахунків, що потребує розробки спеціальних програм досліджень, додаткових затрат ресурсів. Статистичні, фінансові та кредитні органи здійснюють аналіз У межах офіційної звітності, що не завжди достатньо, а в окремих випадках необ'єктивно відображає дійсний стан справ у господарській діяльності, що, у свою чергу, є однією з причин уживання запобіжних заходів (страхування ризиків, застосування фіскальних інструментів впливу, жорсткі форми розрахунків), порушення довіри між суб'єктами господарських відносин.

Аналітична робота підприємства розпочинається з планування. Розрізняють загальний план аналітичної роботи на підприємстві та план (програму) конкретних аналітичних робіт. Загальний план роботи складається на рік із розбивкою за кварталами. У плані зазначаються розділи основної діяльності та об'єкти, що мають вивчатися, періодичність і терміни проведення робіт, відповідальні технічні виконавці, технічні засоби та джерела інформації, потрібні для здійснення аналізу.

У планах окремих робіт, які складаються відповідно до загального плану аналітичної роботи, передбачаються об'єкти етапи аналізу, терміни виконання й завдання робіт тощо.

Організація проведення окремих аналітичних робіт включають такі питання:

призначення керівника роботи; підбір кваліфікованих виконавців;складання плану роботи;

забезпечення необхідним інструктивним матеріалом, технічними та іншими засобами;

- контроль роботи та реалізація пропозицій аналітиків тощо. Аналітичні роботи можуть проводитися:

працівниками підприємства для потреб управлінської діяльності. Аналіз проводять економічні підрозділи підприємства, але до виконання аналітичних робіт залучаються також працівники технічних, технологічних, маркетингових та інших служб;

зовнішніми суб'єктами як для потреб управлінської діяльності підприємства (аудиторами, працівниками банків та наукових установ), так і для потреб органів галузевого і державного управління (відомчими ревізорами, податковими органами, органами контрольно-ревізійної служби) тощо.

Програмою аналізу може виступати розгорнутий та деталізований перелік питань, які передбачено вивчати, а також комплект таблиць, обов'язковий до опрацювання під час аналізу. Аналітичні табл. дають змогу визначити та оцінити ступінь відхилення фактичних даних, тобто результати роботи від заданих заздалегідь величин (кошторису, норми, плану тощо). В окремих випадках розробку та монтаж аналітичних таблиць доцільно здійснювати з урахуванням майбутнього використання їх не лише для аналітичної роботи, а й як ілюстративного матеріалу до висновків та пропозицій. Тому форма і зміст аналітичних таблиць мають відповідати вимогам повноти відображення, правильному групуванню показників та іншим вимогам до інформації.

Старанне складання програми аналізу забезпечує необхідну глибину і повноту проведення аналітичного дослідження. Визначаючи зміст аналітичної роботи і терміни її проведення, треба враховувати наявність готового матеріалу для аналізу, трудомісткість збору й опрацювання іншої інформації і, нарешті, час, який потрібний для виконання окремих етапів робіт.

Форми результативної аналітичної інформації формуються на заключному етапі аналітичного процесу. Залежно від мети і місця проведення аналізу результати оформлюють у різних носіях. Основні форми, за допомогою яких оформлюють результати аналітичної роботи, такі:

текстові описового характеру -- аналітичні записки, висновки, доповідні записки, звіти;

безтекстові -- таблиці, графіки, діаграми тощо.

Якщо аналіз здійснюється сторонніми організаціями або особами, то такий результат оформлюють у вигляді висновку.

Результати аналізу, який здійснюють підприємства, можуть оформлятися по-різному, що залежить від багатьох факторів: часу, обсягу тощо. За відносно короткий час -- день, зміну, декаду -- результати аналізу оформлюють у звітах-рапортах, аналітичних записках; за більш тривалий час -- у пояснювальній записці.

Результати аналізу роботи окремих служб -- постачання, маркетингу -- оформлюють за відносно тривалий час -- місяць, квартал. Основною формою узагальнення результатів аналізу є аналітична записка, де відображують характеристики стану ресурсів, причини порушень, а також вжиті щодо відповідних порушень (недоліків) заходи.

Аналітична записка містить: загальні дані про об'єкт, який аналізують; характеристику виконання програми доручень, плану, договору; характеристику відхилень, які було виявлено, та вплив окремих факторів на показники, висновки, пропозиції.

Розділ «Загальні дані» містить відомості про назву підприємства, його структурні підрозділи, основні види продукції, яку випускає підприємство, тощо. Якщо результати аналізу у майбутньому використовуватимуться за межами підприємства, то додають деякі дані про майбутній розвиток. Щоразу вказують на час, за який зроблено аналіз, які питання було розглянуто, основні результати.

У розділі, що характеризує виконання роботи, відображують дані про ступінь виконання, відхилення від завдань, темпи зростання і приросту за відповідний період порівняно з минулими періодами. Обов'язково аналізують фактори, які впливали на результати роботи, їх взаємозв'язок, взаємодію, причини відхилення. При цьому особливу увагу звертають на тенденції, що виникають у роботі підприємства або його структурного підрозділу.

Виклад у пояснювальній записці супроводжують таблицями, графіками та іншими ілюстраціями, які підтверджують текст. Крім того, додають розрахункові табл., що дають змогу зробити висновки і пропозиції. Особливу увагу в цьому розділі приділяють питанням формування показників, які є критеріями оцінки ефективної роботи підприємства або його підрозділу.

У заключній частині пояснювальної записки дають оцінку діяльності підприємства або його структурного підрозділу, вміщують висновки, пропозиції та заходи, спрямовані на усунення недоліків.

Аналітичний процес доцільно уявити у вигляді певної послідовності однорідних за змістом робіт, тобто виділити етапи аналізу, які дозволяють систематизувати та оптимізувати методику, зменшити трудомісткість аналітичних процедур і підвищити одержуваний ефект.

