Удосконалення діяльності навчально-методичного комплексу

38

Размещено на http://www.allbest.ru/

ЗМІСТ

ВСТУП 3

1. АНАЛІЗ ІСНУЮЧОЇ СИСТЕМИ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ТА УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ НАВЧАЛЬНО-МЕТОДИЧНОГО ВІДДІЛУ 7

1.1 Функціональна структура навчально-методичного відділу 7

1.1.1 Схема функціональної структури 7

1.1.2 Перелік задач 11

1.2 Організаційна структура навчально-методичного відділу 13

1.2.1 Штатний розклад 14

1.2.2 Структура навчально-методичного відділу 15

1.2.3 Посадові обов'язки 16

1.3 Характеристика документообігу 21

1.3.1 Характеристика вхідних документів 21

1.3.2 Характеристика вихідних документів 23

1.4 Перелік управлінських впливів, які приймає персонал 24

1.5 Технічне забезпечення діяльності навчально-методичного відділу 27

1.6 Організаційні недоліки в діяльності навчально-методичного відділу 30

1.7 Інформаційні недоліки в діяльності навчально-методичного відділу 31

2. РЕКОМЕНДАЦІЇ ТА ЗАХОДИ З УДОСКОНАЛЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ НАВЧАЛЬНО-МЕТОДИЧНОГО ВІДДІЛУ 32

2.1 Рекомендації та заходи, пов'язані з комп'ютеризацією навчально-методичного відділу 32

2.1.1 Оновлення комп'ютерного парку 32

2.1.2 Збільшення пропускної спроможності комп'ютерної мережі 32

2.1.3 Розвиток системного програмного забезпечення 33

2.1.4 Розвиток системного та прикладного ПО (клієнтські місця) 33

2.1.5 Проектування нових підсистем інформаційно-аналітичної системи УІПА 33

2.2 Рекомендації та заходи, пов'язані з розподілом функцій і / або зміною чисельності співробітників 34

2.4 Опис проекту автоматизації 36

2.4.1 Опис технічного забезпечення 36

2.4.2 Опис інформаційного забезпечення 37

2.4.3 Опис програмного забезпечення 38

2.4.4 Опис організаційного забезпечення 41

2.5 Ступінь готовності результатів випускної роботи до впровадження 41

2.5.1 Необхідні умови для впровадження 41

ВСТУП

Радикальні зміни, що відбуваються за останнє десятиріччя в економічній та соціальній сферах, стрімкий розвиток наукових знань, інформаційних та комунікаційних технологій висувають якісно нові завдання перед світовим співтовариством. У цих умовах незмірно зростає роль освіти і особливо вищої. Вища освіта і наука стають глобальними факторами суспільного розвитку, належать до числа найбільш важливих національних та загальносвітових пріоритетів, виступають найважливішими компонентами культурного, соціального та економічно стійкого розвитку людей, співтовариств, націй.

Особливістю останнього часу є цілеспрямована спільна діяльність європейських країн щодо формування загальноєвропейської системи вищої освіти в межах так званого Болонського процесу, створення до 2010 року «європейського простору вищої освіти», де «національні особливості та спільні інтереси зможуть взаємодіяти та підсилювати одна одну в інтересах Європи, її студентів і в більш загальному значенні -- громадян.

Це ставить нові вимоги щодо організації навчально-пізнавальної діяльності студентів і, зокрема, до використання в навчальному процесі сучасних організаційно-методичних технологій, здатних забезпечити формування індивідуальних, професійно та соціально значущих якостей студентів.

В даний час існує велика кількість інформаційно-пошукових систем, за допомогою яких можна швидко знайти потрібну нормативно-правову інформацію. Розглянемо деякі з них більш детально.

Однією із систем законодавства, яка швидко вирішує проблему сортування інформації є система українського законодавства ЛІГА [2]. У процесі використання цієї системи в управлінні вищим навчальним закладом не виникає проблем із своєчасністю отримання інформації. Система містить інформацію за основними напрямами господарської діяльності, що дозволяє забезпечувати інформаційну підтримку прийняття рішень у будь-якій сфері бізнес-діяльності.

Програмний комплекс «Експерт-Юрист» є інформаційно-правовою бібліотекою, яка містить законодавчі і нормативні документи України [3]. Система є не тільки джерелом повноцінної правової інформації, але і могутнім програмним інструментом аналітичної роботи.

Програмний комплекс «Строй-Інформ» - це електронна бібліотека нормативно-правової бази в області будівництва і архітектури, яку вживають в діяльності керівні та інженерно-технічні працівники [4].

Нормативно-правова база з будівництва «Еліта» містить документи, що стосуються будівельної діяльності, зокрема ліцензування та сертифікацію, експертизу та ціноутворення, відповідальність, бухгалтерський облік у будівництві та ін. [5].

Каталог «Еколайн» з екологічного законодавства містить важливі закони, міжнародні угоди та інші нормативно-правові акти, які мають як пряме, так і непряме відношення до охорони навколишнього середовища [6].

Проект «Екоінформ» містить нормативно-правові документи з природних ресурсів, екології, охорони навколишнього середовища та суміжних питань [7].

Також існує велика кількість інформаційно-пошукових систем з таких напрямів, як надання послуг фінансового лізингу [8], відносини у сфері зв'язку [9], туристська діяльність [10], сфера праці та соціального розвитку [14], стандартизація, метрологія, сертифікація та захист прав споживачів [15] та багато інших.

У збірниках законодавчих актів про освіту [11; 12; 13] розміщено нормативно-правові документи, які регулюють відносини в сфері освіти та науки. Інформація, яка розміщена в цих збірниках, не структурована, тому це значно ускладнює роботу з ними та збільшує час для пошуку необхідного документу.

Як видно з аналізу літературних та електронних джерел, в даний час не існує системи нормативно-правового забезпечення, яка регламентує діяльність вищого навчального закладу як в цілому, так і окремих його підрозділів. Тому зараз гостро постало питання про створення такої системи, яка забезпечить оперативний доступ апарату управління і професорсько-викладацького складу УІПА до нормативних документів.

Об'єктом дослідження є інформаційне забезпечення діяльності навчально-методичного відділу (НМВ) УІПА.

