Создание информационных систем

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

автоматизированный управление информация

Введение

1. Теоретические основы автоматизированной системы управления

1.1 Сущность информационных технологий и создание информационных систем

1.2 Информационная система финансов

1.3 Информационное обеспечение финансового менеджмента

2. Автоматизация финансовой деятельности и финансовыми расчетами

2.1 Общий механизм функционирования системы

2.2 Схема информационных потоков

2.3 Новые технологии и прибыль компании

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Одним из важных направлений совершенствования управления народным хозяйством является внедрение экономике математических моделей и технических средств в управленческий процесс. Ни одна система управления не может сегодня обойтись без применения электронных вычислительных машин и другой техники. Поэтому проводится автоматизация управленческой деятельности. Автоматизированное управление необходимо во всех звеньях народного хозяйства, в том числе и в финансово-экономических органах. Автоматизация управленческой деятельности не только улучшает работу финансового аппарата, но и является органическим элементом этой работы.

Автоматизация проводится в разных формах, в первую очередь создаются системы обработки управленческой информации. Более высоким уровнем являют автоматизированные системы, включающие не только обработку информации, но и системы формирования управленческих решений охватывающие все стороны деятельности финансово-экономических отделов.

Автоматизация обработки финансовой информации проводится как органическая часть интегрированной обработки управленческой информации в рамках автоматизированных систем управления предприятиями, объединениями, отраслями, регионами.

В современных условиях хозяйствования финансовым аспектам придается первостепенное значение, ибо ими определяются самоокупаемость и полный хозрасчет, конечные итоги деятельности предприятий и объединений отраслей и регионов и т. д. Автоматизированное решение задач управления финансами улучшает управленческий инструментарий производственно-хозяйственной деятельности, раскрывая картину финансового состояния предприятия, вскрывая резервы и направления улучшения финансового положения, оздоровления финансов.

Цель работы исследовать автоматизированную систему управления предприятия.

Объектом исследования данной работы является автоматизация финансовой деятельности предприятия. Предмет исследования автоматизированная система управления финансовой деятельностью и финансовыми расчетами предприятия.

Для достижения выше сформулированной цели работы были поставлены следующие задачи:

- раскрыть сущность информационных технологий и создание информационных систем;

- рассмотреть автоматизацию финансовой деятельности и финансовыми расчетами;

- раскрыть новые технологии и прибыль компании.

1. Теоретические основы автоматизированной системы управления

1.1 Сущность информационных технологий и создание информационных систем

В научно-технической литературе часто используются термины «система», «система управления», «автоматизированная система управления», «автоматизированные информационные системы».

Управление - важнейшая функция, без которой немыслима целенаправленная деятельность любой социально-экономической, организационно-производственной системы (предприятия, организации, территории).

Систему, реализующую функции управления, называют системой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми этой системой, являются прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.

Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений.

Таким образом, любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой.

Экономическая информационная система - это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

Информационная система является системой информационного обслуживания работников управленческих служб и выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.

Современный уровень информатизации общества предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных информационных системах экономических объектов.

Автоматизированная информационная система представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.

Применение автоматизированных информационных систем особо важно в управлении финансовым подразделением фирмы. Использование автоматизированных информационных систем позволяет:

- оптимизировать планы работы,

- быстро вырабатывать решения,

- четко маневрировать финансовыми ресурсами и т.д.

Основными факторами, определяющими результаты создания и функционирования автоматизированных информационных технологий и процессов информатизации, являются:

- активное участие человека в системе автоматизации обработки информации и принятия управленческих решений;

- интерпретация информационной деятельности как одного из видов бизнеса;

- наличие научно обоснованной программно-технологической платформы, реализуемой на экономическом объекте;

- создание и внедрение научных прикладных разработок в области информации в соответствии с требованиями пользователей;

- формирование условий организационно-функционального взаимодействия и его математическое, модельное, системное и программное обеспечение;

- постановка и решение конкретных практических задач в области управления с учетом заданных критериев эффективности.

Главной составной частью автоматизированной информационной системы является информационная технология.

Автоматизированная информационная технология - системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых информация предлагается клиентам.

1.2 Информационная система финансов

Для того чтобы поддерживать производство, маркетинг и другие виды деятельности, на фирме должно быть достаточно денег. Отсюда вытекает задача контроля финансовых ресурсов фирмы для обеспечения их эффективного использования.

Все или почти все менеджеры фирмы несут финансовую ответственность в рамках своих основных функций. По меньшей мере они обязаны соизмерять свои расходы с бюджетными ограничениями данного года. Однако финансовое состояние фирмы волнует не только ее работников. Многие частные лица и организации зорко наблюдают за финансовым положением фирмы, имея в этом свой собственный интерес. Это прежде всего держатели акций фирмы, финансовые организации, поставщики, конкуренты, правительственные чиновники и т. п. Информационная система финансов фирмы должна удовлетворить информационные потребности как менеджеров фирмы, так и ее окружения в отношении финансового состояния фирмы.

Информационная система финансов предназначена для обеспечения соответствующей финансовой информацией работников и заинтересованных лиц как в самой организации, так и за ее пределами. Информация при этом может быть представлена в виде периодических и специальных отчетов, результатов математического моделирования, электронной коммуникации и советов ЭС. Так же как и другие функциональные подсистемы информационная система организации, информационная система финансов включает в себя ряд входных и выходных подсистем. Среди входных подсистем имеется - бухгалтерская подсистема и подсистема внешней информации. Третья входная подсистема оригинальна. Ее целью является внутренний аудит (проверка) правильности обработки финансовых данных.

