АРМ библиотекаря

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки

Кафедра: «Прикладной информатики в экономике»

Пояснительная записка к курсовой работе

по дисциплине

«Автоматизированное рабочее место производственного менеджера»

Тема: «АРМ библиотекаря»

Выполнила: студентка 6 курса

Проверила: преподаватель

2011

СОДЕРЖАНИЕ:

Введение

1. Проектирование базы данных

1.1 Алгоритм работы программы

1.2 Анализ предметной области

1.3 Инфологическое проектирование

2. Физическая реализация базы данных «Школьная библиотека

3. Создание Базы Данных средствами Microsoft Access

3.1 Создание таблиц «Школьная Библиотека»

4. Создание Новой Базы данных

5. Создание таблиц

6. Создание Схемы данных

7. Ввод и редактирование данных в таблицах

8. Создание запросов

9. Создание форм

10. Отчет

11. Макросы

Заключение

Список литературы

ВВЕДЕНИЕ

Современное общество невозможно представить без компьютера. Они настолько широко и глубоко внедрились в нашу жизнь, что очень трудно назвать какую-либо сферу деятельности человека, где бы они не использовались. В связи с этим серьезные требования предъявляются и к аппаратной части современных компьютеров, и к используемому программному обеспечению. В основном именно программное обеспечение, обеспечивают возможность широкого использования компьютеров.

В соответствии с заданием курсового проектирования следует создать автоматизированное рабочее место (АРМ) «Библиотекаря», которое наиболее удобно можно организовать с помощью баз данных (БД).

Без какого либо преувеличения можно сказать, что планирование БД - очень ответственный и важный процесс. Перед началом работы необходимо иметь как можно более подробный план БД. Совершенно очевидно, что это поможет сэкономить силы и время её разработчику.

Сегодня трудно себе представить сколько-нибудь значимую информационную систему, которая не имела бы в качестве основы или важной составляющей базу данных. Концепции и технологии баз данных складывались постепенно и всегда были тесно связаны с развитием систем автоматизированной обработки информации.

Проектирование БД «Школьной библиотеки» ведется для упрощения работы библиотекаря со всем ассортиментом предложенных книг и учебных пособий, а также электронной информации. Программа должна обеспечивать выполнение следующих функций:

- Ввод информации о читателях;

- Ввод информации о книгах;

- Хранить и обрабатывать данные об электронных документах;

- Добавление, удаление и редактирование информации;

- А также осуществлять поиск по книгам, и электронным документам;

- Хранить ссылки на электронные документы.

Актуальность разработки программы заключается в следующем:

- приложение «Школьная библиотека» представляет собой программу для управления базой данных;

- программа полностью автоматизирует труд библиотекаря: автоматически заносит вводимые пользователем данные из форм в таблицы базы данных, изменяет структуру таблиц (добавление/удаление записей).

- при использовании программы значительно снижается трудоёмкость ведения базы данных взятых и оставшихся книг.

1. ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

школьная библиотека база данные

1.1 АЛГОРИТМ РАБОТЫ ПРОГРАММЫ

Для того чтобы написать программу ее надо сконструировать, разбить на определенные блоки и выстроить эти блоки один за другим в соответствии с заранее заданным порядком действий.

Этот порядок и называется алгоритм.

Алгоритм - заранее определенное, точное предписание, которое задает дискретный (пошаговый) процесс, начинающийся определенным образом и приводящий к результату за конечное число шагов. Каждый алгоритм должен обладать следующими свойствами:

- дискретность - каждый алгоритм должен быть разбит на конечное число законченных действий;

- результативность - каждый алгоритм направлен на решение конкретной задачи, а, следовательно, на получение определенного результата;

- массовость - алгоритм необходимо составить так, чтобы с его помощью можно было решать подобные задачи.

Способы записи алгоритма:

1. Формальный - запись алгоритма словесно, на естественном языке.

2. Графический - изображение алгоритма в виде блок-схемы.

Рисунок 1. Алгоритм программы «Школьная библиотека»

1.2 АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

База данных - поименная совокупность структурированных данных, относящихся к определенной предметной области. Под предметной областью принято понимать часть реального мира, подлежащую изучению для организации управления и автоматизации (предприятия, организации). Анализ предметной области позволяет определить, какие данные содержатся в БД.

Модель предметной области. Модель предметной области - это наши знания о предметной области. Знания могут быть как в виде неформальных знаний в мозгу эксперта, так, и выражены формально при помощи каких-либо средств. В качестве таких средств могут выступать текстовые описания предметной области, наборы должностных инструкций, правила ведения дел и т.п. Опыт показывает, что текстовый способ представления модели предметной области крайне неэффективен. Гораздо более информативными и полезными при разработке баз данных являются описания предметной области, выполненные при помощи специализированных графических нотаций. Имеется большое количество методик описания предметной области. Из наиболее известных можно назвать методику структурного анализа SADT и основанную на нем IDEF0, диаграммы потоков данных Гейна-Сарсона, методику объектно-ориентированного анализа UML, и др.

Модель предметной области описывает скорее процессы, происходящие в предметной области и данные, используемые этими процессами. От того, насколько правильно смоделирована предметная область, зависит успех дальнейшей разработки приложений.

Предметной областью моей базы является «Школьная библиотека».

