Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФГБОУ ВПО РОСТОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ (РИНХ)

Факультет национальной и мировой экономики

Кафедра менеджмента

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

по дисциплине «Информационные технологии управления»

Тема: «Создание информационной модели деятельности кафедры с использованием программы-приложения MS Outlook »

Ростов-на-Дону, 2012



Введение

В современном мире весьма важным для любой организации, фирмы и даже отдельного человека, является рациональное распределение рабочего времени, а также массовое представление информации о себе, фирме, производимых услугах и товаров и т.д. От того, насколько успешно решаются эти задачи, будет зависеть успех предприятия. Существенную помощь в этом может оказать интегрированный пакет MS Office, в состав которого входит большой набор программ различного назначения.

С самого начала развития Интернет электронная почта была наиболее популярным приложением Всемирной сети. Свыше 90% пользователей сети обмениваются почтовыми сообщениями. Электронная почта уже стала неотъемлемым средством делового и личного общения. Одной из программ, которую многие пользователи применяют как средство обработки электронных сообщений, является пакет MS Outlook. Однако работа с электронной почтой - лишь одна из основных возможностей данной программы. В широком смысле MS Outlook - универсальный организатор различных видов деятельности пользователя.

MS Outlook помогает руководителю иметь полную информацию для принятия решения, так как программный продукт может быть использован на всех уровнях иерархии управления.

Данная программа была выбрана мною и реализована на кафедре менеджмента РГЭУ «РИНХ».

Цель: автоматизация накопления, поиска и выдача информации по системе управления работой кафедры.

Основные задачи:

- определение границ процесса обеспечения информации;

- обоснование выбора программного средства;

- создание информационной базы;

- апробация на контрольном примере.

В настоящее время на кафедре менеджмента нет стандартного программного продукта, который бы в полной мере организовал связь между сотрудниками, а наведение порядка, для более эффективной работы, является необходимым, поэтому возникла необходимость найти подходящее программное средство для реализации данной проблемы.



І. Программные продукты по управлению информационными потоками

Для работы с информационными потоками, как для крупных организаций, так и для персонального использования существует множество программных продуктов Веб-Сайт: http://ru.wikipedia.org и приложений, которые могут быть включены в основной пакет программных средств, а иногда выступают самостоятельными программами.

Рассмотрим наиболее популярные из них Полный перечень программ-аналогов MS Outlook см. Приложение 1..

1) Mozilla Thunderbird

Это бесплатная, кроссплатформенная, свободно распространяемая программа для работы с электронной почтой и группами новостей, а при установке расширения Lightning (ПО), и с календарем.

Является составной частью проекта Mozilla. Mozilla Thunderbird поддерживает протоколы: SMTP, POP3, IMAP, NNTP, RSS.

Предоставляются официальные сборки для Microsoft Windows, Mac OS X, Linux (i386), причём набор возможностей на всех платформах одинаков.

Интерфейс Thunderbird, как и веб-браузера Mozilla Firefox, основан на технологии XUL, разработанной Mozilla Foundation.

В результате пользовательский интерфейс на всех платформах выглядит так же, как у приложений, разработанных для этой конкретной платформы. Thunderbird поддерживает визуальные темы. По умолчанию интерфейс программы похож на привычный пользователям Windows интерфейс почтового клиента Outlook Express.й

Что касается расширения Lightning, направленного на тесную интеграцию в Thunderbird функциональности календаря, то осуществляется необходимая установка, так как Lightning первоначально не включено разработчиками в Thunderbird.

2) LeaderTask

Это платная проприетарная программа-органайзер Веб-Сайт: http://www.leadertask.ru/content, разрабатываемая российской компанией Almeza Company.

Основными возможностями являются:

-Ежедневник

-Планировщик задач

-Персональный информационный менеджер

-Календарь

-Адресная книга

-Заметки

-Напоминания

-Синхронизация с коммуникатором

-Версии для мобильных устройств: Android, iPhone, iPad

-Распределение задач внутри офиса

-Сетевая версия (для работы в группе, назначения и контроля поручений) интегрированный электронный информационный

-Синхронизация с MS Outlook

-Статистика использования рабочего времени (время, потраченное на приложения и сайты).

Но у программы существуют недостатки, которые нельзя оставить без внимания. В первую очередь это то, что сетевая версия программы для работы через интернет (удаленной работы) требует перенаправления всех портов на маршрутизаторе, а также это невозможность выгрузить базу контактов из программы.

