Работа с MS Excel 2007

Размещено на http://www.allbest.ru/

Работа с MS Excel 2007

1. Описание программы

В 1982 году Microsoft запустила на рынок первый электронный табличный процессор Multiplan, который был очень популярен на CP/M системах, но на MS-DOS системах он уступал Lotus 1-2-3. Первая версия Excel предназначалась для Mac и была выпущена в 1985 году, а первая версия для Windows была выпущена в ноябре 1987 года. Lotus не торопилась выпускать 1-2-3 под Windows, и Excel с 1988 года начала обходить по продажам 1-2-3, что в конечном итоге помогло Microsoft достичь позиций ведущего разработчика программного обеспечения. Microsoft укрепляла свое преимущество с выпуском каждой новой версии, что имело место примерно каждые два года. Текущая версия для платформы Windows - Excel 14, также известная как Microsoft Office Excel 2010. Текущая версия для платформы Mac OS X - Microsoft Excel 2011.

В начале своего пути Excel стал причиной иска о товарном знаке от другой компании, уже продававшей пакет программ под названием «Excel». В результате спора Microsoft была обязана использовать название «Microsoft Excel» во всех своих официальных пресс-релизах и юридических документах. Однако со временем эта практика была позабыта, и Microsoft окончательно устранила проблему, приобретя товарный знак другой программы. Microsoft также решила использовать буквы XL как сокращённое название программы: иконка Windows-программы состоит из стилизованного изображения этих двух букв, а расширение файлов по умолчанию в Excel - .xls. В сравнении с первыми табличными процессорами Excel представляет множество новых функций пользовательского интерфейса, но суть остается прежней: как и в программе-родоначальнике, VisiCalc, ячейки расставляются в строки и столбцы и могут содержать данные или формулы с относительными или абсолютными ссылками на другие клетки.

Excel был первым табличным процессором, позволявшим пользователю менять внешний вид таблицы (шрифты, символы и внешний вид ячеек). Он также первым представил метод умного пересчета ячеек, когда обновляются только те ячейки, которые зависят от изменённых ячеек (раньше табличные процессоры либо постоянно пересчитывали все ячейки или ждали команды пользователя).

Будучи впервые объединёнными в Microsoft Office в 1993 году, Microsoft Word и Microsoft PowerPoint получили новый графический интерфейс для соответствия Excel, главного стимула модернизации ПК в то время.

Начиная с 1993 года, в состав Excel входит Visual Basic для приложений (VBA), язык программирования, основанный на Visual Basic, позволяющий автоматизировать задачи Excel. VBA является мощным дополнением к приложению и в более поздних версиях Excel доступна полнофункциональная интегрированная среда разработки. Можно создать VBA-код, повторяющий действия пользователя и таким образом автоматизировать простые задачи. VBA позволяет создавать формы для общения с пользователем. Язык поддерживает использование (но не создание) DLL от ActiveX; более поздние версии позволяют использовать элементы объектно-ориентированного программирования.

Функциональность VBA делала Excel легкой мишенью для макровирусов. И это было серьёзной проблемой до тех пор, пока антивирусные продукты не научились обнаруживать их. Фирма Microsoft, с опозданием приняв меры для уменьшения риска, добавила возможность выбора режима безопасности:

полностью отключить макросы

включить макросы при открытии документа

доверять всем макросам, подписанным с использованием надёжных сертификатов.

Версии Excel от 5.0 до 9.0 содержат различные «пасхальные яйца», хотя, начиная с версии 10 Microsoft начала принимать меры по их ликвидации.

2. Форматы файлов

В Microsoft Excel вплоть до 2003 версии включительно, использовался свой собственный бинарный формат файлов (BIFF) в качестве основного. [3] Excel 2007 использует Microsoft Office Open XML в качестве своего основного формата.

Несмотря на то, что Excel 2007 поддерживает и направлен на использование новых XML-форматов в качестве основных, он по-прежнему совместим с традиционными бинарными форматами. Кроме того, большинство версий Microsoft Excel могут читать CSV, DBF, SYLK, DIF и другие форматы.

