Проектирование автомотизированных систем

1

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение 2

1. Цель и задачи проектирования 5

1.1 Описание задачи 5

1.2 Постановка задачи 8

1.3 Проектирование информационной модели 11

1.4 Модель информационных потоков 12

2. Разработка информационной системы 14

2.1 Определение объектов 14

2.2 Определение взаимосвязей между объектами 16

2.3 Разработка структуры информационной системы 18

2.4 Нормализация модели 20

2.5 Физическое описание модели 22

3. Инструкция пользователя информационной системы 25

3.1 Создание форм 25

3.2 Создание Подчиненных форм 25

3.3 Создание отчетов 27

3.4 Инструкция по использованию информационной системы 29

Заключение 30

Список литературы 32

Введение

База данных - это организованная структура, предназначенная для хранения информации. Сегодня большинство систем управления базами данных (СУБД) позволяют размещать в своих структурах не только данные, но и методы (то есть программный код), с помощью которых происходит взаимодействие с потребителем или с другими программно-аппаратными комплексами. Таким образом, в современных базах данных хранятся отнюдь не только данные, но и информация.

Это утверждение легко пояснить, если, например, рассмотреть базу данных крупного банка. В ней есть все необходимые сведения о клиентах, об их адресах, кредитной истории, состоянии расчетных счетов, финансовых операциях. Доступ к этой базе имеется у достаточно большого количества сотрудников банка, но среди них вряд ли найдется такое лицо, которое имеет доступ ко всей базе полностью и при этом способно единолично вносить в нее произвольные изменения. Кроме данных, база содержит методы и средства, позволяющие каждому из сотрудников оперировать только с теми данными, которые входят в его компетенцию. В результате взаимодействия данных, содержащихся в базе, с методами, доступными конкретным сотрудникам, образуется информация, которую они потребляют и на основании которой в пределах собственной компетенции производят ввод и редактирование данных.

С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройство вывода или передача по каналам связи.

В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает нам возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такого учебного объекта мы выберем СУБД Microsoft Access, входящую в пакет Microsoft Office.

Большие массивы данных об объектах и явлениях реального мира вместе с программно-аппаратными средствами для хранения данных и манипулирования ими называют информационными системами (ИС).

Основа информационной системы, объект ее разработки - база данных.

База данных (БД) - набор данных, содержательно связанных между собой общей темой или назначением. Карточки сотрудников предприятия в картотеке - набор данных, является базой данных. Обычно БД создается для одной конкретной прикладной задачи [3, с. 223].

Целью данной курсовой работы является проектирование БД для агентства недвижимости.

Задачами данной курсовой работы является:

- обучение методам концептуального, логического и физического проектирования реляционных баз данных,

- углубление знаний по использованию систем управления базами данных (СУБД);

- реализация концептуальной, логической и физической моделей;

- проектирование БД для агентства недвижимости.

Объект исследования - агентство недвижимости «Алла». Предмет - проектирование БД для агентства недвижимости.

В курсовой работе выполняется обследование предметной области, проектирование информационного и программного обеспечения, реализация программного обеспечения, тестирование готового программного продукта, а также подготавливается конструкторская документация (пояснительная записка, руководство пользователя). Графическая часть курсовой работы включает в себя: диаграммы потоков данных, информационную модель данных, схему взаимодействия программ. Графическая часть выполняется в виде рисунков, которые приводятся в пояснительной записке к курсовому проекту.

Целью предпроектных обследований является преобразование общих нечетких знаний о неизвестной структуре автоматизируемых информационных процессов в информационную модель предметной области. Постановка и решение любой задачи человеком всегда связаны с «погружением» в предметную область. Все предметы и события, которые составляют основу общего понимания необходимой для решения задачи информации, называются предметной областью. Отражение предметной области в сознании личности называют моделью предметной области. Поэтому на этапе анализа строится модель предметной области.

В курсовом проекте решается задача построения БД для фирмы «Алла», которая является посредником при перепродаже недвижимости. Этой фирме необходимо найти наиболее эффективный способ ведения информации о постоянных клиентах, о заказанной и выставленной на продажу недвижимости. Фирме необходимо решать задачи регистрации заказов, расчёта стоимости, выставления счетов, учёта платежей клиентов и др.