Каждая книга имеет уникальный номер. А также следующие параметры: Название, Автор, Издательство, Год издания, жанр, количество страниц

Так же в школьной библиотеке ведется картотека читателей. О каждом читатели заносятся следующие сведения: класс, ФИО, дата рождения, адрес, телефон. Каждому читателю присваивается идентификационный номер.

Электронные документы хранящиеся в библиотеке содержат id документа, название, автор документа, id типа документов, год издания, издательство, гиперссылка источника, id языка документа, количество страниц, твердая копия.

В случаи выдачи экземпляра книги в библиотеке остается вкладыш, в котором указана дата выдачи, дата предполагаемого возврата и идентификационный номер выдачи и читателя..

Можно продлить книгу по телефону книгу назвав идентификационный номер и шифр книги.

Библиотекарь также поддерживает базу данных читателей, осуществляя в конце года их автоматический перевод из класса в класс, обновляет каталог художественной и учебной литературы, производит поиск нужной литературы по названию или ключевым словам, проводит списание устаревшей и испорченной литературы, готовит сводки и формы для бухгалтерии и администрации школы, справки для учителей-предметников о литературе, которую берут их ученики, и ряд других операций.

1.3 ИНФОЛОГИЧЕСКОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ

Инфологическая модель представляет собой описание предметной области, основанное на анализе семантики объектов и явлений, выполненное без ориентации на использование в дальнейшем программных или технических компьютерных средств.

Термин «инфологическая» в данном случае означает модель, ориентированную на человека; речь идет о средстве для выражения и передачи понимания того, что собой представляет предметная область базы данных.

Инфологическая модель для базы данных «Школьная библиотека» проектировалась, как модель «Сущность-связь».

Одна из основных целей семантического моделирования состоит в том, чтобы результаты анализа предметной области были отражены в достаточно простом, наглядном, но в то же время формализованном и достаточно информативном виде.

В этом смысле ER-диаграмма является очень удачным решением. В ней сочетаются функциональный и информационный подходы, что позволяет представлять как совокупность выполняемых функций, так и отношения между элементами системы, задаваемые структурами данных. При этом графическая форма позволяет отобразить в компактном виде (за счет наглядных условных обозначений) типологию и свойства сущностей и связей, а формализмы, положенные в основу ER-диаграмм, позволяют использовать на следующем шаге проектирования логической структуры базы данных строгий аппарат нормализации.

Практически в любой БД содержится несколько абсолютно равноправных таблиц. Реляционную БД отличает то что входящие в неё таблицы связаны между собой. Связи между таблицами создают логическую структуру БД. Задание связей осуществляется с помощью совпадающих значений, содержащихся в полях разных таблиц. Часто для создания поля первичного ключа в таблицу добавляется новый столбец, используемый исключительно для этих целей. Для него устанавливается тип данных счетчик.

Первичный ключ используется для связывания таблиц с внешними ключами - полями в других таблицах.

Внешний ключ - одно поле (или несколько полей) таблицы, содержащее ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице.

Программа Access может установить связь с любым полем, которое имеет подходящий тип данных. Поэтому настройка конкретной связи зависит только от разработчика БД - только он может явно указать поле, подходящее по смыслу.

Выделим основные сущности:

- сущность «Книги»

- сущность «Электронные книги»

- сущность «Язык»

- сущность «Типы документов»

- сущность «Список читателей»

- сущность «Выдача книг»

Сущность «Книги» - содержит информацию обо всех книгах, имеющихся в библиотеке Отдельный экземпляр этой сущности содержит информацию только об одной книге.

Сущность «Электронные книги» - Содержит электронную информацию, полученную из Интернета или с электронных носителей (энциклопедии на оптических дисках, электронные учебники и т.д.), и также отдельный экземпляр этой сущности содержит информацию только об одном документе.

Сущность «Язык» - содержит информацию о языке текста документа, между сущностью язык и электронные книги существует связь типа «1:М» (на одном языке может быть много книг).

Сущность «Типы документов» - содержит информацию о том, в каком виде сохранен документ, сущность тип документов и электронные книги также содержит связь «1:М».

Сущность «Выдача книг» - содержит информацию о конкретной книге, о том кто её взял, когда взял и когда вернет книгу. Между сущностью «Книги» и сущностью «Выдача книг» существует связь типа «1:М», которая означает, что любая книга, которая находиться в прокате является обязательным по отношению к сущности «Книги».

Сущность «Список читателей» - содержит информацию о читателях. Отдельный экземпляр этой сущности содержит информацию об одном читателе. Существует связь между сущностью «Список читателей» и сущностью «Выдача книг» типа «1:М», обязательная со стороны сущности «Список читателей» (каждому экземпляру сущности «Список читателей» обязательно соответствует читатель и, причем только один).

Определим ключи - уникальные идентификаторы экземпляров каждой сущности:

Для сущности «Книги» выделим следующие атрибуты: (№книги; название, автор, жанр, год, издательство, количество страниц, описание, обзор, наличие, № читателя). Возможный ключ имеет слишком большую размерность для использования его в качестве первичного ключа (один или несколько атрибутов, который уникальным (единственным) образом определяет значение кортежа (значение строки таблицы), поэтому введем дополнительный атрибут №книги, выберем его в качестве первичного ключа. Все значения этого атрибута должны быть уникальными.

