Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

В настоящее время происходит автоматизация большинства предприятий нашей страны. Это обусловлено необходимостью повышения качества выполняемых работ и уменьшения трудовых затрат. Разработка базы данных автоматизации учета движения товарно-материальных ценностей оказалась одной из задач, которая привела к созданию множества программного обеспечения для управления предприятием.

На предприятиях, имеющих на своих складах расширенную номенклатуру материальных ценностей, введение механизированного учета их движения позволяет оптимизировать запасы с соблюдением нормативов, исключить наличие на складах запасов ТМЦ долго лежащих без движения, не допускать перебоев с поставками, контролировать расчеты с поставщиками. Автоматизация процесса учета на складе позволяет отказаться от трудоемкого ведения складского учета на бумажных носителях. Взаимосвязь работы вычислительной техники на складе и в бухгалтерии позволяет оптимизировать работу бухгалтерии.

Целью данной курсовой работы является следующее: рассмотрение краткой организационно-экономической характеристики предприятия Ошмяны-быт; рассмотрение состояния автоматизации учёта движения ТМЦ; разработка база данных для автоматизации учета движения ТМЦ.

1. Краткая организационно-экономическая характеристика анализируемой организации

В данной работе будет рассматриваться Ошмянское унитарное коммунальное предприятие бытового обслуживания населения «Ошмяны быт», которое располагается в городе Ошмяны, Гродненской области. Предприятие зарегистрировано как Ошмянский комбинат бытового обслуживания населения 31 декабря 1996 года решением Гродненского облисполкома. Предприятие принадлежит на праве собственности Ошмянскому району, учредителем является Ошмянский районный исполнительный комитет.

Предприятие с разрешения учредителя имеет право создавать обособленные подразделения, расположенные вне места его нахождения, в виде представительств и филиалов.

Основными целями деятельности предприятия является:

Ш Извлечение прибыли;

Ш Повышение эффективности производства;

Ш Удовлетворение потребностей населения и организации в услугах, оказываемых предприятием;

Ш Удовлетворение социальных и экономических интересов членов трудового коллектива предприятия.

Предметом деятельности предприятия является осуществление следующих видов деятельности:

Ш Производство фруктовых и овощных соков;

Ш Подготовка и кардное прядение шерстяных волокон;

Ш Производство готовых текстильных изделий, кроме одежды;

Ш Производство готовой трикотажной одежды машинной и ручной вязки;

Ш Производство спецодежды;

Ш Производство верхней одежды;

Ш Производство нательного белья;

Ш Производство головных уборов;

Ш Производство изделий из натурального и искусственного меха;

Ш Производство обуви;

Ш Производство декоративных изделий из дерева;

Ш Производство прочих деревянных изделий;

Ш Производство прочих изделий из бетона, гипса, цемента;

Ш Производство прочих изделий;

Ш Техническое обслуживание и ремонт автомобилей;

Ш Розничная торговля косметическими и парфюмерными товарами;

Ш Розничная торговля текстильными изделиями;

Ш Розничная торговля трикотажными и чулочно-носочными изделиями;

Ш Розничная торговля одеждой;

Ш Розничная торговля прочей одеждой и аксессуарами одежды, не включенными в другие группировки;

Ш Розничная торговля обувью;

Ш Розничная торговля кожаными изделиями;

Ш Розничная торговля товарами для дома;

Ш Розничная торговля бытовыми электротоварами;

Ш Розничная торговля строительными материалами;

Ш Розничная торговля товарами для спорта и туризма;

Ш Розничная торговля через палатки, ларьки и киоски;

Ш Розничная торговля на рынках;

Ш Прочая розничная торговля вне магазинов;

Ш Ремонт обуви;

Ш Ремонт прочих изделий из кожи;

Ш Ремонт электрических бытовых машин и приборов;

Ш Ремонт и переделка трикотажных и вязаных изделий;

Ш Ремонт и переделка швейных изделий, головных уборов и изделий из текстильной галантереи;

Ш Ремонт меховых изделий;

Ш Ремонт и реставрация бытовой мебели;

Ш Сдача в наем собственного недвижимого имущества;

Ш Прокат прочих бытовых изделий и предметов личного пользования;

Ш Деятельность в области фотографии;

Ш Стирка и обработка белья и других изделий;

Ш Химчистка и окрашивание;

Ш Предоставление услуг парикмахерскими и салонами красоты;

Ш Организация похорон и предоставление связанных с ними услуг.

