Разработка базы данных для типографии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Внедрение современных информационных технологий в деятельность организаций направлено на повышение производительности труда сотрудников, совершенствование оперативности и качества принимаемых решений по управлению системой с целью повышения эффективности её функционирования. Использование баз данных и информационных систем становится неотъемлемой составляющей деловой деятельности современного общества. Базы данных позволяют структурировать патоки данных, хранить информацию в удобном для пользователя виде и обеспечивать быстрый доступ к необходимой информации. В современном мире, где данные все чаще рассматриваются как жизненно важные ресурсы, базы данных незаменимы.

Не являются исключением и типографии. С каждым годом увеличиваются патоки информации, как следствие их анализ занимает все больше времени. Больше времени тратиться на принятие взвешенного решения это вызывает необходимость внедрения новых технологий и баз данных в работу типографий.

Цель данной работы проектирование и создание базы данных «Типографии», которая обеспечит структурированное хранение информации о работе с газетами и почтовыми отделениями, а также удобный и быстрый доступ к ней. Данная база реализуется в Access, затем производиться экспорт таблиц и запросов в My SQL.

1. Подробное описание проблемы автоматизации, обоснование актуальности решения задач

1.1 Проблемы автоматизации

В настоящее время в связи с развитием компьютерной техники появилась возможность автоматизировать многие процессы, также увеличился объем обрабатываемой информации. И возникла объективная необходимость автоматизировать большую часть сферы человеческой деятельности.

Для автоматизации обработки данных в начале 70-х годов были предложены программы, специально предназначенные для управления данными - системы управления базами данных (СУБД).

С ростом популярности СУБД в 70-80-х годах появилось множество различных моделей данных. У каждой из них имелись свои достоинства и недостатки, которые сыграли ключевую роль в развитии реляционной модели данных, появившейся во многом благодаря стремлению упростить и упорядочить первые модели данных.

В зависимости от способа установления связей между данными с компьютерно-ориентированным описанием на языке конкретной СУБД, разрабатывались различные модели логической организации данных: иерархическая, сетевая и реляционная.

Использование баз данных и информационных систем становится неотъемлемой составляющей деловой деятельности современного человека и функционирования преуспевающих организаций. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципов построения и эффективного применения соответствующих технологий и программных продуктов: систем управления базами данных, CASE-систем автоматизации проектирования, средств администрирования и защиты баз данных и других.

От правильного набора инструментальных средств создания информационных систем, определения подходящей модели данных, обоснования рациональной схемы построения баз данных, организация запросов к хранимым данным и ряда других моментов во многом зависят эффективность функционирования разрабатываемых систем. Все это требует осознанного применения теоретических положений и инструментальных средств разработки баз данных и информационных систем.

1.2 Анализ предметной области

Сфера деятельности типографий характеризуется большими массивами информации и объёмом выполняемых работ.

Задача типографий заключается в своевременной печати и доставке газет, журналов и т.п. по почтовым отделениям. Данная база отображает лишь информацию о работе типографий с газетами и почтовыми отделениями, а это лиши малая часть той информации, с которой работают современные типографии. А доставка газет и журналов жителям и организациям, которые подписались на их получение, зависит от своевременного заказа необходимых газет и журналов на типографиях, оплаты и доставки их на почтовые отделения, а также от своевременной их доставки получателям.

1.3 Описание используемого программного обеспечения

Microsoft Access - это система управления базами данных (СУБД), предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.

Система управления базами данных предоставляет вам возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access. В практике, как правило, необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров. Например, после подсчета или анализа данных необходимо их представить в виде определенной формы или шаблоны. В итоге пользователю приходится комбинировать программные продукты для получения необходимого результата. В этом смысле все существенно упростят возможности, предоставляемые Microsoft Access. Предлагается рассмотреть эти возможности.

При работе с Microsoft Access 2000 и Microsoft Access 2002 используются следующие типы данных:

· текстовый - тип данных, используемый для хранения простого неформатированного текста, число символов в котором не должно превышать 255;

· поле MEMO - специальный тип данных, применяемый для хранения больших объёмов текста (до 65 535 символов);

· числовой - тип данных для хранения чисел;

· дата / время - тип данных для хранения значений даты и времени;

· денежный - тип данных для хранения денежных значений (длина поля 8 байт);

· счётчик - специальный тип данных, используемый для автоматической нумерации записей;

· логический - для хранения логических данных, которые могут иметь одно из двух возможных значений Да или Нет;

· поле объекта OLE - специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE (электронных таблиц Microsoft Excel, документов Microsoft Word, звукозаписей и др.);

· гиперссылка - специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов;

· мастер подстановок - тип данных, запускающий мастер подстановок, что позволяет выбирать данные из раскрывающегося списка, а не вводить их в поле вручную.

