Информационные технологии в управлении предприятием

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Главным направлением перестройки менеджмента и его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Средства и методы прикладной информатики используются в менеджменте и маркетинге. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации. Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования компаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта.

В своей работе я рассматриваю применение информационных технологий в управлении конкретной организацией, в которой я работала региональным менеджером.

Объектом исследования являются процессы управления производством и сбытом компании «Шелехов Ламинат» (производство напольных покрытий, г. Шелехов).

Предметом исследования является движение информации внутри компании, а именно, процесс сбыта товаров с регионального склада в г. Иркутск.

1. Информационные технологии в управлении предприятием

1.1 Понятие информационных технологий

В первую очередь необходимо рассмотреть основные понятия, используемые в данной работе:

- под информацией понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

- информатизация - организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов.

- информационные процессы - процессы сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации.

- информационные ресурсы - это накопленная информация об окружающей действительности, зафиксированная на материальных носителях, обеспечивающих передачу информации во времени и пространстве между потребителями для решения конкретных задач.

Информационные ресурсы существовали всегда и всегда использовались в управлении. Однако до некоторого времени они не рассматривались как экономическая категория. В современной экономике информационные ресурсы находятся в одном ряду с такими базовыми ресурсами, как земля, капитал, труд.

В зависимости от носителей информации, информационные ресурсы разбивают на три основных класса:

1) персонал, который обладает знаниями и квалификацией;

2) документы всех видов и их собрания на любых видах носителей;

3) коллекции объектов неживой и живой природы (промышленные образцы, рецептуры и технологии, стандартные образцы и др.)

1.2 Информационные технологии в системе управления организацией

Управление - это процесс целенаправленной переработки информации, и роль информационных систем в этом процессе весьма значительна. В общем виде ее можно показать, воспользовавшись классической структурной схемой, приведенной на рис. 1.

Рис. 1

Система управления представляет собой совокупность объекта управления (например, организация) и субъекта управления (управленческого аппарата). Задачей объекта управления является реализация целей, поставленных управленческим аппаратом. Оба главных компонента системы связаны прямой и обратной связью. Прямая связь - это поток информации, направляемой от управленческого аппарата к объекту управления. Обратная связь представляет собой поток информации о выполнении принятых решений, идущий в обратном направлении. Если обратная связь увеличивает влияние входа системы на ее выход, то она называется положительной обратной связью, если уменьшает влияние, то отрицательной. Отрицательная обратная связь способствует восстановлению равновесия в системе, когда оно нарушается внешним воздействием.

В наши дни невозможно представить себе организацию, которая не использовала бы информационные технологии в своей деятельности, от электронного документооборота до сложнейших автоматизированных систем.

Автоматизация управления необходима в случаях, когда:

- физиологических и психологических возможностей персонала недостаточно для управления данным процессом;

- система управления находится в среде, опасной для жизни и здоровья человека;

- участие человека в управлении процессом требует от него слишком специализированной квалификации.

Таким образом, автоматическую систему можно определить как совокупность управляемого объекта и управляющих устройств, функционирующую самостоятельно, без участия человека.

Автоматизированная система - это совокупность управляемого объекта и управляющих устройств, в которых часть функций управления выполняет человек.

Как было сказано выше, не в любой организации необходима автоматизация управления. Однако внедрение в работу отдельных автоматизированных систем существенно облегчает и ускоряет управленческие процессы.

1.3 Движение информации в компании «Шелехов Ламинат»

Прежде, чем говорить об информационных технологиях, используемых в управлении компанией, необходимо дать краткую характеристику организации. «Шелехов Ламинат» является компанией, производящей напольные покрытия (а именно, ламинат). Сырье поступает от поставщиков, а конечный этап производства происходит на заводе в г. Шелехов. Готовая продукция поступает на склад, и оттуда производятся отгрузки клиентам. Клиентская база довольно обширная, включает в себя крупные и мелкие торговые точки г. Иркутска и Иркутской области. Также продукция отправляется на региональные склады в городах Красноярск, Екатеринбург, Хабаровск, Чита и Новосибирск, где ее получают клиенты - оптовые и розничные компании. В каждом их перечисленных городов работают региональные представители, состоящие в штате «Шелехов Ламинат». Офис компании, откуда происходит управление процессами производства и продажи продукции, находится в г. Шелехов.

