Електронна обробка облікової інформації з використанням ППП 1С:Бухгалтерія

Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України

Самбірський технікум економіки та інформатики

Методичні рекомендації

Електронна обробка облікової інформації з використанням ППП 1С:Бухгалтерія

Для студентів вищих навчальних

закладів І-ІІ рівнів акредитації

Спеціальності «Розробка програмного забезпечення»

Н.В. Пеленська

м. Самбір - 2011 р.

Зміст

Передмова

Розділ 1. Лекції та лабораторні роботи

Тема №1. Загальна характеристика системи програм 1С:Підприємство

Тема №2. Облік касових операцій та облік операцій за банківськими рахунками

Тема №3. Заробітна плата, як важлива ланка системи соціально-трудових відносин

Лабораторна робота №1

Лабораторна робота №2 (І)

Лабораторна робота №2 (ІІ)

Лабораторна робота №3

Лабораторна робота №4

Лабораторна робота №5

Лабораторна робота №6

Лабораторна робота №7

Лабораторна робота №8

Лабораторна робота №9

Лабораторна робота №10

Розділ 2. Тестові завдання. Запитання для самоконтролю

Тестовий контроль

Відповіді до тестового контролю

Запитання для самоконтролю

Список використаних джерел

Передмова

“Комп'ютерна бухгалтерія” - це можливість навчитися вести облік з використанням комп'ютерної техніки: оформляти документи, реєструвати господарські операції, аналізувати інформацію і формувати бухгалтерську і податкову звітність.

Метою предмета є отримання студентом навиків роботи з системою “1С:Підприємство 8.0” - сучасною універсальною системою автоматизації в Україні для рішення задач управління і обліку, розрахунку заробітної плати і управління персоналом і багато інших.

Навчальний підручник дає змогу отримати знання з установки програми “1С:Бухгалтерія”, з методики ведення обліку, від вводу первинних документів і бухгалтерських операцій і отримання аналітичних бухгалтерських звітів.

Розділ 1. Лекції та лабораторні роботи

Тема №1. Загальна характеристика системи програм 1С:Підприємство

1С: Підприємство є універсальною системою автоматизації і організації діяльності підприємства.

Так як така діяльність може бути доволі різноманітною, система 1С:Підприємство може "пристосуватись" до властивостей конкретної області діяльності, в якій вона застосовується. Для позначення такої властивості використовується термін конфигурируемость, тобто можливість настройки системи на особливості конкретного підприємства і класу розв'язувальних задач.

Це здійснюється завдяки тому, що 1С:Підприємство - це не просто програма, яка існує в виді набору незмінних файлів, а сукупність різних програмних елементів, з якими працюють розробники і користувачі. Логічно всю систему можна поділити на дві великих частини, які тісно взаємодіють одна з одною: конфігурацію і платформу, яка керує роботою конфігурації.

Технологічна платформа - це набір різноманітних механізмів, які використовуються для автоматизації економічної діяльності і не залежать від конкретного законодавства і методології обліку.

Конфігурації являються власне прикладними рішеннями. Кожна конфігурація орієнтована на автоматизацію певної сфери економічної діяльності і відповідає прийнятому законодавству.

Функціональні компоненти технологічної платформи

Технологічна платформа включає механізми, які використовуються у всіх програмних продуктах 1С:Підприємство, а також три основні функціональні компоненти.

Компонента «Бухгалтерський облік» призначена для ведення обліку на основі бухгалтерських операцій. Вона забезпечує ведення планів рахунків, ввід проводок, отримання бухгалтерських підсумків. Компонента реалізує відображення господарських операцій в бухгалтерському обліку. Можливості компоненти дозволяють вести:

облік паралельно в декількох планах рахунків,

багатомірний і багаторівневий аналітичний облік,

кількісний і валютний облік.

бухгалтерський облік для кількох підприємств в одній інформаційній базі.

Компонента «Розрахунок (Расчет)» призначена для виконання складних періодичних розрахунків. Вона може використовуватись для розрахунку заробітної плати, розрахунків по цінних паперах та інших видів розрахунків.

Компонента «Оперативний облік» призначена для обліку наявності та руху засобів в найрізноманітніших розрізах в реальному часі. Вона використовується для обліку запасів товарно-матеріальних цінностей, взаєморозрахунків з контрагентами і т.д. Компонента дозволяє відображати в обліку операції господарського життя підприємства безпосередньо в момент їх здійснення.

Конфігурація - це програмна реалізація можливостей платформи і компонент. В конфігурації зберігається структура бази даних, алгоритм використання даних, описаний за допомогою вбудованої мови програмування, та інтерфейс користувача.

В комплект поставки програмних продуктів системи 1С:Підприємство входять типові конфігурації. Вони представляють собою універсальні прикладні рішення для автоматизації конкретної області економіки, напр. конфігурація "Бухгалтерський облік для України".

Особливістю системи програм 1С:Підприємство є вбудовані засоби конфігурування, які забезпечують можливість зміни конфігурації самим користувачем або організаціями, що спеціалізуються на впровадженні і подтримці програмних продуктів фірми "1С". Ця можливість дозволяє забезпечити максимальну відповідність автоматизированої системи особливостям обліку в конкретній організації.

Крім типових конфігурацій, існують:

конфігурації, які поставляються в комплекті з програмою;

додаткові конфігурації, які поставляються фірмою "1С" окремо ("Торгівля і Склад", "З/плата і кадри");

конфігурації, разроблені іншими фірмами;

конфігурації, які розробляються безпосередньо для конкретних організацій.

Для початку роботи у програмі необхідно створити нову інформаційну базу. Для цього на диску D шукаємо папку 1с8Док, а в ній 1с8Порожня. Копіюємо цю папку. Скопійовану папку вставляємо у папку Конфігурації на тому ж диску D. Перейменовуємо її таким методом: номер групи і прізвище студента. Наприклад 30Яворський.

Потім запускаємо програму „1С:Підприємство. Це можна зробити двома способами:

а)з використанням кнопки Пуск/Програми/1С:Підприємство;

б)запуск за допомогою ярлика на робочому столі.