Числовые поля могут иметь следующие размеры:

· байт (Byte) - целые числа от 0 до 255 (1 байт);

· целое (Integer) - целые числа от минус 32768 до +32767 (2 байта);

· длинное целое (Long Integer) - целые числа от минус 2147483648 до +2147483647 (4 байта);

· одинарное с плавающей точкой (Single) - числа от минус 3,410³⁸ до +3,410³⁸ с точностью до 7 знаков (4 байта);

· двойное с плавающей точкой (Double) - числа от минус 1,79710³⁰⁸ до +1,79710³⁰⁸ с точностью до 15 знаков (8 байт).

База данных может состоять из нескольких таблиц, содержащих различную информацию. Эти таблицы связаны между собой каким-либо определённым полем, называемым ключевым полем.

Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать каждую запись таблицы, т.е. каждое значение этого поля отличает одну запись от другой.

Связи между таблицами дают возможность совместно использовать данные из различных таблиц. Например, одна таблица содержит информацию о профессиональной деятельности сотрудников предприятия (таблица Сотрудник), другая таблица - информацию об их месте жительства (таблица Адрес). Допустим, на основании этих двух таблиц необходимо получить результирующую таблицу, содержащую поля Фамилия и инициалы, Должность и Адрес проживания. Причём поле Фамилия и инициалы может быть в обеих таблицах, поле Должность - в таблице Сотрудник, а поле Адрес проживания - в таблице Адрес. Ни одно из перечисленных полей не может являться ключевым, т. к. оно однозначно не определяет каждую запись. В качестве ключевого поля в этих таблицах можно использовать поле Код типа Счётчик, автоматически формируемое Access при создании структуры таблицы, или в каждой таблице задать поле Табельный номер, по которому затем связать таблицы. Таблицы при этом будут связаны так называемым реляционным отношением.

Взаимосвязанные двухмерные таблицы, являющиеся объектами СУБД, называются реляционными таблицами, а сами СУБД - реляционными базами данных.

СУБД Microsoft Access 2000 и Microsoft Access 2002 ориентированы на работу с объектами семи различных типов: таблицами, запросами, формами, отчётами, страницами, макросами, модулями.

Таблицы - это основной объект базы данных, в котором хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, их типы, свойства).

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы.

Формы служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

Страницы - это специальные объекты баз данных, реализованные в версиях Access 2000 и Access 2002. В более ранних версиях Access такие страницы доступа к данным отсутствуют. Эти страницы являются диалоговыми Web-страницами, т.е. осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещённой на сервере.

Макросы предназначены для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД. Макрос является программой, которая содержит описание последовательности конкретных действий пользователя. Каждому действию соответствует определённая макрокоманда. Формируются макросы в диалоговом режиме путём выбора нужных макрокоманд.

Модули создаются пользователем путём применения интегрированной среды объектно-ориентированного программирования Visual Basic for Applications (VBA). Основной идеей объектно-ориентированного программирования является объединение данных и оперирующих ими функций в один объект. Данные в VBA рассматриваются как совокупность объектов (таблиц, форм, отчётов и т.д.), имеющих свойства и методы, реализующие заранее определённые действия над объектами.

В настоящее время среди разработчиков баз данных большой популярностью пользуется реляционная СУБД ACCESS, входящая в состав пакета Microsoft Office 2003. Дружественный интерфейс и простота настройки, эффективные средства создания таблиц, форм, запросов, интеграция с другими приложениями пакета, средства организации работы с базами данных и защита информации - вот далеко не полный перечень достоинств этого приложения.

2. Проектирование базы данных

2.1 Построение логической модели

Первая фаза процесса проектирования базы данных заключается в создании для анализируемой части предприятия концептуальной модели данных.