Офис компании оборудован высокотехнологичными устройствами с необходимым программным обеспечением. Условно их можно разделить на группы:

1) Аппаратные средства, входящие в состав электронного офиса:

- персональные компьютеры, объединенные в сеть;

- печатающие устройства;

- средства копирования документов;

- сканеры.

2) Коммуникационные средства:

- телефоны (стационарные и мобильные, в т. ч. телефон «горячей линии»);

- факсы;

- доступ к сети Интернет;

- IP-телефония;

- программа для видеозвонков Skype;

- электронная почта;

- сайт.

3) Программное обеспечение:

- стандартные программы для создания документов (Microsoft Word, Microsoft Excel);

- программа для создания баз данных (Microsoft Access);

- система подготовки презентаций (Microsoft PowerPoint);

- менеджер персональной информации (Microsoft Outlook);

- система представления рабочих процессов (Visual Basic);

- система электронных банковских операций (Банк-Клиент);

- система для работы с документами, учета и продажи товаров (1С).

Все вышеперечисленные средства, безусловно, ускоряют управленческие процессы сбыта и производства. Однако в любой системе случаются «сбои», и информация не всегда доходит до получателя быстро и качественно.

1.4 Процесс сбыта товаров с регионального склада и связанные с ним информационные проблемы

Если рассматривать движение информации по компании в целом, получится лишь общая картина, где «информационные сбои» не так значительны. Мне бы хотелось рассмотреть такие «сбои» на примере процессов, выполняемых конкретной группой работников, входящих в один управленческий сектор, чтобы как можно более детально увидеть управленческие проблемы.

Итак, рассмотрим процессы, связанные со сбытом товара с регионального склада по розничным торговым точкам г. Иркутска.

Процесс сбыта товаров на рынке г. Иркутск можно условно разделить на три отдельных процесса, за каждый из которых несет ответственность конкретный сотрудник, который находится в подчинении у вышестоящего сотрудника. Каждый сегмент процесса сбыта состоит, в свою очередь, из более мелких процессов, внутри которых кроются отдельные управленческие проблемы.

Таким образом, в процессе сбыта товара компании можно выделить три проблемы, возникающие в связи с движением информации внутри организации. Рассмотрим их:

1) Быстрые изменения информации об остатках товара на складе в связи с ежеминутными отгрузками товаров, в том числе крупными партиями (контейнерные отгрузки). Данная проблема базируется на том, что информация об остатках товаров на складе рассылается клиентам компании ежедневно с утра (с 9.00 до 9.30). На основании этой информации клиенты осуществляют продажи товара через свои торговые точки. То есть, если продажа осуществляется, к примеру, в 11 часов утра, к этому времени со склада уже может осуществиться крупная отгрузка партии товара, и имеющихся остатков клиенту может не хватить. В связи с этим многие клиенты в момент продажи вынуждены звонить в офис компании для уточнения информации. Это, в свою очередь, замедляет процесс оформления документов и, как следствие, доставки товаров.

2) Проблемы, связанные со скоростью работы средств коммуникации. Подобные проблемы имеют место в двух процессах: рассылке информации об остатках товаров на складе клиентам и получение заявок на товары от клиентов. Данные проблемы, как правило, не зависят от управленческих решений, принимаемых в организации. Они зависят от работы провайдера сети Интернет (например, сбои в подключении к сети), а также от работы других средств коммуникации: телефонов (стационарных и мобильных), факсов, компьютерной техники. Как правило, в период поступления заявок от поставщиков в офис поступает большое количество звонков, и, несмотря на наличие многоканального телефона в офисе, мобильных телефонов у региональных менеджеров, а также телефона «горячей линии», клиентам бывает сложно дозвониться и оставить заявку.

