Размещено на http://www.allbest.ru/

КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему: «Базы данных в Excel»

Содержание

1. Базы данных «Косметика» в EXCEL

1.1 Как создать базу данных

1.2 Создание заголовка таблицы и первой строки

1.3 Ведение базы данных

Приложения

Введение

Термин электронные таблицы можно определить как "программный продукт, широко используемый для описания великого множества пакетов моделирования, реализованных для микрокомпьютеров, и который происходит от сходства с "разворотом листа бумаги", разбитым на строки и столбцы".

Электронные таблицы используются для построения моделей, то есть разрешают определять, какую информацию следует представлять в модели, как ее представлять и как должна манипулировать данными соответствующая программа. Модель представляет в математических терминах отношения между важными переменными, которые характеризуют определенную ситуацию в бизнесе.

Примерами пакетов ведения электронных таблиц являются Supercalc , Lotus 1-2-3 и MS Excel. В данной работе мы будем рассматривать работу с базами данных в MS Excel.

Если возникает потребность в приобретении пакета ведения электронных таблиц, следует убедиться в том, что они, кроме основных характеристик, которые будут детально рассмотрены ниже, владеют следующими возможностями:

а) средства обучения, предлагаемые основным разработчиком или независимой консультационной компанией (доступность и цена);

б) качество документации, которая поставляется с пакетом;

в) интеграция с другими функциями (например, передачи данных из электронных таблиц в текстовый процессор или введение информации из базы данных).

Для работы с электронными таблицами необходимо, как правило, не меньшее 512 Кбайт оперативной памяти. Ввод и вывод данных осуществляются через видеотерминал и клавиатуру с применением для получения твердых копий принтера. Сферы использования электронных таблиц ограничены только воображением пользователя, а также количеством "строк и столбцов" таблицы.

Есть различные программные среды, в которых можно создавать базы данных и использовать их в образовательном процессе. Выбор программной среды зависит от того, для каких целей создается БД. Небольшие базы данных, с несложными запросами можно оперативно создавать в Microsoft Excel, более сложные в Microsoft Access. Сложные БД можно создавать в СУБД MySQL или других мощных оболочках, изменение содержимого такой базы данных можно производить через Web-интерфейс с использованием HTML-формы, не вторгаясь при этом в технические детали каждой специфической СУБД. В данной работе изложены основные способы работы по созданию БД и ссылки на Интернет-ресурсы по данной проблеме, и мы надеемся, что все это поможет вам самостоятельно создать свою базу данных.

1. Базы данных «Косметика» в EXCEL

База данных (date base) - это совокупность хранимых в памяти компьютера данных, которые отображают состояние некоторой предметной области. Данные взаимосвязаны и специальным образом организованы.

При таком информационном отображении предметных сред упор делается не на сами объекты и их свойства, а на отношения между ними, что соответствует так называемой реляционной точке зрения на базы данных.

Excel умеет складывать, вычитать, умножать, делить и выполнять множество других операций. Excel дает возможность предварительно проанализировать последствия принятия тех или иных решений при конкретных обстоятельствах. Excel позволяет автоматизировать не только расчеты как таковые, но позволяет создавать и работать с разнообразными картотеками, системами учета, базами данных и т.п.

Вопросы сбора данных, их хранения, учета и обработки можно решить, имея систему управления списками. Термин список используется в Excel для обозначения базы данных.

База данных - это особый тип рабочей таблицы, в которой не столько вычисляются новые значения, сколько размещаются большие объемы информации в связанном виде.

Например, можно создать базу данных с фамилиями, именами, адресами и номерами телефонов ваших знакомых или список группы со всей информацией об итогах сессии и о размере соответствующей стипендии или ее отсутствии.

База данных представляет собой последовательность записей, содержащую однозначно определенную по категориям и последовательности информацию. Под каждую категорию данных в записи отводится отдельное поле, которому присваивается имя и отводится столбец.