3) Evolution

Аналогом Outlook в Ubuntu является Evolution. Это графическая клиентская программа управления электронной почтой, контактами и временем с открытым кодом, изначально написанная для платформы Linux. Ныне имеются сборки для Mac OS X и Microsoft Windows. Создана фирмой Ximian, приобретённой в 2003 г. корпорацией Novell, которая с тех пор осуществляет разработку и поддержку продукта. С сентября 2004 года входит в состав оконной среды GNOME.

Содержит календарь, систему планирования времени, адресную книгу. Поддерживает все распространённые почтовые протоколы - IMAP, POP, SMTP с аутентификацией через TLS. Evolution может соединяться с серверами Microsoft Exchange 2000/2003/2007 (посредством Exchange OWA) и GroupWise. Кроме этого, программа поддерживает PGP/GnuPG для шифрования или электронной подписи сообщений, содержит Junk/Spam-фильтр. Она также может быть использована для чтения новостных групп и интегрироваться в часы на панели Gnome, позволяя получить доступ к задачам пользователя с помощью одного щелчка мышью.

В состав Evolution входят пять компонентов:

- электронная почта (Mail)

-адресная книга (Address Book)

-календарь (Calendar)

-заметки (Notes)

-список задач (Tasks)

4) Microsoft Outlook

Это персональный информационный менеджер с функциями почтового клиента и Groupware компании Майкрософт, входящий в пакет офисных программ Microsoft Office Веб -Сайт: http://office.microsoft.com/ru-ru/outlook/. Помимо функций почтового клиента для работы с электронной почтой, Microsoft Outlook является полноценным органайзером, предоставляющим функции календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов. Кроме того, Outlook позволяет отслеживать работу с документами пакета Microsoft Office для автоматического составления дневника работы. Outlook может использоваться как отдельное приложение, так и выступать в роли клиента для почтового сервера Microsoft Exchange Server, что предоставляет дополнительные функции для совместной работы пользователей одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планирование и резервирование времени общих встреч, согласование документов. Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server являются платформой для организации документооборота, так как они обеспечены системой разработки пользовательских плагинов и скриптов, с помощью которых возможно программирование дополнительных функций документооборота (и не только документооборота), не предусмотренных в стандартной поставке.

Проведя анализ данных программ, которые возможно применить для решения поставленной задачи по автоматизации и упорядочения потока информации на кафедре, не смотря на то, функции у вышеназванных программных средств одинаковы, я остановила выбор на MS Outlook, по ряду причин. Во-первых, программа-приложение является более усовершенствованной, то есть не требует дополнительных настроек и установок, во-вторых, является бесплатной, так как входит в пакет офисных программ Microsoft Office, который установлен на кафедре, в-третьих, имеет более привычный для будущих пользователей интерфейс.



I. Определение структуры упорядочивания данных и потока поступающей информации.

При выборе структуры размещения данных в программном продукте, в первую очередь нужно исходить из информационных и управленческих потребностей руководителя и подразделения.

Так как в нашем случае существует острая необходимость вовремя отслеживать подготовку документов для внешних органов управления, конкретные сроки и условия сдачи, исполнение документов, планирование рабочей недели, а именно расписания, командировок и распределение замещений занятий в краткие сроки, то необходимо для начала четко определить, кто за что отвечает. Для этого применим инструмент «матрица ответственности» М.Л. Разу, А.М. Лялин. Управление проектом. Основы проектного управления. /Москва/ КноРус/2006г. (responsibility matrix).

По своей сути инструмент очень прост и представляет собой таблицу, где в строках обычно перечисляют наименование работ, а в колонках - роли.

Как работы, так и роли можно указывать с разной степенью детализации.

На пересечениях работ и ролей обозначают, имеет ли отношение данный человек к этой работе, и, если имеет, то какое. Для того чтобы не была создана излишняя путаница и усложнение в применении инструмента из-за многочисленных ролей сотрудников, то будем использовать часто употребляемые в литературе следующие понятия:

- Ответственный. Для каждой работы обязательно должен быть указан один и только один ответственный.

- Исполнители. Их может быть несколько, а может быть так, что сам ответственный является и исполнителем. Т.е. в одной ячейке может быть более одного обозначения.

