Ввод и организация задач

Размещено на http://www.allbest.ru/

Ввод и организация задач

Microsoft Project входит в систему настольных программ Microsoft Office, поэтому многое из того, что вы встретите в Microsoft Project, будет напоминать Microsoft Word, Microsoft Excel и Microsoft Access. Например, организация полосок меню и панелей инструментов очень похожа, также вы можете пользоваться аналогичной онлайновой справочной системой. Однако многое из того, что вы будете делать в Microsoft Project, отличается от работы в других программах Office.

Для выполнения заданий вам нужно представить, что вы - руководитель проекта Southridge Video, небольшой кинокомпании. Недавно ваша компания установила Microsoft Project и вам не терпится воспользоваться ею для управления проектом рекламы игрушек, развивающимся полным ходом.

В процессе работы вы создадите новый файл Microsoft Project.

Задачи являются наиболее важными строительными блоками любого проекта. В плане проекта они описывают работу проекта с точки зрения последовательности, длительности и ресурсных требований. В Microsoft Project вы вводите задачи в представлении Диаграммы Ганта. По умолчанию в этом представлении гистограмма находится справа, а таблица - слева. (По умолчанию отображается таблица Ввод, но вы также можете отображать и другие таблицы). Хотя внешне таблица может и напоминать решетку электронной таблицы Excel, по существу она более похожа на таблицу базы данных. Каждая строка в таблице описывает отдельную задачу, которой присваивается Идентификатор задачи. Идентификатор задачи отображается слева от строки задачи, а заголовки столбцов, как, например, Название задачи и Длительность, являются ярлыками поля. Пересечение строки (или задачи) и столбца называется ячейкой или полем. Фактически, внутренняя архитектура файла Microsoft Project очень похожа на архитектуру программы базы данных, например Access.

Microsoft Project может работать с длительностями задач от минут до месяцев. В зависимости от масштаба вашего проекта вы, возможно, захотите работать с длительностями при помощи шкалы, отображающей часы, дни и недели. При предварительной оценке затрат времени вы должны учитывать два основных правила:

? Длительность проекта часто связана с длительностью задачи; обычно у долгосрочных проектов задачи имеют большую длительность, чем краткосрочные.

? Если вы следите за выполнением вашего плана проекта, необходимо продумать степень детализации, которую вы хотите использовать для задач этого проекта. Например, в случае многоуровневого проекта будет непрактично или даже невозможно отслеживать задачи, измеряемые в минутах или часах. Как правило, вы должны измерять длительность задач на самом нижнем уровне детализации или управления, важном для вас, но не ниже.

В управлении проектом важно отслеживать появление важных событий. Такие события, называются вехами, подобны меткам в длительном путешествии: они показывают, на каком этапе всего проекта вы находитесь. Вехи - это важные события, происходящие во время проекта. Так как вехи не включают в себя никакую работу, они представляются в виде задач с нулевой деятельностью.

Двумя основными подходами к разработке задач и этапов являю нисходящее и восходящее планирование.

Нисходящее планирование (top-down planning) определяет основные этапы или продукты проекта до заполнения задач, необходимых, выполнения этих этапов. Сложные проекты могут иметь несколько уровней этапов. Этот подход работает от общего к частному.

Восходящее планирование (bottom-up planning) определяет как можно больше детализированных задач нижнего уровня до их упорядочивания в логические группы, называемые этапами или суммарными задачами. Этот подход работает от частного к общему.

Создание точных задач и этапов для большинства сложных проектов требует комбинирования нисходящего и восходящего планирования. Для некоторых частей проекта вы уже будете знать задачи нижнего уровня, для других, возможно, только общие цели проекта.

Связи между задачами создаются посредством связывания согласно их последовательности и зависимости от других задач.

Проекты требуют, чтобы задачи выполнялись в определенном порядке. Например, задача по съемке сцены должна быть выполнена до начала задачи по редактированию отснятой сцены. Эти две задачи находятся в связи (relationship) Окончание-начало (ОН) (Finish-to-Stop [FS]) (также называемых ссылка (link) или зависимость), и обладающей двумя аспектами:

вторая задача должна начинаться после первой; это последовательность (sequence);

вторая задача может начаться только, если первая завершена; это зависимость (dependency).

