Условное форматирование в Excel

Размещено на http://www.allbest.ru

Содержание

Введение

Предметная область автоматизации

Постановка задачи

Описание входной информации

Описание выходной информации

Выбор программного обеспечения

Разработка технологии решения задачи

Заключение

Библиографический список



Введение

Microsoft Excel представляет собой электронные таблицы, которые предназначены для выполнения вычислений, анализа и построения разнообразных отчетов.

В настоящее время этот программный продукт является абсолютным лидером среди аналогичных программ электронных таблиц по своей простоте и вместе с тем обладает колоссальными возможностями.

Электронные таблицы Microsoft Excel разработаны фирмой Microsoft и обновляются примерно каждые 2 года.

Это вовсе не означает, что выходит совершенно новый продукт, работе с которым приходиться учиться заново, - в каждой новой версии Microsoft Excel расширяются функциональные возможности данной программы. Поэтому пользователь найдет все в следующей серии , плюс что-то новое.

В данной курсовой работе мы разбираемся с условным форматированием, что представляет собой обеспечение наглядности при исследовании и анализе данных ,обнаружение критических проблем, шаблонов и тенденций.

условное форматирование еxcel таблица



Предметная область автоматизации

Современные табличные процессоры позволяют применять многочисленные средства автоматизации решения задач, так что возможным стало даже написание конкретных приложений на их основе. Кроме того, они обладают широкими графическими возможностями. Табличные процессоры особенно широко используются в аналитической деятельности, а также для подготовки документов сложной формы.

Основное назначение табличного процессора - автоматизация Расчетов в табличной форме.

Например, в табличном процессоре можно вести журнал успеваемости. Преподаватели смогут заносить в него оценки учащихся, а встроенные формулы позволят высчитывать средний балл для каждого ученика, общую успеваемость группы по предмету и др. Каждый раз, когда учитель вносит новую оценку, табличный процессор будет автоматически пересчитывать все результаты.

По сравнению с бумажной предшественницей электронная таблица конкретного лица предоставляет пользователю гораздо больше возможностей для работы. В ячейках таблицы могут записываться различные числа, даты, тексты, логические величины, функции, формулы. Формулы позволяют практически мгновенно производить пересчет и выводить в соответствующей ячейке новый результат при изменении исходных данных. Эта возможность позволяет активно использовать электронные таблицы:

§ для автоматизации вычислений;

§ для представления результатов вычислений в виде диаграмм;

§ для моделирования, когда исследуется влияние различных значений параметров.

Табличный процессор получил широкое распространение во всей экономической системе: в бухгалтериях фирм и предприятий, в экономических отделах, в коммерческих банках и других организациях, что связано с большим количеством экономических операций и их универсальностью.

Табличный процессор является неотъемлемой частью прикладного программного обеспечения АРМ экономиста, что связано с его функциональными возможностями. Табличный процессор позволяет автоматизировать процесс обработки экономической информации, осуществлять сложные вычисления, анализировать их и представлять в наглядном виде (графики, диаграммы). В настоящее время, когда клиент все больше обращает внимание на оперативность, наглядность предоставляемой информации, а для экономистов все важнее становится обработка и хранение больших объемов данных, играют большую роль такие функции Excel, как составление списков, сводных таблиц, возможность использования формул, копирование данных, форматирование и оформление, анализ и предоставление данных с помощью диаграмм и сводных таблиц, извлечение информации из внешних баз данных, обеспечение безопасности.

Постановка задачи

Что же такое условное форматирование?

Условное форматирование -- одна из очень удобных функций Excel, Это форматирование, которое применяется к данным только тогда, когда они удовлетворяют определенным критериям. Условное форматирование очень удобно использовать в таблицах, где данные часто изменяются.

Инструмент Microsoft Excel под названием "Условное форматирование" - это не самая известная из возможностей этой программы. Тем не менее, он позволяет добиться весьма интересных результатов.

