Разработка программного продукта "Отдел снабжения"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Отдел снабжения. Управление и основные задачи

1.1 Анализ функций и деятельности отдела снабжения

Глава 2. Выбор и разработка оптимального программного продукта, удовлетворяющего требованиям отдела снабжения

2.1 Сравнение и анализ предлагаемых на информационном рынке программных продуктов

2.2 Разработка программного продукта «Отдел Снабжения». Выбор ПО и среды разработки

Заключение

Список литературы



Введение

С 2 января по 8 апреля 2012 года мной была пройдена практика в фирме «Геология» в отделе снабжения, главной целью которой являлось закрепление имеющихся теоретических знаний, возможность их применения в области информационных технологий и автоматизации процессов снабжения.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- ознакомиться с организационной структурой в отделе снабжения «Геология»;

- изучить функции и задачи отдела снабжения;

- освоить навыки работы с официальной документацией;

- ознакомиться с формами документооборота;

- проанализировать эффективность деятельности данной фирмы;

- выявить процессы нуждающиеся в автоматизации;

- найти способы решения автоматизации;

- разработать программный продукт отвечающий требованиям отдела снабжения фирмы «Геология».

Процесс снабжения, а точнее осуществление закупок материально-технических ценностей, является стартовой ступенью для работы большинства организаций, а от эффективности их функционирования зависят показатели всей производственно-хозяйственной деятельности. Абсолютно все предприятия нуждаются в снабжении, разница лишь в объемах и направленности, где-то раз в квартал закупаются лишь канцтовары и кофе, а где то в этот процесс вовлечены сотни людей и тратятся миллионы рублей.

Основной задачей отдела снабжения предприятия является своевременное и оптимальное обеспечение производства необходимыми материальными ресурсами соответствующей комплектности и качества. Решая эту задачу, работники органов снабжения должны изучать и учитывать спрос и предложение на все потребляемые предприятием материальные ресурсы, уровень и изменение цен на них и на услуги посреднических организаций, выбирать наиболее экономичную форму товародвижения, оптимизировать запасы, снижать транспортно-заготовительные и складские расходы.

В общем виде сущность организации снабжения заключается в ритмичном и своевременном обеспечении производственного процесса необходимыми предметами производственно-технического назначения и товарами, так как от этого зависит весь процесс производства, а следовательно, и конечный результат - выпуск в поставленные сроки определенного вида продукции или услуг. Несоблюдение сроков поставки или несвоевременное обнаружение недостающей продукции на любом этапе, становится причиной нарушения сроков изготовления промежуточной или конечной готовой продукции в последующих звеньях цепи. При этом несоблюдение требований к заказываемым и поставляемым материальным ресурсам по качеству, цене приводит к увеличению себестоимости выпускаемой продукции. В свою очередь, своевременная поставка производству материальных ресурсов необходимого качества, комплектности и ассортимента позволяет сократить затраты труда на изготовление продукции и потери времени в связи с простоем оборудования или трудовой силы при отсутствии материальных ресурсов.



Глава 1. Отдел снабжения. Управление и основные задачи

1.1 Анализ функций и деятельности отдела снабжения

Для того что бы дать оценку эффективности работы отдела снабжения, необходимо произвести начальный или обзорный анализ деятельности. Такой анализ можно произвести, рассмотрев такие аспекты, как: прием заявок на материально-технические ценности, анализ и обработка заявок, связь и расчеты с поставщиками, а так же контроль за поставкой на всем этапе пути и исполнением договорных сроках.

Что бы процесс снабжения выполнялся эффективно и с наименьшими затратами денежных средств и времени можно, а точнее целесообразно использовать специализированные программные продукты, разработанные индивидуально для предприятия в зависимости от его специализации.

Логическая схема эффективности проста: упрощение процесса мониторинга закупок и поставок материально-технических средств, в режиме реального времени, то есть снижение временных затрат на проведение этой операции, значительно ускоряют весь процесс снабжения. Меньше затрачивается времени на оформление заявок > меньше затрачивается времени на их обработку и связь с поставщиками > ускоряется процесс закупки (процесс расчета) с поставщиками > минимизации срокам поставки материально-технических ценностей.

Деятельность службы снабжения предприятия анализируется на основании следующих критериев:

оптимальное размещение и своевременное выполнение общих и прямых заказов на поставку;

соблюдение установленной сметы расходов;

наличие планов закупок и качество их составления;

эффективность переговоров с поставщиками;

применяемые методы оценки, ранжирования и выбора поставщиков;

качество информационных систем, используемых службой снабжения.

Особенности организационной деятельности службы снабжения с точки зрения возможности эффективного управления, в соответствии с концепцией логистики, традиционно должны отвечать на такие вопросы как:

Что закупить?

Сколько закупить?