У вікні запуску даної програми вибираємо клавішу «Додати». При появі нового вікна вибираємо «Додавання до списку уже існуючої інформаційної бази» і натискаємо клавішу «Наступна». У вікні додавання інформаційної бази вказуємо назву власної інформаційної бази 30Яворський, яка складається з номера групи в якій навчається студент та його прізвища.

Каталог вибираємо в такій послідовності: Мій комп'ютер/Диск D/папка Конфігурація/30Яворський і натискаємо кнопку Открить. Після цього натискаємо Готово.

Після створення інформаційної бази у вікні запуску повинна бути нова інформаційна база студента.

Після запуску системи 1С:Підприємство на виконання на екран виводиться головне вікно програми.

Верхній рядок вікна називається заголовком вікна, в ньому відображається назва програми, а також назва активного вікна, відкритого в програмі.

Під рядком заголовка вікна розміщене головне меню програми. Головне меню служить для виконання команд, необхідних для работи з програмою. Команди об'єднані в групи, назви груп складають рядок головного меню програми. Вибір мишкою будь-якого з пунктів головного меню відкриває список команд, які входять в це меню (головне меню програми студенти описують у лабораторній роботі №1).

Під рядком головного меню програми розміщуються панелі інструментів. Кнопки панелі дублюють найбільш вживані команди головного меню і служать для швидкого виклику часто використовуваних команд. Панелі можно "прижати" до будь-якої сторони головного вікна програми чи вільно розмістити в довільному місці екрану. Якщо курсор навести на будь-яку кнопку і затримати на секунду, то появляється підказка про призначення кнопки.

Нижній рядок вікна називається рядком стану ("строкой состояния"). Цей рядок використовується для видачі різноманітної інформації в процесі роботи з програмою.

Простір між рядком меню і рядком стану називається робочим столом.

Користувацький інтерфейс - головне меню програми та панель інструментів - може налаштовуватись для створення більш зручного робочого місця (напр. можна видалити з меню команди, які не використовуються, а також відповідні кнопки з панелі інструментів). Налаштування виконується в режимі Конфігуратор.

Функціонування системи

Функціонування системи ділиться на два процеси:

конфігурування (програмування конфігурації) - опис моделі засобами системи;

виконання - ввід та оброблення облікових даних.

Відповідно два основних режими роботи:

"Конфигуратор" (конфігурування та адміністрування);

"1С Предприятие" (користувацький режим).

Типова конфігурація. Загальна характеристика

Типова конфігурація призначена для малих і середніх підприємств, які займаються виробництвом продукції, торгівельною діяльністю, наданням послуг.

В конфігурації реалізована стандартна методологія бухгалтерского і податкового обліку для госпрозрахункових організацій згідно чинного законодавства України.

Елементи типової конфігурації:

план рахунків, з типовими настройками аналітичного, валютного і кількісного обліку практично для всіх розділів бухгалтерського обліку;

набір довідників для формування первинних документів і ведення списків об'єктів аналітичного обліку;

набір документів, призначених для вводу, збереження і друку первинних документів і для автоматичного формування бухгалтерських операцій;

набір констант, які використовуються для настройки загальних параметрів ведення обліку в конкретній організації;

набір стандартних звітів, які дозволяють отримувати дані бухгалтерського обліку в різноманітних розрізах по будь-яких рахунках та будь-яких об'єктах аналітики;

спеціалізовані звіти по конкретних розділах бухгалтерського обліку;

набір регламентованих звітів (податкових, бухгалтерських і т.д.);

спеціальні режими обробки документів і операцій, які виконують сервісні функції.

Набір документів, що автоматизують ввід бухгалтерських операцій, розрахований на ведення найбільш важливих розділів бухгалтерського обліку:

- облік операцій по розрахунковому рахунку;

- облік касових операцій;

- облік ТМЦ на складі і в роздрібній торгівлі;

- розрахунки з поставщиками і покупцями;

- розрахунки з підзвітними особами;

- облік необоротних активів;

- нарахування і виплата заробітної плати;

- облік валютних операцій та ін.;

а також податкового обліку:

- облік валових доходів і валових витрат;

- облік балансової вартості валюти;

- облік балансової вартості основних засобів та ін.

Всі константи можна розділити на чотири групи:

Облікові (призначені для налаштування обліку в програмі відповідно до облікової політики конкретної фірми);

Константи для початкового автозаповнення документів та довідників (при створенні нового документа чи елемента довідника значення таких констант автоматично підставляються в поля відповідних реквізитів;

Службові;

Інтерфейсні.

Список констант включає всі константи, які визначені і використовуються в програмі. Для кожної константи із списка визначено три параметри:

код константи, який дозволяє посилатись на неї із інших місць програми;

найменування константи, яке є фактично коментарем до константи;

значення константи фіксованого типу (строка, число, дата і т.д.).

Елементи вікна "Список констант":

Панель інструментів включає три кнопки, які дозволяють для вибраної константи:

вивести історію змін значень;

зберегти змінене значення константи;

перейти до контекстного опису константи.

Список констант (таблиця) відображає параметри констант в порядку "код, найменування, значення" і дозволяє редагувати значення константи безпосередньо в списку.

Дії при редагуванні:

Щоб відредагувати значення константи необхідно двічі натиснути ліву кнопку миші на значенні константи або виділити значення і натиснути клавішу Enter.

Після редагування необхідно зберегти зміни, натиснувши кнопку "Записать" на інструментальній панелі. Для відміни змін натиснути клавішу Esc.

Періодичні константи - діють на певний період

Загальна характеристика довідників

Довідники призначені для зберігання інформації, яка використовується при заповненні документів, а також для ведення аналітичного обліку (тип субконто - довідник). для кожного об`єкта аналітики створюється окремий елемент у відповідному довіднику, напр. карточки (елементи) для кожного співробітника в довіднику "Сотрудники".

Обов`язкові реквізити (властивості) всіх елементів - код і найменування. Унікальність кодів елементів в межах довідника або групи довідника (визначається в конфігураторі). Більшість кодів - цифрові, однак в довіднику "Банки" в якості кодів елементів використовується МФО банків. Програма автоматично генерує номери при створенні нових елементів.