1. Цель и задачи проектирования

1.1 Описание задачи

Фирма «Алла» занимается продажей недвижимости. Процесс продажи проистекает следующим образом. Покупатель производит заказ на покупку объекта недвижимости, пользуясь предоставленным ему фирмой каталогом. Представитель фирмы выписывает счет на выбранные объекты и одновременно с этим отправляет запрос о приобретении данного объекта фирме - владельцу. Фирма «Алла» заключила юридические соглашения о распространении недвижимости с рядом фирм - владельцев объектов недвижимости.

1

Размещено на http://www.allbest.ru/

В максимально простом виде схема бизнес-процесса фирмы «Алла» представлена на рисунке 1. На основании исследований рынка потенциальных покупателей и предложений недвижимости служба или отдельный специалист разрабатывает каталог предлагаемых к продаже объектов; в большой фирме такую службу назвали бы отделом маркетинга. Каталог распространяется на рынке потенциальных покупателей. С клиентом, решившим приобрести объект, работает служба оформления заказов. Специалисты, входящие в эту службу, принимают заказ, отправляют счета, следят за их оплатой и наконец вручают клиенту документы на приобретенные объекты. Служба внутренней поддержки обеспечивает распределение работы по исполнителям и решает возникающие проблемы, например, ограничения доступа к данным.

При ответе на вопрос: «Что лежит в основе бизнеса данной фирмы?», как правило, выявляются наиболее важные для данного бизнеса или производственного процесса компоненты. В нашем случае это будут:

сотрудники;

клиенты (покупатели);

фирмы - владельцы;

каталог;

объекты недвижимости;

заказы.

Ответы на вопрос: «Как это делается?» позволяют получить список основных бизнес-процессов, происходящих в фирме. Для нашего примера в такой список можно включить следующие пункты:

составление каталога;

рассылка каталога;

анализ рынка;

продажи;

оформление счетов и накладных;

управление работой персонала;

реклама;

решение бухгалтерских задач.

Вопрос: «Где происходят данные процессы?» больше относится к проблемам телекоммуникаций и организации совместной работы персонала. Все операции выполняются в пределах одного здания, а организация совместного использования данных основана на возможности доступа к БД всего персонала фирмы «Алла».

1

Размещено на http://www.allbest.ru/

Ответ на вопрос: «Кто выполняет эти процессы?» даст организационная структура фирмы. Упрощенная организационная структура фирмы «Алла» представлена на рисунке 2.

Важно получить и ответ на вопрос: «Когда выполняется то или иное действие?» Это прояснит периодичность осуществляемых бизнес-процессов и позволит правильно расставить акценты в будущей прикладной программе. В нашем случае примем такую временную последовательность выполняемых процессов:

обновление каталога - раз в год и внесение поправок в экстренных случаях;

подведение итогов продаж - ежемесячно;

годовой отчет - ежегодно к 20 февраля.

Последний вопрос: «Почему эти действия выполняются?» позволяет определить мотивацию производственной деятельности фирмы. Бизнес-задачи фирмы «Алла» определим так:

достижение наилучшего соотношения «затраты -- удобство» для клиентов;

обеспечение условий для успешной деятельности персонала;

получение приемлемой прибыли;

повышение доходов при автоматизации обработки данных.

Ответы на шесть перечисленных вопросов позволяют подойти к главному в постановке задачи - построении информационной модели предприятия.

1.2 Постановка задачи

При ответе на вопрос: «Что лежит в основе бизнеса данной фирмы?», как правило, выявляются наиболее важные для данного бизнеса или производственного процесса компоненты. В нашем случае это будут:

сотрудники;

клиенты (покупатели);

фирмы - владельцы;

каталог;

объекты недвижимости;

заказы.

Ответы на вопрос: «Как это делается?» позволяют получить список основных бизнес-процессов, происходящих в фирме. Для нашего примера в такой список можно включить следующие пункты:

составление каталога;

рассылка каталога;

анализ рынка;

продажи;

оформление счетов и накладных;

управление работой персонала;

реклама;

решение бухгалтерских задач.

