Автоматизация документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

Автоматизация документооборота

Введение

Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнительной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их деятельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и процедур их функционирования, в том числе в области работы с документами. Для упрочения российской государственности рациональное управление документацией может послужить одной из важных опорных точек укрепления аппарата управления и существенным элементом его стабильности.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.

Выбор темы курсовой работы обоснован её актуальностью, так как непрерывный рост объемов документации во всем мире, широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией.

Практическая значимость работы очевидна, поскольку во всех организациях осуществляется документооборот, который в скором времени полностью станет автоматизированным. Так же данная работа поможет студентам ознакомиться с основными понятиями и алгоритмом работы в электронной почте, полученные знания они смогут применять как для личного общения, обмена сообщениями с друзьями, так и для деловой переписки на практике и на будущем месте работы.

На основании вышеизложенного считаем, что выбор данной темы курсовой работы, а также ее практическая значимость очевидны, в том числе и для закрепления качественных знаний по дисциплине «Использование документальных систем и баз данных в управлении».

Цель курсовой работы - исследовать возможности автоматизации документооборота для оптимизации работы с документами.

Для достижения поставленной цели были сформулированы следующие задачи:

1 Определить понятие и сущность документооборота;

2 Рассмотреть основные понятия, классификацию и принципы технологии электронного документооборота;

3 Раскрыть понятие и функции электронной почты;

4 Изучить информационную технологию работы в почтовой программе MS OUTLOOK EXPRESS.

Объект исследования - автоматизация документооборота. Предмет - использование программы MS OUTLOOK EXPRESS для организации электронного документооборота.

В процессе выполнения работы использованы различные методы исследования: аналитический, логический, системный.

При написании курсовой работы были использованы учебники и практикумы по дисциплине, а также ресурсы глобальной сети Internet.

Обоснованная актуальность темы, объект и предмет исследования, поставленные цель и задачи обусловили следующую структуру работы:

Введение. Во введении мы обосновали актуальность и практическую значимость выбранной темы, сформулировали цель курсовой работы и задачи исследования.

1. Документооборот. Первый вопрос посвящен раскрытию основных понятий и сущности документооборота. Электронный документооборот. В рамках второго вопроса рассмотрены основные понятия, классификация и принципы технологии электронного документооборота, а также - понятие и функции электронной почты.

2. Организация работы в почтовой программе MS OUTLOOK EXPRESS. Третий вопрос содержит практическое описание и поэтапный алгоритм работы в почтовой программе MS OUTLOOK EXPRESS.

Заключение. В заключении работы излагаются краткие выводы и полученные результаты.

Список источников.

1. Документооборот

Документооборот -- это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

* документы, поступающие из других организаций (входящие);

* документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

* документы, создаваемые в организации и используемые работниками

организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

* первичную обработку;

* предварительное рассмотрение;

* регистрацию;

* рассмотрение руководством;

* передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником, (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата. Винокуров М.А., Гутгарц Р.Д., Пархомов В.А. Компьютерные технологии в кадровых службах. - М.: Издательство ИГЭА, 2007. - 198с.

Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

· направляемые на рассмотрение руководителю организации;

· направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Ход исполнения контролируется службой ДОУ. Согласование документов в системе электронного документооборота // Секретарское дело. 2008 №12

Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям.

Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы полежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию оставляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. Романов, Д. А., Ильина, Т. Н., Логинова, А. Ю. Правда об электронном документообороте / Д. А. Романов, Т. Н. Ильина, А. Ю. Логинова. - М.: Компания АйТи: ДМК Пресс, 2004. - 224 с.

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.

Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под расписку.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т. е. учитывать объем документооборота. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ.

Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ. Белая Т. Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ // Делопроизводство. 2007 №3

Таким образом, каждая организация имеет службу ДОУ или иное структурное подразделение, которое осуществляет деятельность по работе с документами, а именно входящей, исходящей и внутренней документацией.

2. Электронный документооборот

Организация работы с документами - ключевая технология управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или огромной корпорации. Естественно, эффективное управление требует некоторой системы работы с документами. Чем шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система делопроизводства. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок документооборота. Аппак М.А. Автоматизированные рабочие места на основе персональных ЭВМ. - М.: Радио и связь, 2006. - 176с.

Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

К объектам системы управления документооборотом относятся структуры данных, над которыми производятся операции. К ним относятся картотеки, регистрационно-контрольные карточки, файлы документов, сообщения и папки. Каждый документ должен быть зарегистрирован в системе. В процессе регистрации в регистрационную карточку заносятся реквизиты документа, характеризующие собственно документ и состояние его обработки. Предусматривается возможность иерархических двунаправленных гипертекстовых связей между документами.

Картотеки - это виртуальное подмножество документов. Картотека является полным аналогом картотеки/журнала подразделения организации. Собственно документ может существовать вне автоматизированной системы, например на бумаге. При наличии одного или нескольких машинных файлов, содержащих электронную версию документа, система хранит ссылку на соответствующие файлы документа и программы их чтения/редактирования. Таким образом, пользователь системы имеет возможность работать с электронными документами.

При пересылке документа от пользователя к пользователю формируется сообщение, содержащее реквизиты адресата, корреспондента, дату и собственно текст сопроводительного сообщения/ резолюции. Для контроля исполнения документов используются контрольные карточки, которые могут создаваться для всего контролируемого документа или для его разделов.

Папки документов предназначены для группирования регистрационных карточек документов по какому-либо признаку, например технологическому, тематическому и т. д.

Таким образом, информационная модель предусматривает возможность взаимосвязанного функционирования нескольких систем автоматизации документооборота, который осуществляется посредством любой системы электронной почты.

2.1 Основные понятия электронного документооборота

Документооборот -- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. Аладин Н.В. Электронный документооборот для всех и для всего // Банковские технологии. 2008 №7

Электронный документооборот (ЭДО) -- единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Электронный документ (ЭД) -- документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) -- аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

2.2 Классификация средств электронного документооборота

Когда говорят об автоматизации делопроизводства или документооборота, то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкой документов - от использования текстовых процессоров до систем управления потоком работ и управления базами данных. В результате в эту категорию попадает очень широкий спектр программных продуктов, позволяющих готовить текстовые, табличные, графические, мультимедийные и другие типы документов. По сути, системы управления документами являются системами управления базами данных для неструктурированной информации.

Системы, основанные на архитектуре "клиент-сервер", состоят из 4 основных элементов:

· центрального приложения, расположенного на сервере;

· клиентских приложений, расположенных на рабочих станциях;

· программного обеспечения по индексированию и поиску, расположенного на сервере данных;

· собственно документов, представленных в виде файлов различных типов

(текст, изображение), хранящихся на сервере или рабочей станции.

Управление документами. Предполагается, что каждый документ может характеризоваться сложной совокупностью структурированных данных. Системы управления документами обеспечивают эффективное хранение и обработку этих данных. Примером такой системы являются системы правовой информации, позволяющие быстро ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов. Романов, Д. А., Ильина, Т. Н., Логинова, А. Ю. Правда об электронном документообороте / Д. А. Романов, Т. Н. Ильина, А. Ю. Логинова. - М.: Компания АйТи: ДМК Пресс, 2004. - 224 с.

Пересылка документов. Это почтовые системы, обеспечивающие пересылку документов и сопроводительной информации для работы с ними других пользователей компьютерной сети. Они могут быть более или менее мощными: от простейших систем электронной почты до развитых учрежденческих систем, позволяющих, например, связывать с документами специфические наборы реквизитов и маршруты движения.

Групповая работа над документами. Эти системы позволяют группе пользователей компьютерной сети параллельно работать над общими документами. При этом может обеспечиваться оперативное отслеживание всех изменений и версий.

Управление потоком работ. Эти системы автоматизируют сложные многошаговые алгоритмы работы с документами в организации. Каждый тип документа может иметь специфические алгоритмы обработки и маршруты движения, причем на каждом шаге функции обработки и дальнейший маршрут могут, в общем случае, зависеть от предыстории документа и текущих событий.

Из выше сказанного, можно сделать вывод, что разнообразны системы электронного документооборота, и каждая из них решает определенный круг вопросов.

2.3 Принципы технологии электронного документооборота

Документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Технология управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Трубилин И.Т., Семенов М.И., Лойко В.И., Барановская Т.П. Автоматизированные информационные технологии в экономике. - М.: Финансы и статистика, 2009. - 216 с.

Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации.

Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители. Аладин Н.В. Электронный документооборот для всех и для всего // Банковские технологии. 2008 №7 В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает хотя бы все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход процесса документооборота - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах.

К объектам системы управления документооборотом относятся структуры данных, над которыми производятся операции. К ним относятся картотеки, регистрационно-контрольные карточки, файлы документов, сообщения и папки.

Каждый документ должен быть зарегистрирован в системе. В процессе регистрации в регистрационную карточку заносятся реквизиты документа, характеризующие собственно документ и состояние его обработки.

Предусматривается возможность иерархических двунаправленных гипертекстовых связей между документами.

Картотеки - это виртуальное подмножество документов. Картотека является полным аналогом картотеки/журнала подразделения организации. Собственно документ может существовать вне автоматизированной системы, например на бумаге. При наличии одного или нескольких машинных файлов, содержащих электронную версию документа, система хранит ссылку на соответствующие файлы документа и программы их чтения/редактирования. Таким образом, пользователь системы имеет возможность работать с электронными документами. Романов, Д. А., Ильина, Т. Н., Логинова, А. Ю. Правда об электронном документообороте / Д. А. Романов, Т. Н. Ильина, А. Ю. Логинова. - М.: Компания АйТи: ДМК Пресс, 2004. - 224 с.

При пересылке документа от пользователя к пользователю формируется сообщение, содержащее реквизиты адресата, корреспондента, дату и собственно текст сопроводительного сообщения/резолюции. Для контроля исполнения документов используются контрольные карточки, которые могут создаваться для всего контролируемого документа или для его разделов.

Папки документов предназначены для группирования регистрационных карточек документов по какому-либо признаку, например технологическому, тематическому и т. д.

Информационная модель предусматривает также возможность взаимосвязанного функционирования нескольких систем автоматизации документооборота. В этом случае обмен документами между системами осуществляется посредством любой системы электронной почты.

Следовательно использование автоматизированных систем облегчает работу с документами. И если компьютерная сеть охватывает хотя бы все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса. Белая Т. Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ // Делопроизводство. 2007 №3

2.4 Использование электронной почты

Электронная почта или e-mail - самый популярный вид использования Интернета. С помощью электронной почты в Интернете вы можете послать письмо миллионам людей по всей планете. Существуют шлюзы частных почтовых систем в интернетовский e-mail, что занчительно расширяет ее возможности.

E-mail очень похож на обычную бумажную почту, обладая теми же достоинствами и недостатками. Обычное письмо состоит из конверта, на котором написан адрес получателя и стоят штампы почтовых отделений пути следования, и содержимого - собственно письма. Электронное письмо также состоит из заголовка сообщения, содержащего служебную информацию (об авторе письма, получателе, пути прохождения по сети и т.д.), играющего роль конверта, и тела сообщения, являющегося собственно содержимым письма.

Вы можете вложить в обычное письмо что-нибудь, например, фотографию, аналогично, вы можете послать файл с данными электронным письмом. Вы можете подписать обычное письмо - можно подписать и электронное письмо. Обычное письмо может не дойти до адресата или дойти слишком поздно, как и электронное письмо. Обычное письмо весьма дешево, и электронная почта самый дешевый вид связи в Интернет.

Электронная почта повторяет достоинства (простота, дешевизна, возможность пересылки нетекстовой информации, возможность подписать и зашифровать письмо) и недостатки (негарантированное время пересылки, теоретическая возможность доступа третьих лиц во время пересылки, не интерактивность) обычной почты. Однако у них есть и существенные отличия. Стоимость пересылки обычной почты очень сильно зависит от того, куда, в сколь удаленную точку планеты она должна быть доставлена, и ее размера и типа. Для электронной почты такой зависимости, вообще говоря, нет. Электронное письмо можно шифровать и подписывать гораздо более надежно и удобно, нежели бумажное - для последнего, строго говоря, вообще нет общепринятых средств шифрования. Скорость доставки электронных писем гораздо выше, чем бумажных.