Три выходные подсистемы информационная система финансов созданы для управления потоками финансовых средств в организации. Подсистема прогнозирования создана для предвидения поведения фирмы совместно с ее окружением в долгосрочной перспективе. Подсистема управления финансами имеет целью достижение сбалансированности потоков средств, циркулирующих между фирмой и ее окружением. Подсистема контроля призвана контролировать эффективность использования менеджерами всех доступных им видов финансовых ресурсов. Выходные подсистемы информационной система финансов содержат различные типы программного обеспечения, трансформирующего данные, содержащиеся в базе данных, в информацию, обеспечивающую поддержку принимаемых решений.

Программное обеспечение информационной системы финансов более разнообразно, чем для других функциональных подсистем информационной системы организации. Реализуя в основном информационный и модельный вид поддержки, оно может включать в себя разнообразные стандартные пакеты (общие или специализированные по отраслевому принципу) прикладных программ, такие, как расчет зарплаты, управление дебиторскими счетами и запасами. Финансовые менеджеры широко используют электронные таблицы как программные средства повышения персональной производительности труда. Строки в этих таблицах используются для выражения таких финансовых показателей, как объем продаж, себестоимость, прибыль и др., а столбцы - для интерпретации временных периодов (годы, кварталы, месяцы).

Использование готовых программных продуктов даёт возможность даже небольшим фирмам эффективно использовать информационную систему финансов без значительных затрат на содержание компьютерных специалистов.

Ниже рассмотрим каждый из элементов структуры информационной системы финансов.

Входные подсистемы информационной системы финансов

Бухгалтерская информация и данные также используются в качестве входных при работе информационной системы финансов.

Бухгалтерский учет контролирует все события, происходящие в организации и имеющие экономическое содержание. Бухгалтерские данные могут анализироваться различными функциональными менеджерами в различных направлениях. Менеджер по маркетингу анализирует данные об объемах продаж. Менеджер по производству анализирует затраты производства при создании продукции в цехах. Финансовый менеджер анализирует движение дебиторских счетов. Поскольку бухгалтерские данные являются единственным общим входным компонентом всех функциональных информационных систем организации, можно сказать, что бухгалтерская информационная система является фундаментом их работы.

Подсистема внутреннего аудита. Обычно для проверки правильности финансовых расчетов фирмы обращаются к внешним аудиторам, специализирующимся в делах такого рода. Однако часто большие фирмы создают свои собственные подразделения внутреннего аудита. Поскольку задачей таких подразделений является своевременная оценка работы фирмы с финансовых позиций, включили их с состав входных подсистем информационных систем финансов.

В своей деятельности подразделения внутреннего аудита независимы от других подразделений фирмы и ответственны только перед ее руководством. Это способствует проведению независимой экспертизы финансовых решений, принимаемых на фирме. С другой стороны, работа внутреннего аудита никак не связывается с текущими результатами деятельности фирмы. Работая в режиме советников, работники внутреннего аудита предоставляют свои рекомендации руководству, которое решает, следует ли внедрять их в жизнь. В работе подразделений внутреннего аудита выделяют четыре вида деятельности: финансовый аудит, операционный аудит, проведение проверочных мероприятий и совершенствование внутренней системы контроля.

Финансовый аудит представляет собой обычную работу по проверке правильности финансовых расчетов, часто поручаемую внешним компаниям-аудиторам.

Операционный аудит не связан с проверкой правильности расчетов, а, скорее, касается рациональности (эффективности) производимых расчетов, процедур обработки данных и операций контроля.

Проведение проверочных мероприятий призвано обеспечить проверку исходных финансовых документов. Например, проверку наличия подставных лиц в ведомостях по выдаче заработной платы.

Совершенствование внутренней системы контроля. В процессе операционного аудита и проведения проверочных мероприятий работники службы внутреннего аудита изучают существующую систему контроля. В процессе нахождения ошибок ими вносятся предложения по совершенствованию существующей в рамках ИС финансов системы контроля финансовых расчетов.

Подсистема внешней информации. Подсистема внешней информации создана для нахождения дополнительных внешних финансовых источников, которые могут быть использованы для финансирования деятельности фирмы. Главными источниками информации при этом оказываются держатели акций фирмы и ее финансовое окружение (банки, поставщики, конкуренты, потребители). Как и аналогичные подсистемы внешней информации других функциональных информационных систем, подсистема внешней информации информационных систем финансов получает также информацию от правительственных организаций.

Информация от держателей акций. Для контактов с держателями акций на фирме обычно создается небольшое подразделение. В его функции входит создание и опубликование квартальных и годовых отчетов о дивидендной политике фирмы и изменении рыночных цен на ее акции. Кроме того, держатели акций могут обратиться к работникам данного подразделения с любыми вопросами и предложениями.

Информация от финансового окружения. Финансовое окружение фирмы оказывает существенное влияние на принятие ею финансовых решений. Чтобы своевременно отреагировать на любые изменения процентных ставок, показателей инфляции, курсов валют, финансового положения связанных с фирмой финансовых институтов, предприятий-поставщиков, компаний-конкурентов и т. п., создается система постоянного сбора необходимой информации, реализующая этот сбор всеми возможными способами.

