Реализацию проектов по созданию ИС принято разбивать на стадии анализа (прежде чем создавать ИС, необходимо понять и описать бизнес-логику предметной области), проектирования (необходимо определить модули и архитектуру будущей системы), непосредственного кодирования, тестирования и сопровождения. Известно, что исправление ошибок, допущенных на предыдущей стадии, обходится примерно в 10 раз дороже, чем на текущей, откуда следует, что наиболее критическими являются первые стадии проекта. Поэтому крайне важно иметь эффективные средства автоматизации ранних этапов реализации проекта.

На начальных этапах создания ИС необходимо понять, как работает организация, которую собираются автоматизировать. Никто в организации не знает, как она работает в той мере подробности, которая необходима для создания ИС. Руководитель хорошо знает работу в целом, но не в состоянии вникнуть в детали работы каждого рядового сотрудника. Рядовой сотрудник хорошо знает, что творится на его рабочем месте, но плохо знает, как работают коллеги. Поэтому для описания работы предприятия необходимо построить модель. Такая модель должна быть адекватна предметной области, следовательно, она должна содержать в себе знания всех участников бизнес-процессов организации.

Для проведения анализа и реорганизации бизнес-процессов PLATINUM technology предлагает CASE-средство верхнего уровня Bpwin.

2.1.2 Технология BРwin

BPwin поддерживает методологии - IDEF0 и DFD. Каждая из них призвана решать свои специфические задачи. Также можно строить смешанные модели.

Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм - единичных описаний фрагментов системы.

Если в процессе моделирования нужно осветить специфические стороны технологии предприятия, BPwin позволяет переключиться на любой ветви модели на нотацию IDEF3 или DFD и создать смешанную модель. Нотация DFD включает такие понятия, как внешняя ссылка и хранилище данных, что делает ее более удобной (по сравнению с IDEF0) для моделирования документооборота.

Модель в BPwin рассматривается как совокупность работ, каждая из которых оперирует с некоторым набором данных. Работы изображаются в виде прямоугольников (блоков), данные - в виде стрелок (дуг).

Модель - совокупность иерархически выстроенных диаграмм, каждая является описанием какой-либо работы (activity).

Диаграмма - отдельный узел (блок), представляющий собой отдельный фрагмент описания.

Работа - некая деятельность функционального блока, согласно управлению при помощи механизмов, преобразующая вход в выход.

Вход - взаимодействие модели с внешним/окружающим миром, данные или объекты, потребляемые или изменяемые функцией.

Выход - основной результат действия функции, конечный продукт.

Управление - стратегии или процедуры, которыми руководствуется функция.

Механизм - необходимые ресурсы.

Стрелки - объекты или данные, связывающие блоки между собой.

Для построения функциональной модели необходимо выполнить последовательность из нескольких шагов:

· необходимо описать функциональную модель целевого предприятия, такое описание называется контекстной диаграммой.

· необходимо определить взаимодействие с внешним (окружающим) миром в терминах входа диаграммы, выхода, управления и механизма.

· при создании контекстной диаграммы необходимо определить цель моделирования (она определена выше), область моделирования (описание внешних воздействий и компонентов системы), точки зрения (будем считать, что модель строится с позиции директора института).

· необходимо провести функциональную декомпозицию контекстной диаграммы - разбить общую функцию на более мелкие подфункции.

Все работы модели нумеруются. Номер состоит из префикса и числа. Может быть использован префикс любой длины, но обычно используют префикс А. Контекстная (корневая), работа дерева имеет номер АО. Работы декомпозиции А0 имеют номера Al, A2, A3 и т. д. Работы декомпозиции нижнего уровня имеют номер родительской работы и очередной порядковый номер, например работы декомпозиции A3 будут иметь номера А31, А32, АЗЗ, А34 и т.д. Работы образуют иерархию, где каждая работа может иметь одну родительскую и несколько дочерних работ, образуя дерево. Такое дерево называют деревом узлов, а вышеописанную нумерацию - нумерацией по углам [10, С.9].

IDEF0.

Под моделью в IDEF0 понимают описание системы, которое должно дать ответ на некоторые заранее определенные вопросы.

Основу методологии IDEF0 составляет графический язык описания бизнес-процессов.

Модель в IDEF0 представлена совокупностью иерархически упорядоченных и логически связанных диаграмм. Каждая диаграмма располагается на отдельном листе. Можно выделить четыре типа диаграмм:

· контекстную диаграмму А-0 (в каждой модели может быть только одна контекстная диаграмма);

· диаграммы декомпозиции (в том числе диаграмма первого уровня декомпозиции А0, раскрывающая контекстную);

Контекстная диаграмма является вершиной древовидной структуры диаграмм и представляет собой самое общее описание системы и ее взаимодействия с внешней средой (как правило, здесь описывается основное назначение моделируемого объекта).

После описания системы в целом проводится разбиение ее на крупные фрагменты. Этот процесс называется функциональной декомпозицией, а диаграммы, которые описывают каждый фрагмент и взаимодействие фрагментов, называются диаграммами декомпозиции. После декомпозиции контекстной диаграммы (т.е., получения диаграммы А0) проводится декомпозиция каждого блока диаграммы А0 на более мелкие фрагменты и так далее, до достижения нужного уровня подробности описания. После каждого сеанса декомпозиции должны проводиться сеансы экспертизы - то есть эксперты предметной области (сотрудники предприятий) указывают на соответствие (или несоответствие) реальных бизнес-процессов созданным диаграммам. Найденные несоответствия исправляются, и только после прохождения экспертизы без замечаний можно приступать к следующему сеансу декомпозиции. Так достигается соответствие модели реальным бизнес-процессам на любом и каждом уровне модели [10, С.12].

