Системы автоматического управления

Размещено на http://allbest.ru/

Размещено на http://allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Сущность и основные направления автоматизации делопроизводства

2. Автоматизация контроля за исполнением документов

3. Характеристика основных автоматизированных систем контроля за исполнением документов

3.1 Автоматизированная система «ДЕЛО»

3.2 Автоматизированная система «БОСС-Референт

3.3 Автоматизированная система исполнения АСКИД 1.0

Заключение

Список использованных источников и литературы

Приложения

ВВЕДЕНИЕ

Как показывает практика, на сегодняшний день существует огромное количество организаций как малого и среднего бизнеса, так и больших предприятий, имеющих немалое число филиалов, где документационное обеспечение управления совершенно не развито или используется в лучшем случае только наполовину.

Между тем, работа с документацией была и остаётся одним из главных бизнес-процессов на любом предприятии и в любом офисе. И организация такой работы является важной частью процессов управления, существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых решений. Как повысить эффективность работы с документами? Как ускорить и поставить на контроль процессы выполнения поручений по документам, процедуры согласования документов, процессы информирования и ознакомления сотрудников с документами? Как выстроить единое информационное пространство для организаций, имеющих филиалы, дочерние предприятия, представительства

Совершенно очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом уже не справляется с теми объемами работы, которые существуют в данное время.

В любой, даже самой дисциплинированной, организации при ведении классического бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать проблемы. В качестве примера можно привести всем известные и очевидные ситуации: потеря поступивших документов, неотправленные по забывчивости либо дублирующие друг друга отправленные документы, отсутствие на договоре, подписанным руководителем и приведшего к значительным убыткам, виз ответственного исполнителя, согласующих лиц и т.д. Все это приводит к путанице и неразберихе, как следствие - к невозможности решения управленческих задач.

Существенный путь решения - автоматизация делопроизводства и документооборота компании путем внедрения полноценной информационной системы документационного обеспечения управления.

Сегодня интерес к рынку программного обеспечения для автоматизации работы с документами неуклонно растет. Использование сети Internet позволяет автоматизировать процесс документооборота, сократить время обработки, улучшить поиск данных, обеспечить контроль исполнения. Новые технологии в этой области предоставляют полную аналитическую информацию и снижают вероятность всевозможных ошибок.

Актуальность темы данного исследования очевидна: на сегодняшний день отмечен рост интереса к автоматизированным системам контроля.

Цель курсовой работы: исследование автоматизированных систем контроля за исполнением документов.

Для достижения поставленной цели определен круг задач:

1. Рассмотреть сущность и основные направления автоматизации делопроизводства.

2. Исследовать автоматизацию контроля за исполнением документов.

3. Дать характеристику основных автоматизированных систем контроля за исполнением документов.

Объектом курсовой работы являются автоматизированные системы делопроизводства.

Предметом курсовой работы являются автоматизированные системы контроля за исполнением документов.

Теоретическую базу исследования составили труды таких авторов, как Бобылева М.П., Глик Д.И., Кудряев В.А., Кузнецова Т.В., Митченко О.Ю., Стенюков М.В.

Курсовая работа состоит из введения, трех глав и заключения.

1. Сущность и основные направления автоматизации делопроизводства

Основой современной организации рациональной и оперативной работы по созданию и обработке огромного потока документов в организациях стали персональные компьютеры (ПК). Компьютерные технологии радикально изменили сам характер труда в делопроизводстве и управлении.

Перечислим основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве:

ѕ помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);

ѕ передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет);

ѕ регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа);

ѕ контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, и это автоматически позволяет информировать руководство организации об уровне исполнительской дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту);

ѕ перевод текста документа с одного языка на другой (осуществляется в автоматическом режиме при наличии соответствующего пакета программ и дополнительном редактировании текста);

ѕ защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита).

Внедрение электронного документооборота в организации позволяет повысить эффективность труда его сотрудников за счет сокращения времени на поиск, разработку, тиражирование и пересылку документов. В то же время следует учесть, что использование ПЭВМ в документообороте организации зачастую наталкивается на многочисленные препятствия - финансовые, программно-технические и психологические.

При внедрении подобных систем необходимо следовать некоторым общим принципам, которые позволят избежать серьезных ошибок.

