Организация информационного обеспечения управления персоналом

Размещено на http://www.allbest.ru/

Организация информационного обеспечения управления персоналом

Создание и ведение БД сотрудников в СУБД Access

Курсовая работа по дисциплине

«Информационные технологии управления»

по направлению 080500 - Менеджмент

Оглавление

Введение

1. Теоретическая часть

2. Практическая часть

Заключение

Список литературы

Введение

Основные идеи современной информационной технологии базируются на концепции, согласно которой данные должны быть организованы в базы данных с целью адекватного отображения изменяющегося реального мира и удовлетворения информационных потребностей пользователей. Эти базы данных создаются и функционируют под управлением специальных программных комплексов, называемых системами управления базами данных (СУБД).

Увеличение объема и структурной сложности хранимых данных, расширение круга пользователей информационных систем привели к широкому распространению наиболее удобных и сравнительно простых для понимания реляционных (табличных) СУБД. Для обеспечения одновременного доступа к данным множества пользователей, нередко расположенных достаточно далеко друг от друга и от места хранения баз данных, созданы сетевые мультипользовательские версии БД основанных на реляционной структуре. В них тем или иным путем решаются специфические проблемы параллельных процессов, целостности (правильности) и безопасности данных, а также санкционирования доступа.

Целью данной курсовой работы является проектирование базы данных отдела кадров фирмы, которая должна решать задачу учета сотрудников фирмы и их распределение по отделам фирмы, быстрый поиск требуемой информации, удаления устаревшей информации.

1. Теоретическая часть

В настоящее время среди разработчиков базы данных (БД) большой популярностью пользуется реляционная СУБД ACCESS, входящая в состав пакета Microsoft Office XP. Дружественный интерфейс и простота настройки, эффективные средства создания таблиц, форм, запросов, интеграция с другими приложениями пакета, средства организации работы с базами данных и защита информации - вот далеко не полный перечень достоинств этого приложения.

Основные функции СУБД - это описание структуры базы данных, обработка данных и управление данными.

База данных - это совокупность сведений о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях, относящихся к определённой теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности, как в целом, так и любой её части. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определённого типа. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте (например, клиенте, автомобиле, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов - атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены автомобилей). Строки таблицы называются записями, все записи имеют одинаковую структуру - они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле в записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определённый тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:

добавить в таблицу одну или несколько записей;

удалить из таблицы одну или несколько записей;

обновить значения некоторых полей в одной или нескольких записях;

найти одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определённым критериям множество записей, либо изменение в таблицах.

Взаимосвязанные двухмерные таблицы, являющиеся объектами СУБД, называются реляционными таблицами, а сами СУБД - реляционными базами данных.

СУБД ориентирована на работу с объектами семи различных типов: таблицами, запросами, формами, отчётами, страницами, макросами, модулями.

Таблицы - это основной объект базы данных, в котором хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, их типы, свойства).

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы.

Формы служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

Страницы являются диалоговыми Web-страницами, т.е. осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещённой на сервере.

Макросы предназначены для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД. Макрос является программой, которая содержит описание последовательности конкретных действий пользователя. Каждому действию соответствует определённая макрокоманда. Формируются макросы в диалоговом режиме путём выбора нужных макрокоманд.

Модули создаются пользователем путём применения интегрированной среды объектно-ориентированного программирования Visual Basic for Applications (VBA). Основной идеей объектно-ориентированного программирования является объединение данных и оперирующих ими функций в один объект. Данные в VBA рассматриваются как совокупность объектов (таблиц, форм, отчётов и т. д.), имею их свойства и методы, реализующие заранее определённые действия над объектами.

2. Практическая часть

Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа, например, сведения о типе профессий. Тогда достаточно будет обновить конкретные данные, такие как наименование профессии, только в одном месте, чтобы обновленная информация отображалась во всей базе данных.

Одним из наиболее сложных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка таблиц, так как результаты, которые должна выдавать база данных (отчеты, выходные формы и др.) не всегда дают полное представление о структуре таблицы.

При проектировании таблиц лучше разработать структуру на бумаге и только затем начинать работу с СУБД Access. При проектировке таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

Не должно быть повторений между таблицами.