- Утверждающий. Тот человек, который утверждает некоторый документ (если данная работа связана с созданием документа). Он может быть только один.

- Согласующий. Тот человек, который участвует в согласовании некоторого документа (если данная работа связана с созданием документа). Их может быть несколько.

Таблица 1. Пример возможного создания «матрицы ответственности»

Наименование работ (должностные обязанности)	Должностные лица
	Заведующий кафедрой	Преподаватели	Лаборанты
Поручения для составления расписания очной формы обучения	У	С	И



ІІ. Описание структуры модели автоматизации и упорядочивания потока информации в программе -приложении MS Outlook

ІІ.1 Основные элементы программы - приложения MS Outlook

Итак, выбрав программный продукт и четко определившись на конкретном примере кафедре менеджмента с должностными обязанностями сотрудников, необходимо определиться какие функции MS Outlook мы будем использовать. Для этого рассмотрим, какими основными возможностями обладает программа. Окно пакета MS Outlook содержит следующие элементы:

Рис. 1 Интерфейс программы MS Outlook с папками:

1. Строка заголовка - включает название программы и открытой папки, а также кнопки «Свернуть», «Развернуть», «Закрыть».

2. Строка меню - содержит команды работы с различными объектами и настройками.

3. Панель инструментов - содержит кнопки для быстрого доступа к командам.

4. Строка заголовка папки - отображает текущую папку. Щелчок на этой строке вызывает список папок, которые можно открыть.

5. Строка состояния - отображает текущее состояние окна.

6. Панель Outlook расположена в левой части окна и содержит группы:

- Почта - обработка электронной корреспонденции;

- Календарь - содержит описание встреч, собраний и т.д.;

- Контакты - содержит список имен и адресов людей, с которыми поддерживается связь

- Задачи - включает список задач;

- Заметки - содержит сделанные пользователем записи;

- Список папок - отображает папки Outlook;

- Ярлыки - быстрый запуск папок и элементов групп;

- Дневник - содержит элементы дневника, такие как телефонные номера, записи о собраниях и т.д.

Группы изображаются либо в виде пиктограммы с надписью слева от нее, либо в виде пиктограммы меньшего размера в нижней части списка групп. Изменение вида происходит перемещением линии в верхней части списка групп вверх или вниз Усаров Г. Самоучитель MS Outlook 2003/2007. г. Санкт-Петербург/ «БВХ-Петербург»/ 2000г. В каждой папке имеются вложенные папки, предназначенные для организации специализированной работы. Например, в папке Почта содержатся такие папки для работы с почтой, как:

Входящие - содержит все поступившие сообщения;

- Отправленные - хранит все отправленные сообщения;

- Исходящие - содержит сообщения, которые надо отправить;

- Удаленные - содержит все удаленные сообщения.

При отображении содержимого папок используется определенный тип представления:

- таблицей (для просмотра почтовых сообщений, задач и сведений);

- временной шкалой (для просмотра записей дневника);

- день/неделя/месяц (для просмотра собраний и запланированных задач);

- карточками (для просмотра контактов);

- значками (задачи, заметки, календари).

Представление можно изменить, выбрав в меню Вид > Упорядочить по Текущее представление.

ІІ.2. Компонент «Календарь»

Папка Календарь используется для планирования встреч и создания списка задач. Он похож на обычный настольный календарь, но обладает большим набором функций. Например: проверка планирования распорядка дня, извещение о различных мероприятиях, рассылка извещений по электронной почте, организация и проведение сетевых совещаний и др.

Рис. 2 Интерфейс компонента «Календарь»



Интерфейс:

- в верхней части отображается текущая дата;

- стрелки < и > позволяют переходить на другие месяцы;

- слева расположена Панель расписания;

- в правой верхней части - Панель календаря на месяц;

- в правой нижней части - Панель списка задач.

Изменение вида календаря. При открытии Календарь отображается таким, каким выводился последний раз. Чтобы изменить количество дней, отображаемых в Календаре, нужно выбрать одно из предлагаемых действий:

- щелкнуть на кнопке День, Рабочая неделя, Неделя или Месяц на Стандартной панели инструментов;

- выбрать в меню Вид пункт День, Рабочая неделя, Неделя или месяц.

Перемещение по Календарю и выбор дат.

