Размещено на http://www.allbest.ru/

Работа с электронной почтой (на примере Windows Mail)

Электронная почта (E-mail - сокращение от electronic mail) является удобным и быстрым средством связи с другими людьми. Электронную почту можно использовать для различных целей.

- Отправка и получение текстовых сообщений. Можно отправить сообщение электронной почты любому человеку, если у него есть адрес электронной почты. Сообщение доставляется получателю за несколько секунд или минут независимо от того, живет ли он поблизости или на другом конце света. Связь по электронной почте является двусторонней. Можно получить сообщение от любого, кому известен ваш адрес электронной почты, и после прочтения написать ответ.

- Отправка и получение файлов. Кроме текста внутри сообщения электронной почты можно отправлять почти все типы файлов, включая документы, изображения и музыкальные фрагменты. Файл, отправляемый с сообщением электронной почты, называется вложением.

- Отправка сообщений группам людей. Можно послать сообщение электронной почты многим людям одновременно. Получатели могут ответить всей группе, что позволяет проводить групповые обсуждения.

- Пересылка сообщений. Если получено сообщение электронной почты, можно переслать его другим, не набирая текст заново.

Электронная почта предоставляет ряд преимуществ перед телефонной и обычной почтовой связью. Можно послать сообщение в любое время дня и ночи. Если в момент отправки сообщения получатели не сидят у компьютеров и не находятся в сети (не подключены к Интернету), они найдут сообщения позднее, когда будут проверять свою почту. Если они подключены к Интернету, ответ от них можно получить через несколько минут.

Электронная почта почти бесплатна. По сравнению с обычной почтой, не нужны ни марка, ни оплата, а также не имеет значения, где живет получатель. Единственной статьей расхода является оплата за подключение к сети Интернет.

Что нужно для работы с электронной почтой?

Для работы с электронной почтой нужно три вещи:

- Подключение к сети Интернет. Для подключения компьютера к сети Интернет. Нужно зарегистрироваться у поставщика услуг Интернета. Поставщик услуг Интернета обеспечивает доступ в сеть обычно за месячную плату. Также потребуется устройство, называемое модем.

- Почтовая программа или почтовая служба с веб-интерфейсом. Можно использовать программу «Почта Windows», входящую в состав Windows. Подойдет и любая другая программа для работы с электронной почтой, установленная на компьютере.

Также можно подписаться на бесплатную почтовую службу с веб-интерфейсом, например Gmail, MSN Hotmail или Yahoo! Mail. Эти службы дают возможность работать со своей почтой при помощи веб-обозревателя с любого компьютера, подключенного к Интернету. Адрес электронной почты можно получить от поставщика услуг Интернета или почтовой службы с веб-интерфейсом при регистрации. Почтовый адрес состоит из имени или псевдонима пользователя, знака «@» и имени поставщика услуги, например, someone@example.com.

Установка Windows Mail.

При наличии адреса электронной почты и подключения к Интернету можно отправлять и принимать сообщения электронной почты. Чтобы воспользоваться почтой Windows, сначала нужно настроить учетную запись электронной почты. Перед добавлением учетной записи нужно получить некоторые сведения от поставщика услуг Интернета: адрес электронной почты, пароль, имена серверов входящих и исходящих сообщений и некоторые другие сведения.

Чтобы добавить учетную запись в Почте Windows:

- Запустите приложение Windows Mail, нажав кнопку Пуски выбрав пункт Все программы, а затем - WindowsMail.

- В меню Сервис нажмите Учетные записи.

- Нажмите Добавить, нажмите Учетная запись электронной почты, нажмите Далее и следуйте инструкциям.

В процессе настройки программа запросит выводимое имя. Это имя получатель видит, когда получает сообщение электронной почты.

Чтение сообщений электронной почты

Программа «ПочтаWindows» проверяет новые сообщения всякий раз при запуске, а затем каждые 30 минут. Принятые письма появляются в папке «Входящие». «Входящие» - это одна из нескольких папок, где находятся сообщения электронной почты.

Чтобы увидеть принятые письма, щелкните Входящие в списке Папки. Появится список сообщений. В списке показано: кто отправил сообщение, тема сообщения и время, когда оно было принято.

Щелкните в списке сообщение, которое нужно прочитать. Содержание сообщения появится под списком сообщений в области просмотра. Чтобы читать сообщение в отдельном окне, дважды щелкните его в списке сообщений.

Щелкните папку «Входящие» для просмотра сообщений электронной почты

Чтобы ответить на сообщение, нажмите кнопку Ответить.

Создание и отправка сообщений электронной почты

Чтобы создать новое сообщение электронной почты в программе «Почта Windows», нажмите кнопку Создать почтовое сообщение. Откроется окно нового сообщения.

На рисунке показано, как заполнять окно сообщения в программе «Почта Windows» и многих других почтовых программах.

- В поле введите адрес электронной почты хотя бы одного получателя. Если получателей несколько, разделяйте адреса точкой с запятой (;). В поле Копия можно ввести адреса дополнительных получателей, которые будут знать о сообщении, но не должны реагировать на него. Они получат то же самое сообщение, что и получатели, указанные в поле «Кому». Поле адресов дополнительных получателей можно оставить пустым.

- В поле Тема введите тему сообщения.

- В большой пустой области введите текст сообщения.

Чтобы в сообщение вложить файл, нажмите кнопку Вложить файл в сообщение на панели инструментов, расположенной под строкой меню. Найдите требуемый файл, выделите его и нажмите Открыть. Имя файла появится в поле Вложить в заголовке сообщения.

Создание сообщения закончено! Чтобы отправить сообщение, нажмите кнопку Отправить. Письмо отправится через Интернет получателям.