Когда определенная информация храниться только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и фамилии сотрудников.

Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Например, история перемещений сотрудников и основная информация о работниках хранятся в разных таблицах.

Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о сотрудниках могут содержаться поля с именем, адресом и национальностью работника.

Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access.

Имя поля - определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).

Тип поля - определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

Размер поля - определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.

Формат поля - определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

Маска ввода - определяет форму, в которой вводятся данные о поле (средство автоматизации ввода данных).

Подпись - определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).

Значение по умолчанию - то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).

Условие на значение - ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).

Сообщение об ошибке - текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных.

Обязательное поле - свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.

Пустые строки - свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).

Индексированное поле - если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значение в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

В таблицах данные распределяются по столбцам (которые называют полями) и строкам (которые называют записями). Все данные, содержащиеся в поле таблицы, должны иметь один и тот же тип. Каждое поле таблицы характеризуется наименованием, типом и шириной поля. При задании типа данных поля можно также указать размер, формат и другие параметры, влияющие на отображение значения поля и точность числовых данных. Основные типы данных:

Текстовый. Текст или число, не требующие проведения расчётов.

МЕМО. Поле этого типа предназначено для хранения небольших текстовых данных (до 64000 символов). Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.

Числовой. Этот тип данных содержит множество подтипов. От выбора подтипа (размера) зависит точность вычислений.

Счётчик. Уникальные, последовательно возрастающие числа, автоматически вводящиеся при добавлении новой записи в таблицу.

Логический. Логические значения, а так же поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений.

Денежный. Денежные значения и числовые данные, используемые в математических вычислениях.

Дата/Время. Дата и время хранятся в специальном фиксированном формате.

Поле объекта OLE. Включает звукозапись, рисунок и прочие типы данных. Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.

Гиперсвязь. Содержит адреса Web-страниц.

Концептуальная модель базы данных строилась по методу «Сущность-связь», который заключается в следующем: для каждой независимой сущности выделяем отдельную таблицу базы данных и определяем первичный ключ этой таблицы; представляем каждую связь вида "M - M" или "1 - M" и т.д. между сущностями, как таблицу; определяем ограничения на внешний ключ этой таблицы и ее первичный ключ, которые гарантируют уникальность в рамках описываемой сущности; представляем каждое свойство как поле в таблице, представляющей сущность, которая непосредственно описывается этим свойством; указываем ограничения целостности проектируемой базы данных.

Процесс построения концептуальной модели базы данных "Отдел кадров фирмы" изображен на рис. 1.

Рисунок 1 Модель «Сущность-связь» базы данных «Отдел кадров фирмы»

В результате получаем:

Каждая таблица состоит из однотипных строк и имеет уникальное имя.



Рисунок 3 Таблица «Отдел» в режиме конструктора

субд проектирование база данные

Строки имеют фиксированное число полей и значений, т.е. значения в ячейках атомарные.

Строки таблицы обязательно отличаются друг от друга хотя бы единственным значением, что позволяет однозначно идентифицировать любую строку такой таблицы.

Столбцам таблицы однозначно присваиваются имена, и в каждом из них размещаются однородные значения данных.

Полное информационное содержание базы данных представляется в виде явных значений данных, и такой метод представления является единственным.

При работе с таблицей ее строки и столбцы можно обрабатывать в любом порядке, т.к. у них есть уникальные имена, а также возможность выделения любой их строки или любого набора строк с указанными признаками.

Одна из основных проблем, решаемых при проектировании базы заключается в том, чтобы найти, каким образом отобразить объекты предметной области в абстрактные объекты модели данных, чтобы это отображение не противоречило семантике предметной области и было по возможности лучшим (эффективным, удобным и т.д.)? Часто эту проблему называют проблемой логического проектирования баз данных.

В данной курсовой работе для решения проблемы логического проектирования используется классический подход, при котором весь процесс проектирования производится в терминах реляционной модели данных методом последовательных приближений к удовлетворительному набору схем отношений. Исходной точкой является представление предметной области в виде одного или нескольких отношений, и на каждом шаге проектирования производится некоторый набор схем отношений, обладающих лучшими свойствами. Процесс проектирования представляет собой процесс нормализации схем отношений, причем каждая следующая нормальная форма обладает свойствами лучшими, чем предыдущая.