Предметом дослідження є розроблення інтегрованої системи нормативно-правового забезпечення, яка забезпечить оперативний доступ апарату управління і професорсько-викладацького складу УІПА до нормативних документів, що регламентують діяльність вищого навчального закладу, системи професійно-технічної освіти, організацію навчального процесу в УІПА, підготовку кадрів вищої кваліфікації, управління бібліотекою, використання комп'ютерних технологій у навчальному процесі.

Метою дослідження є наукове обґрунтування ефективності удосконалення інформаційного забезпечення діяльності навчально-методичного відділу УІПА.

Відповідно до визначеної мети вирішуються наступні завдання:

вивчити функціональну структуру НМВ УІПА;

описати організаційну структуру НМВ;

охарактеризувати документообіг;

встановити перелік управлінських впливів, які приймає персонал НМВ;

виявити організаційні та інформаційні недоліки у діяльності НМВ;

розробити рекомендації та заходи з удосконалення діяльності НМВ;

описати проект автоматизації;

описати результати дослідної експлуатації комп'ютерного нововведення.

Необхідною умовою досягнення поставленої мети є використання методів дослідження як інструменту добування фактичного матеріалу. Під час проведення дослідження було використано наступні методи:

аналіз наукової та методичної літератури;

вивчення та аналіз діяльності НМВ;

бесіди з начальником та працівниками НМВ;

узагальнення і систематизація теоретичного і практичного матеріалу.

Оскільки розроблена система нормативно-правового забезпечення дозволяє структурувати вже наявні документи з окремих напрямів діяльності УІПА, то дана система належить до такого рівня новизни як конкретизація.

Розроблену систему було розміщено на сервері у локальній мережі УІПА, що дало змогу користуватися нею з будь-якого комп'ютера цієї мережі, та впроваджено в промислову експлуатацію в УІПА.

1. АНАЛІЗ ІСНУЮЧОЇ СИСТЕМИ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ТА УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ НАВЧАЛЬНО-МЕТОДИЧНОГО ВІДДІЛУ

1.1 Функціональна структура навчально-методичного відділу

1.1.1 Схема функціональної структури

З урахуванням специфіки навчального процесу та в залежності від умов, які склалися, та моделей управління в НМВ реалізуються різноманітні функції, які виконують підрозділи навчально-методичного відділу. А саме:

Група обліку контингенту студентів, штатів викладачів та навчально-допоміжного персоналу:

розробка освітньо-кваліфікаційних характеристик, освітньо-професійних програм спеціальності, навчальних планів зі спеціальностей, робочих навчальних планів (семестрових), графіків організації навчального процесу, стратегічних планів розвитку факультетів академії.

Група стандартів вищої освіти:

участь в прийомі студентів, їх відрахування , переводи та поновлення, повторне навчання, академічна відпустка студентів, облік і аналіз складу студентів, їх руху по факультетах;

прийом, формування наказів та організація звітності (3-НК, 5-ВО) по факультетах та академії;

розробка штатного розкладу викладачів та навчально-допоміжного персоналу; розробка змін, доповнень в штатний розпис, розрахунок штату викладачів та навчально-допоміжного персоналу;

розподілення навчального навантаження кафедр, годинного фонду.

Група оперативного планування:

розробка розкладу занять, іспитів, організація щоденного контролю розкладу занять та іспитів на факультетах; організація нульового, вхідного та ректорського контролю;

організація контролю навчальних занять ректоратом, деканами, завідувачами кафедр;

організація показових, відкритих навчальних занять;

організація обліку контролю та аналізу відвідування занять студентами;

регулярний контроль правильності ведення аудиторних журналів.

Група практичної підготовки, дипломного проектування та працевлаштування випускників:

організація навчальних, педагогічних, виробничих переддипломних практик; організація баз практик; розробка документацій з практик, контроль їх проведення;

організація модульної системи практичної підготовки;

організація і контроль філій кафедр: організація навчально-виробничих комплексів;

розподілення молодих спеціалістів; організація на факультетах банку даних;

формування державних екзаменаційних комісій, організація і контроль роботи ДЕК, організація кваліфікаційних робіт, дипломного проектування та комплексних дипломних проектів;

оформлення та видача дипломів бакалаврам, спеціалістам, магістрам по факультетам;

підготовка пропозицій що до відкриття нових інженерно-педагогічних та інженерних спеціальностей;

організація підвищення кваліфікації викладачів та співробітників;

створення баз даних про місця роботи молодих спеціалістів, організація працевлаштування випускників.

Група методичного забезпечення:

розробка наскрізних програм спеціальностей, структурно-логічних схем спеціальностей та дисциплін;

нормування самостійної роботи студентів;

організація нових (реорганізація) кафедр, факультетів;

участь у розробці концепцій, розробка річних та перспективних планів видання навчально-методичної літератури, організація обліку забезпеченістю навчально-методичною літературою, підручниками, навчальними посібниками;

контроль робочих навчальних програм з дисциплін, планів роботи кафедри, індивідуальних планів викладачів;

контроль методичного забезпечення навчального процесу на факультетах;

участь в розробці нових технологій навчального процесу, дистанційного навчання.

Схема функціональної структури зображена у вигляді направленого графу (рис. 1.1).

Рис. 1.1 - Схема функціональної структури

1.1.2 Перелік задач

Навчально-методичний відділ є структурним підрозділом академії, яке забезпечує організацію, планування, контроль навчального процесу та методичної роботи у відповідності до вимог державних, галузевих та внутрішньо-вузівських стандартів освіти з урахуванням передового вітчизняного та зарубіжного досвіду підготовки висококваліфікованих інженерно-педагогічних та інженерних кадрів.

