Безбумажный способ управления. Принцип одновременности

Размещено на http://www.allbest.ru/

Безбумажный способ управления. Принцип одновременности



Содержание

Введение

1. Переход к безбумажной технологии управления

2. Плюсы и минусы электронных документов

3. Принцип одновременности

Заключение

Литература



Введение

В этой работе я хотела бы рассмотреть наиважнейшую задачу управления каждой организацией. Этой задачей является организация работы с документами. Документы являются основным инструментом организации управления.

Сегодня единственным эффективным путем решения проблемы управления документами, а, следовательно, управления организацией, является организация делопроизводства с учетом применения информационных технологий, переход организации на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети организации, то есть к электронному документообороту.

Все большее внимание в нашей стране уделяется проблеме внедрения информационно-коммуникационных технологий. В настоящее время на правительственном уровне реализуется концепции создания электронного правительства, внедрения электронных административных регламентов, объединения государственных информационных ресурсов. Совместными усилиями органов государственной власти при координации Министерства экономического развития и торговли РФ, фирм-разработчиков программного обеспечения и заинтересованных организаций предпринимаются попытки решить задачи эффективного внедрения информационно-коммуникационных технологий в работу органов власти в рамках проводящейся в настоящее время административной реформы.

Применение современных информационных технологий имеет важное значение для оптимизации внутренних процессов организации, оперативного доведения информации до исполнителей, улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе работы с документами, контроля исполнения документов и поручений, поиска информации и определения стадии исполнения документов и их местонахождения, то есть, в конечном счете, способствует более оперативному и качественному решению вопросов, которым посвящены документы. Главное при этом - улучшение взаимодействия всех подразделений организации, повышение управляемости, а также достижение более высокой оперативности в работе, ведь для госаппарата быстрота реагирования - одна из важнейших характеристик эффективности функционирования его учреждений, а в коммерческих структурах - это важное условие повышения конкурентоспособности организации, получения выигрыша за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры. Все это определяет актуальность и практическую значимость избранной темы.

Объект работы - является электронное документирование, его аспекты функции, закономерности и др.

Предметом работы - является выявление проблем документирования причин их возникновение и их анализ.

Цель работы - выяснить, возможно ли только безбумажное производство.

Задачи - узнать о электронном документирование: история, создание, развитие. На примере ОАО Лукойл выявить преимущества электронного документирования.

Методология - исследования данной работы заключается в эмпирическом (наблюдение), теоретическом, аналитическом методах изучения проблемы.



1. Переход к безбумажной технологии управления

На современном этапе развития экономике отмечается стремление руководства организаций к реструктуризации систем и совершенствованию процедур управления и к уменьшению объемов документации на бумажных носителях, снижению стоимости ее обработки и повышению эффективности работы с ней на пути организации совместного доступа специалистов к информации, хранения и поиска документов.

Переход к безбумажной технологии управления предполагает выбор и применение методов организации безбумажной технологии управления, основывающейся на четырех основных концепциях: автоматизация рабочих мест службы ДОУ, электронный документ, система электронного документооборота, система корпоративного электронного архива.

Автоматизация рабочих мест службы ДОУ в России прошла к концу XXI в. два этапа: первый характеризуется локальной автоматизацией делопроизводственных функций и процедур, второй - зарождением и становлением комплексного решения проблем автоматизации ДОУ в организациях и переходом к безбумажному обмену информацией.

Под АРМ (автоматизированным рабочим местом) на стадии их зарождения понимали совокупность технических и программных средств, информационного обеспечения, ориентированных на выполнение регламентированных организационно - управленческих задач. С появлением ПК (персональных компьютеров) разработка АРМ стала необходимым элементом информационной технологии независимо от уровня ее развития.

Цели создания АРМ:

- Повышение оперативности управленческого труда;

- сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу документированной информации;

- Усилие контроля сроков исполнения документов;

- Упорядочение документооборота.

АРМ можно разделить на локальные и сетевые это зависит от используемых технических и программных средств. Сетевые АРМ позволяют совместно использовать информацию различным группам пользователей. Локальные АРМ дает возможность пользователю производить обработку данных на отдельном рабочем месте.

Концепция электронного документа возникла в 80-х гг. с появлением на рынке микрокомпьютеров и первого графического интерфейса.

