Возможности и перспективы автоматизации деятельности в управлении планированием на предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru/

17

Содержание

Введение

Глава 1. Основы работы управленческого персонала ООО «Фемида»

Глава 2. Автоматизация работы управленческого персонала ООО «Фемида»

2.1 Учет входящей, исходящей корреспонденции и внутренних документов (приказов, распоряжений и т.д.) организации

2.2 Учет поданных исковых заявлений и прочих процессуальных документов

2.3 Учет и ведение договоров

2.4 Прочие программы позволяющие автоматизировать работу деятельности управленческого персонала при планировании хода производства

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Современная стадия развития требует интенсивного внимания к использованию человеческих ресурсов. Решение этой задачи следует начинать с уровня предприятий и организаций. Отрасль, которой принадлежит организация, во многом определяет специфику конкретных методов и форм автоматизации.

Целью контрольной работы является основываясь на анализе производственной деятельности предприятия, предложить к внедрению автоматизированную информационную систему, предназначенную для улучшения работы служб предприятия и в особенности управленческого персонала общества при планировании хода производства, оценить ее эффективность.

Объектом исследования в работе является общество с ограниченной ответственностью «Фемида», занимающееся юридическими услугами.

Предмет исследования дипломной работы -- организация работы общества на основе использования современных средств программного обеспечения.

Практическая значимость работы состоит в том, что разработанные рекомендации, вполне могут быть применены на практике в автоматизации работы управленческого персонала общества при планировании хода производства.

Контрольная работа структурирована и состоит из введения, трех глав, заключения и списка используемой литературы.

Любые предприятия, фирмы, корпорации и пр. представляют собой системы. Они состоят из элементов, реализующих производственные и управленческие функции.

Управление как сочетание целенаправленных действий осуществляется в соответствии с целью функционирования предприятия. Которые, как правило, определяется не одной, а несколькими целями, которые упорядочиваются по их важности и учитываются в соответствии с заданным приоритетом.

Управляющие воздействия формируются на основе накопленной и функционирующей в системе управления информации, а также поступающих по каналам прямой и обратной связи сведений из внешней среды. Таким образом, важнейшая функция любой системы управления -- получение информации, выполнение процедур по ее обработке с помощью заданных алгоритмов и программ, формирование на основе полученных сведений управленческих решений, определяющих дальнейшее поведение системы.

Поскольку информация фиксируется и передается на материальных носителях, необходимы действия человека и работа технических средств по восприятию, сбору информации, ее записи, передаче, преобразованию, обработке, хранению, поиску и выдаче. Эти действия обеспечивают нормальное протекание информационного процесса и входят в технологию управления. Они реализуются технологическими процессами обработки данных с использованием электронных вычислительных машин и других технических средств.

Глава 1. Основы работы управленческого персонала ООО «Фемида»

Общество с ограниченной ответственностью «Фемида» (ООО «Фемида») это сравнительно молодая юридическая компания, представляющая рынок юридических услуг 5лет. Организация занимается оказанием юридических услуг физическим и юридическим лицам как на постоянной основе так и разово. 

Штат компании состоит из 11человек:

Директор (1)

Начальник юридического отдела (1)

Ведущий юрисконсульт (1)

Старший специалист (4)

Специалист (2)

Секретарь (1)

Водитель (1)

Бухгалтерский учет выполняет специалист, работающий по договору подряда, и не включенные в штат предприятия.

Из всех работников общества к управленческому персоналу можно отнести директора, начальника юридического отдела и ведущего юрисконсульта. 

Директор, как руководитель и единоличный учредитель фирмы, решает производственные вопросы, иногда совместно с главным бухгалтером или с начальником юридического отдела если это необходимо для принятия верного решения. Все сведения которыми он оперирует ему сообщает управленческий персонал в соответствии со своей компетенцией. Его рабочее место не оснащено компьютером.

Начальник юридического отдела решает множество производственных вопросов пределах своей компетенции, он руководит работой всего отдела: распределяет обязанности за каждым членом отдела, балансирует нагрузку вверенных работников и распределяет ее, представляет интересы граждан и юридических лиц, обратившихся в организацию за юридической помощью, в случае сложности дела.

