Інформаційні технології документаційного забезпечення управління

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство освіти і науки України

Донецький гірничий технікум ім. Є.Т. Абакумова

КУРСОВА РОБОТА

з навчальної дисципліни:

Спеціальне діловодство

на тему:

Інформаційні технології документаційного забезпечення управління

Виконала студентка групи 1Д-08

Москаленко Наталя

Керівник Мусенко М.О

2011



РЕФЕРАТ

У курсовій роботі: 57 сторінок, 1 додаток, 19 посилань.

Мета роботи: Вивчення та аналіз методів впровадження інформаційних технологій управління, їх удосконалення.

Методи: аналіз методичної, навчальної та наукової літератури.

У курсовій роботі розглянуті наступні питання:

Ш Впровадження інформаційних технологій;

Ш Етапи еволюції застосування інформаційних технологій;

Ш Експертна група управління інформаційними технологіями;

Ш Інформаційні технології в організації;

Ш Зір даних в автоматизованій інформаційній системі;

Ш Засоби роботи з електронною інформацією;

Ш Комп'ютерні віруси та захист від них.

управління, інформаційні системи, інформаційні технології, організація, інформація, комп'ютер, документаційне забезпечення, діловодство, менеджер, техніка, автоматизація, презентація, електронна таблиця, бази даних, віруси, антивіруси.



ЗМІСТ

Вступ

1. Впровадження інформаційних технологій

1.1 Аналіз причин

1.2 Базові підходи до впровадження нової інформаційної технології

2. Етапи еволюції застосування інформаційних технологій

3. Експертна група управління інформаційними технологіями

4. Інформаційні технології в організації

4.1 Задачі управління інформаційними технологіями

4.2 Вимоги до управління інформаційними технологіями

4.3 Формування стратегії в галузі інформаційних технологій

4.4 Етапи впровадження інформаційних технологій в організації

4.5 Вимоги до інформаційних технологій

5. Збір даних в автоматизованій інформаційній системі

6. Засоби роботи з електронною інформацією

6.1 Microsoft Office Word 2010

6.2 Електронні таблиці

6.3 Презентації

6.4 Електронні бази даних

7. Комп'ютерні віруси та захист від них

Висновки

Перелік посилань

Додаток



ВСТУП

Актуальність теми полягає в тому, що головним напрямком перебудови документаційного забезпечення і його радикального удосконалення, пристосування до сучасних умов стало масове використання новітньої комп'ютерної і телекомунікаційної техніки, формування на її основі високоефективних інформаційно-управлінських технологій. Засоби і методи прикладної інформатики використовуються в менеджменті і діловодстві. Нові технології, засновані на комп'ютерній техніці, вимагають радикальних змін організаційних структур менеджменту, його регламенту, кадрового потенціалу, системи документації, фіксування і передачі інформації. Особливе значення має розвиток інформаційних технологій, перспективи їх використання компаніями інформаційних ресурсів. Розвиток інформаційних технологій зв'язано з організацією системи обробки даних і знань,послідовного їхнього розвитку до рівня інтегрованих автоматизованих систем управління, що охоплюють по вертикалі і горизонталі всі рівні і ланки виробництва і збуту.

Мета курсової роботи визначити шляхи підвищення ефективності управлінської діяльності та впровадження новітніх інформаційних технологій, напрямки вдосконалення діяльності підприємства в цілому. У сучасних умовах ефективне управління являє собою цінний ресурс організації, поряд з інформаційними, фінансовими, матеріальними, людськими та іншими ресурсами. Найбільш очевидним способом підвищення ефективності протікання трудового процесу є його автоматизація. Але те, що дійсно, скажімо, для чітко формалізованого виробничого процесу, аж ніяк не настільки очевидно для витонченої такої сфери, як управління. Труднощі, що виникають при вирішенні завдання автоматизованої підтримки управлінської праці, пов'язані з його специфікою. Управлінська праця відрізняється складністю і різноманіттям,наявністю великої кількості форм і видів, багатосторонніми зв'язками з різними явищами і процесами. Це, перш за все, праця творча ті інтелектуальна. Тому автоматизація управлінської діяльності спочатку пов'язувалася тільки з автоматизацією деяких допоміжних,рутинних операцій. Але бурхливий розвиток інформаційних комп'ютерних технологій, вдосконалення технічної платформи і поява принципово нових класів програмних продуктів привело в наші дні до зміні підходів до автоматизації управління виробництвом.



1. Впровадження інформаційних технологій

1.1 Аналіз причин

Існуючі підходи підвищення продуктивності праці менеджерів можуть і повинні базуватися на сучасних інформаційних технологіях. Хоча в цілому не можна визначити яку-небудь основну причину, яку можна було б вважати головною рушійною силою, що впливає на впровадження інформаційних технологій. Проте, можна виділити три основні напрями формування факторів, які обумовлюють впровадження інформаційних технологій. Це насамперед:

I. потреби організацій;

II. потреби користувачів;

III. наявність технічних засобів.

Причини, що спонукають організації впроваджувати інформаційні технології, зручно поділити на дві групи: економія витрат або приріст вартості. Інформаційні технології, що економлять затрати, використовуються для підвищення виробничої продуктивності повсякденних робіт або для усунення їх повторного проведення. Інформаційні технології, що забезпечують приріст вартості - це системи, що підвищують ефективність управління, а не продуктивність виробничої діяльності організації. Засоби підтримки інформаційних технологій, які допомагають працівникам сфери управління виконувати їхню роботу, повинні мати широкі функціональні можливості та бути придатними для тривалого використання.

Додатковими причинами впровадження інформаційних технологій є наступні:

ь збільшення числа випускників вузів, що викликає зменшення числа працівників, які були б згідні зайняли нижчі сходинки службової ієрархічної організаційної структури управління;

ь підвищення рівня підготовки спеціалістів в галузях застосування інформаційних технологій.

