Проектирование экономической информационной системы

Директор фирмы использует программу "1C: Управляющий" и "1C: Предприниматель" фирмы 1С.

Отдел бухгалтерии использует в своей деятельности программу "1С: Бухгалтерия 8" фирмы 1С и "ИП: Бухгалтерия" фирмы ООО "Рилл-Софт".

Отдел поставок (логистики) использует в своей деятельности программу "1С: Управление Торговлей 8.0". Также отдел поставок использует в своей работе конфигурацию "1С: Транспортная логистика".

Заведующий складом и кладовщики пользуются программой "ИП: Торговый Склад" компании ООО "Рилл-Софт".

Отдел кадров пользуется программой "Отдел кадров" фирмы ООО "К-софт", а также использует в качестве справочной системы программу "Помощник Кадровика: Эксперт" компании "СофтАрт".

Отдел продаж использует в своей деятельности программу "1С: Торговля и склад 8".

Отдел маркетинга пользуется программой БЭСТ-Маркетинг.

2.4.2.3 Информационное обеспечение

2.4.2.3.1 Внешнее информационное обеспечение

2.4.2.3.1.1 Входные и выходные документы фирмы

Входными документами фирмы являются: товарная накладная, транспортная накладная, акт о приемке товаров.

Выходными документами фирмы являются: счет-фактура, журнал учета движения товаров на складе, журнал учета выполнения заказов покупателей, товарный отчет, акт о списании товаров, налоговая расходная накладная, расходная накладная.

2.4.2.3.1.2 Кодификатор товара

Система кодирования для данной фирмы представлена ниже:

[X + X + X + K]

Пример применения системы кодирования для данной фирмы представлен в ниже приведенных таблицах:

Пример закодированного товара: 16815 - Самоучитель Microsoft Office 2007, где 1 обозначает регион СНГ, 6 - издательство НТ Пресс, где издана книга, 8 - жанр издания, т.е. компьютерная литература, 15 - контрольное число, которое рассчитывается путем сложения чисел, обозначающих регион, издательство и жанр издания.

2.4.2.3.2 Внутреннее информационное обеспечение:

Внутренним информационным обеспечением данной фирмы является база данных и экранная форма выходного документа фирмы - счет-фактуры.

Схема базы данных (рисунок 2.4.2.3.2.1) разработана на основе ER-диаграммы потоков данных «сущность-связь».

Рисунок 2.4.2.3.2.1 Схема базы данных «Книжный магазин»

Также для данной фирмы была создана главная кнопочная форма и экранная форма счет-фактуры (рисунки 2.4.2.3.2.2 и 2.4.2.3.2.3).

Рисунок 2.4.2.3.2.2 Главная кнопочная форма базы данных «Книжный магазин»

Рисунок 2.4.2.3.2.3 Экранная форма счет-фактуры в базе данных «Книжный магазин»

2.4.2.3.2.1 Запросы на языке SQL

Требуется выяснить дату последней поставки товара на склад и сумму этой поставки. Для этого надо выбрать поля: № товарной накладной, Дата поставки, ID товара ISBN, Цена, Количество из таблицы Склад; ФИО из таблицы Поставщики; Наименование из таблицы Книги и добавить к запросу вычисляемое поле Сумма, значения которого будут рассчитываться путем перемножения значений полей Цена и Количество из таблицы Склад. Данный запрос на языке SQL представлен ниже:

SELECT СКЛАД.[№ товарной накладной], СКЛАД.[ID поставщика], ПОСТАВЩИКИ.ФИО, СКЛАД.[Дата поставки], СКЛАД.[ID товара ISBN], КНИГИ.Наименование, СКЛАД.Цена, СКЛАД.Количество, [Сумма] AS Выражение1