Задачи могут относиться к одному из всего четырех типов связи между задачами.

Эффективное управление проектами - это одно из основных преимуществ использования Microsoft Рroject. Ресурсы - это люди, оборудование, материалы, необходимые для выполнения задачи проекта. Microsoft Рroject акцентирует внимание на двух аспектах этих ресурсов: их доступности и затратах на них. Доступность определяет, когда конкретные ресурсы могут работать над задачей и какой объем работы они могут выполнить; затраты показывают, сколько денег потребуется на оплату всех этих ресурсов. В Microsoft Project вам не нужно настраивать ресурсы и назначать им задачи; однако, без этих сведений у вас будет меньше информации о том, кто какую работу выполняет и сколько это стоит. Настройка сведений о ресурсах в Microsof Project требует совсем немного усилий, но, в конце концов, потраченное время позволит вам управлять вашим проектом более эффективно. Такое предварительное планирование является недаром потраченных временем, если ваш проект, как и все сложные проекты, в первую очередь основывается на графике или ограничениях затрат, называемых ограничениями.

Настроив человеческие ресурсы в Microsoft Project, вы будете знать кто (и что) отвечает за выполнение той или иной работы, а также когда они могут ее выполнить.

Назначение ресурсов задачам

Для назначения ресурсов задачам вы можете использовать различные методы. Вы можете назначать трудовые (людей и оборудование) и материальные ресурсы, также вы можете анализировать, когда назначения ресурсов должны влиять на длительность задачи, а когда нет.

Назначение ресурса задаче позволяет вам отслеживать процесс работы над задачей. Также если вы ввели информацию о затратах Microsoft Project рассчитывает затраты ресурса и задачи.

Выберите в Планировщике работы группы отображение Диаграммы Ганта. На панели Ресурс нажмите ссылку Назначить ресурсы.

Отобразится диалоговое окно Назначение ресурсов. В нем вы увидите названия ресурсов. Если диалоговое окно закрывает столбец Название задачи, перетащите его в нижний правый угол экрана.

Microsoft Project рассчитывает трудозатраты, используя что-то наподобие формулы планирования :

Длительность х Единицы ресурса = Трудозатраты.

Давайте рассмотрим конкретный пример. Длительность задачи 2 равна пяти дням. Для нашего проекта ТВ-рекламы пять дней равняются 40 часам. Когда вы назначили Гаррета Варгаса задаче 2, Microsoft Projed применил 100% рабочего времени Гаррета к этой задаче. Формула планирования для задачи 2 выглядит следующим образом:

длительность задачи 40 часов х 100% единиц назначения = 40 рабочих часов;

другими словами, если Гаррет назначен на задачу 2 со 100% единиц, на выполнение задачи потребуется 40 часов работы.

Вот более сложный пример. Задаче 5 вы назначили два ресурса, каждый со 100% единиц назначения, формула планирования для задачи 5 выглядит следующим образом:

? длительность задачи 16 часов х 200% единиц назначения = 32 рабочих часа;

? 32 часа работы - это сумма 16 часов работы Роберта и плюс работы Скотта; другими словами оба ресурса будут работать над задачей параллельно.

По умолчанию в Microsoft Project используется метод планирования, называемый планирование с фиксированным объемом работ. В этом случае первоначальное значение трудозатрат задачи остается неизменным вне зависимости от того, сколько ресурсов ей назначено. Наиболее явно результат такого планирования проявляется в том, что при назначении задаче дополнительных ресурсов ее длительность сокращается. Microsoft Project применяет планирование с фиксированным объемом работ, только когда вы назначав задачам или снимаете назначение.

Настройка плана проекта

Создание календаря задачи и его применение к конкретной задаче проекта.

В проекте рекламы игрушек одну из сцен нужно снимать ночью, однако календарь проекта не включает рабочее время настолько поздно, чтобы охватить съемку этой сцены. Так как эта задача действительно является исключением из нормального рабочего графика проекта, вы хотите изменять календарь всего проекта. В этом случае можно использовать календарь задачи.

Изменение типов задач

Тип задачи (task type) определяет, какое значение в формуле планирования остается фиксированным, если два оставшихся изменяются.

