Информационные массивы и носители информации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• Введение
• Условия задачи
• 1. Организационно-экономическая сущность задачи
• 2. Входная информация
• 2.1 Характеристика реквизитов входной информации
• 2.2 Коды номенклатур признаков
• 2.3 Характеристика информационных массивов
• 2.4 Носители исходной информации
• 2.5 Макеты машинных носителей информации
• 3. Выходная информация
• 3.1 Перечень выходных документов
• 3.2 Характеристика реквизитов выходной информации
• 4. Алгоритм решения задачи
• 4.1 Обозначение данных
• 4.2 Формульное описание алгоритма
• Список литературы

• Введение
• Созданию системы информационной технологии по расчету расхода материальных ценностей на производство для сельскохозяйственного предприятия предшествует процесс разработки технологической документации, связанный с организацией системы получения и преобразования исходной информации в результативную информацию.
• Цель курсового проекта состоит в том, чтобы на основе исходных данных по израсходованному материалу, количеству материала, его цене и коду объекта учета производственных затрат спроектировать формы входных документов и форму выходной ведомости.
• Практически в укрупненном виде разрабатывается проект автоматизированной системы обработки экономической информации для решения конкретной задачи на эскизном уровне.
• В состав курсового проекта входят следующие разделы:
• Условия задачи.
• Здесь приводятся исходные данные по задаче и требования к виду выходной ведомости.
• 1. Организационно-экономическая сущность задачи
• В этом разделе указывается важность решения задачи для предприятия. Здесь обосновывается целесообразность использование ЭВМ в решении задачи, приводится методология расчета требуемых показателей, определяется поставщик данных и периодичность решения задачи.
• 2. Входная информация
• В этом разделе производится анализ входной информации.
• 2.1. Характеристика реквизитов входной информации
• В этом разделе дается понятие экономической информации, реквизитов, а также приводится характеристика реквизитов входной информации.
• 2.2. Коды номенклатур признаков
• В этом разделе разрабатываются коды для исходных данных, подлежащих кодированию, а также коды для предприятия и его структурного подразделения, в котором проводится работа.
• 2.3. Характеристика информационных массивов
• В этом разделе проводится характеристика информационных массивов по исходным данным, для этого вводятся два массива - информационно-поисковый, текущий массив и постоянный, справочный массив и выделяются ключевые признаки каждого массива.
• 2.4. Носители исходной информации
• В этом разделе определяются два вида исходной информации - справочные и первичные документы, их эскизы проектируются по исходным данным.
• 2.5. Макеты машинных носителей информации
• В этом разделе проектируются макеты машинных носителей с целью подготовки информации к обработке с помощью автоматизированных информационных технологий. Создаются макеты справочного и первичного документа.
• 3. Выходная информация
• В этом разделе производится анализ выходной информации.
• 3.1. Перечень выходных документов
• В этом разделе определяется наименование, назначение выходного документа, сроки его составления и информационные массивы, которые входят в этот документ.
• 3.2. Характеристика реквизитов выходной информации
• В этом разделе проектируется таблица, в которой осуществляется характеристика реквизитов, входящих в выходной документ.
• 3.3. Эскиз выходного документа
• В этом разделе проектируется эскиз выходного документа, он заполняется исходными и расчетными данными.
• 4. Алгоритм решения задачи
• В этом разделе составляется алгоритм расчета показателей.
• 4.1. Обозначение данных
• В этом разделе производится перечисление используемых реквизитов и присвоение и символов для формул.
• 4.2. Формульное описание алгоритма
• В этом разделе производится оставление формул, по которым производится расчет показателей.
• Таким образом, целью курсовой работы является проектирование формы входных документов и формы выходной ведомости, а так же разработка ряда вопросов по проектированию информационной базы автоматизированной системы обработки информации.