Концептуальная модель служит, средством общения между различными пользователями и поэтому разрабатывается без учета особенностей физического представления данных. При проектировании концептуальной модели все усилия разработчика направлены в основном на структуризацию данных и выявление взаимосвязей между ними без рассмотрения особенностей реализации и вопросов эффективности обработки. Проектирование концептуальной модели основано на анализе поставленных перед нами задач по хранению, обработке и вводу данных. Концептуальная модель включает описания объектов и их взаимосвязей, представляющих интерес в рассматриваемой предметной области.

Взаимосвязи между объектами являются частью концептуальной модели и должны отображаться в базе данных. Взаимосвязь может охватывать любое число объектов. С другой стороны, каждый объект может участвовать в любом числе связей. Различают взаимосвязи типа: «один к одному», «один ко многим», «многие ко многим».

1. Взаимосвязь «один к одному» означает, что каждой записи в одном объекте может соответствовать только одна запись в другом объекте и обозначается одинарными стрелками между объектами.

2. Взаимосвязь «один ко многим» свидетельствует о том, что одной записи в одном объекте может соответствовать несколько записей в другом объекте и обозначается с помощью одинарной стрелки в одном направлении и двойной стрелки в другом направлении.

3. Взаимосвязь «многие ко многим» свидетельствует о том, что одной записи в одном объекте может соответствовать несколько записей в другом объекте и наоборот, обозначается такая связь с помощью двойной стрелки в одном направлении и двойной стрелки в другом направлении.

Версия концептуальной модели, которая может быть обеспечена конкретной СУБД, называется логической моделью. Процесс построения логической модели базы данных должен опираться на определённую модель данных (реляционная, сетевая, иерархическая), которая определяется типом предполагаемой для реализации информационной системы СУБД. В нашем случае база данных создается в среде Microsoft Access и будет представлять собой реляционную базу данных.

Реляционная модель характеризуется своей простотой структуры данных, удобным для пользователя табличным представлением и возможностью использования формального аппарата алгебры отношений и реляционного исчисления для манипулирования данными.

В реляционных моделях данных объекты и взаимосвязи между ними представляются с помощью таблиц. Каждая таблица представляет один объект и состоит из строк и столбцов. Таблица в реляционной модели называется отношением.

Атрибут (поле) - любой столбец в таблице.

Домен - множество значений, которые может принимать атрибут.

Кортежи (записи) - строки таблицы.

Таблицы связаны между собой при помощи ключевых полей.

Ключ - это поле, позволяющее однозначно идентифицировать запись в таблице.

Ключ может быть простым (состоит из одного поля) или составным (из нескольких полей).

В реляционных базах данных построение логической модели сводится к разработке схемы данных, которая представлена на рис. 2.2.1.



Рис. 2.2.1. Схема данных

Схема содержит как структурную, так и семантическую информацию. Структурная информация связана с объявлением отношений. Семантическая информация выражается множеством известных функциональных зависимостей между атрибутами отношений, объявленными в схеме. В связи с этим возникает вопрос о корректности представленной схемы. Корректной считается схема, в которой отсутствуют нежелательные функциональные зависимости между атрибутами.

В данной курсовой работе для решения проблемы логического проектирования используется классический подход, при котором весь процесс проектирования производится в терминах реляционной модели данных методом последовательных приближений к удовлетворительному набору схем отношений. Процесс проектирования представляет собой процесс нормализации схем отношений, причем каждая следующая нормальная форма обладает свойствами лучшими, чем предыдущая.

Нормализация - это формализованная процедура, в процессе выполнения которой атрибуты данных (поля) группируются в таблицы, а таблицы, в свою очередь в базы данных. Цели нормализации следующие:

- Исключить дублирование информации в таблицах.

- Обеспечить возможность изменений в структуре таблиц.

- Уменьшить влияние структурных изменений базы данных на работу приложений, обеспечивающих пользователям доступ к данным.

Процесс нормализации состоит из нескольких этапов. В следующих разделах вашему вниманию предлагается детальное описание каждого из пяти этапов, составляющих полный процесс нормализации.

· Ненормализованные данные

Строки таблицы могут содержать повторяющиеся группы данных. Реструктуризация строк с целью исключения повторяющихся групп данных, перенос их в новые таблицы

· Первая нормальная форма

Правила построения первой нормальной формы требуют, чтобы все таблицы данных были плоскими и не содержали повторяющихся данных в различных строках. Под плоской понимается таблица, имеющая только два измерения: длина (число записей или строк) и ширина, (число полей или столбцов). Ее ячейки не могут содержать больше одного значения. Если хотя бы одна ячейка таблицы содержит больше одного значения, для представления ее содержимого уже требуется третье измерение - глубина.