Диаграммы потоков данных (Data Flow Diagramming) DFD.

Диаграммы потоков данных (Data flow diagramming, DFD) используются для описания документооборота и обработки информации. Подобно IDEF0, DFD представляет модельную систему как сеть связанных между собой работ. Их можно использовать как дополнение к модели IDEF0 для более наглядного отображения текущих операций документооборота в корпоративных системах обработки информации. DFD описывает:

· функции обработки информации (работы);

· документы (стрелки, arrow),объекты, сотрудников или отделы, которые участвуют в обработке;

· информации;

· внешние ссылки (external references) , которые обеспечивают интерфейс с внешними объектами, находящимися за границами моделируемой системы;

· таблицы для хранения документов (хранилище данных, data store).

В отличие от стрелок IDEF0, которые представляют собой жесткие взаимосвязи, стрелки DFD показывают, как объекты (включая данные) двигаются от одной работы к другой. Это представление потоков совместно с хранилищами данных и внешними сущностями делает модели DFD более похожими на физические характеристики системы - движение объектов (data flow), хранение объектов (data stores), поставка и распространение объектов (external entities).

В отличие от IDEF0, где система рассматривается как взаимосвязанные работы. DFD рассматривает систему как совокупность предметов. Контекстная диаграмма часто включает работы и внешние ссылки. Работы обычно именуются по названию системы, например "Система обработки информации". Включение внешних ссылок в контекстную диаграмму не отменяет требования методологии четко определить цель, область и единую точку зрения на моделируемую систему.

Работы. В DFD работы представляют собой функции системы, преобразующие входы в выходы. Хотя работы изображаются прямоугольниками со скругленными углами, смысл их совпадает со смыслом работ IDEF0 и IDEF3. Так же как работы IDEF3, они имеют входы и выходы, но не поддерживают управления и механизмы, как IDEF0 [10, С.20].

Внешние сущности изображают входы в систему и/или выходы из системы. Внешние сущности изображаются в виде прямоугольника с тенью и обычно располагаются по краям диаграммы. Одна внешняя сущность может быть использована многократно на одной или нескольких диаграммах. Обычно такой прием используют, чтобы не рисовать слишком длинных и запутанных стрелок.

Стрелки (Потоки данных). Стрелки описывают движение объектов из одной части системы в другую. Поскольку в DFD каждая сторона работы не имеет четкого назначения, как в IDEF0, стрелки могут подходить и выходить из любой грани прямоугольника работы. В DFD также применяются двунаправленные стрелки для описания диалогов типа "команда-ответ" между работами, между работой и внешней сущностью и между внешними сущностями.

Хранилище данных. В отличие от стрелок, описывающих объекты в движении, хранилища данных изображают объекты в покое [10, С.18].

Модель бизнес-процессов «Отдел кадров».

Контекстная диаграмма деятельности отдела кадров «Работа отдела кадров» выполнена в стандарте IDEF0 и имеет несколько входов и выходов (Приложение 2).

На данной диаграмме за входные данные принимаются:

· «данные соискателей» - данные граждан, желающих поступить на службу в Управление;

· «данные сотрудников», данные сотрудников, которые уже работают в Управлении;

Управлением являются «законы, нормативно - правовые акты».

Механизмами:

· «работники отдела кадров» - люди, которые непосредственно работают в отделе кадров Управления;

Входные данные, управление и механизмы являются входами.

Выходом работы будут:

· «данные внешних резервистов» - это данные соискателей, которые не были приняты на службу, но стоящие в резерве на случай вакансий в Управлении;

· «данные сотрудников» - это данные соискателей, которые были приняты на службу в Управление;

· «данные по перемещению» - это движение сотрудников с должности на должность, из отдела в отдел;

· «данные по увольнению» - это сотрудники, которые были уволены со службы по разным причинам;

Контекстная диаграмма, выполненная в стандарте IDEF0, разбита на две работы (два блока) (Приложение 3):

1. «Прием на работу» - на данном этапе идет прием соискателя на работу в Управление;

На входе: данные соискателей, на выходе данные внешних резервистов и данные сотрудников.

2. «Работа с сотрудниками» - на данном этапе идет работа непосредственно с сотрудниками Управления;

На входе: данные сотрудников, на выходе: данные по перемещению и данные по увольнению.

Эти работы между собой не связаны.

Управление и механизмы у данных работ одинаковые: законы и нормативно - правовые акты, работники отдела кадров.

Блок работы «Прием на работу» декомпозирован в IDEF0 на 2 работы (Приложение 4):

1. «Первичный отбор» - на данном этапе идет отбор соискателей по ряду признаков;

На входе: данные соискателей, на выходе данные внешних резервистов и данные соискателей, которые прошли первичный отбор и оформляются на работу.

2. «Оформление на работу» - на данном этапе идет работа непосредственно по оформлению соискателя на службу в Управление;

На входе: данные соискателей, которые прошли первичный отбор, на выходе: данные сотрудников.

Эти работы связаны между собой стрелкой «данные соискателей», которые прошли первичный отбор.

Управление и механизмы у данных работ одинаковые: законы и нормативно - правовые акты, работники отдела кадров.

Декомпозиция блока работы «Первичный отбор» представлена диаграммой в стандарте DFD (Приложение 5).

Первичный отбор состоит из четырех ступеней:

1. «изучение документов»: для того, чтобы иметь общие представления о соискателе, его данных, изучается пакет документов соискателя: например, диплом, трудовая книжка и т.д.