Ведущий юрисконсульт помогает начальнику юридического отдела в распределении обязанностей между сотрудниками отдела, ведет контроль за исполнением каждым работником своих обязанностей, контролирует сроки исполнения, при необходимости консультирует своих подчиненных о возможных вариантах ведения дел, представляет интересы граждан и юридических лиц, обратившихся в организацию за юридической помощью

Из всего штата ООО «Фемида» особо нужно выделить юридический отдел, т.к. именно он выполняет и отвечает за выполнение поставленных перед обществом задач. Этот отдел самый многочисленный в организации он составляет 75% от всего штата организации:

Начальник юридического отдела (1)

Ведущий юрисконсульт (1)

Старший специалист (4)

Специалист (2)

В юридическом отделе каждый работник имеет собственное рабочее место, каждое из которых оснащено компьютером, и соединены сетью, все компьютеры имеют подключение к сети интернет.

В ООО «Фемида», как и в любой другой юридической компании обрабатывается очень много документации и внутренней и внешней, но конечно же больше внешней, систематизировать которую достаточно трудно, а еще труднее помнить о каждом необходимом документе.

В фирме производятся следующие виды обработки и учета документации: 

1) Анализ и подробное изучение законов и подзаконных актов.

Работа всего юридического отдела связана с законодательной базой РФ, эту работу существенно облегчает установленный в организации Консультант Плюс. Работа установленной программы в полном объеме удовлетворяет требованиям сотрудников организации.

2) Учет входящей, исходящей корреспонденции и внутренних документов (приказов, распоряжений и т.д.) организации.

Эта работа заключается в ведении книги входящей и исходящей документации. 

3) Учет поданных исковых заявлений и прочих процессуальных документов

Учет производится у каждого сотрудника отдельно, просто переписываются все документы в деле. Неудобство ведения такого учета заключается в том что иногда чтобы наитии какой либо документ приходится просматривать несколько папок, да и если возникает необходимость подменить сотрудника и поработать с каким либо документом найди его представляется достаточно сложным. Так же в подобном учете могут быть пропущены некоторые процессуальные сроки, что в работе юриста недопустимо.

4) Учет и ведение договоров.

Это та работа, которую в настоящее время ведут все предприятия. В ООО «Фемида» она заключается в ведении реестра договоров. Минусы такой работы это невозможность проанализировать договоры по различным категориям, в случае если возникает необходимость каким либо образом подвергнуть их анализу приходится очень долго перебирать папки.

Глава 2. Автоматизация управленческого персонала ООО «Фемида»

В настоящее время на рынке (программы) существует множество предложений. Все программы очень разные, как по объему выполняемых задач, удобству интерфейса программы так и по цене. Некоторые и этих программ следовало бы иметь в каждой организации для упрощения и автоматизации деятельности управленческого персонала при планировании хода производства.

В ООО «Фемида» есть возможность решить некоторые недостатки в сложившемся порядке обработке и анализа документации с помощью автоматизации управленческой функции. Рассмотрим конкретные предложения по внедрению программного оборудования.

Рассмотрим программы позволяющие автоматизировать следующие виды работ с документами: 

1) Учет входящей, исходящей корреспонденции и внутренних документов (приказов, распоряжений и т.д.) организации.

2) Учет поданных исковых заявлений и прочих процессуальных документов.

3) Учет и ведение договоров.

2.1 Учет входящей, исходящей корреспонденции и внутренних документов (приказов, распоряжений и т.д.) организации

Программа «Юридический офис» позволяет вести учет исходящей, входящей корреспонденции и внутренних документов (приказов, распоряжений и т.д.) организации. Существует возможность ведения нескольких организаций в одной программе. Возможность автоматически формировать номера документа. Оповещение по сроку исполнения. Вывод информации в MS Word (OO Writer) и MS Excel, OO Calc. Существует карточка документа и возможность формировать карточки по шаблону. Возможно вставить изображение документа, возможность получения изображений документов непосредственно со сканера. Программа осуществляет поиск по журналам. Возможен вывод необходимых полей результата поиска для составления отчетов.

Возможна настройка прав доступа каждого пользователя к журналам документов.

Программа поддерживает режим работы на сети. 