У кого закупить?

На каких условиях?

Так же к основным вопросам, логистика добавляет свои задачи:

Как системно увязать закупки с производством и сбытом?

Как системно увязать деятельность предприятия с деятельностью поставщиков?

Кроме этого, необходимо выполнить работы:

заключить договор;

проконтролировать исполнение договора;

организовать доставку;

организовать складирование.

Что, сколько и у кого закупить - задачи сложные по своей природе. В России их решение осложнено тем, что в недавнем прошлом предприятия эти задачи в полном объеме, зачастую, не решали вообще.

Организуя управление производственным снабжением, в первую очередь необходимо определить функции отдела снабжения. Снабжение предприятий сырьем, основными и вспомогательными материалами, другими видами материально-технических ресурсов осуществляется отделами материально-технического обеспечения. К их функциям относятся:

Планирование потребности предприятия в материально-технических ресурсах, необходимых для функционирования основных и вспомогательных производств, а также для эксплуатационного и капитального строительства.

Составление заявок и спецификаций на потребные материально-технические ресурсы и представление их в отделы материально-технического снабжения и плановые отделы вышестоящих органов.

Осуществление всей оперативной деятельности по реализации планов снабжения (заключение договоров, получение материальных ресурсов в соответствии с выделенными фондами и по договорам с поставщиками и др.).

Приемка, размещение, хранение, подготовка к отпуску и отпуск материально-технических ресурсов цехам и службам предприятия.

Установление совместно с планово-экономическим, техническим и финансовым отделами предприятия обоснованных дифференцированных норм запасов материально-технических ресурсов и доведение этих норм до работников складов; регулирование размеров запасов и контроль за их состоянием.

Участие в разработке организационно-технических ресурсов, замене дефицитных сырья и материалов менее дефицитными.

Организация контроля за расходованием материально-технических ресурсов цехами, службами по их назначению.

Ведение оперативного учета поступлений материально-технических ресурсов на предприятие, их отпуска цехам и службам, состояния производственных запасов.

На большинстве предприятий служба снабжения представлена отделом материально-технического снабжения (МТС). Управление материально-техническим снабжением на предприятии возложено на заместителя директора. В его подчинении находится отдел материально-технического снабжения, который обеспечивает согласованность действий всех отделов, служащих и должностных лиц организации по решению следующих задач снабжения:

анализ и определение потребности, расчет количества заказываемых ресурсов;

определение методов и форм снабжения;

выбор поставщиков материальных ресурсов;

согласование цен на ресурсы и заключение договоров с поставщиком;

организация контроля качества, количества и сроков поставок ресурсов;

организация размещения ресурсов на складах предприятия.

Наиболее часто используемые методы и формы снабжения:

Закупка товара (материальных ресурсов) одной партией. Предполагает поставку товаров одной партией за один раз (оптовые закупки на товарно-сырьевых биржах, конкурсах, аукционах, у поставщиков и др.). Преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партии, повышенные торговые скидки. Недостатки: большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала. Регулярные закупки мелкими партиями. В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода. Основные преимущества: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия складских помещений и затрат на содержание излишних запасов. Недостатки: вероятность заказа избыточного количества товара; необходимость оплаты всего количества товара. Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Используется для закупки дешевых и быстро используемых товаров. Преимущества: ускорение оборачиваемости капитала; снижение затрат на складирование и хранение; своевременность поставок. Получение товара по мере необходимости. Этот метод похож на регулярную поставку товара, но характеризуется следующими особенностями:

количество товара строго не устанавливается, а определяется приблизительно;

поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;

оплачивается только поставленное количество товара;

по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые предположительно должны быть поставлены.

Преимущества: отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества товаров; ускорение оборота капитала, минимум работы по оформлению документов.

Отправной точкой в закупочной деятельности является определение потребности в том или ином товаре (материальных ресурсах или готовой продукции).

Процесс приобретения материалов включает в себя ряд логически взаимосвязанных видов работ. Выделяются следующие стадии процесса приобретения материалов:

составление заявок;

анализ заявок;

выбор поставщиков;

размещение заказов;

контроль за выполнением заказов;

завершение процесса приобретения.

Высокая скорость рыночных изменений, снижение прибыльности и значительное увеличение затрат, достигающих порой 70% от общего дохода, делают сферу снабжения критически важной для успешной конкуренции, а то и просто для выживания на международном рынке. Возникает соответствующий вопрос, как затрачивать меньше времени и средств на организацию снабжения?

Для решения этой задачи, прогрессивно думающие компании стремятся объединять все операции снабжения от выбора поставщиков до закупок в единый цикл, превращая его из разобщенной служебной функции в стратегическую. Такой подход обеспечивает полную прозрачность всего процесса снабжения от выявления возможностей сокращения расходов до поставок с реальной экономией на затратах.

