Автоматизированные системы управления BAAN

BAAN IV - ПРОЕКТ

Путь к эффективному руководству качеством, затратами и временем!

Подсистема "BAAN IV - Проект" разработана для поддержки руководства проектами на всех стадиях их разработки, начиная с предложения потенциальному заказчику оценки (предварительной сметы) и заканчивая поставкой. Система позволяет продолжить работу по проекту и во время гарантийного периода. Это особенно важно для координации многочисленных проектов в тех случаях, когда они лежат в основе всей деловой активности компании. В задачу подсистемы входит обеспечение высокоэффективного руководства проектами в строгом соответствии с утвержденным календарным планом, бюджетом (подробной сметой) и требованиями к качеству. Кроме того, от распределения персонала и оборудования зависит снижение производственных затрат, что, в конечном счете, позволит компании добиться максимальной доходности в своей деятельности. "BAAN IV - Проект" - это мощный управленческий инструмент, обладающий рядом важнейших особенностей. Например, Вы можете смоделировать, как тот или иной проект скажется на ликвидности, обеспечении персоналом и производственных мощностях. Более того, "BAAN IV - Проект" может быть полностью интегрирован с другими подсистемами "BAAN IV", включая финансы, сыт, снабжение, склады, производство, транспорт и сервис.

Оценка проекта.

Выполняя оценку проекта, мы должны предоставить точные результаты даже в условиях жесточайшего дефицита времени. Эта задача еще больше усложняется из-за необходимости анализа огромного количества коммерческих предложений и связанных с ними тех или иных потребностей. Таким образом, чтобы отвечать всем этим требованиям, модуль "Оценка проекта" (Project Estimating) должен быть достаточно "гибким". Это как раз и предлагает система "BAAN IV". Сборка оценки проекта является центральной задачей, решаемой в этом модуле. Из экрана оценки Вы можете активизировать все необходимые Вам вспомогательные функции. Система "BAAN IV" располагает широким выбором методик оценки, которые позволяют Вам работать либо с использованием систем кодирования, либо независимо от них. Вам предоставлен доступ к базовой структуре, благодаря чему Вы можете задать учетные единицы спецификаций, альтернативные решения, формулы, структуры продукта и ориентиры оценки. При необходимости Вы можете создать свою собственную структуру. Система "BAAN IV" предлагает всю гамму функций, которая требуется для деталировки строк (например, использование статусов), вспомогательные формулы, а также варианты показа и выборки данных объектов затрат. Кроме того, мощная функция копирования системы "BAAN IV" позволяет Вам на всех уровнях работать с альтернативными значениями и выводить итоговые суммы на экран оценки.

Начало работы.

Автоматизированные системы измерения часто воспринимаются как своего рода смирительная рубашка. Используя лишь одну ведомость объемов для рабочих строк оценки, часто бывает трудно или даже невозможно настроить ее формат. Благодаря системе "BAAN IV" Вы забудете об этой проблеме, потому что ведомости объемов представляют собой интегрированные электронные таблицы. Вы вольны создавать любые взаимоотношения между электронными таблицами и той или иной оценкой. Завершение работы.

По любой оценке проекта можно представить целый ряд сводных ведомостей. Одна из таких ведомостей определяет коммерческое предложение. А так как эти ведомости построены на основе электронных таблиц, то Вы свободно сможете изменять форматы по своему пожеланию. Возможности.

Всеобъемлющий модуль "Оценка проекта" системы "BAAN IV" предлагает множество функций, включая калькуляцию цен для открытых тендеров, защиту оценок, использование индексов оценки, поддержка электронных планшетов ("дигитайзеров") и полный комплект отчетов. Дополнительно могут быть представлены совокупные или объединенные оценки. Определение проекта.

Для эффективного управления временными и финансовыми затратами по проектам, а также их качеством требуются точные и хорошо организованные основные данные. Более того, при реализации проекта возможность централизованного управления данными предоставляет целый ряд преимуществ. Данные по проекту.

Система "BAAN IV" изображает проект на основе управляющих данных, таких как контракт и информация о выставлении счетов-фактур. Общие данные, такие как категория, тип проекта и ответственные лица, используются в описании проекта, а также для проведения выборки во время исполнения проекта. Имеющаяся в "BAAN IV" стандартная опция позволяет связать с этими данными неограниченный объем текста. Статусы проекта.

Для целей проверки конкретных действий, любому проекту в ходе выполнения присваиваются статусы. Каждый конкретный статус определяет, какие операции разрешены, а какие нет. Объекты затрат по проекту.