Ієрархія. В більшості довідників елементи можна об`єднувати в групи. Довідник - це однорівневий або багаторівневий список елементів (максимум 3 рівні, кількість рівнів можна змінити в конфігураторі).

Структура більшості довідників довільна, з врахуванням зручності вибору елементів і аналітичного обліку, крім довідників "Податки і відрахування" та "Валові доходи і витрати".

Послідовність заповнення.

Довідники можна вводити як попередньо, так і в процесі вводу нових операцій і документів в інформаційну базу. Довідники «Фірми» і «Валюти» слід заповнити до початку ведення обліку.

Підлеглі довідники:

Довідники "Одиниці вимірювання", "Партії", "Склад продукції" підлеглі до довідника "Номенклатура", тобто в них зберігається додаткова інформація, яка стосується конкретного елемента довідника "Номенклатура", а довідник "Грошові рахунки" -. підлеглий до довідника "Контрагенти" і містить інформацію про розрахункові рахунки конкретного контрагента.

Термінологія:

Форма довідника = вікно довідника = форма списка

Форма елемента довідника = форма картки елемента = картка елемента

Реквізити = властивості елемента, значення реквізитів вводяться в поля вводу

В методичних цілях порядок вивчення довідників не збігається із схемою початку ведення обліку в конфігурації.

Основні принципи заповнення довідників.

Користувач може працювати з довідником, використовуючи:

меню "Действия";

панель інструментів у вікні довідника;

контекстне меню, яке появляється при натисканні правої кнопки миші на рядку довідника. Результат дії при виборі із контекстного меню може залежати від вибраного рядка;

клавіатурні еквіваленти дій.

Для отримання підказки слід використовувати контексну допомогу (клавіша F1).

Коригування (внесення) значень періодичних реквізитів:

вибрати рядок в довіднику;

вибрати пункт "История значения" з меню "Действия" або контекстного меню або натиснути кнопку "Історія" на панелі інструментів вікна довідника.

Примітка. Внесення даних і коригування періодичних реквізитів тільки через історію з форми довідника (з форми елемента можливий лише перегляд).

Вищенаведений спосіб забезпечує вивід на екран значень лише одного періодичного реквізиту - зручніше для коригування.

Кнопка управління "Історія" в нижній частині довідника забезпечує вивід значень всіх періодичних реквізитів довідника у вигляді таблиці - зручніше для перегляду.

Швидкий пошук по довіднику.

Виділити будь-який рядок в графі "Найменування" довідника і набрати назву елемента, який шукаємо. Пошук здійснюється в межах відкритої групи. Щоб здійснити пошук по всьому довіднику, слід попередньо відключити ієрархічний режим (режим групування елементів), використовуючи команду Действия/Иерархический список або відповідну кнопку "Установка (отключение) режима вывода списка по группам" на інструментальній панелі.

Увага! При відключеному ієрархічному режимі заблокована можливість створення нових елементів.

Способи внесення даних в поля реквізитів:

тільки ввід з клавіатури (якщо поле з білим фоном);

ввід з клавіатури або за допомогою кнопки вибору справа від поля (якщо поле з білим фоном), наприклад введення дати;

тільки вибір з переліку або з довідника (якщо поле з сірим фоном)

Не слід загромаджувати довідники даними, які не використовуються. З іншого боку, ті елементи довідників, які були використані хоч раз в документах, не можна видалити з довідників.

Довідник "Валюти". Правила роботи з періодичними реквізитами

Довідник «Валюти» призначений для зберігання списку використовуваних валют і їх курсів, а також використовується при формуванні бухгалтерських проводок по рахунках, для яких встановлений признак ведення валютного обліку.

Довідник "Валюти" однорівневий.

Внесення нових елементів в довідник «Валюти» можливе як у формі списка елементів довідника, так і безпосередньо в формі елемента (особливість даного довідника). Для переключення між цими режимами слід скористатись опцією меню «Редактировать в диалоге» меню «Действия» головного меню програми.

На початку роботи з конфігурацією в довідник повинна бути введена по крайній мірі одна валюта - гривня (поставляється заповненим). При цьому вона повинна бути вказана в константі «Основна валюта» і мати курс і кратність рівні одиниці.

Для кожного елемента довідника необхідно вказати найменуванння (буде відображатися у всіх електронних формах), коротке найменуванння (буде відображатися в формах для друку), курс НБУ, и кратність.

Курс валюти і кратність - періодичні реквізити (значення вносяться на певну дату і діють, поки не буде введено наступне значення). Внесення даних і коригування тільки через історію з форми довідника (з форми елемента можливий лише перегляд).

"Загрузка курсів"

Якщо комп'ютер має доступ до Інтернету, можна скористатись кнопкою "Загрузка курсів", при натисканні на яку відкривається діалог загрузки курсів валют.

Довідник "Банки"

Довідник однорівневий, поставляється заповненим даними про всі банки України. При необхідності, можна вводити додаткові елементи.

Довідник "Податкові інспекції"

Довідник двохрівневий. Поставляється заповненим даними про всі податкові інспекції України. Дані груповані по областях.

Довідник "Види діяльності"

Довідник забезпечує облік доходів на рах. 70 і витрат на рахунках 8,9 класів і рах. 23 в розрізі видів діяльності.

Податковий облік в розрізі видів діяльності, що забезпечує виконання вимог чинного законодавства стосовно визначення прибутку (окремого обліку валових доходів і витрат) окремо для кожного патентованого і ліцензованого виду діяльності підприємства.

Довідник "Валові доходи/витрати"

Поставляється заповненим.

Абсолютно нічого не змінювати. Структура відповідає чинній "Декларації з податку на прибуток".

Довідник «Податки та відрахування»

Довідник «Податки та відрахування» включає список податків, відрахувань, зборів в різні державні, цільові фонди, а також додаткову інформацію про кожний вид податків і відрахувань: ставку, межі, організацію-отримувача, її розрахунковий рахунок, типовий зміст платежу, бухгалтерський рахунок обліку розрахунків та ін. Довідник використовується для автоматичного розрахунку сум податків і відрахувань, при редагуванні документів, а також для ведення аналітчного обліку по бухгалтерских рахунках 17, 54, 64, 65.