Согласно Федеральному закону от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации": электронный документ (ЭД) является всякое "электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи". Переход к цифровым ЭД имеет свое преимущество перед документами на бумажных носителях это - создание, совместное использование, распространение, хранение, а также защита информации. Они могут увеличить производительность используемых приложений, уменьшить требования к размерам накопителей, сократить или полностью решить проблему потерь и неправильного размещения документов. ЭД могут одновременно использованы сотрудниками одной группы, отдела или весей организации. Доступ к ним занимает меньше времени в отличие от документов на традиционных, бумажных, носителях.

Ускоренный доступ к стратегической информации наряду со значительной экономией средств может обеспечить конкурентные преимущества. Защиту от несанкционированного доступа к ЭД обеспечивает электронно-цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит ЭД, предназначенный для его защиты от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в ЭД.

За несколько лет концепция ЭД получила свое развитие от обычного графического образа документа до идеи электронного документооборота. Следующая концепция - это разработка системы электронного документооборота (СЭД), с целью интеграции всех приложений в единую информационную среду, обеспечивающую оперативное взаимодействие всех пользователей при выполнении ими деловых процедур и функций управления необходимой информацией.

Принципы СЭД:

· Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

· Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

· Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

· Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

· Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

· Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Основные функции СЭД:

- Планирование и составление маршрутов движения документов;

- Контроль движения документов;

- Управление документооборотом и его регулирование.

Главное назначение всех функций в СЭД - организация хранения ЭД и работа с ними. Система автоматически отслеживает изменения, сроки исполнения, движения документов, контролирует их версии. Комплексная СЭД охватывает весь цикл делопроизводства организации - от постановки задачи на создание документа до его списания в архив. СЭД настраиваема на существующую организационно - штатную структуру и систему делопроизводства организации, а также интегрируема с существующими корпоративными системами.

Основные пользователи СЭД являются крупные организации и иные структуры, чья деятельность сопровождается большим объемом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.

Несмотря на все достоинства, внедрение СЭД не всегда приводит к получению ожидаемого эффекта. Главная причина - огромное количество оперативной и справочной информации по-прежнему остается на бумажных носителях. Ручная обработка таких бумажных хранилищ становится узким звеном функционирования многих крупных организаций. Решением может стать применение технологии построения корпоративного электронного архива (КЭА). Это интегрированная система глобального масштаба, обеспечивающая эффективный доступ и хранение огромных объемов ЭД. При этом технология должна включать как средства создания или наполнения банка данных, так и обеспечения его должного функционирования и развития.

Техническая возможность реализации КЭА появилась относительно недавно. Это связано с появлением недорогих носителей, повышение эффективности высокоскоростных вычислительных систем и сетей, технологий индексирования сверхбольших массивов данных; внедрением средств искусственного интеллекта, позволяющих моделировать и анализировать большие объемы информации.

Для реализации КЭА организуют сеть, включающие рабочие станции и серверы ввода и обработки информации. Для ввода документов с бумажных носителей низкого качества используют промышленные сканеры потокового ввода. Система обеспечивает эффективное индексирование и полнотекстовый поиск, что относит ее к классу традиционных информационно-поисковых систем. Альтернативное направление базируется на принципе полнотекстового индексирования неструктурированных данных и включает контекстное, не зависящее от естественного языка, и контекстно-зависимое индексирование, позволяющее оптимизировать индексацию и поиск с учетом специфики морфологии и семантики естественного языка.

Ввиду высоких требований к скорости доступа к поисковому образу документа и его ценности, данные должны храниться в надежных высоко-скоростных системах архивирования, а графические образы документов - на носителях, характеризуемых длительностью использования.

Примером реализации КЭА является установка системы в ОАО Лукойл. Это одна из крупнейших в России корпоративных систем электронного документооборота и автоматизации делопроизводства.

Весной 2007 г. принято решение о дальнейшем комплексном совершенствовании системы электронного документооборота и автоматизации делопроизводства «LukoilMedia» (СЭДиАД «LukoilMedia»). К 2010 крупнейшая на сегодняшний день СЭДиАД будет установлена не менее чем в 80% организаций Группы ЛУКОЙЛ.

Программное обеспечение «LukoilMedia» было разработано в 1997 году для автоматизации делопроизводства в ОАО ЛУКОЙЛ. Данное решение представляет собой программный комплекс, объединяющий все необходимые компоненты для создания документоориентированной информационной системы: «LukoilMedia-Делопроизводство», «LukoilMedia-Заседания», «LukoilMedia-Библиотека документов» и др. СЭДиАД «LukoilMedia» включает 18 различных бизнес-приложений и автоматизирует все процессы работы с документами: подготовку, визирование, регистрацию, рассылку, контроль исполнения, внесение в архив. В течение десяти лет система активно развивалась и модифицировалась силами специалистов ООО «ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ» и ОАО ЛУКОЙЛ при участии сотрудников «ИнтерТраст», а также специалистов других компаний-подрядчиков.

