Технология

1. Создайте с помощью конструктора новый запрос с использованием таблиц Факультет, Группа, Студент.

2. Введите в 1-ый столбец бланка запроса поле Наименование факультета, во 2-ой столбец - поле N группы, в 3-ий столбец - поле Коммерческий.

3. Щелкните по кнопке инструментальной панели Тип запроса и выберите из списка Перекрестный.

4. Выберите значения в строке бланка Перекрестная таблица, развернув список в ячейках:

5. для 1-го столбца Заголовки строк, для 2-го столбца - Заголовки столбцов, для 3-го столбца - Значение.

6. Выберите функцию Count для групповой операции в 3-м столбце.

7. Просмотрите перекрестную выборку, щелкнув по кнопке Запуск.

8. Для создания итогового столбца снова перейдите в режим конструктора и вставьте в бланк запроса еще одно поле Коммерческий. Введите перед названием этого поля название столбца Итого: Щёлкните по кнопке Итоги, если нет строки Групповая операция. Она находится в правом верхнем углу в группе Показать или скрыть. В строке Групповая операция выберите Count, а в строке Перекрестная таблица - Заголовки строк.

9. В режиме таблицы уменьшите ширину столбцов таблицы-выборки. Для этого выделите столбцы с данными по группам и переместите границы, поставив курсор на границу столбцов, перемещая при зажатой клавише мыши.

10. Просмотрите отредактированную выборку и сохраните запрос, присвоив ему имя Количество коммерческих по группам и факультетам.

Примерный вид перекрестной выборки представлен на рис.2.1.

Рис.2.1. Перекрестная выборка количества коммерческих студентов по группам и факультетам.

Задание 8. Составьте запрос, позволяющий увидеть перекрестную выборку, отражающую общее количество студентов по каждому факультету и каждой группе.

Задание 9. Составьте запрос для вывода списков групп, причем номер группы должен запрашиваться в процессе выполнения запроса. Такой запрос называется запросом с параметром. Параметром является Номер группы. Значение параметра вводится в диалоговом окне. Для создания запроса необходимо ввести в ячейку с условием текст условия отбора в квадратных скобках.

Технология

1. Создайте с помощью конструктора новый запрос с использованием одной таблицы Студент.

2. Введите в 1-ую строку бланка запроса все поля таблицы.

3. Введите в ячейку строки Условие отбора для поля N группы текст: [Введите номер группы].

4. Запустите запрос, и в появившееся диалоговое окно введите номер одной из групп. Просмотрите выборку. Сохраните запрос, присвоив ему имя Запрос с параметром.

Задание 10. Составьте запрос для получения справки о стоимости обучения коммерческих студентов с учетом НДС. Принять, что стоимость обучения с учетом НДС коммерческого студента равна стоимости обучения по выбранной им специальности, умноженной на (1+0,2), где 0,2 - величина НДС.

Такой запрос называется запросом с вычисляемым полем

Технология

1. Создайте с помощью конструктора новый запрос с использованием таблиц Специальность, Группа, Студент.

2. Введите в бланк запроса поля: N группы, N специальности, ФИО, N зачетной книжки, Коммерческий, Стоимость обучения.

3. Введите в поле Коммерческий условие Да и отключите вывод содержимого этого поля на экран.

4. Щелкните мышью в строке поле первого свободного столбца бланка, а затем - по кнопке инструментальной панели Построить. Будет вызвано окно Построителя выражений

5. Введите в окно построителя выражение

НДС: [Стоимость обучения] * 0,2

где НДС: - заголовок столбца с вычисляемым полем,

[Стоимость обучения] - поле таблицы Специальность,

0,2 - величина НДС.

На всякий случай, ещё раз повторим, как это сделать: сначала вводим в верхней строке запроса имя НДС, потом, обязательно, двоеточие, потом нажимаем кнопку построителя на панели инструментов Конструктор запросов. Так как [Стоимость обучения] это поле таблицы Специальность, то его лучше вводить в построителе, через таблицы.

Используйте для записи выражения инструменты построителя выражений. После ввода выражения щелкните по кнопке Ok.

6. Щелкните мышью в ячейке поля следующего свободного столбца и перейдите в окно Построителя выражений.

7. Введите в окне Построитель выражений формулу:

Итого:[Стоимость обучения]+НДС

8. Включите флажки вывода на экран вычисляемых полей.

9. Запустите запрос

10. Отладив запрос, сохраните его с именем Запрос с вычисляемым полем.

Задание 11. Самостоятельно составьте запрос для вывода списка номеров групп, номеров специальностей, стоимости обучения по специальности, количества в них коммерческих студентов и итоговых суммах оплаты ими за обучение.

Задание 12. Создайте запрос на обновление базы данных. Необходимо создать запрос, при выполнении которого произойдет увеличение стоимости обучения по всем специальностям в 1.5 раза.

Технология

1. Создайте с помощью конструктора новый запрос. Выберите в качестве исходной таблицы одну таблицу - Специальность.

2. Укажите тип запроса, для этого выберите пункт Обновление из группы . Тип запроса/

3. Выберите поле Стоимость и введите в него с помощью Построителя выражений в строку Обновление выражение: [Стоимость]*1.5.

4. Выполните запрос и сохраните его, присвоив имя Запрос на обновление.

Примечание. Для вывода на экран сообщения с приглашением подтвердить выполнение запроса на изменение установите флажок запросов на изменение на вкладке СЕРВИС/Параметры/Правка и поиск.

Задание 13. Создайте запрос на обновление базы данных. Необходимо создать запрос, при выполнении которого произойдет уменьшение стоимости обучения по двум специальностям на 10%.