• Условия задачи
• Комиссия в составе агронома, зоотехника, экономиста и бригадира приняла сено клеверное, находящееся на складах № 5-8 на поле бригады № 2 площадью 600 га. Укладка производилась 5 - 10 июля. Результаты промера скирд приведены в таблице 1.
• Таблица 1 - Исходные данные

Параметры	№5	№6	№7	№8
Длина, м	13	15	18	16
Ширина, м	6	6	7	8
Длина перекидки, м	21	20	22	24
Объем, м3	409,5	450	500,5	768
Вес 1 м3, кг	68	70	68	70

• На основании исходных данных следует составить выходную ведомость, которая должна содержать:

- код склада;

- объем, м³;

- вес 1 м³, кг;

- вес сена, ц;

- себестоимость сена, если себестоимость 1 ц сена по данным производственно-финансового плана составляет 8 р.

Подсчитать итоги по ведомости.



1. Организационно-экономическая сущность задачи

Учет заготовки кормов - важнейшая задача работников предприятия, связанных с производством продукции животноводства. Во многом от профессиональности выполнения учета кормов зависит прибыльность сельскохозяйственного предприятия в целом.

Расчет показателей по данной задаче осуществляется в следующей последовательности:

1. На основании данных промеров по каждому из складов определяется вес сена;

2. На основании веса сена, на основании заданной себестоимости 1 ц сена, определяется себестоимость всего сена по каждому из складов.

Поставщиками данных является экономист отрасли. Результаты решения задачи используются для принятия решений главным бухгалтером/экономистом и директором предприятия. Периодичность решения - по необходимости.



2. Входная информация

2.1 Характеристика реквизитов входной информации

Экономическая информация - это информация, которая отражает социально-экономические процессы в производственной и непроизводственной сферах, во всех отраслях народного хозяйства, во всех органах и на всех уровнях управления.

Реквизит является одним из важнейших видов структурных единиц информации.

Реквизит - это информационная совокупность, неделимая далее на более мелкие единицы.

Реквизит «Вид корма» относится к условно-постоянным реквизитам, поскольку не подразумевается заготовка других кормов в данные склады. Таким образом, реквизит «Вес 1 м³» также является условно-постоянным реквизитом.

Таблица 2 - Характеристика реквизитов входной информации

Реквизит	Шаблон	Необходимость кодирования	Тип массива
			переменный	условно-постоянный
Вид корма	Х (14)	Да		*
Номера складов	Х (8)	Да	*
Длина, м	9	Нет	*
Ширина, м	9	Нет	*
Длина перекидки, м	9	Нет	*
Объем, м3	9	Нет	*
Вес 1 м3, кг	9Т9	Нет		*
Наименование предприятия	Х (10)	Да		*
Наименование структурного подразделения	Х (10)	Да		*
Дата	Х (8)	Нет	*
Себестоимость	9	Нет		*



Реквизиты «Наименование предприятия» и «Наименование структурного подразделения» и «Себестоимость» отнесены к условно-постоянным реквизитам, так как смена наименований и затраты на заготовку за данный период не производится, остальные реквизиты - к переменным реквизитам, так как идет их изменение во времени.

2.2 Коды номенклатур признаков

Учитывая, что количество складов в хозяйстве, как правило не превышает 99, коды номеров складов целесообразно седлать двухзначными, порядковыми. Для кодирования экономических номенклатур принято использовать следующие методы:

1. Порядковый метод характеризуется тем, что вся номенклатура объектов последовательно ставится в соответствии с числами натурального ряда. При появление новых объектов им в конце ряда присваиваются очередные порядковые номера.

2. Серийно-порядковый метод заключается в закреплении серии номеров за группами объектов, обладающими общим признаком. Внутри серии кодирование выполняется порядковым методом.

3. Последовательный (позиционный; десятичный) метод кодирования предусматривает разработку кодов на основе иерархического метода классификации объектов. В начале вся номенклатура классифицируется по самому старшему признаку. Внутри полученных классов - по младшему признаку и т.д. За каждым признаком закрепляется один или несколько разрядов кода. Полное кодовое слово образуется путем присоединения к коду самой старшей группы последовательно кодов младших групп.