Выделим атрибуты сущности «Список читателей»: (№читателя, Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Класс, Адрес, Телефон, Полученные книги, id документа, № выдачи)

Возможный ключ, как и в случае отношения, Книга, имеет слишком большую размерность. Введем уникальный атрибут №читателя и выберем его в качестве первичного ключа.

Атрибуты сущности «Выдача книг» (№выдачи, №читателя, Дата выдачи, Дата возврата, №книги), первичный ключ - номер выдачи.

Сущность «Язык» (id языка, язык);

Сущность «Тип документов» (id типа, тип);

Сущность «Электронные книги» (id документа, название, id типа, год издания, издательство, гиперссылка источника, id языка, количество страниц, переход к источнику, твердая копия, комментарии).

2. ФИЗИЧЕСКАЯ РЕАЛИЗАЦИЯ БАЗЫ ДАННЫХ «ШКОЛЬНАЯ БИБЛИОТЕКА»

Физическая модель данных описывает данные средствами конкретной СУБД. Мы будем считать, что физическая модель данных реализована средствами именно реляционной СУБД. Отношения, разработанные на стадии формирования логической модели данных, преобразуются в таблицы, атрибуты становятся столбцами таблиц, для ключевых атрибутов создаются уникальные индексы, домены преображаются в типы данных, принятые в конкретной СУБД.

Ограничения, имеющиеся в логической модели данных, реализуются различными средствами СУБД, например, при помощи индексов, декларативных ограничений целостности, триггеров, хранимых процедур. При этом опять-таки решения, принятые на уровне логического моделирования определяют некоторые границы, в пределах которых можно развивать физическую модель данных. Точно также, в пределах этих границ можно принимать различные решения. Например, отношения, содержащиеся в логической модели данных, должны быть преобразованы в таблицы, но для каждой таблицы можно дополнительно объявить различные индексы, повышающие скорость обращения к данным. Многое тут зависит от конкретной СУБД.

При разработке физической модели данных возникают вопросы:

Хорошо ли спроектированы таблицы?

Правильно ли выбраны индексы?

Наконец, как результат предыдущих этапов появляется собственно сама база данных. База данных реализована на конкретной программно-аппаратной основе, и выбор этой основы позволяет существенно повысить скорость работы с базой данных.

Решения, принятые на каждом этапе моделирования и разработки базы данных, будут сказываться на дальнейших этапах. Поэтому особую роль играет принятие правильных решений на ранних этапах моделирования.

3. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ СРЕДСТВАМИ MICROSOFT ACCESS

MS Access представляет собой приложение Microsoft Office которое позволяет создать программные средства для получения определенных результатов. Главное отличие MS Access от других СУБД заключается в том, что под базой данных MS Access понимается совокупность структурированных и взаимосвязанных данных и методов, обеспечивающих добавление, изменение, выборку и отображения данных. Как правило, многие системы, связанные с БД, позволяют хранить все таблицы в одном файле и не включают формы и отчеты в файл БД. Для добавления, изменения и отображения данных в таких системах используют приложения конечного пользователя, которые называются также терминальными приложениями.

Основу построения MS Access составляют реляционные БД. В силу этого необходимы определенные сведения по структуре, организации, функциям БД, а также - процессу проектирования. В конечном итоге именно процесс проектирования и приводит к созданию оптимальной в некотором смысле БД, являющейся основой для создания программного средства, которое позволяет получать необходимые результаты из совокупности хранимых данных.

3.1 СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ И СХЕМЫ ДАННЫХ «ШКОЛЬНАЯ БИБЛИОТЕКА»

Таблицы - основы реляционной базы данных. Таблица это объект БД, в котором данные сохраняются в виде записей (строк) и полей (столбцов). Каждый элемент содержится в отдельной ячейке, на пересечении записи и поля.

В одной таблице обычно содержатся данные, относящиеся к определенному объекту, например книге, читателю и т.п. Таблица в Access может представляться в различных режимах, два из которых

- Режим таблицы - удобно вводить данные и просматривать таблицу

- Конструктор - предназначен для создания и настройки таблицы.

В моей базе данных планируется создать следующие таблицы (в процессе работы над БД «Школьная библиотека» поля таблиц могут уточняться):

· «Книги» (см. таблицу 1)

· «Список читателей» (см. таблицу 2)

· «Электронные книги» (см. таблицу 3)

· «Типы документов» (см. таблицу 4)

· «Язык» (см. таблицу 5)

· «Выдача книг» (см. таблицу 6)

Таблица 1 Поля таблицы «Книги»

Имя поля	Тип данных	Ключевое поле	Примечание
№ книги	Счетчик	Первичный ключ	Порядковый номер книги
Название	Текстовый	Нет	Обязательное поле
Автор	Текстовый	Нет	Обязательное поле
Жанр	Текстовый	Нет	-
Год	Дата/время	Нет	Год издания книги
Издательство	Текстовый	Нет	Каким издательством была выпущена книга
Кол-во страниц	Текстовый	Нет	Содержит количество страниц в книге
Описание	Поле МЕМО	Нет	Краткое содержание книги
Обзор	Поле объекта OLE	Нет	Точечный рисунок книги
Наличие	Логический	Нет	Есть книга в наличии в библиотеки или она на руках
№ читателя	Числовой	Внешний ключ	Используется для связи с таблицей «Список читателей»

Таблица 2 Поля таблицы «Список читателей»