FROM КНИГИ INNER JOIN (ПОСТАВЩИКИ INNER JOIN СКЛАД ON ПОСТАВЩИКИ.[ID поставщика] = СКЛАД.[ID поставщика]) ON (ПОСТАВЩИКИ.[ID поставщика] = КНИГИ.[ID поставщика]) AND (КНИГИ.[ID товара ISBN] = СКЛАД.[ID товара ISBN])

GROUP BY СКЛАД.[№ товарной накладной], СКЛАД.[ID поставщика], ПОСТАВЩИКИ.ФИО, СКЛАД.[Дата поставки], СКЛАД.[ID товара ISBN], КНИГИ.Наименование, СКЛАД.Цена, СКЛАД.Количество, [Сумма]

HAVING (((СКЛАД.[Дата поставки])=Max([СКЛАД]![Дата поставки])) AND (([Сумма])=[СКЛАД]![Цена]*[СКЛАД]![Количество]));

Требуется выяснить количество товаров на складе и их цену. Для выполнения данного запроса необходимо выбрать поля ID товара ISBN, Цена, Остаток из таблицы Склад и поле Наименование из таблицы Книги. SQL-запрос представлен ниже:

SELECT СКЛАД.[ID товара ISBN], КНИГИ.Наименование, СКЛАД.Цена, СКЛАД.Остаток

FROM КНИГИ INNER JOIN СКЛАД ON КНИГИ.[ID товара ISBN] = СКЛАД.[ID товара ISBN];

Требуется узнать фамилию клиента, товар и сумму купленного им товара 12.11.2007г. Для выполнения данного запроса необходимо выбрать поля ID клиента, ID товара ISBN, НаименТовара, Дата покупки из таблицы Покупки; поле Фамилия из таблицы Клиенты, а также создать вычисляемое поле Сумма, значения которого будут рассчитываться путем перемножения значений полей Цена и Количество из таблицы Покупки с учетом НДС 18%. Данный запрос на языке SQL представлен ниже:

SELECT ПОКУПКИ.[ID клиента], КЛИЕНТЫ.Фамилия, ПОКУПКИ.[ID товара ISBN], ПОКУПКИ.НаименТовара, ПОКУПКИ.[Дата покупки], ПОКУПКИ.Сумма

FROM КНИГИ INNER JOIN (КЛИЕНТЫ INNER JOIN ПОКУПКИ ON КЛИЕНТЫ.[ID клиента] = ПОКУПКИ.[ID клиента]) ON КНИГИ.[ID товара ISBN] = ПОКУПКИ.[ID товара ISBN]

GROUP BY ПОКУПКИ.[ID клиента], КЛИЕНТЫ.Фамилия, ПОКУПКИ.[ID товара ISBN], ПОКУПКИ.НаименТовара, ПОКУПКИ.[Дата покупки], ПОКУПКИ.Сумма

HAVING (((ПОКУПКИ.[Дата покупки]) Like "12.11.2007") AND ((ПОКУПКИ.Сумма)=[ПОКУПКИ]![Цена]*[ПОКУПКИ]![Количество]*0.82))

2.4.2.3.2.2 Отчеты

Отчет о работающих на фирме сотрудниках и отчет о продаваемых фирмой товарах представлены ниже.

Рисунок 2.4.2.3.2.2.1 Отчет о сотрудниках

Рисунок 2.4.2.3.2.2.2 Отчет по товарам

2.4.3 Функциональные подсистемы и их задачи

Здесь выделяем следующие подсистемы:

Управления закупками

Управления запасами

Управление продажами

Подсистема «Управление закупками» предназначена для управления поставками товара на склады в соответствии с экономическим планом, определенным портфелем договоров и заказов. Целью создания подсистемы «Управление закупками» является комплексная автоматизация задач планирования, учета, контроля и регулирования процесса поставок товара.

В подсистеме «Управление запасами» решаются задачи регулирования количества товара на складе, учета складских операций, резервного запаса, складских остатков.

Подсистема «Управление продажами» предназначена для оперативного управления сбытом товара в соответствии с технико-экономическим планом. Целью создания этой системы является автоматизация задач планирования, учета, контроля, анализа и регулирования процесса реализации товара.

