Информация в управлении социальными процессами

Размещено на http://www.allbest.ru/

«Информация в управлении социальными процессами»

1. Техническая революция и социальная информация

социальный информация технология

Мировое сообщество в целом, включая нашу страну, вступило в новый этап развития своей цивилизации -- становление информационного общества. Этот процесс часто называют третьей социально-технической революцией. Информатизация общества неизбежно затрагивает не только материальное производство и коммуникации, но и социальные отношения, культуру, интеллектуальную деятельность во всех ее многообразных проявлениях. Вполне очевидно, что информатизация общества накладывает свой отпечаток и непосредственно на деятельность людей, работающих в сфере организации и управления. Перед ними открываются несравненно более широкие возможности в получении, хранении, обработке, передаче, оформлении самой разнообразной по своему содержанию и форме представления информации о различных сторонах жизни общества. Например, в начале 1960-х гг. перед парламентом, правительством и народом Японии встал вопрос, по какому пути направить развитие страны: по пути материального благосостояния или информационно-интеллектуального развития, информатизации общества, наращивания информационных ресурсов и технологий, т.е. по материальному или по информационному пути? Начиная с 1964 г. Япония выбрала второй путь, предпочла материальному богатству богатство информации и ее ресурсов. С этого времени ведет отсчет мировая история информатизации общества, информационных ресурсов и технологий. Соединенные Штаты Америки, располагая мощными приемами сбора информации, с конца 1960-х и начала 1970-х гг. приняли на вооружение японскую информационную систему развития.

СССР в конце 1960-х гг. также стал заниматься аналогичными проблемами информатизации. Однако общественное информационное сознание развитых стран не стало всеобщим достоянием советского общества в силу целого ряда причин. В настоящее время все страны мира идут по пути информационного прогресса. Информация стала безальтернативным источником развития и благосостояния многих народов: информационные ресурсы и технологии подняли науку и технический прогресс на беспрецедентный уровень по сравнению с тем, что обеспечили в прошлом физика, механика, химия и электродинамика, вместе взятые. Именно поэтому Международная академия информатизации придает большое значение пропаганде идей информатизации, просветительской и образовательной работе в области информации, информационной безопасности, информационным ресурсам и технологиям. Трудно найти сферу или область человеческой деятельности, где бы информация не играла важной роли, ибо она обеспечивает самоорганизацию не только человека, но и всего животного и растительного мира. Поэтому появилась новая отрасль научного знания -- информациология -- наука фундаментального исследования всех процессов и явлений микро- и макромиров Вселенной, обобщающая практический и теоретический материал физико-химических, астрофизических, ядерных, биологических, космических и других исследований с единой информационной точки зрения. Успешное применение компьютерной техники возможно лишь при условии. * экономичности -- достижения большего эффекта по сравнению с применением обычных вычислительных средств; * точного определения пригодности первичной информации для обработки и анализа компьютерными средствами; * соответствия системы управления возможностям успешного применения компьютеров; * соответствия документации принципам вычислительной техники; * наличия соответствующих специалистов.

Благодаря тому, что компьютерная техника действует автоматически, по заранее составленным человеком программам, всю фактическую работу по переработке и анализу информации она выполняет без непосредственного участия человека. В результате скорость работы этих машин не ограничивается его физиологическими возможностями. Она определяется быстродействием физических элементов, из которых состоят компьютеры. Физические устройства, которыми обладают современные системы, позволяют запомнить и хранить практически неограниченные объемы информации.

Таким образом, компьютерная техника открывает принципиально новые возможности для оперативной обработки больших объемов информации, позволяющих достаточно глубоко и полно вскрывать тенденции и закономерности развития общества и тем самым успешно решать управленческие задачи. Например, в 1980-е и 1990-е гг. быстрое развитие микроэлектроники снизило стоимость и уменьшило размеры компьютеров в такой степени, что была получена возможность пользоваться ими на каждом рабочем месте.