Плоские таблицы и плоские файлы данных очень похожи тем, что имеют только два измерения. Наконец в плоском файле содержится лишь одна таблица и не накладываются ограничения на содержимое ее ячеек.

· Вторая нормальная форма

Данные во всех не ключевых столбцах полностью зависят от первичного ключа. Проверка зависимости всех полей данных от первичного ключа. Если полная зависимость не выполняется, проводится разбиение таблицы.

Для приведения таблиц ко второй нормальной форме необходимо обеспечить полную зависимость столбцов, которые не являются ключевыми, от первичного ключа, а если этот ключ составной, то от каждого его элемента. Под полной зависимостью понимается возможность однозначного определения значения каждого не ключевого поля с помощью значения первичного ключа. Если для однозначного определения используется составной первичный ключ, то это правило применяется к каждому значению из полей, входящих в составной ключ. Перед переходом ко второй нормальной форме необходимо привести данные к первой нормальной форме. В процессе создания второй нормальной формы большая часть повторяющихся данных, оставшихся в таблице после приведения её к первой нормальной форме, будет удалена.

· Третья нормальная форма

Все данные зависят от полей первичного ключа и не зависят от значений других полей. Исключение любых транзитивных зависимостей. Имеется в виду исключение зависимостей на поле, не являющееся ключевым.

В третьей нормальной форме столбцы, не являющиеся ключевыми, зависят от первичного ключа таблицы и не зависят от всех остальных столбцов.

· Четвёртая нормальна форма

Чтобы база данных находилась в четвертой нормальной форме, необходимо, чтобы независимые элементы данных, между которыми существует связь типа многие-ко-многим, не хранились в одной таблице. Дальше вы найдете подробное описание четвертой нормальной формы, поскольку это единственный этап нормализации, зависящий от типов устанавливаемых связей.

· Пятая нормальная форма и комбинированные элементы

Пятая нормальная форма требует обеспечения возможности точного восстановления исходной таблицы из таблиц, на которых она основана. Построение пятой нормальной формы требует удовлетворения требований третьей нормальной формы и, при наличии связей многие-ко-многим, соответствия правилам четвертой.

Многие разработчики приложений баз данных игнорируют четвёртую и пятую нормальные формы в своих программных продуктах, поскольку считают их весьма специфическими. Результатом этого зачастую является создание базы данных неправильной структуры, хотя это совсем ещё не означает, что она не будет функционировать.

Основное правило при создании таблиц сущностей - это каждой сущности желательно сопоставить отдельную таблицу. Поля таблиц сущностей могут быть ключевыми или не ключевыми. Введение ключей позволяет обеспечить уникальность значений в записи, ускорить обработку записи и выполнить обработку. Если в таблице есть значительное повторение по нескольким полям и их объем существенен, то лучше их выделить в отдельную таблицу. Новую сущность легко добавить и изменить, но при удалении следует уничтожить все ссылки на нее из таблиц связей, в противном случае возникает некорректность.

В данном курсовом проекте была проведена нормализация базы данных, были устранены функциональные зависимости и исключена явная избыточность в таблицах. Также удалось избавиться от транзитивных зависимостей.

2.2 Модель организации данных

Физическая модель данных описывает то, как данные хранятся в компьютере, представляя информацию о структуре записей, их упорядоченности и существующих путях доступа.

В физической модели описываются типы, идентификаторы и разрядность полей. Физическая модель данных отражает физическое размещение данных на машинных носителях, то есть, какой файл, какие объекты, с какими атрибутами содержит и каковы типы этих атрибутов

Ознакомимся с физической моделью данных созданной БД. В табл. 1 изображена предметная область состоящая из следующих объектов:

