Информационные системы в ООО "Адидас" и пути их совершенствования

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Теоретические основы использования современных информационных технологий

1.1 Краткий исторический обзор развития современных информационных технологий

1.2 Информационная технология управления

Глава 2. Применение основных информационных продуктов компании ООО «Адидас»

2.1 Сущность и содержание информационных потоков в ООО «Адидас»

2.2 Анализ внедрения информационной системы MBS-Navision

2.3 Оценка основных показателей розничного предприятия «Адидас»

2.4 Анализ факторов влияющих на деятельность предприятия

2.5 Оценка динамики и структуры товарных запасов

Глава 3. Пути совершенствования информационных систем в ООО «Адидас»

3.1 Составление плана деятельности на 2012 год

3.2 Основные предложения по улучшению деятельности предприятия

Заключение

Список использованных источников

Введение

Успешная деятельность менеджера определяется, прежде всего, его возможностью своевременно и обоснованно принимать решения, которые гарантируют выпуск востребованных продуктов или услуг и одновременно с этим обеспечивают рост прибыли. Для выполнения этих задач менеджеру необходимо иметь доступ к информации, знать методы ее обработки, эффективно распределять информацию, добиваясь осуществления принятых решений.

Организация доступа к оперативной информации предполагает получение сведений как о внутренних факторах, характеризующих производственные процессы, так и о внешних факторах, определяющих состояние рынка, поведение партнеров, интересы клиентов и т. п.

Выбор наиболее эффективных методов аналитической обработки информации позволяет принять оптимальные управленческие решения. Учет и распределение информации для реализации выбранного метода управления обеспечивают уменьшение негативных воздействий внутренних и внешних критических факторов на деятельность фирмы. К критическим следует отнести те факторы, действие которых может существенно повлиять на форму и методы выполнения хозяйственных процессов, на весь бизнес.

Актуальность проблемы и недостаточность ее научной разработанности предопределили выбор темы, обусловили цель и задачи исследования.

Целью выпускной квалификационной работы является повышение эффективности управления информационными потоками в организации.

Для достижения поставленной в выпускной квалификационной работе цели необходимо решить следующие задачи:

- определить сущность информационного пространства и бизнес-среды организации;

- изучить принципы и виды информационных систем управления предприятием;

- изучить основные информационные ресурсы и информационные процессы в организации;

- представить классификацию методов управления информационными потоками;

- рассмотреть интегрированные системы управления бизнесом;

- изучить методологию оценки эффективности и выбора средств моделирования информационных процессов;

- проанализировать управление информационными потоками на примере ООО «Адидас»; сформировать предложения по развитию информационной системы управления организацией.

Объектом исследования является система экономических отношений, формирующихся при управлении информационными потоками организации.

Предметом исследования выступают внутренние и внешние информационные потоки, информационные ресурсы и эффективность системы управления информационными потоками в ООО «Адидас».

Информационной базой исследования послужили нормативно-правовые и законодательные акты РФ, а также научные труды отечественных и зарубежных авторов, монографии, учебники, учебные пособия, научные статьи, официальная статистическая информация, материалы периодической печати и сети Интернет, данные предприятия.

Методологическую основу выпускной квалификационной работы составили эмпирические методы - наблюдение, описание и теоретические методы - системного анализа, синтеза, аналогии, сравнения, обобщения , прогнозирования, группировки, классификации и ряд других.

Сформулированные цель, задачи, предмет и объект выпускной квалификационной работы, а также логика исследования обусловили структуру работы. Она состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложений.

Во введении обоснована актуальность исследования, обозначены предмет, объект, информационная база; цели и задачи выпускной квалификационной работы.

В первой главе работы рассматриваются теоретические основы использования современных информационных технологий..

Во второй главе изучается применение основных информационных продуктов компании ООО «Адидас»: раскрывается сущность и содержание информационных потоков, дается анализ внедрения информационной системы MBS-Navision, рассматриваются оценка основных показателей розничного предприятия «Адидас» а также анализ факторов влияющих на деятельность предприятия.

В третьей главе рассматриваются пути повышения эффективности управления информационными потоками на примере ООО «Адидас», даются предложения по развитию информационной системы управления организацией.

В заключении представлены основные выводы по теоретической, методологической и практической частям работы; даны предложения по управлению информационными потоками ООО «Адидас» , направления развития информационной системы данной организации.

Глава 1. Теоретические основы использования современных информационных технологий

1.1 Краткий исторический обзор развития современных информационных технологий

В современном мире в области разработки теоретических и практических основ, информационных технологий в управлении имеются значительные успехи. Этим вопросам посвящено много научных трудов, где специалисты по-разному открывают понятие информации, информационной технологии как экономические категории.

Информационные технологии -- широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям создания, сохранения, управления и обработки данных, в том числе с применением вычислительной техники. В последнее время под информационными технологиями чаще всего понимают компьютерные технологии. В частности, ИТ имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для создания, хранения, обработки, ограничения к передаче и получению информации. Специалистов по компьютерной технике и программированию часто называют ИТ-специалистами.