- выделить на Календаре неделю, месяц или др.;

- использовать полосу прокрутки на Панели расписания;

- использовать клавиши управления курсором, а затем щелкнуть на нужной дате.

Рис. 3 Выбор дат в календаре:



При заполнении Календаря можно назначить встречу. Для этого нужно указать тему, место, время начала, категорию, оповещение.

Чтобы добавить информацию о встрече, выполняются следующие операции:

- выделить нужную дату;

- на Панели расписания сделать двойной щелчок в нужной строке > появится диалоговое окно «Без имени - встреча» > в поле Тема вводится имя человека, цель переговоров и т.д. > в поле Место ввести место встречи > заполнить поля Начало и Конец > поставить в пункте Оповещение, в окне правее - за сколько минут. Для звукового оповещения щелкнуть кнопку с громкоговорителем > в окне «Состояние» выбрать способ отображения в календаре времени встречи: Свободен, Под вопросом (может не появиться на встрече), Занят, Нет на работе (вне досягаемости в это время) > в большое поле внизу ввести текст описания встречи (комментарий, какие материалы взять с собой, файл и т.д.) > под кнопкой Категории присвоить категорию встречи > сверху щелкнуть кнопку Сохранить и закрыть.

Рис. 4 Создание встречи с напоминаниями в Календаре



Если необходимо регулярно проводить собрания, встречи, готовить месячные отчеты или получать напоминания о днях рождения, то в Календарь нужно ввести информацию о повторяющейся встрече.

Для этого:

- находясь в поле Календарь выбрать в меню Календарь Создать повторяющеюся встречу. Появится диалоговое окно «Повторение встречи»;

- в секции Время указать: Начало, Конец, Длительность;

- в секции Шаблон повторения указать частоту повторений: Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно, Ежегодно. Указать в какой день;

- в секции Пределы повторения задать Начало (выбирается дата) Нет конечной даты (если повторяющиеся встречи не ограничены датой) Всего копий (правее указать число встреч) Дата окончания (ограничивает количество повторяющихся встреч);

- щелкнуть OK, чтобы закрыть окно «Повторение встречи»;

- в появившемся окне «Встреча» ввести необходимые сведения.

Рис. 5 Создание повторяющейся встречи



Чтобы запланировать события, длящихся не менее 24 часов, нужно проделать следующее: в меню выбрать Календарь > Создать событие. В появившемся диалоговом окне «Событие», аналогичному окну «Встреча», заполнить поля Тема, Место, Начало, Конец.

Можно выбрать пункт Целый день. Затем щелкнуть кнопку Сохранить и закрыть.

ІІ.3 Организация собрания

В MS Outlook собрание - это встреча, на которую пользователь приглашает участников и выделяет ресурсы. Участники - люди, участвующие в собрании; ресурсы - оборудование, которое используется на собрании, например, компьютер, проектор слайдов и др. С помощью Outlook можно спланировать время и дату собрания, определить тему и место его проведения и пригласить участников И. Кенин и др. Использование MS Office. Г.Москва, 2004г.

.

Для планирования собрания нужно перейти в папку Календарь и выбрать в меню Календарь Назначить собрание. Появится диалоговое окно «Без имени - Событие». На вкладке Планировщик собрания в окне «Все участники» щелкнуть в строке Введите здесь имя участника и задать имя. Можно щелкнуть кнопку Пригласить других, чтобы выбрать имена из адресной книги. Внизу окна выбрать дату начала и конца собрания. Правее можно зафиксировать время начала и конца собрания. Время можно выбрать также, щелкнув на поле ввода, а затем перетащить зеленую полосу влево (время начала) или красную полосу вправо (конец собрания).

После планирования собрания нужно ввести сведения о нем: разослать приглашения на него, указать тему и место его проведения. Далее выбрать вкладку Встреча. Здесь можно добавить имена участников, заполнить строки Тема, Место. При необходимости изменить время, установить галочку в строке Оповещение, внизу окна набрать текст для участников. Щелкнуть кнопку Отправить.

Для приглашения на собрание можно использовать адресные книги. Если щелкнуть кнопку Пригласить других, появится окно «Выбор участников и ресурсов».

В строке Источник адресов выбрать Адресная книга Outlook > Контакты. Щелкнуть кнопку Создать и задать имя, адрес электронной почты, телефон и др. Затем в левой части можно выбрать имя, а правее щелкнуть кнопки Обязательный и Необязательный, чтобы указать необходимость присутствие участника на собрании.