Фирмы обычно используют для сбора необходимой внешней финансовой информации следующие три способа: неформальные методы, опубликованные данные и компьютерные базы данных.

Неформальные методы включают в себя имеющиеся средства коммуникации между управленцами фирмы и представителями ее финансового окружения (включая частные беседы за ленчем и доверительные телефонные разговоры). Использование средств автоматизации офиса (АО) может внести существенный вклад в повышение эффективности работы подсистемы внешней информации через неформальные методы.

Большое количество внешней финансовой информации может быть получено из опубликованных данных: газет, журналов, ценников, буклетов и другой рекламной информации. Здесь также может быть использовано такое средство автоматизации офиса, как видеотекст.

Большое количество финансовой информации в форме компьютерных баз данных распространяется специализированными фирмами на лазерных дисках.

Выходные подсистемы информационных систем финансов

Подсистема прогнозирования. Прогнозирование является одним из наиболее ранних количественных приложений в бизнесе. Существует значительное число методов прогнозирования. Однако прежде чем рассматривать их особенности, необходимо сделать ряд общих замечаний.

Все прогнозы базируются на прошлом. Для того чтобы понять, что может случиться в будущем, следует взглянуть назад, в прошлое. Все существующие методы прогнозирования используют этот принцип. Вот почему так важны для прогнозирования бухгалтерские данные.

Прогнозные задачи относятся к классу плохо структурированных задач, для решения которых необходима поддержка СППР.

Каждый метод прогнозирования имеет свои достоинства и недостатки.

Различают краткосрочное и долгосрочное прогнозирование. Краткосрочное прогнозирование используется в функциональных сферах работы организации. Так, в сфере маркетинга объем продаж прогнозируется обычно на 1 - 3 года. Все остальные функциональные сферы используют этот прогноз как базу для определения объема потребных им ресурсов для обеспечения спрогнозированного уровня продаж.

Долгосрочное прогнозирование (пять лет и более) часто используют на уровне стратегического планирования при определении глобальных тенденций развития фирмы в будущем.

Среди методов прогнозирования выделяют количественные и неколичественные методы.

Неколичественные методы. Неколичественные методы прогнозирования основываются на субъективных оценках. Менеджеры, пытаясь предсказать величину некоторого параметра в будущем, рассуждают следующим образом: «В прошлом году мы продали 2000 изделий. После того как вложили в развитие розничной сети определенные средства, мы вправе ожидать, что в будущем году объем продаж повысится до 2500 изделий». Ясно, что такой метод базируется на наличии определенного опыта, которым должен обладать менеджер, прогнозирующий хорошо известный ему процесс. И многие достигают в этом значительных успехов. В настоящее время известен ряд формальных неколичественных методов прогнозирования, наиболее популярными из которых являются следующие: метод консенсуса, метод Дельфи и метод компьютерной конференции.

Метод консенсуса реализуется группой экспертов, открыто обсуждающих факторы, влияющие на поведение процесса в будущем. В результате дискуссии принимается единая точка зрения, основанная на компромиссе. Группа может работать по заранее намеченному расписанию, имея повестку для каждого заседания и сохраняя их подробные записи.

Метод Дельфи также реализуется группой экспертов, которые, однако, не встречаются для дискуссий, а лишь отвечают на представленный им набор вопросов. Каждый последующий набор вопросов разрабатывается координатором группы с учетом результатов, полученных на предыдущем туре. Так постепенно группа приходит к общему мнению.

Метод компьютерной конференции в данном случае следует понимать как использование групповых систем поддержки принятия решений (ГСППР) для решения задач прогнозирования. Работа экспертов в рамках такой компьютерной конференции происходит в специальном помещении, оснащенном большим экраном и локальной компьютерной сетью.

Количественные методы. Существует множество количественных методов прогнозирования. Среди них наиболее используемым, безусловно, является регрессионный анализ.

Регрессионный анализ дает возможность устанавливать взаимосвязь между некоторой независимой переменной и другой, зависимой переменной, поведение которой нам требуется предсказать. Так, например, если считать объем продаж фирмы зависимой переменной, а количество работающих на фирму торговых агентов - независимой переменной, то можно построить линию регрессии, определяющую связь между ними. По линии регрессии, задав любое значение независимой переменной (количество агентов), можно предсказать соответствующее значение зависимой переменной (объем продаж).

Существуют специальные программы для реализации регрессионного анализа на компьютере. Эти программы являются частью статистических программных пакетов (таких, например, как Statistica), входящих в состав базы моделей СППР.

Количественные и неколичественные методы прогнозирования часто используются совместно, уточняя и дополняя друг друга. Например, при неоднозначности (сомнительности) результатов количественного прогнозирования, полученных при использовании математических моделей, может потребоваться обсуждение этих результатов методом консенсуса или компьютерной конференции.

Подсистема управления финансами. Управление потоком средств, следующих из фирмы в ее окружение и из окружения в фирму, преследует две цели:

- убедиться, что поток доходов превышает поток расходов;

- убедиться, что положение фирмы стабильно.