Это привело к дальнейшему изменению технического оснащения аппарата управления. Появляется микрокомпьютер. Преобразуя информацию по сложной программе, он воплощает примитивную форму «интеллекта», меняет содержание, а не форму или расположение поступающей в него информации, как это делалось «информационной техникой» предыдущего периода. Изобретение микропроцессора настолько снизило стоимость электронного вычисления, что электронный «интеллект» стал применяться в самых широких сферах и устанавливаться именно в тех местах, где он был нужен, а не в отдельном центре. Теперь развивающееся техническое оснащение деятельности аппарата управления может включать в себя: * оргтехнические блоки с микрокомпьютерами, расположенными на рабочих местах практически каждого управляющего; * программы, обеспечивающие взаимодействие человека и машины (они вмещают накопленный опыт аппарата управления); * коммуникационные сети, связывающие оргтехнические блоки между собой и с центральными процессорами, а также с внешними источниками информации; * устройства совместного пользования, такие, как электронные файлы, печатающие и сканирующие устройства, доступные всем оргтехническим блокам через линии связи.

Изменения в содержании, организации и технике управления под влиянием информационных технологий и автоматизированных офисов происходят по следующим направлениям.

Во-первых, в корне меняются организация и техника информационного обеспечения руководителя. Особое значение приобретает массовое внедрение мини- и микрокомпьютеров, персональных компьютеров как составных частей информационных систем, связанных с сетью банков данных. При этом работа по сбору, обработке, распространению информации осуществляется интерфейсами «человек-машина», не требующими специальной подготовки. Существенно меняется также техника хранения и обработки информации, не допускается неполная информация, дублирование, информация, рассчитанная на другие уровни управления.

Во-вторых, осуществляется определенная автоматизация функций руководителя. Выросло количество эффективно функционирующих автоматизированных систем, охватывающих производство, хозяйственную деятельность, организационно-технологические процессы. Все большая часть работы при составлении планов передается компьютеру. При этом существенно повышается качество планов, разработанных с использованием микрокомпьютеров на более низком уровне управления. Кроме того, четко согласуются планы для отдельных подсистем управления. Усовершенствовались системы контроля, в том числе такие, которые дают возможность обнаружить отклонения от запланированного уровня и обеспечивают нахождение вероятных причин возникновения таких отклонений.

В-третьих, существенно изменились и средства коммуникаций, не считая обмена сообщениями через сеть микропроцессоров. Особое значение приобретает система телекоммуникаций, которая дает возможность проведения заочных совещаний, конференций между отдаленными пунктами, быстрого получения информации исполнителями. Соответственно меняются методы и техника коммуникационных отношений руководителей с подчиненными и с вышестоящими органами.

Информационная революция предъявляет новые требования к деловым качествам руководителя. Среди них можно назвать умение и навыки пользоваться сложной техникой управления, определять стратегию развития информационных систем, разрабатывать программные продукты для машинных носителей информации, что позволяет в управлении своевременно обнаружить и разрешать конфликты, быстро ориентироваться при возникновении проблемных ситуаций, четко обосновывать принятые решения, своевременно доводить их до исполнения. В целом информационные технологии коренным образом преобразуют интеллектуальный потенциал управления.

Важно заметить, что в основе информатизации и технологизации социального пространства лежат методология и принципы социального проектирования, которые неразрывно связаны между собой и составляют суть инновационного метода освоения социальной действительности на основе применения достижений научной мысли, как технической, так и гуманитарной, в их интегральном качестве.

2. Информация и ее виды

Понятие информации

Под информацией понимаются сведения, полученные в результате переработки разнообразных сигналов. С точки зрения классической теории информации понятие «информация» определяется как мера уменьшения неопределенности знания о каком-либо событии. Это научное понятие впервые предложено в 1950-е годы К. Шенноном и Н. Винером. Первоначально теория информации возникла как количественная математическая теория.

Понятие «информация» в последние десятилетия стало одним из самых употребляемых и встречается практически во всех областях знания. Идет непрерывный процесс его углубления и расширения. Если сначала под «информацией» понимались сведения, передаваемые людьми устным, письменным или иным способом, то к концу XX в. информация стала рассматриваться как универсальная субстанция, пронизывающая все сферы человеческой деятельности, служащая проводником знаний и мнений, инструментом общения, взаимопонимания и сотрудничества. Именно такое определение дает ЮНЕСКО.

С развитием производства и ускорением темпов развития общества информация приобрела свойства товара и стала объектом рыночных отношений, значимость которых потребовала их правовой регламентации.