Предприятие вправе оказывать услуги и выполнять работы для предприятий, организаций и учреждений, колхозов, совхозов, малых предприятий и изготавливать продукцию массового производства. Производить розничную и оптовую торговлю.

2. Состояние автоматизации учёта движения ТМЦ

Бухгалтерские информационные системы (БИС) используются для целей управления предприятием с учетом отраслевых особенностей, вида деятельности, учетной политики предприятия, географической и территориальной обособленности, связей с зарубежными партнерами и т.п.

Правилами бухгалтерского учета четко определены требования к информации, содержащейся в бухгалтерской отчетности. Бухгалтерская информация должна быть достоверной, полной, сопоставимой, с соблюдением отчетного периода, правильно оформлена.

Целью бухгалтерской отчетности является оперативное обеспечение руководства и внешних пользователей данными о финансовом состоянии организации, оптимизация анализа хозяйственной деятельности для достижения наибольшей рентабельности производства, своевременное предоставление отчетности в налоговые и статистические органы.

Перспективы в развитии автоматизированных программ бухгалтерского учета:

Ш применение новейших информационных технологий;

Ш поиск совместимости новых возможностей программ к потребностям конечного пользователя;

Ш взаимодействие с другими программами автоматизации производства;

Ш разработка систем управления документооборотом;

Ш взаимодействие с международными требованиями бухгалтерского учета;

Ш соответствие автоматизированных программ бухгалтерского учета и требований Налогового кодекса;

Ш разработка новых версий автоматизированных систем бухгалтерского учета с учетом возможности ведения финансового и управленческого учета.

Для автоматизации поставленных задач требуется наличие:

Ш информационной базы;

Ш программного обеспечения;

Ш компьютерной техники;

Ш грамотные пользователи компьютеров.

Информация о финансовом состоянии предприятия, наличии и движении основных и оборотных средств, состоянии расчетов с поставщиками и покупателями позволяет руководству осуществлять функции планирования, контроля, анализа и принимать управленческие решения и является информационной базой для автоматизированных систем управления.

Программы автоматического бухгалтерского учета на конечном этапе выдают информацию, помогающую в осуществлении управленческой деятельности.

Автоматизированная программа бухгалтерского учета работает при наличии:

Ш техники для ввода, обработки и вывода информации;

Ш техники для передачи данных;

Ш оргтехники;

Ш методических и руководящих материалов;

Ш технической документации;

Ш грамотно обученного обслуживающего персонала.

Требования к программам автоматизированного бухгалтерского учета:

Ш полнота и адекватность технической документации;

Ш корректность технической документации;

Ш качество и полнота описания, объемные ограничения на каждый документ.

Программы автоматизированного учета подразделяются на: общесистемные, специальные прикладные и оригинальные программы.

Насколько сложен комплекс программных средств, надежны программные компоненты и вся система автоматизированной обработки, сложна программа реализации алгоритмов обработки входящей информации, настолько качественна программа.

Общее количество программных компонентов системы, объем оперативной памяти, которую занимают управляющие модули; максимальный объем оперативной памяти позволяют оперативно обрабатывать информацию и выполнять задачи стоящие перед программой.

Бухгалтерские информационные системы служат для:

Ш выполнения необходимых расчетов;

Ш подготовки, заполнения, проверки и распечатки документов;

Ш переноса информации из бумажной формы в информационную систему;

Ш накопления текущих итогов, сопоставление с данными прошлых периодов.

Автоматизированные системы в бухгалтерии осуществляют учет труда и расчет зарплаты; учет движения материальных ценностей, учет движения основных средств, учет готовой продукции; учет затрат на производство; сводный бухгалтерский учет; составление бухгалтерской и налоговой отчетности.

На предприятиях с большим объемом хозяйственных операций, большой номенклатурой товаров на складах, широким кругом контрагентов (поставщиков и покупателей), при наличии оперативного и управленческого учета, при осуществлении финансового анализа используются бухгалтерские программы фирмы «1С».