Фирма может показывать вполне приличную годовую прибыль, в то время как некоторые месяцы внутри года оказываются убыточными. Для анализа потока средств, поступающих и уходящих с фирмы каждый месяц, разрабатываются специальные модели, позволяющие получить результат в графической или табличной форме. Используя модели потока средств, финансовый менеджер пытается найти стратегию, изменяющую потоки входящих и выходящих из фирмы средств в требуемом направлении. Стратегия может включать в себя изменение плана производства и продвижения продукции к потребителю, а также изменения порядка финансирования и оплаты расходов фирмы. Искомая стратегия должна обеспечить фирме стабильный доход не ниже определенного уровня. Модель потока средств представляет собой типичный пример использования компьютера для поддержки управления финансами фирмы.

Подсистема контроля. Менеджеры, имея определенные цели, которых они должны достигнуть в течение текущего периода, могут действовать лишь в рамках установленных для них финансовых ограничений. Такие ограничения формируются бюджетом текущего года. Бюджет фирмы является основой подсистемы контроля ее расходов.

Процесс составления бюджета, хотя и опирается на бухгалтерские данные, включает в себя ряд плохо структурированных решений. Существует три подхода к его составлению: сверху вниз, снизу вверх и смешанный.

Составление бюджета сверху вниз. При составлении бюджета сверху все начинается с того, что руководство высшего уровня, «разрезая общий пирог средств компании», определяет основные составляющие ее бюджета. Рациональным при этом следует считать, что распределение средств основывается на хорошем понимании руководством долгосрочных целей компании и той роли, которую играют различные ее подразделения в их достижении. Однако вполне резонно, что со стороны менеджеров, работающих на более низких уровнях управления, такой бюджет может показаться нереалистичным, навязанным людьми, далекими от каждодневных потребностей бизнеса.

Составление бюджета снизу вверх. При составлении бюджета снизу вверх процесс начинается с нижних уровней управления организацией. Исходной посылкой здесь является суждение о том, что лучше всех потребности в ресурсах знают те, кто непосредственно с этими ресурсами работает. При этом высшее руководство нередко упрекает менеджеров низших уровней в нереалистично завышенных потребностях. Следует заметить, что часто так оно и бывает, поскольку менеджеры, зная, что их запросы будут безжалостно уменьшены руководством, искусственно их завышают на предварительной стадии.

Смешанный подход к составлению бюджета появился как следствие признания недостатков двух описанных выше подходов. В основу его положено участие в распределении средств всех заинтересованных в них подразделений и уровней управления. Центральную роль в процедурах согласования интересов играют менеджеры среднего уровня управления, интересы которых находятся между долгосрочными интересами высшего руководства и сиюминутными потребностями низких уровней управления.

1.3 Информационное обеспечение финансового менеджмента

Информационная система (или система информационного обеспечения) финансового менеджмента представляет собой процесс непрерывного целенаправленного подбора соответствующих информационных показателей, необходимых для осуществления анализа, планирования и подготовки эффективных оперативных управленческих решений по всем аспектам финансовой деятельности предприятия.

Содержание системы информационного обеспечения финансового менеджмента, ее широта и глубина определяются отраслевыми особенностями деятельности предприятий, их организационно-правовой формой функционирования, объемом и степенью диверсификации финансовой деятельности и рядом других условий. Конкретные показатели этой системы формируются за счет как внешних (находящихся вне предприятия), так и внутренних источников информации. В разрезе каждой из групп этих источников вся совокупность показателей, включаемых в информационную систему финансового менеджмента, предварительно классифицируется.

Система показателей информационного обеспечения финансового менеджмента, формируемых из внешних источников, делится на четыре основных группы.

Показатели, характеризующие общеэкономическое развитие страны. Система информационных показателей этой группы служит основой проведения анализа и прогнозирования условий внешней финансовой среды функционирования предприятия при принятии стратегических решений в области финансовой деятельности (стратегии развития его активов и капитала, осуществления инвестиционной деятельности, формирования системы перспективных целевых показателей финансового менеджмента). Формирование системы показателей этой группы основывается на публикуемых данных государственной статистики.

Показатели, входящие в состав первой группы, подразделяются на два блока.

В первом блоке - «Показатели макроэкономического развития» - содержатся следующие основные информационные показатели, используемые в процессе управления финансами предприятия:

- темп роста внутреннего валового продукта и национальный доход;

- объем эмиссии денег в рассматриваемом периоде;

- денежные доходы населения;

- вклады населения в банках;

- индекс инфляции;

- учетная ставка центрального банка.

Во втором блоке - «Показатели отраслевого развития» - содержатся следующие основные информационные показатели по отрасли, к которой принадлежит предприятие:

- объем произведенной (реализованной) продукции, его динамика;

- общая стоимость активов предприятия, в том числе оборотных;

- сумма собственного капитала предприятия;

- сумма балансовой прибыли предприятия, в том числе по основной (оперативной) деятельности;

- ставка налогообложения прибыли по основной деятельности;

- ставки налога на добавленную стоимость и акцизного сбора на продукцию, выпускаемую предприятиями отрасли;

ж) индекс цен на продукцию отрасли в рассматриваемом периоде.

Показатели, характеризующие конъюнктуру финансового рынка. Система нормативных показателей этой группы служит для принятия управленческих решений в области формирования портфеля долгосрочных финансовых инвестиций, осуществления краткосрочных финансовых вложений и некоторых других аспектов финансового менеджмента. Формирование системы показателей этой группы основывается на публикациях периодических коммерческих изданий, фондовой и валютной биржи, а также на соответствующих электронных источниках информации.