1.2 Базові підходи до впровадження нової інформаційної технології

Розрізняють два підходи до впровадження нової інформаційної технології в локальні інформаційні структури організації:

o перший базуються на адаптації нової інформаційної технології до організаційної структури;

o другий ґрунтується на раціоналізації організаційної структури.

У випадку застосування першого способу впровадження нова інформаційна технологія пристосовується до організаційної структури і відбувається лише локальна модернізація методів роботи. Комунікації при цьому розвинені слабо і раціоналізуються лише робочі місця. Проходить перерозподіл функцій між технічними працівниками (операторами) та спеціалістами (адміністраторами) паралельно з поєднанням функцій збору і обробки інформації (фізичний потік документів) з функцією прийняття рішень (інформаційний потік). Класифікаційні грані цих функцій раціоналізуються.

Другий спосіб впровадження нових інформаційних технологій передбачає раціоналізацію організаційної структури: організаційна структура модернізується таким чином, щоб інформаційна технологія дала якнайбільший ефект. Основною стратегією при цьому є максимальний розвиток комунікацій та розробка нових організаційних взаємозв'язків, раніше економічно недоцільних. Продуктивність організаційної структури зростає, оскільки раціонально розподіляється архів даних, зменшується обсяг циркулюючої по системних каналах інформації, досягається збалансованість ефективності кожного управлінського рівня в залежності від обсягу задач, що розв'язуються.

Таким чином, перший спосіб впровадження нової інформаційної технології орієнтований на існуючу структуру організації (рівень ризику від впровадження зводиться до мінімуму, оскільки затрати є мінімальними і організаційна структура не раціоналізується), другий - на майбутню структуру (система розвивається строго в узгодженні з потребами і можливостями організації). Для обох способів принципово змінюється використання інформаційної техніки: відбувається її переміщення з периферії інформаційної активності закладу (окремі обчислювальні центри, різноманітні розмножувальні та машинописні бюро, централізовані архіви і т. п.) безпосередньо всередину закладу ближче до безпосередніх користувачів, де інформація обробляється і приймаються рішення. Тим самим ліквідується розрив між інформаційною та організаційною структурами.



2. Етапи еволюції застосування інформаційних технологій

Впродовж останніх сорока років спостерігалося чотири етапи еволюції застосування інформаційних технологій у діяльності організацій на якісно наростаючих рівнях. Перший етап розвитку інформаційних технологій, який припав на середину 60-х років, одержав назву “автоматизованої обробки даних”. Початкова концепція застосування інформаційних технологій чітко орієнтувалася на використання нових технічних і програмних засобів обробки даних з метою скорочення чисельності службовців та накладних витрат.

Швидко користувачам первинної інформації стало зрозумілим, що орієнтуватися у необроблених масивах первинних даних великих обсягів є достатньо складною та рутинною справою. Тому цілком очевидно, що наступним кроком у розвитку інформаційних технологій стало створення автоматизованих систем обробки інформації. Для другого етапу розвитку знань про інформаційні технології, пік якого прийшовся на сімдесяті роки, були характерними інформаційні системи управління (Management Information System), які забезпечували автоматизацію процесів формування та оцінки даних про діяльність організації з метою надання менеджерам точної і своєчасної інформації про стан поточних справ.

Проте, знову ж таки в міру усвідомлення менеджерами обмеженості даних про минулу та поточну діяльність організації, вони почали приділяти більше значення діапазону охоплення та цінності внутрішньої та зовнішньої ділової інформації. В цілому змінилося відношення до інформації, яка почала розглядатися, як ще один важливий ресурс такого ж порядку, як фінанси, матеріали, обладнання і персонал. Це сприяло виникненню у вісімдесяті роки концепції “управління інформаційними ресурсами” (Information Resourse Management). Суть цієї концепції полягала в наданні широких можливостей для прийняття рішення на основі інформаційного продукту, який може поступати, як із зовнішніх, так і з внутрішніх джерел, а також в управлінні, як джерелами, так і самими засобами створення інформаційного продукту.

В дев'яності роки від впливом напрацьованих результатів по мірі розвитку та розповсюдження тенденцій поширення управління в стратегічному розрізі була розроблена наступна концепція відношення до інформаційних технологій, яку почали називати “управління інформаційними технологіями” (Information Technology Management). Ця концепція передбачає створення консультативної групи експертів в галузі інформаційних технологій, виходячи з наступних міркувань. Організації, розвиток яких закінчився, практично прямують до повного банкрутства. Будь-яка організація, яка не встигає адаптуватися до постійно змінюваних умов, що проходять у галузі, не витримує конкурентної боротьби. На стан організації значно впливають інформаційні технології, розвиток яких можна назвати одним з найбільш непередбачуваних і мінливих. Найкомпетентнішу оцінку в галузі інформаційних технологій можуть дати лише спеціалісти. Така консультативна група зможе визначити оптимальну або хоча б раціональну поведінку відносно питань застосування інформаційних технологій.



3. Експертна група управління інформаційними технологіями

В деяких організаціях може існувати експертна група управління інформаційними технологіями. Ця група спеціалістів повинна забезпечувати такий орієнтований перелік функцій:

1. Розвиток знань менеджерів та кінцевих користувачів в галузях інформаційних технологій та підвищення культури їх праці. Експертна розробка тенденцій розвитку інформаційних технологій насамперед повинна спрямовуватись на вирішення кадрових питань по залученню нових чи перепідготовці вже задіяних спеціалістів з метою ініціювання підвищення їхнього освітнього рівня. Проведення діяльності в цьому напрямку сприятиме зростанню компетенції внутрішніх користувачів інформаційними технологіями. Вже тепер зарубіжні спеціалісти передбачають необхідність перекваліфікації працівників кожні п'ять-шість років, так, як вважається, що за цей час їх функціональні обов'язки при виконанні певних видів робіт можуть значно змінитися. Робота в цьому напрямку забезпечуватиме мотивацію користувачів до постійного підвищення кваліфікації в галузі застосування інформаційних технологій, а значить зростатиме загальний рівень культури організації та персоналу. Експерти повинні ознайомлювати можливих користувачів з розгортанням загальних змін на стратегічних позиціях у сфері бізнесу, обумовлених впровадженням нових інформаційних технологій; спонукати та підтримувати творчі процеси у великих організаціях; забезпечувати реалізацію на практиці всіх можливостей вже задіяних інформаційних технологій.