Microsoft Project использует формулу планирования:

длительность х единицы ресурса = трудозатраты.

У задачи есть связанные с ней затраты, если ей назначен хотя бы один трудовой ресурс. Другими словами, у задачи есть связанные с ней трудозатраты, если есть кто-то, кто фактически будет выполнять работу. Все значения в формуле планирования соответствуют типу задачи. Он определяет, какое из трех значений формулы остается фиксированным, а какие два - изменяются. Типом задачи по умолчанию является фиксированный объем ресурсов. В этом случае при изменении длительности задачи программа будет изменять трудозатраты. Аналогично, если вы измените, трудозатраты задачи, Microsoft Project изменит ее длительность. В любом случае значение объема (единиц) ресурсов останется неизменным. Еще два типа задач включают в себя фиксированную длительность и фиксированные трудозатраты. В задаче типа фиксированная длительность вы можете изменять объем (единицы) ресурсов и трудозатраты, и Microsoft Project изменит оставшееся значение. В задаче типа фиксированные трудозатраты вы можете изменять объем (единицы) ресурсов и длительность, и Microsoft Project изменит оставшееся значение. Обратите внимание, что для задач фиксированные трудозатраты вы не можете отключить планирование с фиксированным объемом работ.

Чтобы определить правильный тип задачи, нужно сначала определить, как вы хотите, чтобы Microsoft Project запланировал эту задачу.

Таблица ниже отображает результаты изменения значений всех типов задач.

Чтобы посмотреть тип задачи, нажмите на кнопку Сведения о задаче и в диалоговом окне Сведения о задаче выберите вкладку Дополнительно.

Настройка повторяющейся задачи

Повторяющаяся задача - это задача, которая в плане г появляется неоднократно с определенной частотой.

Многим проектам требуются повторяющиеся задачи, как, например, посещение собрания по поводу продвижения проекта, создание и публикация отчетов о состоянии проекта или проведение контроля качества. Хотя можно и пропустить планирование таких событий, все же следует учитывать их в своем плане проекта. В конце концов собрания по поводу состояния проекта и другие, способствующие развитию проекта косвенно, все же требуют времени ресурсов. При создании повторяющейся задачи Microsoft Project создает серию задач с ограничением начало не ранее (HHP) при этом между задачами нет связей и планирование с фиксированным объемом работ отключено.

Настройка ограничений задач

Когда вы планируете, задачи в плане проекта, у них всех есть некие ограничения, контролирующие их даты начала или окончания.

У всех задач, вносимых в Microsoft Project, есть некий тип ограничений. Ограничение контролирует дату начала или окончания задачи или степень дозволенности ее изменения. Ограничения можно представить в виде «стен», контролирующих перемещение планирования задачи вперед или назад. Существует три категории ограничений.

Гибкие ограничения . Microsoft Project может изменять даты начала или окончания задачи. Например, задача Подобрать места съемки может начаться как можно раньше. Этот тип ограничения называется как можно раньше сокращенно KMP (ASAP), и является типом, назначаемым по умолчанию. Даты ограничений нет.

Жесткие ограничения. Задача должна начаться или закончиться в конкретный день.

Полугибкие ограничения. У задачи есть граница даты начала или окончания. Однако в пределах этой границы Microsoft Project может изменять даты начала и окончания задачи. Полугибкие ограничения иногда называются мягкими или умеренными.

Их можно посмотреть в сведениях о задаче во вкладке Дополнительно.

Просмотр критического пути проекта

Критический путь проекта - это серия задач, планирование которых непосредственно влияет на дату окончания всего проекта. Чтобы сократить длительность проекта, вы должны сократить его критический путь.

Ключевым моментом в понимании концепции критического пути является понятие временного резерва. Существует две категории; временного резерва : свободный и общий. Свободный временной резерв - это возможное время задержки задачи без задержки любой другой задачи. Общий временной резерв - это возможное время задержки задачи без задержки всего проекта. Задача считается; частью критического пути, если ее общий временной резерв меньше кого-то значения (обычно, если общий временной резерв равен нулю). С другой стороны у некритических задач временной разрыв больше нуля, а это означает, что они могут начинаться (или заканчиваться) раньше (позже) в рамках своего резерва и при этом не влиять на дату окончания проекта.

