Автоматизированные информационные технологии в кафе "Пицца-Паста Перцы"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникации автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса призвана не заменить, существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией Механизм правового регулирования в информационной сфере. Информационное право / Ю.И. Попугаев - М.: Информационное общество, 2008, вып. 6, с. 54 - 56..

Автоматизированных офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Информационная технология автоматизации офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией Ю.И. Попугаев. Указ. соч.. Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

Формирование информационного общества в России связано с факторами, которые затрагивают сферу обращения разнообразной финансовой информации. Автоматизированный офис кафе «Пицца - Паста Перцы» может быть рассмотрен нами в нескольких значениях:

- как объект торгового оборота;

- как объект информационных правоотношений;

- как предмет внешнего мира;

Цель курсовой работы - показать значение автоматизации кафе «Пицца - Паста Перцы» через информационные технологии в сфере общественного питания и на современном этапе экономического развития России.

Объектом выступит аудиторская кафе «Пицца - Паста Перцы».

Предметом данной курсовой работы выступит комплекс программного обеспечения для автоматизации работы кафе «Пицца - Паста Перцы».

Задачи этой курсовой работы:

1. Изучить нормативные и правовые акты, специальную литературу, а также программное обеспечение для автоматизации кафе «Пицца - Паста Перцы».

2. Отразить главные этапы становления и развития автоматизации офиса в Российской Федерации.

3. Рассмотреть основные задачи и организационные аспекты автоматизации офиса в информационном обеспечении управления

4. Изучить комплекс документов программного продукта автоматизации кафе на примере «Пицца - Паста Перцы» и сделать выводы.

В процессе написания курсовой работы была изучена законодательная, учебно-методическая и периодическая литература, использованы материалы сайтов посредством сети интернет, документационное и программное обеспечение кафе «Пицца - Паста Перцы».

1. ВИДЫ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И ВИДЫ ИХ ОБЕСПЕЧЕНИЯ

1.1 История становления и развития автоматизированных информационных технологий в Российской Федерации

Информационная технология обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки Пономарева, К.В., Кузьмин Л.Г. Информационное обеспечение АСУ / К.В. Понамарева, Л.Г. Кузьмин - М.: Высшая школа, 2010. С. 13-28.. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности (рис.1) персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повышает производительность труда персонала, освобождает его от рутинных операций, возможно, даже приводит к необходимости сокращения численности работников.

К офисным относятся следующие задачи: делопроизводство, управление, контроль управления, создание отчетов, поиск, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями. Типовые процедуры, выполняемые в перечисленных выше задачах:

- обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);

- сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора);

- хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).

Это требует выполнения следующих условий: работа между исполнителями должна быть скоординирована; движение документов по возможности оптимизировано; предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках предприятия и предприятий в рамках объединения.

Рис.1 Квалификация персонала по уровням управления

Существует несколько особенностей, связанных с обработкой (рис. 2) данных, отличающих данную технологию от всех прочих:

· выполнение необходимых фирме задач по обработке данных. Каждой фирме законом предписано иметь и хранить данные о своей деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержания контроля на фирме. Поэтому в любой фирме обязательно должна быть информационная система обработки данных и разработана соответствующая информационная технология;

· решение только хорошо структурированных задач, для которых можно разработать алгоритм;

· выполнение стандартных процедур обработки. Существующие стандарты определяют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациями всех видов;

· выполнение основного объема работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;

· использование детализированных данных. Записи о деятельности фирмы имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий. В процессе ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу;

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 2 Основные компоненты информационной технологии обработки данных

Автоматизация офисной деятельности осуществляется на основе программно-аппаратного комплекса, называемого электронным офисом.

Электронный офис - программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления Научные основы организации управления и построения АСУ / Под ред. В. Л. Бройдо, В. С. Крылова. -М.: Высшая школа, 2007. 428 с. . В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства: одна или несколько ЭВМ, возможно, объединенные в сеть; печатающие устройства; средства копирования документов; модем (если компьютер подключен к глобальной сети или территориально удаленной ЭВМ). Дополнительно в состав аппаратных средств могут входить сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов; стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте; проекционное оборудование для проведения презентаций.

Основными программными продуктами, входящими в офис, являются:

· текстовый редактор;

· электронная таблица;

· система управления базами данных.

В состав программного обеспечения офиса могут также входить:

· программа анализа и составления расписаний;

· программа презентации;

· графический редактор;

· программа обслуживания факс-модема;

· программы перевода.

Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов.

