Разработка шаблона авансового отчета средствами Microsoft Word
Сущность и структура авансового отчета - первичного документа, предназначенного для подтверждения израсходованных сумм, выданных авансом, подотчетными лицами. Создание шаблона авансового отчета с помощью текстового редактора Microsoft Word 2003.
| Рубрика | Программирование, компьютеры и кибернетика |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 18.11.2012 |
| Размер файла | 1012,0 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
ФГОУ ВПО КОСТРОМСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ
СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ
Экономический факультет
Кафедра экономической кибернетики
Курсовая работа
Тема: Разработка шаблона авансового отчета средствами Microsoft Word
Выполнила: студентка факультета заочного обучения
по специальности 060800 «Экономика и управление
на предприятии АПК» Шифр 08290
2 курса 2 группы Смирнова Майя Анатольевна
Руководитель:
Доцент, к.э.н., Обенко Ольга Тихоновна
Кострома-Галич 2010 г.
Содержание
- Введение
- 1. Предметная область автоматизации
- 1.1 Описание предметной области и функции решаемой задачи
- 1.2 Документы предметной области, содержащие информацию, необходимую для решения задачи
- 2. Постановка задачи
- 2.1 Сущность задачи
- 2.2 Описание входной информации
- 2.3 Описание выходной информации
- 3. Выбор программного обеспечения
- 4. Технология решения задачи
- Заключение
- Библиографический список
Введение
Информационные технологии широко вошли в нашу жизнь и затронули все сферы деятельности, включая бухгалтерские системы, для которых характерной особенностью является использование специализированных программ, сочетающих в себе функции текстовых и табличных редакторов, электронных таблиц и систем управления базами данных. Все вышеперечисленные программы предназначены для автоматизации подготовки первичных бухгалтерских документов предприятия и их учета, для ведения счетов плана бухгалтерского учета, а также для автоматической подготовки регулярных отчетов по итогам производственной, хозяйственной и финансовой деятельности в форме, принятой для предоставления в налоговые органы, внебюджетные фонды и органы статистического учета и другие.
Примером такого документа служит авансовый отчёт - предназначенный для обработки представленного в бухгалтерию авансового отчета или оформления отчета на основании представленных оправдательных документов.[4] Конечно же, расчет с подотчетными лицами удобнее всего вести с помощью какой-либо специализированной программы, например, базы данных 1С:Предприятие. Но данная программа доступна не каждому пользователю, в силу достаточно дорогой цены за её лицензию, обновления документов, установку и т.д. Также отталкивает сложность в работе данной программы, чего нельзя сказать о текстовом процессоре Microsoft Word. Бесспорно, что он ни один текстовый процессор не может заменить базу данных.
Тем не менее Microsoft Office Word 2003 содержит достаточный ряд функций, позволяющих не просто набирать и форматировать текст, но и составлять таблицы и даже выполнять вычисления в таблицах, например, вычисление итоговой суммы для подведения итогов. Кроме того, благодаря встроенным средствам программирования Visual Basic существует возможность вставки полей в качестве местозаменителей для данных, которые могут изменяться.
Все вышеперечисленные функции текстового процессора мы применим для создания шаблона авансового отчёта, а также с помощью этого же текстового процессора составим пояснительную записку и подробную инструкцию по созданию данного шаблона.
1. Предметная область автоматизации
1.1 Описание предметной области и функции решаемой задачи
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом.
На титульной части бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает:
- наименование организации, направившей его в командировку;
- структурное подразделение (отдел, сектор), в котором работает сотрудник;
- свою фамилию, имя и отчество (графа «Подотчетное лицо);
- должность;
- назначение аванса (приобретение ценностей, оплата услуг, командировочные расходы и другое). [7]
Бухгалтер для осуществления контроля указывает на титульной части бланка авансового отчета информацию о выдаче денег (указывает номер и дату документа, по которому выданы деньги, и соответствующий номер счета) и данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу.
На титульной части бланка авансового отчета также есть таблица «Бухгалтерская запись», в которую бухгалтер переносит суммы к учету с оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов.
Внизу авансового отчета имеется раздел - расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.
Перед заполнением оборотной стороны авансового отчета подотчетное лицо должно систематизировать первичные документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.). Документы нужно сформировать в хронологическом порядке, пронумеровать их.[8]
Оборотная сторона авансового отчета заполняется в следующем порядке по графам:
«№ п/п»
Указывается номер документа по порядку в зависимости от того, как их подотчетное лицо пронумеровало и систематизировало. Документы прикладываются к авансовому отчету по порядку
«Дата»
Указывается дата выполнения хозяйственной операции, сопровождающейся уплатой денежных средств, и указанная на документе. То есть дата документа. Относительно суточных по служебной командировке может указываться дата оформления приказа руководителя на командировку
«Номер»
Указывается номер документа (номер кассового чека, номер билета и т.д.)