Согласно определению, принятому ЮНЕСКО (Организация Объединённых Наций по вопросам образования, науки и культуры), ИТ -- это комплекс взаимосвязанных научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы. Сами ИТ требуют серьезной подготовки, огромных первоначальных затрат и наукоемкой техники. Их внедрение должно начинаться с создания математического обеспечения, моделирования, формирования информационных хранилищ для промежуточных данных и решений.

Информация -- явление гораздо более древнее, чем сам человек. Уже природа в ходе своей эволюции передавала закодированную информацию в растениях и живых организмах. А сколь богат информацией язык животных и птиц. С первых шагов своих люди ищут и находят новые средства передачи и хранения информации. Об этом рассказывают и наскальные рисунки, и иероглифические плиты цивилизации Майя в "Храме надписей", и папирусы древних египтян, камешки абака и диски для пересылки секретных сообщений у греков, о чем пишут изучающие времена минувшие.

Современный период развития цивилизованного общества характеризует процесс информатизации.

Информатизация общества -- это глобальный социальный процесс, особенность которого состоит в том, что доминирующим видом деятельности в сфере общественного производства является сбор, накопление, продуцирование, обработка, хранение, передача и использование информации, осуществляемые на основе современных средств микропроцессорной и вычислительной техники, а также на базе разнообразных средств информационного обмена. Информатизация общества обеспечивает:

активное использование постоянно расширяющегося интеллектуального потенциала общества, сконцентрированного в печатном фонде, и научной, производственной и других видах деятельности его членов;

интеграцию информационных технологий в научные и производственные виды деятельности, инициирующую развитие всех сфер общественного производства, интеллектуализацию трудовой деятельности;

высокий уровень информационного обслуживания, доступность любого члена общества к источникам достоверной информации, визуализацию представляемой информации, существенность используемых данных.

Применение открытых информационных систем, рассчитанных на использование всего массива информации, доступной в данный момент обществу в определенной его сфере, позволяет усовершенствовать механизмы управления общественным устройством, способствует гуманизации и демократизации общества, повышает уровень благосостояния его членов. Процессы, происходящие в связи с информатизацией общества, способствуют не только ускорению научно-технического прогресса, интеллектуализации всех видов человеческой деятельности, но и созданию качественно новой информационной среды социума, обеспечивающей развитие творческого потенциала индивида.

Одно из направлений процесса информатизации современного общества является информатизация образования - процесс обеспечения сферы образования методологией и практикой разработки и оптимального использования современных или, как их принято называть, новых информационных технологий, ориентированных на реализацию психолого-педагогических целей обучения, воспитания.

Процесс информатизации так же затронул и экономические отрасли. Их радикальное усовершенствование и приспособление к современным условиям стало возможным благодаря массовому использованию новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Средства и методы прикладной информатики используются в менеджменте и маркетинге. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации.

Новые информационные технологии значительно расширяют возможности использования информационных ресурсов в различных отраслях промышленности, а так же в образовании.

Существует несколько точек зрения на развитие информационных технологий с использованием компьютеров, которые определяются различными признаками деления.

Общим для всех изложенных ниже подходов является то, что с появлением персонального компьютера начался новый этап развития информационной технологии. Основной целью становится удовлетворение персональных информационных потребностей человека, как для профессиональной сферы, так и для бытовой.

Осноные признаки деления информационных технологий:

По виду задач и процессов обработки информации:

обработка данных в вычислительных центрах в режиме коллективного пользования. Основным направлением развития информационной технологии являлась автоматизация рутинных действий человека.

(с 80-х гг.) -- создание информационных технологий, направленных на решение стратегических задач.

По проблемам, стоящих на пути информатизации общества:

(до конца 60-х гг.) -- характеризуется проблемой обработки больших объемов данных в условиях ограниченных возможностей аппаратных средств.

(до конца 70-х гг.) -- связывается с распространением ЭВМ серии IВМ/360. Проблема этого этапа - отставание программного обеспечения от уровня развития аппаратных средств.

(с начала 80-х гг.) - компьютер становится инструментом непрофессионального пользователя, а информационные системы - средством поддержки принятия его решений. Проблемы - максимальное удовлетворение потребностей пользователя и создание соответствующего интерфейса работы в компьютерной среде.

(с начала 90-х гг.) - создание современной технологии меж организационных связей и информационных систем. Проблемы этого этапа весьма многочисленны. Наиболее существенными из них являются:

- выработка соглашений и установление стандартов, протоколов для компьютерной связи;

- организация доступа к стратегической информации;

- организация защиты и безопасности информации.

По преимуществу, которое приносит компьютерная технология:

(с начала 60-х гг.) -- характеризуется довольно эффективной обработкой информации при выполнении рутинных операций с ориентацией на централизованное коллективное использование ресурсов вычислительных центров. Основным критерием оценки эффективности создаваемых информационных систем была разница между затраченными на разработку и сэкономленными в результате внедрения средствами. Основная проблема на этом этапе была психологическая - плохое взаимодействие пользователей, для которых создавались информационные системы, и разработчиков из-за различия их взглядов и понимания решаемых проблем. Как следствие этой проблемы, создавались системы, которые пользователи плохо воспринимали и, несмотря на их достаточно большие возможности, не использовали в полной мере.