Все сведения, внесенные в Календарь, можно менять. Для этого в папке Календарь щелкнуть на нужной дате. Слева щелкнуть на названии собрания.

ІІ.4. Создание списка Контакты

При использовании Адресной книги на экран выводится список контактов. Контактное лицо в MS Outlook - это человек или организация, о которых ввели данные: имя, адрес, телефон и др.

Создание нового контакта. Открыть папку «Контакты», которая вначале пустая.

Выбрать в меню Контакты > Создать контакт > в диалоговом окне выбрать вкладку Общие > щелкнуть кнопку Полное имя… > в появившемся диалоговом окне внести данные > ОК > в вести данные в строках Организация и Должность > ввести адреса, телефоны и т.д. > кнопка Сохранить и закрыть.

Просмотр списка Контакты. По умолчанию контакты отображаются в Адресных карточках.



Рис. 6 Создание нового контакта

Если карточек много, то чтобы найти нужную, необходимо щелкнуть справа на букву в алфавитном указателе. Можно изменить способ просмотра контактов при помощи пунктов меню Вид > Упорядочить по >Текущее представление, где выбрать: Адресные карточки, Подробные адресные карточки, Список телефонов, По категориям, По организациям, По местоположению.

Рис. 7 Представление списка контактов:



Осуществление связи с контактным лицом

- Отправка сообщений: Контакты > Создать сообщение контакту > указать адрес электронной почты > кнопка Отправить.

- Подготовка собрания: Контакты > Назначить встречу с контактом.

- Создание задачи для контакта: Контакты > Создать задачу для контакта.

- Отправка письма: Контакты > Создать письмо контакту > открывается MS Word, в котором создается письмо.

ІІ.5 Создание списка задач

Список задач - список дел, которые нужно выполнить, чтобы закончить работу, организовать собрание, событие и т.д. Создается список задач в папке «Задачи».

Создание задачи. В меню Задача > Создать задачу > в диалоговом окне ввести Тему, дату ее выполнения и другие параметры > щелкнуть кнопку Сохранить и закрыть.

Просмотр задач. Можно изменить представление задач в списке: окно Текущее представление.

Работа с задачами. При работе со списком задач можно добавлять и удалять задачи, помечать их как завершенные и перераспределять в списке.

- Быстро добавить задачу: щелкнуть верхнюю строку, где написано Щелкните здесь, чтобы добавить элемент, и ввести дату и тему.

- Изменить задачу: щелкнуть ее дважды в списке.

- Отметить задачу как завершенную: в представлении Простой список щелкнуть поле метки во втором с левого края столбца (задача зачеркнется).

- Удалить задачу: щелкнуть на задаче правой кнопкой мыши >Удалить.

- Назначить кому-нибудь задачу: щелкнуть ее правой кнопкой мыши > Назначить задачу > выбрать кому > кнопка Отправить.

- Назначить новую задачу: в меню Задачи > Создать задачу > или Создать поручение.

Рис. 8 Создание новой задачи

ІІ.6. Использование дневника

Дневник - это папка в MS Outlook, которую можно использовать для записи взаимодействий, телефонных звонков, ответов на сообщение и др. Элемент дневника - это пункт или объект, например, задача, встреча или контакт.

Занесение записей вручную:

- В любой папке MS Outlook выделить объект, который нужно записать в журнал > Сервис> Занести в дневник > появится диалоговое окно, в котором заполняются поля Тема, Тип,Контакт, Организации и др. данные > кнопка Сохранить и закрыть.

- Новая запись > папка Дневник > в меню выбрать Дневник - Создать запись в дневнике > в диалоговом окне набрать информацию > Сохранить и закрыть.

Автоматическое занесение записей:

- открыть папку Дневник;

- в меню Сервис > Параметры откроется диалоговое окно;

- в списке Автозапись элементов отметить те элементы, которые должны автоматически записываться в дневник;

- в списке Для следующих контактов выделить те контакты, которые должны вноситься в дневник;

- в списке Записывать также файлы поставить нужные метки.

Рис. 9 Создание записи в дневнике:

Просмотр записей в дневнике: по умолчанию в папке Дневник информация отображается в представлении временной шкалы и По типу.

Это можно изменить в окне Текущее представление.