Имя поля	Тип данных	Ключевое поле	Примечание
№ читателя	Счетчик	Первичный ключ	Порядковый номер читателя
Класс	Числовой	Нет	Уточняется класс где учится читатель
Фамилия	Текстовой	Нет	Обязательное поле
Имя	Текстовой	Нет	Обязательное поле
Отчество	Текстовой	Нет	Необязательное поле
Дата рождения	Дата/время	Нет	Содержит дату рождения читателя
Адрес	Текстовой	Нет	Содержит адрес читателя для того чтобы его было легко найти если в этом есть необходимость
Улица	Текстовой	Нет	-
Дом/квартира	Текстовой	Нет	-
Телефон	Текстовой	Нет	Содержит контактные телефоны
Idдокумента	Числовой	Внешний ключ	Используется для связи с таблицей Электронные книги
№ выдачи	Числовой	Внешний ключ	Используется для связи с таблицей Выдача книг

Таблица 3 Поля таблицы «Электронные книги»

Имя поля	Тип данных	Ключевое поле	Примечание
Id документа	Счетчик	Первичный ключ	Используется для связи с таблицей список читателей
Название	Текстовый	нет	Обязательное поле
Id типа	Числовой	Внешний ключ	Используется для связи с таблицей «типы документов»
Год издания	Числовой	Нет	Год создания электронного документа
Издательство	текстовой	Нет	Каким издательством была выпущена книга
Гиперссылка источника	Гиперссылка	Нет	Содержит гиперссылку к файлу электронного документа, расположенному в папке «Хранилище» (или к ярлыку открывающему электронный документ)
Id языка	Числовой	Внешний ключ	Используется для связи с таблицей «Язык»
Количество страниц	Числовой	Нет	Содержит количество страниц в электронном документе
Переход к источнику	Вложение	Нет	Содержит файлы электронных документов
Твердая копия	полеMEMO	Нет	В этом поле указывается место хранения и инвентарный номер твердой копии документа. Необязательное поле
Описание	Поле МЕМО	Нет	Краткое содержание книги

Таблица 4 Поля таблицы «Типы документов»

Имя поля	Тип данных	Ключевое поле	Примечание
Idтипа	Счетчик	Первичный ключ	Используется для связи с таблицей «Электронные книги»
Тип	Текстовой	Нет	Обязательное поле. Название типов документов следует взять из какой либо методической разработки или стандарта.
Комментарии	Поле МЕМО	нет	Может хранить записи к каждой записи таблицы. В обязательном порядке выводится в формах и запросах к типу документа.

Типы документов для учебного процесса, например, установлены инструкциями и положениями высшей школы: учебники, учебные пособия, учебно - методические разработки, программы и т.д. В научной деятельности также имеются устоявшиеся типы: диссертации, монография, обзоры, статьи и т.д. Электронные документы дают новые типы: презентация, видеоклипы и др. Все они могут быть включены в общий список типов документов.

Таблица 5 Поля таблицы «Язык»

Имя поля	Тип данных	Ключевое поле	Примечание
Idязыка	Счетчик	Первичный ключ	Используется для связи с таблицей «Электронные книги»
язык	Текстовой	Нет	Обязательное поле

Таблица 6 Поля таблицы «Выдача книг»

Имя поля	Тип данных	Ключевое поле	Примечание
№выдачи	Счетчик	Первичный ключ	Порядковый номер выдачи книг
№читателя	Числовой	Внешний ключ	Используется для связи с таблицей «Список читателей»
Дата выдачи	Дата/Время	Нет	Указывается дата выдачи книги
Дата возврата	Дата/Время	Нет	Указывается дата возврата книги
№книги	Числовой	Внешний ключ	Используется для связи с таблицей «Книги»

4. СОЗДАНИЕ НОВОЙ БД

Так как пустая БД не содержит никаких объектов, можно считать, что это наиболее универсальный способ, и , начиная с него мы создаем нашу БД «Школьная библиотека».

1. В левой части окна Приступая к работе выберете категорию обратите внимание (после открытия окна обычно открыта по умолчанию).

2. В центральной части окна щелкнем значок Новая База данных.

3. В правой части окна щелкнем кнопку Создать, чтобы пустая база данных была создана в формате Access 2007 в папке с именем заданном по умолчанию

Рис1.1 Создание новой БД

4. Чтобы изменить место расположения БД или её формат, щелкнем значок в виде папки, расположенный справа от имени файла. Появится диалоговое окно Файл новой БД



Рис 1.2 Сохраняем БД «Школьная библиотека»

5. Выбираем папку, в которой должен быть записан файл, задаем имя файла, а в списке Тип файла выбираем один из допустимых форматов БД.

6. Щелкнем кнопку ОК, чтобы сохранить файл новой БД и закрыть окно Файл новой БД.

7. В окне Приступая к работе с Access щелкнем кнопку Создать. откроется созданная нами БД с заготовкой пустой таблицы.

Рис 1.3 Новая только что созданная БД

5. СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ

Выбираем создание таблиц в режиме конструктора

Конструктор таблиц - используется как для создания и настройки свойства новых таблиц, так и для изменений в свойствах уже существующих таблиц. Например этом режиме можно полностью создать таблицы «Школьной библиотеки» по описаниям, приведенном в разделе «Постановка задачи: проект Школьной библиотеки.

Чтобы открыть конструктор таблиц для создания новой таблицы нужно щелкнуть кнопку Конструктор таблиц в разделе Таблицы вкладки Создание.

