Система управления базами данных Microsoft Access 2007

- выберите поля № группы, ФИО, № зачетной книжки в качестве заголовков строк;

- выберите поле Наименование дисциплины в качестве заголовка столбцов;

- снимите флажок «Да» вычисления итоговых значений для каждой строки;

- выберите для вычислений поле оценка и функцию вычисления Первый;

- сохраните запрос, присвоив ему имя Перекрестный для отчета по среднему баллу.

2. С помощью мастера создайте отчет по запросу Перекрестный для отчета по среднему баллу.

3. Выберите все поля запроса.

4. Добавьте уровень группировки по N группы.

5. Выберите порядок сортировки по фамилиям студентов.

6. Выберите ступенчатый вид отчета и сжатый стиль.

7. Присвойте отчету имя Отчет по среднему баллу. Просмотрите отчет.

8. Перейдите в режим конструктора и отрегулируйте ширину столбцов и их местоположение.

9. Выровняйте оценки по центру столбца. Для этого выделяйте поля и используйте соответствующую кнопку инструментальной панели Формат отчета.

10. С помощью инструментальной панели элементов введите в правую часть области верхнего колонтитула надпись Средний балл.

11. С помощью инструментальной панели элементов введите в область данных поле для вычисления среднего балла. Щелкните правой кнопкой мыши внутри созданного поля и вызовите окно Свойства поля.

12. Установите вкладку Данные. Для вызова построителя выражений на вкладке Данные в строке данные щелкните по кнопке «…».

13. Используя инструменты построителя, введите в поле формулу расчета среднего балла:

=([наименование дисциплины 1] + [наименование дисциплины 2] + [наименование дисциплины 3]) / 3

В формуле должны использоваться те наименования дисциплин, которые вы включили в отчет.

14. Отключите связанную с полем надпись.

Примечание. Наименования дисциплин вставляются в формулу двойным щелчком левой клавиши мыши по соответствующей строке в подокне Reports/Загруженные отчеты/Отчет по среднему баллу построителя выражений.

15. Просмотрите и отредактируйте отчет. Удалите дублирующее название вычисляемого поля в области данных. Отрегулируйте формат, местоположение и выравнивание вычисленного значения. Установите для поля Средний балл вкладку Макет и выберите формат поля фиксированный с 2-мя дробными знаками.

16. Для подсчета среднего балла по группе добавьте в окне конструктора раздел Примечание группы. Для этого вызовите окно настройки Сортировка и группировка, щелкнув по соответствующей кнопке инструментальной панели, или выполните команду ВИД/Сортировка и группировка. В окне Сортировка и группировка включите отображение области примечаний группы.

17. В области примечаний группы в столбце, соответствующем среднему баллу студента, создайте вычисляемое поле. Вызовите окно настройки свойств поля. Установите вкладку Данные. В строке данные вызовите Построитель выражения. Введите формулу вычислений:

=Sum (([наименование дисциплины 1] + [наименование дисциплины 2] + [наименование дисциплины 3]) / 3 / Count([ФИО])

Примечание. Для ввода названий функции групповых операций Sum и Count дважды щелкните по строке Функции в левом подокне Построителя выражений, а затем двойным щелчком раскройте список встроенных функций. В среднем подокне выберите категорию Статистические функции и затем в правом подокне нужную функцию.

18. Замените надпись вычисляемого поля. Введите: Средний балл группы. Отрегулируйте формат, местоположение и выравнивание вычисленного значения аналогично пункту 15.

19. Добавьте справа от надписи Средний балл группы вывод номера группы. Для этого в область примечаний группы вставьте поле и введите в него формулу:

=[N группы]

20. Подсчитайте в отчете средний балл по всем группам. Для этого вставьте вычисляемые поля аналогично пунктам 17, 18 и 19 в область примечаний отчета и введите надпись поля Итого по всем группам.

21. Присвойте отчету имя Расчет среднего балла групп. Введите в заголовок отчета дату формирования отчета. Для этого вставьте справа под строкой с названием отчета поле и введите в него с помощью построителя выражений функцию =DATE(). Определите пользовательский формат даты в виде dd.mm.yyyy, который может быть введен непосредственно как значение свойства Формат поля.

Рис.4.2. Отчет по среднему баллу

22. Для того чтобы сделать отчет более компактным перенесите номер группы из области заголовка группы в область данных. Для этого отключите область заголовка группы, вызвав окно Сортировка и группировка. Вставьте поле N группы в соответствующий столбец области данных. Настройте свойства поля. Для того, чтобы номер поля не повторялся в каждой строке отчета установите на вкладке Макет свойство Не выводить повторы в состояние Да. Примерный вид отчета представлен на рис.

23. Модифицируйте отчет так, чтобы он содержал данные только по одной из групп.

Создание связанного отчета

Связанный отчет состоит из главного и одного или нескольких подчиненных отчетов. Подчиненным отчетом называют отчет, созданный внутри другого отчета. Подчиненные отчеты позволяют решать следующие задачи:

- вывести сводные данные или конкретные записи, связанные с содержимым главного отчета;

- объединить несколько независимых отчетов в главном отчете.