3. Инструкция пользователям системы

Требования к пользователю данной системы: пользователь должен хотя бы на начальном этапе уметь работать на компьютере и немного разбираться в программе Microsoft Office Access .

Для начала необходимо открыть папку, в которой храниться данная система. Открыв ее, на экране появится главная кнопочная форма. Она состоит из нескольких форм:

Сотрудники - вся необходимая информация о сотрудниках данной фирмы: ФИО, дата рождения, адрес проживания, дата приема на работу, должность и т.д.;

Поставщики - здесь храниться вся информация о поставщиках: наименование фирмы, юридический адрес, ИНН и телефон;

Клиенты - данные о постоянных клиентах фирмы: ФИО, адрес, телефон, номер счета;

Издательство - здесь хранятся данные об издательствах: наименование, адрес, телефон и др.;

Книги - здесь можно просмотреть всю необходимую информацию о товаре: код книги, издательство, название, автор, год издания, количество страниц, цена и др.;

Заказы - сведения о сделанных заказах поставщику: дата заказа, количество, цена, способ доставки и т.д.;

Покупки - данные о сделанных покупках клиентами фирмы: ФИО клиента, дата покупки, наименование товара, цена и количество купленного товара;

Склад - информация о поставленных товарах, хранящихся на складе: номер товарной накладной, дата поставки, цена, количество поставленного товара и др.;

Кнопка «Счет-фактура» открывает экранную форму счет-фактуры;

Кнопка «Выход» предназначена для выхода из приложения.

Для оперативной работы с базой данных на каждой форме есть набор кнопок:

- Восстановить запись

- Добавить запись

- Печать записи

- Сохранить запись

- Удалить запись

- Закрыть форму

Заключение

На первом этапе была изучена и описана теория ИС, на втором непосредственно представлена ИС для данной фирмы, ее структура. Для этого была изучена предметная область фирмы, выделены задачи, выполняемые сотрудниками фирмы, составлена организационная диаграмма, диаграмма бизнес-процессов и потоков данных, на их основании составлена логическая схема. Далее была рассмотрена структура информационной системы для данной фирмы. Она состоит из функциональных и обеспечивающих подсистем. Эти подсистемы были подробно описаны. Также на основе логической схемы была составлена схема базы данных и. Затем были представлены экранные формы и главная кнопочная форма базы данных. В заключение была составлена инструкция пользователю данной системы.

В результате всех проведенных действий была разработана информационная система для торгово-закупочной фирмы книгопечатной продукции «Книжный магазин».

Список литературы

1. Грекул В.И. Проектирование информационных систем: учебное пособие / В.И. Грекул, Г.Н. Денищенко, Н.Л. Коровкина. - М.: Интернет-Ун-т Информ. технологий, 2005. - 304 с.

2. Рагулин П.Г. Проектирование автоматизированных информационных технологий и систем в экономических приложениях: учебное пособие / П.Г. Рагулин. - Изд-во Дальневост. ун-та, 2005. - 164 с.

3. Робинсон С. Microsoft Access 2000: учебный курс / С. Робинсон. - СПб.: Питер, 2000. - 512 с.

4. Смирнова Г.Н. Проектирование экономических информационных систем: учебник / Г.Н. Смирнова, А.А. Сорокин, Ю.Ф. Тельнов; под ред. Ю.Ф. Тельнова. - М.: Финансы и статистика, 2001. - 512 с.

5. Титоренко Г.А. Информационные системы в экономике: учебник / Г.А. Титоренко. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. - 463 с.

6. МУ к курсовому проекту по дисциплине «Проектирование информационных систем» для студентов специальности 230201 «Информационные системы и технологии» всех форм обучения / НГТУ им. Р.Е.Алексеева; Сост.: И.А. Липин. - Н.Новгород, 2011. - 16 с.

Размещено на Allbest.ru