Проверка выделений ресурсов по времени

Во время управления проектом задачам назначаются люди и оборудование. То, как эти ресурсы и их назначения распределяются по времени называется выделением.

Назначения задач, сделанные вами как руководителем проекта ют на загрузку людей и оборудования, задействованных в проекте. Связь между возможностями ресурса и назначениями задач называется выделением. Считается, что все ресурсы находятся в одном из трех состояний.

С неполным выделением. Максимальная производительность ресурса не заполнена назначениями. Например, назначения ресурса, работающего на полную ставку, занимают только 25 часов 40-часовой рабочей недели.

С полным выделением. Максимальная производительность ресурса точно заполнена назначениями. Например, назначения ресурса, работающего на полную ставку, занимают 40 часов 40-часовой рабочей недели.

С превышением доступности. Максимальная производительность ресурса превышена назначениями. Например, назначения ресурса, работающего на полную ставку, занимают 65 часов 40-часовой рабочей недели.

В некоторых случаях, в зависимости от специфики проекта и задействованных ресурсов, допускается небольшое неполное выделение. Аналогично, превышение доступности в зависимости от его объема не всегда является поводом для беспокойства. Иногда выделение ресурса может быть превышено всего на полчаса. В этом случае Microsoft Project выдаст предупреждение, но не нужно волноваться из-за такого небольшого превышения доступности. Однако вечной проблемой является серьезное превышение доступности, например, если назначения ресурса превышают его/ее возможности вдвое. Как руководитель проекта, вы обязаны знать, и как определить эту проблему, и как ее решить в случае ее появления.

Сортировка данных в представлении

Проще всего просматривать данные в Microsoft Project, если они упорядочены удобным для вас образом. Реорганизовать данные о задачах и ресурсах можно при помощи сортировки.

Сортировка - это самый простой способ реорганизации данных о задачах и ресурсах. Вы можете сортировать задачи или ресурсы согласно уже существующим критериям или создавать свой порядок сортировки до трех уровней (три уровня групп внутри группы). Например, вы можете сортировать ресурсы по группам ресурсов, а затем по затратам в каждой из групп.

Аналогично группировке и фильтрации, с которыми вы ознакомитесь немного позже, сортировка не изменяет фактические данные вашего плана проекта (кроме одного исключения); она просто переупорядочивает имеющиеся данные. Сортировка извлекает данные из плана проекта и соединяет их нужным образом или отвечает на конкретный вопрос о состоянии проекта. Единственным исключением (когда в процессе сортировки исходные данные изменяются) является возможность изменения идентификаторов задач или ресурсов. В этом случае вы не можете восстановить их первоначальную последовательность.

Однако остаточное изменение нумерации задач или ресурсов допускается в том случае, если оно было преднамеренным. Например, при построении списка ресурсов вы можете вносить названия ресурсов в том порядке, в котором они подключаются к проекту. Закончив список, вы можете упорядочить их по алфавиту и перенумеровать. После этого в диалоговом окне Назначение ресурсов и в представлениях ресурсов они будут отображаться в алфавитном порядке.

Фильтрация данных

Еще одним полезным параметром для изменения представления информации о задаче или ресурсе в Microsoft Project является фильтрация. Как предполагает название, фильтрация скрывает данные о задачах или ресурсах, не соответствующих заданным критериям, отображая при этом только нужные. Как и группировка, фильтрация изменяет не данные файла Microsoft Project, а только их представление. Существует два варианта использования фильтров: применять к представлению предопределенные фильтры или автофильтр.

Используйте предопределенные или настраиваемые фильтры чтобы просмотреть или выделить только сведения о задаче или ресурсе, которые соответствуют критериям фильтра. Например, фильтр Критические задачи отображает только задачи критического пути. Некоторые предопределенные фильтры, как, например, Диапазон задач, подсказывает, какие критерии отбора нужно вводить, например, диапазон идентификаторов задач. Если к представлению листа задач или ресурсов применен фильтр, его название будет отображено на кнопке Фильтр.

Форматирование плана проекта

Первоначальным интерфейсом просмотра данных в плане проекта является Диаграмма Ганта. Эта диаграмма являет собой графическое представление задач, связанных с проектом.

