Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Методология проектирования

1.1 Необходимость документирования первичной информации

1.2 Виды первичных документов

1.3 Требования, учитываемые при проектировании

1.4 Последовательность проектирования

1.5 Перспективы совершенствования форм документов

2. Проектирование первичных документов по задаче “Учет отпуска готовой продукции со склада“

2.1 Экономическая сущность задачи

2.2 Описание баз данных и словарей

2.3 Анализ реквизитного состава

2.4 Проектирование форм первичных документов

2.5 Описание экранных форм ввода

Заключение

Список литературы

Введение

Все возрастающий спрос в условиях рыночных отношений на информацию и информационные услуги привел к тому, что современная технология обработки информации ориентирована на применение самого широкого спектра технических средств и, прежде всего электронных вычислительных машин и средств коммуникаций.

Все первичные документы разрабатываются с учетом требования ГОСТа, унифицированной системой документации и отражают требования, предъявляемые компьютерной обработкой.

1. Методология проектирования

1.1 Необходимость документирования первичной информации

первичный документ интерфейс база данные

Основными носителями информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы, т.е. утвержденной формы носители информации, имеющие юридическую силу. Входная документация содержит первичную, не обработанную информацию, отражающую состояние объекта управления; заполняется в ручную или при помощи технических средств.

Для каждого обрабатываемого системой вида первичного документа прежде всего необходимо описать:

1) стадии обработки;

2) правила определения исполнителя или группы исполнителей по каждой стадии;

3) правила перехода от одного этапа обработки к другому;

4) правила формирования учетных документов, которые будут автоматически создаваться системой при выполнении того или иного шага операции.

Кроме того, для каждого исполнителя можно создать специальный (в разрезе видов первичных документов и стадий обработки) список, куда будут попадать документы, предназначенные только данному сотруднику

1.2 Классификация первичных документов

Все первичные документы разрабатываются с учетом требования ГОСТа, унифицированной системой документации и отражают требования, предъявляемые компьютерной обработкой.

Документы классифицируются по различным признакам:

- по назначению - распорядительные, исполнительные(оправдательные), учетного оформления, комбинированные;

- по содержанию хозяйственных операций - материальные, денежные, расчетные;

- по отношению к объекту управления - входящие (первичные), исходящие (сводные), промежуточные, архивные;

- по сфере деятельности - плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, бухгалтерские и др.

- по объему отражаемых операций - единичные(первичные) и сводные;

- по способу использования - разовые и накопительные;

- по числу учитываемых позиций - однострочные и многострочные;

- по месту составления - внутренние и внешние;

- по способу заполнения - вручную или при помощи средств автоматизации учета.

Распорядительные документы - это документы, которые содержат разрешение на совершение какой-либо хозяйственной операции.

Исполнительные(оправдательные) - это документы, которые содержат информацию об исполнении распоряжения.

1.3 Требования, учитываемые при проектировании

Под документом понимается информационное сообщение, на естественном языке зафиксированное ручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющем юридическую силу.

Требования предписывают документам иметь стандартную форму построения, предписывающее выделение в документе 3 частей: Заголовочной, содержательной и оформляющей.

Заголовочная часть содержит следующие характеристики документа и учитываемого объекта:

- наименование учитываемого объекта (предприятия, организации, работающего);

- характеристика документа (индекс, код по ОКУД);

- наименование документа;

- зона для проставления кодов постоянных для документа реквизитов- признаков.

В заголовочной части отражается в основном текстовая информация, которую необходимо закодировать для автоматизированной обработки. Для этого выделяется рамка для проставления кодов. Рамка построена по зональной форме. Ее элементы имеют две регистрационные клетки: в одной типографическим способом впечатано название признака ,в другой- от руки проставляют его коды.

Содержательная часть строится в виде таблицы, состоящей из строк и граф, глее располагаются количественно-суммовые основания их названия, которые обычно размещены в левой части таблицы. Документы, как правило, являются многострочными, с постоянным или переменным составом подлежащего таблицы. Все производные строки и графы документа имеют подсказки.

Оформляющая часть документа содержит подписи юридических лиц, отвечающих за правильность его составления, а также дату заполнения документа.

На предварительной стадии проектирования автоматизированной обработки какой либо экономической задачи в ходе обследования объекта тщательно изучаются все виды и формы первичных документов , применяемых для решения задач.

1.4 Последовательность проектирования

1. Уточняется состав реквизитов включенных в документ.

