Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Обработка данных с помощью Microsoft Excel

• Введение

Microsoft Office - самое популярное семейство офисных программных продуктов, включает в себя новые версии знакомых приложений, которые поддерживают технологии Internet, и позволяют создавать гибкие интранет - решения

Microsoft Office - семейство программных продуктов Microsoft, которое) объединяет самые популярные в мире приложения в единую среду, идеальную для работы с информацией. В Microsoft Office входят текстовый процессор Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, средство подготовки и демонстрации презентаций Microsoft PowerPoint, приложение Microsoft Outlook и многое другое. Все эти приложения составляют Стандартную редакцию Microsoft Office. В Профессиональную редакцию входит также СУБД Microsoft Access. Microsoft Office очень удобен - он не создает проблем при изучении новых свойств приложений и работе с ними. Необходимая информация всегда находится под рукой благодаря помощнику Office Assistant. Он в любой момент даст вам совет о том, как лучше выполнить то или иное действие, или подсказку как найти нужный инструмент в приложениях Microsoft Office. Существенно упрощают повседневную работу технология IntelliSenseTM: фоновая проверка орфографии в Microsoft Word и Microsoft PowerPoint, фоновая проверка грамматики в Microsoft Word, позволяющая находить и исправлять орфографические и грамматические ошибки щелчком мыши, и т.д.

Microsoft Office обеспечивает эффективное распределение ресурсов вашего компьютера за счет использования общих для всех приложений частей программ. Например, команды меню, панели инструментов, средства проверки орфографии и грамматики русского и английского языков, средства рисования, и т.д. - все это является единым набором инструментов, который устанавливается единожды и используется всеми приложениями Microsoft Office. Приложения имеют общий интерфейс и тесно взаимодействуют между собой. Это упрощает работу и облегчает работу с информацией. Microsoft Office позволяет максимально использовать возможности сети Интернет или корпоративной интранет-сети. Новая технология даст вам все нужное для быстрого поиска информации, публикации наглядных документов и свободного перемещения по HTML-документам. Internet Assistants доступны во всех приложениях Office, помогают создавать великолепные мультимедийные страницы Web, не изучая HTML. Вы просто сохраняете готовый документ Word в формате HTML. Остается только поместить его на Ваш Web-cepBep.

Microsoft Office имеет встроенный язык программирования - Visual Basic for Applications (VBA). Этот язык позволяет создавать приложения, выполняемые в среде Microsoft Office. Это могут быть разнообразные аналитические программы, финансовые системы, программы учета кадров, системы автоматического создания официальных писем / документов с помощью библиотеки готовых шаблонов и т.п. При этом интерфейс создаваемой программы может быть совершенно непохожим на интерфейс того приложения, в котором она написана.

1. Microsoft Excel. И его назначение

Идею электронных таблиц впервые сформулировал американский ученый Ричард Маттессич, опубликовав в 1961 г. исследование под названием Budgeting Models and System Simulation. Концепцию дополнили в 1970 г. Пар до и Ландау, подавшие заявку на соответствующий патент (U.S. Patent no. 4,398,249). Патентное ведомство отклонило заявку, но авторы через) суд добились отмены этого решения.

Общепризнанным родоначальником электронных таблиц как отдельного класса ПО является Дэн Бриклин, совместно с Бобом Фрэнкстоном разработавший легендарную программу VisiCalc в 1979 г. Этот табличный редактор для компьютера Apple II стал «убойным приложением», превратившим персональный компьютер из экзотической игрушки для технофилов в массовый инструмент для бизнеса. В последствии на рынке появились многочисленные продукты этого класса - SuperCalc, Microsoft MultiPlan, Quattro Pro, Lotus 1-2-3, Microsoft Excel, OpenOffice.org Calc, таблицы AppleWorks и gnumeric.