В Microsoft Project представлением по умолчанию является диаграмма Ганта. Представление - это окно, через которое вы можете просматривать различные элементы плана проекта. Вероятно, что чаще всего в Microsoft Project вы будете работать именно с диаграммой Ганта.

Представление диаграммы Ганта состоит из двух частей: таблицы слева и гистограммы со шкалой времени справа. Отрезки на диаграмме отображают задачи в таблице с точки зрения дат начала и окончания, длительности и состояния (например, началось ли выполнение задачи или нет). Другие элементы диаграммы, например связующие линии, представляют отношения между задачами.

Форматирование, применяемое к представлению Диаграмма Ганта по умолчанию, прекрасно подходит для просмотра плана проекта на экране монитора, совместного использования с другими программами или печати. Однако у вас есть возможность изменить форматирование практически любого элемента диаграммы.

Рисование по диаграмме Ганта

Вы можете привлечь внимание к определенному событию или конкретному, Элементу, добавив объекты непосредственно на диаграмму Ганта. Microsoft Project позволяет добавлять на диаграмму различные виды рисунков. интерфейс задача сортировка проект

В Microsoft Project есть панель инструментов Рисование, позволяющая рисовать объекты непосредственно на диаграмме Ганта. При желании вы можете привязывать объект к отрезку Ганта или к конкретной дате на шкале времени. Например, если вы хотите записать конкретное событие или визуально отметить особую дату вы можете создать надписи, стрелки или другие элементы непосредственно на диаграмме. При выборе нужного вида связи следует помнить двух вещах.

Привязывайте объект к отрезку Ганта, если он относится к задаче, представляемой отрезком. В случае изменения задачи объект будет перемещен вместе с отрезком.

Привязывайте объект к дате, если сведения, к которым он относится, зависят от даты. Объект останется на своем месте по отношению к шкале времени вне зависимости от того, какая ее часть отображена на в данный момент.

Форматирование текста в представлении

Так как просмотр плана проекта является ключом к пониманию его состояния, то, как выглядит сам план, может иметь критическое значение. Изменение форматирования текста может помочь просматривать сведения о плане проекта более быстро и легко.

Таблица - это представление сведений о проекте в виде электронной таблицы, упорядоченной в вертикальные столбцы и горизонтальные строки. Каждый столбец представляет одно из полей Microsoft Project, каждая строка - одну задачу или один ресурс. Пересечение столбца и строки называется ячейкой (для тех, кто привык к электронным таблицам) или полем (для тех, кто привык к базам данных).

Вы можете форматировать текст в таблицах, как например, названия задач в представлении диаграммы Ганта. Существует два способа форматирования текста.

Форматирование всей категории текста в диалоговом окне Стили текста, которое можно открыть, выбрав команду Стили текста в меню Формат. Форматирование, применяемое к категории (например, к вехам или суммарным задачам) отображается на всех элементах этой категории в активном представлении. Вы можете просмотреть категории, для которых вы можете изменять форматирование текста, в окне Изменяемый элемент диалогового окна Стили текста.

Непосредственное форматирование отдельных выделенных участков текста. Вносимые изменения не влияют на остальной текст в представлении.

Вы могли обратить внимание на некоторую схожесть форматирования текста в Microsoft Project и Microsoft Word. В Microsoft Project форматирование на основе стилей (команда Стили текста в меню Формат) аналогично применению стилей параграфов в Word. Точно так же непосредственное форматирование текста (команда Шрифт в меню Формат) аналогично непосредственному форматированию текста в Word. Как и в случае всех параметров форматирования Microsoft Project, изменения, вносимые в форматирование представления или отчета, влияют только на это представление или отчет только активного плана проекта.

Редактирование и создание таблиц

Microsoft Project использует несколько различных таблиц, которые можно использовать для представления данных в целях упорядочивания облегчения просмотра.

Microsoft Project включает в себя несколько таблиц, доступных для использования в представлениях. С некоторыми из них, как например, с таблицей Ввода и Суммарные данные, мы уже знакомы. Вы можете изменить таблицы или создать новые только с теми данными, которые нужны вам.