Основные задачи, которые ставит перед собой фирма для автоматизации офиса:

- Повышение прибыльности и снижение издержек предприятия;

- Контроль и оптимизация деятельности предприятия;

- Улучшение качества обслуживания;

- Предотвращение хищений и прочих злоупотреблений со стороны персонала;

- Увеличение производительности труда персонала;

- Поддержка маркетинговых мероприятий;

Создание систем лояльности. Разнообразные системы скидок для постоянных клиентов; В интегрированный пакет (ИП) для офиса входят взаимодействующие между собой программные продукты. Основу пакета составляют текстовый редактор, электронная таблица и СУБД. Кроме них в ИП могут входить другие офисные продукты, перечисленные выше. Главной отличительной чертой программ, составляющих ИП, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета. Взаимодействие программ осуществляется на уровне документов Научные основы организации управления и построения АСУ / Под ред. В. Л. Бройдо, В. С. Крылова. -М.: Высшая школа, 2007. 428 с. . Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная цена (если приобретать их по отдельности).

Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений Андреева, О.Д. Технология бизнеса: маркетинг: Учеб. пособие / О.Д. Андреева - М.: Издательская группа ИНФРА. М - НОРМА, 2007. . Она может быть полезна на любом уровне управления.

Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используется при худшей структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.

Информационные системы управления идеально подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подсистем (подразделений) или уровней управления фирмой. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем фирмы Благодатских, В.А. Экономика, разработка и использование программного обеспечения ЭВМ. / В.А. Благодатских - М.: Финансы и статистика, - 2009. - 382 с.. Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

· оценка планируемого состояния объекта управления;

· оценка отклонений от планируемого состояния;

· выявление причин отклонений;

· анализ возможных решений и действий.

Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов:

· Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ продаж компании.

· Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в компании произошло что-то незапланированное.

И те, и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов:

· В суммирующих отчетах данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям.

· Сравнительные отчеты содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения.

· Чрезвычайные отчеты содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 3 Основные компоненты информационной технологии управления

Исторически автоматизация офиса началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Эволюционный путь компьютеризации шел от отдельных универсальных программ бухгалтерского учета, складских операций и управления контрольно-кассовым оборудованием. Следующий этап развития состоял в автоматизации всех бизнес-процессов с помощью единого программного обеспечения, теперь уже специально построенного под определенный бизнес. Туда же стали добавляться функции, ранее не подлежавшие автоматизации, например, прием заказа, инвентаризация и другие. Так возникли специализированные системы автоматизации бизнеса, которые со временем доказали свою эффективность.

Потребность в автоматизации офиса была осознана российскими предпринимателями с заметным отставанием от Запада. Дело было не только в обычном технологическом отрыве развитых стран (digital divide). Становление вообще бизнеса в России происходило в 90-х годах, когда в силу целого ряда социальных, экономических и политических условий автоматизация процессов производства была проблематична и не вызывала достаточной мотивации у управленцев. К числу этих условий, например, можно отнести неустойчивость законодательной базы в сфере торговли и налогообложения, высокий уровень безработицы, позволявший владельцам заведений в случаях, в частности, недостачи компенсировать ее за счет зарплаты всего персонала, и многие другие обстоятельства.

В то же время в развитых странах автоматизация уже стала стандартом любого бизнеса, его необходимым компонентом. По мере стабилизации ситуации в России к отечественным предпринимателям также стало приходить понимание конкурентных преимуществ автоматизации. Возник спрос на данные разработки.

Локомотивом продвижения и популярности систем автоматизации среди российских предпринимателей первоначально была способность этих систем резко снижать воровство со стороны персонала. Воровство было бичом еще с советских времен. Потери владельца бизнеса из-за хищений могли доходить до 20 % дохода и более. Постепенно управляющий перонал осознали и другие важные преимущества автоматизации -- оптимизацию бизнеса, качество обслуживания, производительность труда, новые возможности и другие. При этом ряд задач без автоматизации выполнять практически нереально, например, обслуживание накопительных скидок постоянным клиентам и многие другие. Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а лишь дополнить ее. Используясь совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией.

На сегодняшний день информационная технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией Суханов, А.П. Информация и прогресс / А.П. Суханов - Новосибирск: Наука, - 2008. - 270 с. .

Информация как объект гражданских прав и предмет гражданско-правовых договоров регулируется Гражданским кодексом Российской Федерации (ст. ст. 128, 139 Российская Федерация. Законы. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть первая № 51-ФЗ от 30.11.1994 г. в ред. от 30.11.2011 г. // СЗ РФ. 1994. № 32. Ст. 3301; СЗ РФ. 2011. № 15. Ст. 2038., гл. 37, 38, 54 Российская Федерация. Законы. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть вторая № 14-ФЗ от 26.01.1996 г. в ред. от 30.11.2011 г. //СЗ РФ. 1996. № 5. Ст. 410; СЗ РФ. 2011. № 7. Ст. 901. и др.).