Термин «информация» уже более 50 лет используется в журналистике. Математические методы теории информации используются в физике, химии, географии, геологии и ряде других наук о неживой природе. Информационные идеи применяются в биологии, где предполагается, что само появление жизни было связано с преобразованием генетической информации; в психологии, физиологии высшей нервной деятельности, педагогике. Особое место понятие «информация» заняло в длинном ряду социальных наук -- теории управления, экономике, политике и т.д. Не всякое знание может рассматриваться как информация, для понимания ее сущности большое значение имеет смысловое содержание.

Социальная информация -- сведения о состоянии социальной системы, средство обеспечения информационных потребностей общества на основе применения информационных технологий. Информация -- это ценнейший интеллектуальный ресурс в системе жизнеобеспечения общества, важнейшая часть его интеллектуальной собственности.

Можно сказать, что информация -- это инфраструктура интеллектуальной собственности, ибо интеллектуальная собственность берет начало с информации как фундаментальной базы. Особенно велико значение информации и работы с ней (процесс ее сбора, хранения, переработки и использования) в управлении общественными делами, социальными процессами.

Достоверная информация необходима для всех этапов управления: постановки целей, оценки проблемной ситуации, принятия управленческих решений, организации и регулирования управляющей системы. Субъект также должен быть информирован о результатах выполнения принятых решений, на основе чего он коррелирует прошлые решения и принимает новые, с учетом допущенных ранее просчетов и неоптимальных действий. Поэтому сбор и переработка информации, ее эффективное использование -- необходимый компонент управления. Информация, используемая в управлении обществом, по самой своей природе социальна. Отражая общественные отношения и процессы любого типа и уровня, она является высшим, наиболее сложным и многообразным типом информации. По своему целевому назначению в процессе управления информационно-технические операции разделяются на следующие классы:

1. Документационные. На работу с документацией, как показывает практика, специалисты тратят до 15% рабочего времени. Большую часть своего рабочего дня на этот класс операций расходуют работники штата технических исполнителей: работники канцелярий, делопроизводители, архивариусы, операторы, машинистки, стенографистки и т.д. 2. Первично-счетные и учетные операции, содержание и объем которых обусловлены номенклатурой и количеством объектов и показателей, подлежащих учету, измерениям, регистрации. Затраты труда на эти операции зависят от применяемых методов и средств их выполнения, а сокращение -- от автоматизации процессов получения данных. 3. Коммуникативно-технические операции, обеспечивающие взаимосвязь работников с помощью различного рода технических средств. 4. Вычислительные и формально-логические операции -- все операции по переработке информации, выполняемые специалистами или техническими исполнителями (в зависимости от сложности) на ручных счетных инструментах, а также с помощью вычислительной техники.

Использование социальной информации связано с высшим типом целесообразности -- осознанной целесообразностью, присущей только человеку мыслящему, осознанно действующему. Социальная информация является содержанием мышления, а ее материальный носитель -- слышимое или видимое слово, знак, речь, которые представляют высший тип сигнала («сигнал сигналов»). Первоисточником социальной информации является общество: его разные сферы и стороны жизни. Существуют различные способы выработки информации: самонаблюдение (собственные источники информации во многом зависят от уровня подготовленности и коммуникативности управленца, его образования, опыта, знаний), взаимодействие, сообщения (письма, файлы и т.д.), аналитический анализ.

Сегодня уже невозможно ставить и решать задачи развития техники и экономики без учета, с одной стороны, социальных условий, в которых предполагается проводить планируемые мероприятия, а с другой, -- социальных последствий проведения этих мероприятий. Объективно складывающиеся на производстве ситуации ежедневно ставят перед работниками и хозяйственными руководителями предприятий задачи по принятию решений в сфере социального управления. Проблематика этих решений на предприятии чрезвычайно широка. Здесь и задачи управления изменением содержания труда и соответственно профессиональной и квалификационной структуры кадров, их подготовки, регулирования, движения, определения организационных структур управления и соответственно соотношения социальных слоев работников, проблемы удовлетворения разнообразных материальных, бытовых и культурных потребностей коллективов и отдельных работников, решения социальных проблем реконструкции и строительства предприятий, политика заработной платы.

В процессе принятия решений по этим проблемам на всех уровнях управления нередко возникают определенные сложности, так как для обоснования решений необходимо обладать соответствующими исходными данными. Данных же таких зачастую у руководителей не оказывается.