Определение настраиваемых представлений

Большинство действий, выполняемых в Microsoft Project, выполняется в представлении. Представление - это окно, через которое вы просматриваете личные элементы плана проекта так, как это удобно для управления проектом.

Почти все действия, выполняемые в Microsoft Projec отображаются в представлении. Оно может содержать элементы, например таблицы, группы и фильтры. Вы можете объединить эти элементы с другими элементами (например, с сеткой шкалы времени в представлении использования) или графикой (например, с графическим представлением задач в диаграммной области представления Диаграмма Ганта.

Microsoft Project включает в себя десятки представлений, способных упорядочивать информацию под конкретные цели. Однако может обнаружиться, что вам нужно просмотреть сведения о вашем проекте каким- то особым образом, не охватываемым предопределенными представлениями. В этом случае вы можете изменить существующее представление или создать свое собственное.

Печать сведений о проекте

Все представления позволяют просматривать информацию о плане проекта на экране. Вы можете настроить представления таким образом, чтобы печатать только выбранные данные.

Печать представления позволяет получить на бумаге то, что вы видите на вашем экране. Любая применяемая настройка, как, например применение различных таблиц или групп, отобразится и при печати. За несколькими исключениями вы можете вывести на печать любое представление Microsoft Project. Исключения следующие:

вы не можете печатать представления форм, например, Форма задач и Схема данных;

если у вас отображено два комбинированных представления (одно в верхней панели, второе - в нижней), печататься будет только активное представление.

Не забывайте, что та часть плана проекта, которую вы видите экране, может быть относительно небольшой в сравнении со всем проектом, печать которого может потребовать большого количества страниц. Например, шестимесячный проект на 85 задач в представлении Диаграмма Ганта при печати может занять 14 и более страниц формата «письмо». Печать представлений Диаграмма Ганта и Сетевой график могут потребовать довольно большого количества бумаги. Фактически некоторые пользователи - Microsoft Project, ограниченные в своих возможностях, печатают планы проектов в виде плакатов, используя для этого плоттеры. Что бы сократить необходимое количество страниц, вы можете свернуть план проекта до суммарных задач. Вне зависимости от того, используете принтер или плоттер, не пренебрегайте предварительным просмотром. Также, используя диалоговое окно, Параметры страницы и окно Предварительный просмотр, вы можете проконтролировать множество аспектов печати. Например, вы можете контролировать количество страниц для печати представления, применять верхние и нижние колонтитулы, определять содержимое легенды представления Диаграмма Ганта и некоторых других.

При печати представления Диаграмма Ганта (Gantt Chart) и некоторых других, содержащих шкалу времени, ее настройка до печати может повлиять на необходимое количество страниц. Для того, чтобы настроить шкалу времени на отображение наибольшего временного шага на наименьшем количестве странниц меню Вид выберите Масштаб, затем в диалоговом окне Macштаб выберите Весь проект.

Проекты на несколько сотен задач не поместятся на одной странице формата «письмо» или «стандарт» в разборчивом виде. Если ваш проект именно такого размера, вам, возможно, будет лучше распечатать суммарные или отобранные данные. Например, свернутое представление, отображающее только суммарные задачи или вехи, может быть более информативным для людей, которые хотят получить только общее представление о проекте. Если вам интересен определенный период времени, вы можете распечатать только нужную часть шкалы времени. Или вы можете применить фильтр и отобразить только сведения, представляющие наибольший интерес для конкретной аудитории: например, задачи, выполняющие с опозданием или с превышением бюджета.

Отслеживание хода выполнения плана проекта

Отслеживанием считается запись данных проекта о том, кто какую работу выполнял, когда работа была выполнена и сколько это стоило. Часто такие сведения называются фактическими данными.

Отслеживание фактических данных является неотъемлемой частью должного управления проектом, в отличие от простого планирования. Руководитель проекта должен знать, насколько хорошо рабочая группа справляется с работой и когда следует принимать меры. Должное отслеживание выполнения проекта и сравнение с исходным планом дает ответы на следующие вопросы.

Начало и окончание задач соответствует графику? Если нет, как это отразится на дате окончания проекта?

На выполнение задач у ресурсов уходит больше или меньше запланированного времени?

Превышают ли затраты на выполнение задач запланированные значения?

