Организация работы с конфиденциальными документами

Размещено на httр://www.allbеst.ru/

Лабораторная работа

Организация работы с конфиденциальными документами

План

1. Установление порядка секретного делопроизводства

2. Практическая часть

1. Установление порядка секретного делопроизводства

Во время работы по защите коммерческой тайны необходимо обратить особое внимание на документы фирмы, поскольку большинство коммерческих структур в нашей стране основные объемы коммерческой информации, в том числе конфиденциальной, хранят в документах. Руководитель фирмы должен упорядочить соответствующим образом процессы фиксации секретной информации в деловых бумагах и организовать их движение таким образом, чтобы похищение конфиденциальных документов было бы затруднено настолько, чтобы оно становилось экономически невыгодным для похитителя.

При работе с документами, содержащими охраняемую фирмой информацию, надо соблюдать определенные правила. Это дает весомые гарантии надежной охраны коммерческих секретов и ставит заслон на пути утечки информации.

Эти правила сводятся к следующему:

1) строгий контроль (лично или через службу безопасности) за допуском персонала к секретным документам;

2) точное установление того, кто конкретно из руководства и служащих фирмы организует и контролирует секретное делопроизводство фирмы, наделение их соответствующими полномочиями;

3) разработка инструкции (памятки) по работе с секретными документами, ознакомление с нею соответствующих работников фирмы;

4) контроль за принятием соответствующими служащими письменных обязательств о сохранении коммерческой тайны фирмы;

5) введение системы материального и иного стимулирования служащих фирмы, имеющих доступ к ее секретам;

6) внедрение в повседневную практику механизмов и технологий защиты коммерческой тайны фирмы;

7) личный контроль со стороны руководителя фирмы службы внутренней безопасности и секретного делопроизводства.

Вероятность утечки секретной информации из документов особенно велика в процессе их пересылки. Очевидно, что у коммерческих структур нет возможностей пользоваться услугами военизированной фельдсвязи. По этой причине доставку секретных документов и ценностей надо организовать собственными силами, с привлечением охранников фирмы, или обращаться в те фирмы, которые такие услуги оказывают за плату.

Служащие фирмы, отвечающие за сохранность, использование и своевременное уничтожение секретных документов, должны быть защищены от соблазна торговли секретами фирмы простым, но радикальным способом - хорошей платой за работу. В процессе хранения и пересылки секретных документов фирмы могут быть применены средства защиты и сигнализации о несанкционированном доступе к ним.

Одна из новинок - невидимое светочувствительное покрытие, наносимое на документы, которое может проявляться под воздействием света, указывая тем самым на факт несанкционированного ознакомления с документами или их фотографирования.

Используют в этих целях и электронику. На Всесоюзном семинаре по вопросам защиты коммерческой информации, состоявшимся летом 1991 г. в Москве, на стенде фирмы "Альянс" демонстрировалось несложное электронное устройство размером с пачку сигарет, изготовленное в одной из стран Юго-Восточной Азии. Устройство называется "Хоум детектив" (Домашний детектив),стоит всего 10 долларов США и реагирует на свет. Стоит включить устройство и в течение 20 сек. поместить его где-то в сейфе, под бумагами на рабочем столе, в его ящиках и в вашем распоряжении надежный электронный сторож. Он срабатывает при попадании слабого луча света и подаст пронзительный звуковой сигнал. По желанию заказчика фирма снабжает "Хоум детектив" радиопередатчиком, включающим на значительном расстоянии иные защитные системы и внешнюю сигнализацию.

Специалистам по вопросам защиты коммерческой информации известны и иные технологии и системы охраны конфиденциальных документов фирмы от несанкционированного к ней доступа или возможной утечки из них охраняемых сведений. За информацией по данному вопросу следует обращаться в организации и службы, которые специально занимаются данной проблемой. Методы ведения секретного делопроизводства. Для ведения секретного делопроизводства должны привлекаться люди, прошедшие специальную проверку, и в честности которых нет никаких сомнений. Кроме того, эти люди должны быть соответствующим образом подготовлены и обучены, т.к. профессиональные недочеты и отступление от правил в их работе могут слишком дорого стоить фирме. секретный делопроизводство конфиденциальный документ

Помещения, в которых ведется работа с секретными документами, должны хорошо охраняться, а доступ в эти помещения должен быть закрыт для посторонних лиц. Помещения, в которых секретные документы хранятся, должны иметь прочные перекрытия и стены, усиленную металлическую дверь, прочные оконные рамы с двойными стеклами и решеткой, плотные шторы, не позволяющие вести просмотр помещения со стороны улицы. Хранилище секретных документов должно быть оборудовано охранной и пожарной сигнализацией и тщательно охраняться силами внутренней охраны. Доступ в хранилище должен быть строго ограничен. Не рекомендуется располагать такое помещение на первом и последнем этажах здания, т.к. это упрощает несанкционированный к нему доступ. Секретные документы хранятся в сейфах или несгораемых металлических шкафах с надежными замками и запорами.