Даний довідник поставляється заповненим різними видами податків і відрахувань.

Кожний елемент довідника характеризується унікальним текстовим кодом і набором реквізитів.

Не варто змінювати найменування, а також текстові коди елементів довідника. Вони використовуються в алгоритмах типової конфігурації і їх зміна приведе до некоректного розрахунку сум тих чи інших податків і відрахувань.

В періодичному реквізиті «Ставка» для кожного із податків вказується його ставка в долях одиниць.

Періодичний реквізит «Предел» служить для організації шкали оподаткування для тех податків, які мають декілька різних ставок в залежності від бази оподаткування, наприклад, утримання в ПФ. В цьому реквізиті вказується межа бази оподаткування, до якої діє вказана ставка. Для кожного податку, нарахування якого необхідно виконувати по шкалі оподаткування, в довіднику є окрема група або підгрупа, в якій містяться елементи «1 предел», «2 предел» і т.д. в порядку зростання меж шкали.

В періодичному реквізиті «Дополнительно» зберігаються інші додаткові параметри, які необхідні для правильного розрахунку.

Крім того, для кожного елемента довідника можуть бути вказані:

- бухгалтерський рахунок, на якому враховуються розрахунки по даному податку або відрахуванню;

- платіжні реквізити для перерахування податків і відрахувань, тобто найменування організації-отримувача, її розрахунковий рахунок, код платежа і текстовий коментар по платежу (реквізит Содержание), які будуть автоматично підставлятися в документ "Платежное поручение", причому код і коментар (призначення платежу) підставляються лише у випадку вибору шаблону платежу із довідника "Назначение платежей".

Коригування ставок і меж слід робити тільки через кнопку "Історія" у формі довідника.

Внесення нових елементів в довідник можливе як у формі списка елементів довідника, так і безпосередньо в формі елемента. Для переключення між цими режимами слід скористатись командою Действия /Редактировать в диалоге із головного меню програми.

Довідник "Призначення платежів"

В довіднику зберігається список типових призначень платежів. Довідник використовується при заповненні документа «Платежное поручение».

Довідник містить коротке і повне найменування платежа. Коротке відображається в електронних формах, повне - у формах для друку (тобто, в платіжних дорученнях в розділі "Призначення платежу"). Можна створювати як готові елементи - призначення платежу, так і шаблони (для створення шабдонів необхідні знання вбудованої мови програмування).

Поставляється заповненим двома шаблонами призначень для оплати податків (старий і новий формат).

Довідник "Види витрат"

Поставляється заповненим примірним варіантом. Допускаються будь-які коригування, внесення нових елементів. Використовується

для вказання, як закривати рахунки 8 класу і рах.91, напр., на які рахунки відносити з/плату працівників: рах, 23, 91, 92, 93;

як субконто, тобто розріз аналітичного обліку на затратних рахунках.

Довідник "Фірми"

Дані про організацію можна ввести, використовуючи спеціально призначений діалог «Помощник заполнения констант» або безпосередньо відкривши довідник "Фірми".

Якщо в конфігурації включений режим ведення обліку від імені декількох фірм, то в цьому довіднику буде зберігатися список таких фірм і всі необхідні для обліку дані про організації.

Ввід інформації про фірму і редагування вже введенних данних здійснюється в діалоговому режимі. Діалог організований у вигляді картотеки: дані про фірму, які вводяться в цьому діалозі, разподілені по декількох закладках.

Закладка "Основні дані" містить:

-Коротке і повне найменування Фірми

Коротке служить для відображення в екранних формах, а повне - тільки для формування друкованих форм документів і звітів. Тут же вказуються телефони, фізична і юридична адреси Фірми, а також галузь і форма власності.

прапорець "Фізична особа" - можливість ведення обліку від імені суб'єкта підприємницької діяльності - фізичної особи.

-Відповідальні особи Фірми - (директор, головний бухгалтер, касир, голова профкому) вибираються із довідника співробітників.

-"Счета нашей фирмы"

В даній конфігурації для кожної із фірм можна ввести необмежену кількість розрахункових рахунків, валютних рахунків і касс (готівкових рахунків). Основний розрахунковий рахунок в гривнях і основний валютний рахунок встановлюються в реквізитах "Основной р/счет" і "Основной валютный р/счет". Ці значення по замовчуванню будуть підставлятися у всі платежні документи.

Закладка "Реєстрація і коди"

вводяться коди організації, її реєстраційні номери в фондах, дані про податкову інспекціюї. Інформація з цих реквізитів використовується при формуванні регламентованих звітів.

Закладка "Дополнительно"

На закладці "Дополнительно" визначаються основний оптовий і роздрібний (магазин) склади Фірми. Ці значення будуть по замовчуванню підставлятися у всі прихідно-розхідні, складскі і роздрібні документи.

Довідник "Співробітники"

Трьохрівневий, елементи (карточки співробітників) можна об`єднувати в довільні групи, найкраще згідно структури фірми (напр. можуть бути групи "офіс", "відділ збуту" і "виробництво", в свою чергу група "виробництво" може складатися з декількох груп "цех №1", "цех №2" і т.д.). Крім того, доцільно створити групу "Звільнені", в яку переміщати карточки звільнених працівників.

Карточки працівників, дані яких хоч раз використовувались в документах, не можуть бути видалені з бази.

На закладці "Общие" слід вказати прізвище, ім`я та по-батькові працівника, посаду, стать. Табельний номер генерується автоматично, хоча, при необхідності, його можна змінити.

Реквізит "Основной" - вказує, чи являється дане місце праці основним; при розрахунку комунального податку програма враховує тільки основних працівників.

Дату прийому на роботу вказувати обов`язково. Дату звільнення слід вказати, як тільки працівник звільняється, в іншому випадку програма і далі буде нараховувати на нього комунальний податок.

