Работа с MS Office

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Назначение электронных таблиц

В повседневной жизни человек постоянно использует таблицы: дневник в школе, расписание электричек, расписание занятий и т.д. Персональный компьютер расширяет возможности использования таблиц за счёт того, что позволяет не только представлять данные в электронном виде, но и обрабатывать их.

Электронные таблицы (табличные процессоры) - прикладное программное обеспечение общего назначения, предназначенное для обработки данных, представленных в табличной форме.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчётов вручную. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого, какой-либо ячейки приводит к перерасчёту значений всех ячеек, которые связаны с ней формульными отношениями. Электронные таблицы используются во всех сферах человеческой деятельности, но особо широко используются для проведения экономических и бухгалтерских расчётов. Их можно эффективно использовать для:

§ автоматизации итоговых вычислений

§ подготовки табличных документов

§ ведения простых баз данных и их обработки

§ построения диаграмм и графиков

§ создания сводных таблиц

§ совместной работы с экономическими и бухгалтерскими документами.

Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между данными. Расчет по заданным формулам выполняется автоматически. При изменении исходных данных все результаты автоматически пересчитываются и обновляются.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования.

Среди наиболее известных программных приложений, предназначенных для ведения электронных таблиц, могут быть также названы SuperCalc, Lotus 1-2-3, Quattro Pro.

Microsoft Excel является одним из табличных процессоров, входит в офисный пакет программ Microsoft Office и предназначен для подготовки и обработки электронных таблиц под управлением операционной оболочки Windows. Ярлык Microsoft Excel имеет вид или

Объектом обработки Excel является файл с произвольным именем и расширением *.xls.

2. Запуск и завершение Excel

Запуск:

1. Использование главного меню (Пуск - Программы - MS Excel).

2. С помощью ярлыка, расположенного на рабочем столе или на панели задач.

Завершение:

1. Закрыть окно Excel.

2. Файл-Выход.

3. Основные элементы окна Excel

Окно состоит из:

1- строки заголовка;

2- cтроки горизонтального меню;

3- панели инструментов Стандартная;

4- панели инструментов Форматирование;

5- поля имени, в которой отображается адрес текущей ячейки или адрес диапазона;

- справа от поля имени расположены 3 кнопки, которые становятся видимыми при вводе информации с клавиатуры в ячейку таблицы:

для отказа от введенной информации

для подтверждения ввода

для работы с встроенными функциями

6- строки формул для ввода и редактирования информации в ячейке;

7- самой таблицы;

8- вертикальной полосы прокрутки;

9- под таблицей находится строка, состоящая из двух частей:

- ярлычки рабочих листов (слева);

- горизонтальной полосы прокрутки

10- строки состояния, в которой пользователь получает сообщение о действиях для выполнения какой-либо операции. Справа - индикаторы режима клавиатуры и системы в целом.

Рис. 1. Внешний вид окна Microsoft Excel (при вводе числа 123456 в ячейку B5)

4. Управление документами Excel

Создание нового документа, открытие существующего документа, сохранение и печать документа в Excel выполняются аналогично соответствующим действиям в Word.

5. Основные понятия электронных таблиц

Рабочая книга

Файл Microsoft Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга состоит из рабочих листов, имена которых (Лист1, Лист2, …обычно по умолчанию их три) выведены на ярлыках в нижней части окна рабочей книги. В одной книге размещается до 255 рабочих листов. Щелкая по ярлыкам, можно переходить от листа к листу внутри рабочей книги. Листы можно переименовывать, вставлять, удалять, перемещать или копировать в пределах одной книги или из одной книги в другую.

Так как файл (рабочая книга) состоит из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения на разных листах и установить между ними связи.

Рабочий лист представляет собой таблицу, состоящую из 256 столбцов и 65536 строк. Заголовки столбцов имеют буквенные (латинские) обозначения и выводятся по горизонтали в верхней части таблицы. Заголовки строк имеют цифровое обозначение и выводятся по вертикали слева.

Одна таблица представляет собой один рабочий лист.

Ячейка

На пересечении строк и столбцов находятся ячейки, которые являются минимальными элементами электронной таблицы, над которыми можно выполнять те или иные операции. Каждая ячейка таблицы имеет адрес, который состоит из имени строки и имени столбца. Например, если ячейка находится на пересечении столбца А и строки 7, то она имеет адрес А7.

Ячейка, в которой в данный момент находится курсор, является текущей (активной). Такая ячейка выделена рамкой. Чтобы сделать ячейку активной, достаточно щелкнуть по ней мышью. Адрес и содержимое текущей ячейки отображаются в строке формул.

Диапазон (блок) - это группа последовательно расположенных ячеек. Адрес диапазона ячеек задается адресами начальной и конечной ячейки, образующих диапазон. Эти адреса разделены двоеточием. Например, B12:AZ12; С2:K40.

6. Выделение элементов таблицы

таблица электронный excel

Для отмены выделения необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по любому невыделенному участку.

7. Вставка, копирование, перемещение, очищение и удаление ячеек, строк и столбцов

С помощью буфера обмена или методом Drag-and-Drop можно переместить (вырезать), скопировать, вставить выделенный фрагмент, а также удалить и очистить содержимое. Эти операции выполняются аналогично соответствующим действиям в Word.

Вставка строк (столбцов)

1) Выделить строку (столбец), над(перед) которым следует вставить новую строку(столбец)

2) Выбрать команду Вставка - Строки (Столбцы)

Вставка пустых ячеек

3) Выделить диапазон, в который следует поместить новые ячейки. Его размер должен совпадать с количеством вставленных ячеек.

4) Выбрать команду Вставка-Ячейки.

5) Добавить - Ячейки, со сдвигом вправо или - Ячейки, со сдвигом вниз.

8. Форматирование и оформление ячеек

Шрифтовое оформление ячеек может быть выполнено:

1. командой Формат - Ячейки, вкладка Шрифт

2. кнопками панели инструментов Форматирование

Выравнивание

Содержимое любой ячейки можно выровнять по левому или правому краю, по центру (горизонтали и вертикали), а также задать необходимую ориентацию текста (снизу вверх, сверху вниз и т.д.):

1. командой Формат => Ячейки, вкладка Выравнивание

2. кнопками панели инструментов Форматирование.

Визуально человеку проще работать с теми данными, которые представлены в отформатированном виде. Для того чтобы отформатировать данные по любому формату, имеющемуся в Excel необходимо:

1) Выделить ячейку или диапазон ячеек, подлежащих форматированию.

2) Выполнить команду Формат / Ячейки. Откроется диалоговое окно Формат ячеек (рис. 3).

3) Выберите вкладку Число этого диалогового окна и установите тот тип формата, который вам нужен.

Рис 2. Форматирование содержимого ячеек

Рис 3. Окно «Формат ячеек»

Рамки таблицы задаются:

1. командой Формат - Ячейки, вкладка Граница

2. кнопкой панели инструментов Форматирование

Фон

1. командой Формат => Ячейки, вкладка Фон

2. кнопкой панели инструментов Форматирование.

Размещено на Allbest.ru