Откроется режим конструктора для новой таблицы, можно сказать что это «пустой бланк» конструктора таблиц в котором мы будем создавать таблицы «с нуля».

Рис 1.4 «Пустой бланк» конструктора таблиц

8. В пустом бланке конструктора таблиц вводим имя первого поля таблицы «Книги»

9. Переходим к столбцу Тип данных и выбираем из списка нужную позицию.

10. Переходим к столбцу Описание и вводим его если в этом есть необходимость.

11. В разделе Сервис вкладки Конструктор (Работа с таблицами) щелкнем кнопку Ключевое поле, чтобы задать для этого поля свойство Первичного Ключа.

12. Далее повторяем действия, описанные выше, чтобы задать остальные поля на основе данных содержащихся в таблице.

Рис 1.5 Определение полей, типов данных, задание первичного ключа

В контекстном меню ярлыка новой таблицы выбираем команду Сохранить. В появившемся диалоговом окне сохранения задаем имя нашей первой таблицы.

Рис 1.6 Сохранение таблиц в базе.

Аналогичным образом создаем все остальные таблицы.

Рис 1.7 Отображение всех созданных таблиц БД.

6. СОЗДАНИЕ СХЕМЫ ДАННЫХ

Для того чтобы создать единую информационную структуру, все таблицы БД необходимо объединить, создав для этого связи между их полями. Связанные таблицы дают возможность объединить все данные на основе совпадающих значений полей. Только после того как связи заданы можно создавать запросы, формы и отчеты, отображающие сведения из разных таблиц БД. Связи устанавливаются между ключевыми полями таблиц. В большинстве случаев с первичным ключом одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой её записи, связывается внешний ключ другой таблицы.

Связанные поля могут иметь разные имена, но должны иметь одинаковы тип данных, а значение свойства Размер поля у них должен совпадать (исключение составляет поле типа Счетчик, для которого можно составлять связь с Числовым полем такого же размера.)

Чтобы установить связи «один к одному» или «один ко многим» :

1. Закроем все открытые таблицы.

2. Щелкнем кнопку Схема данных в разделе Показать и скрыть вкладки Работа с БД.

3. Автоматически открылось диалоговое окно Добавления таблицы.

4. На вкладке таблицы дважды щелкнем по именам таблиц, которые следует отобразить. Закрываем диалоговое окно Добавления таблицы.

5. Чтобы установить связь между полями, выделяем поле в одной таблице и перетаскиваем его на подходящее поле другой таблице. Когда отпустили кнопку мыши, на экране появилось окно Изменения связей.

6. Щелкнем в диалоговом окне Изменения связей кнопку Создать.

7. Для каждой пары таблиц, которые необходимо связать, повторяем описанную выше процедуру.



Рис 1.8 Схема данных и вкладка Конструктор (Работа со связями) Ленты предназначены для задания, просмотра и изменения связей между таблицами

7. ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ В ТАБЛИЦАХ

После того как в базе созданы все необходимые таблицы и связаны в схему данных, можно приступать к заполнению данными БД.

Рис 1.9 заполнение данными таблицу «Книги»

Поле Обзор в таблице «Книги» заполняется следующим образом: тип поля мы выбрали Поле OLE для того чтобы там можно было отображать книгу. Нажимаем правой кнопкой мыши на этом поле и в диалоговом окне выбираем пункт Вставить объект:



Рис 2. Диалоговое окно добавления в объект нового рисунка

Здесь уже выбираем создать новый объект или создать из файла, мы выбираем Создать из файла

Рис 2.1 Диалоговое окно выбор рисунка из документов

.

Рис 2.2 Отображение рисунка

Чтобы создать поле Вложения в таблице можно использовать как режим конструктора, так и режим таблицы. В заголовке (и в пустых записях) нового поля появится значок в виде Скрепки.

Для того чтобы заполнять это поле используется специальное диалоговое окно Вложения. Чтобы его открыть, дважды щелкнем ячейку таблицы. Щелкнем кнопку добавить, чтобы открыть диалоговое окно Выберите файл, в котором мы находим необходимый файл, а затем щелкнем кнопку Открыть, поместить его в список вложений. Аналогичным образом мы добавляем столько вложений, сколько нам нужно. Когда добавления будет закончено, щелкнем в диалоговом окне Вложения кнопку ОК, чтобы упаковать файлы в поле таблицы. В записях таблицы вложение отображается как значок скрепки с указанным рядом (в скобках) количеством файлов.

Для задания и изменения гиперссылки:

1. Открываем таблицу в режиме конструктора.

2. Щелкнем правой кнопкой мыши по полю гиперссылки. В контекстном меню выбираем команду Гиперссылка/Изменение гиперссылки. Появилось диалоговое окно Вставка гиперссылки.

3. В поле Текст вводим текст гиперссылки, который будет отображаться в поле таблицы.

4. С помощью элементов управления диалогового окна находим файл, к которому должна вести гиперссылка. Его адрес появился в поле Адрес.

5. Щелкнем кнопку подсказка, чтобы открыть маленькое диалоговое окно Подсказка для гиперссылки и задать в нем подсказку.

6. Щелкнем кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно и перенести гиперссылку в поле таблицы.

Рис 2.3 Таблица «Электронные книги» с заданными Гиперссылками и созданными Вложениями

8. СОЗДАНИЕ ЗАПРОСОВ

Запросы используются для представления, просмотра и изменения данных самыми различными способами. Можно считать что запрос - это просто вопрос, который мы задаем БД.

