Інформація як загальна категорія. Комплекс сучасних засобів організаційної техніки для комплектації робочого місця менеджера

Размещено на http://www.allbest.ru/

Інформація як загальна категорія. Комплекс сучасних засобів організаційної техніки для комплектації робочого місця менеджера

Зміст

1. Інформація як загальна категорія

2. Основні вимоги до інформації

3. Комплекс сучасних засобів організаційної техніки для комплектації робочого місця менеджера

Список використаних джерел

1. Інформація як загальна категорія

У сучасних умовах господарювання, коли наука за суттю є безпосередньою продуктивною силою суспільства, інформація прирівнюється до таких найважливіших ресурсів суспільної діяльності, як матеріали та енергія. Крім того, інформація пропонує методи і засоби підвищення ефективності всіх сфер управління, науки та виробництва, в тому числі й комерційної діяльності, на новому, вищому науково-технічному рівні.

Інформація в найширшому трактуванні -- це сукупність знань про фактичні дані і залежності та взаємозв'язки між ними.

Водночас у довідковій та спеціальній літературі наводиться багато визначень цього терміна, досить специфічних залежно від сфери вживання. Словники іншомовних слів трактують інформацію як повідомлення про стан справ або про чиюсь діяльність; відомості про що-небудь. Згідно з тлумачними словниками інформація -- це, по-перше, відомості про навколишній світ і процеси в ньому, які сприймає людина або спеціальні пристрої; по-друге повідомлення про стан справ, становище чого-небудь чи в чому-небудь. Енциклопедичне визначення терміна інформація (від лат. informatio -- викладення) в початковому трактуванні -- це відомості, які передають люди усним, письмовим або іншим способом (за допомогою умовних сигналів, технічних засобів тощо).

В Україні вся діяльність, пов'язана зі сферою інформації, регулюється серйозною юридичною базою. Законодавчо в Україні про інформацію складають Конституція України, закони, законодавчі акти з окремих галузей, видів, форм і засобів інформації, міжнародні договори та угоди, ратифіковані Україною, та принципи і норми міжнародного права.

Так, у Законі України "Про інформацію" (ст. 1) сказано, що інформація -- це документовані або публічно оголошені відомості про події чи явища, які відбуваються в суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі. Закон України "Про обмеження монополізму та недопущення недобросовісної конкуренції у підприємницькій діяльності" трактує інформацію як відомості в будь-якій формі та вигляді, на будь-яких носіях (у тому числі листування, книги, помітки, ілюстрації (діаграми, органіграми, малюнки, схеми тощо), фотографії, голограми, кіно-, відеофільми, мікрофільми, звукові записи, бази даних комп'ютерних систем або повне чи часткове відтворення їхніх елементів, пояснення осіб та будь-які інші публічно оголошені чи документовані відомості.

Інформаційна діяльність, згідно зі ст. 12 Закону України "Про інформацію", -- це сукупність дій, спрямованих на задоволення інформаційних потреб громадян, юридичних осіб і держави. Основними напрямами інформаційної діяльності є одержання, використання, поширення, передача і збереження інформації.

Інформаційна послуга (англ. -- Information service, франц. -- service d'informatiori) українським законодавством трактується як здійснення у визначеній законом формі інформаційної діяльності по доведенню інформаційної продукції до споживачів з метою задоволення їхніх інформаційних потреб. У законодавстві РФ поняття інформаційної послуги звучить так само і визначається як дії суб'єктів (власників) із забезпечення користувачів інформаційними продуктами. У ринковій практиці англійський термін "information service" часто перекладають як інформаційне обслуговування.

Інформаційна продукція, згідно зі ст. 40 Закону України "Про інформацію", -- це матеріалізований результат інформаційної діяльності, який призначений для задоволення інформаційних потреб громадян, державних органів, підприємств, установ та організацій.

Інформаційним продуктом (англ. -- Information production; Information product) російські фахівці вважають документовану інформацію, яка підготовлена відповідно до потреб користувачів і подана у формі товару. Інформаційними продуктами тут вважаються програмні продукти, бази і банки даних та інша інформація.

Хоча три попередні визначення дещо відрізняються одне від одного, всі вони сходяться на тому, що основним призначенням як інформаційного продукту, так і продукції є задоволення інформаційних потреб.