2. Представлення керівництву організації інформації про можливі напрямки впровадження інформаційних технологій. Група експертів зможе визначити оптимальну або хоча б раціональну поведінку відносно питань застосування інформаційних технологій. Зокрема, в плані короткотермінових цілей, ця група повинна вказувати шляхи забезпечення суміщення адаптивного набору інформаційних ресурсів управління і процесів прийняття рішень, чутливих до часових параметрів. В довготермінових цілях експертна оцінка перспектив впровадження інформаційних технологій є ще актуальнішою, адже знання керівництвом тенденцій розвитку інформаційних технологій піднесе його компетентність і дозволятиме вчасно переорієнтовувати діяльність організації з врахуванням можливих змін. На основі наданої інформації керівництво повинно бути в змозі компетентно визначити наступні заходи для ефективного функціонування:

o формувати правильну реальну оцінку нових можливостей організації з метою підвищення її конкурентоспроможності шляхом впровадження інформаційних технологій;

o визначати рівень стійкості використовуваних на даний час інформаційних засобів при появі нових;

o оцінювати можливості перебудови відносин із споживачами, постачальниками та суміжниками, а також готовність відмовитися від діяльності в тих сферах, де не може бути підтримана конкурентоспроможність;

o розробляти стратегію впровадження конкретних інформаційних технологій в умовах типової організації конкретного профілю та її діяльності і ринку в цілому;

o обґрунтувати необхідні заходи для підтримки заданого рівня надійності у конкретних ділянках діяльності при використанні інформаційних технологій;

o розробляти власну концепцію організації стосовно впровадження конкретної інформаційної технології з врахуванням реакції зовнішнього світу і, зокрема, конкурентів.

3. Сприяння у проектуванні напрямків використання і придбанні ресурсів інформаційних технологій. Експерти повинні чітко визначити шляхи впровадження інформаційних технологій, поєднавши для цього інтереси окремого користувача і колективу в цілому. З одного боку, для кожного окремого користувача потрібно розкрити можливості та визначити можливі альтернативні стратегії в придбанні ресурсів інформаційних технологій, паралельно оцінивши потрібний обсяг капіталовкладень. Крім цього, з іншого боку, потрібно представити рекомендації по колективному використанню ресурсів інформаційних технологій при вирішенні користувачами аналогічних проблем, що може дозволити скоротити час розробок та зменшити затрати.

4. Керівництво процесами планування і впровадження інформаційних технологій, що здійснюється в інтересах кінцевих користувачів. Організація тіснішого оперативного зв'язку “маркетинг - внутрішня діяльність - збут або надання послуг” сьогодні неможливе без широкомасштабного комплексного застосування інформаційних технологій в цих напрямках діяльності. Впровадження інформаційних технологій приведе до повної або часткової ліквідації посередників, що в інтересах, як користувачів, так і виробників продукції чи послуг. Поряд з цим, експерти можуть продемонструвати переваги використання інформаційних технологій в плані диференціації продукції, підвищення продуктивності праці, переваги широко використовуваних нових науково обґрунтованих методологій.

5. Об'єднання зусиль по реалізації та інтеграція системних архітектур багато чисельних груп кінцевих користувачів. Стихійне використання інформаційних технологій, особливо прикладного забезпечення, може привести до неможливості нарощування потужностей шляхом залучення нових технічних та програмних засобів. Саме тому експерти повинні забезпечити розробку єдиної політики та стратегії розвитку і застосування інформаційних технологій. Наприклад, одним з обов'язкових правил повинно бути дотримання принципу відкритості, що передбачає відповідність прийнятим стандартам, сумісність та можливість масштабування. Це дозволить розробляти інформаційні структури, що забезпечать взаємодію технологічно сумісних модулів, які допускають модернізацію і введення нових складових, які не вимагають великих затрат на перетворення системи.

6. Визначення пріоритетів для інвестицій на рівні організації або її стратегічних підрозділів. Експерти повинні надавати допомогу економістам у формуванні структури і величини витрат на впровадження і застосування інформаційних технологій, при визначенні пріоритетів в програмі впровадження нових систем через аналіз критичних факторів успіху. Зокрема, одним із завдань експертів є нагромадження позитивного досвіду ефективного використання капіталовкладень в сфері інформаційних технологій. З іншої боку, експерти повинні підказати, як враховувати динаміку росту можливостей інформаційних технологій. Наприклад, відомо, що потужності технічних комп'ютерних засобів збільшуються майже вдвічі приблизно кожні два роки при одночасному зменшенні їх вартості теж приблизно вдвічі. Правильне використання цих даних дозволить раціонально організувати процес впровадження конкретної інформаційної технології в часі та просторі, що дозволить зекономити значні кошти.



4. Інформаційні технології в організації

4.1 Задачі управління інформаційними технологіями

Перехід до ринкової економіки, що супроводжується децентралізацією управління, суттєво змінює ставлення корпорацій та підприємств до науково-технічного розвитку. Висока якість продукції, що випускається, зменшення затрат і збільшення гнучкості реагування на поведінку споживачів - необхідні умови успіху в умовах конкуренції на ринку, тому інформаційні технології стають одним з головних факторів успіху, і одночасно управління їх розвитком повинно стати цілеспрямованим та гнучким, здатним перебороти масу протиріч і чутливо сприймати нове.