На закладці "Данные по з/п":

реквізит "количество детей" - кількість дітей, на яких поширюються льготи по ПДФО;

"Количество льгот" - сумарна кількість льгот працівника (в тому числі і на дітей);

"Пенсионер" - враховується при утриманні з з/плати в фонд безробіття;

"Член профспілки" - для автоматичного нарахування профспілкових внесків;

"Инвалид" - враховується при нарахуванні внесків в ПФ (4%).

"Счет затрат" потрібно вказувати тільки, якщо не використовується 8 клас (в іншому випадку проведення є однозначно в Дт рах.81; все, що однозначно, вказувати не потрібно).

"Вид затрат" - з одного боку аналітики, з іншого вказуємо, на який рахунок закрити витрати (91, 92, 93, 23).

Закладку "Паспортные данные" заповнювати не обов`язково, однак корисно: напр., при формуванні доручення паспортні дані автоматично підставляться в документ одразу після вибору прізвища працівника.

На закладці "Налоговые данные" слід обов`язково вказати індивідуальний ідентифікаційний номер (для автоматичного формування форми 1ДФ).

Більша частина реквізитів даного довідника - періодичні.

При запам`ятовуванні карточки слід вказати, якою датою записати періодичні реквізити. Важливо правильно вказати дату останнього підвищення з/плати (при необхідності внести додаткові дані через історію), оскільки ця дата буде враховуватись при розрахунку індексації. Після заповнення карточки доцільно перевірити всі періодичні реквізити через історію і, при необхідності, відкорегувати (для перегляду зручніше використовувати кнопку управління "История", а для коригування - команду Действия/История значения або відповідну кнопку в інтрументальній панелі). Всі зміни періодичних реквізитів (напр. оклад, посада і т.д.) вносити тільки через історію значень з форми довідника (з форми карточки працівника доступний лише перегляд).

Переміщення елементів або груп з однієї групи в іншу: в правому вікні довідника виділити об`єкт, який переміщаємо, в лівому вікні (деревовидній структурі) - групу, в яку переміщаємо об`єкт, і вибрати команду Действия/Перенести в другую группу.

Довідник "Рахунки нашої фірми"

Двохрівневий. Зберігається інформація про всі гривневі та валютні розрахункові рахунки та каси (готівкові рахунки) наших фірм. В процесі роботи валюту рахунку змінювати не можна.

Реквізит "Наименование" використовується тільки в електронних формах, в друковних формах документів будуть відображатися банківські реквізити. Слід давати такі назви р/рахункам, щоб по ній було зрозуміло, який це рахунок.

По кожному з рахунків програма веде окрему нумерацію платіжних документів. Початкові номери платіжних документів можна задати в карточці рахунку (напр., при переході на ведення обліку в програмі в середині року для продовження нумерації).

Довідник "Міста зберігання"

Типи місць зберігання: склади, матеріально-відповідальні особи (МВО)

Елементами типу МВО виступають співробітники фірми. Елементи в цій групі можна об`єднати в групи відповідно до структури фірми.

Види складів: оптовий, роздрібний (магазин)

Для розхдрібних складів необхідно вказати тип обліку (сумарний) чи з вказанням номенклатури. У випадку сумарного обліку в накладних в графі "номенклатура" програма вказує службове значення "Товар в ассортименте".

Довідник "Контрагенти"

Трьохрівневий, для зручності елементи (карточки контрагентів) можна об`єднувати в довільні групи.

Контрагенти - всі юридичні і фізичні особи, з якими наша фірма має господарські стосунки (постачальники, покупці, фонди, банки - ми платимо за обслуговування та ін.).

Важливо правильно вказати тип контрагента: "Организация" (юридична особа) чи "Частное лицо".

В реквізиті "Наименование" вказується назва контрагента, яка буде відображатися в електронних (екранних) формах, в друкованих формах документів буде вказуватись "Полное наименование" (офіційна назва контрагента). Для зручності пошуку не варто починати назву ("Наименование") з слів ТзОВ, ПП і т.д.

В реквізиті "ЕДРПОУ (ДРФО)" для юридичних осіб вазується код ЄДРПОУ, для фізичних осіб - індивідуальний індетифікаційний код.

"Инд. налог.номер" - номер платника ПДВ.

"Номер свид." - номер свідоцтва платника ПДВ.

Якщо вказати вид взаєморозрахунків з контрагентом "В разрезе счетов/накладних", то програма "не бачить" договорів для цього контрагента; якщо змінити значення на "В разрезе договоров", то програма "побачить" тільки ті договори, які були зареєстровані після цієї зміни.

Поняття підлеглих довідників

Підлеглі довідники призначені для зберігання додаткової інформації стосовно конкретного елемента довідника-власника. Наприклад, якщо контрагент має декілька банківських рахунків, то в довідник "Контрагенты" вносяться реквізити одного з них (того, який найчастіше використовується), а реквізити інших рахунків цього контрагента вносяться в підлеглий довідник "Денежные счета"

Довідник "Денежные счета" - підлеглий до довідника "Контрагенты", а довідники "Единицы измерения", "Партии ТМЦ", "Состав продукции" - підлеглі до довідника "Номенклатура".

Відповідно довідник "Контрагенты" - власник довідника "Денежные счета", а довідник - власник довідників "Единицы измерения", "Партии ТМЦ", "Состав продукции".

Для роботи з цими довідниками потрібно одночасно відкрити два довідники: довідник-власник і підлеглий довідник та виділити в довіднику-власнику той елемент, для якого в підлеглий довідник вноситься інформація.

Довідник "Грошові рахунки"

В довіднику "Грошові рахунки" зберігаються дані про р/рахунки контрагентів. Назви рахунків (реквізит "Наименование" відображаються тільки в електронних формах, тому доцільно вказувати такі назви, які однозначно характеризують рахунок. Наприклад, рахунки Місцевого бюджету для сплати податків доцільно називати по назві податку (комунальний, єдиний податок, ПДФО і т.д.)

Довідники "Номенклатура"

Стара назва довідника "ТМЦ", зустрічається і в деяких формах.