Табличный процессор, - категория программного обеспечения, предназначенного для работы с электронными таблицами. Изначально табличные редакторы позволяли обрабатывать исключительно двухмерные таблицы, прежде всего с числовыми данными, но затем появились продукты, обладавшие помимо этого возможностью включать текстовые, графические и другие мультимедийные элементы. Инструментарий электронных таблиц включает мощные математические функции, позволяющие вести сложные статистические, финансовые и прочие расчеты.

К категориям табличных процессоров относят интерактивные компьютерные программы, предназначенные для создания и обработки документов в виде таблиц данных. Программы обработки крупноформатных электронных динамических таблиц (spreadsheets) часто именуют электронными таблицами, документы же, создаваемые с помощью табличных редакторов, называют книгами (books). Такое их название выбрано не случайно, оно лишний раз подчеркивает тот факт, что табличные документы - это электронные аналоги обыкновенных бухгалтерских книг.

Табличный процессор Microsoft Excel - инструмент для хранения, обработки и представления чисел и любой другой деловой информации. Объясняется это тем, что табличный способ представления информации существенно упрощает выполнение финансовых, научных и любых других видов расчетов. С помощью MS Excel можно вести простые базы данных для учета материалов, товаров, денег, времени, погоды и т.д. Кроме того, в MS Excel существует возможность оформления всех бухгалтерских и финансовых документов, а также возможность быстрого анализа данных и представление их в графическом виде. Основу программы составляют: вычислительно-калькуляционный модуль, модуль диаграмм, доступ к внешним базам данных, модуль программирования для индивидуальных задач. Редактор электронных таблиц - это программы, позволяющая создавать и редактировать документы и таблицы, требующие большого количества математических вычислений. При подготовке этих документов вам не придется производить расчеты вручную - редактор электронных можно также использовать для построения графиков, диаграмм, анализа данных и др. Самой популярной среди табличных редакторов является программа Microsoft Excel, входящая в состав Microsoft Office.

2. Ввод данных

С помощью MS Excel возможно вводить и обрабатывать следующие данные:

2.1 Текст

Текстом является любая последовательность, состоящая из цифр, пробелов и нецифровых символов, например приведенные ниже записи интерпретируются как текст: 10АА109, 127ФЧН, 12-976, 2084675. Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю.

2.2 Числа

Вводимые в ячейку числа интерпретируются как константы. Стоящий перед числом плюс(+) игнорируются, а запятая интерпретируются как разделитель десятичных разделов. Все другие сочетания клавиш, состоящие из цифр и нецифровых символов, рассматриваются как текст.

Символы, которые рассматриваются как числа, зависят от установленных параметров в компоненте Язык и стантдарты Панели управления.

Перед рациональной дробью следует вводить 0 (нуль), чтобы избежать ее интерпретации как формата даты; например, вводите 0 1/2

Перед отрицательным числом необходимо вводить знак минус (-) или заключать его в круглые скобки ().

Введенные числа выравниваются в ячейке по правому краю.

excel табличный диаграмма фильтрация

2.3 Даты и время

В ячейки таблицы можно вводить даты и время суток. При вводе дат в ячейки таблицы в качестве разделителя используются следующие символы:

· точка, например, 01.04.99 или 01.04.99;

· дефис, например, 01-04-99 или 01-апр-1999

· косая черта с наклоном вправо, например, 01/04/99 или 01/04/1999.

Введенная дата всегда интерпретируются программой MS Excel как число и выравнивается по правому нижнему краю ячейки.

Если дата введена с ошибкой, например введено число 01/04/99, то программа интерпретирует введенное значение как текст, который выравнивается в ячейке по нижнему левому краю. Поэтому при вводе дат следует обращать внимание на то, как выравниваются введенные числа в ячейке. Это может быстро обнаружить ошибки при вводе. Если дата введена в ячейку с ошибкой, то никакие вычисления в дальнейшем с этой ячейкой будут невозможны.

Для отображения времени суток в 12-часовом формате следует вводить букву а или р, отделенную пробелом от значения времени, например 9:00 р. В противном случае время будет интерпретировано на основе 24-часового формата. С датами можно производить вычисления: складывать, вычитать, использовать в функциях. Правила составления формул и использования функций, оперирующих с числами в формате Дата, точно такие же, как при работе с обычными числами.