«Кому, за что и по какому документу уплачено»
Указывается получатель денежных средств, содержание операции (оплата проезда, покупка товара, оплата постельных принадлежностей, суточные и т.д.), название документа (билет, квитанция, акт закупки, накладная, командировочное удостоверение и т.д.)
«Сумма расхода»
Указывается сумма денежных средств, подлежащая возмещению предприятием за израсходованные подотчетным лицом денежные средства
Если количество подтверждающих документов превышает количество строк в бланке формы авансового отчета, подотчетное лицо получает второй оборотный лист бланка, при необходимости третий и т.д. бланки отчета и составляет авансовый отчет на нескольких бланках. В конце первого бланка отчета указывается: «Окончание расчета см. в продолжении (продолжениях №) авансового отчета». В верхней части второго и последующих бланков отчетов указывается: «Продолжение авансового отчета... Ф.И.О. №...». [9]
Заполненный бланк авансового отчета должен быть подписан подотчетным лицом.
Авансовый отчет подотчетного лица, не соответствующий указанным выше требованиям, бухгалтерией к проверке и учету не принимается. Подотчетное лицо в таком случае остается должником предприятия на сумму полученных под отчет денежных средств до погашения суммы этих средств.[7]
1.2 Документы предметной области, содержащие информацию, необходимую для решения задачи
проанализирована печатная унифицированная форма авансового отчёта № АО-1, Утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55;
литературные источники по бухгалтерскому учету в сети Internet;
описание конфигурации «Бухгалтерия для бюджетных учреждений» 1С: Предприятие 7.7.;
- знакомство со справочными системами Microsoft Windows и Microsoft Word.
2. Постановка задачи
2.1 Сущность задачи
Для оформления авансового отчета необходимо обязательно заполнить следующие реквизиты:
Номер документа - если вносить вручную, необходимо дублировать два раза, чего можно избежать в электронном документе (аналогичная потеря времени будет и при внесении учреждения, даты, подотчетного лица, должности и т.д.);
Суммы - полученные, израсходованные, остаток, перерасход - все это необходимо не просто вносить вручную, но и вести предварительный расчет всех сумм.
Таким образом, при автоматизации документа Авансовый отчет, время на его внесение значительно сокращается.
2.2 Описание входной информации
Документ «Авансовый отчет» предназначен для оформления расчетов с подотчетными лицами в части командировочных расходов, оплаты работ (услуг) сторонних организаций, оприходования на склад поступивших лиц ОС, НМА, материалов, продуктов питания.
Документ «Авансовый отчёт» можно использовать также для оформления Авансового отчета на основании представленных оправдательных документов. Из документа формируется печатная форма «Авансовый отчет» и бухгалтерская справка, которые и необходимо заполнять подотчетному лицу вручную.
В одном документе можно зарегистрировать операции по одному подотчетному лицу и одному источнику финансирования.
2.3 Описание выходной информации
Поскольку при создании шаблона в Microsoft Word используется в основном таблица, то все данные будут вноситься в ячейки. Таким образом, для того, чтобы облегчить внесение данных необходимо применить формулы, а также функции копирования содержимого ячеек, например:
для внесения номера авансового отчета - мы вносим его один раз, и затем номер автоматически появляется в нижней части листа (по аналогии: дата, учреждение, подотчетное лицо, и т.д.);
для подведения итогов, расчета остатка, перерасхода, израсходованных сумм применены формулы.
Таким образом, в эти ячейки числовые данные вносить не следует - они появятся автоматически.
3. Выбор программного обеспечения
Задача по созданию шаблона Авансового отчета была реализована с помощью текстового редактора Microsoft Word 2003, к основным средствам которого относятся средства обеспечения взаимодействия текста, графики, таблиц и других объектов, составляющих итоговый документ, а к дополнительным - средства автоматизации процесса форматирования.
Совокупность удачных стилевых настроек форматирования сохраняется вместе с готовым документом, но желательно иметь средство, позволяющее сохранить их и вне документа. Тогда их можно использовать для подготовки новых документов. Такое средство есть - это шаблоны. [3]
Конечно же, возможность создания шаблонов есть и в других офисных приложениях: Microsoft Office Excel, Microsoft Office Access, причем в Microsoft Office Excel имеется готовый шаблон Авансового отчета, но к сожалению, он не соответствует требованиям. К тому же в текстовом редакторе Microsoft Office Word существует достаточно удобная панель форматирования текста, позволяющая создать данный шаблон. А также существует возможность создания, редактирования, форматирования таблиц и содержимого. На основании внесенных числовых данных возможна функция вставки формул, позволяющая рассчитывать итоговые суммы.