На сегодняшний день «LukoilMedia» является корпоративным стандартом, работает в головном офисе и в 40 дочерних обществах Компании. Пользователями системы являются более десяти тысяч человек. Целью явлляется создание условий перехода к полностью безбумажному документообороту, а также максимальному расширению количества рабочих мест системы - с учетом ориентации не только на специалистов в области делопроизводства, но и руководителей всех уровней, а также рядовых исполнителей.

Установка системы в большинстве организаций Группы ЛУКОЙЛ позволило существенно сократить время поиска документов и ускорить доставку управленческой информации: приказов, распоряжений, поручений. Увеличение числа пользователей минимизирует случаи утери документов и сократит число ошибок при обработке больших потоков документов, облегчит доступ к корпоративной информации. Помимо управленческих и организационных эффектов - обеспечение соответствия работы сотрудников организаций существующим правилам, нормам, регламентам и законам - снизятся затраты на копирование внутренних документов, расходные материалы для принтеров и копировальных аппаратов при обработке входящих и исходящих документов.

Можно с уверенностью сказать, что на сегодняшний день электронные системы являются самым эффективным способом оптимизации и рационализации документооборота организаций, а, следовательно, и документирования их управленческой деятельности. Но нужно отметить, что применение СЭД не дает желаемого результата без использования унифицированных, стандартизированных форм документов и без КЭА - только сочетание всех концепций и направлений совершенствования дает наилучший результат.



2. Плюсы и минусы электронных документов

информационный компьютерный сеть электронный документ

Как бы ни спорили оптимисты и скептики в отношении электронных документов, однако никто уже не отрицает тот факт, что подавляющее большинство офисных документов создается в компьютерах. Причины столь безоговорочной победы информационных технологий совершенно понятны:

- электронные документы легко создавать, редактировать, размножать, распространять и пересылать;

- стало гораздо легче искать необходимую информацию, а уж контекстный поиск дает возможности, о которых при ведении бумажного делопроизводства можно было лишь мечтать;

- проще и с меньшими усилиями решаются вопросы резервирования информации и документов, создания страховых фондов и т.д.;

- в деловой деятельности и в государственном управлении электронные документы, при грамотном их использовании, позволяют ускорить принятие решений и повысить их качество.

Широкое распространение электронных систем подготовки и управления бумажными документами постепенно приводит к стиранию грани между электронными и неэлектронными документами. В ряде законов и стандартов различных стран мира распечатка, например, определяется как форма представления электронного документа на бумажном носителе.

В нормативных документах наших органов государственной власти также появляются похожие формулировки:

-Положение о требованиях к осуществлению деятельности участников финансовых рынков при использовании электронных документов (утв. Приказом Федеральной службы по финансовым рынкам от 08.12.2005 N 05-77/пз-н) [1]:

"...документ в электронной форме и (или) его копию на бумажном носителе, заверенную в установленном порядке...".

-Положение о порядке признания лиц квалифицированными инвесторами (утв. Приказом Федеральной службы по финансовым рынкам от 18.03.2008 N 08-12/пз-н) [2]:

"4.7. Лицо, осуществляющее признание квалифицированным инвестором, обязано по требованию ФСФР России и в соответствии с указанным требованием представить реестр в электронной форме и (или) его копию на бумажном носителе, заверенную в установленном порядке".

Однако у электронных документов, как и у любой технологии, есть свои недостатки, которые приходится принимать во внимание:

- быстрое моральное устаревание технологий, что заставляет организации постоянно совершенствовать используемые методы работы, регулярно перемещать документы и информацию из одних систем в другие, проводить их миграцию с устаревших носителей и форматов на новые;

- короткий срок службы носителей информации и их многообразие, что приводит к достаточно частому их обновлению, что требует от организации постоянного контроля за сохранностью информации;

- нерешенные юридические проблемы и прежде всего вопрос о законодательном признании юридической силы реально используемых электронных документов;

- сложность не только обеспечения сохранности, но и уничтожения электронных документов по сравнению с бумажными документами;

- необходимость использования высококвалифицированного персонала, чья зарплата автоматически увеличивает затраты на управление документами и информацией.