Специфіка діяльності підприємства взагалі та особливості об'єкту аналітичної оцінки, зокрема, призводять до розбіжностей у виділені окремих етапів аналізу. Однак, найчастіше зустрічається виділення трьох основних етапів проведення аналізу на підприємстві: підготовчий, основний та заключний.

Підготовчий етап включає в себе роботи організаційного характеру, що гарантують достатню глибину й оперативність аналізу. Реалізація підготовчого етапу відбувається за наступними напрямками:

1. Складання плану або програми аналізу, яка передбачає:

визначення мети й об'єктів аналізу. Об'єкти аналізу відбирають такі, вивчення яких дало б змогу отримати найповніші відповіді на поставлені запитання;

ознайомлення з матеріалами і результатами раніше проведеного аналізу за окресленою програмою чи відібраними об'єктами, яке дасть змогу не лише оцінити ефективність вже проведеної аналітичної роботи, а й врахувати при подальшому плануванні допущені раніше помилки і недоліки;

складання графіка проведення аналітичної роботи, який має передбачати конкретні терміни, оскільки чим оперативніший аналіз, тим ефективніше використовують його результати в управлінні господарською діяльністю;

перелік виконавців і розподіл обов'язків між ними. Кількість і кваліфікація виконавців залежить від програми аналізу і від термінів його проведення. Розподіл обов'язків між виконавцями потребує диференційного підходу. Значна частина аналітичних робіт має більш чи менш технічний характер (збір, систематизація, обробка даних), і тому її можна виконати за допомогою обчислювальної техніки і вручну без участі робітників високого рівня кваліфікації. Інша частина робіт -- безпосередній аналіз оброблених і згрупованих даних, інтерпретація отриманих результатів, розробка висновків і пропозицій -- потребують участі в них добре підготовлених фахівців;

визначення методики аналітичної оцінки, яка сприятиме досягненню сформованої мети.

2. Визначення необхідних джерел інформації та їх систематизація й узагальнення.

Другий -- основний етап роботи включає в себе:

збір і перевірку достовірності інформації, яка буде використовуватись під час аналізу;

систематизацію накопичених матеріалів;

обробку отриманих даних і заповнення аналітичних таблиць;

вивчення напрямків і причин відхилення фактичних показників від планових;

оцінку динаміки об'єкту аналізу;

визначення впливу факторів на зміну об'єкту аналізу;

виявлення резервів збільшення ефективності діяльності підприємства.

Достатня і достовірна інформація -- головна умова успішності аналітичної роботи, тому даний етап починається з підбирання, перевірки повноти і якості інформації, яку планується використовувати в аналізі. Обробка даних полягає у наступному:

зіставленні показників (за оцінкою, структурою, принципами побудови тощо);

статистична обробка (розрахунок середніх, відносних величин групування показників тощо);

проведення аналітичних розрахунків і формування таблиць.

Аналітичні розрахунки можна виконувати як окремо, так і в самих таблицях. Взагалі роль складених аналітичних таблиць буває різною. Вони можуть служити ілюстративним матеріалом для аналітичних записок, відображати результати проведеного аналізу.

Вивчення відображених у таблицях цифрових даних потрібно для оцінювання досягнутого рівня показників в порівнянні з планом, минулими періодами, середньогалузевими даними тощо. Для обробки і вивчення показників діяльності підприємств використовують весь арсенал технічних прийомів аналізу.

По закінченні основного етапу, на підставі проведеного аналізу дають оцінку ефективності роботи суб'єкта господарювання, узагальнюють досягнення і недоліки його діяльності (з визначенням причин відхилень від встановлених планових завдань), виявляють наявні резерви для максимально ефективного використання трудових, матеріальних і фінансових ресурсів.

Заключний етап полягає в узагальненні отриманих результатів та науковому обґрунтуванні управлінських рішень, які спрямовані на підвищення ефективності функціонування підприємства. На заключному етапі відбувається:

проведення підсумкової оцінки діяльності і узагальнення результатів аналізу;

формулювання висновків і пропозицій щодо прийняття належних управлінських рішень за результатами аналізу, відповідно до його цілей і завдань. Ці висновки та пропозиції оформлюються у вигляді пояснювальної записки до звіту;

розробка організаційно-технічних заходів щодо усунення недоліків, підвищення ефективності використання виявлених резервів (за виконанням заходів слід встановити дійовий контроль);

підготовка розпорядчих актів, призначення осіб, відповідальних за виконання прийнятих рішень.

Також необхідно звернути увагу на можливість повернення до підготовчого етапу в ході реалізації основного етапу. Це стає необхідним у разі виявлення раніше не врахованих факторів і деталей. Саме в цьому випадку може виникнути необхідність коректування завдань, інформаційного забезпечення і методики проведення аналізу, тобто організаційних аспектів аналітичного процесу.

1. Підготовчий

1.1. Складання плану або програми аналізу

1.2. Визначення необхідних джерел інформації та їх систематизація й узагальнення

2. Основний

2 .1. Збір, перевірка, систематизація та обробка інформації

2.2. Оцінка виконання плану і динаміки об'єкту аналізу

2.3. Визначення впливу факторів на об'єкт аналізу та виявлення резервів збільшення ефективності діяльності підприємства

3. Заключні

3.1. Узагальнення та систематизація результатів аналізу

3.2. Оформлення та надання висновків та пропозицій

У процесі аналітичної роботи окремі складові названих етапів можуть повторюватися. Така ситуація стає можливою, наприклад, тоді, коли на якомусь із етапів дослідження виникає необхідність розширити факторне поле аналізу, що потребує нової допоміжної роботи. Зрозуміло, що межі етапів мають певною мірою умовний характер і є дуже рухливими: за рахунок інтенсифікації робіт на одному з етапів відбувається скорочення на якомусь іншому. Отже, головним завданням такої поетапної регламентації економічного аналізу є забезпечення дійового поточного контролю за дотриманням якості аналітичної роботи і термінів її виконання.