Кроме того файлы (документы), созданные с помощью текстового редактора имеют меньший информационные объем, чем те, которые созданы в других приложениях.
Для создания пояснительной записки был использован также текстовый редактор Microsoft Office Word 2003. Также как и при создании шаблона Авансового отчета были использованы функции:
ь создание документа;
ь настройка параметров страницы;
ь ввод текста;
ь редактирование текста (проверка орфографии и пунктуации, за счет встроенной функции Правописание);
ь форматирование текста (изменение размера, начертания, видоизменения текста, изменение межзнакового интервала, изменение выравнивания текста, междустрочного интервала и т.д.);
ь сохранение документа.
Но были использованы и уникальные функции:
ь например, для создания раздела 4 применяется функция Windows Печать экрана, с помощью клавиши PRINT SCREEN (на некоторых клавиатурах -- PRTSCN). Затем данный снимок вставляли в документ, подвергали его редактированию с помощью инструментов Обрезка и Меню обтекания текстом, расположенных на Панели настройки изображения. С целью сохранности изображений, к ним применялась группировка;
ь для создания и формирования оглавления применялась Автоматическая генерация оглавления, всем пунктам изначально присваивался стиль Заголовок 1, либо Заголовок 2 (в зависимости от уровня). Затем выполнялась команда: Вставка - Ссылка - Оглавления и указатели.
Таким образом, все вышеперечисленные функции текстового процессора, позволили создать шаблон Авансового отчета и подробную инструкцию по созданию шаблона.
4. Технология решения задачи
Для того чтобы создать шаблон необходимо выбрать совершить следующий выбор левой мыши: Файл - Создать - в появившемся окне Создание документа в правой части выбрать раздел На моем компьютере. После выполнения данной операции появиться диалоговое окно Шаблоны, в котором необходимо выбрать вкладку Общие - Новый документ - в разделе создать поставить флажок напротив Шаблон - подтвердить свой выбор нажатием левой кнопки мыши на кнопку ОК. (см. Рис. 1).
Размещено на http://www.allbest.ru/
Рис 1. Создание шаблона
Далее необходимо внести необходимые изменения в размеры полей и страниц, ориентацию страницы, стили и другие параметры форматирования, для этого необходимо:
1. для изменения размеров полей и ориентации страницы выполнить следующее:
Выбрать команду Файл - Параметры страницы. В появившемся диалоговом окне выбрать вкладку Поля - пункт Альбомная, далее установить поля страницы следующим образом:
Верхнее - 2,5; Нижнее - 1; Левое - 1,5; Правое -3.
И подтвердить свой выбор нажатием левой кнопки мыши на кнопку ОК (см. Рис. 2.).
Размещено на http://www.allbest.ru/
Рис. 2. Настройка параметров страницы
2. Поскольку весь документ набран шрифтом типа Arial, размер шрифта - 8 пт, то сразу же можно установить данные параметры, выполнив команду Формат - Шрифт - выбрать шрифт - Аrial, установить с помощью кнопок-переключателей размер шрифта в поле размер - 8, подтвердить свой выбор нажатием на кнопку ОК левой кнопкой мыши.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Рис.3. Настройка параметров шрифта
Можно осуществлять набор текста.
Поскольку начальная часть документа находится в правой части, необходимо выполнить отступ, используя команду Формат - Абзац - Отступ слева - 12, Выравнивание - по центру (см. Рис. 4).
Размещено на http://www.allbest.ru/
Рис. 4. Настройка положения текста
К первому слову «Утверждаю», так же как и в дальнейшем словосочетанию «линия отреза» применен параметр Разреженный. Его можно установить, выполнив следующую команду: Формат - Шрифт - вкладка Интервал - пункт Интервал - Разреженный на 3 пт.
Для того чтобы набрать места для подписи, расшифровки подписи и т.д., необходимо применить видоизменение к вышеперечисленным словам следующим образом:
Выделить нужно слово и выполнить следующую команду: Формат - Шрифт - вкладка Шрифт - раздел Видоизменение - поставить флажок напротив Надстрочный. Подтвердить свой выбор нажатием на кнопку ОК.
Кроме того, в местах фактического заполнения информацией, таких как сумма платежа, расшифровка подписи, дата необходимо создать поле следующим образом: Выбрать команду Вставка - Поле - выбрать поле MacroButton - имя макроса AcceptAllChangesShown - в поле Сообщение ввести необходимую подсказку для ввода информации (см. рис. 5).