Система "BAAN IV" располагает всеми необходимыми средствами для работы с нестандартными товарами и услугами даже в тех случаях, когда они всего лишь один раз упоминаются в самом проекте. Для всех затрат по проекту используются стандартные коды затрат, но при этом Вы можете для конкретного проекта сгенерировать и уникальные коды затрат. Бюджет проекта.

Разработка бюджета проекта - это гораздо больше, чем просто задание бюджета, потому что в данном случае создается база и для исполнения проекта, и для его материально-технического обеспечения. Система "БААН IV" позволяет постоянно прогнозировать изменения в бюджете проекта. Концепции.

Уникальным свойством "BAAN IV" является широкий диапазон вариантов, предоставляемых системой, для составления бюджета проекта, как с возможностью выполнения оценки полученных данных так и без таковой. Один из вариантов предоставляет возможность подготавливать бюджет на основе структуры проекта. В этом случае весь проект разделяется на логические уровни и отдельные части, для подробной регистрации хода выполнения проектом и управления проектом. Другой вариант позволяет строить бюджет проекта согласно работам. Этот вариант дает Вам возможность полного использования концепции "BAAN IV" по всеобъемлющему управлению проектами на основе их планов. При этом "BAAN IV" предоставляет средства обмена данными между этими вариантами бюджетов. Все расходы точно определены в бюджете, включая затраты на материалы, трудозатраты, субподрядные работы, оборудование и т.п. Изменения в бюджете могут быть записаны как корректировки, не изменяя при этом показатели первоначального бюджета. Так, например, могут быть учтены договоры субподряда на выполнение отдельных работ. Дополнения.

Для отслеживания вариантов работ, изменений сроков и колебаний в ценовых и объективных показателях, используются дополнения, которые связаны со строками бюджета и определяют метод выставления счетов-фактур. Контроль бюджета.

Работы, предназначенные для выполнения, подробно детализируются в бюджете. И эта детальная информация чрезвычайно важна для точного определения и заказа материалов и оборудования, однако осуществлять контроль бюджета на этом уровне и не выгодно и не реально. Используя "BAAN IV" можно определить любые, необходимые Вам, уровни контроля бюджета, чтобы удовлетворить этим практическим требованиям. Система "BAAN IV" предлагает широкий выбор опций поддержки разработки бюджета проекта. Так, например, она позволяет использовать фактические цены и тарифы, определять начисления и работать с разными методами кодирования. Планирование проекта.

Подсистема "BAAN IV - Проект" позволяет вести планирование проекта в рамках Вашей организации. Централизованное планирование проектов имеет огромные преимущества. Так, например, оно позволяет Вам осуществлять "повеховое" выставление счетов-фактур, увязывать схемы оплаты с финансовыми структурами, управлять материально-техническим обеспечением и ходом работ по проекту, моделировать потенциальные проекты и предоставлять необходимую информацию для прогнозирования потока денежных средств и ликвидности. Работа с модулем не составит для Вас большого труда благодаря тому, что модуль "Планирование проекта" полностью интегрирован со всеми другими модулями. Более того, модуль "Планирование проекта" может работать в режиме графического представления данных, а его применение не вызывает никаких трудностей у пользователя. Этот модуль разработан с одной лишь целью - получить максимальную отдачу от комплексного планирования проектов. Укрупненное планирование.

Функция укрупненного планирования поможет Вам заблаговременно получить рекомендации относительно того, как лучше разбить на этапы не только процесс подготовки проекта, но и процесс его выполнения. В результате Вы сможет легко определить, когда именно наличие тех или иных материалов, оборудования или услуг станет определяющим фактором.

Планирование проекта. Этот модуль является важнейшим инструментарием для определения связей между работами проекта, их продолжительностью и критическим путем всех работ. Эта информация по работам также может быть интегрирована с планово-финансовой информацией. Кроме того, планирование проекта может быть реализовано как вручную, так и с использованием средств сетевого планирования, при этом отмечаются все возможные задержки и показывается критический путь.

Исполнительное планирование.

С помощью системы "BAAN IV" Вы можете подготовить исполнительные планы для всех работ, которые присутствуют в плане проекта. В данном случае речь идет о краткосрочных планах, продолжительность которых не превышает нескольких недель. Работы.

Для целей планирования выделяют три типа понятий: работа, веха и узел-работа. Продолжительность работы определяется заранее, и, следовательно, на панели планирования длина отрезка пропорциональна продолжительности работы. Вехой в планировании проекта может быть, например, первый день поставки, который помечается соответствующим символом. Если начальная и конечная точка некоторой работы зависит от других работ, то такая работа называется узел-работой. Монтаж тяжелого машиностроительного оборудования, которое необходимо для выполнения других работ, может служить примером подобного узлаработы. Если существует несколько мест реализации проекта, то повторяющиеся работы могут быть помещены на одну строку панели планирования. Графические маркеры.