3) Замедления доставки товаров, связанные с тем, что поступают новые заявки, которые необходимо обрабатывать одновременно с процессом текущих отгрузок. Данная проблема охватывает следующие процессы:

- составление заявки на склад для подготовки и сбора товаров для отгрузки;

- оформление документов для отгрузки товаров;

- составление маршрутов водителей согласно местонахождению клиентов;

- загрузка товаров в автомобили доставки согласно маршрутным листам.

Как и любая производственно-торговая компания, «Шелехов Ламинат» стремится продать как можно больше товара. Для формирования о себе положительного мнения компания старается сделать все для того, чтобы конечный покупатель получил купленную продукцию как можно быстрее. Поэтому в штате сотрудников компании имеются два водителя и грузовые автомобили, то есть доставка товаров до клиентов происходит за счет компании, ежедневно, во второй половине дня. В первой же половине дня (с 9 до 11 часов) происходят процессы, связанные с приемом заявок от клиентов, их обработкой, подготовкой товара на складе и оформлением необходимых документов. Клиенты могут подавать заявки на товар до 11 часов утра. То есть, если новая заявка поступает в 10.50 утра, когда весь товар для отгрузки уже подготовлен, менеджеру-координатору приходится обрабатывать ее отдельно (делать заявку на склад, готовить документы и т.д.). Такие заявки и замедляют процесс доставки товаров.

Итак, мы рассмотрели процесс сбыта товаров компании «Шелехов Ламинат» и связанные с ним проблемы. Перейдем к решению перечисленных проблем.

2. Решение управленческих проблем в организации с точки зрения информационных технологий

информационный организация сбыт склад

2.1 Возможные варианты решения управленческих проблем в процессе сбыта товаров

Первой из вышеперечисленных проблем является быстрое «старение» информации. Эта проблема актуальна для любой информации в любой организации. Чтобы свести к минимуму риск продажи клиентом закончившегося товара, возврата денежных средств конечному потребителю и связанных с этим возможных разбирательств, негативного отношения к компании, можно предложить следующие варианты решения данной проблемы:

1) Увеличение постоянных складских остатков товаров. То есть, производство товаров «с запасом» на основании постоянного анализа продаж. Этот вариант требует значительных финансовых трат на приобретение сырья, на дополнительное производство товаров, на увеличение складских площадей, оплату труда рабочим, а также увеличение риска «залеживания» товара, другими словами, «замораживание» оборотных денежных средств, которые можно было бы вложить в любое другое «предприятие» и получить дополнительный денежный доход.

2) Ускорение процесса обмена информацией между складом готовой продукции и торговыми точками клиентов. В этом может помочь Интернет. Для этого необходимо создать на сайте компании страницу с остатками товара на складе на текущий момент, производить обновление данной страницы с интервалом раз в 15-30 минут (в зависимости от ситуации, возможно, будет достаточно двух-трех раз в день). Одному из сотрудников предприятия вменить в должностные обязанности обновлять информацию на странице согласно жестко установленного графика (например, 9.00, 9.45, 10.30, 11.15 и т.д.). Одним из пунктов договора поставки определить способ получения клиентом информации об остатках продукции на складе: в режиме «on-line» на сайте компании в сети Интернет. Также, обязать клиентов одним из пунктов договора предоставлять заявку на оплаченный конечным покупателем товар в течение 10-15 минут с момента продажи посредством электронной почты на бланке установленного образца. В это время сотрудник компании, занимающийся обновлением информации на сайте, в соответствии со своими должностными обязанностями, обрабатывает информацию, получаемую от клиентов, внося необходимые изменения на сайте.