Інформаційна потреба (англ. -- Information need) -- це різновид потреби, яка виникає в тому випадку, коли мета, що стоїть перед користувачем у процесі його професійної діяльності або в його соціально-побутовій практиці, не може бути досягнута без запозичення і використання додаткової інформації.

Таким чином, для задоволення інформаційних потреб будь-який інформаційний продукт можна пропонувати у вигляді інформаційних товарів і послуг. Перетворюючись в умовах ринку на товар, інформація набуває всіх його рис. Як товар вона повинна відповідати сучасним ринковим вимогам, а вся діяльність, пов'язана з нею як з об'єктом товарно-грошових відносин, регулюється ринковими законами і чинним законодавством. Усе це означає, що в умовах ринку інформація фактично набуває статусу економічного ресурсу.

2. Основні вимоги до інформації

інформація автоматизований менеджер

В Україні інформаційна продукція та інформаційні послуги громадян і юридичних осіб, які займаються інформаційною діяльністю, можуть бути об'єктами товарних відносин, що регулюються чинним цивільним та іншим законодавством. За ст. 39 Закону України "Про інформацію" ціни і ціноутворення на інформаційну продукцію та інформаційні послуги встановлюються договорами, за винятком випадків, передбачених цим законом. У процесі формування цін на інформаційні товари і послуги кожен виробник враховує цілий комплекс ціноутворюючих чинників: унікальність власних товарів і послуг, платоспроможність споживачів інформації (потенційних користувачів), структуру ринку даного продукту тощо. Це означає, що інформація є своєрідним товаром, який продається та купується на відповідному ринку. Водночас інформаційний продукт має певні особливості, що відрізняють його від інших товарів.

По-перше, інформація не зникає при споживанні, а може бути використана неодноразово, тобто, на відміну від традиційних товарів, не підлягає фізичному зношуванню. Інформаційний продукт зберігає інформацію, яку він містить, не залежно від того, скільки разів остання використовувалась.

По-друге, інформаційний продукт з часом підлягає своєрідному "моральному зношуванню", яке відбувається інтенсивніше порівняно із зношуванням традиційних товарів. Це означає, що інформація може втрачати свою цінність у міру того, як знання, які нею подаються, втрачають свою актуальність.

По-третє, для різних споживачів інформаційних товарів та послуг зручні різні способи подання інформації, оскільки споживання інформаційного продукту потребує певних зусиль. Ця особливість зумовлює властивість адресності інформації.

По-четверте, виробництво інформації, на відміну від виробництва матеріальної продукції, потребує більших витрат порівняно з витратами на тиражування. Копіювання того чи іншого інформаційного продукту обходиться, як правило, набагато дешевше, ніж його виробництво. Така особливість інформаційного продукту -- труднощі виробництва і відносна простота тиражування -- створює, зокрема, чимало проблем у зв'язку з визначенням права власності в рамках сфери інформаційної діяльності.

Своєрідність інформації як товару зумовлює особливості процесу її оцінювання за певними параметрами.

Параметри інформації (англ. -- Parameter of information) -- це специфічні характеристики, за якими оцінюються інформаційні ресурси: зміст інформації, її охоплення, джерела, якість та кількість, цінність, відповідність потребам (вимогам), спосіб фіксації, мова, вартість.

Розглянемо окремі параметри інформації детальніше.

Якість інформації (англ. -- Information quality) -- фахівці трактують як сукупність властивостей, котрі відображають ступінь придатності конкретної інформації про об'єкти та їх взаємозв'язки для досягнення певних цілей, які стоять перед її користувачем. Ще донедавна проблемам якості інформації та їхньому впливу на фінансову і виробничу діяльність підприємств, у тому числі й торговельних, фахівці приділяли недостатньо уваги. Однак у сучасних умовах більш посиленого впливу інформаційних магістралей на функціонування господарських об'єктів, особливо в рамках складних ринкових відносин, адміністративна та оперативна діяльність суб'єктів господарювання всіх форм власності все більше залежить від якості споживаної інформації.

Кількість інформації (англ. Information content) в теорії інформації -- це та її міра, яка повідомляється появою події певної ймовірності; або міра оцінки інформації, яка міститься в такому повідомленні; або міра, що характеризує зменшення невизначеності, котра міститься в одній випадковій величині стосовно іншої.