Табл. 1

Информационный объект (таблица)	Название реквизита	Обозначение реквизита	Признак ключа
Газеты	Код газеты	КГ	Уникальный ключ
	Название газеты	НГ
	Фамилия редактора	ФР
	Имя редактора	ИР
	Отчество редактора	ОР
Типографии	Код типографии	КТ	Уникальный ключ
	Название типографии	НТ
	Адрес типографии	Адр
Почтовые_отделения	Код почтового отделения	КПО	Уникальный ключ
	Адрес почтового отделения	Адрес
Номера	Код газеты	КГ	Уникальный составной ключ
	Код номера	КН
	Дата выпуска	ДатаВ
	Тираж номера	Тираж
	Цена номера	Цена
Закр_типографии	Код закрытой типографии	КТ
	Вид производимых работ	ВидР
	Дата начала	ДатаН
	Дата окончания	ДатаК
Печать	Код типографии	КТ	Уникальный составной ключ
	Код газеты	КГ
	Код номера	КН
	Количество	КолП
	Дата печати	ДатаП
Доставка	КТ	Код типографии
	КПО	Код ПО
	КН	Код номера
	КГ	Код газеты
	ДатаД	Дата доставки
	КолЭ	Количество доставленных экземпляров

Табл. 2. «Газеты»

Имя поля	Ключ	Тип данных	Размер	Условие на значение	Подпись	Обязательное
КГ	Да	Числовой	Дл. целое	>0 And <9999	Код_газеты	Да
НГ		Текстовый	60		Название газеты	Да
ФР		Текстовый	30		Фамилия редактора	Да
ИР		Текстовый	15		Имя	Нет
ОР		Текстовый	15		Отчество	Нет

Табл. 3. «Номера»

Имя поля	Ключ	Тип данных	Размер	Условие на значение	Подпись	Обязательное
КГ	Да	Числовой	Дл. целое	>0 And <9999	Код газеты	Да
КН	Да	Числовой	Дл. целое	>0	Код номера	Да
ДатаВ		Дата/время	Ср. формат даты		Дата выпуска	Да
Тираж		Числовой	Дл. целое	>0		Да
Цена		Денежный		>0		Да

Табл. 4. «Типографии»

Имя поля	Ключ	Тип данных	Размер	Условие на значение	Подпись	Обязательное
КТ	Да	Числовой	Целое	>0 And <999	Код типографии	Да
НТ		Текстовый	40	>0	Название типографии	Да
Адр		Текстовый	60		Адрес	Да

Табл. 5. «Почтовые отделения»

Имя поля	Ключ	Тип данных	Размер	Условие на значение	Подпись	Обязательное
КПО	Да	Числовой	Дл. целое	>0	Код ПО	Да
Адрес		Текстовый	60			Да

Табл. 6. «Закр типографии»

Имя поля	Ключ	Тип данных	Размер	Условие на значение	Подпись	Обязательное
КТ		Числовой	Дл. целое	>0 And <999	Код типографии	Да
ВидР		Текстовый	40		Вид работ	Да
ДатаН		Дата/время			Дата начала	Да
ДатаК		Дата/время			Дата конца	Нет

Табл. 7. «Печать»

Имя поля	Ключ	Тип данных	Размер	Условие на значение	Подпись	Обязательное
КТ	Да	Числовой	Целое	>0 And <999	Код типографии	Да
КГ	Да	Числовой	Дл. целое	>0 And <9999	Код газеты	Да
КН	Да	Числовой	Дл. целое	>0	Код номера	Да
КолП		Числовой	Дл. целое	>0	Кол_печать	Да
ДатаП		Дата/время	Ср. формат даты		Дата печати	Да

Табл. 8. «Доставка»

Имя поля	Ключ	Тип данных	Размер	Условие на значение	Подпись	Обязательное
КТ		Числовой	Целое	>0 And <999	Код типографии	Да
КГ		Числовой	Дл. целое	>0 And <9999	Код газеты	Да
КН		Числовой	Дл. целое	>0	Код номера	Да
КПО		Числовой	Дл. целое	>0	Код ПО	Да
КолЭ		Числовой	Дл. целое	>0	Кол экземпляров	Да
ДатаД		Дата/время	Ср. формат даты		Дата доставки	Да

В табл. 2-8 изображены подробные свойства атрибутов всех таблиц базы данных.

3. Перечень созданных форм и отчетов

3.1 Созданные форм

Форма - средство отображения данных на экране и управления ими. С помощью формы данные можно не только вводить, но и отображать. Запросы тоже отображают данные, но делают это виде результирующей таблицы, не имеющей почти никаких средств оформления. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления. Наиболее удобными способами создания форм являются создание формы с помощью конструктора и с помощью мастера.

