Размещено на http://www.allbest.ru/

Технология создания базы данных

база таблица форма автоотчет

Запуск MS ACCESS: активизировать кнопку ПУСК, из появившегося меню выбрать ПРОГРАММЫ, далее выбрать MICROSOFT ACCESS.

При запуске Access открывается диалоговое окно, с помощью которого вы создадите НОВУЮ БАЗУ ДАННЫХ, которая будет храниться на диске под определенным именем. После чего появится окно «БАЗА ДАННЫХ», где в последствии будут создаваться все остальные объекты базы данных, а именно таблицы, запросы, формы и т.д. Начнем все по порядку.

Создание базы данных:

Ш новая база данных / ОК

Ш Имя файла: = …. / Создать

Далее нужно создать таблицы, которых у вас будет три. Access 2000 позволяет создавать таблицы тремя способами: в режиме конструктор, с помощью мастера и путем ввода данных.

Создание таблицы в режиме конструктора:

Ш Объекты базы данных / Таблицы

Ш Создание таблицы в режиме конструктора

Ш Имя поля: = Номер / Тип данных = счетчик / Описание = номер записи

Ш Имя поля: = Дата / Тип данных = дата / время / Описание = дата поступления

Ш Имя поля: = Код / Тип данных = текстовый / Описание = код товара

Ш Имя поля: = Пришло / Тип данных = числовой / Описание = количество ед. товара

Ш Файл /сохранить как…

Ш Сохранение объекта таблицы в: = Накладная / как таблица / ОК

Ш На вопрос создать ключевое поле сейчас / нет

Ш Закрыть: Накладная: таблица / Открыть таблицу «Накладная»

Создание таблицы с помощью мастера:

Ш В окне база данных / Создание таблицы с помощью мастера

Ш Деловые / Образцы таблиц / Сведение о заказе

Ш Образцы полей / Дата Продажи / > / Переименовать поле: = Дата

Ш Образцы полей / Код Заказа / > / Переименовать поле: = Код / OK

Ш Образцы полей / Количество / > / Переименовать поле: = Ушло / OK / Далее

Ш Имя новой таблицы: = Требования

Ш Пользователь определяет ключ самостоятельно / Далее

Ш Выберите поле с уникальными для каждой записи данных / Дата

Ш Связи… / Таблицы не связны / ОК / Далее

Ш Изменить структуру таблицы / Готово / (В появившемся окне)

Ш В строке «Дата» отмените ключевое поле / Правка / Ключевое поле

Ш Добавить пустую строчку / Вставка / Строки

Ш Имя поля: Номер / Тип данных: числовой

Ш Имя поля: Дата / Тип данных: дата / время

Ш Имя поля: Код / Тип данных: текстовый

Ш Имя поля: Ушло / Тип данных: числовой / Файл / Сохранить

Ш Имя поля: Номер / Тип данных: счетчик / Файл / Сохранить

Ш Закрыть / Открыть таблицу «Требование»

Создание таблиц путем ввода данных:

Ш Создание таблиц путем ввода данных

Ш Выделите столбец Поле1 / Формат / Переименовать столбец / код товара

Ш Поле2 / Переименовать столбец / Товар

Ш Поле3 / Переименовать столбец / Наименование

Ш Поле4 / Переименовать столбец / Цена

Ш Файл / Сохранить / Имя новой таблицы: = Товары / OK

Ш На вопрос создать ключевое поле сейчас / Нет / Сохранить / Закрыть

Ш Выделите таблицу «Товары» / Конструктор

Ш Имя поля: Код товар / Тип данных: Текстовый

Ш Имя поля: Товар / Тип данных: Текстовый

Ш Имя поля: Наименование / Тип данных: Текстовый

Ш Имя поля: Цена / Тип данных: Денежный / Свойства поля / Общие

Ш Формат поля / Денежный

Ш Выделите поле «Код товар» / Правка / Ключевое поле

Ш Файл / Сохранить / Закрыть / Открыть таблицу «Товары»

Установка связей между таблицами:

Ш Объекты базы данных / Таблицы

Ш Сервис / Схемы данных / В появившемся окне «Добавление таблицы»

Ш Таблицы / Накладная / Добавить

Ш Требование / Добавить

Ш Товары / Добавить / Закрыть

Ш Связи / Изменить связи / Новое…

Ш Левая таблица / Накладная / Правая таблица / Товары

Ш Левый столбец / Код / Правый столбец / Код товара / ОК

(Обратите внимание на то, чтобы «Тип отношения» был один-ко-многим)

Ш Объединение… / Объединение только тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают / ОК / Создать

Ш Связи / Изменить связи / Новое…

Ш Левая таблица / Товары / Правая таблица / Требование

Ш Левый столбец / Код товара / Правый столбец / Код / Объединение…

Ш Объединение только тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают

Ш ОК / Тип отношения: один-ко-многим / Создать

Ш Сохранить изменения макета «Схема данных»

Наглядно убедиться в наличии связи вам поможет таблица «Товары», для этого: войдите в таблицу «Товары»; слева перед каждой строчкой появился знак «+», если вы на нем щелкнете левой кнопкой мыши, то откроется подтаблица с данными из «Накладной», именно для этого товара. Чтобы облегчить пользование информацией можно написать несколько запросов, но иногда удобней создать связь, что вы и сделали.