3. Экспорт и перемещение таблиц

API позволяет открывать таблицы Excel в ряде других приложений. Это включает в себя открытие документов Excel на веб-страницах с помощью ActiveX или таких плагинов, как Adobe Flash Player. Проект Apache POI представляет Java-библиотеки для чтения и записи электронных таблиц Excel. Также предпринимались попытки копировать таблицы Excel в веб-приложения с использованием разделённых запятыми значений.

4. Программирование

Ценной возможностью Excel является возможность писать код на основе Visual Basic для приложений (VBA). Этот код пишется с использованием отдельного от таблиц редактора. Управление электронной таблицей осуществляется посредством объектно-ориентированной модели кода и данных. С помощью этого кода данные входных таблиц будут мгновенно обрабатываться и отображаться в таблицах и диаграммах (графиках). Таблица становится интерфейсом кода, позволяя легко работать изменять его и управлять расчётами.

5. Парольная защита MS Excel

Защита Microsoft Excel предоставляет несколько типов различных паролей:

· пароль для открытия документа

· пароль для изменения документа

· пароль для защиты листа

· пароль для защиты книги

· пароль для защиты общей книги

Все пароли, кроме пароля для открытия документа, можно удалить мгновенно, вне зависимости от версии MS Excel, в которой был создан документ. Эти типы паролей в первую очередь служат для коллективной работы над документом. При их использовании документ не шифруется, а в документе сохраняется хэш от установленного пароля. Хотя при использовании пароля для защиты книги документ шифруется на известном пароле «VelvetSweatshop», это не добавляет документу дополнительной защиты. Единственным типом пароля который может помешать злоумышленнику получить доступ к документу является «пароль для открытия», но криптостойкость такой защиты сильно зависит от версии MS Excel, в которой был создан документ.

В MS Excel версии 95 и ранее, «пароль на открытие» преобразовывается в 16-битный ключ, который взламывается мгновенно. В MS Excel 97/2000 пароль преобразовывался уже в 40-битный ключ, который на современном оборудовании также может быть взломан очень быстро. К тому же программы для взлома паролей могут перебирать сотни тысяч паролей в секунду, что позволяет не только расшифровать документ, но и найти оригинальный пароль. В MS Excel 2003 / XP ситуация немного улучшилась - пользователь может выбрать практический любой алгоритм шифрования, доступный в системе (CryptoServiceProvider). Но по умолчанию осталась все та же защита MS Excel 97/2000. [7] Для пользователей, привыкшим доверять поведению программ по умолчанию, это означает отсутствие стойкой защиты на их документы.

Ситуация кардинально изменилась в MS Excel 2007 - для шифрования стал использоваться современный алгоритм AES с ключем в 128 бит, а для получения ключа применяться 50000 кратное использование хэш-функции SHA1, что уменьшило скорость перебора до сотен паролей в секунду. [8] В MS Excel стойкость защиты по умолчанию была увеличена еще в 2 раза, благодаря применению уже 100000 кратного SHA1 преобразования пароля в ключ. Вывод: на данный момент стойкую защиту обеспечивает только документы, сохраненные в формате Office 2007 \ 2010 с установленным на них стойким «паролем на открытие».

6. Точность

Из-за того, что Excel работает на основе расчетов с плавающей запятой, статистическая точность Excel подвергается критике. Сторонники Excel заявляют в ответ, эти ошибки проявляются лишь в особых условиях специально подобранных исходных данных, которые затрагивают относительно небольшое число пользователей, и с низкой вероятностью могут встретится на практике. Для версий 97, 2000, 2002 зафиксированы ошибки при выполнении функции MOD (деление с остатком) при определённых аргументах, где функция вместо результата возвращает ошибку #NUM!.

7. Проблемы с датой

В версиях Excel до 2007 включительно 1900 год ошибочно считался високосным. Ошибка возникла в Lotus 1-2-3 и была намеренно внесена в Excel для совместимости и поддерживалась для обратной совместимости.