Мастер задаёт подобные вопросы об источниках записей, полях, макете, требуемых формах и создаёт форму на основании полученных ответов. С помощью мастера наиболее удобно создавать формы, предназначенные для ввода и редактирования данных.

Создание форм в режиме конструктора удобно для создания диалоговых окон и форм, не связанных с редактированием данных, поскольку в этом режиме можно управлять элементами формы в произвольном порядке.

В данной базе данных были созданы следующие формы:

1) Главная кнопочная форма

Рис. 3.1.1. Кнопочная форма

2) Форма «ГазетыНомера», имеющая подчиненную форму «Номера». В данной форме конечный пользователь имеет возможность просмотреть списки выпущенных номеров газет и ввести новые номера, а также газеты, если вам позволяют ваши права.

Рис. 3.1.2. Форма «ГазетыНомера»

3) Форма «Печать» и подчиненная ей форма «Печать подчиненная». В данной форме возможно ввести данные о том где уже внесенные, и только внесенные, в БД номера газет будут напечатаны и в каком количестве. При внесении этой информации необходимо иметь введу то, что типография может быть закрыта. Для просмотра информации о сбоях в графике работы типографии за текущий месяц, на форме размещена кнопка, при нажатии которой пользователь может посмотреть, когда и какая типография не работает.

Рис. 3.1.3. Форма «Печать»

4) Форма «Доставка» и подчиненная ей форма «Доставка подчиненная». Данная форма создана для удобства ввода информации о доставке номеров в почтовые отделения

Рис. 3.1.4. Форма «Доставка»

5) Форма «Закр_типографии». Данная форма необходима для ввода информации о сбоях в работе типографий

Рис. 3.1.5. Форма «Закр_типографии»

3.2 Созданные отчеты

Отчёт представляет собой эффективный способ представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчёта, пользователь может отобразить сведения желаемым образом. Большая часть сведений в отчёте поступает из базовой таблицы, запроса. По своим свойствам и структуре отчёты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причём для вывода не на экран, а на печатающее устройство. В связи с тем отчёты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для ввода специальных элементов оформления характерных для печатных документов. Наиболее удобным способом создания отчётов является создание отчёта с помощью мастера.

Отчёты могут быть открыты в трёх режимах: в режиме конструктора, в режиме предварительного просмотра и в режиме мастера. Режим конструктора используют для создания нового или изменения структуры существующего отчета. Режим предварительного просмотра позволяет просматривать данные в том виде, в котором они будут размещены на печатных страницах. В режиме просмотра образца отображается макет отчёта с образцами данных.

В базе данных было создано большое количество отчетов, таких как:

1) Списки типографий, газет, почтовых отделений

Рис. 3.2.1. Список газет

2) Отчеты по запросам указанным в задании

3) Отчеты о печати по газетам и типографиям

4) Отчеты о доставке по почтовым отделениям и типографиям.

5) Загруженность типографий по дням.

6) Загруженность определенной типографии по дням и т.д.

3.3 Макросы

Макросом называется последовательность команд, позволяющих автоматизировать какую-либо операцию в базе данных.

Макрос 1 используется для открытия другой формы и представлен на рисунке 3.3.1.

Рис. 3.3.1. Макрос «Добавление товара»

4. Перечень SQL-запросов

Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчётов и страниц доступа к данным.

Для одной и той же таблицы можно создать множество разных запросов, каждый из которых сможет извлекать из таблицы лишь малую часть информации, но именно ту часть, которая необходима. В результате работы запроса из общей исходной базы формируется результирующая таблица, содержащая часть общей информации, соответствующей запросу. Ещё одним ценным свойством запросов является их способность выполнять итоговые вычисления.

Перечень всех запросов:

1) По каким адресам печатаются газеты данного наименования

Рис. 4.1. Запрос 1) в Access

Данный запрос в среде MY SQL:

SELECT Газеты.НГ, Типографии.НТ, Типографии. Адр FROM Типографии

INNER JOIN (Газеты INNER JOIN Печать ON Газеты.КГ = Печать.КГ) ON Типографии.КТ = Печать.КТ

GROUP BY Газеты.НГ, Типографии.НТ, Типографии. Адр

HAVING Газеты.НГ='Республика';

2) Фамилия редактора газеты, которая печатается в указанной типографии самым большим тиражом

Рис. 4.2. Запрос 2) в Access

Данный запрос в среде MY SQL:

SELECT Газеты.НГ, Типографии.НТ, Почтовые_отделения. КПО, Почтовые_отделения. Адрес FROM Типографии

INNER JOIN (Почтовые_отделения INNER JOIN (Газеты INNER JOIN Доставка ON Газеты.КГ = Доставка.КГ) ON Почтовые_отделения. КПО = Доставка.КПО) ON Типографии.КТ = Доставка.КТ

WHERE Month (Доставка. ДатаД)=Month (current_date) AND Year (Доставка. ДатаД)=Year (current_date)

GROUP BY Газеты.НГ, Типографии.НТ, Почтовые_отделения. КПО, Почтовые_отделения. Адрес

Having Газеты.НГ='Республика' and Типографии.НТ='Центральная';

3) На какие почтовые отделения (адреса) поступает газета, имеющая цену больше указанной



Рис. 4.3. Запрос 3) реализованный в Access

Данный запрос в среде MY SQL:

SELECT Газеты.НГ, Почтовые_отделения. Адрес, Доставка. КолЭ FROM Почтовые_отделения

INNER JOIN (Газеты INNER JOIN Доставка ON Газеты.КГ = Доставка.КГ) ON Почтовые_отделения. КПО = Доставка.КПО

WHERE (((Month (Доставка. ДатаД))=Month (current_date)) AND ((Year (Доставка. ДатаД))=Year (current_date)))

GROUP BY Газеты.НГ, Почтовые_отделения. Адрес, Доставка. КолЭ

HAVING Доставка. КолЭ<'50000'

ORDER BY Доставка. КолЭ DESC;

4) Какие газеты и куда (номер почты) поступают в количестве меньшем, чем заданное



Рис. 4.4. Запрос 4) реализованный в Access

Данный запрос в среде MY SQL:

SELECT Типографии.НТ, Газеты.НГ, Газеты.ФР, Газеты.ИР, Газеты.ОР, Max (Печать. КолП) AS Max_КолП FROM Типографии

INNER JOIN ((Газеты INNER JOIN Номера ON Газеты.КГ = Номера.КГ) INNER JOIN Печать ON (Номера.КН = Печать.КН) AND (Номера.КГ = Печать.КГ) AND (Номера.КН = Печать.КН) AND (Номера.КГ = Печать.КГ) AND (Газеты.КГ = Печать.КГ)) ON Типографии.КТ = Печать.КТ

WHERE (((Month (Печать. ДатаП))=Month (current_date)) AND ((Year (Печать. ДатаП))=Year (current_date)))

GROUP BY Типографии.НТ, Газеты.НГ, Газеты.ФР, Газеты.ИР, Газеты.ОР

Having Типографии.НТ='друкарня'

ORDER BY Max (Печать. КолП) DESC

limit 0,1;

5) Куда поступает данная газета, печатающаяся по данному адресу



Рис. 4.5. Запрос 5) реализованный в Access

Данный запрос в среде MY SQL:

SELECT Газеты.НГ, Почтовые_отделения. КПО, Почтовые_отделения. Адрес, Номера. Цена FROM Почтовые_отделения

INNER JOIN ((Газеты INNER JOIN Доставка ON Газеты.КГ = Доставка.КГ) INNER JOIN Номера ON Газеты.КГ = Номера.КГ) ON Почтовые_отделения. КПО = Доставка.КПО

GROUP BY Газеты.НГ, Почтовые_отделения. КПО, Почтовые_отделения. Адрес, Номера. Цена

Having Номера. Цена>'800'

ORDER BY Номера. Цена;

6) Загруженность типографий в определенный день

Рис. 4.6. Запрос 6) реализованный в Access

7) Запрос на добавление данных в таблицу «Газеты»

Рис. 4.6. Запрос на добавление в таблицу «Газеты»

5. Информационное взаимодействие с внешним источником данных Excess

Существуют различные способы импорта данных из книги Excel в Access. Можно копировать данные с открытого листа и вставить их в таблицу, импортировать лист в новую или существующую таблицу либо связать лист с базой данных Access. В данной базе данных использовался последний способ: связывание листа Excel с Access.

С помощью связывания базы данных Access с данными другой программы можно использовать инструменты запросов и отчетов Access без необходимости поддерживать копию данных Excel в базе данных.