Задание 14. Составьте запрос для автоматического занесения в таблицу Студент места практики. Место практики студентов одной и той же группы должно быть одинаково. Номер группы и место практики должны вводиться в диалоговых окнах в процессе выполнения запроса.

Технология

1. С помощью конструктора добавьте в таблицу Студент текстовое поле Место практики размером 30 байт.

2. С помощью конструктора создайте новый запрос на основании таблицы Студент. Преобразуйте в запрос на обновление.

3. Введите в таблицу описания запроса 2 поля: N группы и Место практики.

4. Введите в строку Условие отбора для поля N группы: [Введите номер группы]

5. Введите в строку Обновление для поля Место практики: [Введите место практики]

6. Выполните запрос и сохраните с именем Запрос на занесение места практики.

Задание 15. Составьте запрос для автоматического занесения в таблицу Студент места практики. В отличие от предыдущего задания запрос должен выполняться без использования диалоговых окон для ввода параметров. Одноразовым выполнением запроса занесите два разных места практики двум группам, например, для группы 121 - Банк, для группы 122- Проектное бюро.

Технология

1. С помощью конструктора создайте новый запрос на основании таблицы Студент. Преобразуйте в запрос на обновление.

2. Введите в таблицу описания запроса поле: Место практики.

3. Установите курсор в строке Обновление для поля Место практики. Откройте окно Построителя выражения.

4. Раскройте список встроенных функций. Найдите категорию функций Управление. Выберите функцию IIF. Введите аргументы функции, например, следующим образом:

IIF([N группы]=121;“Банк”;IIF([N группы]=122;”Проектное бюро”;” “))

5. Выполните запрос и сохраните его с именем Запрос 2 на занесение места практики.

Задание 16. Составьте запрос на создание новой таблицы - Экзаменационная ведомость. Необходимо сконструировать запрос, при выполнении которого можно будет создавать заполненные данными таблицы со следующими столбцами:

№ группы;

Код дисциплины;

ФИО студента;

№ зачетной книжки

Отдельные таблицы должны быть созданы для каждой группы студентов, имеющейся в базе данных, и для выбранной дисциплины. Поэтому следует предусмотреть ввод соответствующих условий как параметров. В дальнейшем эти таблицы будут использоваться для ввода результатов экзаменов.

Предварительно необходимо дополнить базу данных еще двумя таблицами - Дисциплина и Вспомогательная.

Таблица Дисциплина должна иметь следующий состав полей:

Код дисциплины - ключевое поле, длинное целое;

Наименование дисциплины - текстовое поле, 30 символов;

Лекции (часов) - числовое поле, целое;

Практика (часов) - числовое поле, целое;

Введите в таблицу Дисциплина 5-6 строк с различными кодами и наименованиями дисциплин.

В таблицу Вспомогательная включите только одно поле:

- Оценка - числовое, байтовое, необязательное.

Создайте в таблице Вспомогательная всего одну запись, не заполняя значение поля Оценка.

Технология

1. Создайте с помощью конструктора новый запрос. Выберите в качестве исходных таблицы - Студент, Дисциплина и Вспомогательная.

2. Укажите тип запроса, выполнив команду Создание таблицы в группе Тип Запроса. Присвойте таблице имя Ведомость 1.

3. Введите в бланк запроса поля: № группы, Код дисциплины, Наименование дисциплины, ФИО, № зачетной книжки, Оценка.

4. Введите для поля № группы параметрическое условие отбора: [Введите номер группы:]

5. Введите для поля Код дисциплины параметрическое условие отбора: [Введите код дисциплины:]

6. Присвойте запросу имя Запрос на создание экзаменационной ведомости.

7. С использованием запроса создайте 6 ведомостей: по трем дисциплинам для каждой из 3-х групп. Номера групп и коды дисциплин задавайте в окне ввода параметров. Присвойте созданным таблицам имена Ведомость 11, Ведомость 12 и т.д.

Замечание. Поскольку при повторном использовании запроса на создание таблицы ранее созданная таблица удаляется необходимо перед созданием новой таблицы переименовывать ранее созданную таблицу. Для переименования необходимо:

установить вкладку базы данных Таблицы;

выделить исходную таблицу и вызвать правой кнопкой мыши контекстное меню;

выполнить пункт Переименовать.

8. Заполните созданные таблицы сведениями об оценках, полученных студентами при сдаче экзаменов.

Задание 17. Составьте запрос на добавление записей из одной таблицы в другую. Объединить с помощью такого запроса все заполненные экзаменационные ведомости в одну, назвав ее, например, Общая ведомость.

Технология

1. Создайте в окне базы данных Таблицы копию таблицы Ведомость 11 и замените ее имя на Общая ведомость. Для этого перетащите значок таблицы при нажатой клавише Ctrl.

2. Создайте с помощью конструктора новый запрос. Выберите в качестве исходной таблицу Ведомость 12.

3. Укажите тип запроса, выполнив команду Добавление в группе Тип запроса. В окне Добавление введите имя таблицы Общая ведомость, к которой должны добавляться строки исходной таблицы.

4. Введите в строку Поле бланка запроса все поля таблицы Ведомость 12.

5. Закройте запрос, присвоив ему имя Запрос на добавление.

6. Выполните запрос и просмотрите таблицу Общая ведомость, которая должна пополниться записями из таблицы Ведомость 12.

7. Временно переименовывая другие ведомости в Ведомость 12, добавьте их содержимое в Общую ведомость.

