Создание и редактирование таблиц в текстовом редакторе Word

Размещено на http://www.allbest.ru/

Создание и редактирование таблиц в текстовом редакторе Word

Введение

редактор word таблица

Таблицы являются неотъемлемой частью рефератов, курсовых и дипломных работ. Они позволяют подытожить материал и сделать его наглядным. Современный текстовый редактор Word предлагает очень удобные и гибкие возможности создания и управления таблицами. Функций Word, связанных с работой с таблицами, - просто огромное количество, поэтому я расскажу только об основных, тех, которые пригодятся вам в первую очередь.

1. Создание таблиц

Вставить таблицу в документ Word можно несколькими способами. Самый простой из них - воспользоваться кнопкой Вставить таблицу, расположенной на панели инструментов Стандартная, и указать размер, то есть количество строк и столбцов. Правда, в этом случае вы сможете получить таблицу размером не более 4x5. Другой способ состоит в использовании пунктов меню Таблица. Например, выполнив команду Таблица > Вставить > Таблица, вы сможете вызвать окно, в котором и задают параметры будущей таблицы - количество строк и столбцов, а также настраивают автоподбор ширины столбцов (рис. 2.27).

Рис. 2.27. При создании таблицы указывают количество ее строк и столбцов

Воспользовавшись пунктом Нарисовать таблицу меню Таблица, вы можете нарисовать таблицу точно так же, как карандашом на бумаге.

Одновременно с созданием таблицы не забудьте отобразить в окне редактора Word панель инструментов Таблицы и границы. На ней размещены кнопки управления таблицами и их содержимым.

Таблица, созданная в Word, состоит из ячеек, которые находятся на пересечении строк и столбцов. Перейти от одной ячейки к другой можно с помощью клавиш управления курсором или клавиши Tab.

2. Форматирование текста в таблице

Текст, который вы будете вводить в таблицу, можно форматировать так же, как обычный, размещенный в документе Word, - можно изменять его шрифт, устанавливать формат абзаца, тип выравнивания и т. д.

При этом надо научиться правильно выделять содержимое ячеек таблицы. Выделение текста производится так же, как в обычном документе. Кроме того, в Word можно выделить сразу целый элемент таблицы - ячейку, строку или столбец. Для этого нужно воспользоваться специальным пунктом Выделить из меню Таблица, в котором выбрать, какой именно элемент необходимо выделить.

Выделение таблицы с помощью клавиатуры похоже на обычное выделение текста. Для выделения элементов таблицы необходимо удерживать клавишу Shift в сочетании с одной из клавиш управления курсором. Кроме того, существует несколько закрепленных клавиш и сочетаний клавиш. Например, воспользовавшись клавишей Tab, вы сможете выделить текст правой ячейки, а сочетание Shift+Tab позволит выделить ячейку слева. Для выделения строки можно воспользоваться сочетанием клавиши Shift с соответствующей клавишей управления курсором.

Выделить всю таблицу с помощью мыши можно, щелкнув на специальном значке в виде крестика, расположенном в левом верхнем углу таблицы.

Выделять элементы таблицы можно и с помощью мыши. Для выделения ячейки необходимо щелкнуть кнопкой мыши справа между границей ячейки и первой буквой текста, введенного в нее. Для выделения строки нужно щелкнуть слева от нее вне таблицы; для выделения столбца- выше его границы. Теперь, выделив элемент таблицы- ячейку, строку или столбец, вы сможете применить форматирование сразу ко всему тексту, введенному в соответствующую строку или столбец.

Изменение ширины элементов таблицы, выравнивание

По умолчанию содержимое ячеек таблицы увеличивается по высоте для вводимого в ячейку текста - если вы введете текст, который не поместился в одну строку, автоматически в ячейку будет добавлена еще одна строка. Однако, кроме этого, вы можете самостоятельно установить ширину или высоту строк или столбцов таблицы. Для этого переместите границу таблицы в нужном направлении. Сделать это можно, если щелкнуть в момент превращения указателя в двунаправленную стрелку и, удерживая кнопку нажатой, переместить границу в нужном направлении (рис. 2.28).

Кроме подбора высоты и ширины элементов таблицы вручную, вы можете указать конкретные значения этих параметров в сантиметрах. Сделать это можно, воспользовавшись пунктом Свойства таблицы меню Таблица, где на вкладке Строка или Столбец можно указать точные значения размеров таблицы.