2. «собеседование в отделе кадров»: после того, как собран и изучен пакет документов, соискатель проходит собеседование с начальником отдела кадров;

3. «собеседование в отделе безопасности»: на данном этапе проходит собеседование с сотрудниками отдела безопасности;

4. «прохождение конкурсной комиссии»: данный этап обязателен, поскольку является одним из требований, указанным в законе, о приеме на государственную гражданскую службу РФ.

Полученные данные заносятся в хранилище данных «Данные соискателей».

На данной диаграмме «данные соискателей» является входом для блока «изучение документов».

Выходом будут «данные внешних резервистов» и «данные соискателей» из блока «Прохождение конкурсной комиссии».

Управление и механизмы у данных работ одинаковые: законы и нормативно - правовые акты, работники отдела кадров.

Декомпозиция блока работы «Оформление на работу» представлена диаграммой в стандарте DFD (Приложение 6).

Оформление на работу состоит из четырех ступеней:

1. «подготовка приказа»: готовится приказ о приеме на работу, данные помещаются в хранилище данных «Прием на работу»;

2. «заключение контракта»: после того, как изготовлен приказ, с соискателем заключается служебный контракт, который регистрируется и данные помещаются в хранилище данных «Регистрация контрактов»;

3. «первичный персональный учет»: на данном этапе проходит сбор документов и запись их в карточку учета Т-2, все данные помещаются в хранилища данных: «Личные данные», «Образование», «Воинский учет», «Стаж», «Награды»;

4. «заведение личного дела»: на данном этапе полученные документы распределяются по разделам и подшиваются в личное дело, данные о содержании разделов заносятся в хранилище данных «Личное дело».

На данной диаграмме «данные соискателей» является входом для блока «подготовка приказа».

Выходом будут «данные сотрудников» из блока «заведение личного дела».

Управление и механизмы у данных работ одинаковые: законы и нормативно - правовые акты, работники отдела кадров.

Декомпозиция блока работы «Работа с сотрудниками» представлена диаграммой в стандарте DFD (Приложение 7).

Работа с сотрудниками состоит из восьми ступеней:

1. «изменение личных данных»: ведется хранение, обновление и изменение личных данных сотрудников Управления, которые помещены в хранилище данных «Личные данные»;

2. «изменение данных об образовании»: ведется хранение, обновление и изменение данных об образовании сотрудников Управления, которые помещены в хранилище данных «Образование»;

3. «ведение воинского учета»: ведется хранение, обновление и изменение военнообязанных сотрудников Управления, которые помещены в хранилище данных «Воинский учет»;

4. «изменение стажа»: ведется хранение, обновление и изменение стажа сотрудников Управления, которые помещены в хранилище данных «Стаж»;

5. «отслеживание отпусков»: ведется хранение и обновление данных об отпусках сотрудников Управления, которые помещены в хранилище данных «Отпуска»;

6. «поощрения»: ведется хранение, обновление и изменение данных о поощрениях сотрудников Управления, которые помещены в хранилище данных «Поощрения»;

7. «перемещения»: ведется хранение, обновление и изменение данных о движении сотрудников Управления, которые помещены в хранилище данных «Перемещение»;

8. «увольнение»: ведется хранение данных об уволенных сотрудниках Управления, которые помещены в хранилище данных «Уволенные».

На данной диаграмме «данные сотрудников» является входом.

Выходом будут «данные по перемещению» и «данные по увольнению».

Управление и механизмы у данных работ одинаковые: законы и нормативно - правовые акты, работники отдела кадров.

2.1.3 Технология ERwin

На основе модели BPwin можно построить модель данных. Для построения модели данных предлагается мощный и удобный инструмент - ERwin. ERwin имеет два уровня представления модели - логический и физический. На логическом уровне данные не связаны с конкретной СУБД, поэтому могут быть наглядно представлены даже для неспециалистов. Физический уровень данных - это по существу отображение системного каталога, который зависит от конкретной реализации СУБД.

На основе полученной модели в BPwin строим модель данных в ERwin.

ERwin - средство концептуального моделирования БД, использующее методологию IDEF1X. ERwin реализует проектирование схемы БД.

Для облегчения работы в ERwin мы определим сущности и атрибуты для каждой сущности сразу в BРwin. Для этого заходим в меню Model, выбираем Entity/Attribute Editor и в окне Entity вписываем хранилища из BРwin, а в окне Attribute атрибуты для каждой из хранилищ (сущности).

После того, как определены сущности и атрибуты для них, необходимо сгенерировать полученную модель в ERwin.

Для этого в меню File выбираем Export, далее выбираем ERwin 4.0 (BPX). Полученное сохраняем с любым именем.

Затем создаем пустую модель в ERwin, и в меню File выбираем Import и BРwin. И генерируем нашу модель (сущности с атрибутами).

У нас получились сгенерированные 12 сущностей (Приложение 8):

· Личные данные: ФИО, табельный номер, ИНН, номер пенсионного страхового свидетельства, пол, национальность, дата рождения, место рождения, адрес по прописке, адрес фактического проживания, телефон, паспортные данные, семейное положение, члены семьи;

· Прием на работу: табельный номер, подразделение, отдел, должность, оклад, надбавки, классный чин, вид найма, дата приема, номер приказа, последнее место работы, причины увольнения с последнего места работы;

· Регистрация контрактов: табельный номер, номер контракта, дата заключения контракта, номер дополнительного соглашения, содержание дополнительного соглашения;

· Перемещение: табельный номер, резерв на выдвижение, должность, дата назначения, номер приказа;

· Личное дело: табельный номер, номер раздела, содержание раздела;

· Поощрения: табельный номер, дата поощрения, вид поощрения, сумма, номер приказа, взыскания;

· Отпуска: табельный номер, вид отпуска, количество дней, период, начало отпуска, окончание отпуска, номер приказа, материальная помощь, остаток;