В программе существуют данные автоматической регистрации преддоговорной работы и окончательной, после которой присваивается номер. Возможна настройка правил формирования номера. В программе заполняется карточка договора. Набор контрагентов по договору, и возможностью хранить документы каждого. Формирование договора на базе шаблона MS Word (*.dot). Учет этапов договора и субподрядных договоров. Возможна вставка "оригинала" договора в любом формате, получение изображения со сканера. Кроме хранения текста договора устанавливается набор характеристик для каждого договора, по которым возможно делать выборки (аналитику). В программе можно отследить исполнение договора. 

В программе есть возможность ведения карточки коммерческого предложения, и экспорта карточки в MS Word (OO Writer), регистрации с присвоением номера автоматически. Оповещение по дате контроля. Возможно вставить отсканированное изображение оферты или проекта договора в любом формате. Печать журнала оферт и его экспорт в MS Word (OO Writer).

Так же можно внести информацию о поручениях юридического отдела, осуществить поиск по этой базе, оповещения по датам контроля. Поручения между сотрудниками распределены с учетом уровня прав доступа (для локальной сети).

Программа так же подразумевает хранение, систематизацию и анализ следующих видов документов:

Исковых заявлений: ведется журнал, в котором отражаются все необходимые сведения и состояние ведение дела, оповещение по дате контроля, поиски по базе, расписание слушаний в судах.

Претензий: регистрация претензий. карточка и журнал претензии, оповещение по дате контроля, печать журнала, вывод интересующих данных. 

Жалобы: ведется регистрация жалоб. карточка и журнал жалобы, оповещение по журналу, информация тоже выводится на печать.

Доверенности: создание и регистрация юридических и бухгалтерских доверенностей. Юридические доверенности создаются в формате MS Word (OO Writer), а бухгалтерские по форме М-2а. Возможность вести журнал доверенностей, и экспортировать его в MS Word (OO Writer), совершать поиски по базе доверенностей и оповещать по дате контроля. Возможна даже вставка фотографий в доверенности.

Справочники: в программе ведется справочник контрагентов, судов и сотрудников.

Возможна настройка интерфейса и оповещений.

Резервное восстановление или копирование базы.

2.2 Учет поданных исковых заявлений и прочих процессуальных документов

«Гражданский процесс» - программа предназначенная для юристов. 

Программа позволяет вести базу клиентов с подробной информацией по каждому, учет обращений клиентов с заведением дела по каждому случаю обращения, формирование доверенностей и соглашения на оказание юридических услуг по каждому случаю обращения. В случае направления дела в суд программа дает возможность вносить информацию по всему ходу дела, а так же формирование и хранение всех документов, как либо фигурирующих в деле.

Программа формирует и хранит следующие документы: доверенности по делу; договора на оказание юридических услуг; исковые заявления; претензии; жалобы; извещение об уплате госпошлины; исковые заявления; жалобы; претензии; возражения на исковое заявление; возражения на жалобы; заявления; ходатайства; замечания на протокол; кассационные жалобы (краткие и мотивированные); апелляционные жалобы (краткие и мотивированные); частные жалобы; мировые соглашения надзорные жалобы; заявления о выдаче судебного приказа; запросы; определения; протоколы; решения; исполнительные листы; судебные приказы. 

Программа «Управление долговыми обязательствами» позволяет вести информацию по дебиторской задолженности, отслеживать поэтапное погашение задолженности, вести информацию по дебиторам и контактам с представителями дебитора.

В программе реализованы: 

* Журнал долговых обязательств с возможностью вывода на печать отчета с расчетом невыплаченного остатка. 

* "Карточка" долга с возможностью привязки отсканированного изображения документа. 

* Ведение поэтапного погашения задолженности. 

* Поиск по базе данных. 

* Справочник дебиторов с представлением информации в виде "карточки". 

* Учет контактов с представителями дебитора.

* Напоминания о просроченных датах оплаты и контакта. 

2.3 Учет и ведение договоров

Для автоматизации работы с договорами можно предложить следующую программу - «Респект: Учет договоров». Это программа, предназначенная для автоматизации работы с договорами. Необходимость автоматизированного учета договоров возникает у организаций когда с помощью таких инструментов, как бумажный журнал договоров, электронная таблица Excel или справочник учетной системы трудно составить четкую картину договорной деятельности, планировать и контролировать расчеты и сроки работ по договорам.