Вопрос: «Где происходят данные процессы?» больше относится к проблемам телекоммуникаций и организации совместной работы персонала. Ведь в случае, например, большого объема операций, которые выполняются вне территории фирмы торговыми агентами, придется учитывать проблемы синхронизации данных. При наличии филиалов весьма непростой проблемой является оптимальный выбор системы распределения данных. Можно централизовать всю обработку данных, и филиалы будут выполнять свои операции, пользуясь возможностями телекоммуникаций. Работа с данными в этом случае упрощается, но каково будет удивление клиента, когда вы ему сообщите, что не можете взять у него несколько десятков тысяч долларов и продать приглянувшуюся дачу, так как оборвалась связь с центральным офисом. В рассматриваемом примере допустим, что все операции выполняются в пределах одного здания, а организация совместного использования данных основана на возможности доступа к БД всего персонала фирмы «Алла».

Ответ на вопрос: «Кто выполняет эти процессы?» даст организационная структура фирмы. Упрощенная организационная структура фирмы «Алла» представлена на рисунке.

Важно получить и ответ на вопрос: «Когда выполняется то или иное действие?» Это прояснит периодичность осуществляемых бизнес-процессов и позволит правильно расставить акценты в будущей прикладной программе.

Ответы на вышеперечисленные вопросы позволяют подойти к главному в постановке задачи - построении информационной модели предприятия.

Максимально формализованное описание задачи в нашем примере будет выглядеть следующим образом.

Наименование задачи: автоматизация управления работой дилера по продаже недвижимости.

Цель работы дилера: продажа недвижимости по каталогу.

Функции дилера:

Заключение договоров на продажу недвижимости.

Ведение каталога недвижимости, предлагаемой на продажу.

Прием заказов у клиентов (покупателей) на покупку объектов недвижимости.

Работа с клиентами (маркетинг): подготовка сведений о приобретаемой недвижимости, анализ продаж, ведение справочника клиентов.

Отправка заказов фирмам - владельцам недвижимости.

Ведение расчетов за проданную недвижимость (выписка счетов).

Требования к программе:

Программа должна работать под управлением операционных систем Windows 95 или Windows NT.

Перечень вводимой информации:

О фирме - владельце:

наименование организации;

адрес;

индекс;

телефон;

О заказе:

клиент;

сотрудник;

владелец;

наименование объектов;

дата размещения;

дата оплаты;

сумма заказа.

О клиенте:

наименование организации;

адрес;

индекс;

телефон.

Об объекте недвижимости:

наименование объекта;

категория объекта;

физический адрес объекта;

страна;

владелец;

описание;

стоимость.

О сотрудниках:

фамилия;

имя;

отчество;

домашний адрес;

рабочий телефон.

Требования к оснащению офиса фирмы компьютерной техникой:

ПЭВМ не ниже Pentium 100/16/420 с операционной системой Windows 98 или Windows NT Workstation и пакетом программ MS Office.

лазерный или струйный принтер.

1.3 Проектирование информационной модели

1

Размещено на http://www.allbest.ru/

В простейшем виде информационная модель может быть отображена в виде взаимосвязей между бизнес-компонентами и бизнес-процессами, как это показано на рисунке 3.

В практике проектирования информационных систем такие схемы получили название ER-диаграмм (Entity-relationship diagram (ERD) - диаграмма «Сущность-связь»). ER-диаграммы хорошо вписываются в методологию структурного анализа и проектирования информационных систем. Такие методологий обеспечивают строгое и наглядное описание проектируемой системы, которое начинается с ее общего обзора и затем уточняется, давая возможность получить различную степень детализации объекта с различным числом уровней.

1.4 Модель информационных потоков

МИП - это комплект документов, где фиксируется:

Внешнее окружение системы и ее границы.

Внешние объекты, которые обмениваются данными с системой.

Потоки входной и выходной информации, пересекающие ее границы.

Потоки данных в пределах границ системы.

Хранилища данных.

Задачи, обрабатывающие информацию, порождающие потоки данных и обеспечивающие их хранение.

Основа МИП - это графические документы, то есть схемы информационных потоков - СИП. СИП верхнего уровня - это отражение представления пользователя о функциональной стороне. СИП нижнего уровня - это детализированное представление СИПа верхнего уровня. МИП разрабатывается последовательно с логической моделью данных, причем эти модели должны дополнять друг друга.