· Стаж: табельный номер, непрерывный стаж, общий стаж, стаж государственной службы;

· Воинский учет: табельный номер, воинский учет, кадровый состав, воинское звание, профиль, категория годности, номер ВУС, военкомат, номер команды, категория запаса;

· Образование: табельный номер, образование, наименования ВУЗа, номер диплома, специальность, дата окончания, квалификация, курсы повышения квалификации;

· Награды: табельный номер, ведомственные, государственные;

· Уволенные: табельный номер, дата увольнения, номер приказа, основание;

· Данные соискателей: ФИО, ИНН, номер пенсионного страхового свидетельства, пол, национальность, дата рождения, место рождения, адрес по прописке, адрес фактического проживания, телефон, паспортные данные, семейное положение, стаж, собеседование в отделе кадров, собеседование в отделе безопасности, прохождение конкурсной комиссии;

Для приведения сущностей данных к корректному состоянию необходимо использовать процесс нормализации, который представляет собой метод создания набора отношений с заданными свойствами на основе требований к данным, установленным в некоторой организации. Цель этой процедуры - устранить нежелательные функциональные зависимости, что составляет суть процесса нормализации.

Нормализация - это пошаговый, обратимый процесс замены данной схемы (или совокупности отношений) другой схемой, в которой отношения имеют более простую и регулярную структуру. Это позволяет устранить избыточность хранимой информации и избежать аномалий в организации данных [11, С.159].

Избыточность данных в БД относится к нежелательным явлениям, поскольку ведет к увеличению объема памяти, необходимого для физического хранения отношений. Избыточность вызывается, прежде всего, дублированием данных. Но если исключить все случаи дублирования данных, то вместо единой базы данных со связанными между собой объектами получим разрозненные отношения. Поэтому избыточность полностью устранять не требуется, нужно лишь ее минимизировать так, чтобы были устранены некоторые ее виды, а осталась только доля избыточности, необходимая для удержания базы данных как единого целого [11, С.154].

Рассмотрим полученные отношения (сущности).

1. Личные данные: так как все данные применимы к конкретному сотруднику (человеку), то рационально будет выделить отдельную сущность ФИО. Атрибутами полученной сущности будут: ФИО, табельный номер. По табельному номеру будет организовываться связь с другими сущностями.

2. Прием на работу: так как не подразделение будет относиться к одному работнику, а работник (вернее даже отдел) к подразделению то выделяем его в отдельную сущность Подразделение. Атрибутами полученной сущности будут: подразделение и код подразделения; отдел тоже рационально выделить в отдельную сущность Отдел, так как не отдел будет относиться к работнику, а работник к отделу, а Отдел будет дочерней сущностью Подразделения. Атрибутами полученной сущности будут: отдел и код отдела; Классный чин будет присутствовать не только у одного работника, а у каждого, то также выделяем его в отдельную сущность Классный чин. Атрибутами полученной сущности будут: дата присвоения, классный чин, номер приказа, % надбавка. Полученная сущность будет дочерней для сущности ФИО; Также выделяем в отдельные отношения атрибуты надбавки и должность. Получаем сущности Надбавки и Список должностей (так как должности и оклады к ним будут постоянными и одинаковыми в каждом отделе). Атрибуты сущности Надбавки: за классный чин, за выслугу лет, за особые условия государственной службы; Атрибутами сущности Список должностей будут: должность и оклад. Теперь необходимо создать сущность Должность с пустыми атрибутами, которые будут браться из сущности Список должностей.

3. Регистрация контрактов: так как дополнительные отношения будут относиться непосредственно к контракту, то выделяем сущность Дополнительное соглашение. Атрибутами полученной сущности будут: дата заключения дополнительного соглашения, номер дополнительного соглашения, содержание дополнительного соглашения. И данная сущность будет дочерней для сущности Регистрация контрактов.

4. Перемещение: так как поле резерв на выдвижение будет относиться к каждому сотруднику, поэтому следует выделить его в отдельную сущность Резерв на выдвижение. Атрибутами будут: выдвигаемая должность.

5. Личное дело: все атрибуты являются простыми значениями, оставляем в таком же виде.

6. Поощрения: атрибут взыскания является сложным, выделяем в отдельную сущность Взыскания. Атрибутами полученной сущности будут: вид взыскания, дата, номер приказа.

7. Отпуска: все атрибуты являются простыми значениями, оставляем в таком же виде.

8. Стаж: все атрибуты являются простыми значениями, оставляем в таком же виде.

9. Воинский учет: все атрибуты являются простыми значениями, оставляем в таком же виде.

10. Образование: атрибут курсы повышения квалификации является сложным, поэтому выделяем отдельную сущность Курсы повышения квалификации. Атрибутами полученной сущности будут: количество часов, учебное заведение, год обучения, содержание курсов.

11. Уволенные: все атрибуты являются простыми значениями, оставляем в таком же виде.

12. Данные соискателей: все атрибуты являются простыми значениями, оставляем в таком же виде.

Таким образом, получилось 24 сущности (Приложение 9), которые находятся в нормальной форме, т.к. более подробная информация по их атрибутам не требуется.

Теперь, когда все атрибуты раскрыты и выделены сущности, необходимо определить ключевые поля (ключом будут являться уникальные поля таблиц, т.е. те, которые являются для этой таблицы никогда неизменными). Далее связываем таблицы между собой (Приложение 10).

После связывания таблиц между собой определились вторичные ключи у сущностей, что также видно в Приложении 10, они имеют знак (FK).

2.1.4 СУБД Access

Теперь, на основе созданных ранее отношений можно строить таблицы применительно к конкретной СУБД, в нашем случае это Microsoft Access 2000.