До основних задач НМВ належать:

контроль за організацією навчального процесу в академії, на факультетах, кафедрах по всіх формах навчання;

організація роботи по складанню навчальних планів по всіх напрямах підготовки і спеціальностях, контроль за їх виконанням;

контроль за своєчасним складанням і затвердженням об'ємів навчальної роботи кафедр академії;

підготовка проекту розподілу штатів професорсько-викладацького складу по факультетам;

облік і контроль за виконанням педагогічних доручень професорсько-викладацьким складом кафедр академії;

розподіл і облік ефективного використання почасового фонду кафедр академії, ведення документації по почасовій оплаті;

участь в створенні, упровадженні і супроводі інформаційних систем і баз даних, пов'язаних з навчальними планами по напрямах підготовки і спеціальностях, з навчальним навантаженням і почасовою оплатою викладачів;

своєчасне вивчення нормативних документів МОН України і інформування навчальних підрозділів;

підготовка матеріалів з питань номенклатури напрямів, спеціальностей і спеціалізацій;

підготовка нормативних документів по організації і проведенню заліково-екзаменаційних сесій;

методична допомога і оперативне керівництво деканатами в роботі по організації і проведенню підсумкової державної атестації випускників;

контроль за формуванням, організацією роботи і звітністю Державних атестаційних комісій по всіх напрямах підготовки і спеціальностях, що реалізується в академії;

підготовка звітів для МОН України за профілем відділу; підготовка довідок по запитах державних органів;

контроль за складанням відповідно до затверджених навчальних планів розкладів навчальних занять, проміжної і підсумкової атестації і їх виконанням;

організація збору, формування бази даних і підготовка аналітичних матеріалів за наслідками проміжної і підсумкової атестації студентів;

розробка бланків документів, що використовуються в навчальній роботі, і стандартів документообігу по забезпеченню навчального процесу;

ведення навчально-методичної документації відповідно до номенклатури справ відділу;

координація, контроль і аналіз роботи факультетів по організації і проведенню навчальних, виробничих і переддипломних практик студентів відповідно до затверджених навчальних планів;

підготовка і узагальнення пропозицій факультетів по проведенню практик студентів; розробка і затвердження нормативних документів по практиках;

аналіз роботи баз практик і ефективності їх використовування в навчальному процесі.

1.2 Організаційна структура навчально-методичного відділу

На формування організаційної структури впливає ступінь централізації функцій управління. Важливо враховувати застосування комп'ютерної і організаційної техніки. При централізованому управлінні основні функції реалізуються структурними підрозділами управління, що підвищує оперативність.

Організаційна структура повинна забезпечувати економію комунікацій між відділами, їх тіснішу і ефективнішу співпрацю. Це один з мотивів укрупнення відділів або підпорядкування групи відділів одному і тому ж координатору.

Найбільший вплив на організаційну структуру роблять функції управління, їх склад, зміст і об'єм. Процес формування функцій - це їх організаційне закріплення за підрозділами апарату. Проблема співвідношення структури і функцій в даний час набуває особливу актуальність у зв'язку з розширенням одних, звуженням інших і відмиранням третіх функцій різних органів управління. Тому аналіз їх системи обов'язково повинен передувати дослідженню проблеми структури управління.

Формально організаційна структура може бути представлена у вигляді організаційної схеми, на якій вказується місце кожної виробничої ділянки в навчальному відділі, позначаються його задачі і функції, лінії здійснення повноважень в межах встановлених посад, роль кожного підрозділу, фіксується число керівників, розмежовуються функції служб і функції лінійної адміністрації, наголошуються число підрозділів і чисельність співробітників. У схемі управління визначаються права керівників всіх ланок, кожного основного підрозділу. По цій схемі будь-який із співробітників може уявити собі межі своєї компетенції, а дирекція - побачити місце співробітника в загальній системі.

1.2.1 Штатний розклад

Штатний розклад - правовий акт, що визначає структуру, чисельність і посадовий склад працівників організації з вказівкою посадових окладів. Штатний розклад навчально-методичного відділу УІПА складається планово-фінансовим відділом академії, робочий екземпляр його знаходиться в НМВ. Штатний розклад містить перелік посад співробітників відділів по підрозділах з відомостями про розміри відповідних окладів, структура його повторює структуру навчально-методичного відділу. Перелік посад починається з самих основних, продовжується фахівцями старшої, середньої і молодшої ланки. Робочий екземпляр штатного розкладу НМВ є в електронному варіанті, постійно коректується залежно від змін посад, співробітників, окладів, вакансій.

В НМВ працюють 18 чоловік на чолі з начальником відділу. З них 12 працюють на ставку, 2 на пів ставки та 4 на четверту частину від ставки (табл.1.1).

Таблиця 1.1 Штатний розклад

№ п/п	Назва посади	Кількість штатних одиниць	Посадовий оклад	Надбавки, доплати	ФЗП (фонд заробітної плати)
1.	Начальник НМВ	1	1	---	---
Група стандартів вищої освіти
1.	Методист І-ї категорії	1	1	---	---
2.	Інспектор	1	1	---	---
3.	Інженер І-ї категорії	1	0,5	---	---
4.	Інженер ІІ-ї категорії	1	0,5	---	---
	Всього	4
Група обліку контингенту студентів, штатів викладачів та навчально-допоміжного персоналу
1.	Інспектор	1	1	---	---
2.	Інженер	1	1	---	---
	Всього	2
Група оперативного планування
1.	Начальник комп'ютерного забезпечення	1	1	---	---
2.	Інженер	1	1	---	---
3.	Методист	1	1	---	---
	Всього	3
Група практичної підготовки, дипломного проектування та працевлаштування випускників
1.	Замісник начальника НМВ	1	1	---	---
2.	Завідувач практикою	1	1	---	---
3.	Інспектор	1	1	---	---
	Всього	3
Група методичного забезпечення
1.	Методист І-ї категорії	2	1	---	---
	Всього	2

1.2.2 Структура навчально-методичного відділу

Навчально-методичний відділ є структурним підрозділом академії, яке у своїй роботі керується законодавчими та нормативними актами, зокрема Законами України "Про освіту", "Про вищу освіту", "Положенням про організацію навчального процесу у вищих навчальних закладах", законодавством про працю, наказами ректора, рішеннями Вченої ради і рекомендаціями науково-методичної ради академії.

Очолює НМВ начальник, який призначається на посаду ректором за поданням проректора з навчальної роботи.

Навчально-методичний відділ створюється, реорганізується та ліквідується наказом ректора за погодженням з Вченою радою академії.

Структура НМВ включає 5 підструктур:

група стандартів вищої освіти;

група методичного забезпечення;

група практичної підготовки, дипломного проектування та
працевлаштування випускників;

група оперативного планування;

група обліку контингенту студентів, штатів викладачів та
навчально-допоміжного персоналу.

Структура НМВ зображена на рис. 1.2.