К принципам внедрения электронного документооборота в организации следует отнести:

– постепенное увеличение удельного веса ПЭВМ при создании документов (особенно внутри организации);

– своевременную модернизацию технического и программного обеспечения;

– первоочередное использование ПЭВМ для сокращения рутинных операций при создании документов;

– предпочтительное использование ПЭВМ на этапах документооборота с наибольшими временными затратами (как правило, при переписке);

– ясное понимание необходимости внедрения подобных систем руководством организации Кугушева Т.В. Делопроизводство: Учебное пособие. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. - 256 с..

Автоматизация и механизация работы с документами направлены на повышение оперативности управленческого труда, сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу, использование документной информации, усиление контроля исполнения и упорядочение документооборота.

Автоматизированная работа с документами осуществляется путем создания и внедрения специальных программ с использованием ПЭВМ и автоматизированных рабочих мест (АРМ). При этом должна быть обеспечена информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой и с централизованными базами данных.

Автоматизированная подготовка документов осуществляется в основном на АРМ в структурных подразделениях организации. Документ, подготовленный средствами вычислительной техники, может использоваться в работе на правах подлинника.

Автоматизированная регистрация документов может производиться также децентрализованно, в местах регистрации документов на АРМ структурных подразделений и в канцелярии предприятия. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного единого набора обязательных реквизитов. Запись на машинном (магнитном, оптическом и т. п.) носителе должна дублироваться машинограммой контрольно-учетной карточки, которая используется в качестве справочной картотеки.

На базе данных автоматизированной регистрации документов строится автоматизированная информационнопоисковая система, обеспечивающая информационными данными обо всех документах и месте их нахождения при помощи вывода информации на экран дисплея или изготовления машинограмм. При этом должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.

Автоматизированный контроль исполнения документов строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей группы контроля о состоянии исполнения всех документов, а также предварительный контроль сроков исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины Кудряев В.А. Организация работы с документами. - М.: Инфра-М. - 2008. - С. 282. .

Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков и т.д. выводятся на экран дисплея.

Руководство предприятия должно нести ответственность за эффективность использования автоматизированной технологии работы с документами, определять право доступа сотрудников к информации, хранящейся на машинных носителях.

Все сотрудники предприятия обязаны четко соблюдать требования автоматизированной технологии работы с документами.

Современный электронный офис базируется на промышленных программных продуктах, поставляемых как для отдельных ПЭВМ, так и ПЭВМ, функционирующих в рамках вычислительной сети. Последняя представляет собой единый комплекс вычислительных машин (в частном случае -- ПЭВМ), связанных между собой с помощью сетевого оборудования (сетевые адаптеры, кабели, концентраторы и др.), ресурсы которого доступны пользователям. В этом случае и говорят о телекоммуникации, имея в виду сети компьютеров, объединенных линиями или каналами связи, благодаря которым территориально удаленные компьютеры могут обмениваться данными друг с другом.

Компьютеры, находящиеся в разных местах, могут совместно пользоваться одними и теми же аппаратными средствами, программным обеспечением или данными.

Компьютеры, установленные в одном месте, могут обмениваться данными между собой, а также совместно пользоваться аппаратными и программными ресурсами Доронина Л.А. Систематизация документов в кадровой службе // Справочник кадровика. - 2004. - №1. С.9-13..

Современные вычислительные сети, особенно локальные сети, т. е., например, функционирующие в одном здании, обычно имеют многоточечную конфигурацию одного из трех типов: кольцевую, звездообразную или шинную.

В кольцевой сети имеется несколько компьютеров или рабочих станций, соединенных друг с другом в замкнутое кольцо.

Звездообразную сеть образуют рабочие станции или подчиненные компьютеры, соединенные по двухточечному принципу с центральным компьютером (сервером) или хабом (концентратором), который осуществляет управление сетью.

Что касается шинной сети, то все компьютеры или рабочие станции соединены с общей телекоммуникационной шиной, в качестве шины могут использоваться витая пара проводов, коаксиальный или волоконно-оптический кабель.

Применительно к локальным сетям шинные сети являются наиболее распространенными конфигурациями, а при их соединении с помощью тех или иных систем и видов связи получают глобальные сети.

Любая ПЭВМ преобразуется в рабочую станцию после установки в ней сетевого адаптера и подключения к вычислительной сети. Машины этой вычислительной сети могут сопрягаться со средствами телекоммуникаций через специальные устройства -- модемы для выхода в различные системы связи. В этом случае ПЭВМ можно рассматривать как своеобразные узлы электронной почты.