Формы

Формы позволяют вводить данные в таблицы базы данных без непосредственного доступа к самим таблицам, другими словами - это средство для ввода данных. Смысл формы в том, чтобы предоставить пользователю только те поля, которые ему нужно заполнить. Этим и удобна форма. С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать, то есть вы можете просматривать уже существующие записи таблицы.

Создание формы с помощью мастера форм

Ш Объекты базы данных / Формы / Создание формы с помощью мастера

Ш Таблицы и запросы / Товары

Ш Доступные поля / Код товара / > / Товар / > / Наименование / > / Цена / > /

Ш Далее / Выровненный / Международный / Далее

Ш Имя формы: = Новый товар

Ш Пометить: Открыть форму для просмотра или ввода данных

Ш Готово

Установите свойства формы, разрешающие добавление записей.

УСТАНОВКА СВОЙСТВ ФОРМЫ:

Ш Выделите форму «Новый товар» / конструктор

Ш Вид / Свойства / Данные

Ш Разрешить изменения / Нет

Ш Разрешить удаление / Нет

Ш Разрешить добавление / Да

Ш Закрыть форму / Сохранив изменения / Открыть форму «Новый товар»

Данная форма позволяет только добавлять записи в таблице «Товары». В появившейся форме «Новый товар» введите данные.

Создание формы в режиме конструктора:

Ш Формы / Пиктограмма «Создать» на панели инструментов / Конструктор

Ш В качестве источника выбрать таблицу «Накладная» на основе, которой будет создаваться форма / ОК (После этого появится два окна: формы и выбранной таблицы.)

Ш В области данных с помощью панели элементов (см. рис. 2) создать Свободное поле

Ш Вид / Свойства / Данные / Данные… Дата

Ш Выделите «Поле0» / Вид / Свойства / Макет / Подпись… Дата поступления

Ш Создать «Поле со списком» / (В появившемся окне пометите нужные опции)

Ш Объект «поля со списком» будет использовать значения из таблицы или запроса

Ш Выбрать таблицу «Товары», то есть ту таблицу, из которой будет браться список.

Ш Сделать доступным поля списка / «Код товара» / > / «Товар»

Ш Не скрыть ключевой столбец / Сохранить в поле «Код» / Далее

Ш Подпись поля со списком «Код товара» / Готово

Ш Вид / Свойства / Данные / Данные… Код / Источник строк… «Товары»

Ш Присоединенный столбец 1

Ш Создать «Свободное поле» / Вид / Свойства / Данные / Данные… «Пришло»

Ш «Поле» переименовать в «Количество товара»

Ш (см. выше, либо двойным щелчком левой кнопкой мыши)

Ш Вставка рисунка / на панели элементов «Рисунок» / С:\Clipart\ Books

Ш Вид / Свойства / Установка размеров / По размеру рамки

Ш Вставка даты / Вставка / Дата и время…

Ш Закрыть / Сохранить форму как «Новая накладная» / Открыть

Запросы

Запросы извлекают нужные данные из таблиц и предоставляют их пользователю в удобном виде. Запрос можно сохранять, чтобы использовать эту информацию в дальнейшей работе. С помощью запросов можно преобразовывать данные по заданному алгоритму, создавать новые таблицы с выполнением в них простейших вычислений, при этом первичные данные остаются неизменными. Чтобы узнать, что на данный момент находится на складе, необходимо создать два простых запроса: «Пришло на склад» и «Ушло со склада», которые просто будут суммировать информацию о движении товаров из таблиц «Накладная» и «Требование».