Основа для впровадження інформаційних технологій на підприємствах існує, але цим процесом потрібно управляти. Для цього в кожній організації необхідно проводити управління інформаційними технологіями, яке повинне мати високий рівень гнучкості. Воно може бути централізованим, а також здійснюватися всередині стратегічних підрозділів і навіть невеликих відділів. У великих організаціях найбільша ефективність застосування інформаційних технологій досягається в тому випадку, коли вони охоплюють і об'єднують всі рівні управління організацією. Управління інформаційними технологіями повинно проводитися таким чином, щоб їх інтеграція з існуючими функціями була максимально простою і щоб вони органічно узгоджувалися з іншими управлінськими процесами. Стратегічне управління інформаційними технологіями є значною проблемою для всякої організації. Управління інформаційними технологіями повинно включати наступні завдання:

ь Навчання менеджерів та кінцевих користувачів. Надання користувачам відомостей про зміну основних стратегічних позицій в сфері бізнесу в результаті впровадження інформаційних технологій, а також рівня залежності від цього кожного користувача.

ь Стимулювання процесу впровадження інформаційних технологій. Інформування вищого керівництва організації про перспективи впровадження нових інформаційних технологій.

ь Сприяння в придбанні інформаційних технологій шляхом забезпечення кожному окремому користувачу можливості визначати порядок придбання засобів інформаційних технологій і залучення людських ресурсів, а також оперативна оцінка відповідних капіталовкладень. Представлення рекомендацій керівництву по колективному використанню ресурсів інформаційних технологій при вирішенні споживачами типових задач, що дозволить скоротити час розробок нових виробів (послуг) і зменшити затрати виробництва.

ь Керівництво процесами планування, реалізації, що здійснюється в інтересах кінцевих користувачів. Демонстрація переваг інформаційних технологій в плані диференціації продукції, підвищенні продуктивності, впровадження широко використовуваних методологій.

ь Об'єднання зусиль по реалізації та інтеграції системних архітектур багато чисельних груп кінцевих користувачів. Розробка структури, яка забезпечила б взаємодію технологічно сумісних модулів і допускала б модернізацію чи впровадження нових модулів, не вимагаючи дорогого перетворення системи.

ь Встановлення пріоритетів для інвестицій на рівні корпорації чи її стратегічних підрозділів. Надання допомоги економістам, відповідальним за витрати на інформаційні технології, під час визначенні пріоритетів програми впровадження нових систем, наприклад шляхом аналізу такого критерію, як критичні фактори успіху.

4.2 Вимоги до управління інформаційними технологіями

Основними вимогами ефективного управління інформаційними технологіями є:

o Орієнтація на найповніше та своєчасне задоволення потреб управління в цілому повинне забезпечити відслідковування змін потреб, а управління розвитком інформаційних технологій мусить тісно пов'язуватися з маркетингом.

o Інформаційні технології повинні забезпечувати конкурентоспроможність підприємства по показниках якості продукції, затратах і ефективності за рахунок вибору найбільш раціонального проекту з множини альтернативних по ряду критеріїв.

o Досягнення балансу між стабільністю (управління традиційною технологією) і зусиллями по впровадженню нової технології. Зберігаючи традиційну технологію, необхідно частину ресурсів одночасно спрямовувати на впровадження нової технології, диверсифікуючи тим самим набір технічних засобів. Ці заходи дозволяють розширити перетин множини технологій і множини продукції, що в свою чергу зменшать труднощі, викликані невизначеністю зовнішнього середовища.

o Управління повинно бути ефективним у широкому спектрі радикальності нововведень і гнучко пристосовуватися, як до еволюційних повільно і постійно здійснюваних нововведень, так і до радикальних, періодично здійснюваних нововведень. При цьому потрібно забезпечити неперервне управління еволюційними технологічними нововведеннями з програмним управлінням радикальних нововведень.

o Управління повинно бути рефлексивним, тобто бути готовим для реагування на несподівані перетворюючі нововведення конкурентів, та забезпечувати з одного боку розкриття напрямів та темпів технологічного розвитку конкуруючих організацій, а з іншого прихованість свого розвитку.

o Формування ефективної взаємодії внутрішніх та зовнішніх елементів розвитку системи. Головними факторами такої взаємодії стає система інформації про ринок нововведень з метою відбору оптимальних проектів з числа альтернативних та взаємна зацікавленість.

o Організаціям потрібно глибше і ширше освоїти функцію організації взаємодії з підприємствами-розробниками технологічних систем і розробниками продукції, що підтримувалась і раніше, а також функцію експертизи та відбору проектів, що здійснюється раніше проектними організаціями.

4.3 Формування стратегії в галузі інформаційних технологій

Стратегія впровадження інформаційних технологій повинна насамперед підпорядковуватися базуватися на таких організаційних принципах:

- Розвиток в сфері інформаційних технологій повинен обумовлюватися потребами основної діяльності компанії, а не технологічним новинкам.

- Рішення про фінансування інформаційних технологій повинно виходити з розуміння фінансової діяльності.

- Інформаційні технології повинні бути простими і гнучкими у використанні.

- Інформаційні технології повинні приносити користь організації практично з початку впровадження.

- Повинні проводитися планомірні і постійні покращення продуктивності інформаційних технологій.

- Відділ інформаційних технологій повинен добре розбиратися в бізнесі, а бізнес - підрозділи в інформаційних технологіях.

Проектування і впровадження інформаційних технологій повинно базуватися на найраціональнішому поєднанні автоматизованих методів розв'язання задач управління і людино-машинної технології обробки інформації. Під час проектування автоматизовані інформаційні технології розглядаються в п'яти взаємопов'язаних аспектах:

- технічному, як апаратно-комунікаційний комплекс, що має конкретну конфігурацію і служить для обробки і передачі інформації;

- програмно-математичному -, як набір статистичних, математичних, алгоритмічних машинно-орієнтованих моделей та програм;

- методичному, як сукупність засобів реалізації функцій управління по відношенню до економічного об'єкта - підприємства, об'єднання, регіональному господарству;

- організаційному, як опис документообігу і регламенту діяльності апарату управління;

- поопераційному, як сукупність технологічних, логічних і арифметичних операцій, що реалізуються в автоматичному режимі.