В настоящее время разработаны эффективные средства электронной почты для пересылки одноадресных и многоадресных сообщений и документов с учетом категорий срочности их доставки и квитирования получения, а также с соблюдением всех требований по защите информации.

автоматизация делопроизводство документооборот компьютерный

2. АВТОМАТИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

Существенное влияние на надлежащее исполнение документов оказывает хорошая организация контроля за этим процессом. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов ГОСТ Р 51141 - 98. С. 7. .

Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации. Это может быть ручная картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов.

Контроль исполнения включает:

а) постановку документа на контроль;

б) проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

в) проверку и регулирование хода исполнения;

г) учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;

д) информирование руководителя Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения - важнейшая задача секретаря / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. 2000. №1. С. 3-5. .

Основная цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенюков. М., 2003. С. 119.. Контроль осуществляют руководители службы ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно - распорядительным документом или резолюцией ГОСТ Р 51141 - 98. С.7. .

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения - важнейшая задача секретаря / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело 2000. №1. С.4. .

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил.

Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем учреждения после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах истечения срока в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

В последние годы все больше организаций приходит к необходимости автоматизации работы с документами. Особенно этот процесс ускорился с принятием в январе 2002 года двух документов - ФЗ «Об электронной цифровой подписи» Федеральный закон от 10.02.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Собрание законодательства РФ. 2002. № 2. , существенно расширяющего сферу применения документов в электронной форме, и Постановления Правительства РФ «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002 - 2010 гг.)», предусматривающей «перевод в электронную цифровую форму большей части документооборота, осуществляемого между хозяйствующими субъектами, органами государственной власти и органами местного самоуправления».

Основная часть работы по автоматизации делопроизводства - это функционирование системы. Так, в системе регистрации и контроля исполнения документов должно быть все детально описано: какие сведения о документе будут вводиться в систему, какие поля карточки будут заполняться автоматически, какие - выбором значений из справочника, а какие - вручную. Тип полей - текстовый, число, дата. Такие реквизиты как номер, дата регистрации проставляются автоматически, а повторяющиеся реквизиты (автор документа, исполнитель, подразделение и т.п.) выбираются из соответствующих списков Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем / М.П. Бобылева // Делопроизводство. 2001. №1. С. 40.. Это сокращает время регистрации и позволяет избежать опечаток.

Затем, после первоначальной регистрации, документ поступает к руководителю, который подписывает резолюцию, после чего в картотеку вносятся следующие данные:

- автор резолюции (выбирается из справочника);

- текст резолюции (переносится вручную);

- ответственный исполнитель (выбирается из справочника сотрудников организации);

- срок исполнения (проставляется вручную);

- ход исполнения документа (вложенная таблица).

После поступления документа на исполнение в карточку могут вноситься сведения о передаче документа от исполнителя к исполнителю: название подразделения, фамилия исполнителя, дата передачи документа, что уже сделано.

При ведении текущего контроля ответственный за контроль исполнения сотрудник ежедневно, как правило, в начале рабочего дня может вызывать на экран компьютера и при необходимости распечатать список документов, срок исполнения которых (поле «Контрольная дата») истекает сегодня. При соответствующих настройках программы список может автоматически распечатываться в начале каждого рабочего дня Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем / М.П. Бобылева // Делопроизводство. 2001. №1. С. 40..

При использовании системы электронной почты, предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).

Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. Так как машина фиксирует все задержки исполнения документов, программу контроля можно увязать с премированием сотрудников. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя Кузнецова Т.В. Делопроизводство / Т.В.Кузнецова, Л.В.Санкина и др. М., 2002. С. 269-270..

Номер дела, в которое подшит исполненный документ, выбирается из справочника - номенклатуры дел организации с указанием сроков хранения дел. Это важное поле, т.к. позволяет не только быстро найти завершенный в делопроизводстве документ, но и формировать внутреннюю опись документов в деле, а также определять сроки хранения документов на основании сроков, указанных в номенклатуре дел.

Таким образом, четко налаженный контроль исполнения является средством повышения эффективности работы сотрудников, создания деловой атмосферы, условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено в срок и т.п.

3. ХАРАКТЕРИСТИКА ОСНОВНЫХ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

3.1 Автоматизированная система «ДЕЛО»

Система «ДЕЛО» разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) - комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации Глик Д. И. Национальные стандарты в области электронного документоотбора // Секретарское дело. 2006. №9. С. 45-46.. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году. Сегодня «ДЕЛО» используют более 1500 компаний, учреждений, организаций России и стран СНГ, а общее число установленных рабочих мест около 120 000. Шесть субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО».