(с середины 70-х гг.) -- связан с появлением персональных компьютеров. Изменился подход к созданию информационных систем - ориентация смещается в сторону индивидуального пользователя для поддержки принимаемых им решений. Пользователь заинтересован в проводимой разработке, налаживается контакт с разработчиком, возникает взаимопонимание обеих групп специалистов. На этом этапе используется как централизованная обработка данных, характерная для первого этапа, так и децентрализованная, базирующаяся на решении локальных задач и работе с локальными базами данных на рабочем месте пользователя.

(с начала 90-х гг.) -- связан с понятием анализа стратегических преимуществ в бизнесе и основан на достижениях телекоммуникационной технологии распределенной обработки информации. Информационные системы имеют своей целью не просто увеличение эффективности обработки данных и помощь управленцу. Соответствующие информационные технологии должны помочь организации выстоять в конкурентной борьбе и получить преимущество.

Используемые в производственной сфере такие технологические понятия, как норма, норматив, технологический процесс, технологическая операция и т.п., могут применяться и в информационной технологии. Прежде чем разрабатывать эти понятия в любой технологии, в том числе и в информационной, всегда следует начинать с определения цели. Затем следует попытаться провести структурирование всех предполагаемых действий, приводящих к намеченной цели, и выбрать необходимый программный инструментарий.

Необходимо понимать, что освоение информационной технологии и дальнейшее ее использование должны свестись к тому, что нужно сначала хорошо овладеть набором элементарных операций, число которых ограничено. Из этого ограниченного числа элементарных операций в разных комбинациях составляется действие, а из действий, также в разных комбинациях, составляются операции, которые определяют тот или иной технологический этап. Совокупность технологических этапов образует технологический процесс (технологию). Он может начинаться с любого уровня и не включать, например, этапы или операции, а состоять только из действий. Для реализации этапов технологического процесса могут использоваться разные программные среды.

Информационная технология, как и любая другая, должна отвечать следующим требованиям:

* обеспечивать высокую степень расчленения всего процесса обработки информации на этапы (фазы), операции, действия;

* включать весь набор элементов, необходимых для достижения поставленной цели;

* иметь регулярный характер. Этапы, действия, операции технологического процесса могут быть стандартизированы и унифицированы, что позволит более эффективно осуществлять целенаправленное управление информационными процессами.

Современное материальное производство и другие сферы деятельности все больше нуждаются в информационном обслуживании, переработке огромного количества информации. Универсальным техническим средством обработки любой информации является компьютер, который играет роль усилителя интеллектуальных возможностей человека и общества в целом, а коммуникационные средства, использующие компьютеры, служат для связи и передачи информации. Появление и развитие компьютеров - это необходимая составляющая процесса информатизации общества.

Информатизация общества является одной из закономерностей современного социального прогресса. Этот термин все настойчивее вытесняет широко используемый до недавнего времени термин «компьютеризация общества». При внешней похожести этих понятий они имеют существенное различие.

При компьютеризации общества основное внимание уделяется развитию и внедрению технической базы компьютеров, обеспечивающих оперативное получение результатов переработки информации и ее накопление.

При информатизации общества основное внимание уделяется комплексу мер, направленных на обеспечение полного использования достоверного, исчерпывающего и своевременного знания во всех видах человеческой деятельности.

Таким образом, «информатизация общества» является более широким понятием, чем «компьютеризация общества», и направлена на скорейшее овладение информацией для удовлетворения своих потребностей. В понятии «информатизация общества» акцент надо делать не столько на технических средствах, сколько на сущности и цели социально-технического прогресса. Компьютеры являются базовой технической составляющей процесса информатизации общества.

Информатизация на базе внедрения компьютерных и телекоммуникационных технологий является реакцией общества на потребность в существенном увеличении производительности труда в информационном секторе общественного производства, где сосредоточено более половины трудоспособного населения. Так, например, в информационной сфере США занято более 60% трудоспособного населения, в СНГ -- около 40%.

С современной точки зрения использование телефона в первые годы его существования выглядит довольно смешно. Руководитель диктовал сообщение своему секретарю, который затем отправлял его из телефонной комнаты. Телефонный звонок принимали в аналогичной комнате другой компании, текст фиксировали на бумаге и доставляли адресату. Потребовалось много времени, прежде чем телефон стал таким распространенным и привычным способом сообщения, чтобы его стали, использовать, так, как мы это делаем сегодня: сами звоним в нужное место, а с появлением сотовых телефонов - и конкретному человеку.

В наши дни компьютеры, в основном, применяются как средства создания и анализа информации, которую затем переносят на привычные носители (например, бумагу). Но теперь, благодаря широкому распространению компьютеров и созданию Интернета, впервые можно при помощи своего компьютера общаться с другими людьми через их компьютеры. Необходимость использования распечатанных данных для передачи коллегам устраняется подобно тому, как бумага исчезла из телефонных переговоров. Сегодняшний день, благодаря использованию Web, можно сравнить с тем временем, когда люди перестали записывать текст телефонных сообщений: компьютеры (и их связь между собой посредством Интернета) уже настолько широко распространены и привычны, что мы начинаем использовать их принципиально новыми способами. WWW - это начало пути, на котором компьютеры по - настоящему станут средствами связи.