Рисунок 1.2 - Структура навчально-методичного відділу (граф підпорядкування)

1.2.3 Посадові обов'язки

Посадові обов'язки - правовий документ, що регулює організаційно-методичну і науково-методичну сторони діяльності навчально-методичного відділу, його підрозділів і окремих співробітників.

Принципово важливе значення для НМВ має наявність в його документообігу посадових інструкцій. У посадовій інструкції регламентуються права, обов'язки працівника, умови для його ефективної роботи.

У навчально-методичному відділі УІПА розроблені посадові інструкції на всі посади, передбачені штатним розкладом. Інструкції складені відповідно до вимог до посадових інструкцій співробітників, які зайняті у сфері освіти, культури і мистецтва.

Посадова інструкція начальника навчально-методичного відділу

У обов'язки начальника входить:

керівництво і контроль за навчальною і методичною роботою факультетів, кафедр і інших підрозділів академії;

організація і контроль роботи співробітників відділу;

контроль за організацією і якістю навчального процесу на факультетах і інших навчальних підрозділів академії;

організація роботи по складанню навчальних планів і програм, контролює їх виконання;

забезпечення організації і контролю за своєчасним складанням і затвердженням об'ємів навчальної роботи факультетами, кафедрами і іншими підрозділами академії;

ведення обліку і здійснення контролю за виконанням педагогічних доручень професорсько-викладацьким складом;

забезпечення розподілу і обліку ефективного використовування почасового фонду між факультетами і кафедрами;

організація роботи методичних комісій, контролює і координує їх роботу;

здійснення контролю за складанням навчальних розкладів занять і іспитів, за виконанням їх факультетами, кафедрами і іншими підрозділами академії;

контроль за станом навчальних програм на факультетах і кафедрах, заповнення і ведення індивідуальних планів, планування об'ємів навчальної роботи, розподіл і виконання педагогічних доручень професорсько-викладацьким складом академії, навчання студентів по індивідуальним планах;

організація роботи комісій по перевірці викладань окремих дисциплін, відвідини лекцій і практичних занять з подальшим обговоренням на кафедрах, Вчених радах факультетів або Вченій раді академії;

забезпечення своєчасного представлення звітів про навчальну і методичну роботу академії і інших статистичних даних;

контроль за оформленням документів викладачів на почасовій оплаті;

організація роботи по веденню документації в співвідношенні зі затвердженою номенклатурою;

ведення підготовки спільно із з планово-фінансовим управлінням проекту розподілу штатів професорсько-викладацького складу по факультетах, кафедрам і іншими навчальними підрозділами академії, а також почасового фонду академії.

Посадова інструкція заступника начальника науково-методичного відділу

Компетенція:

основні законодавчі та нормативні акти щодо системи вищої освіти в Україні;

основні характеристики і принципи формування систем вищої освіти європейських країн;

основні вимоги щодо організації та раціонального планування навчального процесу у вищих навчальних закладах;

система планування та обліку навчальної, науково-методичної та організаційно-методичної роботи науково-педагогічних працівників;

система організації та структуру науково-методичного забезпечення навчального процесу та зміст і загальні вимоги щодо його складових;

методологічні та методичні основи педагогічної діяльності та навчання;

основні кваліфікаційні вимоги до фахівців, підготовка яких здійснюється в університеті, та визначені стандартами освіти вимоги до програм підготовки.

Посадова інструкція начальника комп'ютерного забезпечення

У обов'язки начальника комп'ютерного забезпечення входить:

Забезпечення діловодства відділу:

комп'ютеризація та комплексна автоматизація діловодних процесів;

реєстрація, облік, зберігання, передача за призначенням вхідних і вихідних нормативних, організаційно-розпорядчих та інших документів відділу;

укладання (типових документів), оперативний друк та копіювання науково-методичних, нормативних та організаційно-розпорядчих документів і матеріалів відділу.

Отримання вхідної інформації та ведення електронної бази даних з обліку та контролю за виконанням рішень науково-методичної ради академії.

Коригування електронної бази даних з науково-методичного забезпечення навчального процесу за поданням кафедр викладання навчальних дисциплін.

Науково-методична та організаційно-розпорядча документація відділу.

Посадова інструкція завідувача практикою

У обов'язки завідувача практикою входить:

координація роботи педагогічних кадрів по підготовці студентів для виконання кваліфікаційних робіт і здачі кваліфікаційних іспитів;

організація планування діяльності колективу по виробничому навчанню студентів;

участь в розробці програм по практиці і несе відповідальність за їх виконання;

контроль за виконання всіх видів практичних занять, їх зв'язок з теоретичними дисциплінами, перевіряє якість праці керівників практики від академії і підприємств;

участь у складанні і оформленні договорів з підприємствами, організаціями для проходження практики студентами і координація їх взаємовідносини;

удосконалення організації практики і стажування молодих фахівців;

забезпечення факультетів і кафедр необхідною документацією: програмами, методичними вказівками, щоденниками і ін.

Посадова інструкція методиста першої категорії

У обов'язки методиста входить:

організація методичної роботи;

аналіз стану навчально-методичної роботи і розробка пропозицій по підвищенню її ефективності;

контроль за складанням навчальних планів;

підготовка і організація рецензування і затвердження навчально-методичної документації;

узагальнення і розповсюдження найрезультативнішого досвіду керівників і фахівців;

розповсюдження по факультетах інформації за передовими технологіями навчання;

освоєння нових технологій, комп'ютерних програм навчання;

вивчення методичної роботи, що проводиться в академії;

участь в розробці і вдосконаленні нормативних документів, що регламентують діяльність академії;

планування, організація і проведення методичних конференцій, семінарів і нарад;

розробка методичних рекомендацій;

участь в розробці концепцій і методики викладання навчальних дисциплін.

Посадова інструкція інженера

У обов'язки інженера входить:

науково-методичне забезпечення навчальних дисциплін:

щорічний аналіз бази даних щодо науково-методичного забезпечення навчальних дисциплін у відповідності до вимог робочих навчальних планів;

організація коригування бази даних науково-методичного забезпечення навчальних дисциплін у відповідності до змін у навчальних планах, робочих програмах, надходженням літератури до бібліотеки і виданням навчально-методичної літератури через видавництва;

аналіз щорічних планів видання та надання практичної допомоги кафедрам і факультетам у формуванні планів на видання навчально-методичної літератури.