Довідник трьохрівневий, для зручності елементи (карточки контрагентів) можна об`єднувати в довільні групи.

Наименование - відображається в екранних формах, використовується для швидкого пошуку.

Полное наименование - відображається в друкованих формах.

Артикул - доцільно використовуати при великій кількості однойменних ТМЦ, вказувати не обов`язково.

Вид ТМЦ пов'язаний з рахунком обліку ТМЦ. Якщо неправильно вказати вид ТМЦ, то пізніше можуть виникнути проблеми з проведенням документів, напр., якщо для продукції вказати помилково вид товар, то не вдасться створити документ "Калькуляція" для даного виду продукції.

Ціни. В даній конфігурації три типи цін: закупівельна, відпускна оптова і відпускна роздрібна. Програма зберігає тільки історію значень роздрібних цін (даний реквізит - періодичний, коригувати тільки через історію). Роздрібна ціна вказується з ПДВ. Вказувати ціни не обов`язково. Значення цін, вказані у довіднику, по замовчуванню підставляються у відповідні накладні, однак, при необхідності, в накладних ціни можна змінити.

В формі елемента вказується базова одиниця вимірювання, додаткові одиниці вимірювання вказуються в підлеглому довіднику "Единицы измерения". Залишки на складі - в базових одиницях.

Рахунок витрат - на який на рахунок будуть списуватись витрати. напр. при передачі матеріалів у виробництво.

Вид витрат - яким чином (на який рахунок) буде закриватись рахунок, вказаний в реквізиті "Рахунок витрат".

Для товарів, продукції вид витрат вказувати не потрібно, це визначено в плані рахунків однозначно (рах. 90). Для виконуваних нашою фірмою робіт (вихідних послуг) не потрібно вказувати вид витрат, а також виправляти рахунки обліку та витрат, оскільки облік витрат для виконуваних нашою фірмою робіт (вихідних послуг) в програмі не автоматизовано.

Кнопка управління "Печать" - Вивід всього довідника чи окремої групи залежно від виділеної групи

Кнопка управління "Открыть партии" - список всіх партій виділеного в списку ТМЦ

Довідник "Одиниці вимірювання"

Реквізит "Коефіцієнт" - вказує, скільки базових одиниць в даній одиниці вимірювання.

Довідник "Партії ТМЦ"

Для кожного новоствореного елемента довідника "Номенклатура" автоматично створюється одна партія "Партия по умолчанию".

Реквізити партії - назва, дата створення, облікова (закупівельна) ціна.

Якщо використовується метод обліку ТМЦ по партіях, то кожний прихідний документ створює нову партію ТМЦ, при цьому недоступно коригування в довіднику "Партии ТМЦ" реквізитів партії, створеної документом. Якщо на момент внесення в програму початкових залишків на складі є залишки ТМЦ по декількох різних облікових цінах, то необхідно створити відповідну кількість партій для даного ТМЦ.

Якщо використовується метод обліку ТМЦ по середньозважених цінах, то є лише одна партія - "Партия по умолчанию", в ній ведеться весь облік.

Довідник “Склад продукції”

В цьому довіднику для кожного ТМЦ виду Продукція зберігається список матеріальних та нематеріальних затрат, які йдуть на виробництво цього виду продукції.

Матеріальні витрати - матеріали, сировина з довідника "Номенклатура". Слід вказати точну кількість на одиницю продукції.

Нематеріальні витрати - витрати на з/плату, оренду, амортизація ОЗ та ін. (прямі виробничі та загальновиробничі) із довідника "Види затрат", кількість - умовно одиниця.

Список використовується для початкового заповнення калькуляцій. В кожній конкретній калькуляції можна робити необхідні корекції.Узагальнення інформації про довідники та принципи роботи з довідниками. Серісні можливості при роботі з довідниками (швидкий пошук, їєрархічний список, сортування, переміщення, пошук в дереві,).

Пункт "Действия" - це всі дії, які можна виконати над активним довідником. Інші команди чи кнопки активного вікна не стосуються. Опис принципів роботи з довідниками по клавіші F1.

Швидкий пошук виконується по будь-якій із граф (стобчиків) довідника: по коду, по найменуванню або по реквізиту (якщо такий присутній у формі довідника) в межах відкритої групи. Щоб виконати швидкий пошук по всьому довіднику, необхідно відключити ієрархічний режим (тобто групування елементів).

Помітка об`єкта на видалення - перший етап знищення об`єктів. Помітку на видалення можна в будь-який момент зняти (команда Действия/Отменить пометку на удаление). Остаточне видалення об`єктів з інформаційної бази здійснюється за допомогою обробки "Удаление помеченных объектов" з пункта "Действия".

Переміщення елементів або груп з однієї групи в іншу: в правому вікні довідника виділити об`єкт, який переміщаємо, в лівому вікні (деревовидній структурі) - групу, в яку переміщаємо об`єкт, і вибрати команду Действия/Перенести в другую группу.

Тема №2. Облік касових операцій та облік операцій за банківськими рахунками

Грошові кошти підприємства мають зберігатися в касі або на рахунку в банку. Каса - це спеціально обладнане та ізольоване приміщення, призначене для приймання, видачі і тимчасового зберігання готівки, як в національній так і в іноземній валютах, та інших грошових документів.

До грошових документів відносять грошові квитки, поштові марки, тощо. Уся готівка повинна зберігатись у вогнетривких металевих шафах, а окремих випадках у комбінованих і звичайних шафах, які після закінчення роботи каси замикаються ключем і опечатуються сургучною печаткою касира. Ключі від металевих шаф і печатки зберігаються у касирів, яким забороняється передавати стороннім особам або виготовляти невраховані дублікати.

Для ведення касових операцій наказом керівника призначається матеріально-відповідальна особа - касир. Після видання наказу про призначення касира, керівник зобов'язаний під розписку ознайомити його з порядком ведення касових операцій, після чого з касиром укладається договір про повну матеріальну відповідальність.

Касові операції оформляються прибутковими та видатковими касовими ордерами, типові форми і порядок заповнення яких затверджені наказом Міністерства статистики України "Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій", і мають застосовуватися усіма підприємствами.