2. Выделяются реквизиты, подлежащие автоматизированной обработке.

3. Реквизиты распределяются по зонам:

1) Постоянные признаки распределяются в рамке для проставления кодов постоянных признаков.

2) Переменные признаки помещаются в таблице справа или слева от наименования признаков.

3) Количественные основания в таблице справа.

В некоторые документы вводятся контрольные суммы, которые могут располагаться в последней графе (строке) или в конце документа.

Реального экономического содержания они не имеют и используются в дальнейшем для контроля ввода информации в машину. Реквизиты, подлежащие вводу в машину, обводятся утолщенными линиями для удобства заполнения документа и ввода данных в ПЭВМ путем набора на клавиатуре.

Изложенные требования связаны с повышением эффективности автоматизированной обработки.

1.5 Перспективы совершенствования форм документов

При разработке форм первичных документов сначала составляется эскиз, определяющий порядок построения и расположения реквизитов. Затем утвержденные формы документов тиражируются и внедряются при переводе экономической задачи на автоматизированную обработку. Процесс создания форм первичных документов связан с дальнейшим порядком размещения данных этих документов связан с дальнейшим порядком размещения данных этих документов в памяти машины.

Современный уровень развития технологий автоматизированной обработки информации предусматривают 2 способа ввода данных в машину.

Первый способ обеспечивает на специальных устройствах подготовки данных предварительный перенос информации с документа на машинные носители:

- магнитные ленты;

-магнитные диски.

Этот способ, как правило, применялся при централизованной обработке информации на вычислительном центре.

Второй способ предусматривает применение ПЭВМ, не требующей наличия специальных устройств подготовки данных. Ввод информации здесь осуществляется непосредственно пользователем путем набора данных на клавиатуре, в ходе которого обеспечивается прямая запись информации на машинные носители(магнитные дискеты, магнитный диск). Ввод информации с первичных документов и запись ее на машинные носители выполняются по унифицированным схемам(макетам). Макет определяет последовательность размещения данных первичного документа.

Технический прогресс в области развития средств вычислительной техники и передачи данных, организация вычислительных сетей в настоящее время позволяют существенно изменить подход к автоматизации потоков информации и документов.

Прежде всего следует отметить значительную роль ПЭВМ в формировании первичных документов, самой трудоемкой операции в процессе обработки информации.

Стало традиционным явлением, когда при использовании проектов компьютерной обработки экономических задач на предприятиях(организациях, фирмах, банках) с помощью ПЭВМ формируются платежные поручения, приходные (расходные) кассовые ордера, накладные, счета-фактуры и другие первичные документы.

2. Проектирование первичных документов по задаче “Учет отпуска готовой продукции со склада“

2.1 Экономическая сущность задачи

Готовая продукция - продукция основных и вспомогательных цехов, предназначенная для реализации. Готовая продукция должна быть закончена производством, укомплектована, соответствовать стандартам или техническим условиям, принята службами технического контроля, снабжена паспортом, сертификатом или другим документом, удостоверяющим ее качество и комплектность, сдана на склад, а при сдаче на месте заказчику -- оформлена актами приемки или другими документами.

Складской учет готовой продукции, как правило, ведут по видам, сортам и местам хранения в натуральных, условно-натуральных и стоимостных показателях.

На крупных предприятиях на каждое наименование продукции бухгалтерия открывает карточку складского учета и выдает ее работнику склада под расписку в реестре карточек. Карточки размещаются в картотеке склада по номенклатурным номерам продукции. Материально ответственное лицо производит записи в карточках по каждому приходному и расходному документу отдельной строкой. После каждой записи определяется и записывается в соответствующей графе остаток готовой продукции. Работник бухгалтерии периодически проверяет правильность оформления приходных и расходных документов и записей в базе данных. Проверка производится в присутствии материально ответственного лица. Правильность записей в базе данных бухгалтер подтверждает своей подписью в графе "контроль" с указанием даты проверки. Обнаруженные расхождения и ошибки здесь же устраняются.

Остатки готовой продукции на начало следующего месяца переносятся из базы данных складского учета в ведомость остатков по складу. Ее итоги сверяют с данными бухгалтерии. В установленные сроки, заведующие складами (кладовщики), на основании первичных приходных и расходных документов, составляют и представляют в бухгалтерию отчеты о движении готовых изделий в двух экземплярах. В них указываются остатки готовых изделий на начало и конец отчетного периода, а также их движение, т. е. поступление и выбытие. Первый экземпляр отчета остается в бухгалтерии, а второй, с распиской бухгалтера, возвращается материально ответственному лицу и служит подтверждением сдачи отчета.

