Автоматизация складского учета на примере ООО "Империя камня"

Наименование

Описание

Автоматизация любых торговых и складских операций

"1С:Торговля и склад" автоматизирует работу на всех этапах деятельности предприятия.

Типовая конфигурация позволяет:

- вести раздельный управленческий и финансовый учет;

- вести учет от имени нескольких юридических лиц;

- вести партионный учет товарного запаса;

- вести раздельный учет собственных товаров и товаров, взятых на реализацию;

- оформлять закупку и продажу товаров;

- производить автоматическое начальное заполнение документов на основе ранее введенных данных;

- вести учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, детализировать взаиморасчеты по отдельным договорам;

- формировать необходимые первичные документы;

- оформлять счета-фактуры, автоматически строить книгу продаж и книгу покупок;

- выполнять резервирование товаров и контроль оплаты;

- вести учет денежных средств на расчетных счетах и в кассе;

- вести учет товарных кредитов и контроль их погашения;

- вести учет переданных на реализацию товаров, их возврат и оплату.

В "1С:Торговля и склад" существует возможность:

- задать для каждого товара необходимое количество цен разного типа, хранить цены поставщиков, автоматически контролировать и оперативно изменять уровень цен;

- работать со взаимосвязанными документами;

- выполнять автоматический расчет цен списания товаров;

- быстро вносить изменения с помощью групповых обработок справочников и документов;

- вести учет товаров в различных единицах измерения;

- вести учет денежных средств - в различных валютах;

- получать самую разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег;

- автоматически формировать бухгалтерские проводки для 1С:Бухгалтерии.

договорам;

Работа с распределенными информационными базами

Основное назначение средств работы с распределенными информационными базами - организация единой системы автоматизированного учета на предприятиях, имеющих территориально удаленные объекты: филиалы, склады, магазины, пункты приема заказов и иные подобные подразделения, не связанные локальной сетью.

Использование средств управления распределенными информационными базами не ограничивает действия пользователей системы. Все изменения данных система отслеживает автоматически и передает их в соответствии с описанными правилами синхронизации.

Надежность и безопасность

"1С:Торговля и склад" содержит средства обеспечения сохранности и непротиворечивости информации:

- возможность запрещения пользователям "прямого" удаления информации;

- специальный режим удаления данных с контролем перекрестных ссылок;

- возможность запрещения пользователям редактировать данные за прошлые отчетные периоды;

- установка запрета на редактирование печатных форм документов;

- "запирание" системы пользователем при временном прекращении работы;

Гибкость и настраиваемость

" 1С:Торговля и склад " может быть адаптирована к любым особенностям учета на конкретном предприятии. В состав системы входит Конфигуратор, который позволяет при необходимости настроить все основные элементы системы:

- редактировать существующие и создавать новые необходимые документы любой структуры;

- изменять экранные и печатные формы документов;

- создавать журналы для работы с документами и произвольно перераспределять документы по журналам для эффективной работы с ними;

- редактировать существующие и создавать новые справочники произвольной структуры;

- редактировать свойства справочников;

- создавать любые дополнительные отчеты и процедуры обработки информации;

- описывать поведение элементов системы на встроенном языке и другие возможности

Современный интерфейс

"1С:Торговля и склад" следует современным стандартам пользовательского интерфейса:

- "советы дня" подскажут вам эффективные приемы работы и удобные возможности системы;

- служебные окна умеют "прикрепляться" к границам главного окна программы;

- главное меню системы содержит "образы" команд - такие же образы помещены на кнопках панелей инструментов;

- кнопки панелей инструментов могут быть обозначены не только рисунками, но и текстом.

Открытость и доступность

"1С:Торговля и склад" содержит разнообразные средства для связи с другими программами.

Возможность импорта и экспорта информации через текстовые файлы позволит обмениваться данными практически с любой программой.

Кроме этого, встроенный язык содержит средства работы с файлами формата DBF.