Потенційний користувач повинен розробляти свою стратегію в галузі інформаційних технологій, проходячи наступні етапи:

1. Розглянути структуру галузі з точки зору створення доданої вартості і визначення місця ролі організації в цьому процесі;

2. Оцінити вклад існуючих інформаційних технологій у виробничі та управлінські процеси на кожній внутрішній стадії створення доданої вартості, а також степінь впливу інформаційних технологій на вдосконалення зовнішнього ринку товарів та послуг;

3. Оцінити досягнення і плани конкурентів. Виявити, в яких галузях сумісні дії постачальників і споживачів могли б привести до фундаментальних змін в структурі доданої вартості (наприклад, ліквідація проміжних ланок);

4. Встановити для організації перспективні стратегічні напрямки впливу інформаційних технологій для підвищення потенційного рівня доданої вартості. Паралельно проаналізувати, де інформаційні технології можуть стати ключовим фактором реалізації конкретних стратегій.

5. Визначити і встановити порядок черговості окремих етапів модернізації процесів управління та виробництва з врахуванням існуючої добавленої вартості, капіталовкладень, взаємозв'язків і можливості реалізації.

6. Сформулювати стратегію розвитку інформаційних технологій і визначити, яким чином вони повинні змінити галузеву структуру доданої вартості і конкурентоспроможність організації в такій ситуації.

4.4 Етапи впровадження інформаційних технологій в організації

На базі розвитку індустрії інформатики, а також використання традиційних технічних засобів у сполученні з новітніми комп'ютерними комплексами набувають все ширшого розвитку розробки з автоматизації управлінської діяльності. У зв'язку з цим особливо актуальною є проблема прискореного створення нових засобів і методів автоматизації менеджменту, а також відповідної технології обробки даних. Підтримана засобами інформаційних технологій інтелектуальна праця в своєму розвитку проходить п'ять етапів, кожен з яких базується на досягненнях попереднього:

o Створення первинної системи. Для цього встановлюється дослідна або макетна система з обмеженими масштабами, на якій перевіряються експлуатаційні можливості первинної системи.

o Розширення кола користувачів. Більшість задач прикладного характеру призначені для вузького кола персоналу, що не може в повній мірі відповідати інтересам організації. З часом, після адаптації засобів до вимог організації та підготовки персоналу, ці можливості починає використовувати ширший круг користувачів.

o Збільшення числа прикладних задач. Оцінивши отримані переваги, нові користувачі прагнуть до застосування ширшого спектру прикладних задач.

o Введення в дію нових сховищ даних. Використання нових засобів збереження інформації, які крім цифрової та графічної дозволяють отримувати розмовну інформацію, графічне та відео зображення, а також інформацію від датчиків, приводить до ще більшого підвищення продуктивності праці.

o Інтеграція. Найскладнішою проблемою інтеграції є досягнення взаємодії, яка забезпечує можливість обміну інформацією між окремими системами.

4.5 Вимоги до інформаційних технологій

Інформаційні технології повинні приводити до успіху в діяльності організації. Практика показує, що в більшості випадків впровадження інформаційних технологій носить стихійний характер, автоматизуються випадковим чином лише деякі функції діяльності організацій. Проте надзвичайно важливо мати стратегію їх впровадження, що автоматизувати і якими засобами. Помилковий вибір може принести значні збитки. Неоптимальний вибір може ускладнити вихід на ринок з новими товарами чи послугами або ж заставити переорієнтовувати, а в гіршому випадку переробляти всю існуючу систему інформатизації.

Щоб оцінити правильність проведення інформатизації в організації, потрібно перевірити підтримку інформаційними технологіями наступних принципів:

ь Принцип узгодженості. Використання цього принципу забезпечує виконання інформатизації таким чином, що частинне знання системи дає уяву про систему в цілому, тобто вся система повинна створюватися в єдиному ключі.

ь Принцип відповідності і ортогональності вимагає, щоб в систему включалися лише ті функції, які відповідають суттєвим вимогам до системи, введені функції повинні бути незалежними.

ь Принцип економічності і повноти означає, що в системі не повинно бути дублювання функцій, а введені функції, з врахуванням технологічних і економічних обмежень, повинні максимально повно відповідати потребам і побажанням користувача.

ь Принцип відкритості. Світова практика розробки і експлуатації програмних комплексів показала, що при створенні систем потрібно притримуватися ряду угод. Ці угоди передбачають: 1. Відповідність стандартам (в тому числі: міжнародним, державним, промисловим та фактично діючим);

2. Сумісність з іншими системами;

3. Універсальність (можливість з мінімальними витратами перенести робочий програмний продукт на нову технічну платформу, в іншу операційну систему);

4. Масштабованість (можливість тільки за рахунок використання потужніших технічних засобів підвищувати продуктивність системи без її суттєвих доробок).

Такі угоди були розроблені, а системи в яких вони виконуються прийнято називати відкритими. Виконання стандартів відкритих систем дозволяє скоротити витрати експлуатації і модернізації систем, підвищити якість розробок.

При виборі технічних рішень цим угодам повинні відповідати:

ь прикладні програмні засоби користувача;

ь графічний користувацький інтерфейс;

ь прикладні засоби розробки;

ь виконання операцій (транзакцій);

ь робота в мережі;

ь сумісна робота з іншими базами даних;

ь застосовувані операційні системи;

ь використовувані технічні платформи.

Перераховані вимоги відкритих систем показують, що відкриту систему не можна купити - її потрібно створювати, використовуючи відповідні стандарти і прогнозуючи їх розвиток.



5. Збір даних в автоматизованій інформаційній системі

Підсистема збору, перетворення і введення даних грає головну роль в автоматизованій інформаційній системі і є основною з'єднувальною ланкою між навколишнім середовищем і численними користувачами. Збір даних може здійснюватися механічним способом (вимірювальним пристроєм, що перетворює фізичні величини в електричні, щупом, самописним приладом, що реєструє імпульсні сигнали, і т. д.) і людиною (шляхом спостереження певного явища, сприйняття акустичного і світлового сигналу, зняття показань лічильника і т. д.). Механічна реєстрація даних полягає в тому, що джерело інформації, тобто «подія» або «явище», виявляється у вигляді зміни деякого фізичного стану, і цей новий стан реєструється механічним способом. Спостереження, здійснюване людиною, із наступним відновленням результатів по пам'яті, називають «записом». Фактично мова йде про те, що людина фіксує інформацію, яка у певний момент закарбувалася в її пам'яті, і клітини її мозку з фіксованою інформацією по суті справи відіграють роль проміжного передавального документа.