Интернет предоставляет беспрецедентный способ получения информации. Каждый, имеющий доступ к WWW, может получить всю имеющуюся на нем информацию, а также мощные средства ее поиска. Возможности для образования, бизнеса и роста взаимопонимания между людьми становятся просто ошеломляющими. Более того, технология Web позволяет распространять информацию повсюду. Простота этого способа не имеет аналогов в истории. Для того чтобы сделать свои взгляды, товары или услуги известными другим, больше нет необходимости покупать пространство в газете или журнале, платить за время на телевидении и радио. Web делает правила игры одинаковыми для правительства и отдельных лиц, для малых и больших фирм, для производителей и потребителей, для благотворительных и политических организаций. World Wide Web (WWW) на Интернете - это самый демократичный носитель информации: с его помощью любой может сказать и услышать сказанное без промежуточной интерпретации, искажения и цензуры, руководствуясь определенными рамками приличия. Интернет обеспечивает уникальную свободу самовыражения личности и информации.

Подобно использованию внутренних телефонов компаний для связи сотрудников между собой и внешним миром, Web применяется как для связи внутри организации, так и между организациями и их потребителями, клиентами и партнерами. Та же самая технология Web, которая дает возможность небольшим фирмам заявить о себе на Интернете, крупной компанией может использоваться для передачи данных о текущем состоянии проекта по внутренней интрасети, что позволит ее сотрудникам всегда быть более осведомленными и, значит, более оперативным по сравнению с небольшими, проворными конкурентами. Применение интрасети внутри организации для того, чтобы сделать информацию более доступной для своих членов, также является шагом вперед по сравнению с прошлым. Теперь, вмело того, чтобы хранить документы в запутанном компьютерном архиве, появилась возможность (под контролем средств защиты) легко производить поиск и описание документов, делать ссылки на них и составлять указатели. Благодаря технологии Web бизнес, равно как и управления, становится более эффективным.

Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческою труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повысит производительность труда персонала, освободит его от рутинных операций, возможно, даже приведет к необходимости сокращения численности работников.

На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:

* обработка данных об операциях, производимых фирмой;

* создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в фирме;

* получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.

Примером может послужить ежедневный отчет о поступлениях и выдачах наличных средств банком, формируемый в целях контроля баланса наличных средств, или же запрос к базе данных по кадрам, который позволит получить данные о требованиях, предъявляемых к кандидатам на занятие определенной должности.

Существует несколько особенностей, связанных с обработкой данных, отличающих данную технологию от всех прочих:

* выполнение необходимых фирме задач по обработке данных. Каждой фирме предписано законом иметь и хранить данные о своей деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержания контроля на фирме. Поэтому в любой фирме обязательно должна быть информационная система обработки данных и разработана соответствующая информационная технология;

* решение только хорошо структурированных задач, для которых можно разработать алгоритм;

* выполнение стандартных процедур обработки. Существующие стандарты определяют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациями всех видов;

* выполнение основного объема работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;

* использование детализированных данных. Записи о деятельности фирмы имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий. В процессе ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу;

* акцент на хронологию событий;

* требование минимальной помощи в решении проблем со стороны специалистов других уровней.

Хранение данных: многие данные на уровне операционной деятельности необходимо сохранять для последующего использования либо здесь же, либо на другом уровне. Для их хранения создаются базы данных.

Создание отчетов (документов): в информационной технологии обработки данных необходимо создавать документы для руководства и работников фирмы, а также для внешних партнеров. При этом документы могут создаваться как по запросу или в связи с проведенной фирмой операцией, так и периодически в конце каждого месяца, квартала или года.

1.2 Информационная технология управления

Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.

Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.

Информационная технология управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работников и различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем фирмы. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.

Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде, так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

* оценка планируемого состояния объекта управления;

* оценка отклонений от планируемого состояния;

* выявление причин отклонений;

* анализ возможных решений и действий.

Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов. Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.

Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное. И те, и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов.

В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.

Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.

Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

Использование отчетов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации так называемого управления по отклонениям. Управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от ее запланированного состояния). При использовании на фирме принципов управления по отклонениям к создаваемым отчетам предъявляются следующие требования:

* отчет должен создаваться только тогда, когда отклонение произошло;

* сведения в отчете должны быть отсортированы по значению критического для данного отклонения показателя;

* все отклонения желательно показать вместе, чтобы менеджер мог уловить существующую между ними связь;

* в отчете необходимо показать, количественное отклонение от нормы.

Основные компоненты: входная информация поступает из систем операционного уровня. Выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде. Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации. База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:

1) данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;

2) планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы).

Информационные технологии прочно вошли в нашу жизнь. Применение ЭВМ стало обыденным делом, хотя совсем ещё недавно рабочее место, оборудованное компьютером, было большой редкостью. Информационные технологии открыли новые возможности для работы и отдыха, позволили во многом облегчить труд человека.