1

Размещено на http://www.allbest.ru/

1

Размещено на http://www.allbest.ru/

Схема информационных потоков первого уровня представлена на рисунке 4, а СИП второго уровня - на рисунке 5.

2. Разработка информационной системы

2.1 Определение объектов

проектирование недвижимость информационный программный

Объектом называется элемент информационной системы, информацию о котором мы сохраняем. В реляционной теории баз данных объект называется сущностью.

Объект может быть реальным (например, человек, какой-либо предмет или населенный пункт) и абстрактным (например, событие, счет покупателя или изучаемый студентами курс). Так, в области продажи недвижимости примерами объектов могут служить ОБЪЕКТ НЕДВИЖИМОСТИ, КЛИЕНТ и СЧЕТ. На товарном складе - это ПОСТАВЩИК, ТОВАР, ОТПРАВЛЕНИЕ и т. д. Каждый объект обладает определенным набором свойств, которые запоминаются в информационной системе. При обработке данных часто приходится иметь дело с совокупностью однородных объектов, например таких, как служащие, и записывать информацию об одних и тех же свойствах для каждого из них.

Классом объектов называют совокупность объектов, обладающих одинаковым набором свойств.

Таким образом, для объектов одного класса набор свойств будет одинаков, хотя значения этих свойств для каждого объекта, конечно, могут быть разными. Например, класс объектов ОБЪЕКТ НЕДВИЖИМОСТИ будет иметь одинаковый набор свойств, описывающих характеристики объектов недвижимости, и каждый объект недвижимости будет иметь различные значения этих характеристик.

Объекты и их свойства являются понятиями реального мира. В мире информации, существующем в представлении программиста, говорят об атрибутах объектов.

Атрибут -- это информационное отображение свойств объекта. Каждый объект характеризуется рядом основных атрибутов.

Например, сотрудник характеризуется фамилией, именем, табельным номером т. д. Клиент магазина, продающего автомобили, имеет такие атрибуты, как фамилию, имя, отчество, адрес и, возможно, идентификационный номер. Каждый атрибут в модели должен иметь уникальное имя - идентификатор. Атрибут при реализации информационной модели на каком-либо носителе информации часто называют элементом данных, полем данных или просто полем. Взаимосвязь между перечисленными выше понятиями проиллюстрирована схемой, приведенной на рисунке 5.

В нашем случае объектами будут являться:

объекты недвижимости;

клиенты;

сотрудники;

заказы.

Список объектов и их атрибутов приведен в таблице 1.

Таблица 1 Перечень объектов и их атрибутов

Объект	Атрибуты
Объект недвижимости	Наименование
	Категория
	Адрес
	Страна
	Владелец
	Стоимость
Клиент	Организация
	Адрес
	Индекс
	Телефон
Заказ	Клиент
	Сотрудник
	Владелец
	Заказанные объекты
	Дата размещения заказа
	Дата оплаты
	Сумма заказа
Объект	Атрибуты
Сотрудник	Фамилия
	Имя
	Отчество
	Адрес
	Телефон

2.2 Определение взаимосвязей между объектами

Исходя из задачи, выделим следующие сущности:

Владелец;

Недвижимость;

Клиент;

Продавец;

Заказ;

Продажа;

Счет.

1

Размещено на http://www.allbest.ru/

Определим для включенных в модель сущностей взаимосвязи. Полученная после этого модель представлена на рисунке 6.

Взаимосвязь выражает отображение или связь между двумя множествами данных. Различают взаимосвязи типа «один к одному», «один ко многим» и «многие ко многим».

В рассматриваемой задаче по автоматизации управления работой дилера по продаже недвижимости, если клиент производит заказ на покупку впервые, осуществляется первичная регистрация его данных и сведений о сделанном заказе. Если же клиент производит заказ повторно, осуществляется регистрация только данного заказа. Вне зависимости от того, сколько раз данный клиент производил заказы, он имеет уникальный идентификационный номер (уникальный ключ клиента). Информация о каждом клиенте включает наименование организации клиента, адрес, телефон, факс и примечание. Таким образом, атрибутами объекта КЛИЕНТ являются «УНИКАЛЬНЫЙ КЛЮЧ КЛИЕНТА», «НАИМЕНОВАНИЕ КЛИЕНТА», «АДРЕС КЛИЕНТА» и т. д.