При механізованому обліку час спрацьовування датчика і ступінь достовірності одержуваної інформації постійні і заздалегідь відомі. При спостереженні, яке здійснюється людиною, вноситься невизначеність, і час спрацьовування не може бути відомим з достатньою точністю. Зате в другому випадку відкриваються набагато більш широкі можливості, тому що людина, володіючи здатністю до інтерпретації (деякою мірою ця здатність негативно впливає на точність інформації), може брати до уваги такі факти, що не фіксуються механічним способом. Акт збору даних фактично складається з двох доповнюючих одна одну операцій: реєстрації і передачі. Однак очевидно, що основною операцією є реєстрація даних, і в більшості випадків її введення в автоматизовану інформаційну систему невіддільне від реєстрації.

Підсумком процесу збору даних є забезпечення їхньої готовності до подальшого руху в системі й подання їх у найрізноманітніших формах (кодовані сигнали, видрукований текст і т. д.). Формою подання даних є сигнал, який виробляється датчиком при кожній зміні стану процесу стосовно деякого вихідного стану. Найбільш широко на практиці використовуються датчики з одним або двома стійкими станами. У основу їх конструкцій можуть бути покладені різні принципи, в залежності від яких розрізняють наступні моделі (типи) датчиків: механічні, електромеханічні, оптичні, акустичні, випромінюючі та інші.

Кінцевою метою аналізу даних є одержання інформації, на основі якої можуть прийматися правильні рішення.

Типовою формою представлення даних є таблиця «об'єкт-ознака», у яку заносяться значення ознак (властивостей), що характеризують кожний досліджуваний об'єкт. Прикладами ознак можуть бути «вага», «довжина», «колір», «професія», «ціна», «люди», «вироби», «родовище» та ін. Таблицю такого виду прийнято називати таблицею або матрицею експериментальних даних (ТЕД). Цю назву варто трактувати більш широко, говорячи не про експериментальні дані, а про дані наукового дослідження.

Склад даних -- це, насамперед, склад ознак, що характеризують об'єкти. Кожний реальний об'єкт має нескінченне число різноманітних властивостей, що відображають його різні сторони. Природно, що в кожному конкретному дослідженні істотними є не всі властивості, а лише обмежений їх набір, що визначає найбільш важливі ознаки. Виділити їх -- завдання фахівця предметної області; ніхто інший, включаючи фахівця з аналізу даних, цього зробити не може. Необхідно також вирішити, як подавати в таблиці значення кількісних ознак та ін.

Наступним етапом аналізу даних є етап, на якому поставлене завдання вирішується на якісному рівні. Це насамперед означає процедуру подання даних у візуальній формі, щоб побачити їхню придатність для перевірки візуальних гіпотез або обраних моделей. Саме побачити, оскільки зоровий аналізатор людини -- канал, по якому мозок одержує найбільший об'єм зовнішньої інформації. Найголовніше те, що ця інформація може бути неформалізованою і в той же час майже однаково сприйматися людьми, що мають різний рівень підготовки і працюють у різних областях. На етапі якісного аналізу даних основні гіпотези стосуються структури даних -- саме її необхідно досліджувати. Тому завдання полягає в побудові проекцій даних на різні пари ознак (на які саме -- варто визначити, виходячи з висунутої гіпотези); дослідженні окремих ознак; пошуку дублюючих одна одну або надлишкових ознак і т. д.

Гіпотез, що пояснюють явище, може бути багато, отже, повинен бути апарат, що допомагає здійснювати їхню перевірку. У аналізі даних таким апаратом є обчислювальний експеримент із даними, тобто застосування до даних певного методу машинної обробки. Обчислювальний експеримент є однією з загальних методологій застосування обчислювальної техніки в різноманітних областях -- методологією перевірки гіпотез, висунутих дослідниками, за допомогою машинних методів або моделей .

Якщо обчислювальний експеримент можна назвати стратегією аналізу даних, то тактикою його правомірно вважати зіставлення результатів застосування різноманітних алгоритмів обробки. На одиничний результат роботи якоїсь програми рідко можна покластись. Занадто багато чинників може вплинути на нього (причому часто незалежних від самих даних або математичних методів).

Результати роботи декількох програм, як правило, свідчать про багато що, але при цьому потрібно уважно підходити до вибору тих методів, які застосовуються для обробки.

Цих же принципів слід дотримуватися і на інших етапах аналізу, насамперед на етапі кількісного аналізу даних. Якщо при якісному аналізі об'єктом дослідження була структура даних, а результатом, як правило, -- інформація про клас моделей, якими можна описати явище, то на етапі кількісного опису звичайно ведеться пошук параметрів цих моделей.

Обчислювальний експеримент дає можливість випробувати різноманітні варіанти моделей, наприклад, шукати різноманітні засоби інформаційного опису даних, а порівняльний аналіз допомагає відібрати кращі варіанти, що мають право на існування не тільки як формальні результати експериментування, але і як змістовно значима інформація про предметну область. Відзначимо, що в процесі пошуку кількісного опису даних (наприклад, при побудові правила розпізнавання) дуже часто виникає необхідність повернення до більш ранніх етапів обробки і повторення всього циклу дослідження. Це може бути викликано і знайденими помилками в даних, і усвідомленням необхідності у зборі й обробці додаткового матеріалу.