Показатели, входящие в состав первой группы, подразделяются на два блока.

В первом блоке - «Показатели, характеризующие конъюнктуру рынка фондовых инструментов» - содержатся следующие основные информационные данные:

- виды основных фондовых инструментов (акций, облигаций, дивидендов и т.п.), обращающихся на биржевом и внебиржевом фондовом рынке;

- котируемые цены предложения и спроса основных видов фондовых инструментов;

- объемы и цены сделок по основным видам фондовых инструментов;

- сводный индекс динамики цен на фондовом рынке.

Во втором блоке - «Показатели, характеризующие конъюнктуру рынка денежных инструментов» - содержатся следующие основные информационные данные:

- кредитная ставка отдельных коммерческих банков, дифференцированная по срокам предоставления финансового кредита;

- депозитная ставка отдельных коммерческих банков, дифференцированная по вкладам до востребования и срочным вкладам;

- официальный курс отдельных валют, которыми оперирует предприятие в процессе внешнеэкономической деятельности;

- курс покупки - продажи аналогичных видов валют, установленный коммерческими банками.

Показатели, характеризующие деятельность контрагентов и конкурентов. Система информационных показателей этой группы используется в основном для принятия оперативных управленческих решений по отдельным аспектам формирования и использования финансовых ресурсов. Эти показатели формируются обычно в разрезе следующих блоков: «Банки»; «Страховые компании»; «Поставщики продукции»; «Покупатели продукции»; «Конкуренты». Источником формирования показателей этой группы служат публикации отчетных материалов в прессе (по отдельным видам хозяйствующих субъектов такие публикации являются обязательными), соответствующие рейтинги с основными результативными показателями деятельности (по банкам, страховым компаниям), а также платные бизнес-справки. Предоставляемые отдельными информационными компаниями (получение такой информации должно осуществляться только легальными способами).

Состав информативных показателей каждого блока определяется конкретными целями управления финансами, объемом операционной, инвестиционной и финансовой деятельности, длительностью партнерских отношений и другими условиями.

Нормативно-регулирующие показатели. Система этих показателей учитывается в процессе подготовки финансовых решений, связанных с особенностями государственного регулирования финансовой деятельности предприятий. Эти показатели формируются, как правило, в разрезе двух блоков: «Нормативно-регулирующие показатели по различным аспектам финансовой деятельности предприятия» и «Нормативно-регулирующие показатели по вопросам функционирования сегментов финансового рынка». Источником формирования показателей этой группы являются нормативно-правовые акты, принимаемые различными органами государственного управления.

Система показателей информационного обеспечения финансового менеджмента, формируемых из внутренних источников, делится на три группы.

Показатели, характеризующие финансовое состояние и результаты финансовой деятельности по предприятию в целом. Система информационных показателей этой группы широко используется как внешними, так и внутренними пользователями. Она применяется в процессе финансового анализа, планирования, разработки финансовой стратегии и политики по основным аспектам финансовой деятельности, дает наиболее агрегированное представление о результатах финансовой деятельности предприятия. Формирование системы показателей этой группы основывается на данных финансового учета предприятия.

Показатели, входящие в состав этой группы, подразделяются на три основных блока.

В первом блоке содержатся показатели, отражаемые в «Балансе предприятия». Этот отчет содержит два основных раздела - «Актив» и «Пассив».

В составе актива баланса отражаются показатели следующих трех разделов:

- основные средства и другие внеоборотные активы;

- запасы и затраты;

- денежные средства, расчеты и другие активы. Второй и третий разделы актива баланса позволяют получить представление об общей сумме оборотных активов, используемых предприятием.

В составе пассива баланса отражаются показатели следующих трех разделов:

- источники собственных и приравненных к ним средств;

- долгосрочные пассивы;

- расчеты и другие пассивы. Второй и третий разделы пассива баланса позволяют получить представление об общей сумме заемного капитала, используемого предприятием.

Во втором блоке содержатся показатели, отражаемые в «Отчете о финансовых результатах». Этот отчет включает показатели по следующим основным разделам:

- финансовые результаты;

- использование прибыли;

- платежи и бюджет;

- затраты и расходы, учитываемые при исчислении льгот по налогу на прибыль и другие.

В разделе «Финансовые результаты» содержатся показатели формирования прибыли - от операционной деятельности, от реализации имущества, от внереализационных операций; приводится общая сумма балансовой прибыли или убытка в отчетном периоде.

В разделе «Использование прибыли» содержатся показатели по отдельным направлениям ее использования, что позволяет получить представление о соотношении суммы прибыли, отчисляемой в бюджет и остающейся в распоряжении предприятия; о соотношении суммы капитализируемой и потребляемой прибыли и т.п.

В последующих разделах содержатся данные об уплаченных предприятием налогах и использованных налоговых льготах, что позволяет учесть эту информацию при разработке налоговой политики предприятия в процессе управления формированием финансовых ресурсов.