5. В останні десятиріччя інформація стала важливим ресурсом в господарській діяльності. Використання мікропроцесорної технології, електронно-обчислювальних машин і персональних комп'ютерів зумовило принципове перетворення відносин і технологічних основ діяльності у сфері економіки. Процес інформатизації розвивається як єдність трьох взаємозв'язаних процесів -- комп'ютеризації, вдосконалення технологій збору, накопичення і використання інформації та інтелектуалізації. Впровадження комп'ютерної техніки, вдосконалення інформаційно-комунікаційних технологій, розвиток людського капіталу стають одними з найважливіших завдань управління.

Збільшення швидкості економічних процесів, що веде до дефіциту часу при ухваленні рішень, посилювання конкуренції, нерівномірність розподілу інформації та інші чинники роблять необхідним інформаційний супровід діяльності компаній, інформаційне програмування очікувань і поведінки економічних агентів, формування у них певних цільових установок.

Розвиток комп'ютерної техніки, інформаційно-комунікаційних технологій, створення і розповсюдження глобальної мережі Інтернет відкривають небачені раніше можливості для використання інформації. У той же час проблемами в розвитку інформаційної економіки в даний час є відсутність адекватних систем оцінки інформації та труднощі, обумовлені суперечливим поєднанням в інформації характеристик суспільного і приватного блага.

У функціонуванні інформації як економічного ресурсу особливе значення мають технічні і технологічні аспекти її використання і обігу в економіці. Саме розвиток інформаційно-комунікаційних технологій (ІКТ) і комп'ютерної техніки відкрили нові можливості цілеспрямованого використання інформації і знань в економіці, виявили резерви прогресивного розвитку. Розвиток технологій збору, обробки, накопичення і розповсюдження інформації, організації процесу комунікацій послужили стимулом до появи і розповсюдження нових форм організації бізнесу в цілому і окремих бізнес-процесів.

Сучасні комп 'ютерні технології дають можливість здійснювати всебічну комп'ютеризацію рішення аналітичних задач та значно розширювати можливості економічного аналізу в системі управління підприємством. Без перебільшення можна сказати, що інформаційні аналітичні системи -- це могутній інструмент в руках аналітика.

Втім, таким інструментом інформаційні аналітичні системи можуть бути тільки за умови, якщо користувач досконало і професійно володіє знаннями у сфері економічної теорії і економіки конкретної галузі, в галузі фінансово-кредитних відносин, достатньо знайомий з системою господарського (бухгалтерського, управлінського, податкового) обліку і звітності, володіє прийомами і методами фінансово-економічного аналізу.

Оцінюючи ефективність використання інформаційних комп'ютерних технологій в аналітичній роботі, необхідно мати на увазі, що практично всі операції, які можна здійснювати за допомогою інформаційних аналітичних систем, можна зробити і без них, але час, який доводиться витрачати для виконання цих дій уручну традиційними методами (особливо якщо йдеться про багатовимірні аналітичні завдання), часто позбавляє їх сенсу.

Виходячи з цільового підходу, для кожного конкретного рівня управління визначається загальна мета, а потім -- локальні цілі (за принципом дерева цілей). Щоби побудувати працездатну систему вирішення аналітичних задач, треба врахувати особливості організаційної структури кожного господарського органу, а також закріплення відповідальності за підрозділами та окремими працівниками апарату управління.

Орієнтуючись на логіку рішення аналітичних задач, можливості використання інформаційних комп'ютеризованих систем в аналітичному процесі можна представити в такій послідовності:

постановка завдання і її формалізований опис;

накопичення інформації;

обробка інформації;

безпосередній аналіз;

узагальнення і наочне представлення результатів проведеного аналізу.

На першому з приведених етапів рішення аналітичної задачі необхідно спочатку чітко визначити і сформулювати суть завдання; мету, яку потрібно досягнути в системі управління ресурсами підприємства; оцінити реальність отримання достовірних величин, можливі напрями використання отриманих результатів. Далі необхідно описати постановку завдання у формалізованому вигляді, що дає можливість визначитися з вибором інформаційної бази, початкових даних для аналізу і полегшує підходи до алгоритмізації і програмування завдань.

Формалізований опис задач аналізу базується на єдиних принципах побудови умовних позначень показників. Він полегшує наступну алгоритмізацію і програмування для ПЕОМ; чітко визначає дійсну потребу у вихідних даних для аналізу; усуває дублювання аналітичних задач, полегшує групування їх у блоки для одночасної обробки. Аналітична задача у формалізованому вигляді є об'єктом економіко-математичного моделювання. Постановка задачі та її формалізований опис дають змогу визначитися з вибором інформаційної бази, вихідних даних для аналізу.

Для проведення фінансово-економічного аналізу фахівець повинен володіти інформацією про усі сторони діяльності підприємства. Ідеться мова про необхідність створення бази даних для аналізу, накопичення вхідної та аналітичної інформації.

Виходячи з принципів структурної типізації, аналітичний процес доцільно розглядати як систему функціональних комплексів, блоків і окремих задач, які підлягають розв'язанню з використанням ЕОМ. Розміщення їх у вигляді структурної функціональної матриці дає змогу виділити склад інформаційних блоків, які передбачають розробку спеціальних баз даних для реалізації функцій управління підприємством -- табл. 1. Склад блоків аналітичних задач у стовпцях матриці формує управлінський комплекс задач.

аналітичний управління автоматизація

Таблиця 1

Склад інформаційних блоків економічного аналізу щодо реалізації аналітичної функції управління підприємством

Інформаційні блоки економічного аналізу Функціональний комплекс задач	Блок задач оперативного аналізу	Блок задач поточного аналізу	Блок задач перспективного аналізу
Аналіз організації та техніки виробництва	-	+	+
Аналіз виробничих ресурсів	+	+	+
Параметризація господарської діяльності	-	+	+

Після цього слід провести актуалізацію задач, розв'язання яких може бути забезпечене в даний момент, виходячи з наявних трудових ресурсів, у найближчій і більш віддаленій перспективі з урахуванням передбачуваного збільшення і кращого використання ресурсів. Потреби керівників в аналітичній інформації можуть бути кількох видів: суб'єктивні, об'єктивні, фактично задоволені та нормативні.