Інформація, як і будь-який товар, володіє цінністю. Цінність інформації може бути виражена в грошах, тобто в ціні. Однак вона може мати не тільки певну матеріальну, а й духовну вартість, тобто бути важливою чи значущою в сенсі задоволення конкретної інформаційної потреби. Особливістю прояву цінності інформації в умовах ринку є те, що вона може забезпечувати споживачеві додаткову свободу дій через розширення набору можливих альтернатив і допомогу правильного оцінювання наслідків цих дій.

Цінність інформаційного продукту зумовлюється, на думку фахівців, багатьма властивостями, зокрема такими, як актуальність (своєчасність), автентичність, адекватність (точність), достовірність (надійність), достатність (повнота), доступність (форма подання), адресність, корисність тощо. Виходячи з "товарного" характеру інформаційного продукту, варто детальніше їх охарактеризувати, оскільки, по-перше, саме вони надають інформації особливостей, на які було вказано вище, а по-друге, вони ж забезпечують відповідність її певним потребам (вимогам).

Актуальність інформації -- це її властивість бути важливою, істотною для конкретного часового періоду, тобто відповідати визначеним вимогам і потребам сучасності (сьогодення). Вона визначається мірою збереження цінності інформації для прийняття рішень у момент її використання, залежить від динаміки змін її характеристик та від часового інтервалу, який минув з моменту її виникнення. Таким чином, актуальність інформаційного продукту пов'язана з його "моральним" старінням.

Своєчасність інформації за змістом є властивістю, близькою до актуальності. Вона означає надходження інформації не пізніше від заздалегідь призначеного моменту, узгодженого з часом вирішення поставленого завдання. У ній відображається зв'язок актуальності і корисності: "Своєчасність -- це надходження інформації в межах того часу, коли остання корисна для прийняття рішень. Своєчасність передбачає надходження інформації в потрібний момент прийняття інформаційного рішення, коли вона ще може вплинути на результат його прийняття" [14]. Несвоєчасність надходження інформації затягує процес прийняття рішень, спонукає до реалізації діяльності в умовах більшої невизначеності, до фактичного виключення інформації з її обігу в даному циклі прийняття рішення, викликає необхідність коригування раніше прийнятих рішень. Крім того, несвоєчасність надходження інформації призводить до зниження її цінності і достовірності, оскільки на момент прийняття на її ґрунті коректив вона все-таки частково втрачає актуальність.

Автентичність інформації, означає її дійсність, реальність, тобто те, що вона грунтується на першоджерелі. Наприклад, автентичним текстом перекладеного документа вважається такий, який офіційно визнаний рівнозначним іншому тексту, зокрема оригіналу іноземною мовою. Щодо оброблення даних, автентичність -- це їхня властивість бути справжніми. Останнє означає, що дані були створені законними учасниками інформаційного процесу і те, що вони не піддавалися випадковим або навмисним спотворенням.

Адекватність інформації, або її властивість бути тотожною, -- це рівень відповідності створюваного за допомогою отриманої інформації образу реальному об'єкту, процесу чи явищу. В теорії інформації ця властивість часто позначається терміном точність і визначається ступенем близькості отримуваної користувачем інформації до реального стану об'єкта, процесу чи явища. Зокрема для інформації, яка відображається цифровим кодом, відомі чотири класифікаційні поняття точності:

* формальна -- вимірюється значенням одиниці молодшого розряду числа;

* реальна -- визначається значенням одиниці останнього розряду числа, вірність якого гарантується;

* максимальна, яку можна отримати в конкретних умовах функціонування інформаційної системи;

* необхідна -- визначається функціональним призначенням показника.

Достовірність у теорії інформації це її властивість відображати реально існуючі об'єкти з необхідною точністю. Вимірюється вона довірчою імовірністю необхідної точності, тобто імовірністю того, що відображуване інформацією значення параметра відрізняється від істинного значення цього параметра в межах необхідної точності. За тлумаченнями довідкової літератури, достовірність інформації -- це її властивість бути вірно сприйнятою, причому вважається, що вона досягається такими чинниками:

* вказуванням часу звершення подій, про які передаються відомості;

* зіставленням даних, отриманих з різних джерел інформації;

* своєчасним викриттям дезінформації;

* оперативним вилученням спотвореної інформації.