Задание 18. Составьте параметрический запрос на удаление сведений из таблицы Общая ведомость о студентах одной из групп по заданной дисциплине. Предусмотрите возможность предварительного просмотра содержимого всех полей удаляемых записей.

Примечание. После удаления записей с помощью запроса на удаление невозможно отменить операцию. Поэтому, прежде чем выполнить такой запрос, необходимо просмотреть выбранные для удаления данные. Для этого в режиме конструктора запросов нажмите на панели инструментов кнопку Режим и просмотрите запрос в режиме таблицы.

Технология

1. Создайте с помощью конструктора новый запрос. Выберите в качестве исходной таблицу Общая ведомость.

2. Укажите тип запроса, выполнив команду Удаление в группе тип Запроса

3. Введите в бланк запроса поля № группы и Код дисциплины.

4. Введите в строку Условие отбора соответственно для каждого из полей:

[Введите номер группы:] и [Введите код дисциплины: ]

5. Добавьте в бланк запроса остальные поля таблицы Общая ведомость.

6. Закройте и сохраните запрос под именем Запрос на удаление.

7. Для просмотра записей перед их удалением откройте запрос в режиме конструктора и щелкните по кнопке Режим. Выберите Режим таблицы. Введите в диалоговых окнах удаляемые № группы и Код дисциплины. Просмотрите удаляемые записи. Закройте запрос.

8. Выполните запрос на удаления и просмотрите результаты его выполнения в таблице Общая ведомость.

3. Лабораторная работа № 3. Формы

программный microsoft access реляционный таблица

Цель работы: Освоение технологии конструирования и использования форм.

Формы

Форма является удобным средством для просмотра содержимого БД, а также для ввода новых данных или редактирования существующих. Форма обычно отображает поля одной строки таблицы или запроса. В форме можно отображать данные нескольких таблиц или запросов. Применение форм позволяет упростить ввод данных в БД и уменьшить количество допускаемых ошибок ввода. Для этого форма снабжается:

- форматами ввода;

- условиями проверки вводимых данных;

- масками ввода для ввода стандартизованной информации;

- пояснительным текстом;

- группировкой данных, приближающей ее вид к бумажному бланку.

Форма содержит следующие разделы: заголовок, область данных, верхний и нижний колонтитулы и примечание.

Заголовок формы может содержать название формы, инструкции по ее использованию, а также кнопки, предназначенные для открытия подчиненных форм и выполнения других задач. В режиме формы заголовок отображается в верхней части экрана, а при печати -- в верхней части первой страницы.

Область данных содержит записи. На экране одновременно их может располагаться от одной до нескольких.

Примечание формы может содержать кнопки и инструкции по использованию формы. В режиме формы примечание отображается в нижней части экрана, а при печати -- на последней странице после области данных.

Верхний колонтитул может содержать заголовок формы, графические объекты, заголовки столбцов и любые другие сведения, которые должны изображаться в верхней части каждой страницы. Верхние колонтитулы используются только при печати формы.

Нижний колонтитул может содержать дату, номер страницы и любые другие сведения, которые должны отображаться в нижней части каждой страницы. Нижний колонтитул появляется только при печати формы.

При проектировании формы можно использовать текстовые строки, рисунки и линии, кнопки, списковые окна и т.п. Форма проектируется при помощи панели элементов.

В форме может быть разрешено или запрещено корректировать определенные данные или вообще ввод новых записей.

С формой можно работать в 3-х основных режимах:

- в режиме конструктора;

- в режиме формы;

- в режиме таблицы.

Формы, присоединенные к данным, можно открывать также в режиме сводной таблицы или в режиме диаграммы. В этих режимах пользователи могут динамически изменять макет формы для изменения способа анализа данных. Существует возможность упорядочивать заголовки строк и столбцов, а также применять фильтры к полям. При каждом изменении макета сводная форма немедленно выполняет вычисления заново в соответствии с новым расположением данных.

Основные виды форм:

- простая форма по одной таблице;

- простая форма по связанным таблицам;

- простая форма на основании запроса;

- форма со списком или с полем для списка;

- составная форма;

- форма-меню с кнопками управления.

- форма в виде сводной таблицы.

Составная форма содержит главную форму и подчиненные ей формы. Подчиненные формы позволяют решать следующие задачи:

- отображать отношения один-к-одному или один-к-многим между таблицами или запросами, например, в главной форме выводят только категорию товаров, а в подчиненной - полный список товаров, относящихся к этой категории;

- обновлять записи в разных таблицах с помощью одной формы.

При необходимости, пользователь имеет возможность изменить макет подчиненной формы. Подчиненной формой называют форму, вставленную в другую форму. Первичная форма называется главной формой, а форма внутри -- подчиненной. Комбинацию «форма/подчиненная форма» иногда называют также иерархической формой или комбинацией «родительской» и «дочерней» форм.

Подчиненные формы особенно удобны для отображения данных из таблиц или запросов, имеющих отношение «один-ко-многим» (Отношение «один-ко-многим». Объединение двух таблиц, в котором значению ключа каждой записи в главной таблице соответствует значение в связанном поле или полях в нескольких записях подчиненной таблицы.).

Например, можно создать форму с подчиненной формой для отображения данных из таблиц «Категории» и «Товары». Данные в таблице «Категории» являются стороной отношения «один». Данные в таблице «Товары» являются стороной отношения «многие» -- каждая категория может содержать несколько товаров.



В главной форме отображаются данные на стороне отношения «один».

В подчиненной форме отображаются данные на стороне отношения «многие».