Провівши актуалізацію, встановлюють черговість розв'язання задач. В основу проектування черговості слід покласти вартісну оцінку цінності інформації, яка визначається при багаток-ритеріальній оптимізації якості аналітичної інформації.

Системний підхід до аналізу господарської діяльності підприємства передбачає і відповідну технологію аналізу, яка повинна розглядатись у загальному ланцюгу технології управління. Це, по-перше, сприятиме чіткій (цільовій) спрямованості аналізу, яка в кінцевому підсумку оцінюється ступенем досягнення мети управління і пошуку резервів підвищення ефективності виробництва. По-друге, дасть змогу забезпечити вибір ефективних засобів реалізації технології розв'язання аналітичних задач залежно від рівнів управління, функціонуючих систем автоматизації аналітичного забезпечення, рівнів складності методів аналізу та управлінських рішень.

Розв'язуючи будь-яку задачу, можна виділити її складові елементи, реалізація яких передбачає певну сукупність показників, методів аналізу і чіткий алгоритм їх застосування. Ці елементи ще називають модулями аналітичної задачі, або під процесами технології аналітичного процесу.

На основі поелементної побудови розв'язання аналітичних задач можна досягти найбільшої оптимізації технології аналізу на різних рівнях управління, максимально уніфікувати аналітичний процес, забезпечити його глибоку стандартизацію, автоматизувати всі його етапи.

Тому слід виділити чотири рівні організації технології розв'язання аналітичних задач:

комплекси аналітичних задач;

блоки аналітичних задач;

окремі аналітичні задачі;

елементи (модулі) аналітичних задач.

Такий підхід особливо важливий при автоматизації аналітичного процесу, вибору й обґрунтуванні систем його забезпечення.

Найпрогресивнішою в сучасних умовах є організація технології аналітичного процесу з використанням ЕОМ. Для цього проектується підсистема комплексного економічного аналізу в АСУП (ПКЕА) з розміщенням задач аналізу в системі АРМ керівників і спеціалістів.

В умовах АРМ усі етапи організації аналізу становлять єдиний технологічний процес управління, що забезпечує підвищення оперативності і дієвості системи управління підприємством.

Використовуючи принцип проектування аналітичних модулів для розв'язання різних типів задач, при впровадженні АРМ розробляють системи програмної технології, які базуються на типових алгоритмах аналітичних розрахунків.

Розподіляючи задачі аналізу в системі АРМ, необхідно забезпечити таку інтеграцію, за якої АРМ існувало б як автономна система і водночас було б частиною єдиної ПКЕА підприємства.

Формування, збір, введення і коректування інформації з аналітичної проблеми.

Об'єктивною умовою створення автоматизованої ПКЕА є сукупність доцільно спроектованих і надійних забезпечувальних систем.

Найскладнішою проблемою автоматизації економічного аналізу є проектування дієвого інформаційного забезпечення, яке являє собою сукупність єдиної системи класифікації та кодування інформації, уніфікованих форм документації і використовуваних масивів інформації; досягнення сумісності інформаційного забезпечення різних АСУ і АРМ.

Інформаційно-пошукові засоби забезпечують аналітичні задачі документами, які містять потрібну інформацію та сприяють формуванню запитів до баз даних і відображенню результатів їх виконання. Кожна подія (явище) спочатку фіксується у відповідних документах, а потім стає об'єктом зберігання чи пошуку в інформаційно-пошукових системах (ІПС).

Забезпечувальні й допоміжні інструментальні засоби сприяють підготовці додаткової інформації, створенню комфортних умов для роботи аналітиків. Комунікаційні засоби впливають на ефективність використання інструментальних засобів. Оскільки економічний аналіз базується на збиранні, систематизації та обробці даних, що надходять із різних інформаційних джерел, виникає необхідність у використанні мереж даних (локальних, регіональних, глобальних) для отримування й відправлення інформаційних матеріалів. Комунікаційні засоби забезпечують користувачу доступ до персональної бази даних, яка створюється і ведеться безпосередньо користувачем; баз даних інших локальних користувачів; інтегрованої бази даних підприємства; альтернативних баз даних, зовнішніх щодо даного підприємства і таких, що існують незалежно від нього.

Розробка елементів внутрімашинного і позамашинного забезпечення ПКЕА, здійснюється на основі впорядкованої і формалізованої відповідним чином інформації, яка становить інформаційну базу АСУ. Функціонування ПКЕА характеризується необхідністю обробки великих обсягів інформації нормативного, довідкового, облікового, звітного характеру. Якщо при ручній обробці даних використовують документальні джерела інформації, то в умовах автоматизації аналізу більш раціональним є отримання інформації з інформаційного фонду АСУ. Впровадження АРМ на базі персональних комп'ютерів дає змогу формувати єдину систему організації та введення інформації з моменту її збору до видачі готових аналітичних результатів.

Зараз найпрогресивнішим є забезпечення економічного аналізу на основі автоматизованого банку даних (АБД). Функціонування ПКЕА передбачає використання загально-системної бази даних. При цьому введення необхідної для аналізу інформації з документів практично відсутнє.

Виділяють декілька концепцій проектування бази даних (БД):

нормативно-довідкової інформації; для основних виробничих цехів підприємства; у вигляді комплексних інформаційних потоків; нормативно-довідкової інформації, перспективного, поточного та оперативного управління.

Формування баз даних для аналітичних розрахунків -- це дуже складний процес. Раціональне групування та обробку первинної інформації на великих підприємствах, як правило, покладають на професіонала-програміста. Користувач визначає, яка конкретна інформація і з якої БД має бути використана, як її згрупувати; яку результатну інформацію, в якому вигляді і за яким алгоритмом треба одержати.