Помимо взаимодействия один-один, e-mail может поддерживать списки электронных адресов для рассылки, поэтому человек или организация может послать e-mail всему этому списку адресов людей или организаций. Иногда списки рассылки e-mail имеют элементы, являющиеся указателями на другие списки рассылки, поэтому одно письмо может быть в конце концов доставлено тысячам людей.

Итак, электронная почта выполняет следующие функции:

* обмен сообщениями между пользователями;

* обмен документами между пользователями;

* обмен данными между приложениями;

* оповещение пользователей о наступлении определенных событий.

Электронная почта становится все более важным условием ведения повседневной деятельности. Организациям нужны политики для электронной почты, чтобы помочь сотрудникам правильно ее использовать, уменьшить риск умышленного или неумышленного неправильного ее использования, и чтобы гарантировать, что официальные документы, передаваемые с помощью электронной почты, правильно обрабатываются. Аналогично политике использования телефона, организациям нужно разработать политику для правильного использования электронной почты. Якобсон И.П. Локальное» решение электронного документооборота // Банковские технологии. 2008 №4

Политика должна давать общие рекомендации в таких областях:

· использование электронной почты для ведения деловой деятельности; электронный документооборот автоматизация картотека

· использование электронной почты для ведения личных дел;

· управление доступом и сохранение конфиденциальности сообщений;

· администрирование и хранение электронных писем;

· основы e-mail .

Основными почтовыми протоколами в Интернете (не считая частных протоколов, шлюзуемых или туннелируемых через Интернет) являются SMTP (Simple Mail Transport Protocol), POP (Post Office Protocol) и IMAP (Internet Mail Access Protocol).

SMTP-сервер принимает письма от других систем и сохраняет их в почтовых ящиках пользователей. Сохраненные письма могут быть прочитаны несколькими способами. Пользователи с интерактивным доступом на почтовом сервере могут читать почту с помощью локальных почтовых приложений. Пользователи на других системах могут загрузить свои письма с помощью программ-почтовых клиентов по протоколам POP3 и IMAP.

UNIX-хосты сделали самым популярным SMTP. Широко используемыми SMTP-серверами являются Sendmail, Smail, MMDF и PP. Самым популярным SMTP-сервером в Unixе является Sendmail, написанный Брайаном Эллманом. Он поддерживает создание очередей сообщений, переписывание заголовков писем, списки рассылки и т.д. Обычно он конфигурируется так, что должен работать как привилегированный процесс. Это означает, что если его защиту можно будет обойти каким-нибудь способом, атакующий сможет нанести вред, далеко превышающий удаление электронных писем.

POP - это самый популярный протокол приема электронной почты. POP-сервер позволяет POP-клиенту загрузить письма, которые были получены им от другого почтового сервера. Клиенты могут загрузить все сообщения или только те, которые они еще не читали. Он не поддерживает удаление сообщений перед загрузкой на основе атрибутов сообщения, таких как адрес отправителя или получателя. POP версии 2 поддерживает аутентификацию пользователя с помощью пароля, но пароль передается серверу в открытом (незашифрованном) виде. Баласанян В.Э. Использование электронной почты// Секретарское дело. 2002 № 2

POP версии 3 предоставляет дополнительный метод аутентификации, называемый APOP, который прячет пароль. Некоторые реализации POP могут использовать Kerberos для аутентификации.

IMAP - это самый новый, и поэтому менее популярный протокол чтения электронной почты.

IMAP поддерживает операции создания, удаления, переименования почтовых ящиков; проверки поступления новых писем; оперативное удаление писем; установку и сброс флагов операций; разбор заголовков в формате RFC-822 и MIME-IMB; поиск среди писем; выборочное чтение писем.

IMAP более удобен для чтения почты в путешествии, чем POP, так как сообщения могут быть оставлены на сервере, что избавляет от необходимости синхронизировать списки прочитанных писем на локальном хосте и на сервере.

MIME - это сокращение для Многоцелевых расширений интернетовской почты (Multipurpose Internet Mail Extensions). Как сказано в RFC 2045, он переопределяет формат сообщений электронной почты, чтобы позволить: передачу текстов в кодировке, отличной от US-ASCII, передачу в письме нетекстовой информации в различных форматах, сообщения из нескольких частей, и передачу в заголовке письма информации в кодировке, отличной от US-ASCII.