Кроме того, совершенно отказаться от бумаги и других аналоговых носителей информации сейчас невозможно по целому ряду причин:

- прежде всего это существующие требования законодательства и нормативных актов к оформлению ряда документов на бумаге. Это в первую очередь относится к наиболее значимым в деловой деятельности документам, таким как уставные документы, документы на собственность, лицензии и т.п.;

- сколько бы мы ни говорили о преимуществах электронных документов, следует учитывать и то, что многим руководителям и специалистам при принятии ответственных решений удобнее работать с бумагой;

- не менее важно то, что за несколько столетий сложилась отлаженная технология создания, обработки, долговременного хранения и уничтожения документов на бумажных носителях, существует как полноценная законодательно-нормативная база, так и методические разработки и рекомендации, которые можно использовать в практической работе;

- для работы с бумагой и микропленкой не требуется никаких специальных технических средств, что делает эти виды носителей предпочтительными для хранения дубликатов или копий тех документов, которые могут срочно понадобиться в случае разного рода чрезвычайных происшествий и катастроф, когда электронные документы могут оказаться недоступными.

Несмотря на то что полностью отказываться от бумажных документов мировое сообщество пока не готово, все чаще дают о себе знать их недостатки, которые усугубляются вследствие постоянно растущих требований к скорости обработки информации и принятия решений:- низкая скорость создания, обработки и передачи документов и информации на бумажных носителя хуже несовместима с потребностями деловой деятельности и государственного управления, в которых все активнее используются информационные технологии. Документировать "электронную" деятельность только на бумаге практически невозможно;

- гораздо сложнее и медленнее идет поиск информации в бумажных документах, что крайне неудобно при оперативной работе;

- для хранения бумажных документов требуются значительные площади, что требует постоянно увеличивающихся затрат на аренду или приобретение помещений, их оборудование и на увеличение численности персонала, обслуживающего эти хранилища;

- управление бумажными документами (включая управление доступом к ним) обычно идет на уровне дел, что все чаще оказывается недостаточным как при решении задач основной деловой деятельности, так и при обеспечении информационной безопасности.

3. Принцип одновременности

При внедрении безбумажной технологии управления организацией принцип одновременности (параллельности) проявляется в двух проекциях: первая относится к системе электронного документооборота, вторая к технологии её реализации.

А) Параллельная маршрутизация в системе электронного документооборота.

Параллельная маршрутизация приводит к одновременной активизации нескольких деловых процедур. Это возможно в том случае, если активизируемые процедуры независимы друг от друга и выполнение одной из них не требует результатов, получаемых после завершения другой. Параллельная маршрутизация значительно сокращает время реализации делового процесса.

Конкретное поручение, выполняемое в рамках формализованного делового процесса, называется заданием или работой и включает формулировку задания, некоторую информацию в виде комментариев и, возможно, один или несколько прикрепленных документов, необходимых для выполнения поставленной задачи. Задание или работа состоит из отдельных этапов, соответствующих деловым процедурам, для каждого из которых задается временной интервал, в течение которого он должен быть завершен, и режим выполнения.

В контексте делового процесса каждый его участник выполняет определенную роль, в соответствии с которой человек получает некие функции, права и обязанности:

Инициатор работы - это участник делового процесса, который формулирует содержание работы, описывает ее и запускает на исполнение. Кроме этого, в задачи инициатора может входить контроль исполнения работы и приемка ее результатов.

Исполнитель работы - это участник делового процесса, выполняющий работу, а также отчитывающийся и несущий ответственность за ее результаты. Исполнитель при наличии соответствующих прав может перенаправлять работу, назначая новых исполнителей, то есть сам становится инициатором работ. Таким образом, поддерживается традиционная иерархическая структура управления с несколькими уровнями подчиненности.

Наблюдатель - это участник делового процесса, который отслеживает выполнение работы.

Менеджер - сотрудник, имеющий возможность активно влиять на ход выполнения работы (замена исполнителей, изменение сроков).

Б) Смешанный документооборот, как безбумажная технология управления.

Несмотря на все разговоры о "безбумажных технологиях", реально мы переходим от традиционного бумажного документооборота не к электронному, а к смешанному документообороту. Проявления смешанного документооборота можно наблюдать повсеместно:

- электронная регистрация документов в системах электронного документооборота (СЭД) позволяет использовать их как средство управления и электронными, и бумажными документами;

- использование штрихкодов и RFID-радиометок позволяет вести регистрацию и учет бумажных документов и дел в электронном виде;

- ведение различных государственных реестров (в том числе постоянного срока хранения) осуществляется одновременно на электронных и бумажных носителях;

- ведение дел и досье, содержащих как электронные, так и бумажные документы.