1.1 Как создать базу данных

Для создания таблицы раскрываем приложение Excel Microsoft Office. После ввода названия таблицы заполняем заголовки столбцов и форматируем их. Для этого выбираем команды меню Формат Столбец Ширина и устанавливаем необходимые значения (в соответствии с количеством символов в каждом поле, оговоренном в структуре базы данных). После ввода заголовков столбцов выбираем соответствующий вид форматирования. Для этого используем пункты меню Формат Ячейки и активизируем соответствующие вкладки: Число, Выравнивание, Шрифт. В числовых полях задаем 2 знака после точки, выравнивание в тестовых полях устанавливаем по правому краю ячейки, выравнивание числовых полей выполняем по центру.

После форматирования заголовков стролбцов приступаем к заполнению 1-й строки. Вводим исходные данные и в вычисляемых полях записываем расчетные формулы.

1.3 Ведение базы данных

Ведение базы данных заключается в корректировке существующих данных, добавлении новых, удалении полей, содержащих ненужную или ошибочную информацию. В соответствии с заданием выполним операции по редактированию, добавлению, удалению информации. При работе в среде электронных таблиц для этого могут быть использованы различные средства.

1.4 Редактирование полей

Добавим к существующей базе поле, которое отражает порядковый номер записей в базе. Для этого установим курсор в ячейку первого столбца и активизируем пункт меню Вставка Столбцы. В появившемся пустом столбце запишем название поля и заполним его. Результат поместим в новый файл. Удаление полей осуществим с помощью команд меню Правка Удалить Удалить столбец. При этом курсор необходимо установить в поле , которое собираемся удалить.

1.5 Редактирование записей

Для удаления записей из базы данных необходимо эти записи выделить и активизировать команды меню Правка Удалить Строку . В результате выполнения этих действий строка, в которой был установлен курсор будет удалена. Для добавления строк в базу данных необходимо выполнить следующие действия: активизировать команды меню Вставка Строки. В результате в базу данных будет добавлена пустая строка над строкой, в которой находился курсор. Далее заносим нужные сведения в добавленную строку.

1.6 Форматирование содержимого ячеек

Команда Формат - Ячейка предназначена для выполнения основных действий с ячейками. Действие будет выполнено с активной ячейкой или с группой выделенных ячеек. Команда содержит следующие под режимы:

ЧИСЛО - позволяет явно определить тип данных в ячейке и форму представления этого типа. Например, для числового или денежного формата можно определить количество знаков после запятой.

ВЫРАВНИВАНИЕ - определяет способ расположения данных относительно границ ячейки. Если включен режим “ПЕРЕНОСИТЬ ПО СЛОВАМ”, то текст в ячейке разбивается на несколько строк. Режим позволяет расположить текст в ячейке вертикально или даже под выбранным углом.

ШРИФТ - определяет параметры шрифта в ячейке (наименование, размер, стиль написания).

ГРАНИЦА - обрамляет выделенные ячейки, при этом можно определить толщину линии, ее цвет и местоположение.

ВИД - закрашивает фон ячеек с помощью выделенного цвета или узора.

ЗАЩИТА - устанавливается защита на внесение изменений.

Команда применяется к выделенной или активной в настоящий момент ячейке. (Приложение №1)

2. Сортировка базы данных

Выборочное использование данных представляет систему отбора данных из исходной базы по какому-либо признаку и дальнейшую обработку этих данных. Обычно применяют для этих целей пользовательский автофильтр и расширенный фильтр.