Следующий представляющий для нас интерес объект - ОБЪЕКТ НЕДВИЖИМОСТИ. Этот объект имеет атрибуты «УНИКАЛЬНЫЙ КЛЮЧ ОБЪЕКТА», «НАИМЕНОВАНИЕ ОБЪЕКТА» и т. д.

Третий рассматриваемый объект -- ЗАКАЗ. Его атрибутами являются «НОМЕР ЗАКАЗА», «КЛЮЧ КЛИЕНТА» и «КЛЮЧ ОБЪЕКТА НЕДВИЖИМОСТИ».

И четвертый рассматриваемый объект -- СОТРУДНИК. Его атрибутами являются «УНИКАЛЬНЫЙ КЛЮЧ СОТРУДНИКА», «ИМЯ СОТРУДНИКА», «ФАМИЛИЯ» и «ОТЧЕСТВО».

Схема взаимосвязей между атрибутами в модели приведена на рисунке 7.



Рисунок 7 - Схема взаимосвязей между атрибутами в модели

2.3 Разработка структуры информационной системы

При переходе к проектированию базы данных основные объекты будут описывать следующие атрибуты (информация, хранимая в таблицах):

Сущность «Клиенты»:

код клиента (ключевое поле);

организация;

адрес;

индекс;

телефон;

город;

регион;

страна;

описание счета;

факс.

Сущность «Объекты недвижимости»:

код объекта недвижимости (ключевое поле);

наименование;

категория;

физический адрес;

страна;

код владельца;

описание;

стоимость.

Сущность «Заказы»:

код заказа (ключевое поле);

код клиента;

наименование;

код сотрудника;

сумма заказа;

дата размещения;

дата оплаты.

Сущность «Владельцы»:

код владельца (ключевое поле);

организация;

адрес;

индекс;

телефон;

город;

регион;

страна;

описание счета;

факс.

Сущность «Сотрудники»:

код сотрудника (ключевое поле);

фамилия;

имя;

отчество;

домашний адрес;

рабочий телефон.

2.4 Нормализация модели

Приведение модели к требуемому уровню нормальной формы является основой построения реляционной БД.

В процессе нормализации элементы данных группируются в таблицы, представляющие объекты и их взаимосвязи. Теория нормализации основана на том, что определенный набор таблиц обладает лучшими свойствами при включении, модификации и удалении данных, чем все остальные наборы таблиц, с помощью которых могут быть представлены те же данные. Введение нормализации отношений при разработке информационной модели обеспечивает минимальный объем физической, то есть записанной на каком-либо носителе БД и ее максимальное быстродействие, что впрямую отражается на качестве функционирования информационной системы. Нормализация информационной модели выполняется в несколько этапов.

Данные, представленные в виде двумерной таблицы, являются первой нормальной формой реляционной модели данных.

Первый этап нормализации заключается в образовании двумерной таблицы, содержащей все необходимые атрибуты информационной модели, и в выделении ключевых атрибутов. Очевидно, что полученная весьма внушительная таблица будет содержать очень разнородную информацию. В этом случае будут наблюдаться аномалии включения, обновления и удаления данных, так как при выполнении этих действий нам придется уделить внимание данным (вводить или заботиться о том, чтобы они не были стерты), которые не имеют к текущим действиям никакого отношения. Например, может наблюдаться такая парадоксальная ситуация. При включении в каталог продаж новой модели автомобиля нам сразу придется указать купившего ее клиента.

Отношение задано во второй нормальной форме, если оно является отношением в первой нормальной форме и каждый атрибут, не являющийся первичным атрибутом в этом отношении, полностью зависит от любого возможного ключа этого отношения.