В третьем блоке содержатся показатели, отражаемые в «Отчете о финансово-имущественном состоянии предприятия». Этот отчет, хотя и содержит обширный круг показателей, используемых в управлении финансовой деятельностью, но разрабатывается только один раз в год, что не позволяет применять эту информацию в процессе оперативного управления. В этом отчете содержатся показатели движения разнообразных финансовых фондов предприятия; использования средств бюджета и внебюджетных фондов; направления средств в целевые фонды и на потребление, наличия и движения нематериальных активов, финансовых вложений и других.

Показатели, характеризующие финансовые результаты деятельности отдельных структурных подразделений предприятия. Система этой группы показателей используется для текущего и оперативного управления практически всеми аспектами финансовой деятельности предприятия, а в наибольшей степени - в процессе финансового обеспечения операционной его деятельности. Формирование системы показателей этой группы основывается на данных организуемого на предприятии управленческого учета.

В процессе построения системы информационного обеспечения управления финансовой деятельностью управленческий учет призван формировать группы показателей, отражающих объемы деятельности, сумму и состав затрат. Сумму и состав получаемых доходов и других. Эти группы показателей формируются в процессе управленческого учета обычно по следующим блокам:

- по сферам финансовой деятельности предприятия;

- по регионам деятельности (если для предприятия характерна региональная диверсификация финансовой деятельности);

- по центрам ответственности (созданным на предприятии центрам затрат, дохода и инвестиций).

Управленческий учет строится индивидуально на каждом предприятии и должен быть в первую очередь подчинен задачам информативного обеспечения процесса оперативного управления финансовой деятельностью.

Нормативно-плановые показатели, вязанные с финансовым развитием предприятия. Эти показатели используются в процессе текущего и оперативного контроля за ходом осуществления финансовой деятельности. Они формируются непосредственно на предприятии по следующим блокам:

- система внутренних нормативов, регулирующих финансовое развитие предприятия. В эту систему включаются нормативы размеров отдельных видов активов предприятия, нормативы соотношения отдельных видов активов и структуры капитала, нормативы удельного расхода финансовых ресурсов и затрат и т.п.;

- система плановых показателей финансового развития предприятия. В состав показателей этого блока включается вся совокупность показателей текущих и оперативных финансовых планов всех видов.

Использование всех представляющих интерес показателей, формируемых из внешних и внутренних источников, позволяет создать на каждом предприятии целенаправленную систему информационного обеспечения финансового менеджмента, ориентированную как на принятие стратегических финансовых решений, так и на эффективное текущее управление финансовой деятельностью.

На основе вышеизложенного можно сделать вывод, что потребители финансовой информации о деятельности предприятия могут прибегать к различным источникам ее получении, причем полнота сведения будет определяться спецификой функций каждого из них по отношению к хозяйствующему субъекту. Для финансового менеджера информация должна быть доступной и полной. Контрагента (предприятие-поставщик) главным образом интересует информация о платежеспособности. А собственников прежде всего волнует оценка рентабельности, прибыльности, а также уровень риска утраты капитала. Способность предприятия к устойчивому развитию, получению большей прибыли в будущем объединяет всех потенциальных пользователей информации о его финансовом состоянии.

Современный рынок IT-технологий. Краткая характеристика наиболее крупных компаний.

В настоящее время на рынке представлено достаточно большое количество как универсальных бухгалтерских систем, автоматизирующих учетные функции, так и сложных и дорогих ERP-систем, модули которых могут автоматизировать практически все участки деятельности любого предприятия.

Первые системы недороги и просты, но предназначены для автоматизации достаточно простого круга задач.

2. Автоматизация финансовой деятельности и финансовыми расчетами

2.1 Общий механизм функционирования системы

Финансовый учет на предприятии - это всестороннее отображение текущего состояния финансовых ресурсов, всех действительных операций по движению финансовых ресурсов. Эта очень сложная деятельность не может быть подвергнута строгой типизации по видам операций, т.к. в каждом конкретном деловом случае экономисты принимают решения, которые не всегда могут быть учтены даже в самой сложной программе. Поэтому для создания системы по автоматизации финансового учета мы будем использовать концепцию информационно-советующей системы.

Основными задачами финансового учета являются:

- регулирование бюджетов отделений;

- финансовая отчетность для высших руководителей;

- учет и распределение всех видов финансовых средств по назначению;

- управление дебиторско-кредиторской задолженностью;

- решение потенциальных проблем с платежами до наступления срока сдачи ежемесячного отчета;

Ключевым моментом при проведении всех операций по движению финансовых средств является изменение дебиторско-кредиторской задолженности партнеров-контрагентов компании. Одним из путей объединения всех потоков информации в базе данных поэтому будет глобальное присвоение всем создаваемым записям связей с основной таблицей, которая и будет регистрировать каждый отдельный этап изменения дебиторско-кредиторской задолженности.

Эта методология объединения всех потоков информации выработана в результате анализа работы финотдела, структуры входящих и выходных потоков информации. Было произведено обобщение всех связей между отдельными потоками, в результате была определена структура информации, которая составляет информационную основу всего механизма работы системы.

Физически эта центральная структура представлена в виде таблицы БД, все остальные таблицы будут иметь связи на нее. Такой механизм функционирования системы позволит объединить всю информацию, т.о. определяется он структурой базы данных.

Реально все выглядит так. Все виды финансовых операций можно разделить на несколько видов:

- движения по расчетному счету и кассе;

- операции с ценными бумагами;

- получение товарно-материальные ценности;

- выполнение работ и услуг;

- проведение взаимозачета встречных обязательств;

- цессии;

- отгрузка угля;

- начисление за теплоэнергию.