Он может использоваться для поддержки таких средств безопасности, как цифровые подписи и шифрованные сообщения. Он также позволяет посылать по почте выполняемые файлы, зараженные вирусами, или письма с РПС. Серова Г.А. Применение компьютерных технологий// Секретарское дело. 2002 № 2

Таким образом, электронная почта является одним из самых востребованных видов использования интернета. Ею пользуются не только люди - для личного общения, но и организации - для совершения документооборота.

3. Организация работы в почтовой программе MS OUTLOOK EXPRESS

Одним из наиболее распространенных программных средств, позволяющих работать с электронными сообщениями, является почтовая программа MS OUTLOOK EXPRESS. Для эффективного и удобного использования данной программы необходимо овладеть спецификой работы в ней. Рассмотрим подробнее специфику работы в MS OUTLOOK EXPRESS.

1. Изучение интерфейса программы MS Outlook Express:

Запустим MS Outlook Express (при стандартной установке программы выполните Пуск/ Программы/ MS Outlook Express). Если компьютер не подключен к Интернету, то при запуске сначала будет предложено установить соединение с организацией, предоставляющей доступ к сети Интернет. Выберим режим автономной работы, поскольку для подготовки почтовых отправлений не обязательно находиться в сети Интернет.

Справа от папок окно разделено на две части. Верхняя будет содержать список писем, которые «лежат» в одной из папок, -- в той, на которой пользователь перед этим щелкнул мышкой и которая выделяется синей или серой подсветкой. Нижняя часть окна предназначена для отображения текста письма.

Изучим интерфейс программы. Элементами главного окна Outlook Express являются Главное меню, Панель инструментов с кнопками пиктографического меню, Строка состояния (рис. 1).



Рис. 1. Интерфейс программы Outlook Express

Проверим правильность настроек почтовой программы (Сервис/Учетные записи).

Очистим папку «Удаленные» командой контекстного меню Очистить папку «Удаленные» (контекстное меню вызывается правой кнопкой мыши).

2. Создание электронного письма - «Приглашение на праздник» (юбилей вашей фирмы) в программе MS Outlook Express

Щелкним мышкой в верхнем левом углу почтовой программы справа от кнопки с надписью «Создать сообщение», выберим шаблон «Приглашение на праздник». Поверх окна почтовой программы раскроется новое окно для написания приглашения (рис. 2).

Рис. 2. Окно для создания электронного письма «Приглашение на праздник»

В верхней половине окна письма заготовлено четыре строки: «Кому», «Копия», «Скрытая» и «Тема».

В поле Кому введём электронный почтовый адрес того, кому будем отправлять письмо (предположим, адрес своего почтового ящика). Если у вас нет своего почтового ящика, то можно набрать абстрактный адрес, например ASSSSK@mtu-net.ru (записывайте его слитно, без пробелов).

Если потребуется, можно ввести и несколько адресов, записывая их через точку с запятой в поле Кому, или набрать второй адрес в поле Копия, тогда каждому из указанных адресов будет автоматически отправлена копия письма.

Если указать адрес в поле Скрытая, то получатель не будет знать, что кому-то еще высланы такие копии.

В поле Тема принято записывать короткую строчку, которая отражает смысл письма, например «Письмо-приглашение».

После того, как все поля адресации заполнены, щелкним мышкой в нижней части окна письма, чтобы там проявился текстовый курсор - мигающая вертикальная черточка. Наберём текст извещения -- место встречи, время.

Щелкним мышью по кнопке с надписью «Отправить» -- окно закроется.

3. Создание информационного электронного письма с вложенным файлом

Щелкним мышкой по кнопке с надписью «Создать сообщение».

В поле Кому введем электронный почтовый адрес - ASSSSK@mtu-net.ru.

В поле Тема наберем «Информационное письмо».

Введем текст письма (рис. 3): «Приглашаем Вас принять участие в семинаре. Более подробная информация прилагается».



Рис. 3. Информационное письмо с вложенным файлом

Вложим файл рекламного письма (Вставка/ Вложение файла или кнопка Вложить файл в виде скрепки). Обратим внимание, что появилась новая строка «Присоединить» с именем вложенного файла (см. рис. 3).

Щелкним мышью по кнопке с надписью Отправить - окно закроется.