Посадова інструкція інспектора

У обов'язки інспектора входить:

організація модульної системи практичної підготовки;

організація і контроль філій кафедр: організація навчально-виробничих комплексів;

формування державних екзаменаційних комісій, організація і контроль роботи ДЕК, організація кваліфікаційних робіт, дипломного проектування та комплексних дипломних проектів;

оформлення та видача дипломів бакалаврам, спеціалістам, магістрам по факультетам;

організація підвищення кваліфікації викладачів та співробітників.

1.3 Характеристика документообігу

Документообіг - рух документів в організації між їх укладачами та виконавцями по інформаційних технологічних ланцюжках з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.

1.3.1 Характеристика вхідних документів

Службові записки до начальника НМВ можуть спрямовуватись:

Для розгляду - деканами факультетів; завідувачами кафедр з візами деканів факультетів; керівниками підрозділів, не підпорядкованих начальнику навчально-методичного відділу, з візами проректорів з відповідного напряму діяльності.

Для виконання - з розпорядженнями вищестоящих посадових осіб за функціональним підпорядкуванням начальника НМВ.

Вхідні документи описані в табл. 1.2

Таблиця 1.2 - Характеристика вхідних документів

№	Назва документу	Зміст документу	Відправник документу	Частота надходження	Що треба зробити на основі документу
1.	Звіт про рух контингенту студентів	Зарахування студентів; Переведення студентів; Відрахування студентів; Поновлення студентів; Повторне навчання студентів; Облік і аналіз складу студентів; Рух студентів по факультету і т.п.	Деканати	1 раз в місяць	Див. зміст
2.	Службова записка	Планувати найменшу кількість днів у зв'язку з відрядженням; Планувати 5-тиденку; Планувати лк на початку семестру; Планувати проведення лк у великих аудиторіях; Планувати початок занять з 3-ї пари; Планувати заняття з урахуванням відпустки і т.д.	Викладачі, зав. кафедрами	5-6 раз на день	Див. зміст

1.3.2 Характеристика вихідних документів

Таблиця 1.3 - Характеристика вихідних документів

№	Назва документу	Зміст документу	Одержувач документу	Частота формування	Мета документу
1.	Штатний розклад викладачів	Розклад занять на семестр; іспитів;	Викладачі; зав. кафедрами; навчально-допоміжний персонал	Приблизно 1-2 рази на семестр	Див. зміст
2.	Листи	Повідомлення про студентів УІПА; Данні за формою 5-ВО, 3-НК; затвердження складу ДБК; Виготовлення студентських квитків; дипломів бакалаврів, спеціалістів, магістрів; Інформація про мову викладання дисциплін; про іменних стипендіатів; кількісний склад пільгових студентів; про продовження екстернату; Прохання про перевід на бюджет; Список студентів-сиріт і т.д.	Командна військова частина; МОН України; Науково-дослідний центр «ПІТ»; Начальнику головного управління освіти і науки м. Харкова; Начальник департаменту ВО; Заступник міського голови і т.п.	Приблизно 120 на рік	Див. зміст
3	Звіт	Звіт по формі 3-НК, 5-ВО	Кафедри; деканати	Часто	Див. зміст
4.	Телефонограма	Необхідно здати заяви на оплату почасової роботи до 2.03.07 року; Забезпечити явку студентів для зустрічі з ректором академії; Представити в НМВ очікуваний контингент студентів по денній та заочній формі навчання за 07/08 навчальний рік; Представити в НМВ пропозиції щодо графіку організації навчального процесу заочної форми навчання на 07/08 навчальний рік за формою; Здавати до 1-го числа кожного місяця в НМВ графіки проведення засідань ДЕК.	Секретарі кафедр; викладачі	Приблизно 2 рази на день	Див. зміст

Перелік управлінських впливів, які приймає персонал

Таблиця 1.4 - Перелік управлінських впливів, які приймає персонал

№	Об'єкт впливу (на кого направлено)	Назва управлінського впливу	Суть управлінського впливу	Хто формує	Частота формування
1	Працівники академії	Керівництво і контроль за роботою факультетів і кафедр академії і інших підрозділів академії	Керівництво і контроль за навчальною і методичною роботою та за організацією і якістю навчального процесу факультетів, кафедр і інших підрозділів академії	Начальник НМВ	На протязі року
2	Працівники відділу	Облік роботи у структурних групах НМВ	Організація і контроль роботи співробітників відділу	Начальник НМВ	На протязі року
3	Працівники відділу	Організація роботи	Контроль за складанням навчальних планів і програм, навчальних розкладів занять і іспитів, за їх виконанням	Начальник НМВ	На протязі року
4	Працівники академії	Контроль за оформленням документів	Організація роботи по веденню документації в співвідношенні зі затвердженою номенклатурою	Начальник НМВ	На протязі року
5	Документація	Забезпечення діловодства відділу	Комп'ютеризація та комплексна автоматизація діловодних процесів; реєстрація, облік, зберігання, передача за призначенням вхідних і вихідних нормативних, організаційно-розпорядчих та інших документів відділу; укладання (типових документів), оперативний друк та копіювання науково-методичних, нормативних та організаційно-розпорядчих документів і матеріалів відділу	Начальник комп'ютерного забезпечення	На протязі року
6	Електронна база даних	Ведення електронної бази даних	Отримання вхідної інформації та ведення електронної бази даних з обліку та контролю за виконанням рішень науково-методичної ради академії	Начальник комп'ютерного забезпечення	На протязі року
7	Працівники академії	Планування та проведення практик	Координація роботи педагогічних кадрів по підготовці студентів для виконання кваліфікаційних робіт і здачі кваліфікаційних іспитів; контроль за виконання всіх видів практичних занять, їх зв'язок з теоретичними дисциплінами	Завідувач практикою	На протязі року
8	Документація по практиці	Організація практик	Розробка програм по практиці, складання і оформлення договорів з підприємствами, організаціями для проходження практики студентами і координація їх взаємовідносини	Завідувач практикою	На протязі року
9	Документація	Організація методичної роботи	Аналіз стану навчально-методичної роботи і розробка пропозицій по підвищенню її ефективності	Методист	На протязі року
10	Бази даних науково-методичного забезпечення навчальних дисциплін	Науково-методичне забезпечення навчальних дисциплін	Щорічний аналіз бази даних щодо науково-методичного забезпечення навчальних дисциплін у відповідності до вимог робочих навчальних планів; організація коригування бази даних науково-методичного забезпечення навчальних дисциплін у відповідності до змін у навчальних планах, робочих програмах, надходженням літератури до бібліотеки і виданням навчально-методичної літератури через видавництва.	Інженер	На протязі року
11	Працівники академії	Організація і контроль роботи ДЕК	Формування державних екзаменаційних комісій, організація кваліфікаційних робіт, дипломного проектування та комплексних дипломних проектів	Інспектор	На протязі року
12	Документація	Забезпечення випускників дипломами	Оформлення та видача дипломів бакалаврам, спеціалістам, магістрам по факультетам	Інспектор	На протязі року

1.5 Технічне забезпечення діяльності навчально-методичного відділу

Основою планування навчального процесу в академії є навчальні плани, робочі (поточні) навчальні плани, графік навчального процесу, контингент студентів і розклад занять.