Также "1С:Торговля и склад" поддерживает современные средства интеграции приложений: OLE, OLE Automation и DDE. Использование этих средств позволяет:

- управлять работой других программ, используя встроенный язык "1С:Торговля и склад", - например, формировать отчеты и графики в Microsoft Excel;

- получать доступ к данным "1С:Торговля и склад" из других программ;

- вставлять в документы и отчеты "1С:Торговля и склад" объекты, созданные другими программами - например, помещать в первичные документы логотип фирмы;

- размещать в документах и отчетах рисунки и графики.

В " 1С:Торговля и склад " реализована поддержка открытых стандартов: обмена коммерческой информацией (CommerceML) и обмена платежными документами (1С:Предприятие - Клиент банка).

Это дает возможность:

- формировать и выгружать коммерческие предложения на Web - витрины, поддерживающие стандарт;

- организовывать электронный обмен каталогами, прайс-листами и документами со своими контрагентами;

- обмениваться платежными документами (платежными поручениями и выписками) с системами Клиент - банка

Работа с торговым оборудованием

"1С:Торговля и склад" обеспечивает работу с торговым оборудованием: контрольно-кассовыми машинами, чековыми принтерами, сканерами и принтерами штрих-кодов, электронными весами, терминалами сбора данных, дисплеями покупателя и другими видами оборудования.

"Интеллектуальное" взаимодействие с торговым оборудованием позволяет, например, заполнять документы путем считывания штрих-кодов товаров сканером

Масштабируемость

Для торговых предприятий с различным количеством совершаемых операций фирма "1С" предлагает разные версии программы " 1С:Торговля и склад":

- однопользовательская версия;

- трехпользовательская версия;

- сетевая версия;

- версия для SQL (клиент-сервер).

При переходе на другую версию автоматически сохраняются все раннее введенные данные

Развитые средства администрирования

"1С:Торговля и склад" включает средства, позволяющие администратору системы:

- вести список пользователей системы;

- назначать пользователям пароли на вход в систему;

- назначать пользователям права на доступ к информации, обрабатываемой системой;

- формировать индивидуальные пользовательские интерфейсы, включающие меню и панели инструментов;

- просматривать список работающих пользователей;

- получать историю работы пользователей.

Программа " Торговля и Склад " предназначена для учета любых видов торговых операций. Благодаря гибкости и настраиваемости, конфигурация способна выполнять все функции учета -- от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных аналитических отчетов.

Наименование

Описание

Складской учет

- учет различных видов товарно-материальных ценностей (ТМЦ): товар, материал, продукция, тара;

- учет ТМЦ на множестве складов;

- учет ТМЦ в различных единицах измерения (упаковках);

- партионный учет по себестоимости каждой единицы (возможность выбора партии списания);

- возможность ведения партионного учета в разрезе материально ответственных лиц (кладовщиков);

- возможность задания произвольного свойства партии (цвет, размер и т.д.);

- раздельный учет собственных ТМЦ, принятых и переданных на реализацию, а также продукции и материалов.

- оформление различных складских операций: перемещение, списание, оприходование, инвентаризация с выпиской всех необходимых документов;

- возможность произвольного оприходования и списания ТМЦ по различным статьям затрат (в том числе реклама, подарки и т.д.);

- учет дополнительных расходов, включаемых в себестоимость приобретаемых ТМЦ;

- получение отчетной информации по наличию и движению ТМЦ, а также оборотных ведомостей и товарного отчета;

- получение отчетной информации в разрезе свойств номенклатурных единиц (цвета, размера, срока хранения и т.д.)