Чисто при вычислениях приходится опираться на текущую дату. Чтобы не вводить ее каждый раз, рекомендуется использовать функцию СЕГОДНЯ. Особенность этой функции заключается в том, что у нее нет входных параметров. На выходе эта функция выдает текущую дату по системному таймеру. Доступ к функции СЕГОДНЯ, а так же к другим функциям из категории Дата и время.

2.4 Последовательность дат

Для создания ряда дат, в котором меняется день (например: 01.04.99, 02.04.99, 03.04.99), можно ввести с клавиатуры первый элемент ряда, в нашем примере это число 01.04.99, затем подвести мышь к маркеру заполнения и протащить вниз на нужное число ячеек.

Для создания ряда дат, в котором меняется месяц или год (например: 01.04.99, 01.05.99, 01.06.99), можно ввести с клавиатуры два элемента ряда в разные ячейки, в нашем примере это числа 01.04.99 и 01.05.99. Затем выделить две ячейки с введенными датами, подвести мышь к маркеру заполнения и протащить его вниз на нужное число ячеек. Аналогичные действия нужно выполнить, чтобы создать ряд с датами, в которых изменяется год.

При протаскивании маркера заполнения вниз или влево ряд с датами создается в возрастающем порядке, при протаскивании маркера вверх или влево ряд создается в убывающем порядке.

Другой способ заполнения рядов датами состоит в следующем: в ячейку вводим первую дату, затем подводим мышь к маркеру заполнения и перемещаем его в нужном направлении право кнопкой мыши. Если правую кнопку мыши, появляется контекстное меню, в котором следует выбрать соответствующую команду, например, Заполнить по месяцам, Заполнить по годам, Заполнить по рабочим дням и др.

2.5 Адресация в EXCEL

Ссылкой (адресом) однозначно определяется ячейка или группа ячеек, используемых в формуле. С помощью ссылкой можно использовать значение одной и той же ячейки, находящиеся на других листах книги, в другой книге (внешние ссылки) или в другом приложении (удаленные ссылки). Чтобы сослаться на диапазон ячеек, вводится ссылка на верхний левый угол диапазона, ставится двоеточие и ссылка на правый нижний угол диапазона (например, В2: D8).

Для задания адреса ячейка в Excel можно использовать два режима адресации ячеек, в формате R1C1 и формате А1 (переключение с одного на другой осуществляется командой Сервис - Параметры - вкладка Общие - Стиль ссылок). Например, адреса ячеек в формате R1C1 выглядит так: RC Текущая ячейка

RC[-1] Ячейка слева от текущей (относительная адресация) R[1] C Ячейка под активной (относительная адресация) R10C12 Ячейка в 10-й строке и в 12-м столбце (абсолютная адресация). Обычно в Excel используются ссылка типа А1, где столбцы обозначаются буквами от А до IV (максимально 256), где строки числами - от 1 до 65536.

Для указания на ячейку вводится буквами заголовка столбца и номер строки. Например, D50 является ссылкой на ячейку, расположенную в пересечении столбца D с 50-й строкой.

Адресация может быть абсолютной, относительной и смешанной. При копировании формулы, содержащей относительные ссылки, и вставке ее в другое место, ссылки будут меняться, настраиваясь на новое местоположение (Рис. 1 Табл.1). Если необходимо, чтобы ссылки не изменялись при копировании формулы в другую ячейку, используются абсолютные ссылки (Рис. 1 Табл.2).



Рис. 1. Адресация в Excel.

Для создания абсолютной ссылки на ячейку В11 ставится знак доллара ($) перед той частью ссылки, которая не должна изменятся, поэтому в данном примере абсолютная ссылка записывается: =В13*$В$11. Для установки знака доллара используется клавиша F4, которую нужно нажимать до тех пор, пока на экране не появится нужный вид ссылки. Таким образом, способ адресации влияет на адреса ячеек в формулах при их копировании из одной ячейки в другую.