Для конкретизації планування навчального процесу щорічно складаються робочі (поточні) навчальні плани для кожної спеціальності і окремо для кожної форми навчання. Ці плани підписуються проректором з навчальної та науково-методичної роботи, затверджуються ректором академії.

Навчальні і робочі (поточні) навчальні плани складаються з використанням ПЕОМ, що дозволяє формувати єдину комп'ютерну базу даних робочих навчальних планів по окремих спеціальностях. Для планування навчального процесу використовується єдина комп'ютерна програма за участю кафедр і деканатів.

Для сучасних вимог ринку праці розробляється науково обґрунтована система організації навчального процесу і відкриття спеціальностей та спеціалізацій. Окремі спеціалізації були перероблені і спрямовані на підготовку фахівців з врахуванням кон'юнктури ринку праці, світових тенденцій.

В розпорядженні співробітників навчально-методичного відділу знаходяться 6 комп'ютерів, один з яких знаходиться у кабінеті начальника відділу, один у кабінеті замісника.

На комп'ютерах установлене програмне забезпечення, яким користуються працівники відділу в своїй роботі. А саме, програмний комплекс «Комплекс управління вищим навчальним закладом для Української інженерно-педагогічної академії». Цей комплекс був розроблений співробітниками навчально-методичного відділу. Він включає в себе програму «Розклад», що формує штатний розклад викладачів та навчально-допоміжного персоналу; програму «Деканат», що забезпечує зв'язок з деканатами академії для обліку та аналізу штату студентів, їх руху по факультетах; програму «Відділ кадрів», що займається розрахунком штату викладачів та навчально-допоміжного персоналу.

Для покращення та комп'ютеризації роботи навчально-методичного відділу академією були придбані такі програми, як:

АРМ «Обсяги прийому студентів та випуску фахівців ВНЗ І-ІV рівня акредитації 2007».

АРМ «Обсяги прийому студентів та випуску фахівців ВНЗ І-ІV рівня акредитації 2007» призначена для введення інформації обсягів прийому студентів до ВНЗ І-ІV рівня акредитації за освітньо-кваліфікаційним рівнем молодший спеціаліст, спеціаліст та магістр за переліком, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 24.05.1997 року, за освітньо-кваліфікаційним рівнем бакалавра - переліком, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 13.12.2006 року різних форм фінансування, для введення інформації обсягів випуску фахівців за переліком, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 24.05.1997 року, різних форм фінансування та формування вихідної форми у вигляді таблиці «Пропозиції, щодо обсягів випуску та прийому за державним замовленням» на паперових носіях і БД на магнітних носіях для пересилки до відділення інформативно-аналітичних систем управління науково-освітньою галуззю Міністерство освіти і науки (МОН) України.

Програмний комплекс розроблено у середовищі Visual FoxPro 5.0.

Програмний комплекс «Створення і ведення баз даних по статистичній формі 2-3 нк».

Програмний комплекс «Створення і ведення баз даних по статистичній формі 2-3 нк» забезпечує введення і корегування даних, контроль введених або відкоригованих даних, формування і друк звіту по статистичній формі 2-3 нк.

Комплекс є інтерактивним, тобто побудований у формі діалогу з користувачем. Діалог користувача з ПЕОМ побудований на видачі меню режимів на екран монітора і вибору користувачем відповідного режиму з меню.

АРМ «Оперативні дані про результати прийому та випуск».

АРМ «Оперативні дані про результати прийому та випуск», призначений для ведення інформації по оперативних даних та результатів прийому студентів по ВНЗ І-ІІ та І-ІV рівня акредитації та випуску фахівців у відповідному році та формування вихідних форм у вигляді таблиць «Зведені дані про результати прийому. Форма 1», «Звіт про виконання державного замовлення (прийом). Форма 2», «Звіт про виконання державного замовлення (прийом). Форма 3», та «Звіт про виконання державного замовлення (випуск). Форма 4» на паперових носіях і БД на магнітних носіях для пересилки до відділення інформативно-аналітичних систем управління науково-освітньою галуззю Міністерство освіти і науки (МОН) України.

Програмний комплекс розроблено у середовищі Visual FoxPro 5.0.

АРМ «Показники економічного і соціального розвитку України».

АРМ «Показники економічного і соціального розвитку України», призначена для введення інформації обсягів прийому, випуску, чисельності та фінансування ВНЗ та формування вихідних форм у вигляді таблиць за формою 5-ВО на паперових носіях і БД на магнітних носіях для пересилки до відділення інформативно-аналітичних систем управління науково-освітньою галуззю Міністерство освіти і науки (МОН) України.

Програмний комплекс розроблено у середовищі Visual FoxPro 5.0.

АРМ «Обсяги прийому студентів до ВНЗ».

АРМ «Обсяги прийому студентів до ВНЗ», призначена для введення інформації обсягів прийому студентів до ВНЗ І-ІІ та І-ІV рівня акредитації різних форм фінансування по роках та формування вихідної форми у вигляді таблиці «Пропозиції, щодо обсягів прийому за державним замовленням» на паперових носіях і БД на магнітних носіях для пересилки до відділення інформативно-аналітичних систем управління науково-освітньою галуззю Міністерство освіти і науки (МОН) України.

Програмний комплекс розроблено у середовищі Visual FoxPro 5.0.