4. Параллельный (комбинированный) метод предусматривает построение кода независимых объектов на основе фасетной классификации, т. е. номенклатура может быть разделена по-разному в соответствии с независимыми различными признаками. За каждым независимым признаком закрепляется один или несколько разрядов кода. Полное кодовое слово образуется путем объединения кодов по различным признакам в одну последовательность.

Для кодирования в условиях данной задачи применяем порядковый метод. При появлении новых объектов им в конце ряда присваиваются очередные порядковые номера. Значность кода равна 2.

Таблица 3 - Код номеров складов

Подразделение	Код	Номер склада	Код	Полный код
Бригада №2	02	Склад № 5	05	0205
		Склад № 6	06	0206
		Склад № 7	07	0207
		Склад № 8	08	0208

Для кодирования сельскохозяйственного предприятия применяется последовательный метод, значность кода равна 3. Кодификатор представлен в таблице 4.

Таблица 4 - Код предприятия

Тип предприятия	Код	Наименование предприятия	Код	Полное кодовое слово
1	2	3	4	5
Сельскохозяйственное	9	ЗАО Ленина	02	902

Код вида корма представлен в соответствии с планом счетов, полное название счета составляет 5 знаков.

Таблица 5 - Код вида корма

Синтетический счет	Код	Субсчет	Код	Аналитический счет	Код	Полное название счета
Материалы	10	Сырье и материалы	1	Сено клеверное	01	10101



Для кодирования структурного подразделения предприятия применяется порядковый метод, значность кода равна 2. Кодификатор будет иметь вид:

Таблица 6 - Код структурных подразделений предприятия

Структурное подразделение предприятия	Код
Бригада №1	01
Бригада №2	02

2.3 Характеристика информационных массивов

Информационный массив - совокупность зафиксированной информации, предназначенная для хранения и использования и рассматриваемая как единое целое.

Характеристика информационных массивов представлена в таблице 6.

Таблица 7 - Характеристика информационных массивов

Массив	Идентификатор	Тип машинного носителя	Состав реквизитов массива
Информационно - поисковый, текущий (массив фактических данных о наличии сена на складах)	MP01М	Магнитный диск	Код номера склада Объем корма Код корма Код предприятия Код подразделения Дата
Постоянный, справочный (массив параметров скирд)	MC01М	Магнитный диск	Код предприятия Код подразделения Код номера склада Вес 1 м3 Себестоимость 1 ц Код корма Наименование склада



В первой графе таблицы указывается вид массива. Для упрощения взят один информационно-поисковый текущий (рабочий) массив и один постоянный (справочный). Информационно-поисковый массив - массив, обеспечивающий поиск и отбор необходимых данных информационно-поисковой системой на основе информационно-поискового языка и соответствующих правил поиска. Справочный массив - массив, обеспечивающий информационно-поисковую систему дополнительной информацией. Идентификатор массива отражает тип массива (рабочий, справочный и т. д.), его порядковый номер и принадлежность к участку учёта. Используется пятизначная структура идентификатора массива: первый знак - признак массива - М, второй знак - тип (рабочий - Р, справочный - С), третий и четвёртый - порядковые номера массива (в пределах типа массива и участка учёта), пятый знак - принадлежность к участку учёта: М - учёт товарно-материальных ценностей и их реализации.

Ключевой признак справочника (подчеркнутые словосочетания) - это реквизит, используемый ЭВМ для нахождения нужных данных в справочнике, этот же реквизит включается и в текущие (промежуточные и т.д.) массивы.

2.4 Носители исходной информации

В системах машинного преобразования информации применяются два вида носителей исходной информации: справочные и первичные документы. Справочники являются носителями условно-постоянной информации, по данным которых на машинных носителях формируются массивы, многократно используемые в процессе обработки данных. Ежемесячно в эти массивы вносятся лишь отдельные коррективы. Первичные документы являются носителями переменной информации. Они служат источником информации для оперативного, бухгалтерского и статистического учета, контроля за хозяйственными операциями и других целей.

