Модернизация задачи учета библиотечного фонда

Размещено на http://www.allbest.ru/

1

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ОПИСАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

2. ОПИСАНИЕ ТРЕБОВАНИЙ К ЗАДАЧЕ

3. ОПИСАНИЕ ЛОГИЧЕСКОЙ СТРУКТУРЫ ЗАДАЧИ

4. ОПИСАНИЕ ПОВЕДЕНИЯ ЗАДАЧИ

5. ОПИСАНИЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ЭЛЕМЕНТОВ ЗАДАЧИ

6. ОПИСАНИЕ ФИЗИЧЕСКОГО ПРЕДСТАВЛЕНИЯ КОМПОНЕНТОВ ЗАДАЧИ

ВВЕДЕНИЕ

В библиотеке предприятия функционирует отдел комплектования, который осуществляет: комплектование фонда библиотеки в строгом соответствии с запросами отделов и профилем предприятия; техническую обработку новых поступлений книг (с помощью традиционной технологии штрих-кодировки); ведение библиотечного учета.

Систему учета документов библиотечного фонда составляет организационно упорядоченная совокупность видов, форм и методов учета документов, дифференцированных в соответствии с их назначением.

По функциям и назначению различаются следующие виды учета: библиотечный, бухгалтерский, статистический, особый (специализированный).

Учет библиотечного фонда - это совокупность правил и процедур, обеспечивающих регистрацию и обобщение сведений о величине, составе, движении фонда и его стоимости.

Рассматривается задача реализуется во внутреннем отделе библиотеки в отделе комплектования - задача не связана с читателями.

На данном этапе в системе в рамках задачи «Учет библиотечного фонда» реализуются функциональные задачи суммарного и индивидуального учета.

Данная реализация, на сегодняшний день, не является эффективной и нуждается в модернизации, так как она не реализует задачу «Учет балансовой стоимости библиотечного фонда», который впоследствии отражается в бухгалтерском учете.

Ранее при решении задачи «Учет библиотечного фонда» наибольшее внимание уделялось библиотечному учету, при этом не учитывалась стандартизация учета балансовой стоимости документов и возможность формирования документов автоматизировано. Книги, поступающие в фонд библиотеки, принимались по одному сопроводительному документу (счет-фактура, накладная), который принимал заведующий отдела комплектования. После приема партии книг, ее записи в «Книге суммарного учета библиотечного фонда» и инвентаризации, на сопроводительном документе осуществлялась запись, которая подтверждала, что книги в количестве экземпляров приняты и зарегистрированы в «Книге суммарного учета библиотечного фонда» за соответствующим номером и в «Инвентарной книге» с номерами экземпляров, на общую сумму (в гривнах). Задача «Учет балансовой стоимости библиотечного фонда» предполагает формирование документов «Акт прихода», «Акт списания» и «Акт пожертвования». «Акт прихода» при приходе книг и наличии сопроводительного документа не формировался вообще. Формирование документа осуществлялось только в случае отсутствия сопроводительного документа на книги. «Акт списания» и «Акт пожертвования» формировались вручную и составлялись на основе документа «Список книг», который передавался в ОК из отдела книгохранения и от юридическое лицо (жертвователя) соответственно.

Все это осуществлялось не автоматизировано.

Согласно общим правилам библиотека должна осуществлять оценку стоимости книг, которые поступают или выбивают из фонда библиотеки, с использованием рыночных цен, коэффициентов для пересчета, которые установлены Верховной Радой Украины. Стандартизация отчетности перед бухгалтерией в рамках реализации задачи учета балансовой стоимости книг в ИС является необходимой составляющей для подтверждения осуществления процесса комплектования отделом комплектования на его основных этапах. Занесение книг в библиотечный фонд (электронный каталог) подтверждается двумя документами (инвентарной книгой и первой частью книги суммарного учета библиотечного фонда), согласно библиотечному учету, и тремя документами (актами) по учету балансовой стоимости книг.

Новый регламент библиотеки определил необходимость постоянного формирования документа «Акт прихода» при приходе книг, как элемента стандартизации при ведении учета библиотечного фонда. На основании, которого бухгалтерия сможет делать проверку, какое количество и на какую сумму пришло книг согласно сопроводительному документу, и на какую сумму и сколько книг внесено в библиотечный фонд согласно составленному ОК документу «Акт прихода».

В результате анализа данного бизнес-процесса было принято решение о модернизации задачи «Учет библиотечного фонда» и реализации задачи «Учет балансовой стоимости библиотечного фонда» в рамках ИС «Библиотека». Таким образом, необходимо расширить систему за счет нового функционала, посредством реализации новой функциональной задачи «Учет балансовой стоимости библиотечного фонда».

1. ОПИСАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

Библиотека представляет собой службу предприятия, которая содержит интеллектуальные ценности общества и обеспечивает использование этих ценностей для целей образования и всестороннего развития личности. Библиотека является учебно-вспомогательным, информационным, структурным подразделением предприятия.

В настоящее время библиотека предприятия содержит техническую и учебную литературу, которая необходима сотрудникам для качественного выполнения поставленного перед ними задания. Фонд библиотеки составляет 40 тысяч книг.

Непосредственным объектом автоматизации является отдел комплектования (ОК) библиотеки предприятия, который осуществляет: комплектование фонда библиотеки в строгом соответствии с запросами отделов и профилем предприятия; техническую обработку новых поступлений книг (с помощью традиционной технологии штрих-кодировки); ведение библиотечного учета.

Основой формирования библиотечного фонда библиотеки является процесс комплектования. Комплектование ведется на основе прямых договоров с издательствами, книготоргующими организациями, фирмами.

Все документы, которые поступили в библиотеку, принимаются ОК по сопроводительным документам (накладным) и штемпелюются. После приема и обработки сопроводительного документа ОК передает его в бухгалтерию. Исключение документов из библиотечного фонда оформляется по акту списания, с обоснованием причины, по которой документ выбывает из фонда. В ОК акт списания формируется на основе документа «Список книг» переданного отделом книгохранения. Документы, которые выбыли, исключаются из всех учетных форм и делается соответствующая запись в акте списания и соответствующих учетных формах.

Формой ведения индивидуального учета документов является «Инвентарная книга».

Формой суммарного учета является «Книга суммарного учета библиотечного фонда». Сведения о движении фонда фиксируются в трех её частях:

- часть 1 - «Поступление в фонд»;

- часть 2 - «Выбытие из фонда»;

- часть 3 - «Итоги движения фонда».

Сведения о поступивших в фонд библиотеки документах фиксируются в первой части.

Сведения о выбывших из фонда библиотеки документах отражаются во второй части с указанием причин выбытия.

Сведения о поступивших и выбывших за год из фонда библиотеки документах отражаются в третьей части.

Накладные, а также акты приема, списания и пожертвования, после обработки и формирования в ОК передаются в бухгалтерию.

Отдел комплектования является одним из основных структурных подразделений библиотеки предприятия. ОК осуществляет заказ, прием и учет поступающей в фонд библиотеки литературы, а также её списание.

Работа по решению данной задачи в отделе комплектования ведется тремя сотрудниками заведующим отделом комплектования библиотеки и ведущими библиотекарями, которые являются пользователями разрабатываемой автоматизированной системы.

2. ОПИСАНИЕ ТРЕБОВАНИЙ К ЗАДАЧЕ

На текущий момент в рамках задачи «Учёт библиотечного фонда», реализуются следующие функциональные задачи:

- индивидуальный учёт библиотечного фонда;

- суммарный учёт библиотечного фонда;

– учет балансовой стоимости библиотечного фонда.

Под функциональной задачей «Индивидуальный учёт» понимается учет каждого конкретного экземпляра документа и каждого названия документа, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него.

Формой ведения индивидуального учета документов является «Инвентарная книга».

При списании документов выполняется внесение данных согласно документу «Список книг». Номер акта списания отражается в документах «Инвентарная книга» и третьей части КСУБФ.

Под функциональной задачей «Суммарный учёт» понимается ведение учёта библиотечного фонда группами (партиями), поступающих или выбывающих книг, по одному сопроводительному документу (накладной).

Формой суммарного учета является «Книга суммарного учета библиотечного фонда». Сведения о движении фонда фиксируются в трех её частях:

- часть 1 - «Поступление в фонд»;

- часть 2 - «Выбытие из фонда»;

- часть 3 - «Итоги движения фонда».

Формами ведения учета балансовой стоимости книг являются «Акт прихода», «Акт списання», а также «Акт пожертвования». Балансовая стоимость фонда впоследствии будет отражаться в бухгалтерском учете предприятия.

Для реализации поставленной задачи необходимо осуществление модернизации существующего программного обеспечения путем добавления новых, а также расширением уже существующих структурных элементов программы (интерфейса, внутренней структуры) с сохранением логики её работы. Обработка данных в системе должна быть автоматизированной, осуществляться с минимальным участием человека.

Модернизация задачи предполагает изменение соответствующего ПО:

– создание экранных форм («Акт прихода», «Акт пожертвования»);

– усовершенствование экранных форм («Акт списания» (добавление новых кнопок с возможностью формирования документа, вывода на печать и его сохранения), «Причины выбытия» (разработка полей для записи кода), «Сотрудники» (введение дополнительных полей о сотруднике, таких как: телефон, домашний адрес, членство в комиссии, для возможности определения входа сотрудника в постоянно действующую комиссию предприятия по проверке сохранности фонда)).

Диаграмма прецедентов для задачи «Учет библиотечного фонда» представлена на рисунке 2.1.