Современное общество вряд ли можно представить без информационных технологий. Перспективы развития вычислительной техники сегодня сложно представить даже специалистам. Однако, ясно, что в будущем нас ждет нечто грандиозное. И если темпы развития информационных технологий не сократятся (а в этом нет никаких сомнений), то это произойдет очень скоро.

С развитием информационных технологий растет прозрачность мира, скорость и объемы передачи информации между элементами мировой системы, появляется еще один интегрирующий мировой фактор. Это означает, что роль местных традиций, способствующих самодостаточному инерционному развитию отдельных элементов, слабеет. Одновременно усиливается реакция элементов на сигналы с положительной обратной связью. Интеграцию можно было бы только приветствовать, если бы ее следствием не становилось размывание региональных и культурно-исторических особенностей развития.

Информационные технологии вобрали в себя лавинообразные достижения электроники, а также математики, философии, психологии и экономики. Образовавшийся в результате жизнеспособный гибрид ознаменовал революционный скачок в истории информационных технологий, которая насчитывает сотни тысяч лет.

Современное общество наполнено и пронизано потоками информации, которые нуждаются в обработке. Поэтому без информационных технологий, равно как без энергетических, транспортных и химических технологий, оно нормально функционировать не может.

Социально -экономическое планирование и управление, производство и транспорт, банки и биржи, средства массовой информации и издательства, оборонные системы, социальные и правоохранительные базы данных, сервис и здравоохранение, учебные процессы, офисы для переработки научной и деловой информации, наконец, Интернет - всюду ИТ. Информационная насыщенность не только изменила мир, но и создала новые проблемы, которые не были предусмотрены.

Глава 2. Применение основных информационных продуктов компании ООО «Адидас»

2.1 Сущность и содержание информационных потоков в ООО «Адидас»

Компания Адидас - одна из крупнейших компаний, занимающаяся производством и продажей спортивной экипировки, продукции для активного отдыха, а также современной модной одежды, обуви и аксессуаров. Компания расширяется с каждым годом. Она уже поглотила таких гигантов как Reebok, Rockport, CCM и Taylor Made Golf. Основной вид деятельности - розничная торговля непродовольственными товарами, специализируется на продаже спортивной одежды и обуви. Основной целью предприятия является получение прибыли, а также удовлетворение запросов потребителей. За девяносто лет существования бренд Adidas получил признание общества, как символ престижа и максимального комфорта. [3]

Первый магазин в России был открыт в 1998 году, на сегодняшний день насчитывается более 600 магазинов, из них 6 магазинов находятся в Тюмени.

Численность компании составляет порядка 25 000 чел.

Модель организационной структуры «Адидас» представлена на рисунке 1.

Организационная структура ООО «Адидас» устроена по функционально - иерархическому принципу, подразумевающему наличие нескольких уровней управления. Звенья иерархической системы (подразделения организации) сгруппированы по функциональному признаку, то есть по видам деятельности внутри организации. [1, 34] По результатам исследования ООО «Адидас» можно выделить следующие основные функции, выполняемые подразделениями (табл. 1).



Рисунок 2.1. Модель организационной структуры ООО «Адидас»

Таблица 2.1 Основные функции структурных подразделений ООО «Адидас»

№	Подразделение	Числ.	Подчинение	Основные функции
1. Финансовый директор
1.1.	Финансовый отдел	10	Начальник Финансового отдела	Финансовый анализ деятельности компании Оперативный контроль финансовых ресурсов компании с целью их эффективного использования Разработка предположений по ценообразованию Ведение управленческого учета деятельности компании Формирование регулярной управленческой отчетности
1.2.	Бухгалтерия	12	Главный Бухгалтер	Ведение бухгалтерского учета Учёт движения материальных средств Учёт инвентаризации Составление отчетности для налоговых органов Инкассация налогового оборота Разработка проектов сметы доходов и расходов Обеспечение хранения бухгалтерских документов

Реализация требований предъявляемых к анализу организации управления, во многом зависит от качества и объема информации о состоянии анализируемого объекта. Информация должна быть необходимой и достаточной, объективно характеризовать организацию управления, используя количественно определенные характеристики.

Основными источниками получения сведений о сложившейся организации управления и тенденциях ее развития в настоящее время являются следующие.

В настоящее время в ООО «Адидас» для работы используется следующие информационные потоки: программа 1С Предприятие, SAP и Navision.

В компании Адидас на уровне магазина, программа SAP непосредственно используется для расчета и начисления заработной платы сотрудников и учета отработанных часов. На уровне же компании в целом, SAP охватывает все ключевые операции, необходимые для успешного ведения бизнеса, в том числе:

Управление - Включает в себя инструменты, позволяющие настраивать и сохранять данные, определять справочники, конфигурировать полномочия и предупреждения, обращаться к данным во внешних системах.

Финансы - Обрабатываются все финансовые операции, включая главную книгу, настройку и ведение счетов, проводки, корректировки по иностранной валюте и бюджет.