Если знак доллара стоит в таких вариантах А$4 или SA4, то адресация называется смешанной. То измерение, у которого стоит знак доллара, при копировании данного адреса не изменяется, а то измерение, где нет доллара - настраивается на новое местоположение.

2.6 Заполнение ячеек

Самый простой способ заполнять ячейки в Excel - щелкнуть курсором мыши на ячейке и ввести с клавиатуры нужный текст или число. Чтобы перейти к ячейке, расположенной ниже, нужно нажать [Enter], а к ячейке справа - клавишу табуляции [Tab]. Также можно просто щелкнуть на нужной ячейке мышью. Для редактирования значения в ячейке два раза щелкните на ней левой кнопкой мыши или нажмите [F2].

2.7 Копирование ячеек

Копирование ячеек в Excel можно выполнять примерно таким же способом, как и в Word. Указателем мыши выделите исходный диапазон и нажмите [Ctrl]+[C], чтобы скопировать данные в буфер обмена. Затем поместите курсор в нужной ячейке и вставьте содержимое буфера обмена

([Ctrl]+[V]).

Существует и другой, более удобный способ копирования данных. Выделите одну из ячеек, щелкнув на ней левой кнопкой мыши, и в правом нижнем углу черного прямоугольника вы увидите квадратный маркер. Если подвести к нему курсор мыши, то из белого широкого крестика он превратится в тонкий черный крест - так называемый маркер автозаполнения. С его помощью очень просто и удобно дублировать содержимое ячеек. Сначала выделите ячейку или диапазон, который нужно скопировать, затем протащите маркер автозаполнения вниз по ячейкам, которые требуются заполнить, и отпустите кнопку мыши.

Маркер автозаполнения позволяет копировать не только данные в ячейках, но и целые строки или столбцы таблицы. Кроме простого дублирования Microsoft Excel может автоматически продолжать заполнение прогрессии числами, комбинациями чисел и текста, значениями даты и времени, основываясь на установленном образце. Например, если в предыдущих ячейках стояли значения 1, 3, 5, то в заполнения будут значения 7, 9, 11 и т.д.

2.8 Вычисления в Excel

Microsoft Excel позволяет заносить в ячейку статические (текст, цифры и т.д.) и вычисляемые (формулы) данные. В отличие от обычного текстового поля, при вводе формулы впереди нее необходимо проставить знак «=». Например, результатом выражения «=25+36*5» будет значение 205.

В Microsoft Excel также можно использовать немного более сложные выражения, в которых даются ссылки на другие ячейки. К примеру, если в ячейке С1 ввести формулу «А1+В1», то результатом будет сумма содержимого двух указанных в формуле ячеек. Причем если их значение изменяется, то итог в С1 автоматически будет пересчитан.

Ни для кого не секрет, что программа Microsoft Excel является удобным средством создания и оформления таблиц. Кроме всего прочего, это еще и мощный инструмент для выполнения различных подсчетов.

2.9 Точность вычисления

Microsoft Excel обеспечивает довольно высокую точность вычисления - до девяти знаков после запятой. В реальной жизни такая точность вряд ли потребуется, да и работать с длинными дробными числами удобно далеко не всегда. В этом случае число лучше округлять до нужного количества знаков после запятой. Сделать это можно с помощью специального окна настроек параметров ячейки.

Сначала выделите ячейки, формат которых требуется изменить. Теперь в меню Формат выберите команду Ячейки… и перейдите на вкладку Число. Укажите требуемое количество десятичных знаков и затем нажмите на кнопку ОК.