8. Ошибки отображения Excel

22 сентября 2007 года было сообщено, что в определённых ситуациях Excel 2007 будет показывать неправильные результаты. В частности, для тех пар чисел, чье произведение равно 65535 (например, 850 и 77,1), Excel отобразит в качестве итога 100000. Это происходит с примерно 14,5% таких пар. [Кроме того, если к результату добавить единицу, Excel выведет итог 100001. Однако, если вычесть из итога единицу, на дисплее отобразится правильный результат 65534. (Также, если итог умножить или разделить на 2, будут отображены 131070 и 32767,5 соответственно.)

Microsoft сообщила в блоге Microsoft Excel, что проблема существует в отображении шести конкретных значений с плавающей запятой между 65534,99999999995 и 65535 и шести значений между 65535,99999999995 и 65536 (не включая границ). Любые расчеты, результат которых равен одному из двенадцати значений, будут отображаться неправильно. Фактические данные, хранящиеся и передающиеся в другие ячейки, верны, неверно лишь отображение значения. Ошибка появилась в Excel 2007 и не существует в предыдущих версиях. 9 октября 2007 года Microsoft выпустила патч, исправляющий проблему. Он вошёл и в состав исправлений Service Pack.

Рис. 1.1. Ошибка при умножении некоторых чисел в Microsoft Excel

9. Общие сведения об Office Excel 2007

Приложение Office Excel 2007 использует возможности пользовательского интерфейса Office Fluent, делая мощные рабочие инструменты легко доступными. Оно также предоставляет больше рабочего пространства и обеспечивает более высокую производительность.

Воспользуйтесь преимуществами пользовательского интерфейса Office Fluent. Легко находите в высокопродуктивном интерфейсе Office Fluent приложения Office Excel 2007 те инструменты, которые необходимы в данный момент. Интерфейс Office Fluent предоставляет соответствующие команды в зависимости от выполняемой задачи (создание таблицы или запись формулы).

Ощутите преимущество повышенной вместимости электронной таблицы, состоящей теперь из 1 миллиона строк и 16000 столбцов, что позволяет выполнять импорт и обработку огромных массивов данных и обеспечивать более высокую производительность при вычислениях с поддержкой двух- и многоядерных процессоров.

Быстро форматируйте ячейки и таблицы. Чтобы быстро отформатировать электронную таблицу удобным для вас способом, используйте коллекции стилей ячеек и таблиц. Автофильтры в таблицах позволяют пользователям видеть заголовки столбцов во время просмотра данных с помощью прокрутки, а также автоматически заполняют и расширяют любую таблицу.

Средство создания формул включает строку формул изменяемого размера и контекстную функцию автозавершения формул, что позволяет записывать надлежащую синтаксическую структуру формулы при первом выполнении и последующих выполнениях формулы. В формулах и функциях можно также ссылаться на именованные диапазоны и таблицы.

Создавайте профессиональные диаграммы с потрясающими визуальными эффектами с помощью лишь нескольких щелчков мышью. Применяйте встроенные стили и макеты диаграмм или форматируйте компоненты, такие как оси, заголовки и другие надписи диаграммы, вручную. Можно использовать яркие эффекты, такие как объем, мягкие тени и сглаживание, чтобы подчеркнуть ключевые тенденции изменения данных и создать более информативные графические сводки. Создавайте диаграммы и работайте с ними привычным способом, независимо от используемого приложения, так как механизм создания диаграмм в Excel согласуется с приложениями Microsoft Office Word 2007 и Microsoft Office PowerPoint 2007.

Используйте режим разметки, чтобы увидеть, как таблица будет выглядеть при печати, и добавить или изменить колонтитулы. Откорректируйте поля страниц, чтобы избежать усечения и многочисленных попыток печати.

10. Совершенствование анализа электронных таблиц

Новые средства анализа и визуализации помогают анализировать данные, отслеживать тенденции и упрощают доступ к данным организации.

Используйте условное форматирование со схемами максимально наглядной визуализации данных для обнаружения и демонстрации важных тенденций и выделяйте исключения с помощью градиентов цветов (тепловые карты), гистограмм и значков.