Рис. 5. Настройка поля MacroButton
Основную часть документа целесообразнее всего создавать с помощью таблицы, даже там, где границы не видны, поэтому для более легкой работы в дальнейшем сразу же необходимо выполнить следующую команду: пункт меню Таблица - Отображать сетку. Данная команда позволяет видеть все границы таблицы при наборе, даже те, которые удалены.
Таблица создается следующим образом: пункт меню Таблица - Вставить - Таблица. После этого в появившемся диалоговом окне установить нужное количество строк и столбцов. В первом случае число столбцов - 5, число строк - 7, Автоподбор ширины столбцов для всех таблиц данного документа необходимо установить По ширине окна. Подтвердить свой выбор нажатием левой кнопки мыши на ОК.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Рис. 6. Создание таблицы
Далее необходимо настроить вручную ширину каждого столбца индивидуально: для этого необходимо нажать правой кнопкой мыши в любой ячейке нужного столбца, выбрать пункт Свойства таблицы - в появившемся диалоговом окне выбрать вкладку Столбец - поставить флажок напротив Ширина (установить в окне нужную ширину), выбрать единицу измерения Сантиметры. Подтвердить свой выбор нажатием левой кнопки мыши на кнопку ОК.
Рис. 7. Настройка ширины столбца
В первой строке созданной таблицы необходимо объединить 3 и 4 столбцы: их нужно предварительно выделить, затем по выделенной области нажать правой кнопкой мыши и выбрать уже левой кнопкой мыши пункт Объединить ячейки. В первой строке также нужно отменить все границы ячеек, кроме границ второго столбца, для этого необходимо выделить все ячейки первой строки, нажать правую кнопку мыши по выделенной области, выбрать левой кнопкой мыши пункт Границы и заливка - вкладка Граница - убрать, нажатием левой кнопки мыши на верхнюю, левую, промежуточную и правую границы. Подтвердить свой выбор нажатием левой кнопки мыши на кнопку ОК. Далее необходимо нажать правой кнопкой мыши во второй ячейки первой строки, выбрать пункт Границы и заливка - вкладка Граница, в разделе тип выбрать пункт Рамка, настроить Ширину - 2,25, в поле Применить к: выбрать ячейке. Подтвердить свой выбор нажатием левой кнопки мыши на кнопку ОК.
Далее в строках со 2 по 6 необходимо выполнить объединение столбцов с 1 по 3, а в четвертом столбце с 3 по 6 строки необходимо применить границу шириной 2,25 пт.
Последующие 4 таблицы создаются и настраиваются аналогичным образом по следующему алгоритму:
1. Создание таблицы;
2. Настройка ширины столбцов таблицы;
3. Настройка структуры таблицы (объединение ячеек);
4. Настройка границ ячеек;
5. Заполнение таблицы;
6. Вставка формул.
Для того чтобы реализовать пункт 6, необходимо выполнить следующие действия. Нажать левой кнопкой мыши в ту ячейку, в которую необходимо вставить формулу. Выбрать команду Таблица - Формула.
Выбрать функцию и указать в скобках диапазон, в котором нужно считать, например Sum (b4:b10). (См. Рис.8).
Рис. 8. Вставка формул
Поскольку каждый раз при использовании будут вноситься различные данные, то после внесения данных для получения результата, необходимо каждый раз обновлять поле формулы (итоговой суммы) следующим образом: нажать правой кнопкой мыши в ячейке, где стоит формула и выбрать команду Обновить поле.
Обязательно необходимо сохранить данный шаблон следующим образом: Файл - Сохранить как… - Имя файла - авансовый отчет - Тип файла - шаблон документа - нажать на кнопку Сохранить.
В дальнейшей работе при заполнении документа данными необходимо его сохранять как документ, чтобы чистый бланк авансового отчета всего был в компьютере.
Заключение
В ходе изучения литературы, справочных систем Microsoft Windows и Microsoft Word 2003, анализа печатной формы Авансового отчета получен бланк Авансового отчета, позволяющий вносить данные, заполненные подотчетным лицом, вычислять итоговые суммы. Все заполненные документы можно сохранять непосредственно на жестком диске компьютера в определенном каталоге, при необходимости к которым можно обращаться, например, для формирования Мемориального ордера.
Созданный шаблон занимает 143 кБайт информационного пространства, данный файл можно внедрить непосредственно в систему Microsoft Office, сохраняя его в подкаталоге /Microsoft/Шаблоны, либо в каком либо другом каталоге. Поскольку данный файл создан в приложении Microsoft Office 2003, то возможна работа с данным файлом-шаблоном и в других, более поздних версиях Microsoft Office, например Office 2007 или Office XP.