Основополагающими специальными нормативными актами в рассматриваемой области являются Федеральные законы (далее по тексту ФЗ) № 24-ФЗ, от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (далее по тексту Закон № 98-ФЗ) Российская Федерация. Законы. О коммерческой тайне : № 98-ФЗ от 29.07.2004 г. в ред. от 11.07.2011 г. // СЗ РФ. 2004. № 34. Ст. 3283., от 29.12.1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (далее по тексту Закон № 77-ФЗ) Российская Федерация. Законы. Об обязательном экземпляре документов : № 77-ФЗ от 29.12.1994 г. в ред. от 11.07.2011 г. // СЗ РФ. 1995. № 1. Ст. 1., от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ «Об электронно-цифровой подписи» (далее по тексту Закон № 1-ФЗ) Российская Федерация. Законы. Об электронно-цифровой подписи : № 77-ФЗ от 29.12.1994 г. в ред. от 11.07.2011 г. // СЗ РФ. 1995. № 1. Ст. 1., Закон РФ от 21.07.1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» (далее по тексту Закон № 5485-1) Российская Федерация. Законы. О государственной тайне : № 5485-1от 21.07.1993 г. в ред. от 08.11.2007 г. // СЗ РФ. 1993. № 2. Ст. 127.. Среди иных законодательных актов следует назвать также ФЗ «О рекламе», «О бухгалтерском учете», «О рынке ценных бумаг», «О конкуренции и ограничении монополистической деятельности на товарных рынках», «Об акционерных обществах», «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», Налоговый кодекс Российской Федерации (далее по тексту Н РФ) Российская Федерация. Законы. Налоговый кодекс Российской Федерации Часть первая : № 146-ФЗ от 31.07.1998 г. в ред. от 19.07.2010 г. // СЗ РФ. 1998. №31. Ст.3824. и другие.

Информационные отношения регулируются большим количеством подзаконных нормативных правовых актов - указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ, актами федеральных органов исполнительной власти в области экономики, статистики, финансов, налогов и др. К наиболее важным среди них можно отнести Указы Президента РФ от 06.03.1997 г. № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» и от 30.11.1995 г. № 1203 «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне», Постановление Правительства РФ от 04.09.1995 г. № 870 «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности».

В развитии информационной технологии можно выделить этапы. Каждый этап характеризуется определенным признаком.

Начальный этап развития информационных технологий (1950-1960-е годы) характеризуется тем, что в основе взаимодействия человека и ЭВМ лежат машинные языки. ЭВМ доступна только профессионалам

Следующий этап (1960-1970-е годы) характеризуются созданием операционных систем. Ведется обработка нескольких заданий, формулируемых разными пользователями; основная цель - наибольшая загрузка машинных ресурсов.

Третий этап (1970-1980-е годы) характеризуется изменением критерия эффективности обработки данных, основными стали человеческие ресурсы по разработке и сопровождению программного обеспечения. К этому этапу относятся распространение мини- ЭВМ Осуществляется интерактивный режим взаимодействия нескольких пользователей

Четвертый этап (1980-1990-е годы) новый качественный скачек технологии разработки программного обеспечения. Центр тяжести технологических решений переносятся на создания средств взаимодействия пользователей с ЭВМ при создании программного продукта. Ключевое звено новой информационной технологии - представление и обработка знаний. Создаются базы знаний, экспертные системы. Тотальное распространение персональных ЭВМ.

Заметим, что эволюция всех поколений ЭВМ происходит с постоянным темпом - по 10 лет на поколение. Прогнозы предполагают сохранение темпов до середины 21 века Научные основы организации управления и построения АСУ / Под ред. В. Л. Бройдо, В. С. Крылова. -М.: Высшая школа, 2007. 428 с. .

Каждая смена поколений средств информационной технологии требует переобучения и радикальной перестройки мышления специалистов и пользователей, смена оборудования и создания более массовой вычислительной техники. Информационные технологии, как передовая область науки и техники определяет ритм времени технического развития всего общества.

Соответственно информационные технологии влияет на экономику, выводя ее в сторону наукоемкости, при этом информационные технологии определяет трудосберегающий характер развития общества, так как информационные технологии берет на себя управление многими видами работ и технологических операций.

1.2 Классификация автоматизированных информационных технологий

В зависимости от степени автоматизации информационных процессов в системе управления фирмой информационные системы определяются как ручные, автоматические, автоматизированные (рис. 4.).

Рис. 4. Классификация информационных систем по разным признакам

Ручные информационные системы характеризуются отсутствием современных технических средств переработки информации и выполнением всех операций человеком (деятельности менеджера в фирме, где отсутствуют компьютеры).