Останній етап вирішення завдання аналізу даних -- інтерпретація результатів і прийняття рішень. Всі отримані на ЕОМ результати фахівець з аналізу даних може інтерпретувати, не виходячи за рамки понять і аналізу даних, у термінах інформативних ознак, групувань об'єктів і т. д. Користувач же щораз порівнює отриманий результат (або інтерпретацію фахівця з аналізу даних), виданий йому в цифровій або графічній формі, зі своїми власними уявленнями про досліджуване явище. Таким чином, відбувається подвійне осмислення результатів -- спочатку в рамках аналізу даних, а потім у рамках предметної області, причому друге неможливе без першого. Процедура інтерпретації результатів опрацювання даних здійснюється тим легше, чим більш зручною форма видачі результатів на екрани монітора або до друку. Прийняття рішень у рамках предметної області суто індивідуальне і не може бути типізоване. Досить поширеною тут помилкою є ілюзія, ніби-то отриманий результат і є вже прийнятим рішенням.

Кожний алгоритм обробки дає один із можливих результатів (МР). При аналізі сукупності МР, одержаних за допомогою ряду алгоритмів, можливі три ситуації:

1) усі МР збігаються (це буває вкрай рідко в практичних задачах). У цьому випадку рішення задачі можна вважати досягнутим в силу одержання єдиного результату.

2) МР частково збігаються. У цьому випадку можна виділити загальну частину як можливий достовірний результат (МДР) і аналізувати його з наступною інтерпретацією в термінах відповідної предметної області;

3) МР суперечать один одному. Цей випадок означає, що задача була сформульована некоректно і потрібно її коригування з можливими змінами як в експериментальному матеріалі (аж до збору нових даних), так і в сукупності алгоритмів, які при цьому використовуються.

microsoft office таблиця база даний



6. Засоби роботи з електронною інформацією

6.1 Microsoft Office Word 2010

Microsoft Word 2010 -- могутній інтелектуальний текстовий процесор. Це обумовлено насамперед його численними перевагами, до яких належать широкі функціональні можливості. Важко знайти таке завдання під час роботи з текстами, в процесі створення професійно оформлених документів, яке не можна було б виконати засобами Microsoft Word, які до того ж є зручними та простими у використанні. За тривалі роки свого розвитку програма пройшла шлях від додатка операційної системи MS-DOS до додатка Windows 3.1 (Word 8.0), далі -- до Windows 95 (Word 2003 і Word 2007), і нині ми вже маємо версію Word 2010. На сьогодні Word являє собою центральне ядро потужного пакета офісних додатків MS Office. Поряд з іншими перевагами цієї програми розглядається її можливість спільної роботи з іншими додатками цього пакета -- такими, як система управління базами даних Ассеss, електронними таблицями Ехсеl та ін. До традиційних засобів форматування процесора Word належать: шрифтове оформлення документів, управління вирівнюванням текстів на смузі набору, управління режимами обтікання вбудованих об'єктів. У питаннях форматування особливої уваги заслуговують унікальні можливості останніх версій Word у роботі з таблицями. Розвиваючись від версії до версії, текстовий процесор поступово набуває все нових і нових можливостей з автоматизації роботи з документами: використання стилів оформлення абзаців і застосування шаблонів документа, перевірка граматики та орфографії, створення комплексних документів і документів злиття на основі табличних даних. Наявність розвинутих засобів управління вставкою та текстовий документ об'єктів, що підготовлені в інших додатках (креслень, малюнків, діаграм, таблиць) певною мірою виводить Word за рамки звичайного текстового процесора. Незважаючи на те, що програма не є системою електронної верстки поліграфічних видань, маємо приклади, коли великі за обсягом видання використовують її саме в цій ролі. В останні роки з'явився ще один напрямок розширення операційного простору Word. У світлі загальної орієнтації операційних програмних продуктів на взаємодію з Інтернетом, Word підтримує концепцію гіпертекстових посилань і дає можливість створити не лише друковані, а й електронні документи. Існує кілька версій Word для Windows, кожна наступна версія сумісна, як правило, з попередніми версіями і має додаткові можливості. Подальший виклад ґрунтуватиметься на русифікованій версії.

6.2 Електронні таблиці

Електронні таблиці на відміну від текстових процесорів призначені для обробки інформації нетекстового характеру. Ця інформація має більш специфічний вигляд; здебільшого це певним чином організована числова інформація. Основною особливістю електронних таблиць є використання формул і можливість автоматичного перерахунку таблиць у разі зміни даниху таблиці, якщо ці дані використовуються у формулах. У зв'язку з цим електронні таблиці часто називають електронними процесорами.

Перша електронна таблиця VisiCalk була створена 1979 року для найпростіших табличних розрахунків. Потім на її основібула створена досить потужна на той час електронна таблиця SuperCalk. Відтоді різними фірмами було випущено чимало подібного роду програмних продуктів. На початку 90-х років в Україні вельми популярною була програма Lotus 1-2-3. Таку назву ця програма дістала через те, що вона мала багаторівневе меню, яке розкривалося, як квітка лотоса.

Розповімо детальніше про електронний процесор Lotus 1-2-3. Цей пакет на відміну від SuperCalk 4 мав верхнє розгорнуте меню, вказівник режимів роботи, численні можливості і, на нашу думку, вдалу мову макропрограмування. Для користувача, який мав навички роботи хоча б на одній з мов програмування, засвоїти програмування в Lotus 1-2-3 було дуже легкою справою. Водночас, незважаючи на слабкі засоби вираження, всі ознаки мови структурного програмування в мові макропрограмування Lotus 1-2-3 були присутні, що давало можливість писати програми середньої складності. Проте подальша доля пакета Lotus 1-2-3 склалася нещасливо. Фірма, яка випускала пакет Lotus 1-2-3, була поглинута фірмою Microsoft і нею була запропонована електронна таблиця Excel.

Електронна таблиця Excel спочатку була цілковито скопійована з пакета Lotus 1-2-3, але вже у версії Excel 7.0 з'явилася можливість написання модулів мовою VBA. Паралельно з цим залишалася можливість використання мови макропрограмування. 1997 року фірма Microsoft презентувала цілісний пакет MS Office 97, де Excel 97 був представлений в комплексі з іншими пакетами.У версії Excel 97 було залишено програмування мовою VBA, а мову макропрограмування вилучено, що є, на нашу думку, помилкою.