Важные события в подготовке проекта и в его выполнении помечаются маркерами. Они или относятся к работам, или соотносятся с конкретной датой (например, датой завершения того или иного чертежа, датой самого последнего заказа и датой самой последней перевозки). Как и в случае с вехами, вы можете задать символ маркера. Анализ структуры работ.

В системе "BAAN IV" все данные планирования могут быть проанализированы, а затем распечатаны или выведены на экран в графическом виде. Вы можете сделать множественную выборку информации, относящейся к конкретной работе или работам в рамках одного или нескольких проектов (например, все работы того или иного подразделения, связанные с заключением договоров субподряда за пределами страны).

Модуль "Планирование проекта" поддерживается множеством опций, благодаря которым Вы можете гибко подходить к любым вопросам планирования проекта. Эти опции включают в себя и создание целого ряда календарей (для компании в целом, для проекта, профессиональной группы, механизма или работника, а также календарей рабочего времени), и определение критических мощностей по работам, и прогнозирование внешних воздействий на работы. Можно упомянуть и другие опции, такие как расчет процента выполнения на определенную дату, процедура изменения плана-графика, комплексное и целевое планирование с использованием S-образных кривых, определение планируемых и фактических затрат и доходов с разбивкой по времени, а также планирование рабочих часов. Потребности по проекту. Товары и услуги требуются сразу же, как только заключается контракт на разработку проекта. Их поставка определена по срокам и непосредственно влияет на ход выполнения проекта.

Система "BAAN IV" поддерживает этот процесс двумя способами. Во-первых, сроки поставки могут быть введены и изменены вручную после составления бюджета, в результате чего задается структура проекта. Во-вторых, можно руководить поставками товаров и услуг, используя для этих целей заданные в плане проекта временные отрезки. В основе этого подхода лежит бюджет, скорректированный с учетом дополнительных работ и отклонений в материалах. Рекомендации и заказы.

Система "BAAN IV" использует эту информацию, а также заданные свойства товаров и услуг для выработки рекомендаций относительно потребностей в материалах, оборудовании, договорах субподряда и рабочей силе. После утверждения, относящиеся к материалам рекомендации преобразуются в заказы на закупку или распределение изделий, которые, в свою очередь, выполняются в подсистеме "BAAN IV - Сбыт, снабжение, склады". Заказы на производство изделий реализуются в подсистеме "BAAN IV - Производство". Рекомендации относительно потребностей в оборудовании разделяются на собственное оборудование компании и на арендуемое оборудование. Планирование потребностей в рабочей силе используется для расчета мощностей, потребность в которых возникает неоднократно в ходе выполнения проекта. Данная функция позволяет Вам анализировать различные данные, в том числе и потребность в договорах субподряда, с различных точек зрения.

Выполнение проекта. Точная и достоверная информация, получаемая в нужное время и в нужном месте, очень важна для руководства и управления проектом. Модуль "Ход выполнение проекта" как раз и разработан для эффективной поддержки всей необходимой Вам информации. Этапы хода выполнения используются для определения допустимых объемов и затрат, а также могут быть использованы для выставления счетов-фактур по ходу выполнения проекта. Количественные показатели могут быть рассчитаны в абсолютном и относительном (в процентах) виде, а также выведены из графика выполнения в ходе планирования проекта.

Затраты.

Система предоставляет средства для определения конкретных статей для учета фактически затраченных объемов и сумм. Эта информация может быть также обработана в подсистеме "BAAN IV - Финансы". Учет обязательств.

Для оперативного учета всех расходов по проекту Вы можете использовать систему "Учет обязательств" (Commitment Accounting system). Выданный заказ или зарегистрированное поступление являются своего рода обязательством, которое хранится в системе "Учет обязательств" до тех пор, пока не будет введен соответствующий счет-фактура. Учет рабочего времени.

Для каждого работника в модуль "Учет рабочего времени" (Hours Accounting) могут быть введены все человеко-часы и соответствующие тарифы по проекту. Эти часы могут быть учтены и в совокупности по нескольким проектам. Предусмотрена также возможность регистрации "непроизводительного" рабочего времени (косвенные затраты времени). Начисления.

Косвенные затраты могут быть покрыты путем использования дополнительных издержек и начислений на доходы. Система "BAAN IV" позволяет использовать различные виды начислений. Например, для каждой статьи затрат Вы можете в главной бухгалтерской книге задать соответствующий параметр, который будет действовать, скажем, для нескольких подразделений. Прогнозирование конечного результата.