Если многовековой опыт работы с бумажными документами позволяет говорить о том, что все основные проблемы здесь решены, то в отношении электронных документов можно лишь констатировать, что накоплен двадцатилетний опыт работы с ними, понятны основные проблемы и есть определенный опыт их решения.

Еще один вид документов, появившийся совсем недавно, ставит перед специалистами в области управления документами еще более сложные задачи. Речь идет о гибридных документах, которые одновременно содержат информацию как в аналоговом, так и в электронном виде.

Такие документы уже стали широко распространенными, достаточно назвать хотя бы такие хорошо всем знакомые виды документов: биометрический паспорт, кредитная карта, налоговая декларация с одновременно нанесенным на нее двумерным штрихкодом, новые денежные знаки, снабженные RFID-радиометками, разнообразные смарт-карты, широко применяемые в складском деле, на транспорте и в торговле, ярлыки, содержащие как текстовую информацию, так и штрихкоды и/или радиочастотные метки.

Возникает достаточно нетривиальная проблема управления такими документами, с учетом их "двойной" природы. Можно сказать, что основные проблемы работы с гибридными документами уже выявлены, но пока что нет ни основательного практического опыта, ни рекомендаций по их использованию.

В настоящее время работа с документами в организациях строится на основе разделения потоков информации:

- оперативные решения принимаются на основании информации (бумажной и электронной);

- юридически значимые решения оформляются, как правило, в виде бумажных документов (часто - с запаздыванием, что является нарушением правил работы, но на это в большинстве случаев закрывают глаза, поскольку потребность в оперативных решениях перевешивает риски, связанные с запоздалым оформлением решений с помощью бумажных документов). В то же время постепенно увеличивается число видов документов, которые законодательство позволяет создавать в электронном виде;

- все чаще "внутренние" решения принимаются и фиксируются в электронном виде, и возможность использования для этого электронных документов определяется во внутренних нормативных документах организации.

Одной из уже проявившихся проблем смешанного документооборота является необходимость ответа на вопрос: "Как хранить информацию в смешанном делопроизводстве?" При ведении смешанного документооборота возникает проблема обеспечения полноты дел, ведь достаточно часто одни документы создаются на бумажных носителях, а другие существуют только в электронном виде. И только вместе они образуют полный комплект документов - гибридное дело.

Ряд специалистов придерживаются мнения, что для удобства работы хотя бы один из комплектов документов (бумажный или электронный) должен быть полным за счет дополнения его копиями или дубликатами. Возможны два решения, каждое из которых достаточно трудозатратное:

- сканировать бумажные документы;

- распечатывать электронные документы.

Существуют заметные отличия и в методах управления информацией, сохраненной на различных носителях, что также приходится учитывать в смешанном документообороте:

- неэлектронные (аналоговые) документы обычно управляются на уровне носителей (дело, микропленка и т.д.);

- электронные документы в системах электронного документооборота управляются на уровне отдельного документа;

- электронные документы на съемных носителях (CD, DVD, дискеты, ленты и т.п.), в зависимости от обстоятельств, могут управляться как на уровне носителей, так и на уровне документов.



Заключение

Главный вывод, который вытекает из содержания работы, заключается в следующем: сложившиеся формы и методы работы с документацией в организациях в рамках традиционного делопроизводства и документационного обеспечения управления не отвечают современным условиям. Глобальная информатизация общества, широкое распространение новых информационных и коммуникационных технологий, постепенное внедрение рыночных механизмов и современного менеджмента привели к усилению роли информации в социально-экономических процессах и осознанию ее как важнейшего стратегического ресурса. В связи с тем, что основную часть информационного ресурса составляет документация, можно считать, что на современном этапе созрели необходимые предпосылки для перехода к концептуально новому способу работы с документами в организациях -- управлению документацией на методологии информационного менеджмента. Автоматизация систем управления документацией требует особого внимания к следующим моментам:

1. Изучение информации как научной категории, познание законов и закономерностей информационных процессов методологически приближает к пониманию вопросов управления документацией. В процессе управления информация преобразуется из отдельных сведений и данных в знания, на основе которых принимается большинство управленческих решений. Это преобразование осуществляется в результате сложных информационных процессов, которые включают в себя производство, обращение и потребление информации.