Мова програмування VBA дає можливість писати програми значної складності, а оскільки основними користувачами Excel 97 є навчальні заклади та офіси, а їх задачі -- це задачі середньої складності, то для них не є обов'язковим використання такої складної у вивченні мови програмування, як VBA (Зауважимо, що політика компаній у виробництві інформаційних технологій ґрунтувалася на створенні дедалі потужніших засобів переробки інформації. У другій половині 2001 року настав момент, коли основний масив користувачів задовольнився досягнутими засобами переробки інформації. Настала криза.). Оволодіння мовою програмування VBA для більшості користувачів вимагає багато часу, значних зусиль і через те ця більшість задовольняється роботою з таблицями без використання можливостей програмування. Фактично ми не використовуємо і п'яти процентів функціональних можливостей, закладених в Excel, хоча платимо за всі 100 % [1].

В Україні Excel є не просто домінуючою, а просто єдиною електронною таблицею, доступною для пересічного користувача. Вона надає можливість без спеціальних навичок створювати досить складні додатки, що задовольняють до 90 % запитів користувачів.

Табличні редактори з'явилися практично одночасно з появою персональних комп'ютерів, коли з'явилося чимало користувачів, не знайомих з основами програмування. Як уже зазначалося, табличним редактором, що набув значного поширення, став Lotus 1-2-3, який став стандартом де-факто для табличних редакторів:

структура таблиці (на перетині рядків і стовпців утворюються комірки, куди заносяться дані);

стандартний набір математичних і бухгалтерських функцій;

можливості сортування даних;

наявність засобів візуального відображення даних (діаграм).

6.3 Презентації

У діловому житті часто приходиться зустрічатися із ситуацією, коли необхідно зацікавити людей своїми досягненнями, привернути увагу, розказати про щось у доступній наочній формі, зробити доповідь та ін. У такій ситуації допомогу може надати програма підготовки презентації.

Презентація (від англ. “presentation” - вистава, подання) - це набір кольорових картинок-слайдів на певну тему, який зберігається у файлі спеціального формату (наприклад, з розширенням .ppt як у Microsoft Offise).

Для створення презентацій існує низка програмних продуктів, що є додатками відповідних комплексів -- Office-розробок провідних світових виробників програмного забезпечення для створення і представлення комплексних документів.

Програми створення презентацій за принципами роботи знаходяться десь посередині між текстовими редакторами (Word, LyX та ін.) і редакторами векторної графіки (CorelDraw, xfig та ін.). За допомогою редактора презентацій можна створювати презентації різних типів: на екрані, на слайдах (кольорових і чорно-білих) і на папері. Презентація являє собою серію незалежних сторінок, тобто якщо текст та ілюстрації не вміщуються на сторінці цілком, то надлишок не переноситься на нову сторінку, а втрачається. Розподілом усіх об'єктів по сторінках і розміщенням їх у межах сторінок управляє користувач. При цьому в його розпорядженні звичайно є широкий набір готових об'єктів (геометричних фігур, піктограм, текстових вікон тощо). Найважливішим у програмних продуктах з підготовки презентацій є не кількість нових і незвичайних можливостей, а простота виконання і ступінь автоматизації тих операцій, які доводиться виконувати найчастіше. Основними засобами для підготовки та показу презентації у світовій практиці є програми: PowerPoint компанії Microsoft, Corel Presentations фірми Corel і пакет Star Office компанії Star Division GMBH. Одним з найпоширеніших програмних засобів для підготовки презентації є PowerPoint компанії Microsoft. Цей програмний продукт забезпечує широкі можливості щодо координування роботи будь-якого додатка Microsoft, зведення даних воєдино і подання їх для колективного перегляду у вигляді електронної презентації.

6.4 Електронні бази даних

У діловій сфері часто доводиться працювати з даними з різних джерел, кожне з який пов'язане з певним видом діяльності. Для координації всіх цих даних необхідні певні знання й організаційні навички.

Електронною базою даних (БД) називається послідовність даних заданої структури, записана на магнітний диск комп'ютера.

Системи управління базами даних (СУБД) є набором програмних засобів, необхідних для створення, використання і підтримки баз даних.

База даних - це набір даних з наступними властивостями:

· дані логічно пов'язані між собою і несуть відповідну інформацію;

· структура баз даних звичайно відповідає тому специфічному набору даних, які вона містить;

· бази даних відображають тільки окремі аспекти реального світу, що дає змогу визначити їх як "мікросвіт".

Система управління базами даних (СУБД) поєднує відомості з різних джерел в одній реляційній базі даних. Створювані форми, запити і звіти дозволяють швидко й ефективно обновляти дані, отримувати відповіді на питання, здійснювати пошук потрібних даних, аналізувати дані, друкувати звіти, діаграми і поштові наклейки.

Можливості СУБД розширились. Створені розвинуті інтерфейси, що забезпечують інтерактивний доступ звичайним користувачам.

Переваги СУБД :

· Скорочення надлишку даних;

· Без баз даних неможливо уникнути зберігання надлишкових даних;

· При наявності центрального контролю баз даних деякі надлишкові дані можна усунути;

· Надлишкові дані не можуть бути повністю усунені, оскільки велику роль в СУБД відіграють питання часу і достовірності.

У світі існує безліч СУБД. Незважаючи на те, що вони можуть по-різному працювати з різними об'єктами і надають користувачу різні функції й засоби, більшість СУБД спираються на єдиний устояний комплекс основних понять. Це дає нам можливість розглянути одну систему й узагальнити її поняття, прийоми й методи на весь клас СУБД. В якості такого навчального об'єкта розглянемо СУБД Microsoft Access, що входить до пакета Microsoft Office

Найпоширенішими СУБД є Visual FoxPro та Microsoft Access.