Эта программа уменьшает рутинную работу по подготовке и согласованию договоров, расчетам и позволяет быстро получать оперативную и аналитическую информацию по договорам, связанным с ними работам и операциям.

Возможность учета, как договоров покупки так, и поставки. Позволяет вести единый реестр договоров организации.

Программа автоматизирует все этапы ведения договоров: от их согласования до учета и контроля за исполнением обязательств. Имеет гибкую систему для составления отчетности, управление взаимоотношениями с контрагентами, распределения уровня доступа к информации, в зависимости от пользовательских настроек, обмена данными с 1С:Бухгалтерией и 1С:Управление торговлей.

«Респект: Учет договоров» оптимизирует и систематизирует работу с договорами и предоставляет все необходимые инструменты для управления работы с договорами. Программа дает возможность правильно планировать, анализировать и контролировать договорную деятельность за счет хранения и предоставления полной, актуальной и структурированной информации.

Программа «Респект: Учет договоров» автоматизирует управление и работу с договорами. С ее помощью систематизируется и упрощается подготовка, согласование, исполнение и хранение договоров. Возникает возможность анализировать и контролировать договорную деятельность и работу с контрагентами, избегать издержек, обусловленных разрозненным хранением документов и отсутствием актуальной информации.

В работе с договорами можно выделить основные логические этапы, процессы договорной деятельности. Эти процессы можно представить в виде схемы. Эта схема может изменяться в зависимости от специфики ведения договоров в организации и от отрасли. Однако структура договорного процесса останется неизменной. «Учет договоров» представляет механизмы для автоматизации всех представленных процессов и может адаптироваться под специфику работы с договорами предприятия любой отрасли и организационной формы.

Прежде всего необходимо отметить, что программа "Респект: Учет договоров" - это конфигурация на платформе 1С:Предприятие 8, а следовательно, это полностью открытая для изменения система.

Система защиты конфигурации реализована номинально, и не затрагивает ключевые объекты. Таким образом, если перед вами стоит задача построения системы управления договорами на предприятии - это самый оптимальный вариант.

Программа построена на базе конфигурации "Бухгалтерия предприятия" (БП), но при этом ее легко адоптировать под конфигурации "Управление торговлей" (УТ) и "Управление производственным предприятием" (УПП). 

Преимущества системы

«Респект: Учет договоров» предлагает обширный и универсальный набор инструментов для работы с договорами.

Использование современной и широко распространенной учетной системы в качестве платформы программы, позволяет избежать обособленности системы учета договоров и разрыва в корпоративной информационной системе. Это обеспечивается за счет интеграции как в 1С:Бухгалтерию предприятия, так и в 1С:Управление торговлей - самые распространенные информационные системы на данный момент

Автоматизация основных процессов работы с договорами

«Учет договоров» предусматривает не только регистрацию и хранение договоров, но и управление процессами их подготовки, согласования и исполнения. 

Удобство при работе с договорами обеспечивается удобным пользовательским интерфейсом. Все данные разделены на логические группы, легкий поиск нужного договора, связанных с ним документов. Каждый пользователь получает только необходимую для него информацию.

Простота использования

Для работы с системой не нужно получать специфических знаний, достаточно владеть навыками работы с персональным компьютером и прочитать руководство пользователя. Справочная система программы написана простым и понятным языком. 

Интеграция с другими системами

Технологически программа реализована на платформе «1С:Предприятие 8.1». Это позволяет применять все возможности этой мощной учетной системы и существенно выиграть за счет интеграции.

Гибкость и масштабируемость

Программа может быть использована как на небольших, так и на крупных предприятиях без ограничения отраслевой специфики. Организация заказчик, в зависимости от своих потребностей и размера имеет возможность выбрать подходящую версию программы. Стоимость программы учет договоров не зависит от количества используемых рабочих мест.

2.4 Прочие программы позволяющие автоматизировать работу деятельности управленческого персонала при планировании хода производства

Программа «Управление долговыми обязательствами» позволяет контролировать информацию по дебиторской задолженности, отслеживать погашение задолженности поэтапно, вести информацию по дебиторам, контактам с дебитором.