Любой запрос, существующий в БД, относится к одному из следующих типов:

· Запрос на выборку;

· Запрос с параметрами;

· Перекрестный запрос;

· Запросы на изменения(обновления, объединения, создания, добавления, удаление.

Запрос любого типа можно создать в режиме конструктор запросов, начиная с пустого бланка. На ленте переходим на вкладку Создания. Справа, в разделе Другие, щелкнем кнопку Конструктор запросов. Открылся пустой бланк запроса, диалоговое окно Добавления таблицы и вкладка Конструктор(Работа с запросами) ленты.



Рис 2.4 Диалоговое окно конструктора запросов, с добавленными в него таблицами

Рис 2.5 Диалоговое окно добавления таблиц

В области таблиц запроса всегда можно добавить необходимые объекты с использованием команды Отобразить таблицу в меню Запрос , либо кнопкой на панели инструментов Конструктор запросов (при создании запроса в режиме конструктора диалоговое окно Добавления таблицы выводится по умолчанию).

В зависимости от того, запросы какого типа необходимо реализовать в бланк запроса могут быть добавлены либо исключены те или иные поля.

Переход к необходимому виду запроса осуществляется с помощью соответствующих команд категории линейки меню Запроса либо с помощью кнопки на панели инструментов Конструктор запросов.

Кроме того, кнопка Групповые операции в меню соответствует кнопка позволяет добавить в бланк запроса - групповая операция.

Кнопка расширяет возможности создания запросов : в окне построителя выражений можно конструировать вычисляемые поля и задавать сложные условия отбора записей…

Итак, заполнение табличной формы конструктора запросов MS Access включает следующие этапы.

1. Выбор режима конструктора при создании запроса.

2. Определение свойств, относящихся к запросу в целом.

3. Определение типа запроса и включения таблиц, из которых производится выборка, в бланк запроса.

4. Определение и добавления полей таблиц, которые участвуют в запросе в бланка запроса.

5. Задать при необходимости порядок сортировки (в поле Сортировка бланка запроса).

6. Указать при необходимости групповую операцию для какого-либо поля в случае проведения вычисления на множестве записей (поле Групповая операция в бланке).

7. Определить условия отбора записей. Критерии отбора записей вводятся в строке «Условия отбора» бланка конструктора запросов под конкретным полем запроса. Выбор записей в общем случае может быть основан на точном или частичном совпадении, сравнении и использовании блока условий. При задании критерия отбора следует использовать различные операторы, функции и выражения.

8. Определить параметры выборки запроса (нужно ли при выполнении запроса вводить некоторую уточняющую информацию).

9. В зависимости от вида выбранного запроса возможно также заполнение соответствующих полей для конкретного вида запросов.

10. Проверка запроса на выполнение и сохранение инструкции запроса.

Первым запросом у нас будет: Определить какие книги находятся на руках у читателей, и когда они их получили.

Рис 2.6 Отображение данных выбранных для запроса



Рис 2.7 Задание имени Запросу

Рис 2.8 Готовый запрос

Для перевода учеников в следующий класс будем осуществлять с помощью Запроса на обновление. Изменения должны быть внесены в таблицу Список читателей.

1. Сначала заполним бланк запроса на выборку. Условие отбора должно быть следующим: «Список читателей.Класс=4 и Список читателей. Фамилия (допустим переведем всех в 5 класс кроме Ромашова) «Ромашов» Два простых условия объединены в одно составное оператором И (AND). В Access они должны быть записаны в соседних столбцах одной строки «Условие отбора»

Рис 2.9 Запрос на выборку

2. После выполнения запроса на выборку получим результат.

Рис 3. Готовый запрос на выборку

Этот результат промежуточный, обновления в таблицу еще не внесены.

3. Изменим тип запроса.

4. Вернемся в конструктор запросов. Вменю Запрос, выберем пункт «Обновление». Замечаем, что бланк запроса немного изменился: появилась новая строка «Обновление».

5. В этой строке в столбце «Класс» введем значение «5»для того, чтобы старое значение «4» изменилось в отобранных записях на новое «5».

6. Для выполнения запроса на обновление нажмем кнопку запуск:

7. Так как обновление может быть выполнено только один раз, Access выдает предупреждающее сообщение:

8. После выполнения запроса на обновление перейдем в окно БД на вкладку «Таблицы» и откроем таблицу «Список читателей».

Поле класс обновлено.

9. СОЗДАНИЕ ФОРМ.

В то время как таблицы и запросы позволяют отобразить на экране длинные списки записей, формы дают возможность сосредоточиться на конкретной записи. Они облегчают ввод, редактирование и восприятие информации, могут содержать вспомогательные подписи и элементы оформления.

Формы в MS Access используются для поддержки следующих задач:

· Ввод, редактирование и просмотр информации, находящейся в таблицах;

· Отображение результатов запросов;

· Организация экранного окна поиска необходимой информации по БД (с использованием различных условий и макросов);

· Распечатка данных в организованном виде;

· Сохранение в виде отчета с последующей модификацией;

· Создание пользовательских экранных форм, облегчающих работу с БД в целом.