1.6 Організаційні недоліки в діяльності навчально-методичного відділу

Організаційними недоліками в роботі навчально-методичного відділу УІПА є те, що не всі працівники відділу знають навчальний процес, це ускладнює роботу і іншим працівникам. Не обізнаних працівників приходиться навчати «тонкощам» навчального процесу, щоб вони в своїй роботі затрачували як найменшу часу.

Також недоліком є те, що не всі працівники навчально-методичного відділу УІПА володіють знаннями по роботі з комп'ютерною технікою та периферійними пристроями. Так як майже весь робочий процес в НМВ УІПА є комп'ютеризованим, то це є великим та значущим недоліком працівників НМВ.

Те, що навчально-методичний відділ має невелику кількість комп'ютерів, також є недоліком організаційного характеру. Працівників відділу вісімнадцять, хоча не всі користуються в своїй роботі комп'ютерною технікою та периферійними пристроями, але все ж таки комп'ютерів на весь відділ лише шість. Два з загальної кількості комп'ютери знаходяться у персональному користуванні начальника навчально-методичного відділу, та його замісника.

Отже, для відділу крайньою необхідністю є придбання комп'ютерної техніки і оновлення старої техніки та периферійних пристроїв.

1.7 Інформаційні недоліки в діяльності навчально-методичного відділу

Українська інженерно-педагогічна академія має свої філіали в таких містах України, як Артемівськ, Слав'янск, Стаханів. Вони є адміністративними одиницями, що мають свої деканати і навчально-методичні відділи.

В нашій академії є локальна мережа, в якій поєднані всі підрозділи академії, деканати, кафедри. Локальна мережа слугує для інформаційного забезпечення, що значно полегшує роботу всіх структурних підрозділів академії.

Інформаційним недоліком є те, що структурні підрозділи нашої академії, а саме навчально-методичний відділ, не мають зв'язку через локальну мережу з філіалами академії.

Для НМВ УІПА зв'язок з філіалами потрібен на сам перед для виконання таких задач, як планування, організація та контроль навчального процесу, для фіксування руху контингентів студентів.

Головним інформаційним недоліком інформаційного характеру є те, що в навчально-методичному відділі зібрані не всі документи, що регламентують навчальний процес у вищому навчальному закладі. Ті документи, що зібрані у відділі, не структуровані.

Саме цей недолік уповільнює роботу співробітників відділу, так як їм доводиться затрачувати багато часу, для пошуку потрібних документів, потім їх приводити до потрібної форми (електронний варіант).

Отже, навчально-методичному відділу УІПА потрібна інформаційно-пошукова система, впроваджена у промислову експлуатацію, що дозволяє знайти, переглянути та роздрукувати необхідні нормативні документи, що регламентують діяльність навчальної частини, маючи про них обмежену інформацію.

2. РЕКОМЕНДАЦІЇ ТА ЗАХОДИ З УДОСКОНАЛЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ НАВЧАЛЬНО-МЕТОДИЧНОГО ВІДДІЛУ

2.1 Рекомендації та заходи, пов'язані з комп'ютеризацією навчально-методичного відділу

Після ознайомлення з функціональною та управлінською структурами навчально-методичного відділу УІПА, можна запропонувати наступні рекомендації, та заходи, пов'язані з комп'ютеризацією навчально-методичного відділу:

2.1.1 Оновлення комп'ютерного парку

Заміна застарілих комп'ютерів та збільшення кількості комп'ютерів;

Розподіл частини застарілих, але працюючих комп'ютерів, по підгрупам навчально-методичного з метою їх використання як друкарських машинок. Списання частини застарілих і непрацюючих комп'ютерів.

2.1.2 Збільшення пропускної спроможності комп'ютерної мережі

Збільшення потужності каналів Інтернет у 4 рази - до 2 мбіт/сек. Перезаключення угод з провайдерами та пошук нових провайдерів.

Придбання апаратури для локальної комп'ютерної мережі: апаратного маршрутизотора, 255 ІР - адрес, оновлення серверів академії та поштового серверу.

Придбання системного програмного забезпечення для локальної комп'ютерної мережі: ISA 2004 EE (2 ліцензії), Windows Server 2003 (2 ліцензії), MS Exchange Server 2003 EE (1 ліцензія).

2.1.3 Розвиток системного програмного забезпечення (серверна компонента)

Для забезпечення потреб серверної частини мережі УІПА необхідно придбати 5 серверних ліцензій Windows 2003 Advanced Server для мережевих серверів, 250 клієнтських ліцензій Windows Server Core CAL Pack, 1 серверної ліцензії SQL Server 2000, 1 серверної ліцензії Office Live Server 2005, 3-х ліцензії Internet Security & Acceleration Server 2004, 1 ліцензії Office Live Server 2005 Systems Management Server 2003.

2.1.4 Розвиток системного та прикладного ПО (клієнтські місця)

Для забезпечення вимог закону щодо користування ліцензованим програмним забезпеченням необхідно придбати 230 клієнтських ліцензій Windows XP Professional, 250 ліцензій Office 2003 Professional, 250 ліцензій WinRAR.

Для розробки та перегляду звітів для системи ІАС необхідно придбати 250 ліцензій Crystal Reports Server 10.

Для роботи із документацією, перекладанням та розпізнаванням паперових документів необхідно придбати 250 ліцензій Proling Office 5, 50 ліцензій ABBYY Lingvo 10, 5 ліцензій FineReader 5.0 Office.

Для антивірусного захисту необхідно придбати програмне забезпечення для поштового сервера - 12 серверних ліцензій та 250 клієнтських ліцензій.

2.1.5 Проектування нових підсистем інформаційно-аналітичної системи УІПА

Проектування підсистеми «Навчальний процес» шляхом створення єдиної бази даних користувачів УІПА та філіалів по Україні.

Проектування підсистеми «Планування навчального процесу» (формування навчальних планів спеціальностей, індивідуальних планів студентів, розподілу навчального навантаження, розкладу занять навчальних груп) з врахуванням філіалів академії.

Проектування підсистеми «Організація навчального процесу» (формування регламентуючих пакетів та навчальних матеріалів з дисциплін та спеціальностей, поточних та підсумкових тестів, контролю навчального процесу (відомостей заліків та екзаменів, електронних залікових книжок, додатків до дипломів тощо)) з врахуванням філіалів академії.