Автоматизация операций дает возможность оптимизировать процесс закупки всех необходимых товаров и услуг, исключить выполнение задач вручную и уменьшить число ошибочных закупок. Благодаря простому, персонализированному доступу к ключевой информации сотрудники отдела снабжения могут также быстрее принимать решения и предпринимать соответствующие действия.



Глава 2. Выбор и разработка оптимального программного продукта, удовлетворяющего требованиям отдела снабжения

2.1 Сравнение и анализ предлагаемых на информационном рынке программных продуктов

В настоящее время для экономии времени, повышения производительности труда и как следствие повышения эффективности работы предприятий, используют различные автоматизированные - информационные системы. Современный рынок информационных услуг предлагает огромный выбор готовых программных продуктов по автоматизации работы отдела снабжения или отдельных его процессов. Каждый из таких продуктов обладает определенным набором преимуществ перед конкурентом, но так же у них много и общего. Давайте проанализируем следующие предлагаемые программные продукты.

Для рассмотрения мною были выбрани четыре наиболее популярных в области автоматизации материально-технического снабжения программных продукта: «Мастер Снабжения», «DeliverWIZARD», «Buyer Pro», «1C:Предприятие 8. МТО». Хочу заметить, что все эти вспомогательные программы были разработаны целыми корпорациями и командами высококвалифицированных специалистов.

У этих программных комплексов были выявлены множество положительных качеств, каждый из этих продуктов уникален по своему, каждый старается занять свою нишу и преуспеть в какой-то определенной области. Так, например, «DeliverWIZARD» представляет собой в основном базу данных поставщиков; «Мастер Снабжения» делает уклон на интернет аукционы, «Buyer Pro» старается обезопасить вносимые данные и является хранилищем; а «1С. МТО» помимо того что объединяет все возможности выше перечисленных программ, напрямую связан с бухгалтерским учетом. При всех плюсах этих программных продуктов в них есть и минусы как минимум два из них, на мой взгляд, особенно весомы.

Это: ориентированность на крупный бизнес и промышленные предприятия и, конечно же, высокая цена.

Объединяя все данные, можно составить общую сравнительную характеристику, по основным автоматизированным процессам, ориентации на бизнес и цене, так как все эти продукты платные и требуют платных обновлений.

Название продукта	Оформле-ние заявок	База поставщиков	Мониторинг состояния склада	Формиро вание отчетов	Ориентация на оббьем предтия	Цена / руб.
«Мастер Снабжения»	+		+	+	крупное	32000
«DeliverWIZARD»	+	+			крупное	20497
«Buyer Pro»	+			+	крупное	37000
«1C:Предприятие 8. МТО»	+		+	+	крупное	450000

2.2 Разработка программного продукта «Отдел Снабжения». Выбор ПО и среды разработки

программный продукт обеспечение информационный

Современные средства разработки программного обеспечения характеризуются большим разнообразием критериев, используя которые разработчик имеет возможность автоматизировать процесс разработки приложений. Так, в настоящее время инструментальные средства позволяют:

Создавать интерфейс, используя стандартные компоненты;

Передавать управление различным процессам, в зависимости от состояния системы;

Создавать базы данных и оболочки для них;

Разрабатывать более надежное программное обеспечение, путем обработки исключительных ситуаций возникающей при некорректной работе программного обеспечения.

Современные средства разработки характеризуются следующими параметрами:

Поддержка объектно-ориентированного стиля программирования;

Возможность использования CASE-технологий, как для проектирования разрабатываемой системы, так и для разработки моделей реляционных баз;

Использование визуальных компонент для наглядного проектирования интерфейса;

Поддержка базы данных;

Возможность использования алгоритмов реляционной алгебры для управления реляционными базами данных;

Возможность синхронизации составных частей проекта (предоставляется при разработке больших программных комплексов).

Вышеперечисленными свойствами обладают языки программирования Delphi, Visual C++, Borland C++ Builder, Visual FoxPro и другие.

При выборе средств разработки программного обеспечения необходимо учитывать:

Наличие опыта работы с использованием данного программного продукта;

Требования по ресурсам;

Поддержка операционной системой;

Наглядность разработки интерфейса;

Предоставляемые возможности работы с базами данных;

Доступность;

Скорость работы разработанного программного обеспечения;

Обработка исключительных ситуаций;

Время создания разработанного программного обеспечения;

Удобство эксплуатации.

В результате выполненного анализа инструментальных средств принято решение в качестве средства разработки ИС использовать Delphi, как наиболее оптимальное средство разработки с точки зрения разработчика.

Используя Delphi можно создавать приложения для MS Windows с минимальными затратами времени, т.к. в её основе лежит концепция быстрого создания приложений. Delphi - базируется на расширении языка Pascal - Object Pascal.