Два последних типа специфичны для компании, поэтому выделены отдельно.

Каждая из этих операций непосредственно влияет на дебиторско-кредиторскую задолженность предприятий, с которыми они проводятся. Потому принято решение, что эти виды операций будут определять функциональные элементы нашей системы.

Немного отдельно стоит функция системы, связанная с ведением договоров. Она влияет на все элементы системы - каждая операция по движению финансовых ресурсов так или иначе имеет в качестве обоснования какой-либо документ, чаще всего договор. Но связь между договорами и движением средств не совсем прямая - наличие договора обязательно предполагает последующие операции по движению средств и, следовательно, изменение оперативной дебиторско-кредиторской задолженности, но не наоборот: не все операции имеют в качестве обоснования для своего проведения договор.

Вначале изучения задачи по автоматизации финансового учета была идея основать всю систему на договорах, т.е. связать по ним все потоки информации. Но вышеуказанное несоответствие могло привести к тому, что из единого русла могли выпасть потоки информации, которые описывают те операции, которые не имеют в своей основе договора (такая ситуация является следствием необходимости принятия нестандартных деловых решений, которые себе позволяют экономисты компании).

В конце концов, было принято, что информация по договорам будет храниться в таблице, которая имеет почти такой же уровень приоритетности, как и центральная таблица, которая имеет связи со всеми остальными таблицами. Различие в том, что ссылка на договор при проведении финансовой операции желательна, но не обязательна.

Ведение договоров представляет собой седьмой функциональный элемент системы. Все эти элементы будут реализованы в виде конечных клиентских приложений, на каждом предполагается работа одного финансиста. Работа отдельного приложения будет основываться на обработке информации в собственной таблице. Если принципиальная структура база данных составляет основу механизма работы системы, то уже функциональные элементы определяют конкретную реализацию таблиц в БД.

Объединив все таблицы финансовых операций по движению средств путем определения ссылок на них в центральной таблице оперативной дебиторско-кредиторской задолженности, в любой момент сможем определить текущую задолженность конкретного предприятия и при необходимости вычислить как она образовалась. Это является основной задачей работы финансового отдела.

В общем виде, процесс работы каждого приложения будет иметь следующий вид. Финансисту поступают документы, сопровождающие проведение финансовой операции, в которой некоторые средства меняют владельца - переходят к нам или от нас. При этом с помощью интерфейса приложения пользователь заносит в свою таблицу БД информацию, которая однозначно и наиболее полно характеризует данную операцию. Для каждого вида операций структура информации будет своя. Кроме того, пользователь должен занести данные по изменению оперативной дебиторско-кредиторской задолженности контрагента в центральную таблицу. На самом деле этот этап работы системы скрыт от пользователя и выполняется автоматически.

Коренное различие в работе новой системы по сравнению с предыдущей заключается в том, что раньше информация по проведению операций просто накапливалась, и только потом в при необходимости обрабатывалась для получения некоторых сводных данных. В разрабатываемой системе необходимая информация по дебиторско-кредиторской задолженности формируется автоматически и непрерывно в течение всего рабочего процесса, что дает возможность получить оперативные сводки в любой момент. Поскольку функциональные элементы в автоматизированной системе реализованы в виде отдельных пользовательских приложений, то в дальнейшем мы не будем не будем проводить различия между этими понятиями. Т.о. система состоит из клиентских приложений и серверной БД.

Созданы справочники на все однородные группы данных. Каждая рабочая таблица хранит код везде, где возможно унифицировать данные. Т.о. были выделены следующие справочники:

- страны;

- города;

- службы;

- виды валют;

- компании;

- банки;

- предмет договора;

- пользователи.

Когда пользователь вводит информацию, это, как правило, стандартная операция с определенным контуром входных данных. Поэтому выгодно реализовать ввод всех финансовых операций в виде хранимых процедур в базе данных. Приложение-клиент передает по сети, в таком случае, только параметры этой процедуре, а она в свою очередь сама выполняет SQL-запросы. Это дает три хороших момента:

- трафик сети снижен до порогового минимума - следовательно, быстрее будет совместная работа нескольких пользователей;

- одни и те же хранимые процедуры могут использовать разные приложения, сокращается объем кода;

- хранимые процедуры выполняются в рамках одной транзакции - отпадает необходимость программно реализовывать механизм транзакций в каждом приложении.

Вводимая информация не только хранится в таблицах. При каждом изменении данных в одних таблицах необходимо по определенным правилам изменять данные в других таблицах.

Например, при поступлении счет фактуры за выполненные работы или услуги приложение, отвечающее за регистрацию данного документа, должно параллельно внести изменения:

- в таблицу «Договора» - об исполнении поставщиком своей части контракта;

- в главную таблицу - об изменении оперативной задолженности данного контрагента.

И это один из самых простых и очевидных примеров. Число каскадных изменений в базе данных зависит от уровня желаемой автоматизации системы. Для упрощения системы и «прозрачного» программного управления событиями, вводят механизм «бизнес-правил». Это внутренний аппарат сервера баз данных Interbase, он позволяет перенести управление целостностью данных из приложений на сервер.