Данный вариант решения проблемы «запаздывания» информации, на наш взгляд, является наиболее приемлемым, так как не влечет за собой дополнительных расходов, а бремя незначительных трат «ложится на плечи» клиентов в виде оборудования торговых точек компьютерной техникой с выходом в Интернет.

Что касается второй озвученной нами проблемы (недостаточная скорость работы средств коммуникации), она исчезает при реализации решения первой проблемы. То есть, если клиенты будут оформлять заявки на бланках установленного образца и отправлять их с помощью электронной почты, необходимость телефонных звонков исчезнет. А «сбои» в работе сети Интернет происходят в последнее время все реже, так как технологии постоянно совершенствуются.

Для решения следующей проблемы (а именно, замедления доставки товаров, связанные с поступлением новых заявок) необходимо ввести жесткое правило: «утром деньги - вечером стулья», а переведя ситуацию на данное предприятие, «сегодня заявка - завтра товар». Иными словами, клиент, в установленном договором порядке отправляя заявку на продукцию в течение рабочего дня (например, до 17.30), гарантированно получает на следующий день продукцию. Менеджер-координатор, получая заявку, отправляет ее на склад, складские работники готовят продукцию к отгрузке. Так происходит в течение всего рабочего дня. В период времени с 17.30 до 18.00 формируются последние заявки и готовятся документы. Утром следующего дня происходит погрузка подготовленной продукции в автомобили доставки, и осуществляется процесс доставки товаров. Данная схема работы позволяет наиболее рационально распланировать рабочий день всех задействованных в процессе сотрудников, исключает появление стрессовых ситуаций, аврала, излишней спешки.

3. Внедрение разработанных решений в работу организации

3.1 План внедрения разработанных решений в процесс сбыта товаров

Для внедрения в работу организации разработанных нами решений необходимо:

1) Произвести изменения на сайте компании - добавить информацию о текущих остатках продукции с возможностью постоянного ее обновления.

2) Разработать должностную инструкцию для сотрудника, на которого будет возложена обязанность обновления остатков на сайте.

3) Заключить с клиентами дополнительное соглашение об изменении способа и формы оформления заявок и уточнения остатков склада.

4) Координировать работу складского комплекса в соответствии с внедренными изменениями.

Заключение

В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация. Но то, что действительно, скажем, для строго формализованного производственного процесса, отнюдь не столь очевидно для такой сферы, как управление. Трудности, возникающие при решении задачи автоматизированной поддержки управленческого труда, связаны с его спецификой. Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это, прежде всего, труд творческий и интеллектуальный. На первый взгляд, большая его часть вообще не поддается какой-либо формализации. Поэтому автоматизация управленческой деятельности изначально связывалась только с автоматизацией некоторых вспомогательных, рутинных операций. Но бурное развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической платформы и появление принципиально новых классов программных продуктов привело в наши дни к изменению подходов к автоматизации управления производством.

В данной работе мной были проанализированы процессы, связанные со сбытом товаров в торговые точки г. Иркутска с регионального склада. На основании анализа были выделены управленческие проблемы и разработаны пути их решения, а также план внедрения этих решений в работу организации.

Список литературы

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник / под ред. Г.А. Титоренко. - М.: ЮНИТИ, 2006. - 399 с.

2. Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров-2-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2005. - 512 с.

3. Гринберг А.С., Король И.А. Информационный менеджмент: Учеб. пособие для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003 г.

4. Диго С.М. Базы данных: проектирование и использование: Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2005. - 592 с.

5. Информационные технологии в бизнесе / Под ред. М. Желены.-СПб.:Питер, 2002.

6. Саак А.Э., Пахомов Е.В., Тюшняков В.Н. Информационные технологии управления: Учебник для вузов. - СПб.: Питер, 2008.

7. Шестаков С.С. Основы информационного менеджмента: руководство для слушателей-участников. Модуль для переподготовки и повышения квалификации государственных и муниципальных служащих. - Иркутск: Изд-во ИГЭА, 1999.

Размещено на Allbest.ru