При проектировании форм первичных и справочных документов следует учитывать, что формуляр на систему первичной учётной документации состоит из трёх частей:

1. общая (заголовочная);

2. предметная (содержательная);

3. оформительская.

В общей части помещаются реквизиты, действующие (постоянные) на весь документ. И включает в себя следующие зоны:

1 - зона наименования предприятия, структурных подразделений и их кодов;

2 - зона индекса формы документа и грифа его утверждения;

3 - зона наименования и значения документа;

4 - зона наименования и номера документа, реквизитов - признаков, постоянных для документа или группы документов.

Чаще всего реквизиты в данной части документа размещаются в линейной форме. В предметной части документа содержится существо хозяйственной операции. В ней размещается зона наименования строк и граф, их значения (переменные справочные и группировочные признаки, реквизиты -- основания). Реквизиты располагаются по табличной форме размещения реквизитов. В оформительской части располагается 6 - зона подписей и печати. В спроектированных формах первичного и справочного документа реквизиты, переносимые на машинный носитель информации, обводятся утолщённой линией.

Эскиз первичного документа будет спроектирован в следующей форме:

С. х. предприятие	Код	Структурное подразделение	Код	Дата	Вид корма	Код корма
ЗАО Ленина	902	Бригада №2	02	19.08.2012	Сено клеверное	10101



Ведомость учета заготовленных кормов

Номер склада	Код номера склада	Фактический объем, м3
5	05	409,5
6	06	450
7	07	500,5
8	08	768

Экономист ________

Эскиз справочника будет иметь следующий вид:

С. х. предприятие	Код	Структурное подразделение	Код
ЗАО Ленина	902	Бригада №2	02

Справочник параметров скирд и себестоимости 1 ц сена представлен

Номер склада	Код номера склада	Промеры	Себестоимость 1 ц, руб.	Вес 1 м3
		Длина, м	Ширина, м	Длина перекидки, м
5	05	13	6	21	8	68
6	06	15	6	20		70
7	07	18	7	22		68
8	08	16	8	24		70

Экономист ________

2.5 Макеты машинных носителей информации

информация автоматизированный ведомость база

Макеты машинных носителей проектируются с целью подготовки массивов информации к обработке с помощью автоматизированных информационных технологий. Проектирование макетов - это разработка порядка и правил размещения данных в записях каждого массива, определение порядка следования записей в массиве, обеспечивающих поиск и обработку нужных данных. В системах автоматизированной обработки экономической информации одной из основных операций является запись данных на машинные носители.

Необходимые макеты представлены в таблицах 8 и 9.

Таблица 8 - Макет Ведомости учета заготовки кормов

Реквизит	Шаблон
Код предприятия	999
Код структурного подразделения	99
Дата	Х (8)
Код корма	9(5)
Код номера склада	9(4)
Фактический объем	999Т9

Таблица 9 - Макет справочника параметров скирд

Реквизит	Шаблон
Код предприятия	999
Код структурного подразделения	99
Код корма	9(5)
Номер склада	Х(8)
Код склада	99
Вес 1 м3	99
Себестоимость 1 ц	9

После этого проводятся работы по согласованию документов с представителями комиссии, устранению замечаний и утверждению реквизитов. Далее происходит проектирование выходного документа с характеристикой реквизитов.



3. Выходная информация

Информация, получаемая в результате обработки на ЭВМ, распечатывается на печатающем устройстве в виде ведомостей, выводятся по запросам пользователей на экран дисплеев, записываются на машинные носители информации для передачи вышестоящим организациям и хранения.

Проектирование носителей результативной информации осуществляется в два этапа:

1. общий этап - проектирование перечня выходных документов;

2. проектирование каждого отдельного документа.