Приймання готівки касами підприємств, у тому числі й одержаної з банку, проводиться за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства.

Про приймання готівки видається квитанція за підписами головного бухгалтера або особи, уповноваженої керівником підприємства, і касира, за­свідчена печаткою (штампом) підприємства.

Видача готівки з кас підприємств проводиться за видатковими касовими ордерами або належно оформленими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями (далі - видаткові документи). Документи на видачу готівки мають підписувати керівник і головний бухгалтер або особи, які на це уповноважені. До видаткових ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо.

Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявах, рахунках тощо є дозвільний напис керівника, то підпис керівника на видаткових касових ордерах не обов'язковий.

У разі видачі окремій фізичній особі готівки за видатковим документом касир вимагає пред'явити паспорт чи документ, що його замінює, записує його найменування і номер, ким і коли він виданий. Фізична особа розписується у видатковому документі про одержання готівки із зазначенням одержаної суми (гривень - словами, копійок - цифрами), використовуючи чорнило або кулькову ручку з темним чорнилом.

Якщо видатковий документ складений на видачу готівки кільком особам, то одержувачі також пред'являють паспорти чи документи, що їх замінюють, і розписуються у відповідній графі документа.

Видача готівки з каси, що не підтверджена розписом одержувача у видатковому документі, для виведення залишку готівки в касі не приймається.

Видача готівки особам, яких немає в штатному розписі підприємства, проводиться за видатковими касовими ордерами, що виписуються окремо на кожну особу, або за окремою відомістю.

Видачу готівки касир проводить тільки особі, зазначеній у видатковому документі. Якщо видача готівки проводиться за дорученням, оформленим у встановленому порядку згідно з чинним законодавством.

Видача готівки з каси підприємства для здавання її до установи банку оформляється видатковим касовим ордером з відображенням цієї операції в касовій книзі. Документом, що свідчить про здавання виручки до установи банку, є квитанція до об'яви на внесення готівки за підписами бухгалтера і касира установи банку, засвідчена печаткою (штампом) установи банку. Документом, що свідчить про здавання виручки інкасаторам банку, є копія супровідної відомості за підписом інкасатора, засвідчена печаткою (штампом) установи банку.

Виплати, що пов'язані з оплатою праці, стипендій, проводяться касиром підприємства за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями або за видатковими касовими ордерами на кожного одержувача.

На титульній сторінці платіжної (розрахунково-платіжної) відомості робиться дозвільний напис про видачу готівки за підписами керівника і головного бухгалтера або осіб, уповноважених керівником, із зазначенням строків видачі готівки і суми (гривень - словами, копійок - цифрами).

Аналогічно може оформлятися й одноразова видача готівки на оплату праці (у разі відпустки, хвороби тощо), а також видача депонованих сум і готівки під звіт на витрати, пов'язані із службовими відрядженнями, кільком особам.

У централізованих бухгалтеріях, що обслуговують бюджетні установи, на загальну суму виданої заробітної плати складається один видатковий касовий ордер, дата і номер якого проставляються на кожній платіжній (розрахунково-платіжній) відомості.

Одноразові видачі готівки на оплату праці окремим особам проводяться, як правило, за видатковим касовим ордером.

Після закінчення встановлених строків виплат, пов'язаних з оплатою праці, стипендій за платіжними відомостями, касир повинен: у платіжній відомості проти прізвища осіб, яким не здійснено виплату, поставити штамп або зробити напис: "Депоновано"; скласти реєстр депонованих сум; у кінці відомості зазначити фактично виплачену суму та недоодержану суму виплат, яка підлягає депонуванню, звірити ці суми із загальним підсумком за платіжною відомістю і засвідчити напис своїм підписом. Якщо готівкові кошти видавалися не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться напис: "Готівку за відомістю видав (підпис)"; здійснити відповідний запис у касовій книзі згідно з виписаним бухгалтерією видатковим касовим ордером на фактично видану суму за відомістю.

Бухгалтерія робить перевірку відміток, зроблених касирами в платіжних відомостях, та здійснює підрахунок виданих і депонованих за ними сум. Депоновані суми, що підлягають здаванню в банк, оформляються шляхом складання одного загального видаткового касового ордера.

Прибуткові касові ордери і квитанції до них, а також видаткові документи мають заповнюватися бухгалтером лише чорнильною або кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, комп'ютерних засобів чи іншими способами, які забезпечили б належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів терміну.

У прибуткових і видаткових касових ордерах зазначається підстава для їх складання і перелічуються додані до них документи. Видача при­буткових касових ордерів і видаткових документів на руки особам, що вносять або одержують готівку, забороняється.

Приймання і видача готівки за касовими ордерами може проводитися тільки в день їх складання.

Виправлення в прибуткових та видаткових касових документах забороняються.

Під час одержання прибуткових касових ордерів або видаткових документів касир зобов'язаний перевірити:

- наявність і справжність на документах підпису головного бухгалтера, а на видатковому документі - дозвільного напису керівника підприємства або осіб, які ним уповноважені;

- правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів;

- наявність перелічених у документах додатків.

У разі недотримання хоча б однієї з перелічених вимог касир повертає документи до бухгалтерії для відповідного оформлення.

Прибуткові касові ордери або видаткові документи одразу ж після одержання або видачі за ними готівки підписуються касиром, а на доданих до них документах ставиться штамп або напис "Оплачено" із зазначенням дати (число, місяць, рік).

Прибуткові та видаткові касові ордери до передавання в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Видаткові касові ордери, що оформлені на підставі платіжних (розрахунково-платіжних) відомостей на виплати, пов'язані з оплатою праці, реєструються після здійснення цих виплат.

Реєстрація прибуткових і видаткових касових документів може здійснюватися за допомогою комп'ютерних засобів, які забезпечують формування і роздрукування потрібних касових документів. При цьому в документі "Вкладний аркуш журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів", який формується і роздруковується за відповідний день, забезпечується також формування даних для обліку руху коштів за цільовим призначенням.