Нормализация -- это формализованная процедура, в процессе выполнения которой атрибуты данных (поля) группируются в таблицы, а таблицы, в свою очередь -- в базы данных. Цели нормализации следующие.

- Исключить дублирование информации в таблицах.

- Обеспечить возможность изменений в структуре таблиц.

- Уменьшить влияние структурных изменений базы данных на работу приложений, обеспечивающих пользователям доступ к данным.

Процесс нормализации состоит из нескольких этапов. В следующих разделах вашему вниманию предлагается детальное описание каждого из пяти этапов, составляющих полный процесс нормализации.

Ненормализованные данные

Строки таблицы могут содержать повторяющиеся группы данных. Реструктуризация строк с целью исключения повторяющихся групп данных, перенос их в новые таблицы

Первая нормальная форма

Правила построения первой нормальной формы требуют, чтобы все таблицы данных были плоскими и не содержали повторяющихся данных в различных строках. Под плоской понимается таблица, имеющая только два измерения: длина (число записей или строк) и ширина , (число полей или столбцов). Её ячейки не могут содержать больше одного значения. Если хотя бы одна ячейка таблицы содержит больше одного значения, для представления ее содержимого уже требуется третье измерение -- глубина. Плоские таблицы и плоские файлы данных, упоминавшиеся в главе 3, очень похожи тем, что имеют только два измерения. наконец в плоском файле содержится лишь одна таблица и не накладываются ограничения на содержимое ее ячеек.

Вторая нормальная форма

Данные во всех не ключевых столбцах полностью зависят от первичного ключа. Проверка зависимости всех полей данных от первичного ключа. Если полная зависимость не выполняется, проводится разбиение таблицы.

Для приведения таблиц ко второй нормальной форме необходимо обеспечить полную зависимость столбцов, которые не являются ключевыми, от первичного ключа, а если этот ключ составной, то от каждого его элемента. Под полной зависимостью понимается возможность однозначного определения значения каждого не ключевого поля с помощью значения первичного ключа. Если для однозначного определения используется составной первичный ключ, то это правило применяется к каждому значению из полей, входящих в составной ключ. Перед переходом ко второй нормальной форме необходимо привести данные к первой нормальной форме. В процессе создания второй нормальной формы большая часть повторяющихся данных, оставшихся в таблице после приведения её к первой нормальной форме, будет удалена.

Третья нормальная форма

Все данные зависят от полей первичного ключа и не зависят от значений других полей. Исключение любых транзитивных зависимостей. Имеется в виду исключение зависимостей на поле, не являющееся ключевым.

В третьей нормальной форме столбцы, не являющиеся ключевыми, зависят от первичного ключа таблицы и не зависят от всех остальных столбцов. Прежде чем перейти к третьей нормальной форме, приведите свои данные к первой, а затем -- ко второй.

Четвёртая нормальна форма

Чтобы база данных находилась в четвертой нормальной форме, необходимо, чтобы независимые 'элементы данных, между которыми существует связь типа многие-ко-многим, не хранились в одной таблице. Дальше вы найдете подробное описание четвертой нормальной формы, поскольку это единственный этап нормализации, зависящий от типов устанавливаемых связей.

Пятая нормальная форма и комбинированные элементы

Пятая нормальная форма требует обеспечения возможности точного восстановления исходной таблицы из таблиц, на которых она основана. Построение пятой нормальной формы требует удовлетворения требований третьей нормальной формы и, при наличии связей многие-ко-многим, соответствия правилам четвертой.

Многие разработчики приложений баз данных игнорируют четвёртую и пятую нормальные формы в своих программных продуктах, поскольку считают их весьма специфическими. Результатом этого зачастую является создание базы данных неправильной структуры, хотя это совсем ещё не означает, что она не будет функционировать.

Основное правило при создании таблиц сущностей - это каждой сущности желательно сопоставить отдельную таблицу. Поля таблиц сущностей могут быть ключевыми или не ключевыми. Введение ключей позволяет обеспечить уникальность значений в записи, ускорить обработку записи и выполнить обработку. Если в таблице есть значительное повторение по нескольким полям и их объем существенен, то лучше их выделить в отдельную таблицу. Новую сущность легко добавить и изменить, но при удалении следует уничтожить все ссылки на нее из таблиц связей, в противном случае возникает некорректность.