Microsoft Project поддерживает несколько способов отслеживания хода выполнения в зависимости от уровня детализации или контроля необходимого вам, заказчику или другим заинтересованным лицам. Отслеживание самых мелких деталей проекта требует больше усилий от вас и, возможно, от людей, работающих над проектом. Поэтому перед тем, как вы начнете отслеживать ход выполнения, вам следует определить необходимый уровень детализации. Различные уровни отслеживания включают в себя следующие моменты.

Запись запланированного первоначально объема работ проекта. Это наилучший вариант, если весь проект выполняется по плану.

Запись процента выполнения каждой задачи, как в точных цифрах, так и в процентных соотношениях, например, 25%, 50%, 75% или 100%.

Запись фактического начала, окончания, объема работ, а также фактической и оставшейся длительности каждой задачи или назначения.

Отслеживание объема работ на уровне назначений по временным периодам. Это наиболее детальный уровень планирования. В этом случае вы можете записывать фактический объем работы по дням, неделям или другим временным интервалам.

Вы можете обнаружить, что в рамках одного проекта вам необходимо комбинировать эти подходы, так как различные части проекта будут требовать различного отслеживания. Например, вы можете захотеть отследить задачи с высоким риском более детально, чем задачи с небольшим.

Сохранение базового плана проекта

Для того чтобы просмотреть, насколько хорошо идет выполнение проекта, важно знать, как он был запланирован первоначально. Этот сохраненный первоначальный план проекта и называется базовым планом проекта.

Одной из наиболее важных задач руководителя проекта после разработки плана проекта является запись фактических данных и оценка выполнения проекта. Чтобы судить о ходе выполнения проекта должным образом, вам нужно будет сравнивать его с первоначальным планом. Он называется базовым планом. Базовый план - это совокупное важных значений плана проекта, как, например, запланированных дат начала и окончания или затрат на различные задачи и назначения.

При сохранении базового плана Microsoft Project делает «снимок» существующих значений и сохраняет его в файле для дальнейшего сравнения.

Конкретные значения, сохраняемые в базовом плане, включают в себя поля задач, ресурсов и назначений, а также повременные поля, перечисленные в таблице ниже

Повременные поля отображают значения задач, ресурсов и назначений, распределенные по времени. Например, вы можете просмотреть задачу, выполнение которой запланировано на 5 дней, на уровне недели, дня или часа, а также отобразить конкретные значения трудозатрат за временной шаг согласно базовому плану.

Вам следует сохранить базовый план, если:

вы максимально разработали план проекта (однако это не означает, что вы не можете добавлять задачи, ресурсы или назначения после начала работы, обычно это неизбежно);

вы еще не начали вносить фактические данные, как например процент выполнения задачи.

Отслеживание повременных фактических трудозатрат задач и назначений

Наиболее детальным методом отслеживания фактических трудозатрат по проекту является использование повременных значений. Хотя это требует больших усилий, получаемые детальные сведения во многих случаях оказываются бесценными.

Когда вам нужно отследить фактические трудозатраты на как можно более детальном уровне, вам следует воспользоваться повременной сет кой представлений Использование задач или Использование ресурсов. В любом случае вы можете вводить значения фактических трудозатрат для отдельных назначений по дням, неделям или с любой нужной вам частотой. Например, если у задачи есть 3 назначенных ей ресурса, и вы знаете, что 2 из них работали над задачей 8 часов, а третий - 6, вы можете нанести эти 3 отдельных значения на повременную сетку.

Ввод повременных значений требует больших усилий со стороны руководителя проекта, а также и со стороны ресурсов, которые должны сообщить руководителю их фактические данные по дням. Однако это дает намного более детальное представление о состоянии задач и ресурсов, чем обычные методы ввода фактических данных. Ввод повременных значений может быть наилучшим способом, если у вас есть группа задач или даже весь проект со следующими характеристиками:

задачи с высоким риском;

относительно краткосрочные задачи, в которых отклонение (отклонение от установленного графика или бюджета) даже на малую долю или один-единственный день может поставить под угрозу весь проект;

задачи, в которых особо заинтересованы заказчик и другие лица;

задачи с почасовой оплатой труда.

Размещено на Allbest.ru