2.10 Помощь мастера

В дополнение к обычным арифметическим выражениям Excel позволяет производить расчеты с использованием вспомогательных функций. Эти функции вводятся в строке значения выбранной ячейки после знака равенства (точно так же, как и обычные арифметические операции). Всю необходимую информацию можно ввести вручную, однако неопытным пользователям проще будет прибегнуть к помощи специального мастера функций. Для его запуска щёлкните левой клавишей мыши на кнопке fx (вставка функции), или в главном меню программы выберите Вставка\Функция…, или же воспользуйтесь комбинацией клавиш [Shift]+[F3]. Для удобства выбора все функции рассортированы по категориям. По умолчанию в списке отображено десять недавно использовавшихся функций, однако можно ввести и полный их алфавитный список, а также перечень функций по их назначению. К примеру, для использования в Excel доступно математические, финансовые, статические, логические, текстовые и другие функции. Выбрав необходимую функцию из списка, вы всегда сможете получить ее полное описание, щелкнув левой кнопкой мыши на ссылке Справка по этой функции или нажав [F1].

2.11 Любые вычисления

Обычно каждая функция в Excel имеет определенные параметры, которые записываются в круглых скобках сразу же после ее названия. Как правило, в роли параметров выступают конкретные числовые значения, с которыми должна работать функция, либо использоваться в расчетах будут использоваться в расчетах. Кроме того, в качестве аргументов функций могут выступать арифметические выражения, равенства и неравенства, и даже некоторые другие функции. При вводе формулы вручную очень удобно использовать сочетание клавиш [Ctrl]+[Shift]+[A], Если нажать эту комбинацию после ввода названия функции, Excel автоматически подставят круглые скобки и подскажет, какие аргументы необходимо в них ввести.

2.12 Фильтр

Иногда нужно просмотреть не все данные, а только те, которые отвечают определенным условиям. Для таких случаев в Excel предусмотрена специальная функция - автофильтр. Чтобы воспользоваться ею, в меню Данные выберите пункт Филътр\Автофилътр. В верхней строке таблицы, где обычно находятся названия столбцов, сразу появятся кнопки .

Щелкнув на любой из них, можно увидеть выпадающий список с отображенными уникальными значениями столбца. Если указать одно значение, будут отображены все строки, удовлетворяющие выбранному условию. Помимо этого в выпадающем списке есть и другие пункты.

Рис. 2. Автофильтр

Например, выбрав команду (Первые 10…), вы получите возможность указать количество наибольших или наименьших элементов, идущих с начала списка (например, первые три наибольших). Кроме того, в выпадающем списке присутствует пункт% от количества элементов. При его выборе будут указаны наибольшие или наименьшие значения, составляющие указанный процент от общего количества записей таблицы.

Выбрав команду Условие, вы получите доступ к более сложной функции отбора - по нескольким условиям. Здесь можно гибко задавать пределы отбора значений, используя операторы сравнения больше, меньше, не равно, начинается с и т.п. Допустимо ввести всего два условия отбора, объединив их с помощью логических операторов и (удовлетворяется хотя бы одно из двух условий).

Рис. 3. Пользовательский автофильтр

Если пользователь не знает написания искомых значений, можно при выборке данных применить специальные символы маскирования, такие как «?» и «*». Символ «?» поможет заменить один знак, а «*» - любое количество. Например, если задать в качестве условия для отбора данных «? ювет», то будут показаны строки со значениями «кювет», «бювет» и т.д. Если же ввести «*вет», то в диапазон отбора попадут все слова, которые заканчиваются буквами «вет».

3. Анализ данных с помощью диаграмм

В MS Excel имеется возможность графического представления данных в виде диаграмм. Диаграммы связаны с данными листа, на основе которых они были созданы, и изменяются каждый раз, когда изменяются данные на листе.

Диаграммы могут использовать данные несмежных ячеек. Диаграмма может также использовать данные сводной таблицы. Несколько щелчков мыши - и даже сложные таблицы станут понятнее благодаря диаграммам. Таблицы позволяют в значительной мере упростить работу с данными, состоящими из текста и цифр. Тем не менее цифры проигрывают в наглядности графическим представлениям. К счастью, на основе данных в таблице Excel вы сможете построить графики, которые помогут заострить внимание на соотношениях представленных цифр или тенденциях их изменений. Для построения графика выделите нужный диапазон ячеек, включая цифры, надписи и вставки, а затем воспользуйтесь командой Вставка диаграмма… В окне мастера диаграмм вы сможете выбрать нужную из множества готовых типов - гистограмму, круговую, точечную и др. Если же готовый шаблон не подходит даже после настройки шрифтов. Цветов и расположения всех элементов - на основе уже имеющихся типов диаграмм легко создавать новые.