Задача данной курсовой работы показать все прелести и возможности условного форматирования и проследить его изменение и усовершенствование.



Описание входной информации

Для решения поставленной задачи необходимо вначале рассмотреть теорию и для наглядности приводить в качестве примера диалоговые окна условного форматирования. А затем перейти к практике с помощью программ Microsoft Office Excel 2007 с ее расширенными возможностями условного форматирования и Microsoft Office Excel 2003 с ее возможностями в области условного форматирования.

Описание выходной информации

В результате решения поставленной задачи в программах Microsoft Office Excel 2003 и 2007 будут показаны результаты условного форматирования, которые отражались теоретически.

Выбор программного обеспечения

Табличный процессор обеспечивает работу с большими таблицами чисел. При работе с табличным процессором на экран выводится прямоугольная таблица, в клетках которой могут находиться числа, пояснительные тексты и формулы для расчета значений в клетке по имеющимся данным. То есть программные средства для проектирования электронных таблиц называют табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. С помощью электронных таблиц можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и т.д.

Функции табличных процессоров весьма разнообразны:

-создание и редактирование электронных таблиц;

- создание многотабличных документов;

- оформление и печать электронных таблиц;

- построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами;

- создание многотабличных документов, объединенных формулами;

- работа с электронными таблицами как с базами данных: сортировка таблиц, выборка данных по запросам;

- создание итоговых и сводных таблиц;

- использование при построении таблиц информации из внешних баз данных;

- создание слайд-шоу;

- решение оптимизационных задач;

- решение экономических задач типа “что - если” путем подбора параметров;

- разработка макрокоманд, настройка среды под потребности пользователя и т.д.

Наиболее популярными электронными таблицами для персональных компьютеров являются табличные процессоры Microsoft Excel, Lotus 1-2-3,
Quattro Pro и SuperCalc. И если после своего появления в 1982 году Lotus 1-
2-3 был фактически эталоном для разработчиков электронных таблиц, то в настоящее время он утратил свои лидирующие позиции. Результаты тестирования продемонстрировали явное преимущество Excel по многим параметрам.

Единственное превосходство Lotus 1-2-3 - это скорость работы, но опять же, превышение небольшое.

Перспективные направления в разработке электронных таблиц основными фирмами-разработчиками определены по-разному. Фирма Microsoft уделяет особое внимание совершенствованию набора функциональных средств Excel, и в этом ее пакет явно лидирует среди всех электронных таблиц. Фирма Lotus основные усилия сконцентрировала на разработке инструментов групповой работы. Пакет Quattro Pro в результате тестирования получил достаточно высокие оценки, но ни одна из особенностей пакета не вызвала к себе повышенного внимания. Наиболее привлекательными оказались лишь возможности сортировки данных.

Ситуация, сложившаяся на рынке электронных таблиц, в настоящее время характеризуется явным лидирующим положением фирмы Microsoft - 80% всех пользователей электронных таблиц предпочитают Excel. На втором месте по объему продаж - Lotus 1-2-3, затем Quattro Pro. Доля других электронных таблиц, например SuperCalc, совершенно незначительна.

MS Excel - одна из самых популярных сегодня программ электронных таблиц. Ею пользуются ученые и деловые люди бухгалтеры и журналисты, с ее помощью ведут разнообразные таблицы, списки и каталоги, составляют финансовые и статистические отчеты, подсчитывают состояние торгового предприятия, обрабатывают результаты научного эксперимента, ведут учет, готовят презентационные материалы. Возможности Excel очень высоки.
Обработка текста, управление базами данных - программа настолько мощна, что во многих случаях превосходит специализированные программы-редакторы или программы баз данных. Такое многообразие функций может поначалу запутать, чем заставить применять на практике. Но по мере приобретения опыта начинаешь по достоинству ценить то, что границ возможностей Excel тяжело достичь.

