Внемашинное информационное обеспечение

Размещено на http://www.allbest.ru/

Внемашинное информационное обеспечение

автоматизированный внемашинный обработка кодирование

Внемашинное ИО включает показатели, необходимые для решения производственных задач, их объемно-временные характеристики и информационные связи; различные классификаторы и коды; унифицированную систему документации для отражения показателей; формы вывода результатов обработки.

Информационное обеспечение тесно связано с технологией автоматизированной обработки и программным обеспечением.

Автоматизированные информационные системы, предусматривающие использование персональных машин, ориентированных на конечного пользователя, несколько меняют сложившиеся подходы к проектированию внемашинного ИО. Персональные компьютеры заставляют пересмотреть стереотипы обработки информации и процессов, происходящих в сфере производственной деятельности. Применение ПЭВМ предусматривает участие менеджера в процессе решения задачи на машине, значительно расширяет при этом круг информационных работ. Появляется возможность: формирования машиной всевозможных сборников, докладов, справочников, календарей; оформления и тиражирования результатов обработки; подготовки текстового материала, включая машинописные работы; изготовления документов в виде таблиц; хранения больших объемов информации в памяти машины в достаточно компактной форме. Значительное влияние на организацию информационной технологии оказывает рыночная экономика.

Структурные единицы производственной информации определяют составные единицы информации, их логическую структуру и способы перехода от одних единиц к другим. Структуризация данных (входных, выходных, условно-постоянных) необходима для их представления в памяти ЭВМ, размещения на машинных носителях, передачи информации и др. Объектом рассмотрения для пользователя является информация, отражающая ход выполнения цикла «заказ - изготовление - отгрузка - оплата», который возникает в ходе производственно-хозяйственной деятельности фирмы. Информация отражается в числовом виде через систему натуральных и стоимостных показателей. Автоматизация обработки информации в АИС требует ее структуризации и описания отдельных совокупностей.

Выделяют простые и сложные информационные совокупности. Простые не поддаются дроблению, сложные образуются сочетанием различных элементов. Неделимая информационная совокупность называется реквизитом. Сложные элементы представляют собой сочетание предыдущих и называются составными элементами информации.

Выделяются следующие информационные совокупности: реквизит, показатель, документ, массив, информационный поток, информационная подсистема, информационная система.

Минимальной информационной единицей являются реквизиты, отражающие отдельные свойства объекта. Они состоят из сочетания цифр или букв, имеющих смысловое содержание, и не поддаются дальнейшему делению.

Различают два вида реквизитов: реквизиты-признаки, показывающие качественные свойства отражаемых сущностей, и реквизиты-основания, характеризующие объект, процесс, явление с количественной стороны.

В качестве реквизитов-признаков выступают, например, наименование предприятия, его код, номер документа, номер счета, дата. Над реквизитами-признаками выполняются только логические операции (например, сортировки).

К реквизитам-основаниям можно отнести количество, сумму, расценки и различные производственные величины, над которыми выполняются арифметические операции.

Каждый реквизит имеет форму и содержание. Форма - это наименование реквизита, например «наименование продукции», «количество». Содержание отражает конкретное значение реквизита. Одному наименованию могут соответствовать несколько значений. Например: наименование продукции - чугун, сталь (одно наименование - два значения); количество - 200, 190, 90 (одно значение).

В АИС выделение реквизита необходимо для определения объемов информации, организации ее ввода в машину, формирования базы данных. Однако отдельные реквизиты, не имея экономического смысла, не позволяют полностью выявить характер маркетинговой деятельности. Поэтому реквизиты объединяются в совокупность более высокого уровня. Сочетание одного реквизита-основания и относящихся к нему реквизитов-признаков образует показатель. Например, информационная совокупность «кабель 450 м» состоит из одного основания - 450 и двух признаков - «кабель» и «м». Показатель является минимальной совокупностью, достаточной для образования документа.

Документы, характеризующие производственную деятельность, содержат, как правило, большое количество показателей. При организации базы данных показатели служат основной единицей информации, заложенной в ее структуру.

Совокупность показателей документа образует информационное сообщение (запись). Группа однородных документов, объединенных по определенному признаку, представляет собой массив (файл) - основную структурную единицу при автоматизированной обработке данных. Файл - это место, где фактически хранится информация, совокупность всех записей, включающих различные реквизиты.

Файл является основной единицей при компьютерной обработке. Обычно в решении маркетинговой задачи участвуют несколько файлов. Совокупность информационных файлов, образуемых при решении конкретной маркетинговой задачи, представляет собой следующую структурную единицу информации - информационный поток.

Принадлежность информации к какому-либо блоку управления маркетингом выделяет более высокую структуру - информационную подсистему. Например, на предприятии можно выделить такие информационные подсистемы, как бухгалтерский учет, финансовая деятельность, материально-техническое снабжение, сбыт и др.

Структурная единица высшего уровня - информационная система - соотносится с каким-либо экономическим объектом (предприятием, фирмой, банком, биржей и т.д.).