Сбыт - Позволяет создавать предложения, вводить заказы клиентов, настраивать накладные, обновлять сальдо складских счетов и управлять счетами-фактурами и дебиторской задолженностью.

Закупка - Контролирует и ведет контракты и транзакции с поставщиками, включая создание заказов на закупку, обновление складских объемов, расчет стоимости импортируемых позиций, обработку возвратов, кредитов и платежей.

Деловые партнеры - Контролирует все сведения о ваших клиентах, партнерах и поставщиках, включая профили, контактную информацию, состояние счета и анализ перспектив сбыта.

Банковские операции - Контролирует все финансовые процедуры, например денежные поступления, выписку чеков, депозиты, авансовые платежи, оплата кредитными карточками и банковскую выверку.

Управление складами - Контролирует уровни запасов, управление позициями, прейскурантами, специальными соглашениями о цене, перемещениями между складами и складскими операциями.

Компоновка - Предоставляет производственные транзакции, с помощью которых определяются многоуровневые спецификации и создаются заводские заказы, обеспечивается контроль и отчетность о наличии готового изделия или материала.

Контроллинг - Позволяет определить места возникновения прибыли и факторы накладных расходов, а также создать отчеты о прибылях и убытках для каждого места возникновения прибыли (МВП).

Система отчетов - Предоставляет обширные отчеты практически по всем аспектам работы предприятия, включая задолженность клиента и поставщика, оборот, денежный поток, отчеты по контактам с клиентами, бухгалтерский учет, складской учет, балансовые отчеты, ценообразование, динамика привлечения клиентов и другие возможности.

Остановимся только на некоторых возможностях продукта, чтобы понять силу решения, которое можно построить на базе SAP ЕRP.



Рисунок 2.2 Возможности продукта SAP ERP ООО «Адидас»

Во-первых, это возможность полного определения информационного решения, находящегося в эксплуатации. Информационное решение, это прежде всего бизнес составляющая, представленная в разрезе бизнес сценариев, бизнес процессов и шагов бизнес процессов, и привязанные к ним системные компоненты SAP, на которых они реализованы, конкретные транзакции, разработки, тесты, роли пользователей, документация и учебные материалы. Это очень важно, потому что именно информационное решение, а не отдельные его части, является объектом управления при организации сопровождения, а инструментарий SAP ERP позволяет обеспечить целостность и качество информационного решения при сопровождении.

Во-вторых, это возможность построения качественной системы управления инцидентами, существенно превосходящей сторонние аналоги не только за счет бесплатности продукта, но и плотной интеграции с эксплуатируемым информационным решением (в т.ч. SAP системой) и интеграции с порталом SAP Global Support. Вы получите возможность формировать сообщение об инциденте в службу поддержки непосредственно пользователем из SAP системы в момент возникновения ошибки с автоматическим прикреплением необходимой технической информации, осуществлять поиск и привязку необходимых для устранения инцидента SAP NOTE, отправлять сообщения об инциденте в SAP, и многое, многое другое.

В-третьих, это возможность построения системы управления проблемами, позволяющей фиксировать проблемы на основе анализа группы инцидентов, создавать заявки на изменение информационного решения, подключать к решению сложных проблем службу поддержки SAP.

В-четвертых, это возможность построения мощной системы управления изменениями, позволяющей управлять изменением всех компонентов информационного решения, сохраняя тем самым его целостность и актуальность. Функциональность системы управления изменениями включает подсистемы управления тестированием и управления релизами, которая позволяет собирать группу изменений и производить одновременный перенос этих изменений после разработки в тестовую систему и оттестированных изменений в систему продуктовой эксплуатации в рамках целостного релиза.

В-пятых, это возможность построения системы управления сервисами, позволяющей поддерживать каталоги услуг, договора на предоставление услуг, вести учет фактического оказания услуг в соответствии с соглашением об уровне обслуживания (SLA) и т.д.

В шестых, это возможность централизованного управления всей системной архитектурой, включающего в себя централизованное администрирование всех SAP систем, мониторинг элементов системного ландшафта (про активный и на основе событий), диагностику и анализ причин аварийных ситуаций, мониторинг бизнес процессов и интерфейсов.

О возможностях SAP ERP можно говорить довольно долго. Это еще и великолепное средство и для реализации проектов внедрения, построения шаблонных решений, реализации проектов тиражирования, инструмент поддержки стандартов компании, инструмент управления транспортными запросами для обеспечения целостности и согласованности переносов и множество других возможностей.

Предлагаемые на базе SAP ERP решения позволяют обеспечить не только качество внедряемых SAP-решений, оперативность поддержки и актуальность изменяемого в процессе сопровождения информационного решения, но и сократить затраты на внедрение и сопровождение SAP систем.

Из 183 тысяч клиентов подавляющее большинство составляют средние и крупные предприятия. По подсчётам продукты SAP используют около 12 миллионов пользователей, работающие на существующих 91 500 установленных копиях.

В 2007 году более 39 400 компаний, расположенных в более чем 120 странах мира использовало решения SAP. На 2008 год фирма насчитывала порядка 43,8 тыс. сотрудников.