Преобразование отношений в таблицы осуществляется по следующим принципам: каждое отношение (сущность) становится отдельной таблицей, а каждый атрибут отношения становится полем.

Для этого мы генерируем полученные отношения (Физическую модель) ERwin в СУБД Access:

1. Создаем пустую базу данных Access - «База данных».

2. В меню Database выбираем строку Database Connection и в открывшемся окне в User Name прописываем admin, а в Database выбираем нашу созданную базу данных «База данных», и нажимаем кнопку Connect.

3. Далее в меню Tools выбираем строку Forward Engineer/Scema Generation и в появившемся окне нажимаем кнопку Generate, после проверки на наличие ошибок, при их отсутствии нажимаем кнопку OK.

4. Открываем нашу базу «База данных» и все отношения ERwin сгенерировались в таблицы.

Получились следующие таблицы (рис.4.):

Рис.4. Окно Таблицы

Таблицы в Базе данных должны находиться в целостном непротиворечивом состоянии. Поддержка целостности данных - предотвращение некорректного изменения данных в связанных таблицах, нарушающего установленное отношение между ними. Поддержка целостности базы данных реализуется посредством ряда ограничений, накладываемых на данные. Определение условия целостности данных осуществляется при установлении взаимосвязи между родительским и дочерним отношениями.

В Microsoft Access обеспечена поддержка целостности данных, позволяющая автоматически согласовывать изменения и удалять данные в полях связанных таблиц в реляционных отношениях «один-к-одному» и «один-ко-многим».

Целостность данных - это система правил, регулирующих взаимодействие между связанными таблицами и обеспечивающих корректность хранимых в таких таблицах данных. Целостность данных подразумевает, что данные, вводимые в поле внешнего ключа дочерней таблицы, должны совпадать с данными, хранимыми в поле первичного ключа родительской таблицы. При любых попытках модификации ключевых полей связанных таблиц программа Access автоматически проверяет их значения. Если такое изменение нарушает установленную между таблицами связь, выдается сообщение о нарушении целостности данных [11, С.147].

Правила, которые поддерживаются программой Access, если применяются условия целостности данных:

- В поле внешнего ключа дочерней таблицы нельзя ввести значение, не содержащееся в поле первичного ключа родительской таблицы. Таким образом, если указать в ключевом поле дочерней таблицы запись, которая отсутствует в главной таблице, то при сохранении записи программа Access выдаст сообщение об ошибке.

- Программа Access не позволяет удалить запись родительской таблицы, если в дочерней таблице имеются связанные с ней записи.

- Нельзя изменить значение первичного ключа в родительской таблице, если для данной записи существуют связанные записи в дочерней таблице.

Для этого устанавливаем флажок опции Обеспечение целостности данных (в схеме данных при установлении связей между таблицами) (рис.5.).

Рис.5. Окно Изменение связей

Кроме того, при выборе опции обеспечения целостности в окне Изменение связей устанавливаем дополнительные опции, которые позволяют активизировать автоматическое выполнении каскадного удаления и каскадного обновления данных (рис.5.):

- Каскадное обновление связанных полей: когда флажок этой опции установлен, то при любом изменении данных первичного ключа в родительской таблице автоматически будут обновляться соответствующие значения в поле связанной таблицы. Благодаря внесению необходимых изменений в связанную таблицу целостность данных не будет нарушена. Если эта опция не включена, изменить значение ключевого поля первичной таблицы не удастся.

- Каскадное удаление связанных записей: если флажок этой опции установлен, то при удалении записи в родительской таблице автоматически будут удаляться все соответствующие записи в дочерней связанной таблице. Если не включить эту опцию, Access не позволит удалить запись родительской таблицы при наличии связанных записей в дочерних таблицах. Чтобы все-таки разрешить эту ситуацию, придется сначала удалить все записи в дочерних таблицах и только потом - запись в главной таблице [13, С.153].

Также для обеспечения целостности данных используются типы данных, что мы уже сделали.

Схема данных приведена в (Приложение 11).

Теперь можно перейти к следующему этапу - создание форм и отчетов.

Описание форм и отчетов.

После того как созданы все необходимые таблицы и установлены связи между ними, нужно создать объекты, которые обеспечат работу с данными в этих таблицах. Т.е. нужно создать интерфейс пользователя, который необходим для упрощения ввода и получения данных, а также создания отчетов.

Существуют следующие объекты Microsoft Access, которые можно применять для организации взаимодействия пользователя с данными, хранящимися в таблицах:

- Формы;

- Отчеты;

Формы:

Формы предназначены как для отображения, так и для ввода данных в таблицы. Они позволяют отобразить данные в виде, удобном для пользователя, обеспечить корректировку этих данных, ввод новых записей и удаление ненужных. Формы, как правило, не применяются для вывода данных на печать.

Формы могут быть созданы как для одной таблица, так и для нескольких, связанных между собой и имеющими отношения между собой «один-ко-многим». Тогда возможным становится с помощью формы вводить данные сразу в несколько таблиц, соблюдая условия целостности данных [13, С.107].

Для создания форм будет использоваться Мастер создания форм - это способ создания форм на основе существующих таблиц с определенным, нужным набором полей (т.е. в форму можно включить не все поля таблицы, а лишь те, которые считаются нужными). Также с помощью мастера можем делать составные таблицы, которые иногда очень удобны в последующей работе с данными. Тип формы будет «ленточный» и «табличный». Стиль оформления выбираем официальный [13, С.107].

Макет формы состоит из следующих разделов:

· Заголовок формы: определяет верхнюю часть формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом примечания формы. В область заголовка можно поместить текст, графику и другие элементы управления.