«Сертификат Наивысшего Качества» ЦСЦР Госстандарта России, полученный системой «ДЕЛО», и многолетний опыт специалистов ЭОС гарантируют успешное внедрение системы и отсутствие проблем с ее дальнейшей эксплуатацией.

Преимущества системы:

Для руководителей различных уровней:

- быстрый поиск документов;

- отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

- эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;

- сокращение сроков подготовки и согласования документов;

- удобная работа над проектами документов;

- получение сводных отчетов и журналов;

- возможность делегирования полномочий.

- Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:

- быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;

- отслеживание хода исполнения резолюций;

- удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и их проектов;

- журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;

- формирование отчетности.

Система «ДЕЛО», масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест. Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15489 «Информация и документация - Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии - Практическое руководство по управлению информационной безопасностью») Митченко О.Ю., Рысков О.И. Требования к системе управления документами (по международному стандарту ИСО 15489-2001) // Секретарское дело. 2005. №4. С. 58..

Автоматизированная система «ДЕЛО»:

1. Обеспечивает защищенный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств. Компания «Электронные Офисные Системы» обладает всеми необходимыми сертификатами ФСБ для использования средств защиты информации в своих продуктах.

2. Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование».

3. Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность.

4. Позволяет работать с документами как в локальной сети, так и удаленно - через Интернет («ДЕЛО-WEB»).

5. Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов.

Система «ДЕЛО» - тиражируемый «коробочный» продукт. Она без каких-либо заказных доработок решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. С помощью гибкой системы справочников легко может быть установлена и настроена специалистами заказчика.

3.2 Автоматизированная система «БОСС-Референт»

Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Ее потребителями являются коммерческие компании, федеральные государственные унитарные предприятия, государственные органы власти. Система имеет сертификат соответствия ГСДОУ, а ее разработчик, компания «АйТи» имеет сертификат ГОСТ Р ИСО 9001, удостоверяющий систему «…менеджмента качества сертифицированной компании применительно к проектированию, разработке, производству и обслуживанию программных средств для обработки документов и решения организационно-экономических задач…» Глик Д. И. Национальные стандарты в области электронного документоотбора // Секретарское дело. 2006. №9. С. 55..

Главными результатами внедрения системы являются:

- повышение управляемости организации;

- новый уровень исполнительской дисциплины;

- поддержка регламентов внутрикорпоративного взаимодействия;

- повышение скорости принятия решений;

- создание условий для обмена знаниями и информацией;

- совершенствование процессов, продуктов и услуг организации.

Преимущества системы БОСС-Референт Сысоева Л.А. Разработка концепции общекорпоративной системы электронного управления документами // Секретарское дело. 2006. №7. С. 30-31.:

Система БОСС-Референт, построенная на платформе IBM Lotus Domino/Notes, занимает лидирующие позиции на отечественном рынке благодаря ряду достоинств, в числе которых:

- средства создания единого информационно-управленческого пространства для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных;

- поддержка сложных маршрутов согласования документов;

- развиваемость решения. Быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых с учетом специфики заказчика;

- надежная работа, высокие показатели производительности, удобство администрирования и масштабирования, Web-доступ;

- наличие средств защиты информации, возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота;

- простота освоения пользователями;

- успешное использование системы ведущими компаниями и организациями России.

3.3 Автоматизированная система исполнения АСКИД 1.0

Программа контролирует исполнение документов в положенный срок. В АСКИД организовано два журнала документов, при добавлении нового документа существует возможность автоматического инкремента номера. Интерфейс выполнен с цветовым предупреждением: просроченные документы выделяются красным цветом; документы со сроком, приближающимся к сроку исполнения, выделяются желтым цветом. Система выполняет поиск документов по атрибутам: входящий/исходящий номер, отправитель, дата отправления/получения, тема. Исполненные документы автоматически переносятся в раздел «исполненные».