У системы "BAAN IV" есть полный набор инструментальных средств для разработки необходимого Вам прогноза. Используя метод экстраполяции промежуточных результатов, Вы можете получить вполне обоснованный прогноз ожидаемых конечных результатов. Доходы.

При распечатке счетов-фактур в модуле "Выставление счетов-фактур" (Invoicing) определяются доходы. При необходимости система "BAAN IV" позволяет сразу же регистрировать доходы. Финансовые результаты.

Благодаря системе "BAAN IV" Вы можете проконтролировать финансовые результаты еще в ходе выполнения проекта. Так, например, можно проанализировать проводку доходов или убытков в конце финансового года.

Урегулирование отклонений.

При выставлении счетов-фактур можно учитывать колебания ставок заработной платы и цен на материалы. В системе "BAAN IV" эти колебания фиксируются по датам. В ходе выполнения контракта на основе этой информации и зарегистрированных расходов могут создаваться периодические отчеты и оформляться счета-фактуры. Кроме того, могут быть просмотрены проводки и оформлены счета-фактуры на промежуточные суммы и измененные объемы. Связь с подсистемой "Финансы". Расходы и доходы по незавершенным и завершенным проектам могут быть автоматически перенесены как журнальные проводки в подсистему "BAAN IV-Финансы".

Мониторинг проекта.

Любая компания стремится к положительным результатам. Система "BAAN IV" поможет Вам достичь этой цели, предоставив необходимую информацию на должном уровне. Для этого Вам потребуется хорошая система оценки проекта, составления бюджета и планирования хозяйственной деятельности, а также эффективная система учета выполнения проекта. На основании информации, полученной из всех этих источников, система "BAAN IV" генерирует финансовые отчеты и отчеты по мониторингу проекта. Эти отчеты основаны на количественных и стоимостных показателях и могут быть составлены для любого уровня проекта. Существует огромный ряд критериев отбора, обеспечивающих получение нужных данных нужным человеком (например, включая или исключая ожидаемые затраты (с учетом или без учета обязательств), за текущий период или с нарастающим итогом, с прогнозом конечного результата или без оного). Выставление счетов-фактур по проекту. Система "BAAN IV" отвечает всем требованиям заказчиков по оформлению счетов-фактур. Нет необходимости прибегать к использованию каких-либо дополнительных электронных таблиц или текстовых редакторов. Настройка.

Вы можете требовать от системы "BAAN IV" все то, что от Вас требуют заказчики. Например, Вы можете сделать настройку по адресам счетов-фактур, формату фактур, суммам-нетто или брутто, а также использовать или печатать номера различных документов. Методы.

Подсистема "BAAN IV - Проект" поддерживает четыре способа выставления счетов-фактур: "авансовый" (предоплата), "затраты плюс" (на рабочую силу и материалы), "частичные платежи" и "по ходу выполнения" контракта. Также предусмотрена возможность удержаний. Поэтапное выставление счетов фактур может определяться процентами, точками графика платежей, частями или фиксированными суммами. Вы можете и вручную создавать счета-фактуры с учетом рекомендаций или в соответствии с ходом выполнения проекта (например, с учетом этапов, заданных в плане проекта). В дополнение к стандартным методам выставления счетов-фактур система "BAAN IV" предлагает возможность выставлять счета-фактуры по отклонениям в работах проекта, по промежуточным суммам и по измененным ценам/объемам. Более того, система "BAAN IV" может генерировать кредитовые авизо, а также обрабатывать приблизительные и окончательные счета-фактуры. Для управления финансами по проекту Вы можете в модуле "Планирование проекта" (Project Planning) построить график частичных платежей с учетом графика финансирования. Система "BAAN IV" может не только распечатывать счета-фактуры, но и генерировать в автоматическом режиме открытые записи для финансового учета и записи доходов по ходу реализации проекта.

Стоимость.

Стоимость системы определяется количеством конкурентных или именованных лицензий, приобретаемых предприятием. Количество именованных лицензий - это количество сотрудников, имеющих доступ к системе, число конкурентных рабочих мест - это максимальное количество пользователей, которые одновременно могут работать в системе. Если предприятие работает в одну смену, ему выгоднее покупать поименованные (или простые) рабочие места, если в две-три - предпочтительнее приобретать конкурентные рабочие места. Цена за рабочее место не зависит от приобретаемого набора функций, простое место стоит 3000 долл., конкурентное - 6000 долл. Стоимость внедрения, по мнению ряда экспертов, оценивается по отношению к стоимости лицензии коэффициентом 1-3.

Размещено на Allbest.ru