· Верхний колонтитул: определяет верхний колонтитул страницы при печати формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом, определяющим нижний колонтитул страницы. Этот раздел отображается только в том случае, когда форма открыта в режиме предварительного просмотра.

· Область данных: определяет основную часть формы, содержащую данные, полученные из источника. Этот раздел может содержать элементы управления, отображающие данные из таблиц, а также неизменяемые данные, например надписи.

· Нижний колонтитул: определяет нижний колонтитул страницы при печати формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом, определяющим верхний колонтитул страницы. Этот раздел отображается только в том случае, когда форма открыта в режиме предварительного просмотра.

· Примечание формы: определяет нижнюю часть формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом заголовок формы. В область примечания можно поместить элементы управления [13, С. 107].

Из всех перечисленных разделов обязательным является только раздел области данных.

Начинаем создавать формы (Приложение 13):

1. Первую форму, которую будем создавать - это форма ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ. Она создается на основе таблицы Подразделения. В форму включим только одно поле - подразделение. Поле код_подразделения нами используется для связи с таблицей Отдел, поэтому в форму это поле вводить не будем. Но так как в подразделения состоят из отделов, то для создания формы ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ будут использоваться поля из таблицы Отдел. Включим только одно поле - отдел. Поля код_подразделения и код_отдела используются для связи с таблицами подразделения и ФИО, поэтому в форму эти поля вводиться не будут. И так как в отделах работают сотрудники, то для создания формы ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ будут использоваться поля из таблицы ФИО. Включим поля: ФИО и табельный номер. Поле код_отдела вводить не будем.

Подытожив все вышеизложенное, получилась первая составная форма ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ, в которую включены поля: подразделения, отдел, ФИО, табельный номер. В данном отношении главная форма - ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ и две подчиненные формы - ОТДЕЛ и ФИО.

2. Второй формой создадим форму ДОЛЖНОСТЬ. Для этого из таблицы Список должностей выберем поле оклад, а из таблицы Должность выберем поля должность и табельный номер, и включим их в форму. Таким образом, форма ДОЛЖНОСТЬ будет содержать поля: табельный номер, должность, оклад.

3. Третьей формой создадим форму ЛИЧНЫЕ ДАННЫЕ. Для этого из таблицы Личные данные выберем все поля и включим их в форму. Таким образом, форма ЛИЧНЫЕ ДАННЫЕ будет содержать поля: табельный номер, ИНН, номер пенсионного страхового свидетельства, дата рождения, пол, национальность, место рождения, адрес по прописке, адрес фактического проживания, телефон, паспортные данные, семейное положение, члены семьи.

4. Четвертой формой создадим форму ПРИЕМ НА РАБОТУ. Для этого из таблицы Прием на работу выберем все поля и включим их в форму. Таким образом, форма ПРИЕМ НА РАБОТУ будет содержать поля: табельный номер, дата приема, вид найма, номер приказа, последнее место работы, причина увольнения с предыдущей работы.

5. Пятой формой создадим форму ОБРАЗОВАНИЕ. Для этого из таблицы Образование выберем все поля и включим их в форму. Таким образом, форма ОБРАЗОВАНИЕ будет содержать поля: табельный номер, образование, номер диплома, квалификация, дата окончания, специальность, наименование ВУЗа.

6. Шестой формой создадим форму СТАЖ. Для этого из таблицы Стаж выберем все поля и включим их в форму. Таким образом, форма СТАЖ будет содержать поля: табельный номер, стаж государственной службы, общий стаж, непрерывный стаж.

7. Седьмой формой создадим форму НАГРАДЫ. Для этого из таблицы Награды выберем все поля и включим их в форму. Таким образом, форма НАГРАДЫ будет содержать поля: табельный номер, ведомственные, государственные.

8. Восьмой формой создадим форму КЛАССНЫЙ ЧИН. Для этого из таблицы Классный чин выберем все поля и включим их в форму. Таким образом, форма КЛАССНЫЙ ЧИН будет содержать поля: табельный номер, классный чин, дата присвоения, номер приказа, % надбавка.

9. Девятой формой создадим форму ВОИНСКИЙ УЧЕТ. Для этого из таблицы Воинский учет выберем все поля и включим их в форму. Таким образом, форма ВОИНСКИЙ УЧЕТ будет содержать поля: табельный номер, воинский учет, кадровый состав, воинское звание, категория запаса, профиль, номер команды, категория годности, номер ВУС, военкомат.

10. Десятой формой создадим форму ПЕРЕМЕЩЕНИЯ. Для этого из таблицы Перемещения выберем все поля и включим их в форму. Таким образом, форма ПЕРЕМЕЩЕНИЯ будет содержать поля: табельный номер, номер приказа, дата назначения, должность.

11. Одиннадцатой формой создадим форму ЛИЧНОЕ ДЕЛО. Для этого из таблицы Личное дело берем все поля и включаем их в форму. Таким образом, форма ЛИЧНОЕ ДЕЛО будет содержать поля: табельный номер, номер раздела, содержание раздела.

12. Двенадцатой формой создадим форму ПООЩРЕНИЯ. Для этого из таблицы Поощрения выберем все поля и включим их в форму. Таким образом, форма ПООЩРЕНИЯ будет содержать поля: табельный номер, номер приказа, сумма, дата поощрения, вид поощрения.

13. Тринадцатой формой создадим форму ОТПУСКА. Для этого из таблицы Отпуска выберем все поля и включим их в форму. Таким образом, форма ОТПУСКА будет содержать поля: табельный номер, номер приказа, вид отпуска, количество дней, период, начало отпуска, окончание отпуска, материальная помощь, остаток.