Збирання, реєстрація зовнішньої інформації та формування бази даних відбуваються за такими напрямками:

збирання даних у вигляді паперових документів і формування їх в електронній формі;

збирання даних (текстових або структурованих) на машинних носіях, які розповсюджуються спеціальними інформаційними службами. Вони перезаписуються в базу даних підприємства і підтримуються в актуальному стані;

- використання комп'ютерних мереж, баз і банків даних спеціального призначення (СВІТ, RELCOM Ukraine, Internet) для автоматизованого формування в базі даних підприємства зовнішньої статистичної та комерційної інформації, результатів аналітичних досліджень.

Сформована на різних рівнях внутрішня інформація може накопичуватися в центральній (інтегрованій) базі даних на файл-сервері або зберігатися в базах даних відповідних АРМ спеціалістів (розподілені БД). Дані використовуються багатьма спеціалістами для виконання функцій управління. Вони дають змогу всебічно проаналізувати виробничу, постачальницько-збутову та фінансову діяльність.

Управління інформаційними ресурсами передбачає одночасно управління програмним забезпеченням при сучасних технологіях та організації аналітичного процесу. Під програмним забезпеченням аналітичного процесу найчастіше розуміють сукупність математичного апарату алгоритмізації, вибору мови програмування, розробку програми, створення пакетів прикладних програм. Програмне забезпечення ПКЕА є сукупністю комплексів програм, розроблених згідно з принципами модульності та адаптивності, максимально орієнтованих на стандартні пакети прикладних програм, які забезпечують досить ефективну реалізацію всіх елементів технологічного процесу розв'язання задач в АСУП (АРМ).

Програмне забезпечення розв'язання аналітичних задач має свою специфіку, оскільки:

аналітичні задачі передбачають комплексний характер дослідження процесу, а отже, високу концентрацію аналітик-них процедур;

до розв'язання задач висуваються жорсткі часові вимоги (забезпечення максимальної оперативності надання результатів);

існують різноманітні форми надання та ступені синтезування результатної інформації залежно від рівня управління і запиту користувача;

висока значущість результатної інформації для прийняття управлінських рішень передбачає автоматизовану перевірку її достовірності;

необхідність обліку різноманітних нестандартних господарських ситуацій і перерв у розрахунках передбачає діалоговий режим роботи з ЕОМ.

Саме тому програми повинні бути багатоваріантними, гнучкими щодо внесення поправок і доповнень, мати високий рівень сегментації (модульності), розроблятись і реалізовуватись з мінімальними витратами ресурсів.

Можна виділити три напрями формування і розвитку комплексних аналітичних програм:

створення бібліотеки аналітичних програм;

розробка пакетів аналітичних програм;

розробка програмного забезпечення ПЕОМ. Програмне забезпечення ПЕОМ включає операційні системи,

системи програмування, систему текстових і діалогових даних.

Область обмежень, які впливають на оптимальний вибір технічного забезпечення аналітичного процесу, формують такі умови:

розвиток автоматизації за локальними і глобальними системами управління;

результати аналізу досліджуваних інформаційних потоків;

рівень програмного забезпечення.

Організаційне, правове та ергономічне забезпечення аналітичного процесу є загальним при виконання будь-яких функцій управління і менеджменту.

У сучасних умовах на багатьох підприємствах бухгалтерський облік ведеться з використанням комп'ютерних технологій, тому найефективнішою в аналітичних цілях є база бухгалтерського обліку і фінансової звітності. У інших економічних службах підприємства (відділах праці і заробітної платні) комп'ютеризовані інформаційні системи також використовуються для систематизації і аналізу інформації.

У даний час на українському ринку пропонується немало програмних продуктів, що об'єднуються умовним терміном «фінансово-аналітичні системи». Вони розрізняються як по спектру задіяних показників, так і по реалізованих в них підходах до рішення основних задач аналізу фінансово-господарської діяльності підприємств. Головним критерієм, що визначає відмінності окремих класів аналітичних програм, є інформаційна база, яка ними використовується.

Програми першого класу спираються на дані зовнішніх інформаційних джерел, переважно стандартної бухгалтерської і статистичної звітності. Сюди можна віднести програми фірм «Інек», «Альт», харківського відділення фірми «Аналізконсалт» і деякі інші. При розрахунку аналітичних показників в їх базу даних слід ввести показники фінансової звітності. Як правило, введення повинне здійснюватися уручну.

Виключенням в цьому плані є розробки фірми «Інек», які потенційно можуть імпортувати дані з зовнішніх джерел, наприклад з комп'ютеризованої системи бухгалтерського обліку. На жаль, бухгалтерські програми більшості розробників не підтримують експорту даних в стандарті, запропонованому вказаною фірмою.

Наступний клас програмного забезпечення економічного аналізу більш глибоко інтегрований з даними комп'ютеризованих систем інших контурів управління, і, перш за все, з бухгалтерськими.

До них відносяться розробки корпорації «Галактика», фірм «Інфософт», «Інтелект-Сервіс», «Фоліо» і деяких інших. Тут природною інформаційною базою аналізу є дані, що створюються при використанні інших модулів програмних комплексів вказаних фірм. Тим самим виключається зайва і досить трудомістка технологічна операція ручного введення базових даних; і створюються умови для вирішення всього спектру перерахованих вище аналітичних завдань.

Реалізовані в програмних системах цих фірм, функції підтримки аналізу фінансово-господарської діяльності підприємства, вельми різноманітні, причому кожна з розробок має як свої достоїнства, так і недоліки.

Крім класифікації програмного забезпечення за інформаційною базою, на підставі якої проводиться економічний аналіз, вони поділяються на наступні класи:

комплексні системи управління підприємствами; табличні процесори; пакети для рішення задач фундаментального аналізу; пакети для рішення задач технічного аналізу; статистичні і математичні пакети програм; системи штучного інтелекту (ШІ).