Все первичные документы, отражающие движение готовых изделий, также периодически сдаются в бухгалтерию материально ответственными лицами. Они могут быть приложены либо к отчету о движении готовых изделий.

Субъект реализует свою продукцию в порядке выполнения хозяйственных договоров, заключенных с потребителями. Часть продукции он может реализовать через свою торговую сеть по продаже продукции. Важнейшая обязанность субъекта -- выполнение договорных обязательств по количеству, номенклатуре, срокам поставки, качеству продукции и другим условиям. Своевременная оплата поставленной покупателям продукции является неотъемлемым условием стабильной работы каждого субъекта и экономики республики в целом.

Учет отгрузки и реализации готовой продукции. Готовая продукция, предназначенная для реализации, является товаром. Доход от реализации товаров признается при условии передачи субъектом покупателю права собственности на товары; оценка фактических или ожидаемых расходов по сделке производится с большей степенью достоверности.

Право собственности на товары проходит от продавца к покупателю в момент документально подтвержденного факта такой передачи. Передачей признается вручение товара потребителю, сдача его транспортной организации или органам связи для пересылки приобретателю вещей. К передаче товаров приравнивается передача документа, подтверждающего факт отправки (отгрузки).

При реализации товаров могут совершаться следующие виды сделок:

Сделка с задержкой отпуска товаров. При этом виде сделок, в соответствии с контрактом, товар передается на правах собственности покупателю, но его отпуск со склада поставщика задерживается на определенное время. Доход от такой сделки признается в момент передачи прав собственности на товар покупателю при соблюдении следующих условий:

доставка (отпуск) товара будет осуществлена поставщиком в указанные договором сроки; у поставщика имеются в наличии товары, которые готовы к отправке (отпуску) покупателю; оплачена стоимость доставки проданных товаров. Доход от реализации не признается, когда у сторон имеются только намерения приобрести или произвести товары для реализации.

Отложенная реализация. Под отложенной реализацией понимается реализация, при которой отпуск (отгрузка) товаров производится только после того, как покупатель произвел окончательный расчет путем частичных платежей. Доход в таком случае признается после того, когда товар будет доставлен (передан) покупателю. Однако доход может быть признан, если большая часть товара реализована и предварительная оплата получена, при условии, что товар, имеющийся на складе, определен и готов к доставке (отпуску) покупателю.

Предприятие производит оценку дохода с большей степенью достоверности после того, как достигнуто соглашение с другими юридическими лицами, участвующими в сделке, в отношении: прав каждой стороны, имеющих исковую силу и касающихся оказания и принятия сторонами услуг; суммы предполагаемой компенсации; способов и условий оплаты. Другими словами, в договоре должно быть четко оговорены порядок приемки выполненных работ и услуг, их стоимость и порядок оплаты.

Выходные показатели. Табл.1

Характеристики
Наименование	Идентификатор	Способ расчета	Периодичность и сроки выдачи	Пользователи	Процедура
Количество продукции заказанной за период	K p Z T			На дату окончания периода T и по запросу	Бухгалтер, начальник отдела сбыта	Для оперативного учета, контроль выполнения договорных обязательств
Количество Продукции Отпущенной За период	K P O T	KpOT	KpOT=KpdOT	На дату окончания периода T и по запросу	Бухгалтер, начальник склада	Для оперативного учета, контроль над состоянием аналитического учета
Количество продукции на складе на конец периода	K P n T2	KPnT2		На дату окончания периода T и по запросу	Бухгалтер, начальник склада	Для оперативного учета, контроль над состоянием аналитического учета

Входные показатели. Табл.2

Характеристики
Наименование	Идентификатор	Периодичность, сроки сбора и регистрации	Источники	Способы контроля и корректировки
Количество продукции заказанной за период по документу	K p Z T d		По мере совершения хозяйственной операции	Отдел сбыта	Процедуры: удалить, добавить, изменить признак показателей
Количество Продукции Отпущенной За период По документу	K P O T d	KdpOT	По мере совершения хозяйственной операции	Отдел сбыта	Процедуры: удалить, добавить, изменить признак показателей
Количество продукции на складе на начало периода	K P n T1	KPnT1	БД	Отдел сбыта	Процедуры: удалить, добавить, изменить признак показателей



Схема связей с другими задачами

Предприятия реализуют продукцию в соответствии с заключенными договорами. На их основании в отделе сбыта предприятия выписывают приказы-накладные на отпуск или отгрузку продукции покупателям, которые после отпуска (отгрузки) продукции со склада передают в бухгалтерию для выписки расчетно-платежных документов. На основании этих документов в бухгалтерии выписывают платежные требования-поручения, которые после акцепта покупателем передают в банк или покупателю для оплаты.