Особое значение имеет внедрение современных средств автоматизации и анализа материальных запасов.

Бухгалтерские задачи - очень широкое понятие, их содержание отражает поступление и выбытие товарных, материальных ценностей, денежных средств, вычисление результатов хозяйственной деятельности, отражение этих процессов на счетах бухгалтерского учета. Средства для решения бухгалтерских задач очень разнообразны, от настольных калькуляторов до больших электронно-вычислительных машин, как правило, средство ведения бухгалтерского учета на предприятиях.

При компьютеризации учет материальных ценностей на предприятии стал намного проще и для материально ответственных лиц, и для руководителей в ходе проверки. Появилась возможность работы в сети Интернет, для получения информации о новых методах и технологиях работы. Появилась также возможность находить поставщиков медикаментов, канцелярских товаров, хозяйственных товаров, ГСМ, мягкого инвентаря напрямую без посредников. Возможность ознакомиться с новыми законами и поправками к законам также не возможно без сети Интернет.

Основным направлением повышения эффективности использования материальных ценностей является внедрение ресурсосберегающих, малоотходных и безотходных технологий. Рациональное использование материальных ценностей зависит также от полноты сбора и использования отходов и обоснованной их оценки. Также не последнюю роль играет анализ эффективности, так как анализ использования - один из важнейших составляющих процесса учета и контроля материальных ценностей. С помощью анализа эффективности использования материальных ценностей предприятие составляет отчеты, а также прогнозы дальнейшей деятельности. Существенно улучшить учет материальных запасов можно, совершенствуя применяемые документы и учетные регистры, т.е. более широко использовать накопительные документы, предварительную выписку документов по движению материалов и оперативных документов на вычислительных машинах и др.

Важное условие повышения эффективности использования материальных ценностей - усиление личной и коллективной ответственности и материальной заинтересованности рабочих, руководителей и специалистов структурных подразделений в рациональном использовании указанных ресурсов.

Для решения задачи полной автоматизации оперативного учета товарно-материальных ценностей в последнее время широко применяют несъемные пленочные этикетки со штриховым кодированием, терминалы сбора данных и особое программное обеспечение.

Таким образом, автоматизация системы бухгалтерского учета ведется в основном за счет внедрения отдельных программных комплексов полностью автоматизирующих отдельные участки учета, это позволяет облегчить труд бухгалтера избавить его от рутинной работы, больше остается времени для проведения экономического и финансового анализа работы предприятия, поиска резервов повышения эффективности работы. Внедрение автоматизации позволяет: более оперативно вести бухгалтерский учет, выводить оперативную информацию за определенный период времени, быстрый поиск и выведение необходимой экономической информации, автоматизация составления бухгалтерских и финансовых отчетов, уменьшается трудоемкость учетных работ и количество допущенных ошибок.

3. Разработка базы данных для автоматизации учета движения товарно-материальных ценностей

Современное предприятие, независимо от формы собственности, представляет собой саморазвивающийся организм, существование и дееспособность которого в конечном итоге обеспечивается преобладанием доходной части его бюджета над расходной. Отсюда целью любого предприятия является создание условий, которые обеспечивали бы получение максимальных доходов от его деятельности при одновременной минимизации расходов.

Наиболее оптимальный путь достижения указанной цели - это создание эффективной системы управления движением товарно-материальных ценностей.

Автоматизированный учет ТМЦ обеспечивает решение следующих задач:

Ш формирование информации о наличии товарно-материальных ценностей по местам их хранения и материально ответственным лицам;

Ш исчисление величины затрат по приобретению и заготовлению ТМЦ;

Ш получение информации для оценки экономичности различных вариантов пополнения ТМЦ, исчисление издержек их хранения;

Ш систематическое наблюдение за соответствием фактического наличия производственных запасов на складах предприятия и в цеховых кладовых установленным нормам запаса;

Ш документирование операций по движению ТМЦ, контроль достоверности внешних и внутренних документов;

Ш ежемесячное определение износа малоценных и быстроизнашиваемых предметов по их видам, контроль за списанием ТМЦ, пришедших в негодность;

Ш формирование показателей наличия и движения ТМЦ в системе счетов бухгалтерского учета, соответствующей отчетности и балансе.