Гибкий механизм ценообразования

- неограниченное количество различных типов цен (оптовая, розничная, мелкооптовая и т.д.);

- возможность задания цен в любой валюте с учетом или без учета НДС и НП для выбранной упаковки ТМЦ;

- автоматический расчет цен на основании цены другого типа и заданной торговой наценки;

- задание индивидуальных цен и скидок по каждому договору;

- обновление цен поставщиков из документа, сопровождающего получение ТМЦ;

Автоматизация оптовой торговли

- многовалютный учет от имени нескольких фирм;

- возможность детализации и группировки учета по направлениям деятельности (например, по структурным подразделениям фирмы);

- оформление всех необходимых документов для проведения операций закупки, продажи, приема и передачи на реализацию;

- учет полученных и оказанных услуг;

- учет заявок покупателей, отслеживание этапов выполнения заявки, возможность автоматического заполнения заказа поставщику с учетом наличия ТМЦ и оформленных заявок от покупателей;

- резервирование ТМЦ на конкретном складе;

- возможность автоматического начального заполнения документов на основе ранее введенных данных;

- учет денежных средств на расчетных счетах и в кассах предприятия в любой валюте;

- учет товарных кредитов и контроль их погашения;

- переоценка ТМЦ, отданных на реализацию комиссионеру;

- различные способы расчета суммы комиссионного вознаграждения у комиссионера;

- детализация взаиморасчетов с покупателями и поставщиками по договорам;

- параллельная валютная оценка всех активов и пассивов (материальных запасов, остатков денежных средств и т.д.) в произвольно назначаемых двух валютах: валюте ведения бухгалтерского учета и валюте ведения управленческого учета.

Дополнительная оценка взаимных обязательств по каждому договору в выбранной валюте взаиморасчетов;

- оформление счетов-фактур, автоматическое построение книги продаж и книги покупок,

- возможность ручного ввода записей книг покупок и продаж с помощью специальных документов;

- количественный учет импортных ТМЦ в разрезе ГТД и стран происхождения;

- отражение в учете товародвижения и взаиморасчетов с иностранными поставщиками;

- автоматический учет суммовых и курсовых разниц;

- оформление операций по переоценке валюты.

Автоматизация розничной торговли

- оформление розничных продаж с применением или без применения ККМ;

- учет остатков ТМЦ, переданных в розницу, по розничным ценам;

- переоценка остатков ТМЦ в рознице;

- печать ценников и этикеток;

- взаимодействие с различными типами ККМ в режимах: ONLINE, OFFLINE, фискальный регистратор;

- работа с дополнительным торговым оборудованием: штрих-сканнерами, терминалами сбора данных, принтерами этикеток, электронными весами

Комплектация и разукомплектация

- списание комплектующих и получение на складе готовых комплектов;

- оформление документов сборки и разукомплектации;

- изменение списка комплектующих в процессе сборки комплекта

Работа с подотчетными лицами

- ведение списка подотчетных лиц;

- выдача денег под отчет и оформление авансового отчета;

- учет выплат подотчетником контрагенту за поставленные ТМЦ с автоматическим погашением долга перед поставщиком

Анализ информации

- отчетная информация как в валюте бухгалтерского, так и управленческого учета;

- разнообразные сводные отчеты с различной степенью детализации и гибко настраиваемыми группировками, отбором данных по широкому набору условий;

- выбор единиц измерения ТМЦ для представления количественных показателей в отчетах

Интеграция с бухгалтерским учетом

- генерация проводок по занесенным хозяйственным операциям в 1С:Бухгалтерию 7.7;

- гибкая настройка схем проводок по торговым операциям.

- формирование и выгрузка документов налогового учета в 1С:Бухгалтерию 7.7

Характеристика

Содержание

Наименование и область применения

Полное наименование системы: Автоматизированная система управления «Складской учет»

Краткое (рабочее) наименование - АСУ «Складской учет»

«Складской учет» - это обширный фонд данных, как о товарах данного предприятия, так и о клиентах,

поставщиках и другая немаловажная информация, которая в свою очередь нуждается в постоянном контроле для чего и создается данная автоматизированная информационная система (АСУ).

Основание для разработки

Основанием для создания системы является заявка на проектирование и разработку автоматизированной системы.