В программе реализованы: 

Журнал долговых обязательств с возможностью вывода на печать отчета с расчетом невыплаченного остатка. 

"Карточка" долга с возможностью привязки отсканированного изображения документа. 

Ведение поэтапного погашения задолженности. 

Поиск по базе данных. 

Справочник дебиторов с представлением информации в виде "карточки". 

Учет контактов с представителями дебитора.

Напоминания о просроченных датах оплаты и контакта. 

Итак, существует множество программ, позволяющих автоматизировать труд управленческого персонала при планировании хода производства, выше была описана лишь их малая часть. Они несомненно упрощают труд управленца, хотя обилие программ так же пожжет вызвать и неудобства. Из-за обилия программ используемых на одном предприятии, снова будет теряться драгоценное время и силы на переработку и сопоставление информации, необходимой для принятия решений. Поэтому, целесообразно выделить одну программу из списка имеющихся, которая будет удовлетворять всем запросам организации. В случае, если объединение всех пожеланий по систематизации и анализу информации не будет удовлетворена одной программой, ввиду отсутствия таковой или невозможности скомпоновать сведения, следует выбрать те программы, которые в большей степени автоматизируют планирование хода производства, разделив их на сегменты, но самое главное в данном выборе не допустить или минимизировать повторение идентичных сведений. 

Так детально изучив специфику работы управленческого персонала общества с ограниченной ответственностью «Фемида», можно прийти к выводу, что оптимальным программным обеспечением, которое поможет --- является программа «Юридический офис».

Заключение

учет документ управленческий планирование

Автоматизация в общем виде представляет собой комплекс мероприятий технического и организационного характера, который позволяет снизить степень участия или полностью исключить непосредственное участие человека в осуществлении той или иной функции производственного процесса, процесса управления.

В качестве инструментария автоматизации деятельности управленческого персонала при планировании хода производства предлагается использовать программу «Юридический офис» - автоматизированную информационную систему, позволяющую ООО «Фемида» достигнуть улучшений в области планирования, анализа, управления работой предприятия. Также использование предлагаемой к внедрению информационной системы позволит уменьшить количество времени, затрачиваемое на труд и соответственно может увеличить доходность предприятия, за счет того, что сэкономленное рабочее время выполнение работниками своей непосредственной трудовой деятельности - оказанию юридических услуг.

Предлагаемая к внедрению автоматизированная информационная система предназначена как автоматизации деятельности управленческого персонала при планировании хода производства, так и всех сотрудников предприятия, что связан со спецификой работы.

Список используемой литературы

1. Управление информационными ресурсами. Модульная программа для менеджеров, модуль 17, ГОДИН В.В., Корнеев И.К., М.: ИНФРА-М, 1999.

2. Каймин В.А. Информатика. - М.: ИНФРА - М, 2001

3. Острейковский В.А. Информатика: Учебник для вузов. - М.: Высшая школа, 1999

4. Введение в информационный бизнес под ред. В.П. Тихомирова, А. Хорошилова. - М.: Финансы и статистика, 1996.

5. Фрэнк Уэбстер «Теории информационного общества», «АСПЕКТ ПРЕСС»,М.:2004.

6. А.А. Козырев. Информационные технологии в экономике и управлении: Учебник - СПб.: Изд-во Михайлова В.А., 2003

7. Информационные технологии управления: Учебно-практическое пособие для студентов заочного обучения всех специальностей, под ред. проф. Ю.М. Черкасова. - ГУУ, М.: 2000

8. Некоторые аспекты формирования информационных ресурсов в России Информационные ресурсы России. 2001, №1.

9. Социально-экономическая природа информационного продукта и информационного ресурса // Под ред. Д.Г. Плахотной - М. Изд-во, Московского университета, 1992.

10. Орлов А.И., Федосеев В.Н. Менеджмент в техносфере: Учебное пособие для студентов высших учебных заведений. - М.: Издательский центр «Академия», 2003.

11. Фрэнк Уэбстер «Теории информационного общества», «АСПЕКТ ПРЕСС»,М.:2004.

12. Одинцов А.В. Норенков Ю.И. Горин О.Д. Динамическое моделирование предприятия. //Информационные технологи. - 1997. - №2

Размещено на Allbest.ru