Слід зазначити, що такий розподіл досить умовний, тому що одні програмні засоби можуть сполучити в собі властивості і можливості одночасно декількох виділених класів, а інші можуть бути орієнтованими на рішення лише вузьких спеціалізованих задач.

Прикладами комплексних автоматизованих систем управління основною діяльністю підприємств є такі відомі у світі програмні продукти, як БААН (BAAN, СІЛА), R/3 фірми SAP (Німеччина), PLATINUM (СІЛА), SCALA (Швеція), MAN/MANX (СІЛА), Champion (США) і інші, а також ряд вітчизняних продуктів: «ОЛІМП» (Укрекспертиза, Україна), БОС (Айти, Україна), «ГАЛАКТИКА» (Галактика, Білорусія).

Програмне забезпечення подібних систем обов'язково включає спеціальні модулі або підсистеми, що забезпечують підтримку управління економікою підприємств. У розробці фірми БААН для цих цілей передбачена спеціальна підсистема «БААН -- Фінанси», у якій реалізовано дві основні функції фінансового управління: аналіз і планування. Тісна інтеграція з підсистемами обліку, матеріально-технічного постачання і збуту продукції на основі єдиної інформаційної бази забезпечує доступ до необхідних даних і документів як на рівні окремого підрозділу, так і на рівні всього підприємства.

Особливістю вітчизняної комплексної системи управління основною діяльністю підприємств «ОЛІМП» є орієнтація на використання програмних рішень фірми Microsoft: графічного середовища Windows 95/98/NT і популярних продуктів сімейства Microsoft Office.

Програмні засоби, призначені для автоматизації оцінки, підготовки техніко-економічних обґрунтувань (ТЕО) і розробки бізнес-планів інвестиційних проектів, представлені на вітчизняному ринку наступними продуктами: COMFAR (розробка міжнародної організації ЮНІДО ООН), Project Expert (PRO-INVEST Consulting), «Альт-Инвест» («Альт»), «Інвестор» («ИНЕК»).

Пакет «Інвестор» дозволяє здійснити оцінку привабливості інвестиційних проектів на основі порівняльного аналізу широкого кола факторів. Він може також використовуватися для поточного планування й аналізу фінансового стану підприємств. При цьому забезпечуються два рівні аналізу -- експрес-аналіз і розгорнутий аналіз. Можливо також проведення аналізу у відповідності зі стандартами GAAP.

Серед наступної групи продуктів для фундаментального аналізу фінансових ринків відзначимо вітчизняні розробки Audit Expert (PRO-INVEST Consulting), «Альт-Фінанси» («Альт»), «ОЛІМП: Фшексперт» (УКРЕКСПЕРТИЗА), «БЕСТ-Ф» (Інте-лект-Сервіс), «ЕДИП» («Центрінвестсофт»), АФСП (ИНЕК) і інші, котрі призначені для комплексного аналізу і діагностики фінансового стану підприємств.

Програмний комплекс Audit Expert являє собою інструментарій для аналізу фінансового стану і результатів господарської діяльності підприємства за даними стандартної бухгалтерської звітності, а також надає ряд додаткових можливостей залежно від версії продукту. Крім української, програма дозволяє аналізувати українську, білоруську, казахську і узбецьку звітності. Маються наступні версії: мікро, полегшена, стандартна і професійна.

У програмі «Альт-Фінанси» реалізовані найбільше розповсюджені методи фінансового аналізу: горизонтальний, вертикальний, факторний і метод коефіцієнтів, сполучення яких дозволяє одержати вичерпну картину фінансового стану об'єкта інвестування.

У програмі «ОЛІМП: Фінексперт», крім використання традиційних вітчизняних і закордонних методик аналізу, реалізовано багатофакторну модель корпорації Дюпон, застосовувану для розрахунку ключових фінансово-економічних показників підприємства. Програма дозволяє проводити порівняння фінансового стану різних підприємств і здійснювати їхнє ранжирування по величині спеціального інтегрального показника, а також забезпечує можливість статистичного прогнозування балансу і моделювання наслідків управлінських рішень.

Система «БЕСТ-Ф» призначена для проведення комплексного аналізу фінансової і комерційної діяльності підприємств. Крім традиційних показників фінансового і майнового стану, ця програма дозволяє аналізувати номенклатуру і динаміку продаж, прогнозувати стан запасів для наступного планування закупівель, порівнювати умови фірм-постачальників і вибирати найбільш вигідного партнера, досліджувати фактори, що впливають на прибуток, проводити структурний аналіз витрат обігу.

Прикладом спеціалізованих програм, орієнтованих на рішення конкретних задач фундаментального аналізу, є пакет оцінки фінансових ризиків RISK. Він реалізує основні стратегії управління різними ризиками (кредитними, інвестиційними, ліквідності) і дозволяє оперувати нечіткими і випадковими величинами.

Популярним представником пакетів для технічного аналізу фінансових ринків є програма MetaStock (Equis, СІЛА). У програмі передбачено можливість застосування практично усіх відомих індикаторів (близько 120) і методів, використовуваних у сучасному технічному аналізі. До найбільше цікавих із них варто віднести: індекс випадкових блукань, індикатор поляризованої фрактальної розмірності, можливість проведення спектрального аналізу тощо. Вхідні дані MetaStock може одержувати з текстових таблиць, файлів у форматах пакетів Word і EXCEL, а також безпосередньо у форматах фірм -- розповсюджувачів фінансової інформації. Одним із головних напрямків у розвитку сучасних програмних засобів технічного аналізу є реалізація можливості роботи в реальному часі.

Із програм статистичного аналізу на українському ринку найбільше поширення одержали закордонні розробки SPSS (SPSS Inc., СІЛА) і Statistica (StatSoft, СІНА), із програм математичного аналізу -- пакети MathCAD PLUS (Math Soft, СІНА), Mathematica (Wolfram Research Inc., CHIA), MathLab (MathWorks Inc., CHIA).