Объясняется это тем, что некоторые социальные характеристики отдельного человека и трудового коллектива не входят в систему официальной отчетности и не учитываются на предприятиях и в министерствах, а те, которые учитываются, как выяснилось в ходе исследования, нередко находятся в несистематизированном, несопоставимом, разрозненном виде и не поддаются анализу. Другая сложность, возникающая при принятии решений в сфере социального управления, заключается в быстром старении информации о людях и коллективах. Одни характеристики человека и коллектива могут меняться ежегодно (например, возраст, уровень образования), другие меняются во времени, которое нельзя уложить в определенные периоды (семейное положение, наличие детей, квалификация, бытовые условия и пр.).

В широком смысле социальная информация -- это информация, циркулирующая в обществе и используемая в управлении общественными процессами. Она представляет собой знания, сообщения, сведения о социальной форме движения материи и обо всех других ее формах в той мере, в какой они используются обществом, вовлечены в орбиту общественной жизни. Главная сущность социальной информации заключается в том, что она несет на себе глубокий след классовых, национальных и иных отношений, отпечаток потребностей, интересов, психических черт коллектива, отношения в котором информация отражает и который пользуется информацией. В узком смысле слова социальна та информация, которая касается, прежде всего, отношений людей, их взаимодействия, их потребностей, интересов и т.п.В управлении отраслью, предприятием чрезвычайно важна информация о различных сторонах социальной структуры контингента, конкретизирующая отношения социальных групп, раскрывающая механизм социальных процессов, происходящих на предприятиях отрасли.

Опыт социального планирования свидетельствует о стремлении общества повысить управляемость социальными процессами, происходящими в рамках отдельных его подсистем. Видимые результаты социальных процессов в отрасли -- это изменения отдельных параметров ее социальных структур. Такие изменения иногда происходят стихийно и ставят управленческие органы перед свершившимся фактом. Тогда эти органы не управляют социальными процессами, а регистрируют их последствия. В этих условиях руководители на различных управленческих уровнях вынуждены принимать решения по исправлению непредвиденных, нежелательных последствий стихийно сложившихся социальных процессов. Такие негативные последствия возникают и тогда, когда объекты социального управления не рассматриваются комплексно, системно. В этом случае управленческое решение может улучшить ситуацию в одной социальной подсистеме, но не исключено, что возникшая диспропорция ухудшит состояние системы в целом. Ведь социальный объект -- сложная динамическая система, имеющая множество различных структур с огромным числом взаимосвязей. Для исправления непредвиденных, неожиданно возникающих последствий социальных процессов органы управления не всегда обладают соответствующими средствами. Если в области системы социальных характеристик коллектива предприятия в социологической науке существуют уже более или менее согласованные представления, то в области создания подобной системы для промышленной отрасли в целом пока предпринимаются первые шаги. Требования же к системе социальной информации для предприятия и к отраслевому банку социальной информации существенно отличаются друг от друга, как отличается и характер принимаемых на этих уровнях решений по социальным вопросам.

В то же время систематическая, постоянно обновляемая социальная информация необходима отраслевым органам управления для выявления тенденций развития социальных процессов, прогнозирования их дальнейшего хода, своевременной разработки мероприятий, резервирования определенных средств для того, чтобы направить эти процессы в нужное русло, придать им желаемый характер. Комплексное решение этих задач требует участия представителей многих наук. Важнейшую роль здесь должны сыграть социологи, задача которых заключается в том, чтобы, во-первых, разработать систему показателей социального развития, систему нормативов (эталонов) по этим показателям, причем такую, которая была бы дифференцированной для различных типов предприятий, регионов и социальных групп населения.