По России компания Адидас насчитывает более 600 магазинов розничной торговли, и все они работают на платформе 1С Предприятие 8. Эту программу используют ежедневно в своей работе менеджеры магазинов, администраторы, кассиры, кладовщики и продавцы.

Информационная платформа 1С:Предприятие -- это (одновременно) и технологическая платформа, и пользовательский режим работы. Технологическая платформа предоставляет объекты (данных и метаданных) и механизмы управления объектами. Объекты (данные и метаданные) описываются в виде конфигураций. При автоматизации какой-либо деятельности составляется своя конфигурация объектов, которая и представляет собой законченное прикладное решение. Конфигурация создаётся в специальном режиме работы программного продукта под названием «Конфигуратор», затем запускается режим работы под названием «1С:Предприятие», в котором пользователь получает доступ к основным функциям, реализованным в данном прикладном решении (конфигурации).

Первоначально, продукт 1С:Предприятие был предназначен для автоматизации бухгалтерского учёта и управленческого учёта (включая начисление зарплаты и управление кадрами). Но сегодня этот продукт находит своё применение в областях, далёких от собственно бухгалтерских задач.

Рисунок 2.3. Возможности продукта 1С:Предприятие ООО «Адидас»

В 1СПредприятии 8 предусмотрен персональный однопользовательский режим работы с конфигурациями и многопользовательский режим в масштабах рабочих групп и предприятий. Если количество пользователей увеличивается , - программа не требует доработки.

Система прав наделяет пользователей полномочиями пользоваться доступом только к тем данным, которые необходимы им для выполнения установленных функций. Разработчик имеет возможность создавать различные наборы прав, закрепленные за конкретными пользователями: главным бухгалтером, менеджером, кладовщиком.

Обмен данными позволяет создавать территориально распределенные информационные системы на основе информационных баз, а также с участием других информационных систем.

Тексты и базы данных хранятся в формате UNICODE, при этом текстовая информация может содержать в себе одновременно символы разных языков. Для каждой информационной базы существует возможность дополнительной настройки отражения чисел, дат, времени, при этом для основных европейских языков предусмотрены их национальные представления, включая сортировку текстов. Платформа позволяет создавать многоязычные прикладные решения, где каждый пользователь может выбрать свой язык.

Для работы с продуктами системы 1С Предприятие 8 на двух и более компьютерах в пределах одной локальной вычислительной сети, необходимо приобрести дополнительные клиентские лицензии (на 1, 5, 10, 20 и 50 рабочих мест).

И наконец, последний продукт используемый компанией Адидас - Microsoft Dynamics NAV (Navision).

Navision первым из комплексных ERP-систем мирового класса был специально адаптирован под особенности России и одобрен Министерством Финансов Российский Федерации. Сейчас в России находится отдельное подразделение Microsoft по поддержке системы в рамках соответствия требованиям законов.

С самых первых версий в Navision был заложен принцип матричной настройки бизнес-процессов, что обусловливает простоту и логичность его настройки. Формирование финансовых проводок идет по принципу "от бизнес-процесса". Настроенные в системе бизнес-процессы позволяют полностью исключить некорректность формирования учетных данных.

MS Navision имеет надежную систему безопасности и в частности, полностью соответствует требованиям по защите персональных данных граждан РФ. Безопасность информации обеспечивается как на уровне самой базы данных, так и на уровне настраиваемого ролевого доступа внутри самого приложения.

Архитектура системы предполагает возможность выбора между использованием в качестве СУБД собственной базы данных Navision или базы данных MS SQL. Это определяет такой немаловажный параметр как масштабируемость. Для небольших компаний с малым количеством сотрудников вполне достаточным будет Navision-сервер баз данных, а для крупных клиентов больше подойдет SQL-сервер от Microsoft. При этом обеспечивается возможность перехода с одной базы данных на другую в процессе эксплуатации системы без потери данных.

Высокие показатели быстродействия системы, обеспечивающиеся примененной технологией динамического индексного суммирования. Все наиболее важные аналитические данные пользователи получают в режиме On-line.

Неограниченное количество иерархических аналитических измерений. Все необходимые срезы для анализа бизнеса могут быть без ограничений заложены в систему Navision и обеспечить команду управления необходимыми данными.

Широкие технологические возможности для интеграции с другими приложениями позволяют специалистам реализовывать даже самые сложные технические решения по взаимодействию Navision со многими программными приложениями.

Microsoft Navision - проверенная практикой система, имеющая более 30 000 инсталляций в мире. Опыт реальных внедрений обобщен и систематизирован во многих методических материалах, предоставляемых своим клиентам партнерами Microsoft.

Для детального ознакомления с возможностями системы клиентам предоставляется возможность скачать демонстрационную версию продукта или пройти обучение у авторизованных партнеров Microsoft.

Microsoft Navision охватывает все аспекты деятельности предприятия, от финансового и бухгалтерского учета до средств управления производством и отношениями с клиентами. Для того чтобы начать работу с Microsoft Navision, достаточно знакомства с принципами работы в Word или Excel.