Для создания связанного отчета необходимо:

1. Создать отчет, который будет использоваться как подчиненный, и сохранить его.

2. Открыть главный отчет в режиме конструктора.

3. Перейти в окно базы данных, например, нажатием клавиши F11.

4. Переместить с помощью мыши значок созданного подчиненного отчета из окна базы данных в соответствующую позицию в главном отчете. Например, для печати подчиненного отчета перед каждой группой в главном отчете следует поместить подчиненный отчет в заголовок группы. Подчиненный отчет выводится как отдельный элемент управления.

5. Если в подчиненном отчете должны выводиться данные, связанные с главным отчетом, установить связь элемента управления подчиненного отчета с главным отчетом.

Для связывания подчиненного отчета с главным отчетом следует открыть бланк свойств подчиненного отчета и задать значения свойств Подчиненные поля и Основные поля. По возможности, значения этих свойств устанавливаются автоматически средствами Microsoft Access.

Примером подчиненного отчета может быть отчет, содержащий сведения о студентах, сгруппированные по номерам групп, а главный отчет - это отчет, содержащий сведения о группах (номер, факультет, специальность). Связь осуществляется через поле N группы. Главный отчет создается мастером на базе запроса Факультет-группа как простой отчет. Подчиненный отчет также создается мастером на базе таблицы Студент как отчет с группировкой.

Примечания

1. Допускается вставка в отчет подчиненной формы. Главный отчет может содержать несколько подчиненных отчетов или подчиненных форм.

2. В главном отчете допускается существование двух уровней подчиненных отчетов. Например, отчет может содержать подчиненный отчет, который в свою очередь содержит подчиненный отчет. Возможные комбинации подчиненных форм и подчиненных отчетов, содержащихся в главном отчете, представлены ниже:

Уровень 1 Уровень 2

Подчиненный отчет 1 Подчиненный отчет 2

Подчиненный отчет 1 Подчиненная форма 1

Подчиненная форма 1 Подчиненная форма 2

Задание 4. Создать связанный отчет, состоящий из главного и подчиненного отчетов. В качестве главного отчета создать отчет на базе запроса по связанным таблицам Факультет-группа. В качестве подчиненного отчета использовать табличный отчет по таблице Группа с нумерацией студентов по порядку в пределах каждой группы.

Технология

1. Создайте с помощью мастера ступенчатый подчиненный отчет по таблице Студент, упорядоченный по номерам групп и фамилиям студентов, включив в него поля:

- № группы;

- ФИО;

- № зачетной книжки.

2. Добавьте в левую часть отчета порядковый номер студента в группе. Для этого в режиме конструктора вставьте в соответствующее место области данных отчета поле. Введите в качестве значения свойства Данные =1, а для свойства Сумма с накоплением выберите из списка значение - Для всего.

3. Сохраните отчет, присвоив ему имя Подчиненный. Отредактируйте отчет. Уменьшите ширину столбцов и длину линий обрамления заголовка.

4. Создайте с помощью мастера ступенчатый главный отчет по предварительно созданному запросу-выборке Факультет-Специальность-Группа, упорядоченный по факультетам и номерам групп, включив в него поля:

5. наименование факультета;

- № группы;

- № специальности.

6. Сохраните отчет, присвоив ему имя Главный. Отредактируйте отчет в режиме конструктора. Уменьшите ширину столбцов и длину линий обрамления заголовка.

7. Включите режим конструктора для главного отчета. Щелкните по кнопке Подчиненная форма/отчет и в области данных главного отчета очертите указателем мышки прямоугольный контур. В окне Мастера подчиненных отчетов выберите Подчиненный отчет. На следующем шаге сохраните предложенную мастером связь главного и подчиненного отчетов.

8. Добавьте в область примечаний главного отчета сведения о составителе отчета, фамилия которого должна вводиться в диалоговом окне. Для этого увеличьте высоту этой области и поместите в нее поле. В надпись поля введите текст: Отчет составлен: а внутрь самого поля - [Введите фамилию составителя отчета:]

9. Просмотрите получившийся связанный отчет. Вернитесь в режим конструктора и окончательно отредактируйте отчет. Примерный вид страницы отчета приведен ниже на рис. 4.3.

Рис.4.3. Связанный отчет

Список литературы

1. Гниденко И.Г., Рамин Е.Л. Система управления базами данных Microsoft Access. Учебное пособие. - СПб.: СПбГИЭУ, 2002.

2. Андрей Сеннов. Access 2007. Учебный курс. - СПб.: Питер, 2008.

3. Информатика. Учебник. Под ред. Н.В. Макаровой. - М.: Финансы и статистика, 2001.

4. Александр Сергеев. Access 2007. Новые возможности. - СПб.: Питер, 2008.

5. Экономическая информатика. Учебник. Под ред. В.П. Косарева и Л.В. Еремина. - М.: Финансы и статистика, 2001.

6. Вонг, Уоллес. Microsoft Office 2007 для «чайников». Пер. с англ. - Спб.:ООО«И.Д. Вильямс», 2007, - 368 с.

7. Баловсяк Н.В. Видеосамоучитель Office 2007 + CD. - ВЕК, М.: 2008.

Размещено на Allbest.ru