Рівень автоматизації обробки інформації на підприємстві може значно різнитися: усі розрахунки виконуються «вручну»; автоматизовано окремі види робіт (автономні АРМ спеціалістів); АРМ спеціалістів відділів об'єднано в локальні обчислювальні мережі (ЛОМ); існує автоматизована система управління підприємством (АСУП), яка об'єднує всі локальні мережі АРМ спеціалістів і утворює єдиний інформаційний простір; наявна корпоративна інформаційна система, яка об'єднує в єдиний інформаційний простір інформаційну систему головного підприємства та його філій, дочірніх підприємств, розміщених у різних регіонах країни та за кордоном.

Комп'ютери в мережі можна використовувати двома способами: або як файл-сервери, що надають для колективного користування абонентам мережі свій вінчестер, на якому розміщено базу даних, або як робочі станції, що не передбачають доступу до своїх даних інших абонентів. Робоча станція може не мати свого вінчестера чи пристрою для дискет, але може використовувати файли, розміщені на файлових серверах.

Для обробки даних у мережі використовують дві технології: клієнт-сервер і файл-сервер. Вони передбачають розміщення на сервері розподіленої бази, доступ до даних якої здійснюється з клієнтських машин.

За файл-серверної технології на сервері розміщують програмне забезпечення для підтримки роботи мережі та файли бази даних. На робочих станціях (комп'ютерах користувачів) зберігається все прикладне програмне забезпечення. Технологія клієнт-сервер передбачає розміщення прикладного програмного забезпечення на робочій станції та окремих його компонентів на сервері.

Розрізняють два типи розподілених систем, які використовують архітектуру клієнт-сервер:

Багато клієнтів/один сервер, коли вся база зберігається на одному сервері, а управління доступом до даних клієнтів обмежується управлінням процесами блокування та управління буферами клієнтів. Управління БД централізоване.

Багато клієнтів/багато серверів, коли база даних розміщується на кількох серверах, і для виконання запитів користувачів необхідна взаємодія серверів. Кожна машина користувача має свій сервер, і на нього направляються запити користувача (як і за роботи з централізованою базою). Взаємодія серверів під час виконання запиту є прозорою для користувача.

Архітектура клієнт-сервер є найпопулярнішою, і більшість сучасних СУБД орієнтовано саме на цю технологію розподіленої обробки даних.

Найбільш ефективною організаційною формою використання ПЕОМ є створення на їх базі автоматизованих робочих місць (АРМ) бухгалтерів, економістів, аналітиків та інших спеціалістів. АРМ аналітика -- це фахово-орієнтована мала обчислювальна система, призначена для автоматизації роботи з аналізу господарської діяльності підприємства.

Локальні обчислювальні мережі АРМ спеціалістів можуть формувати внутрішню інформацію на 3-х рівнях:

1-й рівень -- формуються фактичні дані про хід виробництва (АРМ у цехах і дільницях), про наявність і рух товарів, матеріально-технічних ресурсів на складах (АРМ комірника);

2-й рівень -- формування даних з планування та аналізу виробничих процесів (АРМ виробничого відділу); з планування асортименту товарів (АРМ у плановому відділі); формування даних про забезпечення матеріально-технічними ресурсами (АРМ у відділі матеріально-технічного постачання); про конструкторсько-технологічні параметри та характеристики товарів (АРМ відділу головного механіка, головного енергетика); а також збирання й агрегування інформації на АРМ бухгалтерів (облік продажу товарів і розрахунки за них, облік витрат на виробництво і собівартість товарів);

3-й рівень -- АРМ директора та інших керівників. Формується директивна інформація, яка відображає поточні й перспективні плани розвитку підприємства.

Локальна база даних спеціалістів аналітичної служби, крім різнобічної інформації, призначеної для розв'язування аналітичних задач, може включати й іншу інформацію. Перелік і зміст файлів БД визначається варіантами організації БД, кількістю АРМ спеціалістів на підприємстві, змістом і методами розв'язування задач, особливостями виробництва.

Локальна база даних може включати: бази даних, бази моделей, СУБД і системи управління базами моделей (СУБМ) з використанням СППР; бази знань і програмні засоби експертних систем; інформаційні сховища, тобто інтегровані, предметно орієнтовані бази даних, які тривалий час зберігаються (ІПС).

Автоматизоване розв'язування аналітичних задач здійснюється на базі комплексу програмних засобів (ПЗ). Базовими ПЗ для створення АРМ аналітика є табличні процесори, текстові процесори й текстові редактори, програмні засоби для автоматизації робіт зі створення баз даних, пошуку інформації для підготовки різноманітних документів (системи управління базами даних -- СУБД). Найпоширенішим програмним продуктом є програма електронних таблиць -- Excel, яка функціонує в середовищі операційної системи Windows.

Обмеження підприємств щодо наявності єдиної АСУ можна подолати за рахунок застосування спеціальних програмних засобів -- електронних таблиць. Табличні процесори, або електронні табл. (ET), мають давню історію застосування в сфері бізнесу. Розробки нового покоління, такі, як Excel (Microsoft Inc.), Quattro Pro (Corel Corp.), Lotus (Lotus Development Corp.), відрізняються якісно новими можливостями і рівнем функціональності, що дозволяють розглядати їх як могутні системи підтримки прийняття рішень (decision support system). Сьогодні найбільш популярною електронною табл. є табличний редактор Microsoft Excel, розрахований на роботу в операційній системі Windows ХР, Windows Vista. Електронна таблиця -- це інтерактивна програма, яка складається з набору рядків і стовпчиків, зображених на екрані в спеціальному вікні. Вміст комірок може складатися з тексту, числа або формули. Положення комірок можна змінювати, копіювати їх зміст (в тому числі і формули). Формування діаграм в табличному редакторі Microsoft Excel відбувається на основі інформації з групи комірок. Практика застосування цього табличного редактору досить широка: окрім проведення аналітичних розрахунків та систематизованого надання отриманих результатів (у вигляді таблиць чи діаграм) він може застосуватись і для формування первинної та зведеної облікової інформації. Таке подвійне застосування (при реалізації функції обліку та функції економічного аналізу) дозволяє застосовувати єдине інформаційне джерело, що, по-перше, суттєво скорочує витрати часу, та, по-друге, дозволяє уникати помилок при переносі інформації з однієї бази в іншу.