ІІ.6 Создание заметок

В MS Outlook можно создавать, сортировать и просматривать заметки.

Создание заметок. Открыть папку Заметки > в меню Заметка > Создать заметку > ввести текст заметки и закрыть ее. При наборе текста лучше не нажимать Enter для перехода на новую строку, он будет нажиматься автоматически, и в значке будет виден весь текст. Если нажать Enter, то текст в значке будет виден до его нажатия. В заметку автоматически заносится дата и время ее создания.

Установка параметров заметки. В заметке можно установит ее размер и цвет. Сервис >Параметры > вкладка Задачи/заметки > в секции Настройки выбрать цвет > в списке Размервыбрать: Мелкий, Средний, Крупный > щелкнуть кнопку Шрифт и выбрать нужный.

Работа с отдельными элементами. Чтобы открыть заметку, нужно дважды щелкнуть ее в папке Заметки > перемещать заметку за строку заголовка > можно изменить цвет заметок и категории, щелкнув кнопку Управляющее меню.

Рис. 10 Создание новой заметки



Просмотр заметок. По умолчанию используется представление Значки. Его можно изменить в окне Текущее представление. В любом представлении можно отсортировать заметки, щелкнув кнопкой мыши строку заголовка (Тема, Создано, Категории и т.д.) и выбрать способ сортировки.

ІІ.7 Возможности MS Outlook при работе с электронной почтой

Работа с поступающей почтой. При работа с поступающими сообщениями на адрес электронной почты возможны следующие действия: Чтение почты: папка Входящие.

Для открытия сообщения нужно щелкнуть на нем дважды. Чтобы прочитать следующее или предыдущее сообщение нужно щелкнуть кнопки на Панели инструментов: ^ Назад или v Далее. Сообщения можно пометить как прочитанные и непрочитанные, выбрав Правка > Пометить как прочитанные (Пометить как непрочитанные).

Сохранение вложения. В сообщение могут быть вложены документы или другие файлы. Если есть вложение, то перед сообщением имеется значок скрепки «Как работать с Microsoft Office» // Microsoft Press, официальное издание, 2009 г..

С программе, прочитав сообщение возможно моментально дать ответ, на него. Для этого в окне Сообщение щелкнуть кнопку Ответить или в меню выбрать Сообщение > Ответить > появится окно Ответ, в котором виден текст и отправитель. Если курсор находится в области текста, можно набрать ответ, выбрав Файл > Отправить. Можно послать ответ из папки Входящие, не открывая сообщение. Для этого выделить сообщение в папке Входящие и щелкнуть кнопку Ответить > появится окно Ответ.

Полученные сообщения на почту, перенести на бумажный носитель, то есть - напечатать. Напечатать сообщение можно независимо от того, открыты они или нет. Для печати нужно выделить сообщение в папке Входящие или другой папке > Файл > Печать.

Рис.11 Работа с папкой Почта:

Также полученные сообщения, можно сортировать по папкам и удалять. Удаление сообщений: Правка > Удалить.

Восстановление из папки Удаленные: выделить элемент > Правка > Переместить в папку.

Очистка папки Удаленные: внутри папки выделить элементы > Правка > Удалить.

Пересылка почтовых сообщений: выделить или открыть сообщение > Сообщение > Переслать > в диалоговом окне Пересылка в поле Кому ввести имена людей > в поле Копия ввести, кому послать копию > в области окна ввести само сообщение, в дополнение к тексту (этот текст выделится другим цветом) > Файл > Отправить или кнопка Отправить.

Сохранение почты в папке: для хранения почты можно использовать любую папку: Правка >Переместить в папку > выбрать нужную папку > ОК.

Использование адресной книги. При работе с электронной почты внутри программы, существует возможность задействовать остальные компоненты программы.

Использование списка рассылки: Сервис > Адресная книга > откроется диалоговое окно Адресная книга. Чтобы получить подробные сведения об элементе, нужно щелкнуть на Панели инструментов кнопку Свойства и работать в диалоговом окне. Чтобы отправить сообщение пользователю, внесенному в адресную книгу, нужно выделить его, а затем выбрать Файл >Создать сообщение.

Использование личной адресной книги. Чтобы внести имена в личную адресную книгу, нужно выбрать в меню: Сервис > Адресная книга > внести имя в диалоговом окне > Файл > Добавить в личную адресную книгу. Чтобы добавить новый адрес: Файл > Создать адрес.