3.1 Создание диаграммы

Можно создать либо внедренную диаграмму, либо лист диаграммы. Внедренная диаграмма - это объект, расположенный ни листе и сохраняемый вместе с листом при сохранении книги. Внедренные диаграммы также связаны с данными и обновляются при изменении исходных данных. Лист диаграммы - лист книги, содержащий только диаграмму. Листы диаграммы связаны с данными таблиц и обновляются при изменении данных в таблице.

Для того чтобы построить диаграмму: выделить ячейки, содержащие данные, которые должны быть отражены на диаграмме; если необходимо, чтобы в диаграмме были отражены и названия строк или столбцов, выделите также содержащие их ячейки; нажмите кнопку Мастер диаграмм и следуйте инструкциям Мастера.

Для создания диаграмм из несмежных диапазонов нужно выделить первую группу ячеек, содержащих необходимые данные, далее, удерживая клавишу CTRL, выделить необходимые дополнительные группы ячеек и нажать кнопку Мастер диаграмм.

3.2 Изменение подписей, заголовков и других текстов диаграмм

Большая часть текстов диаграмм, например подписи делений оси категорий, имена рядов данных, текст легенды и подписи данных, связана с ячейками рабочего листа, используемого для создания диаграммы. Если изменить текст этих элементов на диаграмме, они потеряют связь с ячейками листа. Чтобы сохранить связь, следует изменить текст элементов на рабочем столе.

3.3 Изменение имен рядов данных или текста легенды

Ряд данных - группа связанных точек данных диаграмм, отображающая значение строк или столбцов листа. Каждый ряд данных отображается по-своему. На диаграмме может быть отображен один или несколько рядов данных. На круговой диаграмме отображается только один ряд данных.

Чтобы изменить текст легенды или имя ряда данных на листе, выберите ячейку, содержащую изменяемое имя ряда, введите новое и нажмите клавишу ENTER. Чтобы изменить текст легенды или имя ряда данных на диаграмме, выберите нужную диаграмму, а затем выберите команду Диаграмма - Исходные данные. На вкладке Ряды выберите изменяемые имена рядов данных. В поле Имя укажите ячейку листа, которую следует использовать как легенду или имя ряда. Также можно просто ввести нужное имя. Если в поле Имя ввести имя, то текст легенды или имя ряда потеряют связь с ячейкой листа.

3.4 Изменение подписей значений

Чтобы изменить подписи значений на листе, выберите ячейку, содержащую изменяемые данные, введите новый текст или значение и нажмите клавишу ENTER. Чтобы изменить подписи значений на диаграмме, один раз щелкните мышью изменяемую подпись, чтобы выбрать подписи для всего ряда, щелкните еще раз, чтобы выбрать отдельную подпись значения. Введите новый текст или значение и нажмите клавишу ENTER. Если изменить текст подписи значений на диаграмме, то связь с ячейкой будет потеряна.

3.5 Отображение рядов данных на вспомогательной оси

При большом диапазоне изменения значений для разных рядов данных в линейчатой диаграмме или при смешении типов данных (таких, как цена и объем) есть возможность отобразить один или несколько рядов данных на вспомогательной оси. Шкала этой оси соответствует значениям для соответствующих рядов.

1. Выберите ряды данных, которые нужно отобразить на вспомогательной оси.

2. Формат - Ряды - вкладка Ось.

3. Установите переключатель в положение По вспомогательной оси.