Решение задач по учету ТМЦ осуществляется в следующей последовательности. Вначале создается и корректируется справочная информация в соответствующих массивах, затем производятся документальное оформление операций по поступлению и расходу ТМЦ, первичная счетная обработка данных и запись информации в файлы движения. В заключение подготовительного этапа корректируется оперативная информация.

В процессе обработки учетных данных по соответствующим программам формируются регламентные машинограммы, в которых, как правило, отражаются итоги за месяц, разрабатываются оперативные информационные таблицы, выдаваемые по запросу, осуществляется обработка файлов с использованием программ формирования нарастающих оборотов движения производственных запасов.

Современный уровень развития науки и техники позволяет успешно решать весь спектр указанных проблем наиболее эффективным образом, а именно - с использованием передовых компьютерных и информационных технологий, позволяющих автоматизировать деятельность организаций.

С развитием торговли и торговых отношений очевидным стал вопрос об автоматизации учета движения товарно-материальных ценностей. Наличие большого количества бумаг, накладных и другой документации, во многих случаях совершенно не систематизированного, невозможность предоставления необходимой информации покупателям и т.д. указало на необходимость создания средств для автоматизации данной области деятельности предприятия.

Системы автоматизации учета движения ТМЦ обычно внедряются, чтобы решать задачи, стоящие перед организацией, такие как:

Ш обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.

Ш поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям.

Ш исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

Ш исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Результатами внедрения систем автоматизации учета продаж являются:

Ш надежное хранение документов - значительно снижается вероятность потери документа или доступа к нему лиц, не имеющих на это права;

Ш быстрый поиск документов;

Ш повышение уровня обслуживания заказчиков за счет снижения времени выполнения работы и уменьшения количества ошибок;

Ш автоматизация типовых процедур (проведения изменений, построения различных отчетов и т.п.).

Преимущества от автоматизации этого вида деятельности бесспорны, однако при принятии решения руководством предприятия о начале автоматизации остро встает проблема выбора средств их разработки и создания. К этому вопросу нельзя подойти однозначно и прежде чем выбрать средство разработки, следует определить ее цель.

Существуют два подхода к осуществлению автоматизации.

При первом подходе создается уникальная система по заказу. Данный подход используется в основном мелкими предприятиями и обуславливается экономической выгодой. Преимущество такого варианта состоит в том, что программы пишутся строго под конкретную организацию, учитываются ее особенности. Однако создание большого автоматизированного комплекса данным способом невозможно, поскольку требует больших материальных затрат и высокой квалификации специалистов. В основном при данном подходе создаются программные комплексы, помогающие выполнять рутинную работу, при этом неважно, на сколько быстро они будут выполнять свои функции, лишь бы работали быстрее, чем человек. Такие системы следует создавать на программных средствах, позволяющих просто и быстро создавать прикладные программы, отвечающие текущим потребностям. Собственно, для таких задач и создаются интегрированные пакеты типа MS Access, Clarion или Fox Pro.

Суть второго подхода состоит в том, что, если фирма действительно серьезно подходит к системе автоматизации или хочет автоматизировать не только конкретную область своего функционирования, а деятельность нескольких направлений, то необходим анализ соответствующих программных продуктов, имеющихся на рынке.

Следует отметить, что для эффективной работы системы автоматизации деятельности предприятия должны базироваться на передовых технологиях. Можно с уверенностью сказать, что самым распространенным на сегодняшний день решением в этом случае является применение технологии клиент-сервер. Об этом свидетельствует и большое число представленных на рынке продуктов.

Выбор СУБД при построении системы автоматизации во многом определяет такие ее параметры, как производительность, масштабируемость, защищенность и надежность. Все СУБД, используемые в системах автоматизации, можно разделить на две группы: работающие по технологии файл-сервер и по технологии клиент-сервер.

Файл-серверная система имеет следующие недостатки:

Ш большая нагрузка на сеть и повышенные требования к ее пропускной способности (при большом числе пользователей и значительных объемах обрабатываемой информации несоблюдение этих требований может привести к неработоспособности системы);

Ш повышенные требования к ПК ввиду того, что обрабатываются данные на рабочем месте пользователя;

Ш невозможность одновременной работы с данными;

Ш невозможность соблюдения безопасности данных.