За многолетнюю историю табличных расчётов с применением персональных компьютеров требования пользователей к подобным программам существенно изменились. В начале основной акцент в такой программе, как, например,VisiCalc, ставился на счётные функции. Сегодня наряду с инженерными и бухгалтерскими расчетами организация и графическое изображение данных приобретают все возрастающее значение. Кроме того, многообразие функций, предлагаемое такой расчетной и графической программой, не должно осложнять работу пользователя. Программы для Windows создают для этого идеальные предпосылки. В последнее время многие как раз перешли на использование
Windows в качестве своей пользовательской среды. Как следствие, многие фирмы, создающие программное обеспечение, начали предлагать большое количество программ под Windows.

Программа Excel обеспечивает как легкость при обращении с данными, так и их сохранность. Excel позволяет быстро выполнить работу для которой не нужно затрачивать много бумаги и времени, а также привлекать профессиональных бухгалтеров и финансистов.

Данная программа сумеет вычислить суммы по строкам и столбцам таблиц, посчитать среднее арифметическое, банковский процент или дисперсию, здесь вообще можно использовать множество стандартных функций: логических, математических, финансовых, статистических.

Функция условного форматирования пользуется популярностью именно в программе Excel. Возможно она привлекает своей легкостью в использовании.

Табличный процессор Excel - самый популярный на сегодняшний день табличный редактор. Он позволяет легко оперировать с цифрами, обладает удобным интерфейсом - это как компьютер "общается" с пользователем, позволяет строить различные графики, множество диаграмм, которые способствуют более полному способу представления информации и усвоения материала, именно поэтому большинство пользователей останавливают свой выбор именно на нем.

Разработка технологии решения задачи

Excel уже давно реализовала функции условного форматирования. Так давайте же обратим на них свой взгляд.

Критерий условного форматирования состоит из условных форматов. В критерии можно указать до трех условных форматов. Условный формат задается в виде условия:

<что сравниваем> операция сравнения <с чем сравниваем>

Параметр «Что сравниваем» может быть задан значением выделенной ячейки, формулой выделенной ячейки (формула должна начинаться с символа «=», результатом формулы должно быть логическое значение) .

Параметр «С чем сравниваем» может быть задан константой или формулой. Формула должна начинаться с символа «=» и может содержать абсолютные и относительные ссылки.

Операции сравнения кроме всех известных операций содержат также операцию «Между» -- для задания интервала значений, в который может попадать значение параметра «Что сравнивать», и операцию «Вне» для указания интервала, вне которого может находиться значение параметра «Что сравнивать».

В Excel существует возможность поиска ячеек, имеющих условный формат. Для этого следует:

Выделить любую ячейку или ячейку, имеющую условный формат;

выполнить команду Перейти меню Правка;

выбрать кнопку Выделение;

в диалоговом окне Выделение группы ячеек выбрать и установить переключатель Условные форматы;

для выделения всех ячеек листа, для которых заданы условные форматы, выбрать переключатель Всех;

для выделения ячеек листа с теми же условными форматами, что и активная ячейка, выбрать переключатель Этих же.

Условное форматирование в Office Excel 2007 можно применять для ячейки или для пересечения ячеек.

В приложениях, входящих в Выпуск 2007 Office, для визуального выделения данных в целях анализа или в презентационных целях можно использовать условное форматирование. Чтобы было легко обнаружить в данных исключения и важные тенденции, можно реализовать и управлять различными правилами условного форматирования, которые позволяют использовать условное форматирование с расширенными возможностями в виде цветовых градиентов, строк данных и значков, добавляемых к данным, удовлетворяющим этим правилам. Условные форматы применить несложно - несколько щелчков мышью позволяют увидеть взаимные связи данных, которые можно использовать для анализа.