АСКИД предоставляет пользователям следующие возможности:

Руководителям:

- создавать (регистрировать) новые карточки документов,

- создавать (регистрировать) новые поручения,

- отправлять сообщения о новых поручениях на электронный почтовый адрес исполнителей,

- контролировать сводное состояние текущих поручений по всем исполнителям и статистику исполнительской дисциплины,

- контролировать ход исполнения конкретных поручений по любому из исполнителей,

- осуществлять текстовый обмен информацией с исполнителями по ходу выполнения поручений,

- фиксировать факт выполнения поручений («закрывать» поручения),

- осуществлять поиск поручений по различным критериям,

- просматривать архив выполненных и закрытых поручений,

- выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel отдельное поручение,

- выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel списки поручений по различным критериям,

- просматривать отчетно-аналитическую информацию о ходе выполнения поручений.

Исполнителям:

- получать новые поручения от руководства,

- контролировать сводное состояние своих текущих поручений,

- осуществлять текстовый обмен информацией с руководством и соисполнителями по ходу выполнения поручений, включая подтверждение получения нового поручения,

- фиксировать факт выполнения поручений (для ответственного исполнителя),

- осуществлять поиск своих поручений по различным критериям,

- просматривать архив выполненных поручений,

- выводить на печать, экспортировать в Word и Excel отдельное поручение,

- выводить на печать, экспортировать в Word и Excel списки поручений по различным критериям.

Преимущества АСКИД:

1. Многоуровневая вертикальная система сквозного контроля: поручения могут выдаваться исполнителям на основе поручений полученных от вышестоящего руководства (прил.1).

2. Легкость внедрения: система проста в освоении и не требует специального обучения пользователей. При развертывании АСКИД не требует установки программ на рабочих местах. На компьютере пользователя необходим только Internet Explorer.

3. Гибкость: для каждого руководителя, заместителя руководителя или менеджера могут быть определены свои виды документов и категории поручений

4. Обмен информацией: система позволяет вести переписку по вопросам, связанным с исполнением поручения, как между руководителем и исполнителями, так и исполнителям между собой с помощью встроенных инструментов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В последние годы все больше организаций приходит к необходимости автоматизации работы с документами.

Четко налаженный контроль исполнения является средством повышения эффективности работы сотрудников, создания деловой атмосферы, условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено в срок и т.п.

Проведенное исследование автоматизированных систем позволило сделать следующие выводы:

1. Рынок программного обеспечения для автоматизации процессов делопроизводства представлен как отечественными, так и зарубежными продуктами.

2. Автоматизированные системы отвечают основным требованиям, предъявляемым к программам для ведения делопроизводства.

3. Программное обеспечение, предназначенное для контроля за исполнением документов, разработанное в России, удовлетворяет специфике российского делопроизводства.

4. Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем /М.П.Бобылева // Делопроизводство. - 2001. - №1. - С. 36-41.

2. Гайдукова Л.Н. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения // Секретарское дело. - 2006. - №10. - С. 17-22.

3. Глик Д.И. Национальные стандарты в области электронного документоотбора // Секретарское дело. - 2006. - №9. - С. 45-73.

4. ГОСТ Р 51141 - 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Изд - во стандартов, 1998. - 8 с.

5. Доронина Л.А. Систематизация документов в кадровой службе // Справочник кадровика. - 2004. - №1. - С.9-13.

6. Кугушева Т.В. Делопроизводство: Учебное пособие. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. - 386 с.

7. Кудряев В.А. Организация работы с документами / В.А.Кудряев. - М.: ИНФРА-М, 2000. - 592с.

8. Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения - важнейшая задача секретаря / Т.В.Кузнецова // Секретарское дело. - 2000. - №1. - С. 3-5.

9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. / Т.В.Кузнецова. - М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003. - 123с.

10. Максимович Г.Ю., Берестова В.И. Современные универсальные информационные технологии - основа совершенствования документационного обеспечения управления // Секретарское дело. - 2005. - № 2. - С.23-27.

11. Митченко О.Ю., Рысков О.И. Требования к системе управления документами (по международному стандарту ИСО 15489-2001) // Секретарское дело. - 2005. - №4. - С. 58-60.

12. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство / М.В.Стенюков. - М.: «Книга сервис», 2003. - 160с.

13. Сысоева Л.А. Разработка концепции общекорпоративной системы электронного управления документами // Секретарское дело. - 2006. - №7. - С. 29-37.

14. Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 № 149 - ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Собрание законодательства РФ. - 2006. - №8.

15. Федеральный закон от 10.02.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // Собрание законодательства РФ. - 2002. - № 2.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

Схема работы АСКИД

Приложение 2

Жизненный цикл поручения

Размещено на Allbest.ru