Сортировка и фильтрация - одни из наиболее важных видов основного анализа данных. Новые параметры сортировки и фильтрации, такие как множественное выделение в автофильтрах, сортировка или фильтрация по цвету и экспресс-фильтры для отображения определенных типов данных, делают приложение Office Excel 2007 идеальным средством для работы с большими массивами сложных данных.

Создать представление «Сводная таблица» или «Сводная диаграмма» гораздо легче с помощью полей данных, позволяющих быстро переориентировать данные для их обработки и поиска нужных ответов. Просто перетащите поля туда, где они должны отображаться.

Полная поддержка служб Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services позволяет запрашивать самые последние бизнес-данные, используя гибкие возможности приложения Office Excel 2007. С помощью новых функций куба можно создать настраиваемый отчет из базы данных OLAP.

11. Совместное использование электронных таблиц и коммерческой информации с другими пользователями

Приложение Office Excel 2007 упрощает совместное использование электронных таблиц и коммерческой информации. Интеграция со службами Excel и новый формат Microsoft Office Excel XML могут обеспечивать более эффективный обмен информацией.

Используйте Office Excel 2007 и службы Excel для более безопасного обмена электронными таблицами с другими пользователями. 1 Службы Excel позволяют отображать электронные таблицы Excel в формате HTML, поэтому другие пользователи могут получать доступ к данным через браузер. Благодаря высокой точности передачи данных в клиенте Office Excel 2007 пользователи могут использовать службы Excel для просмотра, сортировки, фильтрации и ввода параметров, а также для работы с данными через веб-браузер.

Создавайте панели мониторинга бизнес-данных из электронных таблиц и обменивайтесь ими на портале. Отслеживайте ключевые индикаторы производительности своего бизнеса с помощью панелей мониторинга на основе браузера, которые можно создать из электронных таблиц Excel, Excel Web Access и Office SharePoint Server 2007.

Сохраняйте документы в формате XPS или PDF для упрощения общего доступа. 2 Преобразуйте электронную таблицу в формат XPS или PDF, чтобы создать неизменяемую версию файла для упрощения общего доступа.

Новый формат Excel XML обеспечивает более эффективный обмен данными. Сокращайте размер файлов электронных таблиц и улучшайте совместимость с другими источниками данных, используя новый формат Excel XML.

1 Требуются Microsoft Office SharePoint 2007 и корпоративная клиентская лицензия.

2 Сохранение файлов в формате PDF или XPS в программах пакета 2007 Microsoft Office поддерживается только после установки соответствующей надстройки. Дополнительные сведения см. в статье Установка и использование надстройки PDF или XPS.

12. Более эффективное управление коммерческой информацией

Office Excel 2007 и службы Excel обеспечивают управление электронными таблицами на сервере, помогая защитить важные коммерческие сведения и гарантировать для пользователей доступ к самым последним данным.

Централизованно управляйте конфиденциальными сведениями путем публикации электронных таблиц на сервере Office SharePoint Server 2007, чтобы гарантировать для сотрудников организации доступ к самым последним бизнес-данным и предотвратить распространение нескольких версий одного файла.

Защитите конфиденциальные бизнес-данные, гарантируя для пользователей возможность просмотра необходимых данных с функциями управления записями.

Подключайтесь к внешним источникам данных с помощью библиотеки подключения к данным. С помощью библиотеки подключения к данным можно быстро подключиться к внешним источникам данных, таким как базы данных и бизнес-системы, и импортировать из них данные. Используя сервер Office SharePoint Server 2007, ИТ-персонал вашей организации может настроить доверенные библиотеки подключения к данным и управлять ими. Библиотеки обеспечивают для пользователей более безопасное подключение к внешним источникам данных без посторонней помощи.

Используйте преимущества вычислительного модуля Excel в других приложениях. Используйте программный интерфейс (API) веб-служб Excel для интеграции серверных вычислений файлов Excel в другие приложения.

Список литературы

excel таблица электронный защита

1. Колесников Р. Excel 2007 (русифицированная версия). - Киев: Издательская группа BHV, 2008. - 480 с.

2. Руководство пользователя. Microsoft Windows 95. - Neunkirchen: Buhl-Data-Service Microsoft Corporation, 2003.

Размещено на Allbest.ru