Темой разработки является автоматизация складского учета

Назначение и цели создания (развития) системы

Программа представляет собой ядро автоматизированного рабочего места (АРМ) заведующего складом, менеджера по закупкам или директора позволяющее пользователю решать следующие задачи:

- обеспечение пользователей полными, своевременными и достоверными данными;

- упорядочивание используемой информации;

- автоматизированная обработка информации и упрощение работы по поиску данных:

- о закупках материалов;

- о поступлении материалов на предприятие (на склад);

- о движении материалов внутри организации;

- о наличии остатка товаров на складах.

- формирование внутренних отчётов о проделанной работе предприятия.

Требования к обработке данных, которые предъявляет пользователь к автоматизированной системе:

- проверка наличия всех видов товаров на складе;

- проверка своевременности выплат по задолженностям у клиентов;

- проверка своевременности поставок на основании проделанных ранее заявок;

- ежедневный контроль отпуска товара со склада.

Структурные подразделения попадающие в рамки автоматизации:

- Бухгалтерия;

- Склад;

- Подразделение снабжения и закупок;

- Производственное подразделение.

Если подвести итог, то программа предназначена для учета, обработки и хранения информации о поступлении и расходовании товаров со склада предприятия. АИС «Складской учет» служит для автоматизации работ, связанных с ежедневным учетом товаров на предприятии

Требования к структуре и функционированию системы

- система должна поддерживать единую технологию обработки и предоставления данных;

- система должна функционировать как единое целое;

- система должна быть реализована по принципу однократного ввода данных;

- использование в рамках системы единого набора инструментальных средств;

- открытость структур хранения информации.

Можно выделить следующие основные функциональные подсистемы:

- поступление материалов;

- ведение картотеки складского учета;

- учет материальных запасов;

- учет движения материальных запасов.

Все перечисленные подсистемы должны быть тесно интегрированы между собой, и использовать единый поход к обработке, хранению и передаче данных.

Все сведения заносятся в единую базу данных, к которой предъявляются следующие требования:

- адекватность предметной области;

- полнота;

- достоверность;

- интегрированность;

- независимость;

- минимальная избыточность данных;

- целостность, согласованность;

- безопасность данных;

- производительность;

- эффективность и надежность функционирования;

- простота и удобство эксплуатации

Требования к инструментальному обеспечению

Программное обеспечение:

Для корректной работы необходима операционная система Windows 2000/XP и установленные компоненты СУБД Visual FoxPro (версия не ниже 8).

Рекомендуемые технические характеристики:

процессор 1800Мгц и выше; (Обеспечивает быструю скорость обработки данных, что значительно сокращает время, затрачиваемое на работу);

оперативная память - от 256Мб (Позволяет работать с большими объемами справочной информации и документов);

- свободное место на HDD не менее 100 Mb (требуемое пространство будет увеличиваться при заполнении баз данных);

- наличие печатающей техники (принтеры).

Операционная система Windows 2000\XP. (СУБД Visual FoxPro, с помощью которой разрабатывается АИС складского учета рассчитана на работу под этими ОС. Интерфейс Windows очень удобен в эксплуатации для непрофессиональных пользователей ПК

Требования к надежности

- Программа должна выдавать сообщения об ошибках при неверно заданных исходных данных, поддерживать диалоговый режим в рамках предоставляемых пользователю возможностей.

- АИС должна обеспечивать возможность непрерывного ведения торгового и складского учета;

- АИС должна обеспечивать возможность резервного копирования и архивирования БД;

- АИС должна быть отказоустойчивой

Лингвистическое

обеспечение

Отсутствует за ненадобностью, так как АИС «Складской учет» предназначена для конкретного предприятия, будет использоваться на одном предприятии и в пределах одной страны (с русскоязычным населением)

Правовое обеспечение

АИС разрабатывается на основе договора, заключенного между заказчиком и разработчиком. Создание и использование системы не противоречит Законодательству РФ

Стадии и этапы разработки

Работы по разработке АИС состоят из следующих этапов:

- разработка общей структуры баз данных;

- разработка схемы взаимодействия отдельных частей системы;

- разработка интерфейса;

- разработка экранной оболочки;

- написание программы;

- отладка программы;

- тестирование программы;

- техническое сопровождение.