4. Создание электронного письма из текстового редактора MS Word на основании документа, созданного в Задании - «Приглашение»

Откроем файл текстового документа -- «Приглашение».

Щелкним мышкой по кнопке с надписью «Сообщение» в панели инструментов.

В открывшейся адресной части электронного письма введем Электронный адрес и тему (рис. 4).

Рис. 4. Создание электронного письма из текстового редактора

Нажмите кнопку «Отправить копию».

5. Отправление всех созданных электронных писем на почтовый сервер

Щелкним мышью по кнопке с надписью «Доставить почту». Если мы работаем в автономном режиме, то появится окно с предложением подключиться к сети. Нажмём кнопку Да для подключения (рис. 5).

Если в качестве адреса получателя мы используем свой почтовый ящик, то произойдет отправка писем нам же.

Рис. 5. Запрос на подключение к сети

Процессы отправки и получения писем индицируются динамическим индикатором -- синей полоской, постепенно удлиняющейся слева направо в особом окне, выводимой программой во время пересылки.

Как только письма получены, связь с Интернетом можно разъединить.

Таким образом, почтовая программа MS Outlook Express позволяем нам работать с электронными сообщениями, с помощью которых мы можем быстро и эффективно обмениваться как личными сообщениями, так и официальными документами и файлами.

Заключение

Документация составляет основу управления, эффективность которого основывается на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества.

В каждой организации осуществляется документооборот, то есть движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Данную деятельность реализует служба ДОУ или иное структурное подразделение, которое занимается документацией организации.

Различают входящие, исходящие и внутренние потоки документации.

Входящие документы проходят: первичную обработку; предварительное рассмотрение; регистрацию; рассмотрение руководством; передачу на исполнение.

Для исходящей и внутренней документации подготавливается проект текста, который согласовывается с заинтересованным должностным лицом, подписывается руководителем и регистрируется службой ДОУ.

Служба ДОУ ведет учёт документооборота, результаты которого доводятся до сведения руководителя, который в свою очередь принимает соответствующие меры по усовершенствованию работы с документами.

Современные информационные технологии заставляют фирмы переходить от простого использования персональных компьютеров и аппаратных средств к внедрению систем автоматизированного документооборота, то есть единому механизму по работе с документами, представленными в электронном виде.

Применение новых информационных технологий в области документационного управления позволяет относиться к документообороту как к эффективному и гибкому инструменту реализации различного рода инноваций в этой области.

Автоматизация документооборота реализуется с помощью средств электронного документооборота, которые имеют следующую классификацию: системы, основанные на архитектуре "клиент-сервер", системы управления документами, системы пересылки документов, системы групповой работы над документами, системы управления потоком работ. Каждая система решает свой круг вопросов.

Технология электронного документооборота осуществляется в соответствии со следующими принципами: централизованное сведение информации, взаимосвязанное функционирование нескольких систем автоматизации, централизованное отслеживание хода процесса документооборота.

Одним из средств реализации электронного документооборота является электронная почта, с помощью которой мы можем обмениваться информацией с большим количеством людей, не зависимо в какой части планеты они находятся, также обмениваться документами, данными между приложениями. Кроме этого электронная почта оповещает пользователей о наступлении определенных событий.

Почтовая программа MS Outlook Express позволяем нам работать с электронными сообщениями. Изучив её интерфейс, мы можем быстро и эффективно обмениваться как личными сообщениями, так и официальными документами и файлами.

Таким образом, автоматизация документооборота представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.

Использование автоматизированного документооборота обеспечит удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки это положительно повлияет на работоспособность работника, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.

Список источников

Научно - методическая литература:

1. Анхимюк В.Л., Олейко О.Ф., Михеев Н.Н. Теория автоматического управления. - М.: Дизайн ПРО, 2006. - 352 с.

2. Аппак М.А. Автоматизированные рабочие места на основе персональных ЭВМ. - М.: Радио и связь, 2006. - 176с.

3. Бесекерский В.А., Попов Е.П. Теория систем автоматического управления. - 4-е изд., перераб. и доп. - СПб.: Профессия, 2007. - 747 с.

4. Винокуров М.А., Гутгарц Р.Д., Пархомов В.А. Компьютерные технологии в кадровых службах. - М.: Издательство ИГЭА, 2007. - 198с.