Главная и подчиненная формы в этом типе связаны таким образом, что в подчиненной выводятся только те записи, которые связаны с текущей записью в главной.

Например, если главная форма отображает категорию «Напитки», то подчиненная -- только товары в категории «Напитки». Если бы связи между формами не было, в подчиненной отображались бы все товары, а не только те, которые принадлежат к указанной категории.

Для достижения наилучшего результата рекомендуется сначала установить все связи. Это позволит Access автоматически создать связи между главными и подчиненными формами. Для просмотра, добавления или изменения связей между таблицами в базе данных на вкладке Дополнительные инструменты в группе Анализ щелкните Связи.

Допускается вставка в главную форму нескольких подчиненных форм.

Создание формы, содержащей подчиненную форму, с использованием мастера форм.

Эта процедура создает новую комбинацию формы и подчиненной формы при помощи мастера форм.

На вкладке Создание в группе Формы щелкните Другие формы, а затем в списке щелкните пункт Мастер форм.

Если мастер не запускается:

Причиной этого может быть то, что Access работает в ограниченном режиме:

На первой странице мастера в раскрывающемся списке Таблицы и запросы выберите таблицу или запрос.

1. Дважды щелкните поля таблицы или запроса, которые требуется включить в форму.

2. На той же странице мастера в раскрывающемся списке Таблицы и запросы выберите другую таблицу или запрос. Дважды щелкните поля таблицы или запроса, которые требуется включить в форму.

3. Если до запуска мастера отношения установлены правильно, то после нажатия кнопки Далее будет задан вопрос Выберите вид представления данных, т. е. в какой таблице или запросе. В рассматриваемом примере для создания формы «Категории» выберите из списка строку по категориям. В мастере схематически отображается структура формы. Прямоугольник в нижней части формы обозначает подчиненную форму.

4. Установите переключатель в нижней части страницы мастера в положение Подчиненные формы и нажмите кнопку Далее.

5. На странице мастера выберите внешний вид подчиненной формы выберите вариант ленточный или табличный, в зависимости от стиля макета создаваемой формы. В макетах обоих стилей данные подчиненной формы располагаются в виде строк и столбцов, но ленточный макет имеет больше возможностей настройки. В ленточной подчиненной форме можно добавлять цвет, рисунки и другие элементы форматирования, зато табличный макет более компактен как и табличное представление таблицы. Выбрав требуемые параметры, нажмите кнопку Далее.

6. На странице мастера Выберите требуемый стиль выберите стиль форматирования формы. Если на предыдущей странице был выбран вариант ленточный, выбранный стиль форматирования будет применен также и к подчиненной форме. Выбрав требуемые параметры, нажмите кнопку Далее.

7. На последней странице введите заголовки форм. Имена автоматически присваиваются формам на основе введенных заголовков, а надписи подчиненных форм -- на основе введенных заголовков подчиненных форм.

На этой же странице укажите, в каком представлении должна открываться форма: в режиме формы -- для просмотра и ввода данных, или в режиме конструктора -- с возможностью изменения ее структуры. Выбрав требуемые параметры, нажмите кнопку Готово.

Будет создано две формы: одна для главной формы, содержащей элемент управления подчиненной формы, а другая -- для самой подчиненной формы.

Подчиненною форму можно создать путем перетаскивания одной формы в другую.

Этот процесс используется, когда имеются две формы и необходимо использовать одну из них в качестве подчиненной для другой формы.

1. Откройте в режиме конструктора форму, которая должна быть главной.

2. Если на вкладке Конструктор в группе Элементы управления кнопка Использовать мастера не выделена, щелкните ее, чтобы выделить.

3.

4. Перетащите форму из области переходов в главную форму.

5. В главную форму будет добавлен элемент управления подчиненной формы. Этот элемент будет связан с формой, добавленной из области переходов. Также будет предпринята попытка связать подчиненную форму с главной формой на основе отношений, заданных в базе данных. Если определить, как связать подчиненную форму с главной автоматически не удастся, свойства Подчиненные поля (Link Child Fields) и Основные поля (Link Master Fields) элемента управления подчиненной формы останутся пустыми и потребуется задать их вручную следующим образом.

6. В области переходов щелкните главную форму правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор .

7. Щелкните элемент управления подчиненной формы один раз, чтобы выделить его.

8. Чтобы открыть окно свойств, если оно не открыто, нажмите клавишу F4.

9. На вкладке Данные окна свойств нажмите кнопку рядом с ячейкой свойства Подчиненные поля (Link Child Fields).

10. Будет открыто диалоговое окно Связь с полями подчиненной формы.

11. В раскрывающихся списках Основные поля и Подчиненные поля выберите поля, которыми нужно связать формы. Если неизвестно, какие поля нужно использовать, нажмите кнопку Предложить. Будет предпринята попытка автоматически определить связывающие поля. Затем нажмите кнопку ОК.

12. Если не отображается поле, которое требуется использовать для связывания форм, возможно, придется так отредактировать источник записи главной или подчиненной формы, чтобы данное поле в нем присутствовало. Например, если форма основана на запросе, следует убедиться, что связывающее поле присутствует в результатах запроса.

13. Сохраните главную форму и переключитесь в режим формы, а затем проверьте правильность работы формы.

Если требуется внести в подчиненную форму изменения структуры во время работы с главной формой в режиме конструктора, можно открыть подчиненную форму в отдельном окне.

1. Щелкните подчиненную форму, чтобы выделить ее.

2. На вкладке Конструктор в группе Сервис выберите команду Подчиненная форма в новом окне.