Если все возможные ключи отношения содержат по одному атрибуту, то это отношение задано во второй нормальной форме, так как в этом случае все атрибуты, не являющиеся первичными, полностью зависят от возможных ключей. Если ключи состоят более чем из одного атрибута, отношение, заданное в первой нормальной форме, может не быть отношением во второй нормальной форме. Приведение отношений ко второй нормальной форме заключается в обеспечении полной функциональной зависимости всех атрибутов от ключа за счет разбиения таблицы на несколько, в которых все имеющиеся атрибуты будут иметь полную функциональную зависимость от ключа этой таблицы. В процессе приведения модели ко второй нормальной форме в основном исключаются аномалии дублирования данных.

Отношение задано в третьей нормальной форме, если оно задано во второй нормальной форме и каждый атрибут этого отношения, не являющийся первичным, не транзитивно зависит от каждого возможного ключа этого отношения. Транзитивная зависимость выявляет дублирование данных в одном отношении. Если А, В и С - три атрибута одного отношения и С зависит от В, а В от А, то говорят, что С транзитивно зависит от А. Преобразование в третью нормальную форму происходит за счет разделения исходного отношения на два.

В данном случае во избежание дублирования данных выделены две таблицы-справочника - «Категории» и «Страны». После этого, как видно из схемы взаимосвязей сущностей (рисунок 8), модель находится в первой нормальной форме.

Рисунок 8 - Схема взаимосвязей сущностей после нормализации модели

2.5 Физическое описание модели

Модель реализована в СУБД Microsoft Access 2003. В соответствии с изложенным выше, физическая модель состоит из семи таблиц, описание полей которых приведены в таблице 2.

Таблица 2 - Перечень объектов и их атрибутов

Наименование поля	Примечание	Тип поля	Ограничение
Таблица «Объекты недвижимости»
Ключ объекта недвижимости	Первичный ключ, индексированное	Счётчик
Наименование		Текстовое	50
Ключ категории	Индексированное, для связи с таблицей «Категории»	Числовое	Целое положительное
Физический адрес		Текстовое	200
Ключ страны	Индексированное, для связи с таблицей «Страны»	Числовое	Целое положительное
Ключ владельца	Индексированное, для связи с таблицей «Владельцы»	Числовое	Целое положительное
Описание	Поле примечания	Memo
Стоимость		Денежный	Положительное
Таблица «Владельцы»
Ключ владельца	Первичный ключ, индексированное	Счётчик
Организация		Текстовое	50
Адрес		Текстовое	200
Индекс		Числовое	Целое положительное
Телефон		Текстовое	15
Город		Текстовое	50
Регион		Текстовое	50
Ключ страны	Индексированное, для связи с таблицей «Страны»	Числовое	Целое положительное
Описание счёта	Поле примечания	Memo
Факс		Текстовое	15
Таблица «Клиенты»
Ключ клиента	Первичный ключ, индексированное	Счётчик
Организация		Текстовое	50
Адрес		Текстовое	200
Индекс		Числовое	Целое положительное
Телефон		Текстовое	15
Город		Текстовое	50
Регион		Текстовое	50
Ключ страны	Индексированное, для связи с таблицей «Страны»	Числовое	Целое положительное
Описание счёта	Поле примечания	Memo
Факс		Текстовое	15
Таблица «Заказы»
Ключ заказа	Первичный ключ, индексированное	Счётчик
Ключ клиента	Индексированное, для связи с таблицей «Клиенты»	Числовое	Целое положительное
Ключ объекта	Индексированное, для связи с таблицей «Объекты»	Числовое	Целое положительное
Ключ сотрудника	Индексированное, для связи с таблицей «Сотрудники»	Числовое	Целое положительное
Сумма заказа	Вычисляемое программно	Денежное	Положительное
Дата размещения		Дата
Дата оплаты		Дата
Таблица «Сотрудники»
Ключ сотрудника	Первичный ключ, индексированное	Счётчик
Фамилия		Текстовый	20
Имя		Текстовый	20
Отчество		Текстовый	20
Домашний адрес		Текстовое	50
Рабочий телефон		Числовое	7
Таблица «Категории»
Ключ категории	Первичный ключ, индексированное	Счётчик
Категория		Текстовое	50
Таблица «Страны»
Ключ страны	Первичный ключ, индексированное	Счётчик
Страна		Текстовое	50

3. Инструкция пользователя информационной системы

3.1 Создание форм

В тех случаях, когда пользователей не удовлетворяет представление данных в виде таблицы, они могут построить форму, которая позволяет расположить данные на экране так, как это требуется.