Автоматические информационные системы выполняют все операции по переработке информации без участия человека.

Автоматизированные информационные системы предполагают участие в процессе обработки информации и человека, и технических средств, причем главная роль отводится компьютеру.

Автоматизированные информационные системы, учитывая их широкое использование в организации процессов управления, имеют различные модификации и могут быть классифицированы, например, по характеру использования информации и по сфере применения.

Пример. Роль бухгалтера в информационной системе по расчету заработной платы заключается в задании исходных данных. Информационная система обрабатывает их по заранее известному алгоритму с выдачей результатной информации в виде ведомости, напечатанной на принтере.

Из выше изложенного можно построить структуру видов обеспечения информационных технологий, которая представлена в схеме 1.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Схема 1. Виды обеспечения информационных технологий

Математическое обеспечение состоит из алгоритмического и программного.

Алгоритмическое обеспечение - это совокупность математических методов, моделей и алгоритмов, используемых в системе для решения задач и обработки информации Там же..

Программное обеспечение (ПО) подразделяется на системное и прикладное ПО. Системное ПО - это машинно-ориентированное ПО. Оно реализовано в виде операционной системы, сетевого ПО, сервисных программ и систем программирования. Прикладное ПО является проблемно-ориентированным и реализуются в виде комплексов программ решения конкретных задач.

Информационное обеспечение - это совокупность средств и методов построения информационной базы. Оно определяет способы и формы хранения и отображения информации в организации в виде данных, документов, графиков и сигналов Пономарева, К.В., Кузьмин Л.Г. Информационное обеспечение АСУ / К.В. Понамарева, Л.Г. Кузьмин - М.: Высшая школа, 2010. С. 13-28..

Аппаратное обеспечение информационных систем состоит из средств: получения, преобразования, передачи и отображения информации, вычислительной техники, локального управления и регулирования.

Организационное и методическое обеспечение - это совокупность средств и методов организации производства и управления им в условиях внедрения информационной системы. Оно включает в себя методики проведения работ, требования к оформлению документов, должностные инструкции и т.д «Компьютерная газета» статья Сергея и Марины Бондаренко // режим доступа - http://www.3domen.com.

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторскими служащими. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

Классификация автоматизированных информационных систем по характеру использования ими информации. Информационно-поисковые системы производят ввод, систематизацию, хранение, выдачу информации по запросу пользователя без сложных преобразований данных. Пример. Информационно-поисковая система в библиотеке, в железнодорожных кассах продажи билетов.

Информационно-решающие системы осуществляют все операции переработки информации по определенному алгоритму. Среди них можно провести классификацию по степени воздействия выработанной результатной информации на процесс принятия решений и выделить два класса: управляющие и советующие.

Управляющие информационные системы вырабатывают информацию, на основании которой человек принимает решение. Для этих систем характерны тип задач расчетного характера и обработка больших объемов данных. Пример. Система оперативного планирования выпуска продукции, система бухгалтерского учета.

Советующие информационные системы вырабатывают информацию, которая принимается человеком к сведению и не превращается немедленно в серию конкретных действий. Эти системы обладают более высокой степенью интеллекта, так как для них характерна обработка знаний, а не данных.

Классификация по сфере применения. Информационные системы организационного управления предназначены для автоматизации функций управленческого персонала. К этому классу относятся информационные системы управления гостиницами, банками, торговыми фирмами и др.

Основными функциями подобных систем являются: оперативный контроль и регулирование, оперативный учет и анализ, перспективное и оперативное планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом и снабжением и другие экономические и организационные задачи.

ИС управления технологическими процессами (ТП) служат для автоматизации функций производственного персонала. Они широко используются при организации для поддержания технологического процесса в металлургической и машиностроительной промышленности.

ИС автоматизированного проектирования (САПР) предназначены для автоматизации функций инженеров-проектировщиков, конструкторов, архитекторов, дизайнеров при создании новой техники или технологии. Основными функциями подобных систем являются: инженерные расчеты, создание графической документации (чертежей, схем, планов), создание проектной документации, моделирование проектируемых объектов.

Интегрированные (корпоративные) ИС используются для автоматизации всех функций фирмы и охватывают весь цикл работ от проектирования до сбыта продукции.

информационный технология кафе программный автоматизация

2. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В КАФЕ «ПИЦЦА - ПАСТА ПЕРЦЫ»

2.1 Характеристика кафе «Пицца-паста перцы»

Своевременное обслуживание в современных условиях ценится очень высоко. Часто это становится решающим конкурентным преимуществом и принципиальным моментом выбора. «Пицца - Паста Перцы» - уникальный проект, который сочетает в себе формат быстрого и качественного питания. Это кафе, где активное обслуживание не влияет на качество вкуса. Это лучшее место как для тех, кто экономит свое время, так и для тех, кто ценит качественную кухню.