Создание запроса «пришло на склад»:

Ш Объекты базы данных / Запросы

Ш Создание запроса в режиме конструктора

Ш Таблицы / Накладная / Добавить / Закрыть

Ш Вид / Групповые операции

Ш Поле / Код

Ш Групповые операции / Группировка

Ш Сортировка / по возрастанию

Ш Поле / Пришло / Группировка /

Ш Файл / Сохранить / Пришло на склад

СОЗДАНИЕ ЗАПРОСА «УШЛО СО СКЛАДА»:

Ш Объекты базы данных / Запросы

Ш Создание запроса с помощью мастера

Ш Таблицы и запросы / Требование

Ш Доступные поля / Код / > / Ушло / > / Далее

Ш Итоговый / Итоги… / Sum / Далее

Ш Имя запроса / Ушло со склада / Изменить макет запроса / Готово

Ш Сортировка / по возрастанию

Ш Во втором столбце поле / Ушло / Закрыть / Сохранить изменения

Создание сложного запроса над таблицей и запросами:

Ш Объекты базы данных / Запросы

Ш Создание запроса в режиме конструктора

Ш Добавление таблицы / Таблицы / Товары / Добавить

Ш Запросы / Пришло на склад / Добавить

Ш Ушло со склада / Добавить / Закрыть

Ш Вид / Параметры объединения / Создать

Ш Левая таблица / Товары / Правая таблица / Пришло на склад

Ш Левый столбец / Код товара / Правый столбец / Код / ОК

Ш Вид / Параметры объединения / Пометить вторую опцию / ОК

Ш Вид / Параметры объединения / Создать

Ш Левая таблица/ Пришло на склад / Правая таблица / Ушло со склада

Ш Левый столбец / Код/ Правый столбец / Код / ОК

Ш Появившеюся связь выделить (левой кнопкой мыши)

Ш Вид / Параметры объединения / Пометить вторую опцию / ОК

Ш Поле: Код товара / Имя таблицы: Товары / Сортировка: по возрастанию

Ш Поле: Наименование / Имя таблицы: Товары

Ш Поле: Цена / Имя таблицы: Товары

Ш В следующем поле щелкните правой кнопкой мышки / Построить…

Ш В верхней части «Построителя выражений» введите «Всего пришло:=»

Ш Во втором окне двойным щелчком откройте «Запросы»

Ш Выберите «Пришло на склад» / Sum-пришло / Вставить

Ш Должно получиться следующее выражение:

Всего пришло: = [Пришло на склад]! [Sum-пришло]

Ш ОК

Ш В пятом поле щелкните правой кнопкой мышки / Построить…

Ш В верхней части «Построителя выражений» введите «Итого ушло:=»

Ш Запросы / «Ушло со склада» / Sum-ушло / Вставить

Ш Должно получиться следующее выражение:

Итого ушло: = [Ушло со склада]! [Sum-ушло]

Ш ОК

Ш Шестое поле / Построить… / «Осталось товара:=»

Ш Запросы / «Пришло на склад» / Sum-пришло/ Вставить / «-»

Ш «Ушло со склада» / Sum-ушло / Вставить / ОК

Ш Седьмое поле / Построить… / «На сумму:=»

Ш Запросы / «Пришло на склад» / Sum-пришло/ Вставить / «-»

Ш «Ушло со склада» / Sum-ушло / Вставить

Ш Получившееся выражение возьмите в круглые скобки / «*»

Ш Таблицы / Товары / Цена / Вставить

Ш Должно получиться следующее выражение:

На сумму:= ([Пришло на склад]! [Sum-пришло] - [Ушло со склада]!

[Sum-ушло])*[товары]! [цена]

Ш ОК

Ш Файл / Сохранить / «На складе» / Закрыть / Открыть запрос «На складе»

Запрос «На складе» позволит вам наглядно увидеть, сколько и какого товара пришло на склад, ушло со склада и на какую сумму осталось того или иного товара. Данные в запросе вы можете отсортировать, к примеру, по коду товара.

Создание отчетов:

Самый простой и легкий способ создания отчетов, это автоотчет. Он бывает двух вариантов: автоотчет в столбец и автоотчет ленточный.

Создание автоотчета в столбец:

Ш Окно «База данных» / Отчеты / Создать

Ш Автоотчеты: в столбец

Ш В качестве источника данных выбрать таблицу «Накладная» / ОК

Ш Файл / Сохранить / «Отчет накладная»

Ваш отчет готов. Автоотчет ленточным способом создается аналогично, только в качестве источника данных выберите таблицу «Требование» и сохраните как «Отчет требование».

Создание отчета с помощью мастера отчетов:

Ш Окно «База данных» / Отчеты

Ш Создание отчетов с помощью мастера

Ш Таблицы и запросы / Таблица «Товары»

Ш Доступные поля / Код товара / > / Товар / > /

Ш Таблицы и запросы / Запрос: «На складе»

Ш Доступные поля / Всего пришло / > / Итого ушло / > / Осталось на сумму / > /Далее

Ш Доступные уровни группировки / Код товара / > / Товар / > /

Ш Всего пришло / > / Итого ушло / > /

Ш Группировка… / Интервалы группировки / Обычные / ОК / Далее

Ш Далее / Макет / блок / Далее / Деловой / Далее

Ш Имя отчета «Итоговый отчет» / Готово

Создание отчета в режиме конструктора:

С помощью конструктора отчет можно разработать «с нуля» либо доработать уже существующий, созданный предыдущими способами.