На вкладке Формы нажмем кнопку Создать, затем Автоформа. Выбираю в столбец в окне Новая форма.

Все поля такой таблицы выстроены на ней «в столбец». На экран выводится одна из записей таблицы.

Ленточная форма это и есть обычная таблица, имеющая статус формы. Каждая запись занимает отдельную строку -- «ленту» (рис.19).

Для форм, создаваемых автоматически, программа сама выбирает новый рисунок.

Рисунок 9 - Автоформа «Обороты сотрудников»

3.2 Создание Подчиненных форм

Подчиненная форма - это форма, которая входит в состав другой формы и отображает данные из связанной таблицы.

Подчиненная форма создается для размещения данных из таблиц, связанных связью «один-ко-многим», в одном документе.



Рисунок 10 - Создание форм с помощью Мастера

В окне базы данных в списке Объекты выбрать Формы.

На панели инструментов окна базы данных нажать кнопку Создать.

В диалоговом окне Новая форма дважды щелкните строку Мастер форм.

В 1-м шаге мастера выбираю Запрос - сортировка (рис. 10).

Дважды щелкаю по всем полям этого запроса, которые затем включатся в форму - щелкаю Далее.

На втором шаге выбираю вид представления данных и устанавливаю переключатель Подчиненные формы - щелкаю Далее (рис.21 в приложении).

На третьем шаге выбираю вид Подчиненной формы - устанавливаю переключатель на табличный.

На четвертом шаге выбираю стиль Промышленный- щелкаю Далее (Рис.10).

Программа предлагает задать имена двум формам: Недвижимость и Клиенты подчинённая форма, щелкаю кнопку Готово.

Кнопочная форма-меню создаётся для быстрого доступа к созданным формам и отчётам

Для создания, изменения и удаления кнопочных форм служит диспетчер кнопочных форм, необходимо выполнить следующее:

Открываю базу данных.

В меню Сервис выбираю команду Служебные программы, а затем Диспетчер кнопочных форм.

Выводится запрос на подтверждение создания кнопочной формы, нажимаю кнопку Да.

Нажимаю кнопку Создать.

Ввожу имя новой кнопочной формы и нажимаю кнопку OK.

Добавим новую кнопочную форму: Добавление данных в таблицу, для обеспечения удобства работы при добавлении новых данных в таблицу.

Определяю элемент кнопочной формы.

Нажимаю кнопку Создать.

Откроется окно Изменение элемента кнопочной формы.

Выбираю в поле Команда «Открыть форму для добавления», а в поле Формы - форму Недвижимость.

В поле Текст окна Изменение элемента кнопочной формы ввожу имя элемента кнопочной формы Недвижимость.

Нажимаю кнопку ОК.

Далее добавляем остальные данные для подкнопочной формы «Добавление данных в таблицу».

Аналогично создаём подкнопочные формы «Изменение данных таблицы» и «Отчёты». При создании подкнопочной формы «Отчёты», выбираем команду «Открыть отчёт».

3.3 Создание отчетов

Самый простой способ создать отчет - поручить сделать это программе, так называемые автоотчеты (то есть отчеты, создаваемые автоматически). Для того чтобы построить автоотчет необходимо:

Нажать кнопку Создать на вкладке Отчеты.

Выбрать Автоотчет: в столбец или ленточный и указать имя таблицы или запроса. Далее программа работает самостоятельно. На экране появляется полученный отчет.

Закрыть отчет (щелкнуть на кнопке Закрыть в правом верхнем углу окна отчета).

Программа просит Сохранить? Отвечаю Да.

Программа имя для сохранения отчета, предлагая имя таблицы или запроса, на основе которого составлялся отчет. Если желаете дать более осмысленное имя, то вводите его. Нажимаете кнопку Ok.

Теперь можно подкорректировать заголовок отчета, названия колонок или строк, выбрать тип и размер шрифта, выбрать цвет текста. Для этого нужно в режиме конструктора выделить заголовок отчета и напечатать в нем новый текст. Аналогично поступаем и с названиями колонок или строк.