Проектування підсистеми «Моніторинг навчального процесу» (формування, підтримка та опублікування рейтингів та аплікаційних форм студентів, рейтингів та анкет викладачів, можливо - рейтингів та анкет кафедр) з врахуванням філіалів академії.

2.2 Рекомендації та заходи, пов'язані з розподілом функцій і / або зміною чисельності співробітників

В наш час в країні вже дуже багато спеціалістів з таких професій, як менеджер, економіст, юрист, психолог. Будучи гарними спеціалістами, їм все рівно не має робочих місць, так як на ринку попиту та праці нема потреби в даних спеціалістах.

УІПА - визнаний навчальний заклад, здобутки якого відомі не тільки в Україні, але й далеко за її межами. Викладачі забезпечують підготовку студентів із 22 інженерно-педагогічних і 10 інженерних спеціальностей і спеціалізацій. Враховуючи вимоги ринку праці, майже кожен рік в УІПА відкриваються 3-4 нові спеціальності.

Зараз затребуваними фахівцями є інженери в різних галузях господарства. Тому Українська інженерно-педагогічна академія є популярним ВНЗ серед абітурієнтів, студентів, слухачів. Тому з кожним роком збільшується контингент студентів академії. Із збільшенням кількості студентів змінюється навантаження на кожного працівника навчально-методичного відділу академії, що зумовлює необхідність перегляду посадових обов'язків та збільшення штату співробітників.

Після ознайомлення з функціональною, управлінською структурами та організаційними недоліками навчально-методичного відділу УІПА, можна запропонувати наступні рекомендації:

Розподілити функцій і змінити чисельності співробітників навчально-методичного відділу;

Створити нову посаду чергового диспетчера з вказаними посадовими обов'язками.

Компетенція чергового диспетчера:

Науково-методична робота:

опрацювання і аналіз нормативних документів МОНУ щодо змісту і методів навчання та ознайомлення з ними викладачів, участь у розробленні на їх основі нормативних документів академії або коментарів і методичних рекомендацій;

пошук і опрацювання методичних матеріалів, укладання анотацій з питань розроблення та впровадження інноваційних технологій навчання, організації навчальної діяльності вищих навчальних закладів України та інших країн і ознайомлення з цими матеріалами викладачів академії з метою запозичення передових надбань для поліпшення навчально-виховного процесу;

здійснення копіювання нормативних документів академії та надання допомоги кафедрам, за необхідності, у їх використанні;

робота з науково-методичною літературою, ведення каталогу, копіювання найбільш актуальних матеріалів щодо кредитно-модульної системи організації навчального процесу і модульно-рейтингової системи контролю та оцінювання успішності навчання студентів.

Організаційно-методична робота:

підбирання методичних матеріалів для викладачів академії за їх проханням, ксерокопіювання нормативних матеріалів, наказів і листів МОНУ, положень, рекомендацій тощо;

опрацювання прайс-листків НМЦ ВО та аналіз періодичних видань України щодо замовлення та передплати науково-методичних і періодичних видань стосовно питань змісту і методів навчання, інноваційних технологій і організації навчального процесу, вивчення бібліотечного фонду з метою пошуку нових походжень методичної літератури, ведення картотеки;

облік зразків навчальних посібників, методичних рекомендацій і вказівок видавництва, ведення картотеки;

облік робочих навчальних програм дисциплін, аналіз їх наявності згідно з робочими навчальними планами підготовки;

аналіз оформлення робочих навчальних програм на відповідність діючим нормам;

робота з кафедрами щодо перезатвердження та укладання нових робочих програм замість застарілих.

2.4 Опис проекту автоматизації

2.4.1 Опис технічного забезпечення

Для встановлення та функціонування ІСНПЗ УІПА потрібно мати сервер СКБД MySQL в одному з відділів УІПА для розміщення бази даних системи (комп'ютер з процесором Intel Pentium II або вище; установлену операційну систему Windows NT/2000 або Unix; оперативну пам'ять не менше ніж 128 Мбайт; вільний обсяг дискового простору на цупкому магнітному диску не менше 4 Гбайт; монітор SVGA; мережну карту; маніпулятор типу “миша”).

Для роботи з текстами документів потрібна наявність в операційній системі (ОС) текстового редактора MS Word 97/2000 з пакета MS Office 97/2000 шрифт Times New Roman Cyr.

Для встановлення та функціонування клієнтської частини інтегрована система нормативно-правового забезпечення потрібно мати:

персональний комп'ютер з процесором Intel Pentuim II або вище;

установлену операційну систему WINDOWS 98/NT/2000/XP з підтримкою української й російської мови та кириличних шрифтів;

встановлений Internet Explorer 5.0 або вище;

оперативну пам'ять для ОС Microsoft Windows 2000/XP - не менше ніж 64 Мбайт, а для ОС Microsoft Windows 98/NT - не менше ніж 32 Мбайт;

вільний обсяг дискового простору на цупкому магнітному диску не менше 5 Мбайт для програми;

монітор SVGA; мережну карту; маніпулятор типу “миша”;

принтер для друку документів та звітів.

Комп'ютер-сервер та комп'ютер-клієнт повинні бути зв'язані локальною мережею.

2.4.2 Опис інформаційного забезпечення

Інформаційне забезпечення ІСНПЗ УІПА повинно складатися з:

нормативних документів;

тематичного класифікатора;

класифікатора видів документів;

Базу даних повнотекстових нормативних документів потрібно створювати та зберігати за допомогою системи керування базами даних MySQL.

Нормативні документи повинні зберігатися у окремій директорії на сервері.

Новітні документи після затвердження повинні передаватися системному адміністратору в електронній формі для введення в базу даних.

Документи, які існують лише в паперовому варіанті, потрібно вводити в базу даних методом сканування, виключаючи ті фрагменти (графіки, рисунки, номограми), якість яких не дозволяє їх сканувати. Мову та стиль документа потрібно зберігати без змін.

Розроблювана база даних нормативних документів повинна містити повнотекстові документи з баз даних нормативних документів УІПА.

Класифікатор упорядкування і класифікації нормативних документів має бути розроблено на основі видів нормативних документів УІПА.

Рубрики класифікаторів, повний перелік та черговість уведення до бази даних нормативних документів за напрямками діяльності УІПА можуть уточнюватися в процесі розробляння.