3. Команда Автофильтр

Командой Автофильтр можно воспользоваться, выделив какую-либо ячейку в списке и выполнив команду Автофильтр из подменю Фильтр меню Данные. Справа от каждого заголовка столбца появится кнопка со стрелкой вниз. Щелкнув эту кнопку, Вы раскроете список уникальных значений данного столбца, которые можно использовать для задания критерия фильтра. Для фильтрации этих данных следует установить курсор в любую ячейку таблицы (например В1), выбрать команду Автофильтр, в столбце раскрыть список (нажав на кнопку со стрелкой, расположенную справа в данном столбце) и выбрать в нем необходимую подгруппу товара. (Приложение №4)

3.1 Пользовательский автофильтр

Подключение пользовательского автофильтра происходит при активизации меню Данные-Фильтр-Пользовательский автофильтр. Затем устанавливается критерий для фильтрации даннях (для выбранного поля раскрываем список, который помещен в строке заголовков полей базы данных. Если необходимо убрать пользовательский автофильтр активизируем команду Данные Фильтр Автофильтр. (Приложение №5)

3.2 Команда Расширенный фильтр

Интервал критериев

Команда Расширенный фильтр позволяет выполнять следующие операции:

- Создавать критерии с условиями по нескольким столбцам, связанным по правилу ИЛИ. Хотя для этого проще несколько раз выполнить команду Автофильтр.

- Создавать критерии с тремя и более условиями для заданного столбца, связанными по крайней мере одним союзом ИЛИ.

- Создавать вычисляемые критерии. Например,

Кроме того, команда Расширенный фильтр дает возможность автоматически извлекать строки из списка и помещать их копии в другое место текущего рабочего листа.

Команда Расширенный фильтр требует задания критериев фильтра в отдельном интервале рабочего листа. Критерии лучше разместить выше списка. Интервал критериев должен состоять не менее чем из двух строк. В первой строке размещаются заголовки столбцов, а во второй и последующих строках - соответствующие критерии фильтров. Если не используются вычисляемые критерии, то заголовки в интервале критериев должны точно совпадать с заголовками столбцов списка. Для этого можно выделить заголовки столбцов списка и скопировать их в первую строку интервала критериев с помощью команд Копировать и Вставить из меню Правка. Так как в интервале критериев могут использоваться не все столбцы списка, то ненужные заголовки следует удалить. (Приложение №6)

4. Подведение итогов

Отсортировав список и отфильтровав в нем только нужные записи, Вы можете воспользоваться командой Итоги из меню данные для получения различных итогов данных. По команде Итоги можно добавить итоговые строки для каждой группы данных в списке, а также выполнить другие расчеты на групповом уровне. С помощью этой команды нетрудно вычислить, например среднее значение данного столбца для каждой группы строк, найти число строк в каждой группе, количество пустых элементов в каждой группе, рассчитать стандартное отклонение для каждой группы.

Команда Итоги дает возможность подвести также общие итоги, т.е. применить выбранную функцию, например СУММА или СРЕДН, не только к группе записей в списке, но и ко всему списку. Более того, Вы можете задать, место размещения общих итогов в конце или в начале списка. Последнее удобно при длинном списке, так как не нужно искать общие итоги в его конце.

В любом случае Вы избавляетесь от утомительных перемещений по рабочему листу, потому что при подведении итогов список структурируется, и с помощью символов структуры можно просмотреть данные на нужном уровне детализации. (Приложение №7)

Список используемой литературы.

1. Скобара В.В. Возможности Excel 7 для аудитора и бухгалтера. -- СПб.: Петробалтаудит, 1998. -- 288 с.

2. Руденко В.Д., Макарчук О.М., Патланжоглу М.О. Практичний курс информатики. /За ред. Мадзигона В.М.-К.: Феникс, 1997.-307 с.

3. http://www.pro-excel.ru/category - Проэксель - самоучитель (учебник) содержит: программы курсов, упражнения, видеоролики.

Приложение 1

Таблица: База данных

Приложение 2

Таблица: Сортировка

Приложение 3

Таблица: Среднее значение

Приложение 4

Таблица: Промежуточные итоги

Приложение 5

Сводная таблица

Приложение 6

Таблица: Элемент управления

Размещено на Allbest.ru