Перед вводом системы в действие необходимо осуществить следующие действия:

формы документов должны быть приведены в соответствие с формами, используемыми в системе;

все рабочие места должны быть оборудованы необходимыми техническими средствами;

персонал должен пройти обучение по работе с системой

Описание информационного обеспечения

Подход, основанный на использовании баз данных, предполагает осуществление сбора, хранения и обработки большого количества данных.

Базу данных можно определить как совокупность взаимосвязанных и хранящихся вместе данных, при наличии минимальной избыточности, для их оптимального использования

Данные запоминаются так, чтобы они были независимы от использующих их программ.

Для добавления новых или модификации существующих данных, а также для поиска данных в базе данных применяется общий управляемый способ. Данные структурируются таким образом, чтобы была обеспечена возможность дальнейшего наращивания приложений.

База данных должна удовлетворять следующим требованиям:

адекватность предметной области;

эффективность и надежность функционирования;

независимость данных;

минимальная избыточность данных;

простота и удобство эксплуатации;

целостность и согласованность данных.

В состав информационного обеспечения АИС «Складской учет» входят следующие базы данных:

- база данных «Складского учета» - ведется учет материальных запасов (т.е. материалов, тары, товаров, основных средств, готовой продукции и др.) находящихся на хранении в складах организации.

- база данных «Учета движения» - содержит сведения о приходе и расходе товаров и материалов на предприятии, как о внутренних перемещениях, так и о внешних (поставки, отгрузки).

Входная информация

Входной информацией для АИС «Складской учет» служит информация о движении товарно-материальных ценностей:

- Наряд - заказы (оформление заказов);

- Товарно-транспортная накладная;

- Накладные;

Выходная информация

Выходной информацией для АИС «Складской учет» служит следующая информация:

Ведомость остатков материалов;

Ведомость по заявкам на поставку материалов;

Ведомость по приходу на склад;

Ведомость по продажам.

Также выходной информацией являются отчеты, отражающие движения материальных средств и товаров.

АИС «Учет материалов» предусматривает формирование отчета за любой промежуток времени о движении материалов (приходе, расходе), а также остаток на (начало, конец) отчетного периода. Сформированные отчеты можно просмотреть, отредактировать, сохранить и вывести на печать

Требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие

Для ввода системы в действие, необходимо:

- установить программное обеспечение и настроить совместную работу его компонентов;

- организовать обучение персонала для работы с системой;

- организовать сбор других исходных данных и ввод их в систему;

- настроить все необходимые первичные показатели;

- протестировать работу системы;

- оформить акт о внедрении системы

Требования к документированию

По результатам разработки программного продукта АСУ «Складской учет» должна быть составлена следующая документация:

- пояснительная записка к техническому проекту;

- руководство пользователя;

- руководство программиста;

- другая документация на усмотрение разработчика

Перспективы развития системы

В дальнейшем планируется создать подсистему кадрового учета, в которой будет возможность формировать ведомость по кадрам предприятия и начислению заработной платы сотрудникам организации т.д.

Наименование операции

Среднее количество операций в месяц

Затраты времени с использованием ручного труда, мин

Затраты времени с использованием АИС, мин

Экономия времени, мин в год

Оформление нового заказчика

15

15

5

1800

Оформление нового поставщика

1

20

10

120

Оформление нового вида материалов

5

15

5

600

Оформление заказа (наряд-заказ)

25

30

20

3000

Оформление прихода товара на склад

5

30

20

600

Оформление отчетов

50

30

15

9000