Разработка диаграммы прецедентов необходима для моделирования поведения системы, определения что делает система, на которой показана совокупность прецедентов и актеров, а также отношения между ними.

На диаграмме представлены:

- актеры (пользователь разрабатываемой ИС, им могут быть - Заведующий отделом комплектования, ведущие библиотекари)

- прецеденты (три основные из них - формирование отчетов, формирование библиотечного фонда, формирование справочников).

Пользователь является инициатором всех действий осуществляемых с системой. Прецеденты:

- формирование отчетов (инициируется пользователем, реализация данной функциональности системы возможна в шести аспектах поведения - вариантах использования, в зависимости от того какой из них выберет пользователь. При выборе определенного варианта его реализация (напр., формирование КСУБФ (Поступление в фонд)) становится возможной только при выполнении обязательного условия (прецедента выбор года, за который будет формироваться данный документ)- прецедента соединенного с базовым связью «include» - включает);

- формирование библиотечного фонда (инициируется пользователем, реализация данной функциональности системы возможна в двух аспектах поведения - вариантах использования, в зависимости от того какой из них выберет пользователь; реализация выбранного варианта использования осуществляется логически по тем же связям что и для прецедента формирование отчетов);

- формирование справочников (инициируется пользователем, реализация данной функциональности системы возможна в восьми аспектах поведения - вариантах использования, в зависимости от того какой из них выберет пользователь; реализация выбранного варианта использования осуществляется логически по тем же связям что и для прецедента формирование отчетов).

Рисунок 2.1 - Диаграмма прецедентов модернизированной задачи «Учет библиотечного фонда» ИС библиотеки предприятия

3. ОПИСАНИЕ ЛОГИЧЕСКОЙ СТРУКТУРЫ ЗАДАЧИ

Для представления формализованного описания логической структуры задачи используется методология объектно-ориентированного проектирования UML. UML - это графический язык визуализации, специфицирования и документирования.

Концептуальная модель UML включает в себя три составные части:

– основные строительные блоки языка;

– правила их сочетания;

– строительные блоки UML.

UML включает три вида строительных блоков:

– сущности;

– отношения;

– диаграммы.

Диаграмма в UML - это графическое представление набора элементов.

В результате построения диаграммы классов был разработан ряд классов, представленных в таблице 3.1 соединенные связями, указанными в таблице 3.2.

Таблица 3.1 - Классы, использованные при построении диаграммы классов

№ п/п	Наименование класса	Примечание
1	Сотрудники	Сотрудник отдела комплектования библиотеки предприятия
2	Книги	Информация о книгах, которые находятся в библиотечном фонде
3	Экземпляры	Информация об экземплярах книг библиотечного фонда
4	Акты списания	Информация об актах списания книг
5	Причины списания	Информация о причинах списания книг
6	Издательства	Информация об издательствах книг
7	Тип литературы	Информация о типах литературы
8	Языки книги	Информация о языках книги
9	Авторы	Информация об авторах книг
10	Партии	Информация о поступивших партиях книг

Таблица 3.2 - Отношения между классами

№ п/п	Класс	Вид связи	Класс	Кардинальность
1	Книги	Агрегация	Экземпляры	1:M
2	Языки книги	Агрегация	Книги	1:М
3	Тип литературы	Агрегация	Книги	1:М
4	Сотрудники	Агрегация	Акты списания	1:М
5	Партии	Агрегация	Экземпляры	1:М
6	Акты списания	Агрегация	Экземпляры	1:М
7	Издательства	Агрегация	Экземпляры	1:М
8	Причины списания	Агрегация	Акты списания	1:М
9	Книги	Агрегация	Авторы	1:М(М:М?)

Диаграмма классов для задачи «Учет библиотечного фонда» представлена на рисунке 3.1

Диаграмма классов логически построена на основе будущих форм разрабатываемой ИС. «Взаимодействие» с формами осуществляется с помощью кнопок, каждая из которых поддерживается методом соответствующего класса. Напр. форма Книги.

В программе она вызывается следующим образом:

Нажатие на кнопку Каталог книг - появляется форма с перечнем книг. Можно выбрать кнопки - добавить книгу, изменить, удалить книгу.

Добавить книгу - отображаются все поля, которые отражены в классе «Книги». Поле автор - специальная кнопка, которая вызывает форму авторы - т.о. можно выбрать автора из появившегося перечня авторов. Такие же поля Тип литературы и Язык книги.

Кнопки «Сохранение данных» и «Отмена» не отражены в реализации класса «Книги».

Рисунок 3.1 - Диаграмма классов для задачи «Учет библиотечного фонда»

4. ОПИСАНИЕ ПОВЕДЕНИЯ ЗАДАЧИ

автоматизация учет библиотечный фонд

Для представления формализованного описания логической структуры задачи используется метод объектно-ориентированного проектирования UML.