Существуют различные приемы ведения секретного делопроизводства, которые направлены на предотвращение утечки содержащихся в документах коммерческих секретов. Например, документы, содержащие коммерческую тайну, подразделяются по степени секретности отображенной в них информации и снабжаются соответствующим грифом секретности. В Вооруженных Силах страны, к примеру, существуют следующие грифы секретности для документов: "секретно", "совершенно секретно" и "особой важности". Кроме того имеется гриф "для служебного пользования" (ДСП), который выставляется на документах, не являющихся секретными, но содержащих информацию, разглашение которой было бы нежелательно.

Практика ведения секретного делопроизводства коммерческих структур показывает, что для надлежащего разделения информации по степени секретности, содержащейся в документах, вполне достаточно введение трех грифов: "для служебного пользования", "секретно" и "совершенно секретно" (или им аналогичных, например: "служебная информация", "конфиденциально" и "строго конфиденциально").

Рассмотрим методику ведения секретного делопроизводства на основе именно этих трех грифов. Прежде всего, следует отметить, что секретный документ (т.е. с грифами "СЕКРЕТНО" и "СОВ.СЕКРЕТНО") уже по внешнему виду должен отличаться от несекретного.

На обложке каждого такого документа должны содержаться следующие сведения:

1. В правом верхнем углу ставится гриф секретности (для этого предлагается изготовить штампы соответствующих грифов).

2. Под ним проставляется инвентарный номер данного документа, который фиксируется в книге лицевых счетов.

3. Если документ имеет гриф "совершенно секретно", рекомендуется проводить красную черту тушью из правого верхнего угла обложки в левый нижний для придания данному документу более значимого вида.

На титульном листе секретного документа обязательно дублируются гриф секретности и инвентарный номер, имеющиеся на обложке. Это делается на случай, если обложка документа вдруг оторвется.

Листы секретного документа нумеруются и прошиваются прочной ниткой, концы которой заклеиваются папиросной бумагой с оттиснутой на ней печатью "для документов" (такую печать рекомендуется специально изготовить для того, чтобы постоянно не прибегать к основной Гербовой печати фирмы).

На последнем листе документа необходимо сделать следующую надпись:

В данном документе пронумеровано и прошнуровано _________ листов _____________________________ (подпись ответственного лица)

Бывают случаи, когда в специальную папку вкладываются отдельные секретные листы, прошнуровать которые не представляется возможным. В этом случае в папку вкладывается (вклеивается) реестр, в котором учитываются все имеющиеся в папке секретные листы. Каждый листок получает гриф секретности и свой инвентарный номер, который отмечается в реестре по форме:

Сама такая папка получает гриф не ниже наиболее секретного в ней листка и собственный инвентарный номер, который учитывается в книге Лицевых счетов.

Черновики секретных документов фирмы должны готовиться в тетрадях с пронумерованными листами. После подготовки документов "набело" черновики должны уничтожаться уполномоченными на то служащими. Число копий секретных документов фирмы должно строго учитываться, а копировальные машины - снабжаться счетчиком копий и ключом, запускающим машины в действие. Копировальная бумага и красящая лента пишущих машин - предмет особых забот, так как с них можно снять секретную информацию. Поэтому использованная копировальная бумага и лента уничтожаются под контролем ответственных лиц.

Все секретные и сов. секретные документы обязательно учитываются в книге Лицевых счетов. Книга состоит из следующих разделов:

Если в фирме имеется несколько филиалов, то в каждом из них заводится своя книга Лицевых счетов, а в главной Секретной части фирмы - Лицевые счета на каждый из филиалов. В итоге получается, что в фирме имеется одна Главная книга Лицевых счетов и по паре дополнительных на каждый филиал.