3.6 Изменение типа диаграммы

Для большинства плоских диаграмм можно изменить диаграммный тип ряда данных или диаграмм в целом. Для объемной диаграммы изменение типа диаграммы может повлечь за собой и изменение диаграммы в целом. Для объемных диаграмм и для гистограмм есть возможность преобразовать отдельные ряды данных в конусную, цилиндрическую или пирамидную диаграммы.

· Выберите диаграмму, которую необходимо изменить, а также ряд данных на ней. Для изменения типа диаграммы в целом на самой диаграмме ничего не нажимайте.

· Диаграмма - Тип диаграммы - на вкладках Стандартные или Нестандартные выберите необходимый тип.

Рис. 4. Пример круговой диаграммы

4. Использование макросов

Если какое-то действие часто повторяется, его выполнение можно автоматизировать с помощью макроса. Макрос - это последовательность команд и функций, хранящихся в модуле Visual Basic. Их можно выполнять всякий раз. Когда необходимо выполнить данную задачу. При записи макроса Excel хранит информацию о каждом шаге выполнения последовательности команд. Последующий запуск макроса вызывает повторение («воспроизведение») команд.

Все шаги и команды, выполняемые макросом, должны быть спланированы перед записью или написанием макроса. Если при записи макроса была допущена ошибка, сделанные исправления также будут записаны. Visual Basic хранит каждый записанный макрос в отдельном модуле, присоединенном к книге.

Например, если в ячейке часто вводятся длинные текстовые строки, можно записать макрос для форматирования этих ячеек для охватывания ими текста. Выберите ячейку. Которая должна охватывать текст, и начните запись макроса. Выберите команду Формат - Ячейку - вкладку Выравнивание, установите флажок Переносить по словам, нажмите кнопку ОК и затем кнопку Остановить запись.

Создать макрос можно двумя способами: написать программу на языке программирования Visual Basic или записать последовательность действий пользователя с помощью макрорекордера. Для вызова макрорекордера используется пункт меню Сервис - Запись макроса - Начать запись - дать имя и описание - кнопка Параметры - в которой следует указать имя макроса и при необходимости назначить ему «горячие» клавиши или пункт меню. После нажатия кнопки ОК на экране появится панель Запись макроса с кнопкой Останов и все дальнейшие действия пользователя будут записаны в макрос. Остановить макрос или Сервис - Запись макроса - Остановить запись.

Можно запустить макрос, выбрав его из списка в диалоговом окне Макрос. Чтобы макрос запускался после каждого нажатия определенной кнопки на панели инструментов, сочетание клавши или графическому объекту на листе.

После записи макроса код программы можно просмотреть в редакторе Visual Basic для исправления ошибок и внесения требуемых изменений в макрос. Редактор Visual Basic разработан для упрощения написания и редактирования программ начинающими пользователями и предоставляет справку. Он позволяет редактировать макросы из других книг, переименовать модули, хранящие макросы, и переименовать макросы.

Excel обеспечивает защиту от вирусов, которые могут передаваться макросами. Если макросы используются совместно с другими пользователями, они могут быть снабжены цифровой подписью, так что пользователи могут проверить надежность источник макросов. Всякий раз при открытии книги, содержащей макросы, можно проверить источник макросов, прежде чем разрешить их.

5.  Использование фильтрации и построение диаграмм в Excel

Использование фильтрации и построение диаграмм в Excel мы рассмотрим на примере таблицы расчета зарплаты сотрудников некоторой фирмы.

Рис. 5. Таблица расчета зарплаты сотрудников.

Продемонстрируем действие автофильтра для фильтрации таблицы по полю оклад. Условия отбора должны удовлетворять следующему критерию:

23000 р. < Оклад < 30000 р.

Для этого выделим одну из ячеек таблицы и в меню Данные выберем пункт Фильтр|Автофильтр.



Рис. 6. Таблица с установленным автофильтром

После применения автофильтра в заголовках столбцов таблицы проявятся кнопки со стрелками. Нажав на любую из них, мы раскроем список, позволяющий задать условия фильтрации соответствующего столбца. Так если нас интересуют данные, имеющие определенное значение, надо лишь выбрать его в выпадающем списке фильтрации - на экране останутся только те строки, которые содержат указанное значение. При этом номера отфильтрованных строк будут выделены синим цветов.