14. Четырнадцатой формой создадим форму ВЗЫСКАНИЯ. Для этого из таблицы Взыскания выберем все поля и включим их в форму. Таким образом, форма ВЗЫСКАНИЯ будет содержать поля: табельный номер, номер приказа, вид взыскания, дата.

15. Пятнадцатой формой создадим форму НАДБАВКИ. Для этого из таблицы Надбавки выберем все поля и включим их в форму. Таким образом, форма НАДБАВКИ будет содержать поля: табельный номер, за выслугу лет, за классный чин, за особые условия госслужбы.

16. Шестнадцатой формой создадим форму РЕЗЕРВ НА ВЫДВИЖЕНИЕ. Для этого из таблицы Резерв на выдвижение выберем все поля и включим их в форму. Таким образом, форма РЕЗЕРВ НА ВЫДВИЖЕНИЕ будет содержать поля: табельный номер, выдвигаемая должность.

17. Семнадцатой формой создадим форму КУРСЫ ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ. Для этого из таблицы Курсы повышения квалификации выберем все поля и включим их в форму. Таким образом, форма КУРСЫ ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ будет содержать поля: табельный номер, учебное заведение, количество часов, год обучения, содержание курсов.

18. Восемнадцатой формой создадим форму УВОЛЕННЫЕ. Для этого из таблицы Уволенные выберем все поля и включим их в форму. Таким образом, форма УВОЛЕННЫЕ будет содержать поля: табельный номер, номер приказа, дата увольнения, основание.

19. Девятнадцатой формой создадим форму КОНТРАКТ. Для этого из таблицы Контракт выберем поля табельный номер и номер контракта и из таблицы Дополнительное соглашение выберем поля дополнительного соглашения и содержание дополнительного соглашения и включим их в форму. Таким образом, форма КОНТРАКТ будет содержать поля: табельный номер, номер дополнительного соглашения, номер контракта, дата заключения дополнительного соглашения, содержание дополнительного соглашения.

20. Двадцатой создадим форму СОИСКАТЕЛИ. Для этого из таблицы Данные соискателей выберем все поля и включим их в форму. Данная форма будет содержать данные граждан, которые хотят устроиться на работу в Управление.

21. Двадцать первой формой создадим форму ОТЧЕТЫ. Данная форма будет содержать отчеты (подробное описание создания отчетов и самой формы ОТЧЕТ см. ниже).

В каждой форме будем вносить, изменять, добавлять и обновлять данные.

Так как все формы, кроме форм ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ, ОТЧЕТЫ и СОИСКАТЕЛИ, а следовательно и данные, которые будут в них находиться, зависят от таблицы ФИО, то в подчиненной форме ФИО в примечании формы создадим элемент управления кнопки:

- Кнопка должность;

- Кнопка прием на работу;

- Кнопка личные данные;

- Кнопка образование;

- Кнопка стаж;

- Кнопка награды;

- Кнопка отпуска;

- Кнопка воинский учет;

- Кнопка перемещения;

- Кнопка поощрения;

- Кнопка взыскания;

- Кнопка резерв на выдвижение;

- Кнопка надбавки;

- Кнопка классный чин;

- Кнопка курсы повышения квалификации;

- Кнопка уволенные;

- Кнопка личное дело;

- Кнопка контракт;

Каждая кнопка будет открывать указанную на ней форму для просмотра данных.

Для удобства просмотра открытых кнопкой данных, чтобы было видно данные какого сотрудника изображены на странице, создадим в каждой форме, кроме форм ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ, ОТЧЕТЫ и СОИСКАТЕЛИ, в разделе заголовок формы элемент управления надпись, который будет отображать ФИО выбранного сотрудника.

Также для удобства создадим в каждой форме кнопку Закрыть форму. Данная кнопка будет автоматически закрывать форму, и возвращать в исходную до открытия данной формы позицию.

22. Двадцать второй формой создадим ГЛАВНУЮ КНОПОЧНУЮ ФОРМУ, которая будет выполнять роль меню, где пользователь будет выбирать нужные операции. Эта форма содержит кнопки, нажатием которых выбираются следующие объекты приложения (Приложение 14):

· ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ: открывается форма ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ (см. описание формы выше).

· ОТЧЕТЫ: открывается форма ОТЧЕТЫ, где располагаются все необходимые в работе отчеты.

· ВЫЙТИ ИЗ ПРИЛОЖЕНИЯ: прекращается работа с приложением, закрывается ГЛАВНАЯ КНОПОЧНАЯ ФОРМА и осуществляется выход из приложения.

· СОИСКАТЕЛИ: открывается форма СОИСКАТЕЛИ, где можно будет увидеть данные граждан, стремящихся устроиться на работу в Управление.

Получились следующие формы (рис.6.).

Рис.6. Окно Формы

ОТЧЕТЫ:

Отчеты предназначены только для отображения данных в нужном формате. Отчет может быть выведен как на экран, так и на печать. Кроме того, отчет можно сохранить в виде документа Word, Web-страницы, а также в виде «моментального снимка», рассылаемого по электронной почте, который можно просматривать на компьютере, даже если на нем не установлен Microsoft Access [13, С.207].

В соответствии с моделью представления данных, система будет создавать информационные отчеты. Для создания используются отчеты Access.

Отчеты имеют много общего с формами. Для создания отчетов применяются те же элементы управления, однако с помощью этих элементов нельзя изменить данные в таблицах. Отчеты имеют структуру, подобную структуре форм - разделы заголовок и примечание, верхний и нижний колонтитулы, область данных.

Создаваться отчеты будут с помощью мастера на основе запросов (Приложение 16).