3.1 Перечень выходных документов

На первом этапе определяется перечень результативных показателей, который предполагается получить с помощью ПЭВМ. Отобранные показатели разбиваются на отдельные группы, которые в последующем будут представлять собой отдельные ведомости. Также учитывается общность признаков, по которым будут группироваться исходные данные.

Таблица 10 - Перечень выходных документов

Наименование выходного документа	Назначение документа	Сроки составления документа	Количество экземпляров	Исходные массивы информации	Состав массива
Ведомость заготовки кормов	Для учета объема заготовленного корма, его себестоимости, расхода сена на складах и принятия решений зоотехником, экономистом и бригадиром	По необходимости	3	МР01М MC01М	Код номера склада Объем корма Код корма Код предприятия Код подразделения Дата Код предприятия Код подразделения Код номера склада Наименование склада Себестоимость 1 ц Код корма

3.2 Характеристика реквизитов выходной информации

На втором этапе осуществляется проектирование каждого отдельного документа (ведомости). Содержание выходного документа определяется его значением. Для удобства проектирования выходных документов разрабатывается следующая таблица, в которой осуществлена характеристика реквизитов, входящих в документ:

Таблица 11 - Вспомогательная таблица для проектирования выходного документа

Реквизит	Шаблон	Характеристика реквизита	Соподчиненность	Степень постоянства реквизита	Последовательность
Наименование предприятия	Х (10)	СП		Постоянный	1
Наименование подразделений	Х (10)	СП		Постоянный	3
Код предприятия	999	ГП		Постоянный	2
Код структурного подразделения	99	ГП		Постоянный	4
Дата	Х(8)	ГП		Постоянный	5
Код корма	99	ГП		Постоянный	7
Код номера склада	99	ГП		Переменный	10
Фактический объем	9(5)	Ро	ВВ	Переменный	11
Фактический вес 1 м3	99	СП		Переменный	12
Фактический вес сена	9(5)	Ро	ВВ	Переменный	13
Вид корма	Х(14)	СП		Постоянный	6
Номер склада	Х(8)	СП		Переменный	9
Себестоимость 1 ц	9	СП		Постоянный	-
Себестоимость сена	9(7)	Ро	ВВ	Постоянный	14
Наименование документа	X(26)	Рп		Постоянный	8
Подпись	Х(10)	Рп		Постоянный	15



Эскиз выходного документа будет иметь вид:

Предприятие	Код	Структурное подразделение	Код	Дата	Вид корма	Код
ЗАО Ленина	902	Бригада №2	02	19.08.2012	Сено клеверное	10101

Ведомость учета заготовленных кормов

Номер склада	Код склада	Фактический	Себестоимость сена
		Объем, м3	Вес 1 м3, кг	Вес сена, ц
5	05	409,5	68	27846	222768
6	06	450	70	31500	252000
7	07	500,5	68	34034	272272
8	08	768	70	53760	430080
Итого	2128	-	147140	1177120

Экономист ________

При окончании проектирования выходных документов происходит согласование их формы и содержания с членами комиссии и руководством, что впоследствии утверждается подписью директора предприятия.



4. Алгоритм решения задачи

4.1 Обозначение данных

i - порядковый номер вида корма (i=1,2,…n);

- вес i-го вида корма;

- объем i-го вида корма;

- вес 1 м³ i-го вида корма;

- себестоимость i-го вида корма;

- себестоимость 1 ц i-го вида корма;

4.2 Формульное описание алгоритма



Список литературы

1. Методические указания по написанию курсового проекта на тему «Проектирование информационной базы» / Новосиб. гос. аграр. ун-т; Сост.: Черношейкина Н.В. - Новосбирск, 2005. - 38 с.

2. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятий АПК: учеб. пособие / Г.В. Савицкая. - 6-е идз., стер. - Мн.: Новое знание, 2006. - 652 с.

Размещено на Allbest.ru