Кафе «Пицца - Паста Перцы» открыто в 2006 году и имеет юридический адрес: ООО "Общепит", г. Красноярск, ул. Весны, д.1. В сети кафе насчитываются 4 пицерии-пасты и служба доставка быстрого питания. Для слаженной работы всех офисов необходима не только скоординированная работа менеджеров, но и автоматизация процесса закупа, реализации, обслуживания, расчета.

Предприятие еще в процессе становления, но устойчиво и непрерывно набирает баллы популярности. Причем, популярность эта всеобъемлюща, - сюда любят зайти и местные бизнесмены, и заезжие политики, и студенты, и свободные художники, которые в поисках отдохновения зашли по адресу. Адрес: 660077, Адрес: г. Красноярск, проспект Мира, д.1.

Ассортимент «Пицца - Паста Перцы» достаточно широкий, чтобы каждый нашел что-то по своему вкусу. Чтобы довольным остались все вместе и каждый по отдельности.

Основными целями деятельности предприятия являются:

· наиболее качественное и полное удовлетворение потребностей российских и иностранных предприятий, организаций, граждан в продукции (работах, услугах), производимых обществом;

· привлечение и эффективное использование в народном хозяйстве РФ материальных и финансовых ресурсов, передовых технологий, управленческого опыта с целью получения прибыли.

На предприятии используются следующие программы:

Секретарь - Word, Excel;

Экономический и плановый отделы - Word, Excel, Access;

Бухгалтерия - программный комплекс ABACUS Professional.

Программы производства нет, т.к. такового предприятие не осуществляет.

Рассмотрим подробнее программный комплекс ABACUS Professional.

Соединение отдельных информационных технологий в систему дает возможность построения автоматизированных систем управления документацией (АСУД) в организации. В целом АСУД, с точки зрения полноты охвата технологии обработки информации, может быть автономным, прикладным и комплексным. Тип АСУД определяется существом используемой идеологии (клиент-сервер, интранет, workflow, groupware и т.п.), а также ориентацией на существующие традиции делопроизводства или на применение принципиально новых решений.

Несмотря на обилие АСУД на информационном рынке, не решены вопросы их выбора, оценки и классификации. Прежде всего, АСУД должна выполнять все задачи документационного обеспечения управления в полном объеме: подготовку документов, регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов. Система должна быть построена на единых методологических принципах, программно-технических и технологических решениях и в рамках действующих организационно-правовых условий в виде отечественного законодательства, государственных стандартов, инструкций и требований. АСУД должна обеспечить полноценное использование (интегрирование) накопленного информационного ресурса и реализовывать принцип однократного ввода информации и ее многократного использования. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа. АСУД в современных условиях должна быть способна к расширению по определенным компонентам (количество технических устройств и технологий, количество документов, объем информации, число пользователей) и уметь адаптироваться в разумных пределах к меняющимся требованиям пользователей.

2.2 Основные возможности программного комплекса ABACUS Professional

Для ведения бухгалтерского и налогового учета в кафе «Пицца - Паста Перцы» используется сетевой программный комплекс ABACUS Professional.

Благодаря высокому быстродействию и безотказной работе с большими объемами данных, удобному интерфейсу, многофункциональности, простоте в использовании, поддержке одновременной работы большого количества пользователей в единой сети ABACUS Professional стал незаменимым средством автоматизации бухгалтерий. Он может использоваться для любых видов хозяйственной деятельности как крупных (до 50-60 рабочих мест), так и небольших предприятий (от 1 рабочего места), включая банки и бюджетные организации.

Комплекс имеет открытую архитектуру и встроенные средства разработки и настройки (ABACUS Designer) и может использоваться совместно с другими приложениями и программными продуктами.

Отличительными особенностями программного комплекса ABACUS Professional являются широкие возможности конфигурирования и гибкая настройка системы под особенности специфики ведения бухгалтерского и налогового учета на предприятии, высокое быстродействие и устойчивая работа при большом количестве пользователей в сети, что является огромным преимуществом.