Графічні можливості технологічних систем, як і можливості роботи з текстами, дуже допомагають у роботі аналітика, але головними для нього є можливість швидко виконувати величезну кількість складних операцій із великим обсягом інформації, накопичувати її продовж довгого проміжку часу, знову використовувати в роботі і вибирати інформацію, необхідну саме в даний момент, для наукового обґрунтування результатів аналітичних розрахунків.

У даний час існують різні технології штучного інтелекту. В аналізі використовуються нейронні мережі (прогнозування, розпізнавання ситуацій, витяг знань), генетичні алгоритми (оптимізація інвестиційних портфелів), нечітку логіку (аналіз ризиків), експертні системи (планування, аналіз, аудит).

Нейронні мережі (НМ) набутили широкого застосування в тих областях економічного аналізу, де потрібне одержання оцінок і прогнозів, пов'язаних із обробкою великих обсягів інформації, і прийняття рішень у мінімально короткі інтервали часу (спекулятивні операції на фондових ринках, короткострокове прогнозування курсів, технічний аналіз тощо). До достоїнств HC відносяться: можливість моделювання і прогнозування нелінійних процесів, швидке навчання і адаптація до змін зовнішнього середовища. З усього спектра нейромережевих пакетів, призначених для рішення економічних задач і представлених на західному і вітчизняному ринках, найбільше популярними є програми Brain Maker Pro (California Scientific Software, США) і сімейство AI Trilogy фірми Ward Systems (СІЛА).

При вирішенні проблеми автоматизації праці аналітиків доцільно використовувати лінію продуктів одного виробника, найбільшою мірою задовольняючу вимогам і специфіці конкретного підприємства.

Схема розподілу обов'язків щодо виконання аналітичних робіт передбачається програмою (табл. 2). Це забезпечує чіткість і своєчасність виконання відповідних функцій ліквідує дублювання.

Розподіл завдань економічного аналізу відповідно до суб'єктів управління проводять разом з обліком специфіки роботи кожного функціонального відділу або служби.

Таблиця 2

Розподіл обов'язків між функціональними службами підприємства щодо виконання аналітичних робіт

Суб'єкти аналізу	Функції виконання
Конструкторський відділ	Аналізує виконання заходів щодо введення у виробництво нових видів продукції, використання нових видів сировини та матеріалів і підвищення технологічності та економічності виробів, поліпшення їх експлуатаційних властивостей, надійності та міцності
Відділ капітального будівництва	Оцінює все, що пов'язано з капітальними вкладеннями, тобто з будівництвом, технічним переоснащенням, модернізацією, розширенням діючих потужностей, аналізує екологічну ефективність капітальних вкладень, у тому числі витрат, пов'язаних з охороною навколишнього середовища, контролює повноту і вчасність введення в експлуатацію об'єктів
Виробничий відділ	Аналізує випуск продукції за обсягом та асортиментом, ритмічність роботи, підвищення якості продукції, брак і втрати, впровадження нової техніки й технологій, витрачання матеріальних ресурсів, тривалість технологічного циклу, загальний технічний та організаційний рівень виробництва, дотримання технологічної дисциплінни
Відділ технічного контролю	Визначає якість сировини та готової продукції, дотримання технологічної дисципліни, причини браку, аналізує рекламації щодо якості продукції, розробляє заходи щодо усунення недоліків продукції, яка випускається, і підвищення її якості
Відділ головного механіка	Вивчає стан експлуатації машин і обладнання, виконання графіків ремонту та модернізації обладнання, якість і собівартість ремонтів, повноту використання обладнання (за часом і потужністю) та виробничих потужностей
Відділ головного енергетика	Аналізує ефективність використання енергетичного обладнання спільно з технологічним відділом, проводить аналіз норм витрат енергетичних ресурсів
Технологічний відділ	Разом з відділом головного механіка вивчає виконання завдань щодо введення нової техніки, механізації та автоматизації технологічних процесів, аналізує заходи, спрямовані на зменшення матеріаломісткості виробів і підвищення їх якості (разом з відділами головного конструктора і технічного контролю)
Відділ постачання	Контролює своєчасність і якість матеріально-технічного забезпечення виробництва, стан збереження складських запасів, дотримання норм відпуску матеріалів, транспортно-заготівельних витрат тощо
Відділ маркетингу	Вивчає „портфель замовлень", виконання договірних зобов'язань, стан складських запасів і збереженість готової продукції
Відділ праці і заробітної плати	Аналізує забезпечення підприємства трудовими ресурсами за категоріями та професіями, рівень продуктивності праці, трудомісткість виробів та її зниження, стан нормування праці та якості чинних норм
Відділ бухгалтерського обліку і звітності (бухгалтерія)	Бухгалтерія не лише спрямовує аналітичну роботу на підприємстві та узагальнює її результати, а й здійснює оперативний аналіз витрат, контролює рівень собівартості товарної продукції й окремих виробів за даними аналітичного та синтетичного обліку, аналізує фінансовий стан підприємства, стан його розрахунків з окремими підприємствами й особами, величину й склад наявних на підприємстві запасів товарно-матеріальних цінностей тощо
Економічний відділ або відділ економічного аналізу	Здійснює складання плану аналітичної роботи та контроль за його виконанням, методичне забезпечення аналізу, організовує дослідження й узагальнює результати економічного аналізу діяльності підприємства та його структурних підрозділів, розробляє заходи за підсумками аналізу
Юридичний Відділ	Здійснює роботу з розгляду претензій, оцінює, які штрафи має платити підприємство через порушення контрактних зобов'язань

Размещено на Allbest.ru