Перед тем как приступить к созданию форм для Школьной библиотеки, неплохо было бы прикинуть их количество и примерное содержание. Очевидно что для нормальной эксплуатации библиотеки следует иметь следующие группы форм:

1. Для редактирования данных в библиотеке

2. Для поиска необходимых данных

3. Построить кнопочную форму для библиотеки, которая обеспечивала бы логику работы пользователя, позволяла переключать между этими группами форм.

Перед тем как создавать «много форм» для библиотеки, необходимо позаботится о том, чтобы их оформление выглядело одинаково. Для этого мы создадим и сохраним собственный стиль, который будет затем применяться ко всем формам.

Откроем раздел формы/Создать/Конструктор форм/в окне свойств выбираем таблицу или запрос данные которых нам необходимы для формы/Откроем свойство формы/на вкладке Данные выбираем источник записей для формы/Закрыть окно свойств/заходим на вкладку Добавить поля, показать только поля в текущем источнике записей/Откроется список поле которые нам доступны и нужны из запроса или таблицы смотря что мы выбрали, двойным нажатием щелкнем по полям и они появились у нас на форме/Расставляем их в необходимом порядке/Режим формы в правом нижнем углу (и вот наша форма готова).

Кнопки на форму добавлять лучше с помощью Мастера. Он упрощает и ускоряет процесс создания и постройки кнопок, автоматически выполняя все основные действия. Нажать Мастер Построения Кнопок,/затем нажать на Кнопку в разделе элементов управления и перейти к форме, нажать/. На экране появится Окно Мастера Создания Кнопок/в списке категория выбрать действие которое нам необходимо (например, работа с формой), а в списке действия. Закрыть форму/Далее/Название кнопки (выбираем рисунок или текст)/Далее/ В последнем разделе будет образец кнопки которую мы выбрали/Готово. На форме появилась кнопка, созданная с помощью мастера, где он автоматически прописал макрос, который должен выполняться при нажатии этой кнопки.

Размеры окна форма по умолчанию устанавливаются так, чтобы записи полностью отображались на экране. Чтобы задать собственный размер окна формы, необходимо сначала исправить значение этого свойства на Нет, а затем сделать следующее:

1. Перейти в режим формы.

2. Установить нужные размеры окна формы, перетаскивая соответствующие границы.

3. Выполнить команду сохранить в контекстном меню формы. Окно формы запомнит установленные размеры, которые будут использоваться при её открытии.

4. Выравнивание формы по центру при его открытии осуществляется с помощью свойства Выравнивание по центру, которому можно задать значение да или нет.

Приступим к созданию ГЛАВНОЙ ФОРМЫ, которая будет, появляется при открытии нашей базы данных «Школьная библиотека».

Рис3.1 Создание главной формы «Школьная библиотека»

С помощью команд меню и панелей инструментов окна в режиме конструктора форма выполняем необходимое редактирование и формирование элементов, размещенных в области данных.



Рис.3.2 Главная форма базы данных «Школьная библиотека»

Форма имеет две основные, наиболее используемые, кнопки: Каталог книг и Возврат книг.

Кнопка «Каталог книг» предназначена для регистрации выданных книг. При нажатии на кнопку открывается форма, в которой представлен список книг. При выборе книги из списка можно посмотреть описание книги, автора, год издания.



Рис.3.3 Форма «Каталог книг»

Чтобы зарегистрировать выданную книгу надо нажать на кнопку «Выдать книгу», откроется форма, в которую необходимо занести данные о читателе и дату возврата и выдачи книги.

Рис.3.4 Форма для регистрации выданных книги

При возврате книги в библиотеку на «Главной форме» надо нажать на кнопку «Возврат книг», откроется форма, в которой находится список должников.

Рис.3.5 Форма возврата книг

Из списка необходимо выбрать фамилию читателя, который вернул книгу, и нажать на кнопку «Принять книгу».

Диалоговое окно для подтверждения удаления книги читателя из должников.

Форму Возврат книг я создала как «Главную и подчинённую».

1. Откроем вкладку ленты Создания

2. В разделе Формы откроем список Другие формы и выберем в нем команду Мастер форм.

3. В первом диалоговом окне мастера выбираем в списке Запрос «На руках», и перенесем в список Выбранные поля, поля № читателя и Фамилия. Выберем таблицу «Выдача книг» и перенесем поля № выдачи, Название, № книги, Дата выдачи, Дата возврата. Щелкнем кнопку Далее.

4. В следующем диалоговом окне мастера нам нужно будет выбрать вид представления данных. Выбираем установки, показанные на рисунке3.6: в списке - На руках, а положение переключателя - Подчиненная форма. Щелкнем кнопку Далее.

Рис 3.6 Выбираем вид представления данных из двух таблиц

5. В следующих двух диалоговых окнах мастера выбираем вид подчиненной формы, Ленточный, и стиль форматирования. Щелкнем в этих окнах кнопки Далее.

6. В последнем диалоговом окне мастера задаем имена формам - «Возврат книг» и «Принять книги». Выбираем вариант продолжения работы и щелкнем кнопку Далее.

Рис 3.7 Результат работы мастера по созданию формы

А также подчиненную форму можно отображать в новом окне, для этого правой кнопкой мыши, в режиме конструктора щелкнем по подчиненной форме и в контекстном меню выбираем Подчиненная форма в новом окне. Откроется отдельное окно, где подчиненная форма отображается как независимая.