Во-вторых, представители общественно-экономических наук должны обеспечить заблаговременный прогноз характера и направленности социальных процессов, выработать систему мероприятий по управлению этими процессами, разработать методики реализации этих мероприятий до простых операций на каждом управленческом уровне: предприятия, объединения, отрасли. Решение этих задач возможно, если будет создана надежная система социальной информации: ? системно-элементная, отвечающая на вопрос, из чего (каких компонентов) образована система; ? системно-структурная, раскрывающая внутреннюю организацию системы, способ взаимодействия образующих ее компонентов; ? системно-функциональная, показывающая, какие функции выполняют система и образующие ее компоненты; ? системно-интегративная, раскрывающая источники, факторы сохранения, совершенствования и развития системы. В применении к социальным системам имеются в виду социально-психологические факторы управления; ? системно-процессуальная (процедурная, операционная), показывающая, какие процессы (операции, процедуры) совершаются в системе в целях сохранения ее целостности, совершенствования и развития; ? системно-коммуникационная, показывающая взаимосвязи данной системы с другими, как по горизонтали, так и по вертикали; ? системно-историческая, отвечающая на вопрос, каким образом возникла система, какие этапы в своем развитии проходила, каковы ее исторические перспективы.

Глубокий, всесторонний системный анализ социальной информации в масштабах отрасли позволяет выявить общие тенденции в течении социальных процессов на предприятиях и в подотраслях, сравнить возникающие ситуации на предприятиях различных подотраслей, в разных регионах, установить причинные зависимости колебаний социальных показателей разных предприятий, факторы, определяющие характер социальных процессов, выработать мероприятия по управлению ими. Один из важнейших путей решения этой задачи -- правильная постановка информации в коллективе о намеченных рубежах и ходе их достижения. Правильно организованная система информации в коллективе предполагает распространение информации не только «сверху вниз», но и «снизу вверх», так как только при наличии оптимальной информации о состоянии всех сторон жизни и деятельности коллектива, о мнениях и настроениях рабочих, об их отношении к выполнению задач, стоящих перед предприятием, руководитель может принимать правильное управленческое решение, от которого во многом будет зависеть психологический настрой коллектива в целом и каждого исполняющего это решение работника в отдельности.

Требование создания отраслевых систем социальной информации вытекает, во-первых, из постоянно растущей роли социальных факторов в решении экономических задач и, во-вторых, из необходимости в связи с этим научного отношения к социальным процессам в промышленности. Научность управления требует всестороннего, комплексного исследования деятельности производственного предприятия как сложного экономического и социального организма. Проблематика управления не может быть сведена к одним лишь экономическим и инженерно-техническим вопросам, необходимо также учитывать социологические и психологические аспекты процесса управления. Естественно, что это требование полностью относится к отрасли промышленности. Практика, однако, показывает, что некоторые хозяйственные руководители недооценивают эти обстоятельства. Для того чтобы некоторые данные стали информацией, они должны быть не просто выражены в сообщении. Реальной информацией становится лишь то знание, сообщение, которое практически используется для управления или ориентировки (самоуправления). Современный руководитель на любом уровне управления должен иметь достаточно глубокие знания в области социологии управления. Отсутствие этих знаний лишает руководителя возможности использовать все средства для реализации производства и эффективно проводить в жизнь социальную политику страны. Система социальной информации, построенная на унифицированных показателях, должна быть создана в каждой организации -- от промышленного предприятия до отрасли.

3. Требования, предъявляемые к социальной информации

Информация как управленческая категория -- это новые сведения, характеризующие управленческую ситуацию, снижающие уровень неопределенности в отношении будущего, воспринятые, понятные и оцененные как полезные для решения тех или иных задач управления. Решить задачу оптимизации информации весьма трудно, поскольку социальные системы вследствие их многокомпонентности и разнообразия внутренних и внешних взаимодействий являют собой широкую сеть альтернатив, причем не столько разно-вероятностных, сколько равновероятностных. Естественно, что оптимальное количество информации об общественной системе представляется в натуральном выражении достаточно большим. К тому же часть информации, поступающей от объекта к субъекту теряется, часть искажается в результате ряда помех не только технического порядка, но и психологического, поскольку выбор сообщений для передачи, а также прием сообщений человеком облекаются в субъективную форму и в определенной мере зависят от его личного опыта, его знаний, психических особенностей. Отсюда особую важность для достижения оптимума информации приобретают методика и техника сбора первичных данных, их репрезентативность, надежность и высокая пропускная способность каналов прохождения информации, методика и техника приема и обработки информации. Средствами интенсификации информации являются научно-техническая революция, использование в информационном деле новейших достижений науки и техники; научная организация, управление информационными процессами; подготовка и совершенствование специалистов, обслуживающих информационные службы управления.

Размещено на Allbest.ru