В Excel 2007 нет больше ограничения в три критерия (цвета) в условном форматировании. Теперь для любых ячеек и диапазонов возможно задавать любое количество условий. Отображается все это вот в таком диалоговом окне ( рис.1):

(рис.1)

Здесь же удобно с помощью флажков справа временно отключать-включать выборочно некоторые из условий и с помощью стрелок менять их последовательность (раньше удалять и создавать заново приходилось). Возможности условного форматирования возросли многократно. Теперь это не просто дешевый трюк для выделения цветом, а мощный инструмент визуализации данных. Excel 2007 умеет автоматически в одно нажатие выделять цветом:

значения больше, меньше, равные или не равные заданным

значения попадающие в заданный диапазон

ячейки, содержащие заданный текст

дубликаты (а раньше это вручную приходилось делать)

первых(последних) N элементов или N% элементов

все значения выше (ниже) среднего

даты (вчера, сегодня, завтра, на прошлой неделе, в прошлом месяце и т.д.)

Теперь то, чего в старых версиях не сделать в принципе (рис.2):

(рис.2)

гистограммы (такие миниграфики в ячейках)

цветовые шкалы (градиентная заливка в зависимости от значений, похоже на шкалу глубин-высот на географической карте или цветовую температуру)

значки вместо заливки

Excel 2007 предоставило нам еще более мощные и удобные инструменты условного форматирования.

Такое форматирование является удобным для анализа данных - можно раскрасить рабочий лист так, что каждый цвет будет соответствовать определенным данным. В таком случае хватит даже беглого взгляда на лист документа, чтобы оценить проблемные места.

Для применения условного форматирования служит кнопка "Условное форматирование" на панели "Стили" ленты "Главная".

Чтобы лучше понять, как работает условное форматирование, выделите группу ячеек с уже введенными данными, нажмите кнопку "Условное форматирование" и посмотрите различные варианты форматирования.(рис.3)

(рис.3)

(рис.3)

(рис.3)

По умолчанию программа автоматически определяет минимальное и максимальное значение в выделенном диапазоне и затем форматирует в равных процентных соотношениях.

Если вас не устраивают параметры форматирования по умолчанию, воспользуйтесь пунктом "Другие правила.." для формирования нужных правил форматирования.

Следует обратить внимание на возможность условного форматирования одной ячейки, содержащей текст, число или дату. Данный способ позволяет быстро найти ячейки с определенным значением. Для применения такого вида форматирования, необходимо выделить ячейку, нажать кнопку "Условное форматирование" и выбрать пункт "Правила выделения ячеек".( рис.4)

(рис.4)

В появившемся окне задайте конкретные условия форматирования. Если не подходят стандартные операторы для форматирования, воспользуйтесь пунктом "Другие правила..".(рис.5)

(рис.5

В нашем случае выделенная пустая ячейка окрасилась, т.к. по умолчанию Excel считает, что пустые ячейки эквиваленты нулевому значению. Если в ячейку ввести число большее 4, то ячейка обесцветится. Чтобы распространить условное форматирование на другие ячейки, необходимо правой кнопкой мыши потянуть за правый нижний угол только что отформатированной ячейки и в контекстном меню выбрать пункт "Заполнить только форматы".(рис.6)

(рис.6)

В Excel 2007 имеется возможность условного форматирования верхних и нижних значений в диапазоне ячеек.

Для этого нажмите кнопку "Условное форматирование", выберите пункт меню "Правила отбора первых и последних значений", и соответствующее правило форматирования.(рис.7)

В появившемся окне можно подстроить условие форматирования.(рис.8)

(рис.8)

В Excel 2007 к одному и тому же диапазону можно применять одновременно несколько правил условного форматирования. Для того чтобы расставить приоритеты форматирования, необходимо воспользоваться пунктом "Диспетчер правил условного форматирования" кнопки "Условное форматирование".(рис.9)

(рис.9)

Правило, находящееся вверху списка является самым приоритетным.(рис.10)

Для прекращения действия какого-либо правила форматирования необходимо установить флажок "Остановить, если истина".

Условные форматы можно копировать (вы в этом уже убедились на примере выше). Для копирования формата в любую ячейку (диапазон ячеек) можно воспользоваться "метелкой" "Формат по образцу", расположенной на панели "Буфер обмена" ленты "Главная".