Ввод адреса в сообщение: в папке Входящие > Сообщение - Создать сообщение > в окне Сообщение щелкнуть Кому, чтобы отобразить диалоговое окно Выбор имен > открыть список Источник адресов и выбрать в нем Личная адресная книга > из списка выбрать имя адресата и щелкнуть кнопку Кому.

В сообщение MS Outlook можно вставить файл любого типа. Для этого в окне Сообщение установить курсор в нужном месте текста > Вставка > Файл > в диалоговом окне Вставка файла выбрать папку в списке Папка > выбрать тип файлов и нужный файл > ОК.

Вставка элементов MS Outlook. В окне Сообщение выбрать Вставка > Документ > в диалоговом окне Вставка элемента выбрать папку в списке Папки > выделить нужные элементы из списка Элементы > в секции Вставить как выбрать текст, вложение, ярлык > ОК.

Вставка объекта. В окне Сообщение поместить курсор в нужное место текста > Вставка > Объект > в диалоговом окне щелкнуть Создать из файла > в поле Файл указать путь и имя файла (можно использовать кнопку Обзор) > ОК.

ІІ.8 Дополнительные возможности MS Outlook

Как приложение, управляющее личными сведениями, Microsoft Office Outlook 2003/2007/2010 хранит сообщения электронной почты, назначенные встречи, контакты и записи адресной книги, любые заметки, а также записи, сохраненные в дневнике Outlook.

По умолчанию все сведения сохраняются на личном компьютере пользователя и доступны только самому пользователю. Чтобы предоставить другим пользователям доступ к этим сведениям, необходимо выполнить одно из следующих действий.

- Отправить сообщение электронной почты или приглашение на собрание.

- Отправить контакт. При отправке контакта все сведения, сохраненные в контакте, доступны другому пользователю.

- Можно хранить ограниченную версию календаря, в котором были бы доступны только сведения о свободном времени, занятости или отсутствии, на веб-сервере Microsoft, а также разрешить доступ к календарю через Интернет остальным пользователям. Таким образом можно планировать собрания по Интернету. Для такой возможности существует собственная политика защиты личных сведений, которая доступна в документе Сведения о доступности в Интернете для Microsoft Office - заявление о конфиденциальности.

- Можно организовать общий доступ к календарю в частной сети.

- Можно отправить зашифрованное сообщение электронной почты с цифровой подписью. При использовании цифровой подписи она будет храниться в сообщении. Цифровая подпись содержит цифровой сертификат, в который может быть включен адрес электронной почты.

Все выше перечисленные возможности, являются одним из того немного, чем обладает эта, на вид очень простая программа-органайзер. Для организации работы на кафедре, они были применены, так как являются доступными и понятными любому сотруднику по своему использованию и по функциональности «Как работать с Microsoft Office» // Microsoft Press, официальное издание, г. Москва, 2009 г..



Заключение

Проделав работу по изучению с MS Outlook, и проанализировав программы аналоги, я пришла в выводу, что использование электронных программ, которой способствуют автоматизации процесса накопления, поиска и выдачи информации в работе, как на самом предприятии, так и в отдельных его подразделениях, что является немалой частью успешного результата деятельности организации и лучшим «помощником» для руководителя. Это можно обусловить рядом причин.

Во - первых, управлять данными личного и служебного характера, например, сообщениями электронной почты, файлами, сведениями о встречах, контактах и задачах, а также следить за ходом работы можно более быстро, без сбоев и задержек, не подключая дополнительных лиц.

Во-вторых, организовывать коллективное использование данных в рамках группы при помощи электронной почты, планирование работы группы, общих папок и т.п. становится намного проще, а это значит, что каждый кто имеет доступ, в любое время вне зависимости от других сотрудников может получить необходимую информацию, следовательно, это займет намного меньше времени.

В-третьих, возможность пользоваться данными совместно с другими приложениями Office, просматривать и искать файлы Office в Outlook не выходя из программы, будет повышать производительность работников, за счет уменьшения времени поиска по отдельным файлам и папкам нужной информации, в-четвертых, для продвинутых пользователей есть возможность настраивать Outlook программными методами.