Настраиваемость на любые изменения законодательства без дополнительных доработок определяет универсальность программного комплекса для использования на предприятиях всех форм собственности:

· функциональная полнота и соответствие методике ведения учета, единая архитектура

· взаимоувязанные разделы, комплексное решение любой задачи учета;

· четырехуровневый аналитический учет, в т.ч. многовалютный;

· возможность обработки бухгалтерских проводок с детальной аналитической проработкой и поддержка сложных проводок, отражающих совокупность бухгалтерских операций

независимость от плана счетов и структуры баланса, гибкая настройка при изменении методологии учета, конструктор ABACUS Designer (конструктор печатных форм, форм отчетности, отработки различных функций, если они не соответствуют стандартным); ABACUS Designer (AD) предоставляет в распоряжение бухгалтера средства, поддерживающие формирование произвольным образом запросов к аналитической и синтетической информации в базе данных, неограниченную работу с историей бухгалтерских проводок (добавление, удаление, корректировка), доступ к основным расчетным функциям и процедурам программного комплекса «ABACUS Professional» (ПК).Однако самое главное - это возможность создания, регистрации и выполнения новых последовательностей операций по обработке информации. Это означает, что в зависимости от изменения порядка учета на предприятии бухгалтер может менять правила и порядок выполнения операций:

· учет затрат на производство и калькуляцию себестоимости продукции, финансовый анализ;

· складской учет, списание по принципам LIFO (Last In First Out), FIFO (First In First Out) и средневзвешенной цене;

· наличие и сопровождение справочников организаций, подразделений, валют, счетов, номенклатуры товаров, и т. д.

· система аппаратной и программной защиты информации в соответствии с правами доступа сотрудников предприятия;

· экспорт-импорт информации для использования полученных результатов в программных продуктах других фирм.

Программный комплекс ABACUS Professional построен по модульному принципу. Его структуру составляют функциональные модули (разделы). Все разделы комплекса созданы на единой технологической платформе, имеют схожие принципы функционирования и тесно интегрированы между собой.

В основе концепции построения комплекса лежит единое поле бухгалтерских проводок. Это означает, что все операции, выполненные в одном разделе комплекса, находят свое отражение во всех остальных разделах, независимо от того, из какого раздела осуществляется ввод документов (проводок). Все они попадают в единую базу данных, соответствующие элементы которой доступны из каждого раздела комплекса. Из основного раздела главного бухгалтера «Работы со счетами» доступна вся база данных. Это дает возможность главному бухгалтеру оперативно контролировать и обрабатывать данные различных направлений бухгалтерского учета, выполнять предварительные операции с целью подготовки вариантов баланса, анализировать и проводить финансовый анализ хозяйственной деятельности предприятия, составлять отчетные и статистические формы. Кроме того, такая система обеспечивает высокую степень взаимодействия между отдельными участками работы бухгалтерии.

В комплексе кроме возможности синтетического учета (счет/субсчет), реализованы дополнительные возможности аналитического учета, т.е. группировка информации по дополнительным признакам, так называемым хозяйственным операциям (ХО) и хозяйственным подоперациям (ХПО).

На программном уровне в концепцию комплекса заложена идеология «файл-сервер». Все рабочие станции (рабочие места пользователей) используют одни и те же файлы баз данных, и на каждой рабочей станции проводится обработка информации (ввод, редактирование и удаление данных). При одновременном обращении к одной записи базы данных с различных рабочих станций выдаются предупреждающие сообщения, что позволяет различным пользователям корректно работать с одним и тем же разделом базы данных.

В программном комплексе предусмотрена возможность ведения четырехуровневого аналитического учета. В разделе «Работа со счетами» используются встроенные инструменты для выполнения бухгалтерских операций по любому синтетическому счету в поддерживаемом в этом счете аналитическом разрезе. Это позволяет выполнять типовые операции как над каждой записью-проводкой (ввод, коррекция, удаление, копирование информации), так и специфические действия над группой проводок (групповое списание курсовой разницы, списание в разрезе хозяйственных операций, аналитический разбор по выбираемым признакам, ведение пакетных и сложных проводок и пр.)

В программный комплекс заложена возможность формирования и печати баланса, различных отчетных документов и справок для налоговых, финансовых и других организаций, реализована возможность формирования ведомости аналитического учета в выбираемом пользователем формате и аналитическом разрезе.

Состав комплекса: работа со счетами, основные средства и вложения, складской учет и накладные, банк и касса, подотчетные лица, договоры и расчеты, заработная плата, отчеты, печать бухгалтерских документов, печать сопровождающих документов, печать налоговых документов, сервис и инсталляция.

2.3 Другие полезные программы для офиса: автоматизация заданий

Microsoft Office ХР. Microsoft Office ХР - пакет программ, предназначенных для выполнения различных функций по работе с документами. В отличие от других, программ, выполняющих аналогичные функции, программы, входящие в Microsoft Office, отличаются широкой интеграцией между собой, что обеспечивает эффективную работу с документами, включающими различные по типу части (например, документ Word может содержать таблицу Excel и часть базы данных Access).