Касові документи після складання касиром звіту та його оброблення в бухгалтерії комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються в окремі папки та зберігаються протягом 36 місяців після закінчення календарного року матеріально відповідальною особою, на яку покладено обов'язок зберігання документів, в окремому сейфі або спеціальному приміщенні, що передається під охорону.

Винесення з приміщення, що охороняється, касових документів дозволяється лише в окремих випадках і тільки за письмовим дозволом керівника або головного бухгалтера. До кінця робочого дня документи обов'язково повертають.

Довідки за касовими документами (підписані керівником і головним бухгалтером) видаються відповідним органам на їхню вимогу у випадках, передбачених чинним законодавством України.

Касові документи можуть вилучатися у випадках, передбачених чинним законодавством України..

З метою забезпечення здійснення розрахунків готівкою підприємство повинно мати касу, а його керівники мають обладнати касу та забезпечити надійне зберігання готівкових коштів у ній. Якщо з вини керівників не були створені належні умови для забезпечення схоронності коштів під час їх зберігання і транспортування, то вони несуть за це відповідальність у встановленому чинним законодавством України порядку.

Зберігання в касі готівки та інших цінностей, що не належать цьому підприємству, забороняється.

Усі надходження і видача готівки в національній валюті підприємства враховують у касовій книзі (типова форма КО-4, затверджена наказом Мінстату.)

Кожне підприємство, що є юридичною особою і має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів).

Відокремлені підрозділи, що мають каси і здійснюють розрахунки готівкою, проводять при цьому касові операції з видачі (приймання) готівки на будь-які потреби з оформленням видаткових (прибуткових) касових ордерів або застосовують РРО (РК) при розрахунках із споживачами у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, самостійно здають готівкову виручку до каси установи банку (інкасаторам банку), повинні також вести касові книги, які видаються і оформляються підприємством - юридичною особою, до складу якої вони входять.

Відокремлені підрозділи, що мають каси та здійснюють розрахунки готівкою із споживачами в сфері торгівлі, громадського харчування та послуг із застосуванням РРО (РК) і не проводять при цьому касових операцій з видачі (приймання) готівки з каси на будь-які потреби з оформленням видаткових (прибуткових) касових ордерів, а здають отриману готівкову виручку до підприємства - юридичної особи, до складу якої вони входять у встановлені ним строки, можуть не вести касову книгу. Операція здавання відокремленим підрозділом готівки до каси підприємства здійснюється із застосуванням прибуткового касового ордера з видачею відповідної квитанції.

Аркуші касової книги мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені печаткою підприємства -юридичної особи. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства - юридичної особи.

Записи в касовій книзі здійснюються у двох примірниках (через копіювальний папір) чорнилом темного кольору кульковою або чорнильною ручкою. Перші примірники залишаються в касовій книзі. Другі примірники мають бути відривними, що і є звітом касира. Перші і другі примірники мають однакові номери.

Виправлення в касовій книзі не допускаються. Якщо виправлення зроблені, то вони засвідчуються підписами касира, а також головного бухгалтера або особи, що його заміщує.

Записи в касовій книзі робляться касиром за операціями одержання або видачі готівки за кожним прибутковим касовим ордером і видатковим документом у день їх надходження або видачі.

Щоденно в кінці робочого дня касир підсумовує операції за день, виводить залишок готівки в касі на початок наступного дня і передає до бух­галтерії як звіт касира другий відривний аркуш (копію записів у касовій книзі за день) з прибутковими і видатковими касовими ордерами під розпис у касовій книзі. Готівка, яка видана за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями на виплати, пов'язані з оплатою праці, пенсій, стипендій, дивідендів (доходу), відображається в касовій книзі після закінчення строків цих виплат, а закриття вищезазначених відомостей та виписка відповідних видаткових касових ордерів здійснюються у порядку, визначеному вище.

Якщо бухгалтерія та касир підприємства -юридичної особи не працюють у вихідні та святкові дні, а його відокремлений підрозділ, який використовує при розрахунках РРО (РК) у ці дні працює, але не веде касової книги, то записи в касовій книзі підприємства - юридичної особи здійснюються наступного робочого дня підприємства - юридичної особи.

На підприємствах за умови забезпечення належного зберігання касових документів касову книгу можна вести також в електронній формі за допомогою комп'ютерних засобів. Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, має забезпечувати візуальне відображення і роздрукування документів "Вкладний аркуш касової книги" та "Звіт касира", які за формою і змістом мають відтворювати форму та зміст касової книги в паперовій формі, затвердженої наказом Мінстату.

Записи в касовій книзі здійснюються шляхом уведення потрібної інформації з первинних касових документів. Записи в касовій книзі мають робитися до початку наступного робочого дня (тобто із залишками на кінець попереднього дня), а також містити всі реквізити, що передбачені формою касової книги. Сторінки касової книги мають нумеруватися автоматично в порядку зростання з початку року.

У разі роздрукування "Вкладного аркуша касової книги" в кінці місяця має автоматично роздруковуватися загальна кількість аркушів касової книги за цей місяць, а в разі роздрукування в кінці року - їх загальна кількість за рік.

Після роздрукування "Вкладного аркуша касової книги" і "Звіту касира" касир зобов'язаний перевірити правильність складання цих документів, підписати їх і передати "Звіт касира" разом з прибутковими та видатковими касовими документами до бухгалтерії під розпис у "Вкладному аркуші касової книги".

З метою забезпечення схоронності та зручності використання "Вкладний аркуш касової книги" протягом року зберігається касиром окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року (або залежно від потреби) "Вкладний аркуш касової книги" формується у підшивки в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства - юридичної особи, а підшивки формуються в книгу, яка скріплюється печаткою підприємства - юридичної особи.

Після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях має передаватися для зберігання протягом 36 місяців в архів підприємства - юридичної особи.

Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера або уповноважену керівником особу.

За наявності на підприємстві кількох касирів старший касир перед початком робочого дня видає іншим касирам авансом потрібну для видаткових операцій суму готівки під розпис у книзі обліку прийнятих та виданих касиром грошей.