Решение производственных задач заканчивается составлением на ЭВМ графиков, сводок, таблиц, ведомостей, в которых информация сгруппирована по ключевым реквизитам-признакам. Группировка данных осуществляется на основе систем классификации и кодирования, позволяющих представить информацию в форме, удобной для ввода и обработки с помощью вычислительной техники. Маркетинговая информация фиксируется в документах в виде цифр и букв (показателей).

Автоматизация производственных операций требует приведения всего множества показателей в единую целостную систему, установления их содержательного и терминологического единства (однозначности), а также четких взаимодействий между ними. Количественно-суммовые основания показателей имеют цифровое выражение, а признаки - буквенно-цифровое. К признакам можно отнести, например, название учреждения (подразделения), фамилию работающего, код операции и т.д., которые не всегда удобны для автоматизированной обработки. Чтобы сделать эту информацию удобной для восприятия человеком и машиной, потребовалось создание специальных средств формализованного описания информации. Эти средства включают классификаторы (государственные, отраслевые, межотраслевые, региональные, локальные), входящие в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК).

Систематизация информации вызывает необходимость применения следующих видов классификаторов:

общегосударственные классификаторы (ОК), разрабатываемые в централизованном порядке и являющиеся едиными для всей страны (например, ОК промышленной и сельскохозяйственной продукции - ОКП; ОК отраслей народного хозяйства - ОКОНХ; система обозначений органов государственного управления - СООГУ; система обозначений административно-территориальных объектов - СОАТО; ОК профессий и услуг; ОК работ и услуг; ОК единиц измерений, система классификации форм собственности - СКФС и др.);

отраслевые, единые для какой-то отрасли деятельности (как правило, разрабатываются в типовых проектах автоматизированной обработки);

локальные классификаторы, составляемые на номенклатуры, характерные для данного предприятия, банка, фирмы (коды табельных номеров, подразделений, банковских счетов и др.). Приобретают особое значение в автоматизированных информационных системах.

При классификации информации сначала выявляются номенклатуры, подлежащие кодированию. К ним относятся те реквизиты-признаки, которые используются для составления группировок. Затем по каждой номенклатуре составляется полный перечень всех позиций, подлежащих кодированию. Соблюдается логическая зависимость различных признаков в рассматриваемой номенклатуре. Например, при кодировании территорий районы располагаются по областям. Такой зафиксированный на бумажном или другом носителе упорядоченный список однородных наименований, состоящий из отдельных строк - позиций, называется номенклатурой, В каждой номенклатуре предусматривается некоторое количество резервных позиций на случай появления новых объектов. Таким образом, классификация - это упорядочение элементов множества на подмножества на основании анализа признаков и выявления зависимостей внутри признаков.

За классификацией выполняется кодирование - процесс присвоения условного обозначения различным позициям номенклатуры. Код - условное обозначение объекта символом или группой символов по определенным правилам, установленным системой кодирования. Коды могут быть цифровыми, буквенными или смешанными. При машинной обработке предпочтение отдается кодам в цифровой форме как наиболее удобной для машинной группировки.

В результате присвоения кодовых обозначений каждой позиции номенклатуры формируется классификатор - систематизированный свод однородных наименований и их кодовых обозначений.

Классификаторы оформляются в виде справочников и используются экономистами для подготовки документов к машинной обработке. Коды проставляются вручную в соответствии с инструкцией в специально отведенные в документе места, в зоны, где размещаются постоянные и переменные признаки документа. При наличии АИС предусматривается хранение всех классификаторов на машинных носителях в банке данных в качестве словарного фонда или условно-постоянной информации.

Информационная система предприятия (фирмы) в рамках своей основной деятельности по сбору информации, поступающей из внешней среды, должна особенно внимательно обрабатывать и систематизировать те сигналы, которые инициируются воздействием предприятия на внешнюю среду. Эта своеобразная обратная связь должна дать однозначный ответ об удаче или, напротив, неудаче рекламной кампании, политики цен, модернизации (модификации) изделий и других мероприятий по стимулированию сбыта. Очевидно, что наиболее объективные показатели управляющих воздействий предприятия на внешнюю среду - рост или падение продаж, увеличение или уменьшение прибыли, расширение или сужение рынков сбыта и т.п. Живая связь между информационной и коммуникационной системами должна обеспечивать руководство предприятия объективными данными об эффективности затрат на проведение различных мероприятий по формированию спроса и стимулированию сбыта, товарной и ценовой политики, всего арсенала активных методов воздействия на управляемые факторы внешней среды.

Перечень контактных целевых групп и задач целевого воздействия предприятия на эти группы практически неисчерпаем. В каждой конкретной рыночной ситуации могут возникнуть совершенно новые контактные аудитории, требующие определенного целевого воздействия со стороны предприятия для получения положительного эффекта в рамках его хозяйственной и коммерческой деятельности.

Список литературы

1. Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике. М.: ЮНИТИ, 2008.

2. Быкова Е.В., Стоянова Е.С. Финансовое искусство коммерции. М.: Перспектива, 2009.

3. Тихомиров В.П., Хорошилов А.В. Введение в информационный выбор. М.: Финансы и статистика, 2009.

Размещено на Allbest.ru