Ш Отчеты / Создать / Конструктор

Ш В качестве источника данных выбрать запрос «На складе»

Ш Файл / Параметры страницы… / Страница / Альбомная

Ш Вид / Заголовок / На панели элементов выбрать «Надпись»

Ш Сделайте заголовок 15 размером шрифта синего цвета «Отчет по складу»

В области верхнего колонтитула сделать шесть надписей по вертикали (14 размером шрифта, синего цвета, курсивом) «Код товара», «Наименование», «Цена», «Всего пришло», «Итого ушло», «Осталось на сумму».

Ш Вид / Сортировка и группировка

Ш Поле/выражение / Код товара / Порядок сортировки / По возрастанию

Ш Свойства группы / Заголовок группы / Да

В следующей строке

Ш Поле/выражение / Наименование / По возрастанию / Заголовок группы / Да

Ш Поле/выражение / Цена / По возрастанию / Заголовок группы / Да

Ш Поле/выражение / Всего пришло/ По возрастанию/ Заголовок группы / Да

Ш Поле/выражение / Итого ушло/ По возрастанию/ Заголовок группы / Да

Ш Поле/выражение / Осталось на сумму / По возрастанию/ Заголовок группы / Да

В области данных нарисуйте табличку с помощью линий, состоящею из шести столбцов и одной строки. Затем в каждой ячейки создайте по полю в результате чего должна получиться следующая таблица.

Код товара	Наименование	Цена	Всего пришло	Итого ушло	Осталось на сумму

Ш Выделить поле «Цена» / Вид / Свойства / Макет / Формат поля / Денежный

В область нижнего колонтитула вставить дату и номер страницы.

Ш Вставка / Номера страниц…

Ш Страница N из M / нижний колонтитул / Выравнивание / По правому краю / ОК

Ш Вставка / Дата и время… / полный формат даты без времени / ОК

Дата появится в заголовке отчета, вырежете его и вставьте в область нижнего колонтитула в верхний левый угол.

В область примечания отчета вставьте диаграмму «Движение товара»

Ш Вставка / Диаграмма… / Запросы / На складе / Далее

Ш Поля диаграммы: / Код товара / Всего пришло / Итого ушло / Осталось товара / Далее

Ш Выбрать гистограмму / Далее

Ш Нажмите левой кнопкой мышки на «Итого ушло» и не отпуская перенесите его в область поля «Сумма_Всего пришло», в результате чего в эту область должно добавиться новое поле «Сумма_Итого ушло».

Ш Повторите эту операцию для «Осталось товара» / Далее

Ш Поле отчета / Отсутствует / Поля диаграммы / Отсутствует / Далее

Ш Назовите диаграмму «Движение товара» / Готово

Чтобы полученная диаграмма соответствовала выбранным данным необходимо:

Ш Перейти в окно базы данных / Окно / база данных / Запросы / «На складе» / Открыть

Ш Правка / Выделить все записи / Правка / Копировать / Закрыть запрос «На складе»

Ш Перейти в окно отчета / Окно / Отчет / Двойной шелчек на диаграмме

Ш Появится таблица с данными / Выделите данные и удалите их

Ш Встаньте в первую ячейку / Правка / Вставить

Ш Удалите ненужные столбцы: «Наименование», «Цена» и «На сумму»

Ш Закрыть окно «Таблица данных»

Ш Преобразуйте диаграмму по вашему вкусу

Ш Файл / Сохранить / «Мой отчет».

Литература

1. Голицына О.Л., Максимов Н.В., Попов И.И. Базы данных: Учебное пособие - М.:Форум: ИнФРА-М, 2003-352 с.: 4 л - (сер. Профессиональное образование).

2. Долженков В.А., Колесников. Microsoft Excel 2002-спб: бхв-Петербург, 2003 г.

3. Беручко В.Т. Практикум по курсу Информатика. Работа в Windows 2000, Word, Excel,:Учеб. пособие-2-е изд., доп. и переработ.-М.:Финансы и статистика, 2003 г.

4. Годин В.В., Корнеев И.К. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учебник-М., 2001 г.

5. Глушков С.В., Ломотько Д.В. Базы данных-Харьков: Фолио; М:АСТ, 2008 г.

6. Ефимова О.и др. Курс компьютерной технологии. В 2 томах 3-е изд., Перераб.-М, 1998 г.

7. Петров В.Н. Информационные системы-СПБ: Питер, 2008 г.

8. Шафрин Ю.А. Информационные технологии: В24-М: лаборатория Базовых Знаний, 2000 г.

Размещено на Allbest.ru