В данном курсовом проекте была проведена нормализация базы данных были устранены функциональные зависимости и исключена явная избыточность в таблицах. Также удалось избавиться от транзитивных зависимостей.

Для реализации базы данных «Отдел кадров фирмы» в СУБД MS Access первоначально требуется создать таблицы для соответствующих отношений, полученных в ходе процедуры нормализации на предыдущем этапе проектирования базы данных. В режиме конструктора было создано четыре таблицы: совещание, отдел, сотрудники, оклад. Полям таблицы были заданы определённые форматы, что способствует контролю целостности данных. Далее в схеме данных было проведено связывание этих таблиц, схема данных представлена на рис. 2

Рисунок 2 Схема данных базы данных «Отдел кадров фирмы»

Данные в таблицу можно вводить как непосредственно в режиме таблицы, так с помощью форм ввода и редактирования записей, которые были созданы для всех таблиц базы данных. Формы были созданы с помощью автоматизированных средств создания форм MS Access, где в качестве источников данных выбирались соответствующие таблицы.

Создание таблицы в режиме конструктора.

Для перехода в окно базы данных нажмите клавишу F11. Выберите Таблицы в списке Объекты и нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна базы данных. Дважды щелкните строку Режим конструктора. Определите все нужные поля в таблице. Откройте таблицу в режиме конструктора.

управление проектирование персонал

Рисунок 3 Создание таблицы в режиме конструктора

Чтобы вставить в таблицу поле, щелкните строку, над которой его нужно поместить, и нажмите кнопку Добавить строки на панели инструментов.

Чтобы добавить поле в конец таблицы, щелкните первую пустую строку. Щелкните ячейку в столбце Имя поля и введите уникальное имя поля. В столбце Тип данных можно оставить настройку по умолчанию (Текстовый) или выбрать из раскрывающегося списка ячейки столбца Тип данных другой тип данных.

В столбце Описание введите описание данных, которые будет содержать это поле. Текст описания будет выводиться в строке состояния при добавлении данных в поле, а также будет включен в описание объекта таблицы. Вводить описание не обязательно. До того, как сохранить таблицу, определите первичный ключ. Откройте таблицу в режиме конструктора. Выделите одно или несколько полей, которые требуется определить как поля первичного ключа. Для выделения одного поля щелкните область выделения строки нужного поля. Для выделения нескольких полей щелкните область выделения для каждого поля, удерживая нажатой клавишу CTRL. Нажмите кнопку Ключевое поле на панели инструментов.

В процессе проектирования были созданы следующие таблицы данных.

Рисунок 4 Таблица «совещание»



Рисунок 5 Таблица «отдел»

Рисунок 6 Таблица «сотрудники»



Рисунок 7 Таблица «оклад»

Следующим шагом реализации базы данных в MS Access явилось создание запросов, требуемых в техническом задании на курсовое проектирование. При создании запросов использовался язык SQL. Этот язык является декларативным: с его помощью можно указать результат, который требуется получить в результате запроса, написанного на SQL, но не указывается процедура достижения этого результата. SQL является общепризнанным стандартом и поддерживается большинством систем управления реляционных баз данных. Далее приводятся коды запросов к базе данных «Отдел кадров фирмы» на языке SQL.

Запрос, используемый для удаления из базы данных информации об уволенном сотруднике (удаление):

DELETE сотрудники.[ФИО Сотрудника]

FROM сотрудники

WHERE сотрудники.[ФИО Сотрудника]=[Кого уволить?];

Запрос, используемый для перевода сотрудника из отдела в отдел (обновление):

UPDATE отдел INNER JOIN сотрудники ON отдел.[Код Отдела]=сотрудники.[Код Отдела] SET сотрудники.[Код Отдела] = [Введите новый отдел]

WHERE сотрудники.[ФИО Сотрудника]=[Введите ФИО];

Запрос на получение сведений о сотруднике (общие данные о сотруднике):