У деяких джерелах достовірність фактично ототожнюється з властивістю адекватності, причому стосовно останнього терміна вживаються синоніми істинність та вірність. Тут достовірністю інформації вважають міру наближеності явища або оригінал-об'єкта до його образу, який заданий інформацією, що включена в модельний опис даного явища або об'єкта.

Достатність інформації -- означає, що вона містить мінімальний, але достатній для прийняття рішень зміст (набір показників). Ця властивість також може трактуватися як раціональна інформаційна насиченість, що виключає надання як зайвої, так і неповної інформації. Останнє поняття пов'язане з властивістю повноти інформації, яка означає наявність максимальної кількості визначених відомостей або даних про об'єкт її відображення. Повнота інформації визначається її смисловим змістом (семантикою) і прагматикою, зайва (надлишкова), і неповна, тобто недостатня для прийняття вірного рішення інформація, знижують ефективність рішень, які приймає її користувач. Термін "прагматика" пов'язаний з одним із критеріїв кількісного оцінювання інформації, за яким вона визначається як міра, що сприяє досягненню поставленої мети.

Доступність інформації -- за своєю сутністю близька до властивості ергономічності традиційних виробів. Вона забезпечується виконанням відповідних процедур одержання і перетворення інформації. Наприклад, у сучасних інформаційних системах інформація перетворюється на доступну, зручну для сприйняття користувачем форму. Це досягається, зокрема, і шляхом узгодження її семантичної форми з тезаурусом} користувача. З цього погляду, її формально можна звести до зручності отримання даних та повідомлень, що також пов'язане з формою подання інформації. Однак особливість цієї властивості стосовно інформаційного продукту полягає в тому, що вона грунтується на дотриманні принципу інформаційної відкритості для всіх користувачів. Останнє забезпечується, у свою чергу, виконанням чотирьох вимог:

* вимоги мовної доступності;

* вимоги зручності;

* вимоги зажадання (подання інформації за нагальною потребою);

* вимоги зрозумілості.

Адресність інформації -- це її здатність бути спрямованою конкретному, чітко визначеному споживачеві інформаційного продукту (користувачеві). Ця властивість також тісно пов'язана з формою подання Інформації, тобто з її доступністю.

Корисність інформації -- це оптимальне задоволення визначених вимог щодо інформаційних запитів споживачів під час прийняття ними рішень у конкретних умовах (ситуаціях). Вважається, що корисність інформації не може визначатися незалежно від її сприйняття, тобто вона має суб'єктивний характер. Ступінь корисності інформації у сенсі визначення її цінності пов'язують зі збільшенням ймовірності досягнення певної мети після отримання інформації. Корисність інформації зумовлюється характером завдань, які вона дає можливість вирішувати.

У той же час термін корисності інформації можна використовувати для визначення та опису її впливу на внутрішній стан людини, настрій, самопочуття і навіть, здоров'я. У цьому сенсі корисна інформація -- це та, яка індивідуумом сприймається емоційно позитивно, поліпшує його самопочуття і задовольняє його духовні потреби.

Корисність інформації як економічного ресурсу є характеристикою комплексною. Виходячи з товарного характеру інформації, -- це, насамперед, її здатність приносити конкретну матеріальну вигоду, тобто давати реальний прибуток. З цього погляду, корисною є інформація, яка має певну якість, причому добру якість, тобто її корисність зумовлюється цілим комплексом властивостей. Основними критеріями корисності інформації вважаються: зрозумілість (в сенсі доступності), достовірність і надійність. Зрозумілість і надійність відносять до якісної сторони оцінювання інформації, а надійність -- до кількісної. Усі ці критерії взаємопов'язані і утворюють єдину систему, в якій кожен з них необхідний, а всі разом вони достатні для того, щоб їх реалізація сприяла вирішенню завдань щодо встановлення корисності інформації. В основу виділення цих критеріїв також покладено комплексний підхід, який дозволяє враховувати всі аспекти пов'язані проблемою корисності.