Рис. 2.28. Для изменения ширины столбца переместите его границу

В этом же окне можно задать выравнивание текста внутри ячейки. Воспользовавшись вкладкой Ячейка, вы можете выбрать один из типов выравнивания - сверху, по центру или снизу (рис. 2.29). Выполнить это же действие, то есть настроить тип выравнивания текста внутри ячейки, можно с помощью специальной кнопки, расположенной на панели инструментов Таблицы и границы. На этой же панели инструментов есть еще две полезные кнопки - Выровнять высоту строк и Выровнять высоту столбцов. Они позволяют сделать одинаковыми высоту нескольких столбцов или ширину нескольких строк - это необходимо, когда нужно подогнать размеры элементов таблицы.

Рис. 2.29. В окне Свойства таблицы можно настроить выравнивание ячеек

Выравнивание таблицы относительно границ страницы и настройки обтекания таблицы текстом можно задать на вкладке Таблица окна Свойства таблицы.

При необходимости текст внутри ячеек таблицы может быть размещен вертикально, а не, как обычно, горизонтально. Эта возможность, кстати, позволит значительно сэкономить место при построении «шапки» таблицы - ведь в сравнительно узких столбцах будет гораздо логичнее размещать текст вертикально. Для этого предназначена кнопка Направление текста на панели инструментов Таблицы и границы. Каждое ее нажатие изменяет направление текста.

Редактирование таблиц: добавление и удаление строк и столбцов

Даже самый аккуратный пользователь компьютера вряд ли может заранее сказать, какой будет окончательный размер у создаваемой им таблицы. Даже если кажется, что таблица меняться не будет, хотим вас заверить, что вы глубоко ошибаетесь - что-то подправит научный руководитель, что-то не понравится вам самим. Поэтому знание основ редактирования таблиц очень важно. Для начала поговорим о простых функциях редактирования - удалении и вставке элементов таблицы. Для удаления элемента таблицы - ячейки, строки или столбца - в первую очередь необходимо установить курсор в соответствующем месте таблицы - в той ячейке, строке или столбце, которые вы планируете удалить. После этого необходимо выполнить команду Таблица > Удалить и указать элемент, который необходимо удалить. Если же вы хотите убрать таблицу из документа Word, выполните команду Таблица > Удалить > Таблица.

Если при удалении таблицы вы попытаетесь выполнить те же действия, которые вы выполняли при удалении текста, то, нажав клавишу Delete, вы удалите только содержимое таблицы, а не ее структуру, то есть сетку, образующую строки и столбцы.

При удалении ячеек есть одна особенность - в этом случае необходимо указывать способ их удаления - со сдвигом влево или вверх. Ячейка будет удалена, а остальные переместятся в соответствующем направлении - вверх или влево. Выбрав пункт меню, соответствующий удалению ячейки, вы можете задать удаление всей строки или всего столбца, в котором эта ячейка находится (рис. 2.30).

Рис. 2.30. При удалении ячейки можно удалить сразу всю строку

Точно так же с помощью меню Таблицы можно вставлять строки, столбцы или ячейки в готовую таблицу. В этом случае вам необходимо воспользоваться пунктом Вставить, в котором нужно выбрать, что именно необходимо вставить и куда. Обратите внимание - при вставке элемента в таблицу вы можете выбрать его будущее месторасположение. Если вставляется строка, то она может разместиться выше или ниже активной, при вставке столбца вы можете указать его размещение слева или справа. Аналогично вставляются ячейки.

В текстовом редакторе Word предусмотрены возможности перемещения строк и столбцов таблицы. Для этого выделите нужный элемент (строку или столбец), поместите указатель мыши внутри элемента и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместите строку или столбец в нужном направлении.

Текст таблицы, как и любой другой текст, разбитый на абзацы, можно легко упорядочить. Для этого предназначена команда Таблица > Сортировка. В появившемся окне следует указать тип данных, которые будут упорядочиваться, порядок сортировки - по возрастанию или по убыванию, а также включать ли заголовок в диапазон сортировки. Эта функция Word полезна не только в том случае, если необходимо упорядочить столбец таблицы: с помощью пункта Сортировка меню Таблица можно, например, выстроить список литературы в алфавитном порядке. Эта возможность - настоящая находка для всех, кто часто мучается с библиографией. Аналогичные кнопки размещены и на панели инструментов Таблицы и границы.