Для удаления условного форматирования необходимо выделить нужный диапазон ячеек, нажать кнопку "Условное форматирование" и выбрать пункт "Удалить правила".

Для сравнения изменений в условном форматировании посмотрим как оно проводилось в старой не обновленной программе.

Excel при вводе данных, соответствующих определенному условию, изменял оформление ячейки: заливку, границы, шрифт.

Сделать это можно с помощью окна "Условное форматирование", вызываемым так:

«Формат» - - > « Условное форматирование»…. (рис.11)

В этом окне можно задать до 3-х способов автоматического оформления ячеек в зависимости от условия. Добавить новое условие можно, нажав кнопку "А также >>". Нажав кнопку "Формат", можно настроить параметры шрифта, границы и заливки для ячеек, значения в которых удовлетворяют заданному условию. Значения в ячейках, не содержащих данных, Excel считает равным нулю.Ниже показан результат применения настроек, указанных на рисунке выше, к выделенному диапазону.(рис.12)

Здесь первое условие «=""» прописано для того, чтобы Excel пустые ячейки не оформлял как ячейки, содержащие "0".

ВНИМАНИЕ!!! Имеет значение порядок условий! Если условие «=""» поместить после "=ОСТАТ(C14;2)=0", то пустые ячейки и содержащие "0" будут подсвечиваться одинаково.

В условном форматировании можно использовать значения ячеек в формулах, в зависимости от результата вычисления формулы изменять оформление. На рисунке ниже показан пример различной подсветки ячеек с чётными числами, нечётными числами и пустых ячеек.(рис.13)

--->

Функция "ОСТАТ(число;делитель)" находит остаток от деления. В даных формулах использована относительная ссылка на ячейку "C14" (первую ячейку диапазона), по остальным ячейкам Excel "пробежится" сам. Если бы ссылка была абсолютной (что происходит по умолчанию, если выделять из окна "УФ"), это бы работало только для ячейки "C14".

Удаление данных из ячейки с помощью "Delete" не приводит к удалению условного форматирования! Удалить его можно либо из окна "Условное форматирование" кнопка "Удалить...", либо с помощью команды

«Правка» --> « Очистить» --> « Форматы».

Рассмотрев отличия старой и новой программ можно сказать, что с помощью условное форматирование в Office Excel 2007 значительно облегчается процесс визуализации данных, которые нужно анализировать или преподнести в более удобном виде.



Заключение

Электронные таблицы служат для автоматизации вычислений и представлении результатов в удобной форме. При этом всю работу по вычислениям взял на себя компьютер. «Условное форматирование» - это одна из возможностей программы Excel , позволяющая эффективно работать с таблицами и проводить довольно сложные расчеты .

Excel 2007 дает возможность анализировать, совместно использовать и обрабатывать данные для принятия более обоснованных решений. Office Excel 2007 содержит новый, ориентированный на результаты интерфейс, представления сводной таблицы, которые можно легко создавать и использовать, улучшенное средство составления формул, мощные возможности визуализации данных и значительно ускоряет создание профессионально оформленных диаграмм и таблиц.



Библиографический список

1. Биллиг В.А., Дехтярь М.И. VBA и Office ХР. Офисное программирование. -М.: Русская редакция, 2004. -693 с.

2.Волков, В.Б. Понятный самоучитель Excel 2007 [Текст] / В.Б. Волков.- СПб:Питер,2008.-253 с.: ил.

3.Попов, А. Excel [Текст] : практическое руководство. - М.:ДЕСС КОМ, 2000. - 302 с.

4.Шитов В.Н. Новейший самоучитель работы на компьютере. - М. ООО « Дом Славянской книги Вече» ,2008

5.Yandex [Электронный ресурс] : междунар. Поисковая система. - М., [199-]. - Режим доступа: www. yandex. ru, свободный.- Загл. С экрана

Размещено на www.allbest.