Интегрированная среда разработки приложений - позволяет создавать, компилировать, тестировать и редактировать проект или группу проектов в единой среде программирования.

Визуальная технология разработки программ - позволяет быстро создавать приложения путем размещения в форме стандартных компонентов. При этом существующий код программы автоматически генерируется Delphi. Такая технология освобождает разработчика от рутиной работы по созданию пользовательского интерфейса и позволяет уделить больше внимания внутренней организации данных и обработке данных.

Технология two ways tools делает более эффективной работу с компонентами. С другой стороны, при изменении свойств компонентов в инспекторе редактора объектов (Object Inspector) они немедленно отражаются в окне редактора.

Библиотека компонентов содержит множество стандартных компонентов при создании приложений. Сюда относятся элементы управления в стиле Windows,а так же шаблоны для форм.

Опираясь на исследования и анализ я предлагаю свои методы решения, а именно разработанный программный продукт, который называется «Отдел Снабжения». В нем реализованы такие процессы как:

Создание и хранение заявок как на закупаемую продукцию так и на списание

Формируемая база данных поставщиков, классификация которой может быть произведена как по группам товаров, так и по поставщикам

Анализ состояния склада, проще говоря база данных продукции хранящейся на складе

А так же формирование отчетов. Создаваемые в зависимости от потребностей, будь то квартальные отчеты, ежедневные или годовые, или отчет по списанной продукции или наоборот по заказанной.

Так выглядит основная форма программы, с которой начинается основная работа. На ней есть меню с основными вкладками : Операции, Справочники, Отчеты, Настройки и О программе.

Такой программный продукт имеет практическую ценность и может использоваться работниками отдела снабжения. Так же он еще находиться в состоянии доработки, но при этом уже используется на балансе предприятия как реализованный и необходимый данной организации программный продукт.

Заключение

Для того что бы дать оценку эффективности работы отдела снабжения, необходимо произвести начальный или обзорный анализ деятельности. Такой анализ можно произвести, рассмотрев такие аспекты, как: прием заявок на материально-технические ценности, анализ и обработка заявок, связь и расчеты с поставщиками, а так же контроль за поставкой на всем этапе пути и исполнением договорных сроках.

Что бы процесс снабжения выполнялся эффективно и с наименьшими затратами денежных средств и времени можно, а точнее целесообразно использовать специализированные программные продукты, разработанные индивидуально для предприятия в зависимости от его специализации.

Поэтому, совместно с руководителями, было принято решение о разработки программного продукта «Отдел Снабжения», ориентированное специально на нужды фирмы «Геология».

В заключении можно сказать, что весь период прохождения практики было насыщен не только аналитической деятельностью, но и отработкой теоретических знаний на практике.

Так же процесс разработки программного продукта «Отдел Снабжения» закрепил знания полученные за время обучения в АФ МГГУ им.Шолохова. Поскольку это программный продукт используется на балансе фирмы и является практически ценным, можно сделать вывод, что данная работа имеет практическое значение.



Список литературы

Локальные документы организации

Устав ИП «Ахлюстин» Анапа: ИП «Ахлюстин», 2001

Должностные инструкции менеджера по поставкам. Анапа: ИП «Ахлюстин», 2007

Нормативно-правовые акты

ГОСТ 19.101-77. ЕСПД. Виды программ и программных документов

ГОСТ 19.404-79. ЕСПД. Пояснительная записка. Требования к содержанию и оформлению

ГОСТ 19.404-79. ЕСПД. Пояснительная записка. Требования к содержанию и оформлению

Учебная и научная литература

Иан Грэхем Объектно-ориентированные методы. Принципы и практика = Object-Oriented Methods: Principles & Practice. -- 3-е изд. -- М.: «Вильямс», 2004. -- С. 880. ISBN 0-201-61913-X

Антони Синтес Освой самостоятельно объектно-ориентированное программирование за 21 день = Sams Teach Yourself Object-Oriented Programming in 21 Days. -- М.: «Вильямс», 2002. -- С. 672. ISBN 0-672-32109-2

Джон Влиссидес, Ральф Джонсон, Ричард Хелм, Эрих Гамма. Приемы объектно-ориентированного проектирования. Паттерны проектирования. Издательство "Питер", 2003 г., 400 стр. ISBN: 5-272-00355-1

Павел Хорев. Технологии объектно-ориентированного программирования. Издательство "Academia", 2004 г., 448 стр. ISBN: 5-7695-1522-8

Галина Иванова, Евгений Пугачев, Татьяна Ничушкина. Объектно-ориентированное программирование (3-е издание). Издательство "МГТУ им. Н. Э. Баумана", 2007 г., 368 стр.

1. Размещено на www.allbest.ru