Клиент-серверная технология практически от всех перечисленных недостатков свободна, в первую очередь благодаря тому, что в ней вся обработка перенесена на сервер баз данных, а на рабочем месте пользователя только формируются запросы и отображаются результаты. Выбор конкретной СУБД определяется многими параметрами, среди которых можно назвать надежность и устойчивость, быстродействие, наличие средств разработки приложений, совместимость с другими платформами и ОС, поддержка компании-производителя.

Среди разработчиков систем автоматизации деятельности предприятий наиболее популярны СУБД Oracle и Microsoft SQL Server, InterBase и некоторые другие.

При автоматизации не отдельных направлений, а всей деятельности организации в целом целесообразным является применение систем комплексной автоматизации. Учет движения ТМЦ является одной из составляющих бухгалтерского учета на предприятиях торговли, поэтому необходимо провести анализ существующих пакетов прикладных программ бухгалтерского и оперативного учета.

Среди представленных на современном рынке систем автоматизации торговли можно отметить предложения фирм «1С».

Автоматизация учета движения ТМЦ позволяет увеличить скорость обслуживания покупателей, гарантирует отсутствие ошибок при вводе данных, оперативно отслеживает наличие и движение товарно-материальных ценностей и делать своевременные заказы.

Использование данного решения позволяет идентифицировать поступившие на предприятие товарно-материальные ценности по штрих-коду, передавать сведения об имеющихся товарно-материальных ценностях в память контрольно-кассовых машин и считывать из них сведения о продажах, формировать документы на их реализацию покупателям, производить инвентаризацию, формировать отчеты по итогам продаж. С помощью автоматизации учета движения ТМЦ предприятие сможет работать в едином информационном пространстве, что поможет оптимизировать управление предприятием и повысить его конкурентоспособность.

Основными функциями разработанной базы данных по учету движения ТМЦ являются:

Ш обновление, дополнение, удаление и поддержание целостности информации;

Ш выбор информации из базы данных по запросам пользователя;

Ш результаты работы базы данных отражены в отчетных формах;

Ш все элементы базы данных представлены как единый проект, управление которым осуществляется через меню пользователя.

Заключение

Автоматизация учета движения товарно-материальных ценностей позволяет улучшить качество учета, хранения, отпуска товаров без дополнительного увеличения штата работников. Сокращаются сроки поиска необходимых материалов на складе при работе с клиентами. Сокращаются сроки обработки необходимых документов, улучшается их качество, исключаются арифметические ошибки.

В результате выполнения работы были получены следующие результаты.

В первой главе было рассмотрено состояние автоматизации учёта движения ТМЦ на предприятии Ошмяны быт.

Во второй главе проанализировано понятие учета. Показано, что учет - одна из наиболее трудоемких, но необходимых функций управления. Отличительной чертой учета является большая массовость и однородность исходных и итоговых показателей и рутинность работы по их формированию. Особенностью учета в торговле является высокая обновляемость данных, что в некоторой степени затрудняет его ведение. Также проведен анализ проблем, возникающих при внедрении систем автоматизации предприятия. Показана необходимость проведения автоматизации.

В данной работе была рассмотрена краткая организационно-экономическая характеристика предприятия Ошмяны-быт; рассмотрено состояние автоматизации учёта движения ТМЦ; рассмотрен материал по разработке база данных для автоматизации учета движения ТМЦ.

Список источников

автоматизация программа материальный бухучет

1. Барецкова И.В. Учет реализации готовой продукции на предприятиях розничной торговли. // Бухгалтерский учет - 2009.

2. Безруких Т.О. Бухгалтерский учет в торговле. - М.: Бухгалтерский учет, 2008.

3. Вопросы повышения эффективности торговли. /Под ред. Ю.И. Хворова - 2010.

4. Карпова Т. Базы данных: модели, разработка, реализация. - СПб.: Минск, 2009.

5. Хансен Г., Хансен Д. Базы данных: разработка и управление. - М.: Бином, 2011.

Размещено на Allbest.ru