На «ГЛАВНОЙ ФОРМЕ» так же имеются кнопки, объединённые в две группы: «КНИГИ» и «СПИСОК ЧИТАТЕЛЕЙ».

В группе «КНИГИ» расположены:



Рис.3.8. Форма для редактирования списка книг

Кнопка «РЕДАКТИРОВАТЬ СПИСОК» предназначена для добавления и удаления книг, а так же для редактирования данных имеющихся книг. В форме представлены данные, обо всех имеющихся книгах, а также кнопки «добавить» для добавления новой книги, «удалить» для удаления имеющихся книг. Для более быстрого поиска книги существует кнопка поиска, с помощью которой можно найти книгу по любому её параметру.

Кнопка «НА РУКАХ» открывает форму с данными о книгах, которых нет в наличии, а находящиеся на руках у читателей:



Рис.3.9 Форма для книг, находящихся на руках у читателях

В группе кнопок «СПИСОК ЧИТАТЕЛИ» имеются три кнопки:

Кнопка «РЕДАКТИРОВАТЬ СПИСОК» предназначена для добавления и удаления читателей, а так же для редактирования данных об имеющихся читателях. В форме представлены данные, обо всех имеющихся читателях, а также кнопки «добавить» для добавления новой читателя, «удалить» для удаления читателя. Для более быстрого поиска читателя существует кнопка поиска, с помощью которой можно найти читателя по любому параметру.



Рис.4 Форма для «Редактирования списка читателей»

Кнопка «Электронные книги» открывает форму в которой представлен список книг. При выборе книги из списка можно посмотреть описание книги, автора, год издания, внести необходимые корректировки добавить книгу либо удалить.

10. ОТЧЕТ

Отчет-это объект БД, предназначенный для представления данных в печатной форме.

Чтобы с помощью мастера создать отчет Должники, в котором будут отображены все данные из запроса должники.

1. Щелкнем кнопку Мастер отчетов в разделе Отчеты вкладки Создание.

2. В появившемся диалоговом окне Создания отчетов выбираем поля для отчета из запроса БД и перенесем их из списка Допустимые поля в список Выбранные поля, используя кнопки со стрелками расположенными между ними. Щелкнем кнопку далее.

3. Остальные диалоговые окна пропускаем, нажимая копку далее.

4. В появившемся диалоговом окне нам следует выбрать макет для нашего отчета Щелкнем кнопку далее, когда все подходящие установки будут сделаны.

5. В следующем диалоговом окне выбираем авто-формат отчета, щелкнув один из стилей списка, расположенного справа, Щелкнем кнопку далее

6. В последнем диалоговом окне мастера задаем имя отчету и укажем, в каком режиме его следует открыть. Щелкнем готово. Если что-то не устраивает, отредактируем его в режиме конструктора.

Кнопка «ДОЛЖНИКИ» выдаёт отчёт о читателях, у которых на руках имеются книги:



Рис.4.1 Отчёт о должниках библиотеки

Кнопка «ЧИТАТЕЛИ» выдаёт отчёт обо всех читателях библиотеки, в котором фамилии расположены в алфавитном порядке:

Рис.4.2 Отчёт обо всех читателях библиотеки

11. МАКРОСЫ

Специальный макрос AutoExeс автоматически выполняется при загрузке БД.

1. Переходим на вкладку Макросы, вследствие чего открылось окно конструктора макроса.

2. В столбце Макрокоманды выбираем команду, которая должна выполняться (ОткрытьФорму), в нижней части конструктора макроса, автоматически высвечивается режим формы, нам нужно только выбрать какую форму необходимо открыть.

3. Выполнить.

4. Программа запросит подтверждение сохранить макрос имя макроса запишем в виде AutoExeс.

5. Открылось Главная форма. Теперь она всегда будет запускаться автоматически при запуске БД.

Если требуется запустить БД, не выполняя при этом макрос AutoExeс, следует открыть базу данных при нажатой клавише Shift.

На данном этапе проектирование БД «Школьная библиотека» закончено.

А также на Главной форме имеется кнопка «Просмотр Отчетов», где можно подробно посмотреть отчеты по читателям для каждого класса.

Для выхода из Приложения нужно нажать кнопку «STOP», которая находится на главной форме.



Рис.4.3 Кнопка для закрытия приложения, и для просмотра отчетов

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данном курсовом проекте была разработана база данных «Школьная библиотека» соответствующая всем требованиям задания, она протестирована и отлажена. Программа полностью автоматизирует труд библиотекаря и организует надежное хранение и обработку данных.

В базе данных используются следующие объекты:

- таблицы для сохранения данных;

- запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;

- формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

- отчеты для анализа и печати данных в определенном формате.

В ходе работы мною были созданы:

- 6 таблицы

- 17 запросов

- 12 форм

- 14 отчётов

- 6 макросов

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Тиори Т., Фрай Дж. Проектирование структур баз данных : В 2-х кн. Пер. с англ. / М.: Мир, 1985

2. Голицина О. Л. Базы данных / Голицина О. Л., Максимов Н. В., Попов И. И. - М.: Форум, 2003

3. . Microsoft Office для студентов. Л.В.Рудикова. «БХВ-Петербург»2005.

4. Мейер, М. Теория реляционных баз данных / М. Мейер - М.: Мир, 2008

5. Access 2007 Эффективное использование. В.У.Кошелев. Москва издательство БИНОМ 2008.

Размещено на Allbest.ru