Реализовав это небольшой проект в рамках кафедре менеджмента, я надеюсь, что даст результат по улучшению работы сотрудников, поможет снизить невыполнение сроков, утечки и несвоевременности информации, и сделает работу каждого специалиста кафедры независимым от других ее членов.



Список использованной литературы:

1. Усаров Г. Самоучитель MS Outlook 2003/2007. г. Санкт-Петербург, «БВХ-Петербург», 2000г.

2. Микляев, А. П. Настольная книга пользователя IBM PC, 2006г

3.И. Кенин и др. Использование MS Office. г.Москва, 2004г.

4. «Как работать с Microsoft Office» // Microsoft Press, официальное

издание, г. Москва, 2009 г.

5. О. П. Ильина, Прикладные программы MS Office. г. Санкт-Петербург. 2003 г.

6. М.Л. Разу, А.М. Лялин. Управление проектом. Основы проектного управления. г. Москва, издательство КноРус, 2006г.

Веб-сайты:

6. http://office.microsoft.com/ru-ru/outlook/

7. http://ru.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Outlook

8. http://www.taurion.ru/outlook

9. http://www.leadertask.ru/content



Приложение 1. Программы-аналоги MS Outlook. Общая информация:

Почтовая программа	Производитель	Цена	Лицензия
Citadel	Citadel	Бесплатно	GPL
Courier, (бывшая Calypso)	Micro Computer Systems, Inc., продолжено Rose City Software	Бесплатно (в версии 3.5)	Проприетарное
Eudora	Qualcomm	Бесплатно (Light), бесплатно (Pro, с рекламой), $20 (Pro)	Проприетарное *Следующий релиз будет Penelopeна основе Mozilla Thunderbird
Foxmail	Tencent	Бесплатно	Проприетарное
Gnus	Gnus team	Бесплатно	GPL
GroupWise	Novell	Включено с лицензией GroupWise mailbox	Проприетарное
i.Scribe	MemeCode Software	Бесплатно	Проприетарное
InScribe	MemeCode Software	$20	Проприетарное
Insight	Arachne developer group	Бесплатно DOS ONLY	GPL
KMail	KDE	Бесплатно	GPL
Lotus Notes	Lotus Software IBM	online pricelist	Проприетарное
Opera Mail (M2)	Opera Software	Бесплатно, часть Opera	Проприетарное
Apple Mail	Apple Inc.	Часть Mac OS X	Проприетарное
Microsoft Outlook	Microsoft	Часть Microsoft Office, $109 отдельно	Проприетарное
Mozilla Mail & Newsgroups	Mozilla Foundation	Бесплатно, часть Mozilla Application Suite	MPL, MPL/GPL/LGPL 3-license
Mozilla Thunderbird	Mozilla Foundation	Бесплатно	MPL, MPL/GPL/LGPL 3-license
Mulberry	Cyrus Daboo (previously Cyrusoft International, Inc./ISAMET	Бесплатно (в версии 4.0.5)	Проприетарное
Mutt	Michael Elkins	Бесплатно	GPL
Netscape Messenger	Netscape	Бесплатно, часть Netscape Communicator(в версии 4.5 и выше)	NPL
Novell Evolution	Ximian	Бесплатно	GPL
Open-Xchange	Open-Xchange	Бесплатно	GPL
Outlook Express	Microsoft	Часть Microsoft Windows	Проприетарное
Pegasus Mail	David Harris	Бесплатно	Проприетарное
Pine	University of Washington	Бесплатно	Pine License
SeaMonkey Mail & Newsgroups	SeaMonkey Council	Бесплатно, часть SeaMonkey	MPL, MPL/GPL/LGPL 3-license
Sylpheed	Hiroyuki Yamamoto	Бесплатно	GPL/LGPL
Claws Mail (ранее известный как Sylpheed-Claws)	The Claws Mail Team	Бесплатно	GPL
TeamWox Groupware	MetaQuotes Software Corp.	Бесплатно для 10-ти пользователей	Проприетарное
The Bat!	RITLabs	от $24,95 до $35	Проприетарное
Windows Live Mail Desktop	Microsoft	Бесплатно Adware[1]	Проприетарное
Windows Mail	Microsoft	Часть Microsoft Windows	Проприетарное
Zimbra	Zimbra	Бесплатно	MPL + special attribution clause
Почтовая программа	Производитель	Цена	Лицензия

Размещено на Allbest.ru