Возможна вставка в главную форму двух вложенных друг в друга подчиненных форм. Это означает, что в форму вставлена подчиненная форма, которая сама содержит подчиненную форму. Для ссылки на значение элемента управления подчиненной формы используют выражение.

Если для свойства формы Допустимые режимы задано значение Все, то в режиме формы для главной формы допускается вывод подчиненной формы, как в режиме формы, так и в режиме таблицы. Для перехода в режиме формы из подчиненной формы в главную следует щелкнуть мышью на любом поле в главной форме. Для перехода из главной формы в подчиненную следует щелкнуть мышью на любом месте подчиненной формы (или выбрать имя подчиненной формы в раскрывающемся списке Переход к полю на панели инструментов).

При работе с формой нужно обращать внимание на то, свойства какого объекта отображаются в окне свойств. Например, если Вы щелкните правой кнопкой мыши на середине окна, то в окне свойств отобразятся свойства объекта. Если попадёте на текстовое поле, или на окне поля таблицы… то отобразятся их свойства, а они, естественно, различны. Если нужно выделить форму в целом, щелкните по изображению квадрата в левом конце линейки, под строкой заголовка. Для установления связи с таблицей, на вкладке Данные окна свойств в строке Источник записей выбираем из списка имеющихся нужную таблицу. После чего нужно вывести на экран список полей связанной таблицы. Вызвать список полей можно щелчком на кнопке Добавить существующие поля, расположенной на вкладке Сервис. Когда разработка формы закончена, её можно сохранить с любым именем, например, нажав обычную кнопку Сохранить на панели инструментов, или нажав сочетание клавиш Ctrl+S. Форма останется в БД и в дальнейшем может быть вызвана из вкладки навигационной панели.

Задание 1. Создайте простую форму по одной таблице Студент, включив в нее все поля таблицы.

Технология

1. Щелкните по таблицу Студент затем щелкните по кнопке меню Создание.

2. На вкладке Создание выберите Форма.

3. Для применения к форме одного из автоформатов воспользуйтесь кнопкой Автоформат, расположенной на вкладке Формат контекстного инструмента Работа с макетами.

4. Чтобы изменить вид перейдите в режим конструктора форм, нажав кнопку Режим и выбрав Конструктор. Присвойте имя форме: Студент - простая и перейдите в формы, нажав кнопку Режим и выбрав кнопку Режим формы. Просмотрите информацию таблицы с помощью созданной формы.

5. Выполните редактирование формы - введите заголовок формы Список студентов. Для этого:

- установите режим Конструктор;

- Выберите кнопку Заголовок в группе Элементы управления; введите нужный заголовок;

- Теперь можно перемещать поля для настройки их отображения на форме. В режиме Конструктор можно изменить заголовок и примечание формы, можно перемещать поля

- Чтобы добавить текст в колонтитулы необходимо отобразить их нажав кнопку

- щелкните в области заголовка, в появившемся окне свойств измените подпись, введите текст.

- выделите рамку надписи и отрегулируйте ее размер и местоположение;

- выделите надпись и установите необходимый размер и начертание шрифта.

6. Просмотрите форму, щелкнув по кнопке инструментальной панели Режим и установив Режим формы.

7. Закройте форму, сохранив изменения.

Задание 2. Создайте простую форму по связанным таблицам для просмотра перечня групп с расшифровкой специальностей и названий факультетов. Для создания формы необходимо использовать 3 таблицы: Группа, Специальность и Факультет.

Технология

1. Щелкните по кнопке Создать. Во вкладке Формы выберите Конструктор форм.

2. Щелкните по кнопке Добавить поля. В появившемся окне выберите из таблицы Группа поле N группы, из таблицы Факультет - поле Наименование факультета, из таблицы Специальность - поля N специальности и Наименование специальности.

3. Отредактируйте заголовок формы. Если нет окна свойств, нажмите сочетание Alt+Enter. Щелкните по кнопке Надпись. Увеличьте высоту области заголовка формы. Переместите контуры названий столбцов вниз и на освободившееся место вставьте надпись для названия формы. Для перемещения надписи выделите ее контур и перетащите мышкой, курсор которой должен быть установлен на черный квадрат расположенный в левом верхнем углу контура. Введите заголовок формы Список групп.

4. Иногда удобнее показывать на форме сразу несколько значений. Для этого используют либо ленточную, либо табличную форму, которые мало отличаются, практически только оформлением. Создадим ленточную форму, на основе имеющейся. В окне свойств перейдём на вкладку Макет, и в строке Режим по умолчанию вместо Одиночная форма выберем Ленточные формы. Закройте форму, присвоив ей имя Ленточная форма Студент. Просмотрите форму.

Задание 3. Создайте простую форму на основании запроса. Необходимо создать форму по запросу с вычисляемым полем (запрос для получения справки по стоимости обучения коммерческих студентов с учетом НДС - задание 10 лабораторной работы №2), включив в форму все поля запроса. Порядок действий аналогичен порядку, рассмотренному в предыдущем задании. В пункте 5 следует выбрать иной внешний вид формы - выровненный. Присвойте форме имя Простая форма по запросу.

Задание 4. Создайте форму со списком. Необходимо создать форму, позволяющую просматривать и редактировать данные каждого студента, а также вводить в таблицу Студент новые записи. Форма должна быть снабжена списком групп, в котором для каждой группы указывается ее номер специальности и наименование факультета. Для создания формы следует использовать таблицу Студент и специально подготовленный запрос Группа-факультет. Образец формы приведен на рисунке 3.1.