2.2 Описание баз данных и словарей

Для проектирования структур баз данных были формализованы первичные документы (выделен реквизитный минимум, проанализированы связи между ними) и сформированы структуры записей БД. Затем путем нормализации структур данных они были сведены к структурам данных, удовлетворяющим требованиям третьей нормальной формы.

Для реализации спроектированной системы, была выбрана система 1С: Предприятие 8.1:

- СУБД является специализированной программой для работы с реляционными БД, что значительно упрощает процесс проектирования;

- У нее довольно мощный язык, удобный для программирования приложений средней сложности;

- Наличие большого количества мастеров позволяет быстро создавать удобный для конечных пользователей интерфейс и формировать отчеты

- Эта система очень нетребовательна к аппаратным ресурсам и может выполняться на любом компьютере, на котором установлена система Windows (и сама СУБД).

2.3 Анализ реквизитного состава

Документ «Отпуск со склада»

Наименование реквизита	Способ ввода
Наименование документа	Шаблон
Номер документа	Автоматически, процедура
Организация отправитель	Шаблон
Дата составления	Автоматически, процедура
Отпустил	Меню значений
Организация получатель	Меню значений
Склад	Меню значений
ИНН организации отправителя	Автоматически, процедура
ОКПО организации отправителя	Автоматически, процедура
ИНН организации получателя	Автоматически, процедура
ОКПО организации получателя	Автоматически, процедура
Продукция	Меню значений
Цена	Меню значений
Количество	Ввод
Сумма	Автоматически
НДС	Автоматически

Документ «Счет на оплату»

Наименование реквизита	Способ ввода
Наименование документа	Шаблон
Номер документа	Автоматически, процедура
Дата составления	Автоматически, процедура
Поставщик	Шаблон
Покупатель	Меню значений
Получатель	Меню значений
Руководитель	Автоматически, процедура
Главный бухгалтер	Автоматически, процедура
ИНН организации отправителя	Автоматически, процедура
КПП организации отправителя	Автоматически, процедура
ИНН организации получателя	Автоматически, процедура
КПП организации получателя	Автоматически, процедура
Продукция	Меню значений
Цена	Меню значений
Количество	Ввод
Сумма	Автоматически
НДС	Автоматически
Сумма без НДС	Автоматически

Документ «Счет фактура»

Наименование реквизита	Способ ввода
Наименование документа	Шаблон
Номер документа	Автоматически, процедура
Дата составления	Автоматически, процедура
Продавец	Шаблон
Грузоотправитель	Меню значений
Кому	Меню значений
Грузополучатель	Меню значений
Главный бухгалтер	Автоматически, процедура
Валюта	Меню значений
Адрес покупателя	Автоматически, процедура
Адрес продавца	Автоматически, процедура
Платежно-расчетный документ	Меню значений
ИНН организации продавца	Автоматически, процедура
КПП организации продавца	Автоматически, процедура
ИНН организации получателя	Автоматически, процедура
КПП организации получателя	Автоматически, процедура
Продукция	Меню значений
Цена	Меню значений
Количество	Ввод
Сумма	Автоматически
НДС	Автоматически
Сумма без НДС	Автоматически

Описание справочников.

Для примера можно описать справочник «Продукция»

Реквизитный состав:

Реквизит	Способ ввода
Код	Автоматически
Наименование продукции	Ввод
Краткое наименование	Ввод
Единица измерения	Меню значений
Цена	Ввод
Страна происхождения	Ввод

В данном справочнике почти все реквизиты заполняются вручную, за исключением кода и единицы измерения. Значения реквизита «Единица измерения» выбираются из справочника «КлассификаторЕдиницИзмерения».

2.4 Проектирование форм первичных документов



2.5 Описание экранных форм ввода

Документ может иметь несколько экранных форм, некоторые из которых назначаются в качестве основных.