Word. Microsoft Word -- мощная программа обработки текстовых документов, имеющая сотни функций, и являющаяся одной из ведущих систем обработки текстовых документов. Word был первым текстовым процессором, совмещавшим себе широкий спектр мощнейших средств редактирования, форматирования и публикации документов с интерфейсом, который новичок мог освоить за считанные минуты. За последние 20 лет Word приобрел новый интерфейс, новые средства автоматизации, новые функции, помогающие пользователю создавать любые документы быстро и просто.

Любой текстовый процессор позволяет хранить текстовую информацию в документе и распечатывать ее на бумаге, однако Word может делать гораздо больше этого. На протяжении последних лет компьютерные сети и мощность вычислительных систем постоянно росли; определение понятия «документ» расширялось, и совершенствовался вместе с ним. В настоящее Время Word представляет собой полнофункциональную программу редактирования текстовой и графической информации, создания Web-страниц и обработки документов.

При помощи Word можно создавать практически любые документы и публиковать в электронном виде или в виде печатных копий. Основные возможности Word можно разделить на несколько категорий:

Excel. Microsoft Excel - мощная программа для работы с электронными таблицами, являющаяся, также как и Word, частью пакета Microsoft Office. Обладая достаточно широкими возможностями и высокой степенью интеграции с другими приложениями Office и Windows вообще, Excel стала наиболее популярной программой среди людей, постоянно имеющих дело с огромными массивами чисел.

Excel обладает всеми необходимыми возможностями для обработки электронных таблиц: от простых арифметических действий с несколькими ячейками таблицы до статистической обработки огромных массивов данных.

Информация в Excel представляется в виде таблицы, и может быть записана в ячейки этой таблицы. Остановимся подробнее на некоторых основных возможностях Excel:

Архиваторы. Архиваторы - программы, которые собирают файлы, выбранные пользователем, в один файл-архив с заданным именем, причем размер этого файла обычно в несколько раз (зависит от способа упаковки и типов архивируемых файлов) меньше, чем сумма объемов всех собранных в него файлов. Хотя упакованные файлы нельзя использовать, пока они находятся в архиве, такой способ хранение долгое время не используемых файлов выглядит рациональнее. Наиболее распространены архиваторы ZIP и RAR - почти на любом компьютере можно встретить один из этих упаковщиков.

Антивирусы. Эти программы призваны очищать и защищать систему от компьютерных вирусов. Вирус - программа-паразит, названный так за сходство в поведении со своим биологическим «предком». Вирус, проникая в систему вместе с файлами, начинает «размножаться» и поражает другие файлы, находящиеся на носителях, последствия такого «вторжения» могут бить различными: от безобидных. Существует огромное количество различных как вирусов, так и антивирусов, применяющих различные средства борьбы с вирусами, но можно выделить из них три типа антивирусов: сканеры - программы, обнаруживающие вирусы, доктора, занимающиеся удалением вирусов и фильтры или, как их часто называют, вотчеры (от английского watcher - наблюдатель, страж), которые постоянно находятся в памяти и просматривают потоки информации на предмет вирусов. Среди антивирусов можно отметить Antiviral Toolkit Pro (AVP), совмещающий в себе функции сканера и доктора, а более поздние версии имеют и встроенный вотчер, Dr. Web, также являющийся и сканером, и доктором, Norton Antivirus - многофункциональный пакет по борьбе с вирусами, включающий кроме сканера, доктора и вотчера еще ряд антивирусных средств.

AutoFileMove 2.1. Программа, которая поможет автоматизировать работу с большим количеством файлов. Она может следить за определенными папками и автоматически перемещать или копировать файлы заданных типов в указанные директории, а также распечатывать файлы без вашего вмешательства. Таким образом, AutoFileMove упрощает работу и экономит ваше время.

FileMonkey 9.75. Программа для автоматизации некоторых операций с файлами, забирающими много времени. Среди ее возможностей -- поиск и замена содержимого файла, названия файла или папки; резка и сборка файлов; изменение атрибутов файлов и папок; изменение регистра букв в названиях файлов и папок; сохранение списка файлов в текстовом файле.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Главный вывод, который вытекает из содержания работы, заключается в следующем: сложившиеся формы и методы работы с документацией в организациях в рамках традиционного делопроизводства и документационного обеспечения управления не отвечают современным условиям. Глобальная информатизация общества, широкое распространение автоматизированных офисов, постепенное внедрение рыночных механизмов и современного менеджмента привели к усилению роли информации в социально-экономических процессах и осознанию ее как важнейшего стратегического ресурса. В связи с тем, что основную часть информационного ресурса составляет документация, можно считать, что на современном этапе созрели необходимые предпосылки для перехода к концептуально новому способу работы с документами в организациях -- управлению документацией на методологии информационного менеджмента. Автоматизация систем управления документацией требует особого внимания к следующим моментам:

1. Изучение информации как научной категории, познание законов и закономерностей информационных процессов методологически приближает к пониманию вопросов управления документацией. В процессе управления информация преобразуется из отдельных сведений и данных в знания, на основе которых принимается большинство управленческих решений. Это преобразование осуществляется в результате сложных информационных процессов, которые включают в себя производство, обращение и потребление информации.