Для изменения стиля, шрифта, размера или цвета текста, выделите текст, а затем нажмите одну из кнопок на панели форматирования, расположенной над областью ввода сообщений.

Правила этикета

Как и телефонные или очные переговоры, переписка по электронной почте подразумевает свои правила поведения. Эти правила называются сетевым этикетом или нетикетом (комбинация слов «Интернет» и «этикет»). Для эффективного взаимодействия придерживайтесь следующих рекомендаций.

- Будьте осторожны с шутками и эмоциональными проявлениями. Сообщения электронной почты неточно передают эмоции, так что получатель может не понять тона послания. Саркастический юмор довольно рискован, потому что получатель может интерпретировать слова буквально и обидеться. Для передачи эмоций можно использовать значки настроений (см. раздел «Использование значков настроений» в этой статье).

- Подумайте перед отправкой. Написание и отправка сообщений электронной почты делается быстро и легко, иногда даже слишком легко. Позаботьтесь о том, чтобы предварительно обдумать сообщение, старайтесь не писать, когда рассержены. Когда письмо отправлено, его уже не вернешь.

- Тему сообщения делайте краткой и ясной. Выразите в теме содержание письма в нескольких словах. Люди, получающие много писем, используют ее при выборе письма для прочтения.

- Пишите кратко. Хотя сообщение электронной почты может быть каким угодно длинным, электронная почта разработана для обмена короткими сообщениями. Многие люди не имеют времени или терпения прочитать более нескольких абзацев.

- Не пишите все письмо заглавными буквами. Многие люди считают фразы, написанные заглавными буквами, кричащими, назойливыми и оскорбительными.

- Будьте осторожны с важной и конфиденциальной информацией. Любой получатель может переслать ваше письмо другим, намеренно или случайно.

Кроме того, в официальной или деловой переписке избегайте орфографических и грамматических ошибок. Письмо с ошибками создает впечатление непрофессионализма. Проверяйте сообщения перед отправкой и используйте средства проверки правописания, если почтовая программа имеет их.

Работа с нежелательными сообщениями

Поскольку по электронной почте могут приходить реклама, афиши и каталоги без запроса, вероятно, придется столкнуться с получением нежелательных сообщений (иначе - спама). Нежелательные сообщения могут содержать рекламу, описания мошеннических сделок, порнографию или законные предложения. Рассылка нежелательных сообщений обходится рекламным службам очень дешево, поэтому люди часто сталкиваются с тем, что получают много спама.

Программа «Почта Windows» оснащена фильтром, который анализирует содержание сообщения и помещает подозрительные сообщения в специальную папку для нежелательных сообщений, где их можно просматривать и удалять в любое время. Если нежелательное сообщение все же проходит в папку «Входящие» минуя фильтр, можно указать, чтобы в будущем все сообщения от данного отправителя попадали в папку для нежелательных сообщений.

Чтобы избежать получения нежелательных сообщений

- Будьте осмотрительны, давая свой адрес электронной почты. Избегайте публикации своего электронного адреса в группах новостей, на веб-узлах и других общедоступных ресурсах Интернета.

- Прежде чем сообщить адрес электронной почты веб-узлу, проверьте наличие у него заявления о конфиденциальности, чтобы быть уверенным в наличии запрета на раскрытие вашего адреса сторонним компаниям.

- Никогда не отвечайте на нежелательные сообщения. Отправитель убедится в правильности адреса и может продать его другим компаниям. И тогда поток нежелательных сообщений, вероятно, увеличится

В заключении можно сказать, что E-mail является отличным средством общения людей (хотя и ограниченного круга, т.е. обладателей ПК с соответствующим обеспечением). Можно с уверенностью сказать, что электронную почту ждёт большое будущее во всех его проявлениях, и что она будет постоянно развиваться и совершенствоваться, что будет приводить к более удобному её использованию.

Основная привлекательность электронной почты - ее быстрота. Однако есть другие преимущества которые не так широко известны. Телефон также предоставляет почти мгновенный доступ, но исследования показали, что около 75% телефонных вызовов заканчиваются безуспешно («Я очень сожалею, но мистер Смит на совещании / уехал в командировку / вышел из комнаты.»). Электронная почта имеет ту же скорость доступа, что и телефон, но не требует одновременного присутствия обоих абонентов на разных концах телефонной линии. Кроме того, она оставляет письменную копию послания, которое может быть сохранено или передано дальше. Более того, письмо одновременно может быть послано нескольким абонентам.

Удобство такого средства связи трудно переоценить. Быстрота, дешевизна, необременительность, возможность передавать информацию любого объема в любую точку мира. Неудивительно, что электронная почта приобрела такую широкую популярность среди пользователей не только сети Интернет, но и других достаточно популярных сетей.

сообщение почта электронный спам

Список литературы

1. Алексеев Д.Н. 100%-ный самоучитель. Word, Excel, электронная почта: самые популярные программы. /М.: Технолоджи-3000, 2005 г., 384 с.

2. Корецкий А.А. Microsoft Outlook 2002: Руководство пользователя: Возможности; Работа с электронной почтой; Контакты. /М.: Технолоджи-3000, 2005 г., 286 с.

3. Левин М. Электронная почта и Интернет-пейджер ICQ без секретов. Пособие по работе с электронной почтой и лучшим средством общения в Интернет. /М.: Новый издательский дом, 2005 г., 320 с.

4. Экслер А.Б. Все об электронной почте. /М.: НТ-Пресс, 2006 г., 304 с.

5. Справочная система ОС MS Windows XP (работа с MS Outlook)

Размещено на Allbest.ru