Рис. 3.1. Форма со списком

Технология

1. Подготовьте простой запрос на выборку по таблицам Группа, Факультет, включив в него поля: № группы, № специальности, Наименование факультета. Присвойте запросу имя Группа-факультет.

2. Создайте с помощью Мастера форм простую форму в один столбец по таблице Студент, включив в нее поля: ФИО, № зачетки, Дата рождения, Коммерческий. Для этого выберите Создание, Другие формы, Мастер форм.

3. В окне Создание форм присвойте форме имя Форма с полем для списка. Включите флажок Изменить макет формы для непосредственного перехода в режим конструктора. Для ознакомления с приемами конструирования форм включите флажок Вывести справку по работе с формой. Щелкните по кнопке Готово.

4. В режиме конструктора переместите вниз горизонтальную линию, разделяющую области данных и примечания.

5. Выберите на панели элементов конструирования формы элемент Поле со списком. Укажите мышью местоположение окна для списка в области данных формы. Высота окна должна быть равна высоте кнопки, раскрывающей список. В окне Создание полей со списком включите переключатель Отмена.

6. Разъедените контуры названия поля и самого поля, перетаскивая мышью левый верхний маркер одного из контуров. Замените название поля в контуре надписи на Группа. Щелкните правой кнопкой мыши внутри контура поля со списком и выберите в контекстном меню пункт Свойства. Появится окно Поле со списком для настройки свойств поля.

· Установите вкладку Данные в окне Поле со списком;

· В строке данные раскрыть список полей и выбрать поле Номер группы;

· В строке тип источника выберите таблица/запрос;

· В строке источник строк выберите ранее созданный запрос Группа-Факультет;

· На вкладке Макет. Укажите число столбцов -3, заглавия столбцов - да, ширина столбца 6 см, ширина столбцов 1; 1,2; 3.

7. Просмотрите готовую форму, щелкнув по кнопке Режим инструментальной панели. Сохраните форму с именем Форма Студент с полем для списка.

Задание 5. Создать составную форму. Составная форма должна содержать главную форму и одну подчиненную форму табличного вида. Форма предназначена для вывода информации о группе. Главная форма должна содержать общие сведения о группе:

№ группы;

№ специальности;

наименование специальности;

наименование факультета.

Для получения этих сведений можно использовать запрос Группа-специальность-факультет. Подчиненная форма должна содержать список группы, в который необходимо включить поля:

ФИО;

№ зачетки;

Дата рождения;

Коммерческий.



Рис.3.2. Составная форма

Технология

1. Создайте простой запрос на выборку Группа-специальность-факультет, включив в него необходимые поля.

2. Создайте табличную автоформу с именем Подчиненная со списком студентов из таблицы Студент.

3. Создайте с помощью Мастера форм главную форму на основе запроса Группа-специальность-факультет, включив в нее все поля. Главную форму создайте в один столбец стандартным стилем, используя тип представления данных по группе. Включите флажок Подчиненные формы. Задайте имя формы: Составная форма. Щелкните по кнопке Далее.

4. Выберите вид Табличный. Щелкните по кнопке Далее.

5. Стиль Стандартный. Щелкните по кнопке Далее.

6. Поставьте флажок Открыть форму для просмотра и ввода данных. Щелкните по кнопке Готово.

7. Перейдите в режим формы и, используя кнопки перехода по записям, просмотрите перечень и списки групп.

8. Переходя из режима формы в режим конструктора и обратно, отрегулируйте размеры и местоположение полей, главной и подчиненной формы, измените размеры и типы шрифтов и линий.

Задание 6. Создайте составную форму для просмотра состава групп с пользовательскими кнопками следующего вида:

Рис.3.3. Форма с кнопками

Особенности формы:

отключены линейки прокрутки по записям групп;

для перехода от группы к группе введены пользовательские кнопки Стрелка вниз и Стрелка вверх

в форме выводится количество студентов в группе всего и в том числе количество коммерческих студентов.

Для создания такой формы необходимо подготовить:

1. Запрос с итогом по количеству студентов в группах на основании таблиц Факультет, Специальность, Группа и Студент, включив в него поля Наименование факультета, Наименование специальности, N группы, курс. Запрос должен подсчитывать общее количество студентов в группе и количество из них коммерческих.

2. Подчиненную форму Студент подчиненная в табличном виде, содержащую список студентов, и подготовленную на основании таблицы Студент

Технология

1. На основании таблицы Студент и запроса Подсчет коммерческих по группам, сконструированного в лабораторной работе N2, создайте запрос на выборку с итогами, содержащий поля:

- N группы;

- Наименование факультета;

- Наименование специальности;

- Курс;

- Количество студентов всего;

- Количество коммерческих.

Если забыли, как это делается: откройте Создание, Конструктор запросов, затем выберите на вкладке Таблицы таблицы Студент, Специальность, Факультет… и на вкладке Запросы выберите Подсчет коммерческих по группам.

2. На схеме данных бланка запроса установите связь между полями N группы таблицы Группа и исходного запроса. Присвойте новому запросу имя Факульт-Специальность-Группа-Кол-во студентов. Вид запроса в режиме конструктора приведен на рис. 3.4.