К диаграммам поведения можно отнести следующие диаграммы:

– деятельности (Activity diagram);

– состояний (State Machine diagram);

– вариантов использования (Use case diagram).

Диаграмма деятельности для прецедента «Формирование библиотечного фонда» задачи «Учет библиотечного фонда» представлена на рисунке 4.1

Реализация прецедента «Формирование библиотечного фонда» возможна тремя поведенческими аспектами:

Выбор кнопки Каталог книг, Каталог экземпляров книг или Выход.

При открытии формы Каталог книг (см. описание диаграммы классов) главная форма остается открытой и возможен возврат к главной форме без закрытия формы Каталог книг.

Рисунок 4.1 - Диаграмма деятельности для прецедента «Формирование библиотечного фонда» задачи «Учет библиотечного фонда»

5. ОПИСАНИЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ ЭЛЕМЕНТОВ ЗАДАЧИ

Для представления формализованного описания логической структуры задачи используется метод объектно-ориентированного проектирования UML.

В унифицированном языке моделирования UML существуют два вида диаграмм, которые помогают документировать и описывать эти взаимодействия: диаграмма последовательности взаимодействия и диаграмма сотрудничества объектов. Обе они известны как диаграммы взаимодействия. Для данной задачи была разработана диаграмма последовательности, представленная на рисунке 5.1.

На диаграмме приведены основные этапы реализации функциональной задачи индивидуального учета библиотечного фонда путем формирования документа «Инвентарная книга».

Последовательность при выполнении данной задачи:

– осуществление входа в систему;

– введение логина и пароля;

– вход в форму «Инвентарная книга»;

– введение номера партии;

– сохранение результатов;

– печать документа.

Рисунок 5.1 - Диаграмма последовательности для прецедента «Формирование «Инвентарной книги»» задачи «Учет библиотечного фонда»

6. ОПИСАНИЕ ФИЗИЧЕСКОГО ПРЕДСТАВЛЕНИЯ КОМПОНЕНТОВ ЗАДАЧИ

Диаграмма компонентов, в отличие от прежде рассмотренных диаграмм, описывает особенности физического представления системы. Она позволяет определить архитектуру системы, которая разрабатывается, установив зависимости между программными компонентами, в роли которых может выступать исходный и выполняемый код. Основными графическими элементами диаграммы компонентов есть компоненты, интерфейсы и зависимости между ними.

Диаграмма развертывания предназначена для визуализации элементов и компонентов программы, существующих лишь на этапе ее исполнения. При этом представляются только компоненты-экземпляры программы, являющиеся исполнимыми файлами или динамическими библиотеками. Те компоненты, которые не используются на этапе исполнения, на диаграмме развертывания не показываются. Компоненты с исходными текстами программ могут присутствовать только на диаграмме компонентов. На диаграмме развертывания они не указываются.

Структурно программа реализована следующим образом:

Данные хранятся в таблицах БД MySQL.

Проект программы представлен 3-мя пакетами:

1) Вспомогательные классы

2) Классы реализации форм (пакет View рис. 6.1.1).

3) библиотеки (jasperreports и др.)

Исполняемый файл Library.jar

Диаграмма компонентов, разработанная для данной задачи, реализована в двух вариантах и представлена на рисунке

- 6.1 (1-ый вариант)

Логическое упрощенное представление реализации программы. Возможно даже не полное отражение и соответствие со структурой программы (см.выше), а просто возможно ли такое представление программы?

- 6.1.1 (2-ой вариант)

Логически совпадает с существующей структурой программы (см.выше).

Данные хранятся в таблицах БД MySQL.(пакет Model рис. 6.1.1)

Вспомогательные классы (пакет Control рис. 6.1.1)

Классы реализации форм (пакет View рис. 6.1.1).

Исполняемый файл Library.jar

Можно ли соединить DB MySQL с соответ-щим пакетом Model?

Разработка диаграммы развертывания осуществляется для моделирования требуемых устройств (сервер, рабочая станция клиента), драйвера (для работы с БД), процессов (реализуемых классами) и связи между ними.

Диаграмма развертывания, разработанная для данной задачи, представлена на рисунке:

(Программа основана на архитектуре клиент-сервер. В локальной сети: ПК сервер, ПК клиент, коммутатор)

- 6.2(1-ый вариант) для варианта 6.1

или

- 6.2.2(2-ой вариант) 6.1.1

Рисунок 6.1? Диаграмма компонентов для задачи «Учет библиотечного фонда»



Рисунок 6.1.1? Диаграмма компонентов для задачи «Учет библиотечного фонда»



Рисунок 6.2 ? Диаграмма развертывания для задачи «Учет библиотечного фонда»

Рисунок 6.2.2 ? Диаграмма развертывания для задачи «Учет библиотечного фонда»

Размещено на Allbest.ru