SELECT сотрудники.[Табельный Номер], сотрудники.[ФИО Сотрудника], сотрудники.[Домашний Адрес], сотрудники.[Номер Телефона], сотрудники.[Дата Приёма], сотрудники.Должность, оклад.Оклад, отдел.[Название Отдела], отдел.[Начальник Отдела], отдел.Этаж, отдел.[Номер Кабинета]

FROM отдел INNER JOIN (оклад INNER JOIN сотрудники ON оклад.Должность=сотрудники.Должность) ON отдел.[Код Отдела]=сотрудники.[Код Отдела]

WHERE сотрудники.[ФИО Сотрудника]=[Введите ФИО сотрудника];

Рисунок 8 Запрос на получение сведений о сотруднике

Запрос, используемый для получения сведений о номере телефона сотрудника (номер телефона):

SELECT сотрудники.[ФИО Сотрудника], сотрудники.[Номер Телефона]

FROM сотрудники

WHERE сотрудники.[ФИО Сотрудника]=[Введите ФИО сотрудника:];

Запрос на получение сведений о кол-ве сотрудников в каждом отделе (количество сотрудников отделе):

SELECT отдел.[Название Отдела], Count(сотрудники.[ФИО Сотрудника]) AS [Кол-во Сотрудников]

FROM отдел INNER JOIN сотрудники ON отдел.[Код Отдела]=сотрудники.[Код Отдела]

GROUP BY отдел.[Название Отдела];

Рисунок 9 Запрос на получение сведений о количестве сотрудников в каждом отделе

Запрос на получение сведений о фонде заработной платы (сумма):

SELECT отдел.[Название Отдела], Sum(оклад.Оклад) AS [фонд заработной платы]

FROM отдел INNER JOIN (оклад INNER JOIN сотрудники ON оклад.Должность=сотрудники.Должность) ON отдел.[Код Отдела]=сотрудники.[Код Отдела]

GROUP BY отдел.[Название Отдела];



Рисунок 10 Запрос на получение сведений о заработной плате

Запрос, используемый для упорядочивания сотрудников по ФИО (упорядочение по ФИО сотрудников):

SELECT сотрудники.*

FROM сотрудники

ORDER BY сотрудники.[ФИО Сотрудника];



Рисунок 11 Запрос, используемый для упорядочивания сотрудников фирмы по ФИО

Запрос, используемый для упорядочивания сотрудников по отделам (упорядочивание по отделам):

SELECT сотрудники.*, отдел.[Название Отдела]

FROM отдел INNER JOIN сотрудники ON отдел.[Код Отдела]=сотрудники.[Код Отдела]

ORDER BY отдел.[Название Отдела] DESC;



Рисунок 12 Запрос, используемый для упорядочивания сотрудников по отделам

Запрос на поиск сотрудников, работающих на одном этаже (этаж):

SELECT сотрудники.[ФИО Сотрудника]

FROM отдел INNER JOIN сотрудники ON отдел.[Код Отдела]=сотрудники.[Код Отдела]

WHERE отдел.Этаж Like [введите этаж];



Рисунок 13 Запрос на поиск сотрудников, работающих на одном этаже

Запрос на удаление обеспечивает удаление записи о сотруднике в таблице сотруднике, но за счёт связывания таблиц, где задано каскадное удаление связанных полей, происходит удаление всех данных связных с туром.

Для просмотра результатов созданных запросов созданы формы (кроме запроса на удаление и на обновление).

Форму можно создать тремя различными способами:

при помощи автоформы на основе таблицы или запроса. С помощью автоформ можно создавать формы, в которых выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса. Если выбранный источник записей имеет связанные таблицы или запросы, то в форме также будут присутствовать все поля и записи этих источников записей;

при помощи мастера на основе одной или нескольких таблиц или запросов. Мастер задает подробные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых форматах и создает форму на основании полученных ответов;

вручную в режиме конструктора. Сначала создается базовая форма, которая затем изменяется в соответствии с требованиями в режиме конструктора. В окне базы данных в списке Объекты выберите Формы. На панели инструментов окна базы данных нажмите кнопку Создать. В диалоговом окне Новая форма выберите строку Конструктор. Выберите имя таблицы или другого источника записей, содержащего данные, на которых нужно основать форму. Если форма не будет содержать данные (например, если нужно создать кнопочную форму для открытия других форм или отчетов или если нужно создать пользовательское диалоговое окно), не выбирайте ничего из этого списка.