ЗАПРОС - это наиболее эффективный способ извлечения полезной информации из базы данных. Запросы могут не только находить необходимые данные, но и производить некоторый анализ данных. Также запросы позволяют собирать воедино информацию из нескольких таблиц, учитывая связи, установленные между таблицами в базе данных. При разработке запроса можно выбрать, какие поля исходных таблиц и в какой последовательности будут включены в таблицу результатов. Результат работы запроса - это группа записей, которые удовлетворяют заданному критерию запроса [13, С.173].

Будут использоваться:

· запрос на выборку - тип запроса, принятый по умолчанию. Осуществляет выборку данных, соответствующих указанным условиям отбора, из одной или нескольких таблиц.

· запрос с параметрами - прежде, чем запрос будет выполнен, на экран выводится диалоговое окно с приглашением ввести один или ряд параметров. Запрос, таким образом, допускает некоторую модификацию при каждом своем запуске. Запрос с параметрами можно отнести к отдельному типу условно, так как ввод параметра организуется для запроса на выборку [13, С.191].

Все запросы будут многотабличные. Имена запросам дадим в соответствии с именами отчетов (для удобства):

1. Запрос Личные сведения будет состоять:

- Из таблицы Отдел берем поле отдел, оно будет выводиться на экран. Условий отбора в данном поле не будет.

- Из таблицы ФИО берем поле фио, оно будет выводиться на экран. Оно будет выводиться на экран и в нем вводим условие отбора [введите ФИО]. Данное условие отбора будет выводить на экран диалоговое окно с приглашением ввести ФИО сотрудника. Так как личные данные относятся непосредственно к какому - то конкретному сотруднику.

- Из таблицы Личные данные берем все поля: табельный номер, ИНН, номер пенсионного страхового свидетельства, дата рождения, пол, национальность, место рождения, адрес по прописке, адрес фактического проживания, телефон, паспортные данные, семейное положение, члены семьи. Все поля будут выводиться на экран

2. Запрос Повышение квалификации будет состоять:

- Из таблицы отдел берем поле отдел, оно будет выводиться на экран. Условий отбора в данном поле не будет.

- Из таблицы фио берем поле фио, оно будет выводиться на экран. Условий отбора в данном поле не будет.

- Из таблицы курсы повышения квалификации берем поля: табельный номер, учебное заведение, количество часов (в нем вводим условие отбора [введите количество часов]), год обучения, содержание курсов. Все поля будут выводиться на экран

3. Запрос Сведения о взысканиях будет состоять:

- Из таблицы отдел берем поле отдел, оно будет выводиться на экран, оно будет выводиться на экран, и в нем вводим условие отбора [введите отдел]. Данное условие отбора будет выводить на экран диалоговое окно с приглашением ввести название отдела. Так как сотрудники работают в разных отделах, это условие позволит получить данные о взысканиях в каждом отдельном отделе.

- Из таблицы ФИО берем поле фио, оно будет выводиться на экран. Условий отбора в данном поле не будет.

- Из таблицы Взыскания берем поля: табельный номер, номер приказа, вид взыскания, дата. В поле дата введем условие отбора - Between [введите начальную дату] And [введите конечную дату]. Данное условие отбора будет выводить на экран диалоговое окно с приглашением ввести период (начальную дату - конечную дату), за который нужно получить сведения. Все поля будут выводиться на экран.

4. Запрос Сведения о поощрениях будет состоять:

- Из таблицы отдел берем поле отдел, оно будет выводиться на экран, оно будет выводиться на экран, и в нем вводим условие отбора [введите отдел]. Данное условие отбора будет выводить на экран диалоговое окно с приглашением ввести название отдела. Так как сотрудники работают в разных отделах, это условие позволит получить данные о взысканиях в каждом отдельном отделе.

- Из таблицы ФИО берем поле фио, оно будет выводиться на экран. Условий отбора в данном поле не будет.

- Из таблицы Поощрения берем поля: табельный номер, номер приказа, сумма, дата поощрения, вид поощрения. В поле дата поощрения введем условие отбора - Between [введите начальную дату] And [введите конечную дату]. Данное условие отбора будет выводить на экран диалоговое окно с приглашением ввести период (начальную дату - конечную дату), за который нужно получить сведения. Все поля будут выводиться на экран.

5. Запрос Сведения о приеме на работу будет состоять:

- Из таблицы отдел берем поле отдел, оно будет выводиться на экран, оно будет выводиться на экран, и в нем вводим условие отбора [введите отдел]. Данное условие отбора будет выводить на экран диалоговое окно с приглашением ввести название отдела. Так как сотрудники работают в разных отделах, это условие позволит получить данные о взысканиях в каждом отдельном отделе.

- Из таблицы ФИО берем поле фио, оно будет выводиться на экран. Условий отбора в данном поле не будет.

- Из таблицы Прием на работу берем поля: табельный номер, дата приема, вид найма, номер приказа, последнее место работы, причина увольнения с предыдущей работы. В поле дата приема введем условие отбора - Between [введите начальную дату] And [введите конечную дату]. Данное условие отбора будет выводить на экран диалоговое окно с приглашением ввести период (начальную дату - конечную дату), за который нужно получить сведения. Все поля будут выводиться на экран.

6. Запрос Сведения о резерве будет состоять:

- Из таблицы отдел берем поле отдел, оно будет выводиться на экран, оно будет выводиться на экран, и в нем вводим условие отбора [введите отдел]. Данное условие отбора будет выводить на экран диалоговое окно с приглашением ввести название отдела. Так как сотрудники работают в разных отделах, это условие позволит получить данные о взысканиях в каждом отдельном отделе.

- Из таблицы ФИО берем поле фио, оно будет выводиться на экран. Условий отбора в данном поле не будет.