С помощью пользовательского автофильтра можно задавать критерии отбора для текста и чисел, внесенных в столбцы таблицы. Для этого следует выбрать пункт Условие… в списке фильтрации.

Пользовательский автофильтр позволяет также задавать сложные условия отбор, состоящие из двух частей. При этом надо отметить пункт И, если оба условия должны выполняться одновременно, а пункт ИЛИ выбирается, когда достаточно выполнения хотя бы одного из заданных условий. Помимо автофильтра для отбора данных можно использовать и расширенный фильтр. Он более сложен в применении, но имеет свои преимущества.

Применим пользовательский автофильтр для фильтрации таблицы по условию 23000 р. < Оклад < 30000 р.

Рис. 7. Таблица с пользовательским автофильтром

Рис. 8. Таблица после применения пользовательского автофильтра

Построим теперь круговую диаграмму окладов сотрудников фирмы.

Воспользуемся для этого мастером диаграмм (Рис. 9).



Рис. 9.

Нажимаем на кнопку «Далее».

Рис. 10. Выбор диапазона данных

Следующий шаг - выбор диапазона «Подписи категорий».

Рис. 11. Выбор диапазона «Подписи категорий»

Нажимаем на кнопку «Далее».

Даем название диаграмме.

Рис. 12. Название диаграммы.

Устанавливаем видимость значений оклада сотрудников.

Рис. 13. Оклада сотрудников

Нажимаем на кнопку «Далее» и выбираем построение диаграммы на имеющемся листе (Рис. 14).

Рис. 14.

Нажимаем на кнопку «Готово» и получаем требуемую диаграмму (Рис. 15).



Рис. 15.

Заключение

В этой работе мы познакомились с Microsoft Office, Excel. Табличный процессор Microsoft Excel дал возможность без труда обрабатывать числа и любую другую деловую информацию.

Поняв работу в Microsoft Excel мы имеем возможность вести простые базы данных для учета материалов, товаров, денег. Также узнали что в Microsoft Excel можно просто и без труда представлять цифровые данные в виде диаграммы, что упрощает подсчет чисел. Разобрались как делать таблицы, как их сохранять, проводить статистику, копировать, подсчитывать. Пользовательский интерфейс Office Fluent, ориентированный на результаты, всегда позволяет найти в Office Excel нужные средства, когда они необходимы. В зависимости от выполняемой работы (например, создание таблицы или формулы) Office Excel предлагает пользователю соответствующие команды. В Office Excel удобно работать с большими объемами данных поддерживаются электронные таблицы, содержащие до 1 миллиона строк и 16 ООО столбцов. Помимо увеличенных размеров таблицы, в Office Excel внедрена поддержка платформ с многоядерными процессорами, что позволяет значительно ускорить расчет таблиц, содержащих множество формул. Создание и работа с диаграммами протекают одинаково в различных приложениях, поскольку средство построения диаграмм в Office Excel совместимо с Microsoft Office Word и Microsoft Office PowerPoint. Кроме того, с помощью библиотеки подключений к данным можно легко подключаться к внешним источникам данных. Более простое применение условного форматирования к данным позволяет выявлять закономерности и отслеживать динамику данных. Среди новых средств визуализации можно назвать градиенты, графики распределения, столбцы данных и значки показателей эффективности.

Список использованных источников

excel табличный диаграмма фильтрация

1. Владислав Ткачук. ПК просто! Путеводитель в мире компьютеров.

2. И.Г. Лесничая, И.В. Миссинг, Ю.Д. Романова, В.И. Шестаков.

3. Винстон У.Л. Microsoft Office Excel 2007. Анализ данных и бизнес - моделирование.

4. Пил Д. Microsoft Excel 2003

5. Сингаевская Г.И. Функции в Microsoft Office Excel 2007

Размещено на Allbest.ru