Информационные процессы протекают в информационных системах - совокупности взаимосвязанных элементов, составляющих единое целое (организацию). Информация, информационные процессы и информационные системы интегрируются в информационную инфраструктуру организации, которая обеспечивает достижение управленческих целей на базе создаваемых информационных ресурсов. При помощи документирования информация приобретает необходимые свойства и в виде документов выполняет свою основную роль в процессах управления, передавая управленческие воздействия от объекта субъекту управления и сигнализируя об обратной реакции

2. Для управленческого документа существенным является носитель информации. Носители документной информации изменяются в ходе технического прогресса. С развитием новых информационных технологий появляются так называемые электронные документы, носители информации которых принципиально отличаются от «бумажных». Человек способен воспринимать электронный документ только с помощью специальных технологических процедур и программных средств. Электронные документы имеют физическую и логическую структуру, не совпадающую с прежними представлениями о документе как жесткой, неизменяемой конструкции информации и ее носителя.

3. Существует специфика электронных документов, особенно в части юридической силы, подлинности, способов хранения, применения открытых форматов и стандартов записи для обмена электронными документами. При этом важное значение приобретает юридическое обоснование удостоверения подлинности электронных документов при помощи электронной цифровой подписи или с помощью системы договоров между участниками электронного обмена информацией.

БИБЛИОГРАФИЯ

1. Российская Федерация. Законы. О государственной тайне : № 5485-1от 21.07.1993 г. в ред. от 08.11.2007 г. // СЗ РФ. 1993. № 2. Ст. 127.

2. Российская Федерация. Законы. Об обязательном экземпляре документов : № 77-ФЗ от 29.12.1994 г. в ред. от 11.07.2011 г. // СЗ РФ. 1995. № 1. Ст. 1.

3. Российская Федерация. Законы. Об электронно-цифровой подписи : № 1-ФЗ от 29.12.1994 г. в ред. от 11.07.2011 г. // СЗ РФ. 1995. № 1. Ст. 1.

4. Российская Федерация. Законы. О коммерческой тайне : № 98-ФЗ от 29.07.2004 г. в ред. от 11.07.2011 г. // СЗ РФ. 2004. № 34. Ст. 3283.

5. Российская Федерация. Законы. Об информации, информационных технологиях и о защите информации : № 149-ФЗ от 27.07.2006 г. в ред. от 21.06.2011 г. // СЗ РФ. 2006. № 31 (1 ч.). Ст. 3448; СЗ РФ. 2011. № 30 (Ч. I). Ст. 4600.

6. Андреева О.Д. Технология бизнеса: маркетинг: Учеб. пособие / О.Д. Андреева - М.: Издательская группа ИНФРА. М - НОРМА, 2007.

7. Бачило И.Л. Информационное право. / И.Л. Бачило - М.Велби,- 2011. С. 312 - 337.

8. Благодатских, В.А. Экономика, разработка и использование программного обеспечения ЭВМ. / В.А. Благодатских - М.: Финансы и статистика, - 2009. - 382 с.

9. Ершова И.В., Отнюкова Г.Д. Российское предпринимательское право: Учеб. / отв. ред. И.В. Ершова, Г.Д. Отнюкова - М.: Проспект, 2011.

10. Информатика: Учеб. Ил. / Под ред Макаровой Н.В. - М.: Финансы статистика, 2008, 768 с. .Механизм правового регулирования в информационной сфере. Информационное право / Ю.И. Попугаев - М.: Информационное общество, 2008, вып. 6, с. 54 - 56.

11. Научные основы организации управления и построения АСУ / Под ред. В. Л. Бройдо, В. С. Крылова. -М.: Высшая школа, 2007. 428 с.

12. Пономарева К.В., Кузьмин Л.Г. Информационное обеспечение АСУ / К.В. Понамарева, Л.Г. Кузьмин - М.: Высшая школа, 2010. С. 13-28.

13. Суханов А.П. Информация и прогресс / А.П. Суханов - Новосибирск: Наука, - 2008. - 270 с.

14. Чарльз Рабин. Эффективная работа с Microsoft Word./ Рабин Чарльз - СПб: Питер, - 2006.- 725с.

15. Справочная система Microsoft Office.

16. «Компьютерная газета» статья Сергея и Марины Бондаренко // режим доступа - http://www.3domen.com

Размещено на Allbest.ru