Зрозумілість означає, що інформація корисна тоді, коли вона доступна для користувача, який володіє певним рівнем знань і соціальним досвідом для її сприйняття. Однак за необхідності інформація може мати вищий від такого рівня ступінь складності. Критерій зрозумілості характеризується такими показниками:

* доцільність -- здатність інформації безпосередньо впливати на рішення користувачів і допомагати їм оцінювати минулі, поточні й майбутні події або підтверджувати і виправляти минулі помилки;

* своєчасність -- властивість, розглянута вище; відзначимо лише, що тільки своєчасно отримана інформація може принести очікувану користь під час прийняття рішення;

* змістовність -- інформацію з однієї й тієї ж самої проблеми можна викласти лаконічно (без несуттєвих подробиць), як у довідниках, словниках, інструкціях, або розгорнуто (детально і багатослівно), як у наукових джерелах, тощо;

* повнота -- як властивість інформації розглянута вище, додамо лише, що інформація в сенсі корисності є повною тоді, коли вона достатня для розуміння і прийняття рішень. При цьому вимога відображення всієї інформації не тотожна вимозі відображення значимої інформації;

* значимість -- корисною інформація є тоді, коли її відсутність або її помилкова оцінка можуть впливати на вирішення користувачем конкретного завдання.

3. Комплекс сучасних засобів організаційної техніки для комплектації робочого місця менеджера

Робоче місце - це певна частина виробничої площі, дільниці або служби, закріплена за окремим працівником і оснащена всім необхідним для виконання виробничого завдання.

Під раціональною організацією робочого місця треба розуміти комплекс заходів, спрямованих на створення на ньому всіх необхідних умов для високопродуктивної праці за певного використання технічних можливостей.

Оснащення робочого місця - це сукупність розміщеного тут основного і допоміжного устаткування. Комплексна механізація та автоматизація процесів управління підвищує продуктивність праці у два і більше разів.

Номенклатура засобів механізації дуже широка. Вона включає засоби рахувальної і копіювально-розмножувальної техніки. Необхідною умовою обладнання робочого місця є наявність комп'ютерів.

Як відомо основною організаційною технікою автоматизованого робочого місця менеджера є персональний комп'ютер. Проте, при виборі технічного забезпечення необхідно прагнути до якомога повнішої відповідності споживчих якостей ПК задачам, для розв'язання яких він використовується.

Крім персонального комп'ютер для досконалої роботи менеджер повинне використовувати сканер (для оброблювання інформації), модем (для отримання інформації), принтер (для видачі інформації), ксерокс (для швидкої видачі багато численної документації), а також Інтернет, факс-модем, телефон. Всі ці технічні засоби повинні мати сучасне програмне забезпечення.

До організаційного оснащення апарату управління відносяться виробничі меблі з м'якими кріслами, засоби сигналізації, зв'язку (внутрішнього і зовнішнього), місцевого освітлення, захисні пристрої, сейфи, деталі механічного інтер'єру тощо.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1. Аладьев В.З. Основы информатики: Учеб. пособие. - М.: Филинъ, 1998.

2. Автоматизированные системы обработки экономической информации / Под ред. В.С. Рожнова. -- М.: Финансы и статистика, 1983. -- 272 с.

3. Буров Е. Комп'ютерні мережі. - Л.: Бак, 1999.

4. Інформаційні системи і технології в економіці: Посібник для студентів вищих навчальних закладів / За редакцією В.С. Пономаренка. - К., 2002. - 544 с.

5. Корнеев В.В., Гареев А.Ф., Васютин СВ., Райх В.В. Базы данных. Интеллектуальная обработка информации. -- М.: "Нолидж", 2000. -- 352 с.

6. Обработка данных с помощью компьютера /Под ред. А.А. Стогния. -- К.: Вища шк., 1991. -- 288 с.

7. Пономаренко В.С, Бутова Р.К., Минухин СВ., Милов А.В. Технология автоматизированной обработки экономической информации. -- К.: ИСДО, 1993. -- 224 с.

8. Полікарпов І.С., Шумський О.В. Товарна інформація: Підручник. -- К.: Центр навчальної літератури, 2006. -- 616 с.

9. Почепцов Г. Г. Інформаційне суспільство, інформаційний простір, інформаційна політика: чи існують вони в Україні? // День. -- 2001. --13 квіт. -- С. 6-7.

10. Почепцов Г. Г. Теория коммуникации. -- М.: Рефл-бук; К.: Ваклер, 2001. -- 656 с.

10. Свириденко С.С. Современные информационные технологии. -- М.: Радио и связь, 1989. -- 304 с.

11. Осауленко О. Г. Інформаційне забезпечення державного управління сталим розвитком. -- К., 2001. -- 72 с.

Размещено на www.allbest.ru