Ниже описаны возможные типы экранных форм документа:

Форма документа

Основная экранная форма, представляющая документ на экране. Она необязательно должна совпадать по внешнему виду с печатной формой реального документа. Ее первейшая обязанность -- обеспечить удобный способ ввода и просмотра данных.

Форма списка

Данная экранная форма отображает список документов определенного вида и является аналогом журнала, содержащего документы одного вида.

Форма выбора

Форма выбора обычно вызывается системой, когда пользователь заполняет реквизиты типа «ДокументСсылка».

Пользователь работает с этими документами каждый день, и малейшая недоработка будет постоянно мешать, снижая его производительность и повышая утомляемость.

При разработке экранной формы нужно обратить внимание на логичную группировку элементов управления, последовательность ввода данных, поведение формы при изменении размеров, насыщенность формы элементами управления и возможность использования горячих клавиш. Все эти факторы необходимо учитывать при разработке любой экранной формы, а не только форм документов, но с документами пользователь работает чаще всего, поэтому именно здесь требуется высокая скорость и безошибочность работы.

Пример. Описание формы ввода документа «Счет на оплату»

Заполнение реквизитов.

В такой форме ввода информация об организации-отправителе, в том числе такие реквизиты как адрес, ИНН, КПП заполняются автоматически, так как такая информация считается постоянной или условно-постоянной и в выборе не нуждается. Остальные реквизиты такие, как склад, получатель, адрес доставки являются переменными и, соответственно, заполняются значениями из выпадающего списка.

Заполнение табличной части.

В табличной части выбор наименования продукции осуществляется из справочника «Продукция» с указанием цены за единицу товара. После ввода

количества продукции и ставки НДС автоматически рассчитываются сумма, сумма НДС, всего к оплате.

После заполнения информации, кнопки печать или счет на оплату формируют видеограмму документа.



В данной форме не указываются табличные показатели, за исключением суммы к оплате. Они указываются в документе «Счет на оплату», который является основанием для составления счета-фактуры, где указываются табличные показатели. Документ основание выбирается из списка значений.

Заполнение реквизитной части.

Отправитель и получатель это структурные подразделения. Они выбираются из списка значений.

Заполнение табличной части.

Выбор наименования продукции и цена выбирается из списка значений справочника «Продукция», единица измерения выбирается из справочника «Классификатор Единиц Измерения». После заполнения полей Цена и Количество, рассчитывается сумма по документу, в «подвале» определяются итоги.

Заключение

В результате написания курсовой работы, были спроектированы, разработаны формы первичных документов и интерфейса для добавления и изменения данных на базе 1С: Предприятие 8.1. База данных учитывает специфику работы склада и оптимизировать его работу в отношении документооборота, свести на нет ошибки заполнения и перемещения данных, затраты энергии, облегчит жизнь работнику.

Склад занимается не только отгрузкой готовой продукции, но также может заниматься и перемещением продукции на другой склад. Для этого необходимо создать грамотную схему отношений базы данных, чтобы можно было эффективно отслеживать всю экономическую информацию, поступающую ежедневно в базу данных. От этого зависит всё экономическое состояние организации в целом.

В полученной базе данных для эффективной работы используются различные экранные формы ввода справочников и документов. Был создан интерфейс пользователя, что дает быстрое перемещение по объектам конфигурации. Самым главным является то, что удалось спроектировать первичные документы в электронном виде, что дает возможность программисту по запросу пользователя быстро скорректировать документ. В связи с этим можно сделать вывод, что полученная в процессе проектирования и разработки база данных удовлетворяет следующим условиям:

1) Грамотно спланированная схема отношений

2) Быстрое перемещение по нужным данным

3) Согласованность всех данных

4) Удобный интерфейс

5) Возможность редактирования данных через формы

Список литературы

1.Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник/Под ред. Проф. Г.А. Титоренко.- М.: ЮНИТИ, 2005.

2.Проектирование ПО экономических информационных систем: Учебник.-2-е изд., перераб. И доп.-М. Финансы и Статистика, 2006.

3.“Первичные документы”: В 3-х вып. Власова В.П. М. Финансы и Статистика, 1996.

4.Делопроизводство. Настольная книга для :Секретарей, бухгалтеров, юристов, руководителей. АО “Бизнес-школа” Интел-Синтез”. М. 1995.

5.Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). 3-е Изд., перераб. и доп. - М., 1996.

6.ГОСТ Р. 6-30.97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Размещено на Allbest.ru