Бизнес-правила реализуются в виде процедур в базе данных finance.gdb, и при внесении изменений в одни таблицы, они автоматически обновляют данные в других. Образно говоря, бизнес-правила организуют взаимодействие между отдельными таблицами, которые хранят обособленную информацию. Этим мы достигаем цели каждый момент иметь самую последнюю информацию в главной таблице оперативной дебиторско-кредиторской задолженности.

2.2 Схема информационных потоков

Структура входной информации осталась неизменной. Таким образом, на входе нашей централизованной системы управления будут «бумажные» данные. Главной функцией клиентских приложений будет обеспечение работоспособного и быстрого интерфейса по вводу данных. За обработку же информации будет отвечать база данных со всеми ее внутренними механизмами.

Каждое приложение, читай, каждый экономист - пользователь системы, имеет в своем распоряжении отдельную таблицу, в которую только он может вносить данные, а всем остальным таблицам приложение должно иметь ограниченный доступ (обычно это чтение данных) для проведения таких финансовых операций, где требуется работа нескольких экономистов. Например, для регистрации векселя необходимо знать, по какому договору выполняется индоссирование, а эту информацию вводит другой экономист.

Таблицы взаимодействуют между собой (изменяют свое содержимое в зависимости от других таблиц) при помощи механизма бизнес правил. Главной целью всего этого является центральная таблица. В ней каждый момент отображается текущее состояние задолженности каждой компании или организации, с которыми мы имеем дело. Полный доступ на все виды выборок из этой таблицы имеет приложение начальника финотдела, которое не вводит никакой информации. При обнаружении роста задолженности какой-либо компании приложение по связям между таблицами находит, на основании каких операций и документов произошел данный рост, определяет динамику его развития, дату образования, долю среди всего остального объема задолженности.

Не требуется промежуточных сведений цифр, сопоставления работы нескольких финансистов. В существующей системе для вывода итоговых данных, на основании которых можно было сделать некоторый анализ, требовалось группировать данные по различным критериям, сводить их во все более общие цифры, а затем проводить их обратную расшифровку. При этом в процессе получения итоговых отчетностей участвовало несколько экономистов, которые не обрабатывали входные документы и не проводили конечный анализ, а обрабатывали цифры - путем их переноса «из одной ведомости в другую».

В автоматизированной системе управления финансовым учетом, потоки информации вводятся в базу пользователями - специалистами финотдела, затем они оперативно обрабатываются в БД, и уже в различном разрезе выводятся теми экономистами, которые отвечают за отчетные цифры и их анализ.

Данная схема учитывает возникновение потребности смежных отделов в доступе к информации, за которую отвечает финансовый отдел. На практике эта ситуация проявится с первого же дня работы системы. Другим отделам могут понадобиться либо входные данные по различным операциям, либо уже готовые финансовые отчетности по различным показателям. При данной схеме обработки информации, для доступа к ней достаточно будет организовать небольшие клиентские приложения, подключающиеся к БД системы финотдела, с правом производить выборки «только для чтения». Для использования выходных таблиц можно применить автоматическое конвертирование данных из одного формата в другой (Excel).

2.3 Новые технологии и прибыль компании

Создание автоматизированной системы - это мероприятие в хозяйственной деятельности предприятия, которое является многоэтапным, зависящим от множества факторов и влияющим на все элементы производственной системы. Поэтому оно требует комплексного, системного подхода.

Решение о целесообразности изменения существующей системы управления или создания новой принимается на основе информации:

- текущее финансовое состояние предприятия;

- направление развития предприятия;

- новейшие научно-технические достижения в области управления;

- анализ существующей системы управления предприятием;

- возможные пути совершенствования системы управления;

- предполагаемая эффективность каждого варианта.

Состояние компании определяется на основе финансового анализа производственно-хозяйственной деятельности, бухгалтерских отчетов за периоды, экономических анализов и прогнозов о развитии рынка в целом и конкретной соответствующей отрасли (рыночной ниши).

Обоснованное использование современных технологий в области автоматизации управления определяет выживаемость и конкурентоспособность предприятия. В настоящем ситуация такова, что информация становится коммерческим ресурсом. Одновременно растет общий объем информации, который требуется для функционирования компании. Для управления такими большими потоками данных создаются новые технологии. Эти технологии могут быть самыми разнообразными по уровню сложности и предоставляемых возможностей, причем результирующий эффект не обязательно оправдывает стоимость использования этих технологий. Т.е. не всегда имеет смысл применять новейшие программные и аппаратные решения, если задача достаточно проста и прибыль мало зависит от качества управления.

Системотехник должен создать систему исходя из минимума ресурсов, но с определенными целями.

Целями совершенствования системы управления являются:

- повышение конкурентоспособности компании;

- снижение издержек по управлению и производству;

- гибкость и скорость принятия решений;

- надежность хранения информации;

- безопасность секретной информации;

- оперативный контроль за текущим состоянием;

- «прозрачность» управления информацией.

Конкретно для финотдела:

- лучшее регулирование бюджетов отделений;

- повышение качества финансовой отчетности для высших руководителей;

- решение потенциальных проблем с платежами до наступления срока сдачи ежемесячного отчета.

Измерение эффективности капиталовложений

Для оценки экономической эффективности информационной технологии одних только традиционных методов подсчета прибыли на инвестируемый капитал недостаточно. Требуется методика, способная продемонстрировать ее полную отдачу.