Рис.3.4. Запрос Факультет-Специальность-Группа-Кол-во студентов

3. Создайте с помощью конструктора главную форму. Для этого в окне базы данных щелкните по кнопке Создание. Выберите в качестве источника данных запрос Факультет-Специальность-Группа-Кол-во студентов. В таблицы и запросы выберите нужный запрос. Выберите все поля, нажав на кнопку “>>”, затем Далее, в появившемся окне Выберите вид представления данных выбираете желаемое изображение, например, первым поставьте Факультет. Оставляете переключатель Подчиненные формы, нажимаете Далее, выбираете вид Ленточный или Табличный, нажимаете Далее, выбираете Стиль, по собственному вкусу, нажимаете Далее, ставите переключатель Изменить макет формы. Если Вам стало казаться, что мысль потеряна, можете поставите переключатель Открыть форму для просмотра и ввода данных. Тогда, увидев, как при щелчке внизу формы, вместе со сменой факультета меняются и входящие в факультет группы, Вы почувствуете, что появилось понимание, зачем всё это было нужно.

4. В окне конструктора форм, находясь в области данных, разместите поля, перетаскивая их названия из окна со списком полей запроса и располагая их в соответствии с образцом формы. Если Вы увидели противоречие с окончанием предыдущего абзаца, нажмите кнопку Режим в левом верхнем углу и выберите Конструктор.

5. Выровняйте местоположение и размеры полей и подписей к ним в соответствии с образцом, перемещая маркеры их контуров. Проверьте вид главной формы, переключившись из режима конструктора в режим формы. Вернитесь в режим конструктора. Закройте окно со списком полей исходного запроса.

6. Щелкнув по кнопке Подчиненная форма/отчет, разместите контур подчиненной формы в нижней части области построения. В окне мастера выберите из числа имеющихся форм Подчиненную, разработанную в предыдущем задании.

7. Переключившись в режим формы, проверьте вид формы и при необходимости откорректируйте ее в режиме конструктора. Увеличьте ширину и высоту области данных.

Рис.3.5. Вкладка Макет окна свойств формы.

Задание 7. Создать форму с вкладками для просмотра списка студентов двух групп. На каждой вкладке должен располагаться список студентов только одной группы. На ярлычках вкладок должны отображаться номера групп.

Технология

1. С помощью мастера создайте два простых запроса, например Запрос Студент 651 и Запрос Студент 652, для выборки из таблицы Студент списка студентов двух групп (651 и 652). Включите в запросы все поля таблицы. В режиме конструктора введите в запросы условия отбора записей соответственно для групп 651 и 652.

2. С помощью мастера создайте две табличные формы, например Форма Студент 651 и Форма Студент 652 на основании запросов Запрос Студент 651 и Запрос Студент 652 с использованием стандартного стиля.

3. Создайте с помощью конструктора новую форму (главную), не используя в качестве источника таблицу или запрос. В окне конструктора щелкните по элементу Вкладка и очертите мышкой прямоугольный контур в области данных.

4. Замените названия ярлычков вкладок. Для замены имени ярлычка необходимо щелкнуть по ярлычку правой клавишей мыши и выбрать в контекстном меню пункт Свойства, а затем ввести в окне свойств элемента новое имя на вкладке Макет значение Подпись.

5. Выделите первую вкладку и разместите на ней подчиненную форму Форма Студент 651. Удалите связанную с подчиненной формой подпись формы.

6. Выделите вторую вкладку и разместите на ней подчиненную форму Форма Студент 652. Удалите связанную с подчиненной формой подпись формы.

7. Просмотрите форму в режиме формы. Удалите полосу прокрутки, кнопки перехода по записям и область выделения в главной форме. Отрегулируйте размеры починенных форм. Введите надпись для заголовка формы СОСТАВ ГРУПП. Настройте местоположение, размер и тип шрифта этой надписи. Внешний вид формы, которая должна быть получена, представлен на рис. 3.7.



Рис. 3.7. Форма с вкладками

8. Сохраните форму с именем Форма с вкладками.

Задание 8. Создайте форму в виде настраиваемой сводной таблицы для просмотра результатов экзаменационной сессии. Образец формы представлен на рис. 3.8.

Рис.3.8. Форма в виде сводной таблицы.

Технология

1. Создайте запрос на основании таблиц Общая ведомость и Дисциплина, содержащий поля: N группы, ФИО, Наименование дисциплины, Оценка. Присвойте запросу имя Общая ведомость с наименованием дисциплины.

2. В окне базы данных создайте новую форму в виде Автоформа: сводная таблица на основании созданного в п.1 запроса.

3. В окне формирования сводной таблицы перетащите мышкой поля из окна со списком полей в соответствующие области сводной таблицы:

- N группы - в область полей фильтра;

- Наименование дисциплины - в область полей строк;

- ФИО - в область полей столбцов;

- Оценка - в область полей итогов или данных.

4. Закройте окно со списком полей. Выведите итоги в виде среднего балла по каждому студенту и дисциплине. Для этого щелкните правой клавишей мыши по названию какого-либо столбца Оценка и в контекстном меню выберите пункт Автовычисления/Среднее.

5. Настройте форматы отображения итоговых данных. Установите фиксированный формат отображения числовых данных. Для этого щелкайте по заголовкам итоговых строк и столбцов и выбирайте в пункте Свойства на вкладке Формат соответствующий формат. Установите красный цвет шрифта для итоговых данных.

6. Замените название списка столбцов ФИО на Фамилия И.О. Для этого щелкните по названию ФИО правой клавишей мыши и в контекстном меню выберите Свойства. На вкладке Заголовки введите новое название.

7. Сохраните форму с именем Результаты экзаменационной сессии.

4. Лабораторная работа № 4. Отчеты

Цель работы: Конструирование и использование отчетов.

Отчеты

Отчеты предназначены для вывода информации из базы данных, прежде всего, на принтер. Перед выводом на принтер отчет можно просмотреть на экране. Отчет строится на основании таблиц и запросов.