Так же, можно создавать отчёты с помощью Мастера отчётов.

1. В объектах выбираем «Отчёты», нажимаем на «Мастер Отчётов».

2. Выбираем из поля таблицы и запросы объект, по которому будет создаваться отчёт.

Рисунок 11 - Создание отчёта с помощью Мастера отчётов

3. Выбираем поля, интересующие нас, для создания отчётов (можно выбирать из разных запросов и таблиц).

4. Выбираем параметры отчёта, порядок сортировки, стиль, имя, нажимаем готово.

3.4 Инструкция по использованию информационной системы

Для работы с базой данных нужно:

Открыть базу данных: выполнить двойной щелчок на файле, содержащем её, т.е. на файле с именем Агентство недвижимости.mdb. В результате запустится программа Access и откроется окно базы данных с Главной кнопочной формой.

Пользователю достаточно выбрать пункт меню на Главной кнопочной форме, соответствующий заданию, и выполнить щелчок левой кнопкой мыши.

Чтобы добавить данные таблиц, выбираем пункт Добавление данных. В результате появится подменю - Подкнопочная форма Таблицы для добавления (рис. 26). Затем нужно выбрать пункт меню, соответствующий таблице, например, Недвижимость. Рядом откроется новое окно (рис. 27), содержащее поля таблицы Недвижимость для ввода данных. Пользователь набирает значения полей. После появления на экране самой таблицы установить указатель мыши на первой колонке строки с изображением звездочки, щелкнуть внутри ячейки и набрать желаемое значение. Для перехода в соседнюю ячейку строки нажать Tab или Enter.

Пополненные записи в таблицах отразятся в созданных формах и отчетах.

Заключение

В результате выполненной работы разработана модель базы данных для автоматизации управления работы дилера по продаже недвижимости.

Разработанная модель предназначена для реализации в СУБД Microsoft Access 2003.

Информационная система позволяет cтруктурировать, cиcтематизировать и организовать данные для их компьютерного хранения и обработки. Сегодня невозможно предcтавить cебе деятельноcть любого cовременного предприятия или организации без иcпользования профеccиональных СУБД. Неcомненно, они cоcтавляют фундамент информационной деятельноcти во вcех cферах - начиная c производcтва и заканчивая финанcами и телекоммуникациями.

От данных информационной системы во многом зависит эффективность работы любого предприятия ли учреждения. Такая система должна:

обеспечивать получение общих и/или детализированных отчетов по итогам работы;

позволять легко определять тенденции изменения важнейших показателей;

обеспечивать получение информации, критической по времени, без существенных задержек;

выполнять точный и полный анализ данных.

СУБД МS Ассеss является в настоящее время одной из самых популярных среди настольных систем. Среди причин такой популярности следует отметить:

удобство ввода и редактирования данных таблиц, так как программа создает интерфейс по выбору пользователя;

производит поиск данных в таблицах по определенным критериям;

контролирует ключевые поля;

создает любые формы отчетов, в которых можно менять содержание и стиль оформления;

дает возможность пополнять базу данных новыми таблицами и решать новые задачи, то есть составлять новые отчеты и формы.

Все это позволяет считать Access надежной программой.

В ходе работы получены практические навыки постановки задач, проектирования БД, и реализации для наиболее современной СУБД - Microsoft Access 2002, а так же навыки работы в Microsoft Word 2002 при работе с пояснительной запиской и Corel Draw 11 при оформлении схем и рисунков.

Список литературы

1. Microsoft Access 2000: справочник. Под ред. Ю. Колесникова. -- СПб.: Питер, 2010. - 420с.

2. Microsoft Excel 2000: справочник. Под ред. Ю. Колесникова. -- СПб.: Питер, 2010. - 480 с.

3. Винтер П. Microsoft Access 97: справочник. -- СПб.: Питер, 2010. - 416 с.

4. «Информатика» базовый курс Под ред. С.В. Симоновича. -- СПб.: Питер, 2010. - 642 с.

5. Эффективная работа с СУБД А. Рубен, А. Горев, С. Макшарипов СПб.: Питер, 2010. - 822 с.

Размещено на Allbest.ru