Если вы, набирая текст, вставляли пропуски с помощью символа табуляции, то можете выделить текст и нанести на него сетку таблицы. Главное условие такого преобразования - между элементами строки таблицы должно быть только по одному табулятору. Для преобразования правильно отформатированного текста в таблицу вы можете выделить его и выполнить команду Таблица > Преобразовать > Текст в таблицу. В результате вокруг текста появятся границы таблицы. Это же можно сделать, если ячейки будущей таблицы будут разделены запятой или точкой с запятой. Есть возможность таблицу в текст (рис. 2.31).

Рис. 2.31. Можно преобразовать текст в таблицу

Еще проще превратить таблицу в текст. Для этого воспользуйтесь пунктом Таблицу в текст меню Превратить и выберите разделитель - символ табуляции, знак абзаца или точку с запятой. Если ваша таблица занимает больше, чем одну страницу, в соответствии с правилами оформления (см. гл. 1) вам необходимо на второй странице разместить пометку Продолжение таблицы. Выполнив команду меню Таблица > Разбить таблицу, вы сможете разбить ее на две разные, таблицы.

Если вы разбили таблицу на несколько, то не забудьте, что по правилам оформления каждая страница таблицы должна начинаться с заголовков столбцов. Чтобы представить в нужном виде данные, содержащиеся в таблице, разбитой на несколько страниц, можно задать отображение заголовков на каждой странице. Для этого выделите строку, составляющую заголовок. Выделенный фрагмент должен включать первую строку таблицы, после чего в меню Таблица выберите команду Заголовки. Повторяющиеся заголовки таблицы отображаются только в режиме разметки и при печати документа.

Границы и заливка. Автоформат

Для дальнейшего оформления таблицы вы можете выделять другим цветом ее различные элементы - ячейки, строки или столбцы. Для этого предназначен инструмент Заливка. Чтобы изменить цвет и тип заливки, воспользуйтесь кнопкой Цвет заливки панели инструментов.

Гораздо больше возможностей доступно при оформлении границ таблицы. Воспользовавшись инструментами оформления границ в редакторе Word, можно изменить толщину, тип и цвет линий границ, то есть линий, разделяющих строки и столбцы. Поменять стандартное оформление границ на новое можно очень просто: воспользовавшись кнопками Тип линии, Толщина линии и Цвет границы, расположенными на панели инструментов Таблицы и границы. Установите нужные значения, а дальше с помощью карандаша нарисуйте поверх существующей границы новую. Эти инструменты позволяют значительно разнообразить оформление таблиц.

Как видите, в редакторе Word существует достаточно инструментов для форматирования таблиц. Однако есть еще одна возможность, благодаря которой форматирование будет проводиться в несколько раз быстрее, а результат будет даже лучше. Выбрав один из автоформатов таблицы, вы можете использовать готовые наборы параметров форматирования. Для применения автоформата воспользуйтесь пунктом Автоформат таблицы. На экране будет отображено окно выбора стилей таблицы. В этом окне вы можете увидеть, как будет выглядеть ваша таблица (рис. 2.32).

Рис. 2.32. Выбираем оформление таблицы в окне Автоформат

Выше мы рассказали, как осуществляется создание простых таблиц, то есть таких, у которых во всех строках одинаковое количество ячеек. Но в повседневной работе, а особенно в различных научных исследованиях и учебных работах необходимо создавать сложные таблицы - в их строках может быть разное количество ячеек.

Для построения такой таблицы следует познакомиться с дополнительными инструментами и пунктами меню. На панели инструментов Таблицы и границы есть две кнопки, с помощью которых можно вызвать инструменты, которые помогут в построении сложных таблиц, - это карандаш (получить его можно, воспользовавшись кнопкой Создать таблицу) и ластик (для него существует одноименная кнопка). С их помощью вы можете просто дорисовать недостающие или вытереть ненужные границы таблицы. Сделать это очень просто - после выбора инструмента проведите ластиком по ненужной линии или же дорисуйте карандашом границу, удерживая при этом нажатой левую кнопку мыши (рис. 2.33).

Рис. 2.33. С помощью карандаша и ластика можно добавить или удалить строки и столбцы таблицы

Если же вам необходимо произвести более простые манипуляции, например убрать разделительную линию между двумя или тремя ячейками, можно воспользоваться пунктом. Объединить ячейки (или одноименной кнопкой на панели инструментов Таблицы и границы). Сделать из одной ячейки две, то есть фактически нарисовать разделительную линию внутри, можно, воспользовавшись пунктом Разбить ячейки. Для этого пункта также существует аналогичная кнопка, расположенная на панели инструментов.

Размещено на Allbest.ru