Информационные процессы протекают в информационных системах -- совокупности взаимосвязанных элементов, составляющих единое целое (организацию). Информация, информационные процессы и информационные системы интегрируются в информационную инфраструктуру организации, которая обеспечивает достижение управленческих целей на базе создаваемых информационных ресурсов. При помощи документирования информация приобретает необходимые свойства и в виде документов выполняет свою основную роль в процессах управления, передавая управленческие воздействия от объекта субъекту управления и сигнализируя об обратной реакции

Итак, функционирование документа в организации предъявляет к нему особые требования: фиксация информации на материальном носителе и наличие идентификационных признаков информации. Тем самым управленческий документ с документоведческой точки зрения отличается от понятий документа в смежных дисциплинах, которые не предъявляют к нему таких строгих требований.

2. Для управленческого документа существенным является носитель информации. Носители документной информации изменяются в ходе технического прогресса. С развитием новых информационных технологий появляются так называемые электронные документы, носители информации которых принципиально отличаются от «бумажных». Человек способен воспринимать электронный документ только с помощью специальных технологических процедур и программных средств. Электронные документы имеют физическую и логическую структуру, не совпадающую с прежними представлениями о документе как жесткой, неизменяемой конструкции информации и ее носителя.

3. Существует специфика электронных документов, особенно в части юридической силы, подлинности, способов хранения, применения открытых форматов и стандартов записи для обмена электронными документами. При этом важное значение приобретает юридическое обоснование удостоверения подлинности электронных документов при помощи электронной цифровой подписи или с помощью системы договоров между участниками электронного обмена информацией.

Однако наряду с вышеперечисленными положительными сторонами систем электронного документооборота имеются и отрицательные:

- переобучение персонала. При переходе от бумажного документооборота к СЭД требуется переобучение персонала, которое занимает много времени у сотрудников, и поэтому проводить его в рабочее время невыгодно. Конечно, можно переобучать сотрудников во внерабочее время, но в этом случае не все сотрудники изъявят желание этим заниматься.

- увеличение объема документооборота. С внедрением в организацию СЭД происходит увеличение объема ее документооборота ровно в два раза, так как создаются два документооборота: бумажный и электронный и полностью отказаться от одного в пользу другого невозможно. В дальнейшем в работе происходит полное дублирование документов, которые были созданы ранее на бумажных носителях, и которые в дальнейшем будут создаваться в организации.

Комплексное научное решение этих проблем является одной из самых актуальных задач автоматизации документоведения и архивоведения.



Список использованных источников и литература

1.Басаков М.И. Делопроизводство: Конспект лекций. - Ростов н/Д., 2010.

2. М.П. Бобылева. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М., 2004.

3. Бондырева О.И. Документирование управленческой деятельности: курс лекций/ О.И. Бондырева. - М.: Высшая школа, ИНФРА - М., 2006.

4. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/ Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2001. Делопроизводство: Учебник для вузов/ под общ. ред. Проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: МЦФЭР., 2004.

6. Дёмин С.Н. Документационный менеджмент: учебное пособие для вузов/ С.Н. Дёмин - СПб.: Проспект, 2005.

7. Закон "О техническом регулировании" от 27 декабря 2002 года//http://www.consultant.ru

8. Закон "О стандартизации" от 10 июня 1993 года// http://www.consultant.ru

9. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в производстве). Под ред. С.Л. Кузнецова М.: Интел-Синтез, 1999.

10. Рубцов В.М. Государственное регулирование ДОУ/ В.М. Рубцов// Делопроизводство: информационно - аналитический журнал. - 2008. № 3..

11. Советский Энциклопедический словарь/ Под ред. А.М. Прохорова. 4-е изд., испр. и доп. М.: Советская энциклопедия, 1990. 1632 с.

12. Степанов Е.А. Делопроизводство: образцы, документы, организация и технология работы/ Под ред. В.А. Кудрявцева. 2-е изд., испр. и доп. М.: Проспект, 2007. 455 с.

13. Храмцовская Н. "Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2009, N 2

14. Федеральный Закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации" от 27 июня 2006 года//http://www.consultant.ru

15. Федеральный Закон "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 года//http://www.consultant.ru

16. Фионова Л.Р. Современные технологии ДОУ - путь к повышению эффективности управления/ Л.Р. Фионова//Делопроизводство: информационно - аналитический журнал. - 2006. № 1. 16-20 с.

17. Электронная энциклопедия "Википедия"// http://ru.wikipedia.org

18. Янковая В.Ф. Документооборот учреждения: анализ понятия и методов совершенствования. М. - 1990.

Размещено на Allbest.ru