5. Годин В., Корнеев И.К. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учебник. - М.: Мастерство: Высшая школа, 2007. - 409 с.

6. Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2005. - 512 с.;

7. Гришин В.Н., Панфилова Е.Е. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Учебник. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2005. - 416 с.: ил. - (Профессиональное образование);

8. Елочкин М.Е. Информационные технологии: Учебник /М.Е. Елочкин, Ю.С. Брановский, Н.Д. Николаенко; Рук. авт. группы Елочкин М.Е. - М.: Издательство Оникс, 2007 - 256 с.;

9. Емельянова Н.З., Партыка Г.П., Попов И.И.. Основы построения автоматизированной информационной системы: Уч. пособие. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2007. - 416 с.: ил. (Профессиональное образование);

10. Ефимова О., Морозов В. Курс компьютерной технологии: Учебное пособие. - М.: АБФ, 2002. - 197 с.;

11. Козырев А.А. Информационные технологии в экономике и управлении: Учебник. Второе издание. - СПб.: Изд-во Михайлова В.А., 2001. - 360 с.;

12. Корнеев И.К., Машурцев В.А. Информационные технологии в управлении. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 230 с.;

13. Лихачева Г.Н. Информационные технологии в экономике - М.: МЭСИ, 2002. - 330 с.;

14. Ляхович В.Ф. Основы информатики. - Ростов н/Д: «Феникс», 2009. - 307с.

15. Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Учеб. Пособие для сред. проф. Образования / Елена Викторовна Михеева.- М.: Издательский цент "Академия", 2004. - 384 с.;

16. Михеева Е.В. Практикум по информационным технологиям в профессиональной деятельности: Учеб. Пособие для сред. проф. Образования / Елена Викторовна Михеева. - М.: Издательский цент "Академия", 2006. - 256 с.;

17. Романов, Д. А., Ильина, Т. Н., Логинова, А. Ю. Правда об электронном документообороте / Д. А. Романов, Т. Н. Ильина, А. Ю. Логинова. - М.: Компания АйТи: ДМК Пресс, 2004. - 224 с.

18. Степанова Е.Е., Хмелевская Н.В. Информационное обеспечение управленческой деятельности; Учебное пособие - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2007. - 154 с.

19. Трубилин И.Т., Семенов М.И., Лойко В.И., Барановская Т.П. Автоматизированные информационные технологии в экономике. - М.: Финансы и статистика, 2009. - 216 с.

20. Филимонова Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Учебник. - Ростов н/Д: Феникс, 2004. - 352 с.

Периодическая литература:

1. Аладин Н.В. Электронный документооборот для всех и для всего // Банковские технологии. 2008 №7

2. Белая Т. Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ // Делопроизводство. 2007 №3

3. Баласанян В.Э. Использование электронной почты// Секретарское дело. 2002

№ 2

4. Корюкин А.В. Сказка о потерянном времени // Управление компанией. 2009 №12

6. Кузнецов С. Л. Международные требования к системам автоматизации делопроизводства // Делопроизводство. 2006 №3

7. Максимович Г.Ю. Принципы автоматизации делопроизводства// Секретарское дело. 2003 № 4

8. Подолина О.В. Автоматизация подготовки организационно-распорядительного документа: работа с его шаблоном // Секретарское дело. 2008 №10

9. Подолина О.В. Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота // Секретарское дело. 2009 №3

10. Подолина О.В. Жизненный цикл исходящих документов // Секретарское дело. 2008 №11

11. Подолина О.В. Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании // Секретарское дело. 2008 №8

12. Подолина О.В. Согласование документов в системе электронного документооборота // Секретарское дело. 2008 №12

13. Серова Г.А. Применение компьютерных технологий// Секретарское дело. 2002 № 2

14. Серова Г.А. Основные объекты и принципы автоматизации документационного обеспечения управления// Секретарское дело. 2008 №1

15. Якобсон И.П. Локальное» решение электронного документооборота // Банковские технологии. 2008 №4

Материалы из других источников:

1. http://www.allbest.ru

2. http://www.eos.ru

3. http://www.yandex.ru

4. http://www.mail.ru

5. http://office.rambler.com

Размещено на Allbest.ru