Основные виды отчетов:

- одноколонный (простой) отчет;

- многоколонный отчет;

- табличный отчет;

- отчет с группировкой данных и подведением итогов;

- отчет по связанным таблицам;

- связанный отчет, т.е. отчет, содержащий другой (подчиненный отчет);

- отчет слиянием с документом Word (составной документ);

- перекрестный отчет.

Основные разделы отчета:

- заголовок отчета (начало отчета);

- верхний колонтитул (печатается в начале каждой страницы);

- область заголовка группы (отображается перед первой записью каждой группы);

- область данных (основная часть отчета);

- область примечания группы (отображается после области данных последней записи каждой группы);

- нижний колонтитул (печатается в конце каждой страницы);

- область примечаний (печатается в конце отчета).

Работа в новом представлении Report (Отчет)

Некоторые функции в Office Access 2007 облегчают создание отчетов. Широкий выбор инструментов построения отчетов помогает осуществлять сбор и отображение строго тех данных, для которых необходимо составить отчет. Щелкните на вкладке Create (Создание) и выберите нужную команду в наборе команд Reports (Отчеты), например. Report Wizard (Мастер отчетов). Мастер отчетов выполнит создание отчета; команда Report (Отчет) отобразит простой отчет с помощью выделенной в данный момент таблицы. Чтобы составить свой собственный отчет, выберите Blank Report (Пустой отчет).

После создания отчета контекстная вкладка Report Tools (Работа с макетами отчетов) предложит три дополнительных набора опций: Formatting (Форматирование), Layout (Упорядочить) и Page Setup (Параметры страницы). С их помощью этих опций можно добавлять поля, отображать и скрывать различные элементы, форматировать и упорядочивать данные, а также настраивать границы, выравнивание и параметры печати.

Задание 1. Создать табличный отчет, используя запрос на выборку, подготовленный в задании 1 лабораторной работы 2, которому было присвоено имя Выборка 1. Отчет должен включать следующие столбцы:

Наименование факультета;

Наименование специальности;

№ группы;

ФИО.

Технология

1. В окне базы данных выберите пункт меню Создание и выберите Мастер отчетов и в качестве источника данных - запрос Выборка 1.

2. В окне Создание отчетов выполните следующие действия:

- выберите поля запроса в заданной по условию последовательности;

- выберите вид представления данных по факультету;

- добавьте уровень группировки по наименованию специальности;

- выберите порядок сортировки по полю ФИО;

- выберите макет ступенчатый;

- выберите стиль строгий;

- задайте имя отчета Отчет табличный.

3. Нажмите кнопку Готово. Просмотрите отчет. Уменьшите масштаб отображения.

4. Перейдите в режим конструктора. Выполните редактирование заголовка отчета. Выведите названия первых двух столбцов в 2 строки, отцентрировав их и увеличив соответственно высоту области верхнего колонтитула.

5. Измените заголовок отчета, введя текст: Список студентов по факультетам и специальностям.

6. Введите текст в нижний колонтитул: Ведомость составил:

7. Закройте и сохраните отчет.

Задание 2. Создать отчет с группировкой данных и подведением итогов, используя запрос на выборку, подготовленный в задании №10 лабораторной работы №2 с именем Запрос с вычисляемым полем. Необходимо в отчете подсчитать общую суммарную плату за обучение коммерческих студентов и в том числе по каждой специальности и по каждой группе. Отчет должен содержать поля:

№ специальности;

№ группы;

ФИО;

№ зачетной книжки;

Стоимость обучения с учетом НДС (Итого).

Технология

1. Создайте с помощью мастера новый отчет на основании указанного выше запроса. Включите в запрос необходимые поля в заданном порядке.

2. В окне создания отчета выполните следующие шаги:

· выберите тип представления данных - по полю студент;

· добавьте уровни группировки по N специальности и N группы;

· настройте режим сортировки в алфавитном порядке фамилий и, щелкнув по кнопке Итоги, включите флажки Sum и Показать данные и итоги;

· выберите макет отчета структура 1;

· выберите сжатый стиль.

3. Нажмите кнопку Готово и просмотрите отчет.

4. Закройте отчет и сохраните его под именем Отчет с группировкой.

5. Выполните редактирование отчета, используя режим конструктора. Измените заголовок отчета, введя текст: Сводная ведомость оплаты обучения. Отредактируйте ширину столбцов. Измените шрифты отдельных элементов отчета.

6. Замените слово sum в итоговых строках на слово Всего по группе: для итогов по группе и Всего по специальности: для итогов по специальности. Измените ширину полей с итогами.

7. Отключите все строки отчета с итогами по количеству записей.

8. Установите одинаковый фиксированный формат числовых данных с двумя знаками после запятой для всех сумм оплаты.



Рис.4.1. Отчет Сводная ведомость оплаты обучения

Задание 3. Сконструировать перекрестный отчет, используя таблицу Общая ведомость, созданную в лабораторной работе №3. Отчет должен иметь следующие столбцы:

№ группы

ФИО студента;

№ зачетной книжки;

Наименование дисциплины 1;

Наименование дисциплины 2;

Наименование дисциплины 3;

Средний балл.

В столбцах отчета с наименованиями дисциплин должны отображаться оценки, полученные студентами на экзамене. В столбце средний балл должно производиться вычисление среднего балла каждого студента по результатам 3-х экзаменов.

Вычислите в отчете средний балл по группе студентов и по академии в целом.

Технология

1. С помощью мастера создайте перекрестный запрос по таблице Общая ведомость, в которой должны иметься оценки для всех студентов 3-х групп по 3-м дисциплина. Для этого: