Информационные технологии управления предприятием

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

Введение

1. Общая характеристика информационных технологий управления

2. Особенности организации выбора информационных технологий управления

3. Основные факторы успеха внедрения информационных технологий управления

Заключение

Список литературы

Введение

Информационные технологии управления предприятиями присутствуют на Российском рынке относительно недавно, эксперименты с внедрением данных систем на отечественных предприятиях стали проводится в основном с начала 90-х годов. Количество внедрений измеряется десятками, качество внедрения зачастую является предметом споров, слухов, домыслов и разочарований. В то же время интерес к интегрированным информационным системам не угасает, и руководители предприятий отваживаются на рискованные шаги, ободренные щедрыми обещаниями специалистов отделов продаж, научными конференциями, статьями в органах печати и т.д.

Целью настоящего реферата является попытка обобщения накопленного опыта по внедрению информационных технологий и формирование общих принципов организации выбора и внедрения.

1. Общая характеристика информационных технологий управления

Основным назначением информационных технологий управления является автоматизация процессов планирования, учета и управления по основным направлениям деятельности предприятия и поэтому их в общих чертах можно рассматривать как интегрированную совокупность следующих основных подсистем:

- управление финансами;

- управление материальными потоками;

- управление производством;

- управление проектами;

- управление сервисным обслуживанием;

- управление качеством;

- управление персоналом.

Приведенная последовательность функциональных подсистем не претендует на полноту и отражает основные направления деятельности предприятия. Каждая из перечисленных подсистем может включать в себя функциональные блоки, которые также могут быть оформлены в виде отдельных подсистем. Например, подсистема управления материальными потоками, как правило, включает в себя функционально законченный блок «Управление транспортом» для составления графиков и транспортных схем доставки, планирования и управления транспортом. В перечислении не указана подсистема информационной поддержки реинжиниринга (моделирования предприятия) и т.д.

В то же время подсистемы управления материальными потоками, производством/проектами, сервисным обслуживанием формируют в совокупности информационную логистическую систему предприятия (логистика снабжения, хранения, транспортная логистика, производственная логистика, логистика сбыта и т.д.)

Рис. 1. Упрощенная схема логистической цепи

В качестве ресурсов для планирования рассматриваются: денежные средства; материально-технические ресурсы; мощности (станки и оборудование, склады и места хранения, транспортные единицы, трудовые ресурсы и т.д.). Большинство из указанных подсистем обладает функциональностью, позволяющей осуществить планирование МТР и мощностей и трансформировать в соответствующие потребности в денежных ресурсах. В общих чертах типология производственных процессов может быть классифицирована следующим образом: непрерывное производство; поточное производство; единичное производство; проектное производство.

Функциональность подсистем управления производством, как правило, ориентируется на различные виды производственной деятельности предприятия, к основным из которых можно отнести следующие: дискретное производство; процессное производство; реализация проектов. Первые два вида предполагают описание в системе состава выпускаемого изделия и технологии производства.

Планирование для производственных предприятий в общем случае описывается четырьмя функциональными уровнями, каждый из которых определяется длительностью горизонта планирования и субъектами планирования (Рис. 2): стратегическое планирование; долгосрочное планирование (от полугодия до 1.5 лет); среднесрочное планирование (от нескольких недель до нескольких месяцев); оперативное планирование (неделя, несколько недель).

Рис. 2. Уровни производственного планирования и управления

2. Особенности организации выбора информационных технологий управления

Прежде чем приступать к формулировке особенностей организации выбора и внедрения информационных технологий для автоматизации процессов управления предприятием, постараемся сформулировать возможные ситуации с состоянием данного вопроса на предприятиях.

Очевидным является факт, что имеется различная степень интереса к данным системам со стороны предприятий:

Частная инициатива

Частный интерес сотрудника (сотрудников) предприятия для повышения личной информированности - как правило, выясняется в результате беседы на выставках и презентациях.

Слабо организованный процесс

Интерес сотрудников служб АСУП с пояснением, что в принципе руководство предприятия рассматривает вопрос возможной автоматизации предприятия и проходит стадия предварительного отбора поставщиков/систем - кандидатов.

Организованный процесс

Организованный процесс выбора системы с формулировкой основных особенностей производства, снабжения, сбыта, финансов,… и присутствием в составе экспертов, представителей различных направлений деятельности предприятия.

Квалифицированно организованный процесс

Целенаправленный отбор системы из предварительно подготовленного ограниченного перечня систем с вышеупомянутой организацией процесса.

Приведенная градация позволяет определить, насколько серьезно обстоят дела с перспективами внедрения современных информационных технологий на предприятии. Следует также подчеркнуть, что уже на этапе выбора могут закладываться ошибки, способные оказать влияние на исход проекта внедрения.

Итак, для проведения выбора информационной технологии управления желательно соблюдение следующих общих рекомендаций:

- руководству предприятия следует объявить по предприятию и оформить соответствующим приказом Проект выбора информационной технологии с определением сроков выбора и привлекаемых к проекту сил;

- предварительно подобрать, согласовать и утвердить проектную группу экспертов из состава ведущих специалистов предприятия по основным направлениям деятельности с определением регламента работы группы;

- проектной группе сформулировать перечень требований к системе, шкалу оценки сходимости предлагаемых решений с требованиями и критерии отбора поставщика;

- составом проектной группы подготовить и утвердить перечень систем к рассмотрению;

- сформулированный перечень требований и вопросов представить перспективным компаниям и инициировать процедуры презентаций;

- постараться оценить уровень профессиональной подготовленности и опыт консультантов по соответствующим направлениям деятельности предприятия и руководителя проекта по организации проекта внедрения.

Выбор технологии для предприятия должен проходить организованно в рамках соответствующего проекта. Ответственность за организацию проекта лежит на руководстве предприятия, т.к. система в основном выбирается для высшего и среднего уровня руководителей - они являются основными потребителями предлагаемой функциональности.

3. Основные факторы успеха внедрения информационных технологий управления

информационный технология управление персонал

Понимание необходимости внедрения интегрированных ИТ:

- понимание основ построения интегрированных ИТ;

- готовность к выделению квалифицированных ресурсов;

- готовность к четкой организации проекта обследования и внедрения;

- готовность к внедрению со стороны предприятия;

- готовность к изменениям.

Система управления предприятием на Западе в обязательном порядке строится на базе оперативной информации, сопровождающей процессы планирования, учета и управления. Накопленная информация за прошлые периоды является аналитической базой для контроля и оптимизации деятельности. Интегрированная информационная система помимо предоставления возможности оперативного сбора, хранения и анализа данных требует высокой исполнительской дисциплины со стороны сотрудников предприятия и обеспечивает построение ясной структуры и последовательности процессов деятельности.

Прежде чем приступать к внедрению ИТ руководящий состав предприятия должен ознакомиться с основными теоретическими принципами управления, заложенными в качестве функциональной базы.

За последнее десятилетие ведущими мировыми компаниями наработаны теоретические референтные модели деятельности предприятий самых различных направлений бизнеса (торговые, дистрибьюторские, производственные, добывающие и т.д.). Выделены и сформированы основные требования к функциональным подсистемам, реализующим процессы управления финансами, производством, снабжением, сбытом, проектными работами, техническим обслуживанием и т.д.

Формализована и программно реализована логика процессов планирования, учета и контроля.

Без предварительной теоретической подготовки руководству предприятием часто сложно сделать вывод о том, что понимать под эффектом от внедрения, где его ожидать и каким образом добиваться достижения эффективного внедрения.

Внедрению ИТ в особенности на промышленных предприятиях всегда сопутствует реорганизация существующих процессов деятельности. Прежде всего, следует сформировать работоспособную, квалифицированную и инициативную команду, способную к восприятию и приложению на практике перспективных технологий. По мере анализа и документирования процессов деятельности, использования инструментов моделирования, тесного общения с руководством предприятия и согласования необходимых изменений, процесс «реинжиниринга» может пройти относительно безболезненно и постепенно, не вызывая катастрофического отторжения новаций у руководителей среднего звена и исполнителей. Руководство предприятия должно осознавать, что уровень квалификации и способности сотрудников, привлекаемых к внедрению, будет непосредственно влиять на окончательный результат. Чем серьезнее отношение руководства к подбору персонала, тем большую отдачу от внедрения они получат.

Внедрение ИТ осуществляется в рамках специально организованного проекта со следующими основными стадиями:

- обследование предприятия;

- выверка и формирование основной нормативно-справочной информации;

- описание и оптимизация процессов деятельности предприятия по направлениям, подвергающимся автоматизации;

- настройка системы на процессы деятельности предприятия и подстройка процессов деятельности под основные требования системы;

- проведение опытной эксплуатации;

- внедрение в промышленную эксплуатацию;

- сопровождение промышленной эксплуатации.

Совершенно очевидным является тот факт, что без строгой организации проекта и планомерного выполнения необходимых работ, добиться успешного внедрения невозможно. Любые инициативы, предполагающие долгосрочную реализацию задуманного, требуют:

- формирования структуры управления проектом;

- определения регламента контроля хода и качества реализации;

- планирования и выделения ресурсов;

- четкого ведения проектной документации;

- своевременной реакции на отклонение от графика и принятия необходимых мер по устранению недостатков.

Принимая во внимание необходимость использования результатов обследования и внедрения на предприятии в течение продолжительного периода времени, команда сотрудников, привлекаемая к проекту, с самого начала должна активно заниматься выполнением всех работ с целью накопления опыта и приобретения знаний по организации системы управления для последующего эффективного использования и сопровождения ИТ.

В соответствии с вышесказанным следует подчеркнуть, что руководство предприятия должно быть заинтересованно в формировании квалифицированных специалистов по информационной поддержке процессов управления предприятием. Формирование такого коллектива возможно при одном условии - организация и выполнение внедрения осуществляется самим предприятием. Необходимо четко разделять виды деятельности:

- консультационное сопровождение внедрения ИТ

- непосредственно внедрение ИТ

Консультационное сопровождение внедрения подразумевает в основном обучение и консультации (целевое обучение) по вопросам настройки, особенностей применения и использования системы для решения конкретных задач на этапе обследования и внедрения. Консультационное сопровождение выполняется нанимаемыми консультантами и руководителем проекта со стороны внешнего Исполнителя.

Непосредственным внедрением должны заниматься сотрудники команды от предприятия. Это является принципиально необходимым по причине временного характера работы консультантов. В процессе внедрения предприятие должно получить не только настроенную и функционирующую систему, но и, что не менее важно, профессионально подготовленных людей, способных самостоятельно и эффективно эксплуатировать и сопровождать ИТ. Подготовленные сотрудники должны стать реальной опорой руководителей предприятия различного уровня ответственности.

Как уже отмечалось ранее внедрение ИТ всегда сопровождается привнесением изменений как в структуру предприятия, так и в процессы деятельности. Такие изменения не должны проводиться с потерей качества управления, поэтому предлагаемые изменения обосновываются и согласовываются с руководством предприятия. Основным критерием изменений является их целесообразность с точки зрения процесса в целом. Основной предпосылкой успешного введения изменений является конструктивность позиции и понимание причины соответствующими руководящими лицами.

Перенос центра тяжести внедрения на службы АСУП является, к сожалению, достаточно распространенным явлением на отечественных предприятиях. Здесь уместно сформулировать понятие ответственного за процесс деятельности. В связи с тем, что в реальной жизни ответственность за конкретный процесс деятельности (например: планирование и диспетчеризация производства, планирование и управление снабжением, планирование и управление движением денежных средств и т.д.) возлагается на руководителя соответствующего направления/дирекции/службы, передача контроля за внедрение подсистемы автоматизации данного процесса представителю службы АСУП может создать в будущем конфликтную ситуацию типа «это нам не подходит - мы так не работаем, …» и привести в результате к «замораживанию» проекта в целом. Службы АСУП, несомненно, должны принимать самое активное участие во внедрении системы, но общее руководство и контроль должен осуществляться со стороны ответственных представителей соответствующих функциональных направлений/дирекций/служб.

Основные возникающие проблемы на этапе внедрения ИТ имеют объективный и субъективный характер.

Прежде всего, ИТ являются сложно организованным комплексом, охватывающим различные направления деятельности предприятия. Логика, заложенная в функциональность данных систем, базируется на серьезном и длительном аналитическом опыте и предполагает наличие подготовленных специалистов для эффективной повседневной эксплуатации. В этом заключается объективная сторона проблемы.

К числу субъективных факторов в первую очередь следует отнести (и об этом уже говорилось выше) организационные и проблемы недостатка подготовленных кадров.

Основная задача состоит в проведении ряда предварительных мероприятий, позволяющих осуществить перевод предприятия в высокую степень готовности и создания предпосылок для успешного, эффективного внедрения.

Заключение

Подводя итог вышесказанному, хотелось бы отметить следующее. Все новации, требующие дополнительных организационных усилий, мероприятий по повышению квалификации сотрудников, отрыва опытных специалистов от повседневной работы встречаются без большого энтузиазма, особенно если результат неочевиден, а оцениваемые затраты достаточно высоки. Тем не менее, создание информационных технологий, обеспечивающих возможность управления предприятием на основе оперативных, аналитических и достоверных данных это не дань моде, а настоятельная необходимость.

Информационные технологии, как бы о них не отзывались, - это объективная реальность, перспективность их развития не вызывает сомнений.

Чем раньше руководство предприятия начинает проводить работу по обучению и подготовке персонала к внедрению современных информационных технологий управления, тем быстрее будут выработаны согласованные позиции у представителей различных направлений деятельности, тем меньшие временные и денежные затраты понесет предприятие в процессе внедрения, тем раньше руководство предприятия будет обладать эффективным инструментом для принятия управленческих решений.

Список литературы

1. Новоселов С.П. Информационные технологии управления предприятием. - М.: Радуга, 2008.

2. Сергеев А.Ю. Новое в системах управления. - М.: Магистр, 2007.

3. Балдин, К.В., Уткин, В.Б. Информационные системы в экономике: Учебник. - 4-е изд. - М.: ИТК «Дашков и К», 2007. - 395с.

4. Информационные системы и технологии в экономике. Учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 213с.

5. Тронин, Ю.Н. Информационные системы и технологии в бизнесе. - М.: Изд-во «Альфа-Пресс», 2005. - 240с.

Размещено на Allbest.ru