При связывании с листом или именованным диапазоном Excel в Access создается новая таблица, связанная с исходными ячейками. Все изменения, вносимые в исходные ячейки в Excel, применяются к связанной таблице. При этом изменение данных таблицы в Access не разрешается. База данных может содержать несколько связанных таблиц. В ходе одной операции связывания можно создать связь лишь с одним листом или диапазоном. Чтобы создать связь с несколькими местами в книге, следует повторить операцию связывания для каждого листа или диапазона.

Все изменения, вносимые в исходные данные Excel, автоматически отображаются в связанной таблице. Однако содержимое и структура связанной таблицы Access недоступны для изменения.

При создании связи необходимо убедиться в том, что ячейки имеют табличный формат. Если диапазон содержит объединенные ячейки, их содержимое помещается в поле, соответствующее крайнему левому столбцу, а остальные поля остаются пустыми. Пропуск исходных столбцов и строк в ходе операции связывания не разрешается. Однако можно скрыть поля и применить к записям фильтрацию. Для этого следует открыть связанную таблицу в режиме таблицы после импорта записей в Access.

Если первая строка листа или именованного диапазона содержит имена столбцов, в Access можно указать, что данные первой строки должны рассматриваться как имена полей в ходе операции связывания. Если лист не содержит имен или какое-либо имя столбца не соответствует соглашению об именах полей в Access, всем полям назначается допустимое имя.

Учитывая все требования была создана связанная таблица по именем «Список газет».

6. Разграничение прав доступа, администрирование

Средства защиты БД, реализованные в ACCESS, позволяют предотвратить умышленные или случайные просмотр, изменение и удаление информации лицами, которые не имеют соответствующих прав доступа. Эти средства особенно важны при функционировании БД в сети.

В ACCESS предусмотрены различные уровни защиты данных и администрирования доступа к ним. Возможности ACCESS позволяют обеспечить безопасность как самого приложения, так и файла БД. Простейшим средством защиты БД от несанкционированного доступа является пароль.

После того как пароль установлен, при каждом открытии БД будет появляться диалоговое окно, в которое требуется ввести пароль. Пользователи смогут открыть БД, только после ввода правильного пароля. Этот способ достаточно надежен, поскольку ACCESS шифрует пароль, так что к нему нет прямого доступа при чтении файла БД. Недостаток такого способа защиты в том, что он применяется только при открытии БД. После открытия БД все объекты становятся доступными для пользователя (если не определена защита на уровне пользователей). Для БД, которая совместно используется небольшой группой пользователей или на автономном компьютере, установка пароля обычно оказывается достаточной.

Усовершенствовать защиту позволяют средства поддержки рабочих групп, ведения учетных (регистрационных) записей, задания прав владения и прав доступа. С помощью средств защиты можно указать, какие операции по обработке объектов БД разрешается выполнять пользователю или группе пользователей. О каждом пользователе или группе ведутся учетные записи с указанием прав доступа

В базе данных «Типографии» реализовано 2 группы пользователей:

- Administrators

- Users

В группу Adminstrators входит пользователь Admin. Пользователь Admin имеет полные права доступа. Он имеет права просматривать, редактировать, удалять и создавать новые объекты.

В группу Users входит пользователь Директор. Его права сильно ограничены. Он не имеет права редактировать макеты, изменять данные в большинстве форм. В основном его права ограничиваются просмотром информации с помощью форм и отчётов.

Заключение

В ходе курсового проектирования была создана база данных, позволяющая отслеживать распределение по почтовым отделениям газет, печатающихся в типографиях города. БД обеспечивает хранение, просмотр и изменение сведений о газетах, почтовых отделениях, получающих газеты и о типографиях, выпускающих газеты. Дает возможность скорректировать работу типографий с учетом потребностей почтовых отделений. Также предусмотрена возможность получения множества разнообразных отчетов о деятельности типографий, и информации о газетах и почтовых отделениях.

Литература

макрос база запрос типография

1. Кренке Д. Теория и практика построения баз данных. - 8-е изд. - СПб.: Питер, 2003. 800 с.

2. Тимошонок, Т. Microsoft Access 2003. Краткое руководство /Т. Тимошенок.? М: Вильямс, 2005. - 320 с.

Размещено на Allbest.ru