Книга Лицевых счетов на филиал, имеющаяся в Главной секретной части фирмы должна быть совершенно идентична книге Лицевых счетов, остающаяся в данном филиале. Благодаря этому появляется возможность максимально четко контролировать перемещения секретных документов между филиалом и штаб-квартирой фирмы. Книга Лицевых счетов, как правило, имеет гриф "секретно". Это связано с тем, что только упоминание где-либо или фиксация только названия сов. секретных документов уже само по себе содержит секретную информацию. Книга Лицевых счетов на филиал учитывается в Главной книге Лицевых счетов, а Главная книга - сама в себе под инв. N 1. Документы с грифом "для служебного пользования" также могут учитываться в специальной книге по принципу, изложенному выше, но не вместе с секретными и сов. секретными документами.

Руководство фирмы может издавать секретные приказы, которые касаются определенного контингента сотрудников и не должны быть известны всем остальным. Для выделения таких приказов от несекретных рекомендуется перед его номером ставить "О" в случае, если приказ секретный, и "ОО" - если приказ сов. секретный (например: N О 14; N ОО 56-Р). Учет таких приказов производится по правилам, установленным для документов с соответствующими грифами секретности. Этот же принцип можно использовать и для выделения секретных договоров от несекретных.

Иногда на практике коммерческим структурам приходится сталкиваться с необходимостью засекречивания не только документов, но и каких-либо изделий. Учет и работа с секретными изделиями строится по тому же принципу, что и с секретными документами с той лишь разницей, что необходимо предусмотреть систему опломбирования изделия так, чтобы не допустить несанкционированное проникновение внутрь изделия и ознакомление с его внутренней структурой. Пломбы рекомендуется применять также в отношении сейфов и дверей секретной части по окончании рабочего дня. Секретные документы выдаются только лицам, имеющим право на работу с этими документами. Внутри фирмы целесообразно ввести допуски на работу с секретными документами.

Например, в армии допуск N 3 соответствует праву на работу с документами с грифом "секретно", допуск N 2 - документами с грифом "совершенно секретно", допуск N 1 - документами с грифом "особой важности". Работа с документами ДСП не требует специального допуска. Работник с допуском N 3 не имеет право пользоваться сов. секретными и особой важности документами, а работник с допуском N 2 не допущен к документам особой важности.

Система допусков позволяет максимально ограничить круг лиц, знакомых с секретами фирмы. Номер допуска определяется сроком службы в фирме данного сотрудника и степенью доверия к нему со стороны руководства. Все секретные документы выдаются только под роспись. Целесообразно на каждый документ завести карточку по форме:

Рядовым работникам фирмы секретные документы выдаются только на время рабочего дня. В конце рабочего дня все секретные документы должны быть возвращены в Секретную часть (хранилище) фирмы.

Рассекречивание документов происходит либо по команде руководства фирмы, либо по истечении определенного срока путем понижения степени секретности и присвоения более низкого грифа. Установление контроля за публикациями.

Даже тщательно охраняемые тайны фирмы могут стать известны конкурентам из обычных публикаций для широкой публики, если пустить это дело на самотек. Поэтому один из служащих фирмы обязательно должен быть наделен самыми широкими властными полномочиями для того, чтобы заниматься предварительной цензурой готовящихся брошюр, рекламных объявлений, пресс-релизов и иных материалов для симпозиумов, выставок, конгрессов, а также выступлений, научных и иных публикаций сотрудников фирмы.

Интересы охраны секретов фирмы в подавляющем числе случаев находятся в трудно разрешимом противоречии с личными амбициями, самолюбием, академической независимостью сотрудников фирмы, желающих профессионально самоутверждаться в ученом мире, среди своих коллег, в общественном или групповом мнении. Не менее легок для разрешения конфликт между стремлением сохранить коммерческие тайны фирмы и желанием использовать в рекламных целях некоторые наиболее впечатляющие данные из строго охраняемой информации, особенно те из них, которые, несомненно, помогли бы расширить сбыт производимых товаров и услуг.

Сотрудник, осуществляющий цензуру открытых публикаций рекламного, научного и популяризаторского характера, готовящихся персоналом фирмы или по ее заказам, должен руководствоваться простым, но достаточно эффективным правилом. Суть его в том, чтобы в максимально возможной степени раздробить, разобщить по времени, в пространстве и по авторам ту строго охраняемую коммерческую информацию, без которой невозможно опубликование упомянутых выше работ. Конечно, все это затрудняет осуществление персоналом фирмы научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, но зато существенно препятствует сбору секретной информации о фирме конкурентами и недоброжелателями. Этот барьер преодолим лишь посредством очень больших затрат.

2. Практическая часть

Перечислите мероприятия по организации работы с конфиденциальной информацией. Будьте готовы ответить на дополнительные вопросы.

Размещено на Allbеst.ru