В каком бы каталоге ни находился чистый бланк Авансового отчета, при заполнении его данными, сохранять файл необходимо под другим именем, для того, чтобы всегда оставался чистый бланк. Заполнять данные в таблице необходимо используя клавишу Tab на клавиатуре, либо стрелки-курсоры, поскольку результаты работы с клавиатурой быстрее работы с мышью в 4 раза.
Также в пояснительной записке работы - Раздел 4. Разработка технологии решения задачи составлена подробная инструкция по созданию шаблона, на основе которой можно создать данный шаблон, а также использовать отдельные пункты для создания каких-либо других шаблонов.
Библиографический список
авансовый отчет шаблон word
1. Макарова Н.В. Информатика. Практикум по информационным технологиям: базовый курс. - Питер, 2006. - 288 с.: ил.
2. Информатика и ИКТ. Задачник по моделированию. Базовый уровень/ Под ред. проф. Н.В. Макаровой. - Питер, 2007. - 192 с.: ил.
3. Информатика. Базовый курс. 2-е издание / Под ред. С.В. Симоновича. - СПб.: Питер, 2006. - 640 с.: ил.
4. Описание конфигурации «Бухгалтерия для бюджетных учреждений». 1С: предприятие, 2006, 730 с.: ил.
5. Угринович Н.Д. Информатика и информационные технологии. Учебное пособие. М: Лаборатория знаний, 2005. - 511с.: ил.
6. Учебные проекты с использование Microsoft Office: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.:БИНОМ. Лаборатория знаний, 2007. - 230 с.: ил.
Интернет ресурсы
7. www.sovbuh.ru
8. www.mirconsultinga.ru
9. www.klerk.ru
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Применение текстового редактора Microsoft Word для обработки текстовой информации на компьютере. Создание документа, его редактирование и форматирование. Инструмент редактирования текста. Границы и заливка, выделение фрагментов. Стиль написания документа.
реферат [1,4 M], добавлен 28.12.2010Настройка текстового редактора MS Word. Создание текстового документа. Создание шаблона. Форматирование сложного документа. Создание списков и колонок текста. Создание таблиц. Создание формул. Связывание и внедрение объектов. Создание макросов.
контрольная работа [36,6 K], добавлен 10.05.2004Сущность, структура и значение приложения Microsoft Office 2003, его основные возможности. Концепция электронного документа и его обязательные реквизиты. Особенности технологии создания и редактирования текстового документа в Microsoft Word 2003.
реферат [23,0 K], добавлен 23.11.2010Способы запуска и выхода из Word. Элементы интерфейса Microsoft Word. Разделы меню офиса. Отображение на экране необходимой панели инструментов. Копирования, перемещение и удаление фрагмента текста. Автоматизация процессов ввода и редактирования текста.
лабораторная работа [24,2 K], добавлен 15.11.2010Создание делового письма на фирменном бланке с помощью текстового редактора MS Word 2003. Представление динамики показателей с помощью табличного процессора MS Excel 2003. Создание динамической презентации о предприятии средствами MS Power Point 2003.
контрольная работа [24,5 K], добавлен 08.10.2012Типы, основные функции, элементы и принцип работы текстового редактора (компьютерной программы). Методы вставки внешних объектов в текст. Особенности текстового процессора Microsoft Word, его специальные возможности. Типовая структура интерфейса.
реферат [15,8 K], добавлен 07.12.2010Характеристика программ офисного назначения, версии текстового редактора Microsoft Word. Использование текстового редактора, табличного процессора Microsoft Excel и других программных средств в офисной деятельности предприятия ООО "Империя чистоты".
контрольная работа [24,1 K], добавлен 03.02.2012Устройство персонального компьютера и устройства внешней памяти. Создание и приемы редактирования документа в Microsoft Word. Возможности панели рисования в Word, работа с встроенным редактором формул Microsoft Equation 3.0, создание логотипа фирмы.
контрольная работа [1,1 M], добавлен 10.11.2011Автоматизация ввода и редактирования. Проверочные средства Microsoft Word, форматирование документа. Оформление документа, практическое применение макросов. Анализ разных версий Microsoft Word. Разработка методического пособия, апробация результатов.
курсовая работа [757,9 K], добавлен 17.05.2010Методика создания приложений передающих данные в Microsoft Word. Технология взаимодействия приложений с текстовым редактором Microsoft Word. Создание и использование экземпляров серверов автоматизации. Взаимодействие с сервером на уровне документа.
курсовая работа [120,7 K], добавлен 26.03.2010