Рисунок 14 Главная форма базы данных «Отдел кадров фирмы»

Выходные данные.

Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

Отчёты, так же как и формы, можно создавать с помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов.

Последовательность действий при формировании отчёта с помощью Мастера такая же, как и при создании формы. Дополнительными являются два шага: добавление уровня группировок и задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки позволяет выводить записи, объединённые по выбранным полям. Например, при задании уровня группировки по полю Категория профессии записи будут сгруппированы по конкретному значению этого поля. Access автоматически сортирует данные по группирующим полям, а внутри группы можно также задать сортировку по любому из полей, входящих в группу.

По каждой из групп при необходимости можно подводить итоги. Для получения итоговых значений по числовым полям необходимо после добавления уровня группировки в диалоговом окне Создание отчётов щелкнуть на кнопке Итоги, после чего для соответствующего числового поля выбрать требуемые функции. При выборе функции Sum (суммы) для какого-либо поля Access не только автоматически подсчитает сумму значений для каждой группы, но и подведёт итоги по всем записям выбранного поля. Программа предусматривает вывод как данных (записей) и итогов, так и только итогов. Если не задан уровень группировки, то кнопка «Итоги» становится недоступной.

Из режима просмотра пользователь может скопировать отчёт в виде отдельного файла текстового редактора Word или электронной таблицы Excel. Для этого необходимо щёлкнуть на кнопке «Связи с Office», расположенной на панели инструментов «Предварительный просмотр».

Для создания отчета следует открыть вкладку «Отчеты» в окне базы данных и нажать кнопку «Создать» в верхней части окна базы данных.

В появившемся окне «Новый отчет» выбрать пункт «Мастер отчетов» и указать источник данных - таблицу или запрос.

Рисунок 15 Отчет в Access

Заключение

На сегодняшний день реляционные базы данных остаются самыми распространенными, благодаря своей простоте и наглядности, как в процессе создания, так и на пользовательском уровне.

Основным достоинством реляционных баз данных совместимость с самым популярным языком запросов SQL. С помощью единственного запроса на этом языке можно соединить несколько таблиц во временную таблицу и вырезать из нее требуемые строки и столбцы (селекция и проекция). Так как табличная структура реляционной базы данных интуитивно понятна пользователям, то и язык SQL является простым и легким для изучения. Реляционная модель имеет солидный теоретический фундамент, на котором были основаны эволюция и реализация реляционных баз данных. На волне популярности, вызванной успехом реляционной модели, SQL стал основным языком для реляционных баз данных.

Разработанная в данном курсовом проекте база данных «Отдел кадров фирмы» позволяет при ее применении сократить сроки на поиски нужной информации о сотруднике, производить автоматическое упорядочение поступающих данных и подсчет сотрудников работающих в каждом отделе и суммарного количества фонда заработной платы. При появлении новых данных пользователь может в кротчайшие сроки внести их в базу данных и работать с ними.

Описанная в данном курсовом проекте база данных должна быть полезна при работе в данной области.

Список литературы

1. Литвинская О.С. Проектирование базы данных в среде Microsoft Access . - Пенза: Издательство Пенз. гос. технол. акад., 2004.

2. Диго С.М. Базы данных: проектирование и использование. - М.: Финансы и статистика, 2005.

3. Робинсон С. MicrosoftAccess 2000 учебный курс. - СПб.: Питер, 2000.

4. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002. - СПб.: БХВ-Петербург, 2002.

5. Бондарева Г.А., Сахарова Е.В., Королькова Л.Н., Информатика. Методические указания. Ставрополь, СТИС, 2006.

6. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. - М.: Финансы и статистика, 1989.

7. Гончаров А. Ю. Access 2003. Самоучитель с примерами., Москва, 2004г.

8. Григорьев В.А., Ревунков В.И. Банки данных. Учебник для вузов. - М., МВТУ им.Баумана, 2002.

9. Симонович С. В., Евсеев Г. А., Алексеев А. Г. Специальная информатика: Учебное пособие. - М.: АСТ-ПРЕСС: Инфорком-Пресс, 2000.

Размещено на Allbest.ru