Благодаря уникальной технологии динамического раскрытия итогов (SIFT), вы можете получить сальдо по счету или показатели годового оборота вплоть до отдельных проводок, их составляющих, найти документы или операции-первоисточники, восстановить всю историю.

Поскольку с системой работают пользователи практически всех подразделений компании, одна и та же информация интересует их с разных точек зрения. Если финансовый директор просматривает данные с точки зрения доходов по подразделениям, то руководителю отдела маркетинга необходима статистика продаж по регионам, группам продукции, отдача от маркетинговых акций и т. д. Используя возможность ведения в системе неограниченного количества аналитических измерений, а также инструмент для многомерного финансового анализа данных, каждый руководитель без труда настроит для себя нужный "срез" данных.

Решение Microsoft Navision формирует единое информационное пространство внутри компании и упрощает многие традиционные процессы. В качестве примера можно привести радиотерминальные устройства для автоматизированного сбора информации (ADCS). Это системы беспроводного доступа, которые активно используются на складских комплексах для аккумулирования данных и автоматического отражения их в Microsoft Navision. Таким образом, кладовщику не нужно тратить время на ввод информации, он сразу получает в свое распоряжение все важнейшие показатели по складу. Это позволяет эффективно управлять инфраструктурой складских помещений. Кроме того, Microsoft Navision легко интегрируется с широким спектром программ Пенсионного фонда и Налоговой инспекции РФ, что значительно упрощает представление отчетности в государственные органы..

Наилучшим доказательством преимуществ бизнес-решения Microsoft Navision и надежности технологий, заложенных в его основу, служит тот факт, что более 35 000 компаний самого разного профиля и сфер деятельности ежедневно используют этот продукт на самых ответственных участках своей деятельности

2.2 Анализ внедрения информационной системы MBS-Navision

История автоматизации ООО «Адидас» в России до 2003 года была достаточно типичной. Более десяти лет компания работала как официальный дистрибьютор немецкого производителя спортивной одежды, обуви и аксессуаров. Для распространения продукции была выстроена разветвленная сбытовая сеть. Сбытовые предприятия были зарегистрированы как независимые компании. Их отчетность велась в разрозненных системах, данные из которых в конце каждого месяца выгружались в Excel и поступали в головной офис в Москве. Консолидация данных не производилась, так как это было очень трудоемко. 2002 год стал в какой-то мере переломным: немецкий офис решил включить «Адидас» в собственную сеть. Параллельно было создано совместное российско-немецкое предприятие в Подмосковье, началось строительство производственно-исследовательского комплекса Адидас. В то же время стартовал проект по внедрению во всех российских филиалах единой автоматизированной системы «1С:Предприятие 7.7».

В рамках проекта были полностью автоматизированы работа складов, в том числе и удаленных, бухгалтерии, расчет заработной платы, логистика (импорт из Германии и доставка по России), многовалютный учет. В результате центральный офис получил возможность видеть движение товара в разрезе всех офисов в реальном времени (при условии нормальной работы связи), оперативно составлять консолидированный баланс, отчет о прибылях и убытках. Автоматизация совпала с юридическим разделом коммерческого подразделения компании («Адидас Дистрибьюшн») и головной организации («Адидас»), которая занималась производством и импортом товара. Это было сделано как для повышения прозрачности компании, так и для удобства учета, поскольку совмещать данные учетов (управленческого, бухгалтерского, производственного, налогового и т. д.) производства и дистрибуции становилось все труднее. Одновременно была изменена юридическая структура компании: все продающие офисы стали филиалами без образования юридического лица, отчетность которых консолидируется и сдается в виде единого баланса в Москве. Однако все международные подразделения Адидас работают на программе MBS-Navision, поэтому в 2003 году потребовалось установить эту же систему в России для формирования корпоративных отчетов по формам и стандартам, принятым в головной организации в Германии. При этом все филиалы Адидас (более 40 подразделений во всех странах) используют программу MBS-Navision версии 2.65, которая не адаптирована для России, в частности в ней не поддерживается российский бухучет. Поэтому компании необходимо было, с одной стороны, внедрить Navision для подготовки международных отчетов, а с другой - сохранить программу для ведения текущей оперативной деятельности, в том числе для решения задач бухгалтерии.

Цели, поставленные перед нашей компанией за период внедрения, привели к необходимости:

* организации оперативного (комиссионного и субкомиссионного) и бухгалтерского учета в дилерской сети «Адидас», в том числе с различными требованиями к работе офисов продаж регионов и Москвы;

* многостороннего обмена информацией между учетными системами;

* автоматизации подготовки данных оперативного и бухгалтерского учета для статистической базы Navision;

* автоматизации учета операций по предпродажной подготовке товара.

Российский учет и учет по международным стандартам различаются на уровне элементарных понятий. Так, по мнению немецких разработчиков, отгрузка товара комиссионеру в базе оперативного учета означает его продажу. По требованиям РСБУ необходимо разделять отгрузку товара комиссионеру и последующую его реализацию, при этом собственно продажа фиксируется только тогда, когда компания зарегистрирует отчет о реализации товара комиссионером.